GUÍA PARA LA INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO

Transcripción

1 GUÍA PARA LA INDUCCIÓN AL PUESTO DE TRABAJO DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

2 INDUCCIÓN AL PUESTO. La finalidad de la Inducción es brindar información general, amplia y suficiente al colaborador que le permita la ubicación en su rol dentro de la Universidad para fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma e independiente. Este proceso se divide en dos fases, la primera llamada Inducción a la Universidad que se lleva a cabo a través de curso impartido por el personal de la Dirección de Recursos Humanos teniendo como objetivo fundamental el conocimiento general de las actividades que se realizan en nuestra institución, como dar a conocer el contrato colectivo de trabajo, asimismo es necesario inducir al personal de nuevo ingreso directamente en su área, dando a conocer en dónde se ubica en el organigrama general, cuales son las funciones generales y específicas de su área de trabajo así como las actividades a desempeñar y los medios de comunicación a utilizar, tarea que se llevará a cabo en el lugar de trabajo donde fue asignado el nuevo colaborador. Eliminando así sensaciones de ansiedad, inquietud y/o temor que comúnmente son generados por no conocer las tareas que ha de desempeñar, así como proporcionar las condiciones necesarias para que el equipo de trabajo acepte de manera cálida la integración del nuevo colaborador. OBJETIVO GENERAL. Establecer la metodología a seguir para cada una de las autoridades universitarias o de área para ofrecer una adecuada bienvenida al personal de nuevo ingreso, así como al personal que ha tenido un cambio de área de adscripción o en su caso ha sido promovido de puesto. Con el propósito de otorgar las bases necesarias al colaborador para desempeñarse de manera idónea en sus funciones y optimizar el tiempo de adaptación a su nueva área de trabajo.

3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Determinar cada una de las fases necesarias para inducir al nuevo colaborador en el área de trabajo. Crear un ambiente de trabajo adecuado, tanto para el equipo de trabajo actual como para la persona que se integra. Impulsar la profesionalización de cada una de las actividades desarrolladas en la UAN. Complementar la formación acerca de la cultura universitaria impartida en el Curso-Taller de Inducción a la Universidad. Mejorar los procesos de comunicación. Reducir la probabilidad de errores administrativos u operativos dentro de las actividades desempeñadas por el nuevo integrante. PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN AL PUESTO. 1. PREPARATIVOS PARA LA RECEPCIÓN. El procedimiento inicia cuando la DRH a través de oficio comunica al director de la Unidad Académica o Dependencia que se integrará un colaborador nuevo a su área, es aquí cuando el director o responsable deberá en la página de la UAN en el apartado del Sistema de gestión de Calidad en la Dirección de Recursos Humanos buscar el REGISTRO PARA LA INDUCCION AL PUESTO que forma parte de la presente guía, de la misma manera deberá designar de entre sus colaboradores, quien será el colaborador guía durante el primer mes de labores del personal de nuevo ingreso al área. Los requisitos establecidos que deberá cubrir el colaborador guía serán: Tener más de un año laborando en el área. Ser proactivo, tomando en cuenta que será el primer contacto que tendrá el nuevo colaborador e influirá con su ejemplo a mejorar la cultura de trabajo en las nuevas generaciones. Haber demostrado con acciones y actitudes, tener capacidad para establecer relaciones interpersonales sanas. Ser discreto sobre asuntos personales, y la información que se clasifica como confidencial o reservada en el área laboral. Conocer las labores relacionadas con el puesto que va a desempeñar el colaborador que se integra al grupo de trabajo.

4 Que se identifique con la misión, visión, objetivos y valores Institucionales. Conocer y respetar los temas de la oficina (espacios, seguridad, comunicación y reglas). No emitir calificativos, juicios valorativos o afirmaciones subjetivas sobre la Universidad y sus funcionarios o sus compañeros, con el propósito de permitir que al colaborador que se integra al equipo de trabajo, forme su propio concepto. Tener la convicción de que desea colaborar como Compañero Guía. La determinación del compañero guía se recomienda que solo se establezca cuando el director o el jefe inmediato mantengan una carga de trabajo que impida un asesoramiento adecuado, o en el caso de que las presentaciones requeridas a diferentes áreas excedan a tres. 2. RECEPCIÓN DEL PERSONAL DE NUEVO INGRESO, CAMBIO DE ÁREA DE ADSCRIPCIÓN Y/O CAMBIO DE PUESTO. El responsable de la Unidad Académica o Dependencia a que fue asignado le indicará la fecha, hora y persona en que tendrá que presentarse el nuevo colaborador. El director, preferentemente será quien reciba al personal de nuevo ingreso, propiciando en el nuevo colaborador la sensación de ser bien recibido en su área de trabajo, siendo recomendable que la recepción se realice en presencia del jefe inmediato en caso de ser alguien distinto. Es recomendable que la recepción se lleve a cabo bajo las siguientes condiciones: En un espacio limpio, con suficiente iluminación y ventilación adecuada. Invitándolo a tomar asiento, al atenderlo. Utilizando lenguaje sencillo, claro y amable. El director le dará la bienvenida al equipo de trabajo, deseándole éxito en su nueva etapa de vida laboral. El director le indicará las líneas de autoridad a las que se someterá el trabajador de nuevo ingreso. Así como los objetivos de calidad de la dependencia o unidad académica. Todo esto se recomienda que se realice en un lapso de 15 minutos, suficientes para que el colaborador de nuevo ingreso se sienta bienvenido y un tiempo accesible como inversión por parte del director de la Dependencia o Unidad Académica

5 Quedando la responsabilidad de realizar la inducción el jefe inmediato (en caso de no ser la misma persona), sin embargo el director debe cerciorarse de que esta actividad se realice de una manera eficiente, debiendo cumplir con los objetivos establecidos en este documento. La información que otorgará el jefe inmediato será la siguiente: Le entregará el perfil de puesto que le corresponda así como una breve explicación de cada una de sus funciones, debiendo en caso de no tenerlo a la mano solicitarlo a la DRH mediante oficio, antes de realizar la inducción al puesto. Lo presentará con el equipo de trabajo con quien habrá de colaborar. En el caso de que el compañero guía designado sea alguien distinto al jefe inmediato, hacer la presentación formal, e informarle que él (ella) será quien en primera instancia podrá resolverle todas sus dudas. Se mostrará su espacio de trabajo, así como el equipo y material designado para sus actividades. El compañero guía le mostrará los métodos de comunicación entre áreas internas y las áreas externas con las que por la naturaleza del trabajo tendrá contacto. Se explicará de manera general lo que se realiza en cada una de las áreas de la Dependencia o Unidad Académica, con el fin de que el nuevo colaborador comprenda el enfoque a procesos, y como impactarán sus actividades en los resultados obtenidos por el equipo de trabajo. Se explicará de manera profunda, debiendo tal vez ser la actividad en la que se invierta más tiempo cada una de las funciones y métodos de trabajo, en el caso de que el perfil de puesto sea parte de un procedimiento documentado se deberá dar a conocer a través de sesiones de trabajo, donde preferentemente según la carga de trabajo participen la mayor cantidad de personal involucrado, lo que ayudará no solo a la capacitación del colaborador de nuevo ingreso, sino que también servirá como una revisión al procedimiento. En caso de que por la naturaleza de sus actividades el puesto que cubre tenga comunicación con áreas externas, se deberá presentar en cada una, con la intensión de facilitar la apertura de los canales de comunicación.

6 3. EVIDENCIA DE LA INDUCCIÓN AL PUESTO. Con el propósito de mantener evidencia de esta actividad, como anteriormente se determinó su importancia, la Dirección de Recursos humanos, proporciona a cada una de las áreas a través de la página de internet REGISTRO PARA LA INDUCCION AL PUESTO para llevar a cabo el registro cada una de las actividades antes señaladas, debiendo al finalizar el proceso de inducción al puesto remitir dicho formato debidamente firmado por los participantes al expediente personal que se encuentra bajo resguardo en la DRH, teniendo para ello un mes a partir de la fecha de ingreso del colaborador. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO: De deberá llenar cada uno de los espacios indicados en él. La sección de las actividades se compone de 5 columnas siendo las siguientes: Actividad: indica cada uno de los aspectos componentes en el procedimiento de inducción al puesto. Aplica (SI/NO): debido a la gama de puestos existentes dentro de la UAN habrá casos en los que la inducción requiera o no de alguna de ellas, sin embargo es importante que se deje señalada en todas con un si o un no, pues en caso contrario reflejará que la inducción no fue correctamente realizada. REALIZADA: todas aquellas actividades que fueron señaladas como SI APLICA, deberán estar al finalizar el procedimiento, señaladas cómo realizada, dejando el espacio en blanco en aquellas que no aplicaron al caso en cuestión. OBSERVACIONES: aquí tanto el jefe de área como jefe inmediato podrán realizar cualquier anotación que consideren importante, haciendo referencia a la persona específicamente; para sugerencias o comentarios con la intensión de mejorar el formato deberán realizarlo a través de un oficio dirigido al Director de Recursos Humanos, ya que el formato se manda a expediente del trabajador y no al expediente del procedimiento. En la última cuestión se pregunta si existen hojas anexas, esto es debido a que se ha previsto la necesidad de un espacio más amplio para algunos casos, de ser así es importante indicar cuantas hojas existen, pudiendo ser estas realizadas a mano, el único requisito que se solicita es que la letra sea legible y que todas las hojas vayan firmadas por quien las ha generado, al momento del envío a la DRH para su archivo estas deberán estar unidas al formato guía.