INDICE 5.0 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 7.0 IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS

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1 REVISIÓN: 1 PAG. 1 DE 6 INDICE 1.0 OBJETIVO 2.0 ALCANCE 3.0 DEFINICIONES 4.0 RESPONSABILIDADES 5.0 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 6.0 REGISTROS APLICABLES 7.0 IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR NOMBRE: ANGELA MARCELA MEDINA TRIANA NOMBRE: DIEGO LEONARDO GARRIDO BAUTISTA NOMBRE: JOSÉ MARIA VARGAS MOTTA CARGO: ASESOR SISTEMAS DE GESTION INTEGRAL CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y DE HSEQ CARGO: FIRMA: FIRMA: FIRMA: GERENTE

2 REVISIÓN: 1 PAG. 2 DE 6 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento para adquirir la información necesaria para cumplir con las disposiciones legales en materia de Salud Ocupacional, Medio Ambiente, Seguridad Industrial y Legislación Laboral. 2. ALCANCE La actualización de la legislación será extraída de acuerdo a las actividades operaciones de JOSE MARIA VARGAS MOTTA., teniendo en cuenta todos los aspectos que podrían y pueden ser afectados en el medio ambiente y los requerimientos legales en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Laboral. 3. DEFINICIONES Decreto: Disposición o Resolución dictada por la Autoridad en asuntos de su competencia. Reglamento: Colección ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una dependencia o un servicio. Estatuto: Establecimiento, regla que tiene fuerza de ley para el Gobierno de un cuerpo. Norma: Precepto o mandato imperativo al que su anunciamiento lo reviste de eficacia social y cuya inobservancia conlleva una coacción externa apropiada y una sanción justa. Ley: Regla o precepto emanado de la autoridad pública que ordena, permite o prohíbe algo y que es de obligatorio cumplimiento para todas las personas, nacionales o extranjeros, que se encuentran dentro del territorio donde es aplicable. 4. RESPONSABILIDADES El Coordinador admón. y de HSEQ es el directamente responsable de mantener actualizada la información legislativa referente a Salud ocupacional, Higiene,

3 REVISIÓN: 1 PAG. 3 DE 6 Seguridad y Medio Ambiente y registrarla en el anexo 1 del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, La legislación laboral estará a cargo del departamento administrativo, El Coordinador administrativo se encargara de mantener actualizada la legislación laboral, la información archivada debe ser estudiada minuciosamente a fin de cumplir con todos los requerimientos legales. De igual manera el Coordinador Admón. y de HSEQ actualizara periódicamente la matriz de identificación de Requisitos Legales ambientales, correspondiente al sistema de Gestión Ambiental. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES La identificación y actualización de los requisitos legales de medio ambiente, seguridad y salud ocupacional y otros a los que la compañía se comprometa a cumplir, se identifican mediante los siguientes mecanismos: Por orientación de las Administradoras de Riesgos Profesionales, Fondos de Pensiones y Entidades Promotoras de Salud, para el caso de requisitos aplicables en materia de salud ocupacional y seguridad social. Por la relación de requisitos exigidos por los clientes y otras partes interesadas, incluidos en sus términos de referencia, contratos, especificaciones técnicas, planos, diseños, etc. Por cooperación y/o recomendación de los departamentos de HSEQ de los clientes y otros contratistas. Por medio de la planificación del Sistema de Gestión Integrado de HSEQ, mediante la identificación de aspectos ambientales y peligros de la organización. Mediante consulta permanente en Internet, en las páginas de los ministerios correspondientes y otras organizaciones. Entre otras, se consultan las siguientes páginas: LEGICOL PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA RAMA JUDICIAL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD

4 REVISIÓN: 1 PAG. 4 DE 6 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE PAGINAS DE LAS DIFERENTES ARP Una vez se tiene la lista de requisitos legales y de otra índole aplicables a la organización, en materia de HSEQ, se procede a bajarlas por Internet o conseguirlas en medio físico o magnético (base de datos o software) e incluir el objeto y artículos aplicables de estos documentos en el Formato Matriz De Identificación Y Evaluación De Requisitos Legales Aplicables la cual debe mantenerse actualizado de acuerdo a sus cambios por parte del Departamento de HSEQ IDENTIFICACIÓN DE REQUISTOS DE OTRA ÍNDOLE Los requisitos de otra índole se establecen principalmente por parte de los clientes mediante los pliegos de condiciones o términos de referencia de los procesos de contratación. Estos requisitos son identificados y revisados en la etapa de preparación de la propuesta, Una vez se establezca que el contrato es adjudicado, durante la etapa de planificación del proyecto, el departamento de HSEQ, se encarga de incluir los requisitos encontrados y actualizar el formato MATRIZ DE IDENTIFICACION Y EVALUACION DE REQUISITOS LEGALES, para realizar el Plan de Acción y dar el respectivo cumplimiento COMUNICACIÓN DE LOS REQUISITOS Los requisitos legales y de otra índole en materia de HSEQ aplicables a la organización son comunicadas al personal involucrado en su cumplimiento por medio de los siguientes mecanismos: Programa de inducción, al ingreso de personal nuevo a la organización. Programa de re inducción para el personal antiguo. Folletos de entidades de seguridad social como EPS, ARP, AFP. Capacitaciones y charlas pre-operacionales. Reuniones del Comité de HSEQ.

5 REVISIÓN: 1 PAG. 5 DE 6 Publicación y divulgación de la matriz de cumplimiento de requisitos legales en cada área o proceso. Igualmente el Departamento de HSEQ tiene disponibles para consulta por todo el personal, las bases de datos y documentos que contienen la legislación aplicable. El conducto regular para la comunicación de requisitos legales y otros es la siguiente: GERENCIA DEPARTAMENTO HSEQ INGENIEROS RESIDENTES Y/O SUPERVISORES DE OBRA TODO EL PERSONAL PERSONAL A CARGO 5.4. EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS Para facilitar la evaluación al cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la organización, se elabora la Matriz de Identificación y Evaluación de Requisitos Aplicables que registra cada requisito con la descripción de los artículos aplicables, las acciones de cumplimiento, la frecuencia de ejecución, el responsable del cumplimiento y de la verificación del mismo. El seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y de otra índole, se realiza formalmente de manera semestral por medio de inspecciones periódicas a los procesos y seguimiento a las no conformidades generadas y reportadas. Los resultados de estas evaluaciones periódicas se registran en la matriz anteriormente mencionada. Cuando se presenten incumplimientos a los requisitos legales se reportan como No Conformidades y se manejan de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento.

6 REVISIÓN: 1 PAG. 6 DE 6 Nota: La evaluación del cumplimiento de los requisitos de otra índole, se realiza formalmente en la etapa de planificación de la obra y posteriormente se evalúa semestralmente, siempre y cuando el plazo de ejecución de la obra sea superior a seis (6) meses. La información adquirida por el departamento de HSEQ será obtenida mediante las publicaciones del periódico Seguridad y Trabajo del Consejo Colombiano de Seguridad, en la página web La Legislación Laboral será adquirida mediante suscripción y/o afiliación al régimen laboral colombiano de LEGIS S.A. 6. REGISTROS APLICABLES FGI18 Matriz de Requisitos Legales 7.0 IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS VERSION No. 0 1 FECHA DE EMISIÓN 15- MARZO Diciembre de CAMBIO Se incluyo modificaciones de la OHSAS evaluación de la matriz de requisitos legales de igual manera se modifico el formato FGI18 de la matriz de requisitos legales adecuando las casillas de evaluación.