REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA ESTADO PORTUGUESA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARAURE RUMBO AL EMPODERAMIENTO DEL PODER POPULAR

Transcripción

1 Auditoria para evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la adquisición, registro, uso y estado de conservación de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Municipal durante el periodo

2 A.- Aspectos Preliminares Origen de la auditoria. Los resultados que se exponen en este informe preliminar corresponden a la Actuación Fiscal practicada al Ejecutivo Municipal de la Alcaldía Municipal de Araure, del Estado Portuguesa, durante el periodo , en el Marco del Plan Operativo Anual y en Conformidad con las instrucciones contenidas en el Oficio Circular Nº de fecha 07/12/2010, emanado de la Contraloría General de la Republica, y según Oficio Credencial Nº CMA de fecha 02/02/2011, emitido por el Contralor Municipal de Araure Titular, Economista Rosa Cucina. Alcance. La actuación estará dirigida a evaluar la adquisición, registro y control de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o construidos a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Municipal de la Alcaldía de Araure del Estado Portuguesa, durante el periodo Objetivo General. Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la adquisición, registro, uso y estado de conservación de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Municipal durante el periodo Objetivos Específicos. 1. Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos de selección de proveedores y contratistas, llevados a cabo por parte de la Alcaldía del Municipio Araure, para la adquisición de bienes muebles (vehículos). 2. Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de adquisición, registro, uso y control, así como el estado de conservación de los bienes muebles (vehículos) 3. Verificar la legalidad y sinceridad en el proceso de adquisición, registro, uso y control de los bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o a través de un contratista), adquiridos. (excluyendo los inmuebles del sector Salud y Educación).

3 Enfoque. La actuación fiscal realizada corresponde a una actividad de control posterior, la cual es una de las facultades de este Organismo Contralor, conferidas en el artículo 46 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, para la evaluación de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la adquisición, registro, uso y estado de conservación de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Municipal durante el periodo Para el logro de los objetivos planteados y en atención a las Normas Generales de Auditoría de Estado dictadas por la Contraloría General de la República y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptada, se utilizaron los procedimientos y técnicas siguientes: Solicitud de la información requerida. Análisis y examen de los registros administrativos, financieros, y contables. Revisión de los documentos que respaldan las operaciones administrativas relacionadas con los pagos efectuados. Cálculo y tabulación de los resultados obtenidos en la revisión selectiva y el análisis. B.- Características Generales Características generales del objeto evaluado. Para el cumplimiento de sus funciones, y conforme a la Ley del Poder Publico Municipal, la Alcaldía del Municipio Araure está constituida orgánica y funcionalmente por el Despacho del Alcalde, Auditoria Interna, Consejo Local de Planificación, Asesores, Sindico Municipal y las siguientes Direcciones (Administración de las Finanzas Públicas, Administración Tributaria, Planificación y Desarrollo, Participación, Dirección de Hacienda Seguridad y Defensa, Desarrollo Urbano y Vivienda y Servicios Conexos y Desarrollo Social).

4 Aspectos Presupuestarios. Para los Ejercicios Económicos Financieros la Alcaldía del Municipio Araure del Edo. Portuguesa, contó con el siguiente presupuesto para las partidas que se señalan a continuación: Denominación de la cuenta Monto (Bs.) Monto (Bs.) Monto (Bs.) Monto (Bs.) Monto (Bs.) Vehículos Automotores , , , , ,39 Terrestres Adquisición de Tierras y , , , ,00 Terrenos Adquisición de Edificios e , ,00 Instalaciones Construcciones del Dominio Privado , , , , ,23 Total , , , , ,62 Base legal. - Constitución de la República Bolivariana de Venezuela publicada en la Gaceta Oficial Nº 5908 Extraordinaria del Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal publicada en la Gaceta Oficial Nº de fecha Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinario de fecha Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial Nº de fecha

5 - Decreto Nº con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones publicada en Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha (Ley Vigente para el periodo evaluado). - Decreto Nº Reglamento Parcial del Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones publicada en Gaceta Oficial del Ley de Contrataciones Públicas (LCP) publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha Ley de Reforma Parcial de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP), publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Ley de Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº del Publicación Nº 21 Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la Republica, Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha (Para los Municipios). C.- Observaciones Derivadas del Análisis. 1.- Se constató, que en la dirección de Administración de la Alcaldía del Municipio Araure, no existe una ordenanza o reglamento que indique el procedimiento para la adquisición de bienes municipales, según se evidencia en Acta Fiscal y Cuestionario efectuado en esa dirección, en fecha y respectivamente, es necesario considerar lo establecido en el Articulo 35 Parágrafo Único y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, debidamente publicada en Gaceta Oficial Nº de fecha 17/12/2001, que indican, El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos... y Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno, en concordancia con el artículo 134 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº de fecha 10/04/2006, el cual reza, La adquisición, enajenación, administración, conservación, custodia, mejora, restitución, desincorporación y demás operaciones que tengan por objeto bienes municipales se rigen por las ordenanzas y reglamentos dictados en la materia por los municipios, así como también con lo indicado en el artículo 3 literal a. de las Normas Generales de Control Interno debidamente publicada en gaceta oficial Nro de fecha 17 de junio de 1997, que indica; El control interno de cada organismo a) Salvaguardar el patrimonio público.

6 Lo antes expuesto, se genera por la falta de organización del ente auditado, al no establecer, mantener y perfeccionar un sistema de control interno, en cuanto a los parámetros que se deben seguir a la hora de adquirir un bien, y en general vigilar su efectivo funcionamiento, afectando el nivel de eficacia y eficiencia, lo que conlleva a la ejecución de operaciones pocos confiables e inexactas. 2.- Se detectó, de la revisión de los expedientes automotores, que los vehículos adquiridos por la Alcaldía del Municipio Araure, en el periodo , identificados en el cuadro Nº 01, no poseen Certificado de Registro de Vehículo, póliza de seguro, ni seguro de Responsabilidad Civil Actualizada, tal como lo establecen los artículos 35 y 49 numeral 1, 6 y 8 de la Ley de Transito Terrestre, publicada Gaceta Oficial N de fecha 26 de noviembre de 2001, los cuales prevén, Todo vehículo destinado al transporte terrestre debe estar amparado por una póliza de responsabilidad civil para responder por los daños que ocasione al Estado o a los particulares, y Todo propietario de un vehículo está sujeto a las siguientes obligaciones: 1.- Inscribir el vehículo en el Registro Nacional de Vehículos y Conductores y efectuar oportunamente las renovaciones que exijan las autoridades competentes. 6.- Proveer al vehículo de toda la documentación y elementos de identificación exigidos por las autoridades competentes, así como de sus correspondientes placas de identificación, renovándolas y manteniéndolas en perfecto estado de conservación y condiciones de visibilidad. 8.-Mantener en vigencia el Seguro de Responsabilidad Civil, así como también lo estipulan, los artículos 3 literal a y 23 literal a, de las Normas generales de control interno Capitulo II del Control Interno, debidamente publicada en gaceta oficial Nº de fecha 17 de junio de 1997, los cuales indican, El control interno de cada organismo a) Salvaguardar el patrimonio público, y Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. Tal situación se desprende por la falta de supervisión y seguimiento a los procesos de adquisición de vehículos y la falta de trámite de la debida garantía de propiedad, lo que trae como consecuencia, que los bienes adquiridos carezcan de la titularidad que permitan demostrar que son bienes del municipio y al no haber exigido las respectivas garantías a quien deba prestarla, exista el riesgo que al producirse un siniestro se pierda parcial o totalmente los bienes adquiridos por el municipio, mermando con ello el patrimonio Municipal por la reparación o daños a terceros. 3.- Se evidenció, de la revisión de los expedientes automotores que reposan en los archivos de la Coordinación de Bienes, que los vehículos descritos en el cuadro Nº 02, no presentan soportes documentales que justifiquen la adquisición y cancelación de los mismo por parte del municipio (orden de pago, orden de compra, factura), lo que difiere de los siguientes instrumentos jurídicos, artículo 38 segundo Aparte numeral 1 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal debidamente publicada en Gaceta Oficial Nº de fecha 17/12/2001, el cual establece, Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. De igual manera, el artículo 134 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria Nº de fecha 10/04/2006, reza, La adquisición, enajenación, administración, conservación, custodia, mejora, restitución, desincorporación y demás operaciones que tengan por objeto bienes municipales se rigen por las ordenanzas y reglamentos dictados en la materia por los municipios, en

7 concordancia con lo estipulado en los artículos 3 literal a y 23 literal a, de las Normas Generales de Control Interno Capitulo II del Control Interno, debidamente publicada en gaceta oficial Nº de fecha 17 de junio de 1997, los cuales indican, El control interno de cada organismo a) Salvaguardar el patrimonio público, y Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. Se observa, la falta de revisión y supervisión sobre los procesos para la adquisición y cancelación de los bienes, al no contar con procedimientos incorporados en el plan de organización en los reglamentos, manuales, procedimientos operativos y administrativos, que deben ser aplicados por los administradores, antes de la adquisición de bienes y servicios o la celebración de otros contratos que impliquen compromisos financieros para la municipalidad, esto con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la conveniencia u oportunidad de su ejecución, lo que podría generar perdida parcial o total de los bienes al no contar con la documentación que permita demostrar la titularidad de los mismos, por lo cual, se le podría causar un daño al erario del municipio. 4.- Se observó, que según denuncias realizadas por funcionarios adscritos a la Dirección de Hacienda de la Alcaldía del Municipio Araure en el Centro de Investigaciones Científicas Penales y Criminalísticas (CICPC), dos (2) motos son robadas, identificadas en el cuadro Nº 03, conforme denuncias números CIH-Nº del y I-Nº de fecha 07/12/09, siendo que en la denuncia CIH-Nº del no existen datos con las características de la moto que fue robada, asimismo, es de hacer notar que estas motos robadas, aún no han sido desincorporadas de los activos de la municipalidad, por lo cual, se está en disconformidad con las siguientes normas; artículo 3 literal a, de las Normas generales de control interno, el cual dice, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público ; así como también, con lo contenido en la Publicación 21 Instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los municipios de la República. Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha (Para los Municipios). Anexo 4. Instructivo para la formación de inventarios y cuentas de los bienes muebles e inmuebles de los municipios, capitulo VII formación de inventarios, registro de movimientos y rendición de cuentas de los bienes muebles e inmuebles, en los cuales se establece los conceptos por los cuales se deben hacer las desincorporaciones. Del análisis precedente, se desprende que la coordinación de bienes no implementa los correctivos necesarios para la sinceración del inventario de bienes muebles, debido a la falta de revisión y supervisón de los documentos que soportan cada uno de los bienes que integran el Inventario de Bienes de la municipalidad, trayendo como consecuencia, poca exactitud, transparencia y confiabilidad en cuanto al manejo de los bienes del municipio. 5.- Se verificó, que la Dirección de Administración de la Alcaldía del Municipio Araure, emitió pagos por un monto de Bolívares Doscientos Cuarenta y Nueve Mil Cuatrocientos Noventa y Seis con Ochenta y Tres (Bs ,83), según órdenes de pago Nº 983 del y Nº 3310 del , done se evidencia, que las mismas carecen del control previo interno, al no establecer el debido proceso de adquisición del bien que se esta recibiendo, tal como lo establece el artículo 72 del Decreto con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones publicada en Gaceta Oficial Nº 5.556

8 Extraordinario de fecha , que indica, Puede procederse por Licitación Selectiva: 1. En el caso de la adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado desde mil cien unidades tributarias (1.100 UT.) y hasta once mil unidades tributarias ( UT). 2. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado superior a once mil quinientas unidades tributarias (11.500UT.) y hasta veinticinco mil unidades tributarias ( UT). Ahora bien, es necesario señalar lo establecido en el artículo 38 Numerales 4-5 y del segundo aparte numeral 1 la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, que establece, El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en otras Leyes. 5. Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario, y las demás Leyes que sean aplicables y Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Seguidamente hay que indicar lo establecido en el artículo 3 literal a, de las Normas Generales de Control Interno, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. La situación planteada, se debe a la falta de revisión y supervisión sobre los procesos para la adquisición y cancelación de los bienes, al no contar con procedimientos incorporados en el plan de organización, en los reglamentos, manuales de procedimientos operativos y administrativos, que deben ser aplicados por los administradores, antes de la adquisición de bienes y servicios o la celebración de otros contratos que impliquen compromisos financieros para la municipalidad, esto con el fin de verificar el cumplimiento de las normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la conveniencia u oportunidad de su ejecución, lo que pudiese generar que se vea afectado el erario del patrimonio público municipal, al adquirir bienes no cumpliendo con los parámetros legales en el procedimiento de selección de contratistas que corresponda en cada caso. 6.- Se observó, que en la inspección efectuada al Teatro Móvil en fecha 11/07/2011, ver anexo A, el mismo se encuentra desmantelado e inoperante, en este sentido el artículo 3 literal a y c, de las Normas Generales de Control Interno, establece, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad. De lo anteriormente expuesto, se puede inferir que la Dirección de Administración de la Alcaldía Municipal de Araure, carece de políticas públicas que resguarden el buen uso de los bienes de la municipalidad, así como también, al abandono y descuido en la preservación y salvaguarda de los bienes o derechos del patrimonio municipal, generando así, un uso

9 antieconómico e inadecuado de los recursos, llegando a que no se cumpla con los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual de la Alcaldía, en cuanto a las actividades que debe cumplirse, en materia social y cultural, para los cual se adquirió el bien descrito. 7.- En la revisión efectuada a los archivos de Registro de expedientes de vehículo, llevados por la Coordinación de Bienes, y el cuestionario efectuado al coordinador de la jefatura de Bienes adscrita a la Dirección de Bienes de la Alcaldía del Municipio Araure, en fecha , se constató que los expedientes no están debidamente respaldados con la información pertinente a la adquisición realizada, están incompletos y no se encuentran debidamente foliados, según lo establecido en las normas siguientes, artículo 3 literal 1-2 de las Normas generales de control interno Capitulo II del Control Interno, los cuales estipulan, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. Y artículo 23, Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. b) Las autoridades competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducción no autorizada. La situación antes expuesta, se debe a la falta de planificación, desorden administrativo y poca supervisión de las operaciones efectuadas en los procesos de adquisición de Bienes, trayendo como consecuencia, un control inadecuado de la información que soporta la adquisición de bienes, por lo que tales operaciones no sean exactas ni confiables. 8.- Se comprobó, que la Dirección de Administración Alcaldía del Municipio Araure, emitió un pago por un monto de Bolívares Treinta y Tres Mil Novecientos (Bs ,00), según orden de pago Nº 2642 del y Orden de compra Nº 645 del , donde se evidenció, que las mismas no presenta firma de los funcionarios encargados de autorizar el pago, en este caso, el Director de Administración, el Jefe de Presupuesto y el jefe de compra, tal como lo establece el artículo 32 numeral 13 del Reglamento Nº 3 de la Ley Orgánica de la Administración financiera del Sector Público, publicado en Gaceta Oficial Nº de fecha 10/05/2006, donde se indica los requisitos de las órdenes de pago, Las órdenes de pago contendrán lo siguiente: 13. Identificación y firma del funcionario ordenador o de su delegado, indicando los datos de la delegación, si fuere el caso, y los artículos 3 y 25 de las Normas Generales de control interno, que establecen, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.

10 c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad. Y Se establecerá un adecuado sistema de contabilidad para el registro oportuno y funcional de las operaciones financieras realizadas por la entidad u organismo, el cual deberá sujetarse a las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público prescritas por la Contraloría General de la República. Asimismo, los asientos deberán ser aprobados por un funcionario competente, con el propósito de garantizar la correcta y exacta imputación en cada cuenta de control. De lo antes expuesto, se presume que la Dirección de Administración, no realiza de manera adecuada la supervisión y revisión de sus operaciones administrativas tendentes a emitir comprobantes de pago relacionados con la adquisición de bienes, lo que podría generar gastos o contraer compromisos de cualquier naturaleza que puedan afectar la responsabilidad del ente auditado, al no estar estos, debidamente autorizados y que los mismos no se rijan, por los principios de honestidad, transparencia, legalidad y responsabilidad. 9.- Se determinó, que la Dirección de Administración Alcaldía del Municipio Araure, realizó pagos, por la compra de cinco (5) lotes de terrenos, según Órdenes de Pagos anexas en el cuadro Nº 04, por un monto de Bolívares Cuatrocientos Treinta y Un Mil Novecientos Veinte con Treinta y Nueve (Bs ,39), durante los años 2005,2006 y 2007, los cuales no se encuentran registrados en el inventario general de bienes muebles e inmuebles de la municipalidad en los respectivos años de adquisición, según lo establecen las siguientes normas: Publicación 21 Instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los municipios de la República. Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha (Para los Municipios). Anexo 4. Instructivo para la formación de inventarios y cuentas de los bienes muebles e inmuebles de los municipios, capitulo VII formación de inventarios, registro de movimientos y rendición de cuentas de los bienes muebles e inmuebles, en los cuales se establece los conceptos por los cuales se deben hacer las incorporaciones, y el artículo 3 de las Normas generales de control interno que indican, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad. La situación antes descrita, se debe, a que la dirección de Administración y la Sindicatura Municipal, tienen un desorden administrativo y debilidad en la articulación del trabajo entre las diferentes direcciones que intervienen en el proceso de adquisición de terrenos, generando con ello, Informes o registros poco útiles e inexactos, debido a que no se cuenta con un inventario general de bienes inmuebles actualizado y por consiguiente un balance general inexacto, afectando la legalidad y sinceridad del mismo Se observó, que en la adquisición de cinco (05) Unidades móviles para la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural, por Parte de la Dirección de Administración en el ejercicio fiscal 2005, según ordenes de Pago Nº 4819 y Nº 519 de fecha y respectivamente, y orden de compra Nº 1115 de fecha 08/12/2005, por un monto total de Bolívares Setecientos Mil (Bs ,00), dos (2) de dichas unidades, según cuadro Nº

11 05, no presentan certificado de origen, ni se encuentran registradas en el inventario general de bienes muebles, tal como lo establecen los siguientes instrumentos legales: Artículo 38 numerales 3-5 y segundo aparte numerales 1 y 4, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, que establece, El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 3. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista. 5. Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario, y las demás Leyes que sean aplicables. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. 4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.... El artículo 3 de las Normas generales de control interno que indican, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o entidad. Y la Publicación 21 Instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los municipios de la República. Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha (Para los Municipios). Anexo 4. Instructivo para la formación de inventarios y cuentas de los bienes muebles e inmuebles de los municipios, capitulo VII formación de inventarios, registro de movimientos y rendición de cuentas de los bienes muebles e inmuebles, en los cuales se establece los conceptos por los cuales se deben hacer las incorporaciones. De acuerdo a lo señalado, en los párrafos que preceden que existe una falla en la supervisión y seguimiento a los procesos de adquisición e incorporación de vehículos bajo las diferentes modalidades contractuales, tal cual la permuta, debido a que estos vehículos faltantes fueron reemplazados por otros dos vehículos, según se desprende de cuestionario realizado al Coordinador de Bienes en fecha 12/07/2011, pero sin ningún tipo de documento que lo avale, lo que genera un uso antieconómico o ineficiente de los recursos, debido a que se están adquiriendo bienes que no presentan ningún tipo de documento y tampoco son registrados en el inventario general de bienes muebles, es decir, que se esta pagando un bien que no fue suministrado y a su vez, sin exigir la garantía por el bien adquirido del prestador de servicio, o haberla aceptado insuficientemente Se evidenció, que la Dirección de Administración Alcaldía del Municipio Araure, adquirió de cinco (05) Unidades móviles para la Dirección de la Dirección de Desarrollo Urbano y Rural, según órdenes de Pago Nº 4819 y Nº 519 de fecha y , por un monto de Bolívares Setecientos Mil (Bs ,00), que el procedimiento de compra se ejecutó sin que se hubiera cumplido con los términos establecidos en la Ley de

12 Licitación General, y sin un acto motivado, en virtud del monto de la compra y de acuerdo al tabulador de la Unidad Tributaria del momento, contraviniendo lo señalado en el artículo 61numeral 1 del Decreto con Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones. Capítulo II Licitación Selectiva, que reza: Debe procederse por Licitación General o Licitación Anunciada Internacionalmente: 1. En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a once mil unidades tributarias ( UT.), así como también lo pautado en Artículo 38 numeral 5 y segundo aparte numeral 1, de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, que establece: El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 5. Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario, y las demás Leyes que sean aplicables. Y Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: 1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.... En consonancia también con el artículo 3 de las Normas generales de control interno que indican, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. Las circunstancias expuestas, se deben la poca revisión, control y seguimiento de los procedimientos legales establecidos para adquirir bienes por parte de la Dirección Administración, con inobservancia total o parcial del procedimiento de selección de contratistas que corresponda, según lo previsto en la normativa aplicable, lo que pudiese generar que se vea mermado el patrimonio público por adquirir bienes fuera de los parámetros legales, afectando con ello, la legalidad, sinceridad y responsabilidad del proceso de adquisición de bienes Se constató, según revisión efectuada a los contratos correspondiente a los años por un monto de Bolívares Doscientos Cincuenta Mil Novecientos Cuarenta y Nueve con Cero Nueve (Bs ,09) y Cuestionario efectuado al Coordinador de Bienes, en fecha , que cinco de ellos, según cuadro Nº 06, son construcciones realizadas con recursos del Municipio, por la partida Construcciones del Dominio Privado, que no han sido incorporados al inventario General de bienes Inmuebles del Municipio, según lo establecen las normas siguientes: Publicación 21 Instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de los municipios de la República. Gaceta Oficial Nº Extraordinario de fecha Anexo 4. Instructivo para la formación de inventarios y cuentas de los bienes muebles e inmuebles de los municipios, capitulo VII formación de inventarios, registro de movimientos y rendición de cuentas de los bienes muebles e inmuebles, en los cuales se establece los conceptos por los cuales se deben hacer las incorporaciones, y el artículo 3 de las Normas generales de control interno que indican, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:

13 a) Salvaguardar el patrimonio público. b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica. La situación antes expuesta, se debe a la falta de planificación, desorden administrativo y poca supervisión de las operaciones efectuadas en los procesos de adquisición y registro de los Bienes inmuebles que son construidos con recursos del municipio, trayendo como consecuencia, un control inadecuado de la información que soporta la adquisición de estos bienes, por lo que tales operaciones son poco exactas y confiables Se observó, que en el informe fotográfico practicado en fecha 11/07/2011, a los vehículos adquiridos por la Alcaldía Municipal de Araure, en los ejercicios económicos financieros , según cuadro Nº 07, solo tres tienen el emblema que los identifiquen como bienes de la Alcaldía, contraviniendo lo establecido en el artículo 3 literal a, de las Normas Generales de Control Interno el cual reza, El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: a) Salvaguardar el patrimonio público. Tal situación se origina por la falta de planificación y el poco control que se lleva con relación al registro, identificación y conservación de los bienes de la municipalidad, generando un control deficiente de los recursos y el uso inadecuado de los bienes, según los parámetros legales que delimita el destino que tienen asignados Se desprende del cuestionario efectuado en fecha 12/07/2011, que la Coordinación de Bienes, no cuenta con un Plan Operativo Anual para el ejercicio económico, financiero En contradicción con lo establecido en las siguientes Normas; artículo 24 Parágrafo Único y artículo 37 Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal que señalan: Constituyen instrumentos del Sistema Nacional de Control Fiscal las políticas, Leyes, reglamentos, normas, procedimientos e instructivos, adoptados para salvaguardar los recursos de los entes sujetos a esta Ley; verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa; promover la eficiencia, economía y calidad de sus operaciones, y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas, así como los recursos económicos, humanos y materiales destinados al ejercicio del control, y Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno, en concordancia con lo estipulado en el artículo 134 de la Ley Orgánica del Poder Público Municipal, que acuerda, La adquisición, enajenación, administración, conservación, custodia, mejora, restitución, desincorporación y demás operaciones que tengan por objeto bienes municipales se rigen por las ordenanzas y reglamentos dictados en la materia por los municipios, y también con lo establecido en el Articulo 8 literal a. de las Normas Generales de Control Interno, Los sistemas de control interno deben ser estructurados de acuerdo con las premisas siguientes :a) Corresponde a la máxima autoridad jerárquica de cada organismo o entidad establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, y en general vigilar su efectivo funcionamiento. Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en cada área operativa, unidad organizativa, programa, proyecto, actividad u operación, de la cual sean responsables. De lo antes descrito, se evidencia la ausencia de planificación y el desconocimiento de los objetivos que regulan el funcionamiento de la coordinación, trayendo como consecuencia que no se cumpla con los objetivos y metas para los cuales fue creada dicha coordinación, como son la salvaguarda, control, manejo y conservación de los bienes municipales.

14 D.- Consideraciones Finales. Conclusión. La Dirección de Control Posterior de la Contraloría del Municipio Araure, preservando el derecho a la defensa y al debido proceso plasmado en el Manual de Normas y Procedimientos de fecha 15/11/2010 debidamente publicado en Gaceta Municipal Nro , otorgó un lapso de diez (10) días hábiles para que la Dirección de Administración de la Alcaldía del Municipio Araure, procediera a efectuar los descargos respectivos a las Observaciones esgrimidas en el Informe Preliminar, siendo que en su debida oportunidad no se consignó escrito alguno que señalara comentarios y/o aclaraciones susceptible de análisis, es por lo que se procede a emitir las conclusiones del proceso de Auditoria ejecutado. A continuación se presentan las conclusiones planteadas producto del análisis efectuado a las observaciones descritas en este informe, relativas a la Evaluación los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la adquisición, registro, uso y estado de conservación de bienes muebles (vehículos), así como la adquisición, registro y control de bienes inmuebles (compra de terrenos, compra de inmuebles terminados, construidos por el organismo o a través de un contratista), con excepción de los correspondientes al sector Salud y Educación, efectuadas por el Ejecutivo Municipal durante el periodo La Dirección de Administración, no cuenta con una Ordenanza que regule el proceso de adquisición de bienes muebles (vehículos), así como también, con una efectiva supervisión y control, en cuanto al registro, uso y conservación de los mismos, razón por la cual, la mayoría de los bienes adquiridos por la municipalidad en el periodo auditado, no cuentan con los respectivos documentos de titularidad (certificado de registro, póliza de seguro y seguro de responsabilidad civil) a nombre de la Alcaldía, y que en algunos casos, la adquisición de los mismo no se realizó siguiendo los parámetros establecidos en las respectivas leyes. Existen documentos (ordenes de pago y compra) que respaldan la adquisición de bienes, que no cuentan con la respectiva firma del funcionario que autoriza el pago, así como expediente de vehículos que no cuentan con toda la documentación que permitan garantizar la titularidad del bien (certificado de registro de vehículos). El inventario de bienes muebles e inmuebles de la municipalidad no se encuentra actualizado, ya que no se hizo la desincorporación de los vehículos que han sido robados en años anteriores (02 motos), en ese mismo sentido, se han adquirido terrenos y realizados construcciones que por su naturaleza jurídica pertenecen a patrimonio del municipio, pero que todavía no han sido registrados en el inventario de bienes inmuebles. Por último, es resaltante señalar que la Coordinación de Bienes adscrita a la Dirección de Administración, no cuenta con un Plan Operativo Anual en el cual se especifiquen las actuaciones a realizar en el ejercicio económico financiero Recomendaciones. Elaborar un proyecto de Ordenanza o reglamento, para que sea aprobado por las autoridades competentes, que regule el proceso de adquisición de bienes muebles e inmuebles. Crear un comisión, que se encargue de supervisar y realizar los tramites que permitan obtener los documentos de titularidad de los bienes muebles e inmuebles que así lo requieran, a favor de la municipalidad, en el proceso de adquisición de los mismos.

15 Realizar los procesos de adquisición de bienes (vehículos), cumpliendo con lo estipulado en las respectivas leyes que lo regulan, así como también, que estas adquisiciones estén debidamente respaldadas con la documentación necesaria que permita garantizar la titularidad del bien. Realizar una revisión exhaustiva al inventario general de bienes muebles e inmuebles de la municipalidad, con la finalidad de determinar su sinceridad y exactitud, y proceder a su actualización. Crear políticas públicas que resguarden el buen uso de los bienes de la municipalidad, y que cumplan así, con los objetivos para los cuales fueron adquiridos, tanto en materia social como cultural. Mejorar la supervisión y revisión de las operaciones administrativas tendentes a emitir comprobantes de pago relacionados con la adquisición de bienes, para que las mismas, cumplan con la normativa legal que los regule. Articular el trabajo entre las dependencias encargadas de dirigir el proceso de adquisición de bienes inmuebles (terrenos), como son Sindicatura y Administración, y que al finalizar el proceso, los mismo sean incorporados al inventario general de bienes inmuebles del Municipio. Elaborar un Plan Operativo Anual donde se plasmen los objetivos que regulan el funcionamiento de la Coordinación de Bienes y que se cumpla con las metas para las cuales fue creada dicha coordinación, como son la salvaguarda, control, manejo y conservación de los bienes municipales. La Dirección de Administración en conjunto con la Coordinación de Bienes, deberá elaborar un plan de acciones correctivas necesarias para erradicar las causas de las desviaciones detectadas y de sus efectos o a minimizarlos. Informe elaborado a los veintitrés (23) días del mes de agosto del T.S.U. Freddy A. Contreras. Dir. Control Fiscal Posterior.

16 ANEXOS

17 Cuadro Nº 01. Relación de Vehículos adquiridos que no poseen documentos de titularidad. Cantidad Vehículo Año 06 Moto Suzuki Modelo AX Minibus Chevrolet placas KBI-79H Camión Iveco Chasis y Teatro Móvil placa 48C-KAN Vehículo Fiat Siena Sedan 1.3L 16V placa KBR-95J Camión Freightliner Cisterna placa 89K-KAN Camión Freightliner Volteo placa 19A-VAV Camioneta Nissan Pick-up placa 77F-DAR Camión Ford F-350 Ambulancia placa 35Z-RAE Camión Iveco volteo placas 40W-BAP Camión Iveco Compactador placas 76K-GBC Camión Iveco Compactador placas 20N-KAO Camión Ford Compactador placas 08L-MBI Camioneta Great Wall doble cabina placas AA74OMA Camioneta Great Wall placas A78AA6EN 2008 Cuadro Nº 02. Relación de Vehículos adquiridos Que no presentan soportes documentales que justifiquen la adquisición. Cantidad Vehículo Año 01 Camioneta Nissan Pick-up placa 77F-DAR Camión Ford F-350 Ambulancia placa 35Z-RAE 2007 Cuadro Nº 03 Motos Robadas. Cantidad Vehículo Año 01 Suzuki AX-100 negra Serial C. 9FSBE11AX6CL Suzuki AX-100 negra Serial C. 9FSBE11A46C

18 Cuadro Nº 04 Ordenes de pago de adquisición de terrenos. Orden de Pago Fecha Beneficiario Monto , /07/2005 Gerardo Biscardi , /06/2006 Sucesión Escalante , /04/2006 Juan Blasi Diprieto , /06/2007 Armando R. López ,00 Total ,40 Cuadro Nº 05 Vehículos que no presentan Certificado de Origen, ni están registrados en el Inventario General de Bienes Muebles. Cantidad Vehículo Año 01 Toyota Rustico Techo Duro Chasis largo Toyota Hilux 4X2 Sincrónica Cabina sencilla 2006 Cuadro Nº 06 Órdenes de Pagos y Contratos de Construcciones del Dominio Privado. Nº Contrato Nº Orden Pago Fecha Beneficiario Monto (Bs.) /04/2005 Construaraure, C.A. (antic.) , /06/2005 Construaraure, C.A. (val. Nº 1) , /08/2005 Construaraure, C.A. (val. Nº2) , /06/2005 Inversiones Moy C.A , /09/2006 Constructora Daifren, C.A. (antic.) , /12/2006 Constructora Daifren, C.A. (val. u) , /10/2006 Construcciones Port R.(antic) 7.499, /12/2006 Construcciones Port R.(antic) 3.658, /10/2006 Ingenieria 93, C.A. (antic) , /12/2006 Ingenieria 93, C.A. (val. un) ,98 TOTAL ,09

19 Cuadro Nº 07 Relación de Vehículos adquiridos que no poseen Identificación. Cantidad Vehículo Año 06 Moto Suzuki Modelo AX Camión Iveco Chasis placa 48C-KAN Vehículo Fiat Siena Sedan 1.3L 16V placa KBR-95J Camión Freightliner Cisterna placa 89K-KAN Camión Freightliner Volteo placa 19A-VAV Camioneta Nissan Pick-up placa 77F-DAR Camión Iveco volteo placas 40W-BAP Camión Iveco Compactador placas 76K-GBC Camión Iveco Compactador placas 20N-KAO Camión Ford Compactador placas 08L-MBI Camioneta Great Wall doble cabina placas AA74OMA Camioneta Great Wall placas A78AA6EN 2008

20 ANEXO A