SRM RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES MANUAL DEL SUMINISTRADOR. Junio Versión 2

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1 SRM RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES MANUAL DEL SUMINISTRADOR Junio 2013 Versión 2

2 2 de 24 ÍNDICE Capítulo/Sección Página 1. BIENVENIDOS INFORMACIÓN DE LA INVITACIÓN A LA OFERTA ACCESO A SRM USUARIO Y CONTRASEÑA DE SRM SERVICIO DE ATENCIÓN AL PROVEEDOR INFORMACIÓN BÁSICA DE LA LICITACIÓN MENÚS Y BÚSQUEDA MENÚS MODIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DE UNA BÚSQUEDA FILTRADO DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE RESULTADOS EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS VISUALIZAR LICITACIÓN CREAR UNA OFERTA MODIFICAR/VISUALIZAR LA OFERTA VERSIONES DE LAS OFERTAS RONDAS DE NEGOCIACIÓN ENVÍO DE MENSAJES ENTRE INTERLOCUTORES (COMPRADOR-PROVEEDOR)... 24

3 3 de BIENVENIDOS Bienvenidos al proceso de licitaciones del grupo Iberdrola! El grupo Iberdrola utiliza la herramienta SAP SRM 7.0 (Gestión de Relaciones con los Proveedores) para la gestión del proceso de licitaciones y la relación con los proveedores.

4 4 de INFORMACIÓN DE LA INVITACIÓN A LA OFERTA Siempre que una empresa del grupo invita a un proveedor a participar en un proceso de licitación, se envía un correo a la persona de contacto del proveedor con la siguiente información: 2.1 ACCESO A SRM A) El correo electrónico incluye un enlace para acceder directamente a la herramienta. Haciendo doble clic en dicho enlace, el proveedor llega a la pantalla de acceso B) también es posible acceder directamente mediante la dirección de Internet: USUARIO Y CONTRASEÑA DE SRM Introduzca por favor el usuario y contraseña (del proveedor) y hacer click en El correo de invitación incluye el siguiente párrafo: "Si esta es la primera vez que ha sido invitado a presentar ofertas en una licitación a través de SRM, usted recibirá un con la contraseña inicial. Si usted no recibe el con la contraseña o ha olvidado su contraseña o tiene cualquier tipo de duda, póngase en contacto con cualquiera de nuestros SERVICIOS de ATENCIÓN al PROVEEDOR proporcionando su nombre de usuario XXXXXX

5 5 de 24 Así que el usuario (que es el código de proveedor en el Grupo IBERDROLA) también se proporciona. En cuanto a la contraseña, si esta es la primera vez que ha sido invitado a una licitación a través de SRM, recibirá otro adicional con la contraseña inicial. Automáticamente, el sistema le solicitará el cambio de la contraseña en la primera conexión Criterios para establecer la clave: mínimo de 6 caracteres y máximo de 8. Debe incluir 2 caracteres numéricos. No incluir ningún carácter especial ni repetir claves anteriores. Por favor tenga en cuenta que por razones de seguridad, cada tres meses, SRM pedirá a todos los usuarios cambiar su contraseña. 2.3 SERVICIO DE ATENCIÓN AL PROVEEDOR Pulsar la opción Contacto para visualizar los servicios de atención al cliente de Iberdrola. Por favor, recuerde proporcionar al servicio de atención su código de proveedor / usuario, el CIF de su empresa y el número de la licitación

6 6 de INFORMACIÓN BÁSICA DE LA LICITACIÓN El correo de Invitación también incluye la información básica de la licitación tal como el número de la licitación, su descripción y la fecha límite de presentación de ofertas. Sólo las ofertas enviadas a través del sistema SRM (antes de la fecha límite de presentación) serán consideradas. Si usted no presenta su oferta antes del plazo, ya no podrá hacerlo. Le recomendamos no esperar hasta el último momento para registrar su oferta.

7 7 de MENÚS Y BÚSQUEDA 3.1 MENÚS Cuando el proveedor accede al sistema la imagen que se muestra es la siguiente: Menú principal: Licitaciones Proveedor para recibir toda la información sobre las licitaciones a las que ha sido invitado Gest. Personas de Contacto: para gestionar las personas de contacto del proveedor Condiciones de Contratación: Relación de las diferentes Condiciones de Contratación que aplican a los distintos países del Grupo Iberdrola Ayuda para consultar los manuales de usuario del sistema Para acceder a una licitación, ir al menú de Licitaciones Proveedor Consultas activas: búsquedas predefinidas basadas en el status de la licitación Búsqueda por diferentes criterios de selección (Ocultar/Vis) Área de resultados de la búsqueda

8 8 de 24 Mostrar criterios de búsqueda: Opción para modificar la actual selección de los criterios de búsqueda Área de resultados: El área de resultados de las licitaciones muestra los resultados de la búsqueda. Se pueden clasificar los datos en orden ascendente/descendente clicando en la cabecera de la columna del dato a clasificar. Es necesario actualizar la información pulsando el botón Actualizar siempre que se accede a este al área de resultados. 3.2 MODIFICACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN DE UNA BÚSQUEDA Si es necesario modificar los criterios de búsqueda, pulsar el botón Esta acción desplegará el listado de campos por los que se permiten nuevas búsquedas. Introducir los valores deseados y pulsar el botón Si se desea ocultar de nuevo los criterios de selección se pulsará el botón Ocultar actualización rápida de criterios.

9 9 de FILTRADO DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE RESULTADOS Una vez ejecutada, es posible realizar filtros adicionales sobre los resultados de la misma. Para ello pulsar el enlace en la parte derecha de la pantalla. Aparecerá una nueva línea en el área de resultados en la que introducir los datos a filtrar. Pulsar Intro Para eliminar el filtro simplemente eliminar el valor introducido o pulsar. 3.4 EXPORTAR RESULTADO CONSULTAS Es posible exportar a formato Excel el resultado de las búsquedas. Entre los botones de acciones del área de resultados se encuentra el botón Export -> Export a Microsoft Excel que descarga los datos en un fichero Excel

10 10 de VISUALIZAR LICITACIÓN Para visualizar la licitación, pulsar dos veces sobre el número de Licitación o marcar la licitación a visualizar y pulsar sobre el botón de Visualizar Licitación El sistema muestra la información introducida por el comprador Resumen de la información básica de la licitación

11 11 de 24 Datos de cabecera Principalmente se muestran los campos plazo de presentación de ofertas y moneda. También contiene información sobre el comprador y su correo de contacto. Para ver la información del comprador, pulsar el botón Detalles para acceder a los datos de contacto. Para enviarle un mail, pulsar el botón Enviar correo electrónico. Posiciones En la pestaña de posiciones se muestran los detalles de los productos para los que se solita precio / importe Para acceder a cada una de las posiciones : Doble click sobre la descripción de la posición, o

12 12 de 24 Seleccionar la posición y pulsar el botón Detalles Al acceder a los detalles de la posición se pueden ver más anexos y textos a nivel de posición. Notas y Anexos En esta pestaña se muestra la información introducida por el comprador en el apartado Texto de Proveedor y los documentos anexados por este Para visualizar la documentación anexada, hacer click sobre la descripción de los mismos.

13 13 de CREAR UNA OFERTA Una vez analizada la licitación, el proveedor puede llevar a cabo las siguientes acciones: Enviar al gestor de la licitación el interés/intención de participar en la petición de oferta antes de comenzar con el proceso de creación y envío ofertas. Participar: el proveedor va a participar en el proceso; No participar: el proveedor no va a participar en el proceso; Con reservas: el proveedor no está seguro de participar. Crear Oferta : Es posible crear la oferta, a) Desde la pantalla inicial, seleccionar la línea de la licitación y pulsar el boton Crear Oferta

14 14 de 24 b) Desde la pantalla de Visualizar licitación donde el sistema muestra el siguiente mensaje: En ese momento, se presentará una nueva pantalla para la introducción de los datos de la oferta: En la pestaña Datos de Cabecera, los campos Referencia de la oferta y Fecha oferta son obligatorios

15 15 de 24 En la pestaña Posiciones el proveedor accede a las posiciones para introducir su precio / importe ofertado. En la pestaña de Notas y Anexos se pueden anexar los documentos de la oferta así como notas para el gestor de la licitación. El sistema muestra el siguiente mensaje: Por favor, recuerde que solo es posible anexar documentos de tamaño individual inferior a 4 MB, aunque el número de documentos no está limitado Para añadir una nota: Ir a Notas > añadir :

16 16 de 24 El sistema muestra la siguiente pantalla para introducir la nota: Para anexar un documento: ir a Anexos > Añadir anexo El sistema muestra la siguiente pantalla: Pulsar el botón <Examinar> para buscar el documento:

17 17 de 24 Una vez introducida toda la información de la oferta, es posible: 1. Grabar, sin enviar : la oferta creada se guarda pero no se envía. Por tanto el gestor de la licitación no sabe de la misma. La oferta puede ser modificada y enviada más tarde.

18 18 de 24 El sistema muestra el siguiente mensaje: 2. Enviar : la oferta creada se envía al gestor de la licitación. El sistema indica que

19 19 de MODIFICAR/VISUALIZAR LA OFERTA Para modificar o visualizar una oferta grabada previamente, se accede a dicha oferta desde la pantalla inicial: a) Pulsando dos veces sobre el numero de oferta, en la columna Visualizar/Modificar Oferta b) Seleccionar la línea y pulsar en el botón : Visualizar/Modificar Oferta Si desde aqui se accede a la licitación (en lugar de a la oferta), el sistema mostrará el siguiente mensaje

20 20 de VERSIONES DE LAS OFERTAS Una vez que una oferta ha sido presentada, solo es posible crear/enviar una nueva o modificar/ retirar una oferta presentada en las siguientes situaciones: Si el gestor de la licitación lo permite. El comprador tiene una opción (que puede o no activar) para "permitir al proveedor modificar la oferta" hasta la finalización del plazo de presentación. Así, aunque la oferta haya sido presentada, (dentro del plazo de presentación de la misma) el proveedor podría modificarla y volver a presentarla. Si esta es la situación, el comprador tiene que informar al proveedor de que esta opción ha sido activada. Entonces, incluso en el estado oferta Emitida", el botón "Tratar" estará disponible para el proveedor hasta la finalización del plazo de presentación de ofertas Oferta devuelta. El comprador puede devolver una oferta y entonces el proveedor puede cambiarla y volver a presentarla de nuevo Para editar una oferta, entrar a visualizarla y pulsar el botón "Tratar" según se muestra en la siguiente pantalla. Modificar la información de oferta y enviarla de nuevo al comprador (o guardarla)

21 21 de 24 Retirarse de la licitación. Una vez que una oferta haya sido presentada, dentro del plazo de presentación, el proveedor puede retirarla por lo que la oferta no será considerada y el proveedor se retira asi de la licitación. El control de las versiones de la oferta se muestra: En el área de trabajo inicial

22 22 de 24 Al visualizar la oferta, en la pestaña Seguimiento

23 23 de RONDAS DE NEGOCIACIÓN. En SRM 7.0 el comprador puede crear diferentes rondas de negociación dentro del mismo proceso de adjudicación. Cada ronda de negociaciones tendrá un diferente número de licitación. Una vez que el comprador crea una nueva ronda de negociación, la anterior licitación se cierra. Se pueden crear nuevas rondas siempre que la licitación no esté en un proceso de aprobación o haya sido adjudicada. La nueva ronda tendrá: Un nuevo plazo de presentación de ofertas El proveedor recibirá un nuevo de invitación con una descripción informando que se trata de una ronda (el número de la licitación es diferente) Los proveedores tendrán que realizar sus ofertas de nuevo Para una identificación a primera vista de una " ronda", el comprador puede incluir en la descripción de la nueva licitación, el número de la licitación original y la información de que se trata de una ronda. Los nuevos requerimientos de las rondas serán incluidos y explicados en las mismas por los gestores de compra.

24 24 de ENVÍO DE MENSAJES ENTRE INTERLOCUTORES (COMPRADOR-PROVEEDOR) El sistema permite la comunicación entre el proveedor y el comprador sin necesidad de modificar la licitación. Esta funcionalidad permite al proveedor escribir mensajes al comprador. Para acceder a los mensajes pulsar sobre el botón Preguntas y Respuestas situado en la cabecera: Al pulsar sobre el botón el sistema muestra la siguiente pantalla donde el proveedor puede introducir sus preguntas o comentarios al gestor: Todos los mensajes enviados por esta vía, quedan registrados en el sistema

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