CIRCULAR ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PROCESO MATRÍCULA ESTUDIANTES REGULARES
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- Luis Miguel Carrasco Prado
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1 CIRCULAR ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO PROCESO MATRÍCULA ESTUDIANTES REGULARES INICIO DE CLASES PRIMER PERÍODO ACADÉMICO: Cada facultad tiene su propio calendario para inicio de clases, verificar con su facultad o revisar en la página del CES AQUÍ MATRÍCULA: El Artículo 35 del Reglamento Estudiantil define: La matrícula es un contrato entre el CES y el estudiante, por medio del cual la Institución se compromete a señalarle los medios y todos los recursos de que dispone para su formación integral y el alumno a mantener un rendimiento académico en concordancia con la filosofía del CES y a cumplir las obligaciones inherentes a su calidad y los deberes establecidos en los Estatutos y Reglamentos. La matrícula tiene la duración de un período académico y puede ser renovada por voluntad de ambas partes. Para realizar el proceso de Inscripción debe utilizarse el navegador Google Chrome o Internet Explorer En caso de presentar alguna dificultad con la inscripción, por favor escribir al correo admisiones@ces.edu.co En caso de presentar inconvenientes técnicos, por favor contactar al equipo de soporte al correo suat@ces.edu.co o comunicarse al teléfono: ext opción 2. Actualización de datos Para darle un adecuado tratamiento a sus datos personales y mantenerlo al tanto de las actividades de su interés, queremos comunicarle que sus datos se encuentran almacenados en nuestras bases de datos y están siendo tratados de acuerdo a las finalidades propuestas en el Artículo 8 de las políticas de tratamiento de información de la Universidad CES. Puede consultar la Política visitando la página Web Si usted quiere conocer, corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos que nos ha suministrado, puede enviar el correo a habeasdata@ces.edu.co indicándonos su solicitud o actualizándolo desde su Extranet. Verificación de papelería Cerciórese de no tener documentos pendientes de entregar a Admisiones, como copia del documento de identidad, copia del acta de grado, certificado de vinculación a salud, independiente de cual sea la EPS y el cual debe ser renovado cada semestre (No sirve como certificado el carné de afiliación, ni la hoja de pagos de la empresa). En caso que no pueda generar recibo de pago por la Web por bloqueo con el área de cartera, biblioteca, facultad o Admisiones, debe corroborar con el área y ponerse al orden del día, de lo contrario no se habilitará en la Extranet la opción de generar la orden de pago. Nota: El pago por fuera de la fecha señalada para matrícula ordinaria, tendrá el recargo fijado por el Comité Administrativo. Parágrafo del Artículo 36 del Reglamento Estudiantil. (Aplica para quien carga el valor a la matrícula del semestre). Proceso matrícula ordinaria Tenga en cuenta que los pagos realizados en los bancos en horario extendido se reportan al CES como pagos realizados el día siguiente, por lo que si paga el último día debe hacerlo en horario de oficina para que no incurra en una matrícula extraordinaria.
2 Cuadro 1 - FECHAS QUE DEBE TENER EN CUENTA - MATRÍCULA REGULAR: FECHA ACTIVIDAD EXTRAORDINARIA ORDINARIA RECARGO 5% RECARGO 10% Pregrado y postgrados 4 al 15 de diciembre 16 al 19 de diciembre 20 al 21 de diciembre Internado 15 al 23 de noviembre 24 al 27 de noviembre 28 al 30 de noviembre M.V.Z.: (Rotación 9-10) 14 al 21 de noviembre 22 al 24 de noviembre 25 al 29 de noviembre Proceso ajustes de matrícula Si después de realizado el proceso de matrícula en las fechas establecidas para ello presentó novedades que obliguen hacer ajustes a la matrícula original, tener en cuenta las fechas dispuestas para ello. Cuadro 2 - FECHAS PARA AJUSTES DE MATRÍCULA: ACTIVIDAD FECHA Adiciones, cancelaciones y/o cambios 22 al 31 de enero del 2018 Fecha de pago ajustes matrícula 22 de enero al 02 de febrero del 2018 NOTA 1: Los ajustes de matrícula solo podrá hacerse si hubo pago de matrícula. NOTA 2: Las cancelaciones de asignaturas fuera de los tiempos establecidos en el cuadro 2 no generan saldo a favor, se considera como cancelada dentro del período académico. NOTA 3: Los ajustes de matrícula sólo se harán en las fechas establecidas por el calendario académico. Fuera de estas fechas no aplica ninguna adición para el período académico en curso. PASOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE MATRÍCULA IMPORTANTE: Los navegadores para realizar el proceso es Google Chrome o Internet Explorer, si no visualiza nada en la Web debe hacer la siguiente configuración en el equipo donde vaya a realizar el proceso de matrícula: Estando en el navegador: Por menú Herramientas (Alt+H) Opción Vista de Compatibilidad
3 Cerciórese de no tener pendientes con la universidad; de ser así póngase al día a la mayor brevedad o no podrá acceder a la opción de prematrícula desde la Extranet. Su compromiso y seriedad es vital para el éxito de este proceso. Este instructivo pretende brindar información pertinente y necesaria sobre el proceso de prematrícula y posterior matrícula a través de la Web. No dé inicio al proceso sin antes leerlo con detenimiento. El siguiente video contiene el paso a paso para realizar la matrícula: INSTRUCCIONES PARA REALIZAR CON ÉXITO EL PROCESO DE MATRÍCULA: 1) Ingrese al portal institucional: por la Extranet del portal de estudiantes Puede seguir las instrucciones del video o leer el siguiente tutorial para realizar el proceso de matrícula: 1. Para los programas que las facultades realizan las prematrículas, los estudiantes únicamente deben entrar por la opción de Reimpresión Formularios/Pago en Línea de Saldos Pendientes. En caso de haber alguna inconsistencia, deberán comunicarse con la facultad. 2. Digite usuario y contraseña: Si es la primera vez que ingresa al sistema, por favor seguir las instrucciones que se le dan en este manual para activar la clave
4 3. Por la opción de prematrícula, seleccione el programa y el peíodo académico sobre el cual realizará la selección de asignaturas que cursará y dar clic en Consultar. 4. El campo Asignaturas del programa mostrará las asignaturas de su programa con su respectivo horario 5. El campo Asignaturas electivas mostrará las asignaturas que le faltan por cursar del área de humanidades. 6. En el campo de Asignaturas agregadas Inscripción irá mostrando las asignaturas que haya elegido. En caso que alguna no sea la correcta podrá dar clic en el botón Limpiar y hacer la prematrícula nuevamente. Si las asignaturas seleccionadas son las correctas se habilitará el botón de Inscribir donde podrá confirmar la matrícula. 7. Una vez de clic sobre el botón Inscribir le aparecerá un mensaje donde le dirá si está correcta o tiene algún inconveniente en su matrícula, además mostrará la cantidad de créditos tomados y el valor de su matrícula. Podrá pagar en línea o imprimir su recibo para pagar en la caja de la universidad o en los bancos con los que se tiene convenio.
5 8. Para los programas que las facultades realizan las prematrículas, los estudiantes únicamente deben entrar por la opción de Reimpresión Formularios/Pago en Línea de Saldos Pendientes. En caso de haber alguna inconsistencia, deberán comunicarse con la facultad. IMPORTANTE: Una vez haga clic en "Inscribir" en la ventana de simulación, se generará un recibo de pago de matrícula, esto bloqueará la opción de cancelar asignaturas, podrá ingresar de nuevo SOLO para agregar nuevas asignaturas. Cada vez que agregue asignaturas y de clic en "Inscribir", será generado un nuevo recibo de pago de matrícula, con un nuevo valor a pagar. Si requiere imprimir nuevamente su recibo de pago, por la opción Reimpresión Formularios/Pago en Línea de Saldos Pendientes podrá descargarlo nuevamente. Las asignaturas de humanidades tienen un cupo máximo: Téngalo en cuenta en caso que desee cambiar de asignatura. Se entiende que, con el pago de los derechos de matrícula, el alumno expresa su voluntad de pertenecer al CES por un período académico y acepta el Reglamento Estudiantil, quedando así en firme el contrato de matrícula. Artículo 36 del Reglamento Estudiantil. NO DEVOLUCIÓN DEL DINERO PAGADO POR CONCEPTO DE MATRÍCULA. El Artículo 36 del Reglamento Estudiantil manifiesta que el pago de los derechos de matrícula perfecciona el contrato de matrícula y conlleva la manifestación expresa del estudiante de conocer y aceptar el presente reglamento. El Artículo 37 del Reglamento Estudiantil define que la devolución de derechos de matrícula solo procederá por motivos de fuerza mayor siempre y cuando esté dentro del mes siguiente al vencimiento de las fechas de matrícula ordinaria. El Artículo 38 del Reglamento Estudiantil define que quien solicite reserva de cupo y le sea aprobado por la facultad, debe pagar el 20% del valor de la matrícula. La suma pagada se abonará al valor de la matrícula del año en que ingrese y le conservado hasta por un (1) año. Pasado un año y no ha reingresado dicho valor se causa íntegramente sin lugar a devolución. El Artículo 39 del Reglamento Estudiantil expresa que en ningún caso de cancelación de matrícula por inasistencia o retiro voluntario se devolverán los derechos pagados por este concepto. Dicho valor será abonado a la cuenta del estudiante hasta por un año siempre y cuando la solicitud haya sido solicitada antes del inicio del período académico. OFICINA ADMISIONES REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO
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