GUIA DIDACTICA. Herramientas para la Gestión de Proyectos. Dalila Gómez

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1 UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA GUIA DIDACTICA Herramientas para la Gestión de Proyectos Barquisimeto, Noviembre de 2013

2 2 UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA DECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA GUIA DIDACTICA Herramientas para la Gestión de Proyectos Elaborado por: Correo-electrónico: Fecha Elaboración: Junio /2012 Revisado y actualizado por: Fecha Última Revisión: Noviembre 2013

3 3 Tabla de Contenidos Datos Generales de la Unidad Curricular y de los Facilitadores... 4 Justificación de la Asignatura... 5 Objetivos de Aprendizaje... 6 Conocimientos Previos... 6 Contenidos... 6 Fuentes de Información... 8 Orientaciones Generales para el Estudio... 8 Medios o Recursos Generales de Apoyo... 9 Evaluación de los Aprendizajes...10 Proceso de Aprendizaje - Desarrollo de los Contenidos...11 UNIDAD I - Fundamentos de la Gerencia de Proyectos...11 UNIDAD II - Iniciación y Planificación del Proyecto...14 UNIDAD III - Construcción del Cronograma del Proyecto...16 UNIDAD IV Control, Seguimiento y Cierre del Proyecto...18 Referencias...20

4 4 Datos Generales de la Unidad Curricular y de los Facilitadores DATOS GENERALES DE LA UNIDAD CURRICULAR Nombre Carrera a la que pertenece Decanato Departamento Código Semestre Herramientas para la Gestión de Proyectos Ingeniería de Producción Ciencias y Tecnología Sistemas INP-EG43 VII (séptimo) Nro. de Créditos 03 Pre Requisitos Prelaciones Ninguno Ninguna Coordinador(a) de la Unidad Curricular Nombre y Apellido Teléfonos Correo Electrónico Profesores o Tutores que Administran la Unidad Curricular Nombre y Apellido Teléfonos Correo Electrónico Autor de la Guía Didáctica Nombre y Apellido Teléfonos Correo Electrónico

5 5 Justificación de la Asignatura La asignatura Herramientas para la Gestión de Proyectos corresponde al séptimo semestre de la carrera Ingeniería de Producción del Decanato de Ciencias y Tecnología. Esta unidad curricular ha sido diseñada con la finalidad de que los estudiantes comprendan la importancia de la gestión de proyectos y apliquen herramientas en cada una de sus fases. En un entorno globalizado y altamente competitivo, como el actual, es indispensable para las organizaciones contar con profesionales capaces de formular, liderar y administrar los proyectos que estas requieren para el logro de sus objetivos estratégicos. Esta Guía Didáctica, te proporcionará los lineamientos que debes seguir en el proceso de aprendizaje, del cual eres el protagonista y responsable. El contenido que va a ser presentado en esta Guía Didáctica corresponde a las siguientes unidades: - Unidad I: Fundamentos de la Gerencia de Proyecto - Unidad II: Iniciación y Planificación del Proyecto - Unidad III: Construcción del cronograma del Proyecto - Unidad IV: Control, Seguimiento y Cierre del Proyecto Bienvenido a este recorrido por la Gestión de Proyectos y que con mucho entusiasmo puedas comprender y aplicar las herramientas para apoyarte en tu formación como Gerente de Proyectos.

6 6 Objetivos de Aprendizaje Comprender la importancia de la gestión de proyectos en el desempeño profesional. Emplear las herramientas para la iniciación y planificación de un proyecto. Elaborar el cronograma del proyecto. Utilizar las herramientas para el seguimiento, control y cierre de un proyecto. Conocimientos Previos No se requiere de ningún conocimiento previo, está dirigido a quien este iniciando su formación como gerente de proyectos. Contenidos Unidad I: Fundamentos de la Gerencia de Proyecto: 1. Proyecto. Definición. Proyectos Vs Operaciones. 2. Grupo de Procesos de los Proyectos. Iniciación. Planificación. Ejecución. Monitoreo y Control. Cierre 3. Destrezas básicas de la Gerencia de Proyectos. Liderazgo Comunicación. Creación de un Equipo y Motivación. Negociación y Resolución de Problemas. Unidad II: Iniciación y Planificación del Proyecto:

7 7 1. El proceso de iniciación del proyecto. Justificación de negocio para el proyecto. Estimaciones de costos de alto nivel para el proyecto. Interesados del proyecto (stakeholder, sponsor). Prioridad del proyecto frente a otros. Criterios de selección del proyecto. Objetivo, alcance, entregables y los criterios de aceptación del proyecto. Requerimientos del proyecto. Documentar Supuestos y Restricciones. Factores Críticos de Éxito. 2. Planificación del Proyecto: Plan de Comunicaciones, Reporte de Avance del Proyecto (Formulario), Reporte Seguimiento de Acciones (Formulario), Equipo de Proyecto. Asignación de Roles y Responsabilidades (Equipo de Proyecto y Estructura Gráfica), Lista de Materiales y Matriz de Riesgos. Unidad III: Construcción del cronograma del Proyecto: 1. Cronograma del Proyecto. Creando la EDT del Proyecto (Gráfico), Cronograma del Proyecto: con recursos y materiales (con Disponibilidad) Estimación de Tiempos Considerando Escenarios (Optimista - Mas Probable - Pesimista). Secuenciando Tareas. Ruta Crítica. Presupuesto del Proyecto Unidad IV: Control, Seguimiento y Cierre del Proyecto: 1. Control y Seguimiento del Proyecto: Procedimiento de Control de Cambios, Formularios de Control de Cambios y de Seguimiento a Cambios. Procedimiento de Control de Documentos del Proyecto (Estructura de Directorio) 2. Cierre del Proyecto: Formulario de Aceptación de Entregables, Cierre de Contrato. Documentar lecciones aprendidas. Archivar Documentos del Proyecto.

8 8 Fuentes de Información Textos Guía: Los textos que sirven de base para el estudio de este tema son los siguientes: Título: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) Tercera Edición (2004) Autor: Project Management Institute. Editorial: Project Management Institute. Título: Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers (2007) Autor: Heldman, Kim. Heldman, Williams. Editorial: Wiley Publishing, Inc. Indianapolis, Indiana. En base a estos textos, se desarrolla el contenido de esta guía didáctica. Textos de Consulta: Título: Microsoft Project 2010 (2010). Autor: Aguirre, Luis Angulo Editorial: Empresa Editora Macro E.I.L.R. Lima Perú. Sitios web recomendados: Orientaciones Generales para el Estudio A continuación, algunas recomendaciones generales para llevar a cabo de manera exitosa los estudios en modalidad de estudio semi-presencial: Administrar el tiempo: Resulta vital lograr una gestión adecuada del tiempo que se dedicará a cada una de las actividades que se realizan a diario, incluyendo por supuesto el estudio del tema. Visitar al menos 2 veces por semana el aula virtual, donde se encuentran el material de apoyo, actividades de aprendizaje, foros, y donde siempre se tendrá la posibilidad de mantenerse en contacto con el tutor y compañeros de clase.

9 9 No dejar para último minuto el desarrollo de las actividades de la unidad. Emplear los foros para canalizar las dudas o inquietudes que puedan surgir a los largo del estudio de esta unidad curricular. Medios o Recursos Generales de Apoyo En la medida en que avances en el curso, se te presentarán diversos medios o recursos generales de apoyo, a continuación te señalo los mismos: Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA) de esta asignatura se encuentra alojado en Sistema de Educación a Distancia de la UCLA SEDUCLA, el enlace es el siguiente: en la plataforma Moodle. Al inscribirte en la asignatura, el profesor solicitará tu matriculación en la misma. La ubicación del EVA dentro de todos los cursos, es la siguiente: Decanato de Ciencias y Tecnología Ingeniería de Producción DCyT Cursos en Desarrollo. En el EVA de la asignatura dispones, en la sección de Recursos de diversos materiales instruccionales para apoyarte en el proceso de aprendizaje a lo largo de la asignatura, conjuntamente con las Actividades planificadas y sus correspondientes Espacios de Interacción para que estés en contacto tanto con tus compañeros como con el tutor de la asignatura. Sesiones de Clase Presenciales: En el archivo Planificación de Actividades se presentan toda la planificación de las sesiones de clases, señalando cuales corresponden a sesiones presenciales. Asesorías: en las Orientaciones Generales de Estudio en la sección de Información de Interés del Bloque Inicial del EVA, se presenta el horario de atención en las dos modalidades: presenciales y a distancia.

10 10 Evaluación de los Aprendizajes La evaluación de los aprendizajes comprende evaluaciones formativas y sumativas. Las evaluaciones formativas no tienen calificación, pero permitirán al participante conocer el avance en el conocimiento adquirido. Estas constituyen preguntas de control y la realización de los problemas propuestos en las asesorías. Las evaluaciones sumativas nos permitirá medir, mediante una nota cuantitativa el proceso de enseñanza aprendizaje. Las evaluaciones a utilizar en el curso son: Bloque I - Participación en un foro y creación de un glosario, para discutir acerca de la importancia de la aplicación de la gerencia de proyectos y de las habilidades y destrezas de un gerente de proyecto. 5% - Presentación de una prueba presencial, correspondiente a la primera unidad 25%. Bloque II - Elaboración de un informe acerca de los criterios de selección de un proyecto 5% - Entrega de Proyecto: Fase de Iniciación y Planificación 10% - Presentación de una prueba presencial, correspondiente a la segunda unidad 25%. Bloque III - Entrega de Proyecto: Cronograma de Proyecto 10% - Entrega de Proyecto: Fase de Control, Seguimiento y Cierre 5% - Presentación de una prueba presencial, correspondiente a la tercera y cuarta unidad 20%. En el Programa de la Asignatura, podrás observar al final del mismo el Plan de Evaluación.

11 11 Proceso de Aprendizaje - Desarrollo de los Contenidos Ahora bien, concéntrate ahora en comprender y analizar los contenidos que a continuación se presentan UNIDAD I - Fundamentos de la Gerencia de Proyectos El Objetivo Terminal de esta unidad es: Comprender la importancia de la gestión de proyectos en el desempeño profesional de los participantes. Los Objetivos Específicos son: - Definir el marco conceptual de la gerencia de proyectos. - Determinar la importancia de la aplicación de los fundamentos de la gerencia de proyectos para el manejo efectivo de los proyectos - Identificar los procesos que comprende la gerencia de proyectos. - Conocer las destrezas básicas de un gerente de proyecto. Los temas que corresponden a esta unidad son: 1. Proyecto. Definición. Proyectos Vs Operaciones. 2. Grupo de Procesos de los Proyectos. Iniciación. Planificación. Ejecución. Monitoreo y Control. Cierre 3. Destrezas básicas de la Gerencia de Proyectos. Liderazgo Comunicación. Creación de un Equipo y Motivación. Negociación y Resolución de Problemas El contenido programático correspondiente al Tema 1, se encuentra en las páginas indicadas de los libros señalados abajo. Revisa la sección de Libros Digitalizados en el Aula Virtual

12 12 Tema 1: - Guía de los Fundamentos de Proyectos páginas: 5 8. Desde la sección 1.2 Qué es un proyecto? hasta la sección 1.3 Qué es la dirección de proyectos? - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers páginas: 3 6. Desde la sección What Is a Project? Hasta la sección - How Projects Come About. ACTIVIDAD DE CONTROL: Esta primera parte es muy importante, ya que para poder emplear las herramientas para gestión de proyectos, es fundamental comprender la importancia de la misma. En nuestra aula virtual debes señalar con tus propias palabras la importancia que consideras tiene la gerencia de proyecto y participes en el foro de aprendizaje destinado para tal fin: Importancia de la Gerencia de Proyectos (Calificación 2%) Abordemos ahora el Tema 2, correspondiente al Ciclo de Vida o Fases del Proyecto. El contenido programático se encuentra en los libros citados a continuación: Tema 2: - Guía de los Fundamentos de Proyectos páginas: Desde la sección 2.1 Ciclo de vida del proyecto hasta la sección Características de las fases del proyecto. - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers páginas: La sección - Overview of the Project Process Groups.

13 13 Finalizamos esta unidad con el Tema 3: Destrezas básicas de la Gerencia de Proyectos. El contenido programático se encuentra en los libros citados a continuación: Tema 3: - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers páginas: La sección - Key Project Management Skills. - Guía de los Fundamentos de Proyectos página: 15, La sección Habilidades interpersonales. ACTIVIDAD DE CONTROL: Ya tienes toda la información básica de los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos, Buen Inicio! Ahora te invito a que participes en la creación de un glosario de las Habilidades y destrezas de un gerente de proyecto (Calificación 3%), siguiendo el enlace al Aula Virtual, siguiendo los lineamientos señalados. Para facilitar tu aprendizaje revisa los Recursos que se presentan en el Aula Virtual.

14 14 Debes estar atento revisando la Cartelera Informativa y el Calendario ya que se te informará la fecha y lugar para presentar el 1er Examen Parcial correspondiente al 1er Bloque de Evaluación (Calificación 25%) Recuerda que no estás solo, si tienes cualquier duda puedes canalizarla por el foro del Centro de Apoyo o el Chat o enviarme un mensaje o correo electrónico. UNIDAD II - Iniciación y Planificación del Proyecto El Objetivo Terminal de esta unidad es: Emplear las herramientas para la iniciación y planificación de un proyecto. Los Objetivos Específicos son: - Identificar los procesos de iniciación y planificación de un proyecto. - Emplear las herramientas para la iniciación y planificación de proyectos. Los temas que corresponden a esta unidad son: 1. El proceso de iniciación del proyecto. Justificación de negocio para el proyecto. Estimaciones de costos de alto nivel para el proyecto. Interesados del proyecto (stakeholder, sponsor). Prioridad del proyecto frente a otros. Criterios de selección del proyecto. Objetivo, alcance, entregables y los criterios de aceptación del proyecto. Requerimientos del proyecto. Documentar Supuestos y Restricciones. Factores Críticos de Éxito. 2. Planificación del Proyecto: Plan de Comunicaciones, Reporte de Avance del Proyecto (Formulario), Reporte Seguimiento de Acciones (Formulario), Equipo de Proyecto. Asignación de Roles y Responsabilidades (Equipo de Proyecto y Estructura Gráfica), Lista de Materiales y Matriz de Riesgos. Al inicio de esta Unidad, debes agruparte en un equipo para que puedan lograr el aprendizaje de una forma colaborativa. Debes estar atento en la Cartelera Informativa o en el Calendario para que conformen equipos de trabajo con el que van a trabajar durante el curso. A continuación el enlace al mismo Conformación de Equipos de Trabajo en el EVA.

15 15 El contenido programático correspondiente al Tema 1, se encuentra en las páginas indicadas del libro señalado abajo. Revisa la sección de Libros Digitalizados en el Aula Virtual Tema 1: El Proceso de Iniciación del Proyecto - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers Justificación de negocio para el proyecto. Estimaciones de costos de alto nivel para el proyecto. Páginas: Interesados del proyecto (stakeholder, sponsor) páginas Prioridad del proyecto frente a otros. Criterios de selección del proyecto. Páginas Objetivo, alcance, entregables y los criterios de aceptación del proyecto. Páginas Requerimientos del proyecto. Páginas Documentar Supuestos y Restricciones. Factores Críticos de Éxito. Página 95. ACTIVIDAD DE CONTROL: La fase de iniciación del proyecto es fundamental para el arranque o selección del proyecto. Por equipo, elaboren un Informe acerca de los criterios de Selección del Proyecto, siguiendo los lineamientos señalado. Criterios de Selección de un Proyecto (Calificación 5%) Sigamos con el Tema 2, correspondiente a la Planificación del Proyecto. contenido programático se encuentra en los libros citados a continuación: El Tema 2: Planificación del Proyecto - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers Plan de Comunicaciones. Páginas: Reporte de Avance del Proyecto (Formulario). Páginas: Reporte Seguimiento de Acciones (Formulario). Páginas: Equipo de Proyecto. Asignación de Roles y Responsabilidades (Equipo de Proyecto y Estructura Gráfica). Páginas: Lista de Materiales. Páginas: Matriz de Riesgos. Páginas:

16 16 ACTIVIDAD DE CONTROL: Ya conoces los procesos de iniciación y planificación de un proyecto y las herramientas a emplear en estas fases, A iniciarte en tu formación como Gerente de Proyectos! Cómo primera actividad en tu proyecto deben desarrollar las herramientas para estas primeras fases, siguiendo los lineamientos señalados en la 1era Entrega del Proyecto Iniciación y Planificación (Calificación 10%). Se dispondrá de un Chat, para dictar Asesorías para 1era Entrega del Proyecto revisar la Cartelera Informativa o el Calendario para más detalles acerca de la fecha y hora. Para facilitar tu aprendizaje revisa los Recursos que se presentan en el Aula Virtual. Debes estar atento revisando la Cartelera Informativa ya que se te informará la fecha y lugar para presentar el 2do Examen Parcial correspondiente al 2do Bloque de Evaluación (Calificación 20%) Recuerda que no estás solo, si tienes cualquier duda puedes canalizarla por el foro del Centro de Apoyo o el Chat o enviarme un mensaje o correo electrónico. UNIDAD III - Construcción del Cronograma del Proyecto El Objetivo Terminal y el Objetivo Específico de esta unidad es: Elaborar el cronograma del proyecto. Los temas que corresponden a esta unidad son:

17 17 1. Cronograma del Proyecto. Creando la EDT del Proyecto (Gráfico), Cronograma del Proyecto: con recursos y materiales (con Disponibilidad) Estimación de Tiempos Considerando Escenarios (Optimista - Mas Probable - Pesimista). Secuenciando Tareas. Ruta Crítica. Presupuesto del Proyecto. El contenido programático correspondiente al Tema 1, se encuentra en las páginas indicadas del libro señalado abajo. Revisa la sección de Libros Digitalizados en el Aula Virtual Tema 1: Cronograma del Proyecto - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers Creando la EDT del Proyecto (Gráfico). Páginas: Cronograma del Proyecto: con recursos y materiales (con disponibilidad). Páginas: 214 Estimación de Tiempos Considerando Escenarios (Optimista - Mas Probable - Pesimista). Páginas: Secuenciando Tareas. Páginas: Ruta Crítica. Páginas: Páginas: Presupuesto del Proyecto. Páginas: ACTIVIDAD DE CONTROL: Felicitaciones! Ya has revisado los elementos para la construcción del cronograma, ahora manos a la obra, sigue los lineamientos señalados en la 2da Entrega del Proyecto Cronograma del Proyecto (Calificación 10%). Se dispondrá de un Chat, para dictar Asesorías para 2da Entrega del Proyecto revisar la Cartelera Informativa o el Calendario para más detalles acerca de la fecha y hora. Para facilitar tu aprendizaje revisa los Recursos que se presentan en el Aula Virtual. Recuerda que no estás solo, si tienes cualquier duda puedes canalizarla por el foro del Centro de Apoyo o el Chat o enviarme un mensaje o correo electrónico.

18 18 UNIDAD IV Control, Seguimiento y Cierre del Proyecto El Objetivo Terminal de esta unidad es: utilizar las herramientas para el seguimiento, control y cierre de un proyecto. El Objetivo Específico es: - Aplicar las herramientas para el seguimiento, control y cierre de un proyecto. Los temas que corresponden a esta unidad son: 1. Control y Seguimiento del Proyecto: Procedimiento de Control de Cambios, Formularios de Control de Cambios y de Seguimiento a Cambios. Procedimiento de Control de Documentos del Proyecto (Estructura de Directorio) 2. Cierre del Proyecto: Formulario de Aceptación de Entregables, Cierre de Contrato. Documentar lecciones aprendidas. Archivar Documentos del Proyecto. El contenido programático correspondiente al Tema 1, se encuentra en las páginas indicadas del libro señalado abajo. Revisa la sección de Libros Digitalizados en el Aula Virtual Tema 1: Control y Seguimiento del Proyecto - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers Procedimiento de Control de Cambios. Páginas Formularios de Control de Cambios y de Seguimiento a Cambios. Páginas: Procedimiento de Control de Documentos del Proyecto (Estructura de Directorio). Páginas: , Abordemos ahora el Tema 2, correspondiente al Cierre del Proyecto. El contenido programático se encuentra en los libros citados a continuación: Tema 2: Cierre del Proyecto - Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers Formulario de Aceptación de Entregables. Páginas: Cierre de Contrato. Páginas: 294 Documentar lecciones aprendidas. Páginas:

19 19 Archivar Documentos del Proyecto. Páginas: ACTIVIDAD DE CONTROL: Al concluir esta unidad hemos completado todas las fases para realizar una gestión exitosa de proyectos empleando las herramientas que facilitan esta gestión. Estamos en la etapa final! Para culminar el proyecto, debes desarrollar las herramientas para estas últimas fases, siguiendo los lineamientos señalados en la 3era Entrega del Proyecto Control, Seguimiento y Cierre de Proyectos, (Calificación 10%). Se dispondrá de un Chat, para dictar Asesorías para 3era Entrega del Proyecto revisar la Cartelera Informativa o el Calendario para más detalles acerca de la fecha y hora. Para facilitar tu aprendizaje revisa los Recursos que se presentan en el Aula Virtual. Debes estar atento revisando la Cartelera Informativa ya que se te informará la fecha y lugar para presentar el 3er Examen Parcial correspondiente al 2do Bloque de Evaluación (Calificación 20%) Recuerda que no estás solo, si tienes cualquier duda puedes canalizarla por el foro del Centro de Apoyo o el Chat o enviarme un mensaje o correo electrónico. Lectura recomendada: Puedes complementar la información acá suministrada, revisando el texto complementario y la información disponible en los sitios web recomendados en la sección de fuentes de información.

20 20 Referencias Título: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) Tercera Edición (2004) Autor: Project Management Institute. Editorial: Project Management Institute. Título: Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers (2007) Autor: Heldman, Kim. Heldman, Williams. Editorial: Empresa Editora Macro E.I.L.R. Lima Perú. Project Management Institute.

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