Documentación Técnica

Transcripción

1 Documentación Técnica

2 1 Sesión No. 6 Nombre: Mapeo de información. Parte I. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante conocerá formas distintas de presentar la información utilizando la herramienta del Mapeo de Información. Contextualización Existen distintas formas de aprender. Hay tipos de aprendizaje visuales, auditivos o kinestésicos. Siendo este un curso de documentación técnica, tenemos que darle prioridad a los aprendizajes visuales y auditivos, aunque estos posteriormente se volverán kinestésicos (claro, si los explicamos bien). Buscando expandir las fronteras del aprendizaje visual en la sesión de hoy conoceremos la herramienta del Mapeo de Información. Esta herramienta nos dará ideas de cómo incluir aspectos gráficos en el desarrollo de nuestros documentos.

3 2 Introducción al tema Hay veces que el escribir las cosas no satisface las necesidades comunicativas, hay veces que es necesario presentar la información de manera diferente. Para estas ocasiones existe lo que se llama el Mapeo de Información. Si te fijas, todas las sesiones de este curso se han realizado siguiendo el principio del mapeo de información: todas cuentan con el mismo sistema de fragmentación (objetivo, contextualización, introducción y demás) y buscan cumplir con los principios básicos. Con la finalidad de que todo quede más claro, en la presente sesión veremos a qué se refiere el Mapeo de Información así como sus principios. Lo que se busca es proponer una manera de distribuir la información que sea más fácil de comprender por el lector. Como verás en sus principios, poco a poco iremos quedándonos con lo más relevante y esencial de la información de manera escrita para apoyarnos en representaciones gráficas y las posibilidades que estas presentan.

4 3 Explicación 3.1. Conceptos básicos El Mapeo de Información, de acuerdo al postulado de Robert E. Horn (1974) es un método que permite mejorar la comunicación técnica. Es un sistema de principios y procesos para identificar, categorizar, interrelacionar, secuenciar y presentar la información de manera gráfica. Lo innovador de este sistema es que permite remplazar el párrafo (en prosa) con bloques de información. De esta manera la información se presenta en un sistema modular de clasificación que puede ser utilizada como un formato unificado para distintos tipos de presentaciones. Las características fundamentales del Mapeo de Información son identificar, categorizar, interrelacionar y representar gráficamente. Fuente: Principios del mapeo de información El mapeo de información está basado en siete principios básicos de la comunicación, los cuales aseguran un estilo de escritura. Los principios son: 1. Fragmentación. Consiste en organizar la información en unidades pequeñas y manejables: no más de nueve piezas de información

5 4 (párrafos, ilustraciones, tablas). Las ventajas de la fragmentación es que se aumentan las posibilidades de comprensión así como la velocidad de búsqueda y acceso a la información. La mente humana tiende a agrupar los objetos en categorías (venenosos/ no venenosos; sabroso/ desabrido), por lo tanto la fragmentación de un mapa de información tiene que transmitir de manera clara las categorías que el autor haya decidido. 2. Relevancia. Este principio busca asegurar que la información contenida en un fragmento se refiera a una sola idea. Para lograrlo se deben de unir las ideas similares y eliminar las que no tengan relación entre sí. Lo importante es que todo se refiera a un mismo tema, sin importar si son oraciones, imágenes o diagrama. Los beneficios que permite el principio de relevancia es el ahorro de tiempo del lector. Esto último puede parecer extraño, sin embargo, si lo piensas bien, si en un fragmento sólo hay información relevante de una misma clase, el lector no debe de cambiar la velocidad o ritmo de lectura; cosa que sí pasaría en caso de que hubiera información irrelevante o material extraño. 3. Etiquetado. Después de haber organizado la información, es recomendable que los escritores le coloquen una etiqueta de información a cada unidad. Al sobresalir del texto, su acceso a la información es más sencillo; funciona como avance a la organización mental del lector. 4. Consistencia. El principio de consistencia puede dividirse en dos: la redacción y en la presentación visual del documento. En cuanto a la redacción, aunque muchas técnicas tradicionales motivan a los escritores a utilizar variedad lingüística para entretener, en el caso de los documentos técnicos lo que se busca es que el lector comprenda de manera fácil la información que se le presenta. Es por esto que se recomienda evitar utilizar lenguaje muy variado y que se preste a malinterpretaciones. La presentación visual consiste en las palabras, etiquetas, formatos, organización y secuencias similares para temas

6 5 semejantes. Es lo mismo que se había mencionado en cuanto a estilo de un documento técnico en la sesión anterior, sólo que esta vez se trata de mapeo de información. 5. Gráficas integradas. Dentro del mapeo de información, los diagramas, tablas, ilustraciones son parte integral del documento y no un complemento. Hay distintas formas de aprender, y algunos adultos se ven beneficiados si los documentos se apoyan de ilustraciones u otros elementos gráficos. 6. Detalles accesibles. Los documentos técnicos deben escribirse con la finalidad de darle al lector lo que necesita donde lo necesita. Un buen mapa de información dentro de un documento técnico debe de incluir visiones generales, resúmenes, descripciones, diagramas y ejemplos claramente etiquetados para presentar toda la información abstracta. Todo esto porque el cerebro trabaja mejor cuando los principios abstractos, conceptos y procedimientos se apoyan y explican con ejemplos concretos. 7. Jerarquía de fragmentos y etiquetas. Pensemos en un ejemplo donde hayan veinticinco reactivos a analizar. Como vimos en el principio de fragmentación, el cerebro humano no puede manejar más de nueve piezas de información a la vez, es por eso que en lugar de presentar los veinticinco reactivos, es mejor poner un número menor de categorías donde se agrupen los veinticinco. El principio de jerarquía de fragmentos y etiquetas se trata de ponerle a dichos principios previamente designados.

7 6 Fuente: Al igual que la policía, los mapas deben de contar con cierta jerarquía que lleve al orden.

8 7 Conclusión Como pudimos ver, existen distintas maneras de presentar y concebir la información, no sólo a través de texto. La tecnología cada vez nos brinda más herramientas para poder organizar y presentar los datos así que por qué no aprovecharlo? Lo importante es no dejar a un lado los principios de fragmentación, relevancia, etiquetado, consistencia, gráficas integradas, detalles accesibles y jerarquía. Esto nos permitirá seguir creando documentos claros y fáciles de leer y comprender. Hay que tener en mente que esa es siempre nuestra finalidad. En las siguientes sesiones estaremos entrando cada vez más a fondo a cómo mapear la información, así que espera aprender sobre unidades de información, etiquetas de bloques, tipos de información, bloques clave, ilustraciones y tipografía.

9 8 Para aprender más Infotecarios (2013). Un poco acerca del Mapeo de la información. Información disponible en: El siguiente clip nos demuestra un tipo de Mapeo de información fuertemente básado en gráficos y audio. Cómo crees que comprenderías y aprenderías mejor de esta manera o leyendo un texto al respecto del mismo autor? Videos interesantes subtitulados (2010) De dóde vinene las buenas ideas? Video disponible en: 1E4E&index=2

10 9 Actividad de aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad que se entrelaza con la realizada en la quinta sesión de este curso. 1. Revisa el documento técnico realizado en la sesión anterior. Revisa los distintos fragmentos en los que podría dividirse y aplícalos. En este nuevo documento técnico deben de poderse notar los principios del mapeo de información. 2. Para finalizar, en un párrafo justificarás los momentos donde se utilizaron cada uno de los siete principios. Puedes realizarla en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo en formato PDF, y entregarlo de acuerdo a las indicaciones de tu profesor. Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Carátula. Ortografía y redacción. El uso de cada uno de los principios del mapeo de información en el documento anteriormente trabajado.

11 10 Cibergrafía Horn, Robert. (1974). Information Mapping. Revista Training in Business and Industry. Vol.11, No. 3. Recuperado del sitio web de Stanford el 17 de Julio de 2015 en: pdf Infotecarios (2013). Un poco acerca del Mapeo de la información. Información disponible en: UNID (s/d). Mapeo de información. UNID. Recuperado el 17 de julio de2015 de: Videos interesantes subtitulados (2010) De dóde vinene las buenas ideas? Video disponible en: ndex=2