MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DE LA MESA SECTORIAL

Transcripción

1 CONSEJO NACIONAL DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO (CONASA) MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DE LA MESA SECTORIAL TEGUCIGALPA, M.D.C. Pág.: 1 de 18

2 CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES a.- La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento se organizó originalmente en el año 2000 y fue relanzada el 2 de Mayo de Su creación se basó en el seguimiento a los Principios de los Acuerdos de Estocolmo originados de la segunda reunión del Grupo Consultivo para la Reconstrucción de Centroamérica, efectuada en Mayo de b.- Es de destacar, que la Mesa de Agua y Saneamiento ha sido una de las primeras mesas sectoriales creadas desde los acuerdos de Estocolmo, y ha sido un eje fundamental en las discusiones sobre el desarrollo del sector en los primeros años del nuevo siglo. Prueba de ello, resulta que bajo la tutela de la Mesa Sectorial, se fomentó la elaboración y aprobación del Plan Estratégico de Modernización del Sector Agua Potable y Saneamiento (PEMAPS). b.- La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento impulsará el PEMAPS el cual recoge los objetivos del Milenio, la Estrategia de Reducción de la Pobreza y las prioridades del Plan de Gobierno Art. 1. Objetivo General 1 : La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento será una instancia de diálogo y negociación entre el Gobierno y la Comunidad Cooperante para enriquecer las políticas, los planes nacionales y para apoyar la implementación del PEMAPS a través de un Enfoque Sectorial. La Mesa conducirá al progresivo alineamiento y armonización 2 de la ayuda oficial al desarrollo, bajo el liderazgo del Gobierno. La Sociedad Civil participará en la Mesa Sectorial con el objeto de conocer los avances y dificultades del proceso, dar seguimiento a los acuerdos nacionales y hacer propuestas para su mejor cumplimiento. Art. 2. Objetivos Específicos: 2.1. Fomentar la Política Nacional de Agua y Saneamiento, por medio de la ejecución del Plan Estratégico de Modernización del Sector Agua Potable y Saneamiento y los Planes Sectoriales Facilitar la participación activa y efectiva de los distintos actores en el diálogo tendente al desarrollo del Sector Agua y Saneamiento del país. 1 Los objetivos trazados son reflejo de la Declaración de Paris (2005), de la cual Honduras ha sido signataria, y cuyos principales apartados apuntan al: 1) Apropiación y Liderazgo, 2) Alineamiento, 3) Armonización, 4) Gestión por Resultados, 5) Corresponsabilidad. 2 Alineamiento: Compromiso de los cooperantes para ajustar su apoyo a las estrategias, planes, instituciones, procedimientos, mecanismos de intervención y sistemas del país socio (relación país socio - cooperante). Armonización: Compromiso de los cooperantes para coordinarse entre ellos, de manera que maximicen la eficacia colectiva de la ayuda bajo el liderazgo del país socio (relación cooperante - cooperante). Pág.: 2 de 18

3 2.3. Dar seguimiento a la articulación de las Instituciones Gubernamentales Nacionales y la Cooperación Internacional, para el desarrollo, ejecución, monitoreo y evaluación de los Planes, Programas, Proyectos y Presupuestos del Sector Promover espacios de diálogo, intercambio de información y coordinación entre las Instituciones del Gobierno, la Comunidad Cooperante y la Sociedad Civil del Sector Impulsar los procesos de alineamiento y armonización de las ayudas al desarrollo 3. Art. 3. Estructura Organizativa 3.1. El siguiente organigrama ilustra la organización de la Mesa Sectorial, la cual consiste en 3 instancias principales, así: La Mesa, o Asamblea de Participantes El Comité Técnico, y Los Grupos de Trabajo. 3 En materia de alineamiento se espera trabajar en: Alineamiento de la cartera de proyectos nuevos y en ejecución, Incorporación de los Recursos externos al presupuesto, Compromisos de desembolsos multianuales, Nuevas modalidades de cooperación: Fondos Comunes, Apoyo Presupuestario, Empleo de indicadores e informes nacionales, Cooperación Técnica alineada con planes de fortalecimiento institucional, incremento de los procedimientos nacionales de adquisiciones, vincular el financiamiento con un marco único de condiciones. En materia de Armonización: Crear mecanismos para racionalizar y evitar duplicaciones en los estudios analíticos, Términos de Referencia para misiones conjuntas Pág.: 3 de 18

4 a) Estructura y Funcionamiento de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: 3.2. La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento se constituye en la instancia para aprobar Reglamentos, Manuales y Planes de Trabajo de la Mesa La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento estará presidida por el/la Presidente(a) del Consejo Nacional de Agua Potable y Saneamiento (CONASA) o su representante. La Secretaría de la Mesa y los aspectos operativos y de seguimiento estarán a cargo del Secretario Ejecutivo del CONASA La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento se reunirá en sesiones ordinarias de acuerdo a una agenda básica de reuniones propuesta por el Comité Técnico, las que se realizarán de manera trimestral La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento se reunirá en sesión extraordinaria así: A solicitud por escrito de alguno de sus miembros, para atender temas de relevancia o interés común. A solicitud de la máxima autoridad de la Mesa representada por el/la Presidente(a) o por el Secretario. A solicitud del Comité Técnico Dicha solicitud se presentará al Secretario de la Mesa, quién gestionará su aprobación ante el Presidente de la Mesa, y realizará la convocatoria correspondiente. b) Estructura y Funcionamiento del Comité Técnico 3.6. El Comité Técnico se constituye como la instancia de seguimiento que tendrá carácter ejecutivo y de accionar permanente de la Mesa.-Deberá garantizar la operatividad y el funcionamiento eficaz de la misma, sin tener atribuciones de representación ni aprobación de acuerdos, que son exclusivas de la Mesa El Comité Técnico tendrá un Coordinador(a) que será designado por el Secretario Ejecutivo del CONASA El Comité Técnico podrá tener un Asistente Técnico, el que tendrá entre otras de sus responsabilidades, apoyar y dinamizar el trabajo diario del Comité y de los Grupos de Trabajo El Comité Técnico se reunirá en sesiones ordinarias de acuerdo a la agenda básica de reuniones establecida, que se realizarán con una frecuencia mínima de una por mes, o según la demanda que el Plan de Trabajo exija. Pág.: 4 de 18

5 3.10. El Comité Técnico se reunirá en sesión extraordinaria así: A solicitud por escrito de alguno de sus miembros para atender temas de relevancia o interés común. A solicitud del Coordinador. c) Estructura de los Grupos de Trabajo 3.11 Los grupos de trabajo se crearán con carácter temporal, conforme a las necesidades que se detecten en el marco de trabajo de la Mesa Sectorial y sus funciones estarán enmarcadas en lo establecido en los términos de referencia definidos para su creación; la integración de estos grupos se hará por solicitud de la asamblea y/o por el Comité Técnico. CAPITULO II INTEGRANTES DE LA MESA, COMITÉ TÉCNICO Y GRUPOS DE TRABAJO Art.4. Integrantes de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: 4.1. Son integrantes de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento los representantes de las Instituciones Nacionales que conforman el Sector Agua y Saneamiento, la Comunidad Cooperante que apoya al mismo y la Sociedad Civil, todos debidamente acreditados Los representantes de las Instituciones del Sector y de la Comunidad Cooperante, deberán tener alto grado de representatividad, considerando que la Mesa es un espacio de negociación y establecimiento de compromisos Los miembros de la Mesa deberán ser nombrados y acreditados por las Instituciones, Organizaciones y/ó Asociaciones a las que representan. Deberán ser acreditados un representante propietario y su respectivo suplente Las Instituciones integrantes de la Mesa deberán notificar cualquier cambio relacionado con sus representantes Los representantes de las Instituciones miembros pueden hacerse acompañar de forma ocasional por técnicos (as) de apoyo y asesores (as), previa notificación al Secretario (a) de la Mesa Son deberes de los integrantes de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: Asumir los compromisos sobre acuerdos que han sido consensuados dentro de esa instancia, con énfasis en los elementos de apropiación, alineamiento y armonización. Pág.: 5 de 18

6 Participar en las reuniones ordinarias y extraordinarias programadas. Apoyar el desarrollo de las actividades e integrar los grupos de trabajo que se conformen en la Mesa. Asistir con puntualidad y regularidad a las sesiones ordinarias y extraordinarias a que sean convocados. Informar puntual y oportunamente a las instituciones a las que representan, sobre los temas tratados en la Mesa Son derechos de los integrantes de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: Recibir ayudas memorias e informes elaboradas por el (la) Secretario (a), sobre los asuntos que se ventilen en el seno de la Mesa. Participar en la concertación de acuerdos y compromisos de la Mesa Instituciones Nacionales del Sector Agua y Saneamiento Integrantes de la Mesa: La Mesa se conformará con aquellas instituciones que participan en el desarrollo del Sector Agua y Saneamiento y que han sido debidamente acreditadas, entre otras: a. Del Gobierno Secretaría de Salud Pública. Secretaría de Gobernación y Justicia. Secretaría de Recursos Naturales y Ambiente (SERNA). Secretaría de Finanzas (SEFIN). Secretaría de la Presidencia o Unidad de Apoyo Técnico (UNAT) o Comisión Presidencial de Modernización del Estado (CPME). Secretaría Técnica de Cooperación (SETCO). Secretaría Técnica del CONASA (SANAA). Ente Regulador de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento (ERSAPS). Fondo Hondureño de Inversión Social (FHIS). b. De la Sociedad Civil Foro Nacional de Convergencia (FONAC). Consejo Consultivo de la Estrategia de la Reducción de la Pobreza (CCERP). Red de Agua y Saneamiento de Honduras (RAS-HON). Asociación Hondureña de Juntas de Agua (AHJASA). Asociación de Municipios de Honduras (AMHON). Representante de ONGs del Sector. Representante de los Usuarios de los servicios APS. Colegio de Ingenieros Civiles de Honduras (CICH). AIDIS, Capítulo Honduras. c. De las Organizaciones Internacionales Pág.: 6 de 18

7 Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Banco Mundial (BM). Cooperación Japonesa (JICA). Unión Europea (UE). Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE). Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE). Agencia Sueca para el Desarrollo Internacional (ASDI). Agencia de los Estados Unidos para la Ayuda Internacional (USAID). Fondo de la Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF). Organización Panamericana de la Salud (OPS). Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI). Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID). Cooperación Italiana. Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). CATIE FORCUENCAS SNV WORLD 4.9. Podrán participar en las reuniones de La Mesa invitados (as) especiales Integrantes del Comité Técnico Será un grupo conformado por un número no mayor de 12 miembros: a. Por el Sector Gobierno se integrarán seis (6) representantes: Miembro designado por el Secretario Ejecutivo del CONASA. Miembro designado de la Secretaría Técnica del CONASA (SANAA). Analista de la Secretaría Técnica del Ministerio de la Presidencia, (SDP- UNAT) Miembro designado de la Secretaría de Salud. Miembro designado del Ente Regulador de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento (ERSAPS). Miembro designado de la Secretaría de Finanzas. b. Por la Sociedad Civil se integrarán tres (3) delegados, representantes de las organizaciones miembros de la Mesa. c. Por la Comunidad Cooperante se integrarán tres (3) representantes de la Mesa de Cooperantes, que trabajan en el tema de agua y saneamiento: 1 delegado entre las agencias multilaterales en el país. 1 delegado entre las agencias de asistencia técnica del sistema de las Naciones Unidas. 1 delegado de las agencias de ayuda bilateral. Pág.: 7 de 18

8 4.11. Integrantes de los Grupos de Trabajo Serán grupos conformados por participantes de la Mesa, que manifiesten interés por algún tema particular que atañe al desarrollo del sector. CAPITULO III FUNCIONES Art. 5. De las Funciones de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: 5.1. Son funciones de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: Aprobar los procedimientos e instrumentos de apoyo para el funcionamiento de la Mesa. Dar seguimiento a la implementación de la Ley Marco del Sector de Agua Potable y Saneamiento, conocer y apoyar los Planes, Programas y Proyectos del Sector y los Planes de Gobierno relacionados con el Sector APS. Fomentar buenas prácticas en el Sector Agua y Saneamiento. Promover el avance del proceso de apropiación, alineamiento y armonización, mediante el compromiso de todos o parte de sus integrantes. Elaborar su programa de trabajo anual en concordancia con las políticas y estrategias del Sector. Conocer y vincularse a las discusiones y agendas de las otras Mesas Sectoriales por su relevancia y compatibilidad con el Sector Agua y Saneamiento. Por ejemplo con la Mesa de Salud. Conocer Información relevante que destaque las principales acciones desarrolladas por las Instituciones del Sector Agua y Saneamiento que conforman la Mesa. Dar seguimiento a la implementación del PEMAPS y el Plan Sectorial de Agua y Saneamiento Otras funciones identificadas en la Mesa. Art. 6. De las Funciones del Comité Técnico 6.1. El Comité Técnico es el órgano que operativiza el funcionamiento de la Mesa. sus funciones son las siguientes: Preparar Plan de Trabajo del Comité. Brindar Asesoría y Apoyo Técnico al desarrollo de las actividades emanadas de la mesa. Proponer temas para la Agenda de las sesiones ordinarias de la Mesa. Pág.: 8 de 18

9 Apoyar el desarrollo de las actividades de los grupos de trabajo. Preparar propuesta del Plan Anual de Trabajo de la Mesa, para ser presentado en la primera reunión de cada año. Monitorear y actualizar el Plan de Trabajo de la Mesa. Preparar Informes de los resultados, Metas y Memoria Anual de la Mesa Otras funciones que el Grupo Técnico estime conveniente. Art.7. De las funciones del Secretario de la Mesa Sus funciones como Secretario(a) de la Mesa serán las siguientes: Establecer el canal de comunicación entre las instituciones y representaciones que conforman el Sector Agua y Saneamiento. Dar seguimiento al cumplimiento de las actividades de la Mesa en general. Dar seguimiento a los acuerdos contenidos en las Actas de la Mesa. Efectuar la convocatoria a las Sesiones Ordinarias o Extraordinarias de la Mesa. Dar seguimiento y apoyo a las labores del Comité Técnico y Grupos de Trabajo. Mantener actualizado el listado de la membresía. Enviar oportunamente a la membresía la documentación necesaria para el desarrollo de la agenda de La Mesa. Establecer un sistema eficiente para el intercambio de convocatorias, invitaciones, informes, memorias y demás documentación y proponer mecanismos de coordinación. Archivar y dar seguimiento a la documentación de la Mesa. Art.8. De las funciones del Coordinador(a) del Comité Técnico de la Mesa El(a) Coordinador(a) del Comité Técnico tendrá las siguientes funciones: Coordinar y velar por el cumplimiento de las actividades del Comité Técnico. Mantener informada a la Mesa sobre los temas abordados en el Comité Técnico. Elaborar, distribuir y custodiar las Ayudas Memoria del Comité Técnico y otros documentos. Elaborar las convocatorias a las Reuniones Ordinarias o Extraordinarias del Comité Técnico. Brindar apoyo a los Grupos de Trabajo. Art. 9. De las funciones de los Grupos de Trabajo Para mejorar y garantizar el cumplimiento de las funciones de la Mesa, podrán crearse Grupos de Trabajo con carácter temporal según la necesidad; estos grupos, tendrán como función principal, el desarrollo y presentación oportuna de los trabajos encomendados. Pág.: 9 de 18

10 CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS Art. 10. Procedimientos de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento Los procedimientos que se indican servirán para definir criterios y mecanismos de funcionamiento. Se adoptarán los siguientes procedimientos de trabajo básicos: Registro de la Acreditación de los Miembros de la Mesa. Convocatoria de Reuniones Ordinarias. Convocatoria de Reuniones Extraordinarias Divulgación de las Actas de la Mesa. Preparación de Reuniones de la Mesa. Otros que se estimen convenientes Registro de la Acreditación de Representantes El/La Presidente(a) de la Mesa o su representante, solicitará a las Instituciones del Sector Agua y Saneamiento, Agencias de Cooperación y Asociaciones de la Sociedad Civil la acreditación de sus funcionarios propietarios y suplentes. La acreditación deberá hacerse por escrito y preferentemente con carácter de continuidad de al menos un año. Una vez finalizado el período de acreditación se podrá ratificar o nombrar nuevos representantes. Será causa de revocación de la acreditación, la ausencia de tres (3) reuniones consecutivas tanto de Mesa como de Comité Técnico, con la comunicación respectiva. El Secretario(a) de la Mesa será el responsable de recibir y archivar las acreditaciones y de elaborar el listado de los miembros acreditados en la Mesa Convocatorias a Reuniones Ordinarias El Secretario(a) de la Mesa será el encargado de elaborar la convocatoria y someterla a consideración y firma del Presidente del CONASA. El envío deberá hacerse al menos con diez (10) días calendario de antelación. En caso que se requiera analizar documentos de trabajo, deberán ser enviados junto con la convocatoria Convocatoria a Reuniones Extraordinarias Pág.: 10 de 18

11 El Secretario(a) de la Mesa será el encargado de elaborar la convocatoria de la reunión extraordinaria y someterla a consideración del Presidente de la Mesa. El envío deberá hacerse por escrito indicando fecha, hora, lugar y agenda a desarrollar en la reunión, con al menos tres (3) días calendario de antelación. En caso que se requiera analizar documentos de trabajo, deberán ser enviados junto con la convocatoria. Se considerará como causantes de convocatoria extraordinaria, el surgimiento de disposiciones y problemas que afecten al Sector Agua y Saneamiento y que requieran una atención inmediata en situaciones de emergencia regional o nacional que afecten a la población y otros casos que requieran el apoyo de la Mesa Divulgación de las Actas de la Mesa El Secretario(a) de la Mesa es el encargado de divulgar la documentación de la Mesa. Las Actas de la Mesa deberán ser remitidas a más tardar ocho (8) días después de haberse efectuado la sesión, se hará por medio escrito y electrónico Preparación de Reuniones El presupuesto de gastos para el funcionamiento de la Mesa de Agua y Saneamiento deberá ser incluido como renglón presupuestario del CONASA, y de manera transitoria en el presupuesto ordinario del SANAA CAPITULO V INSTRUMENTOS Art Formatos de la Mesa La Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento dispondrá de los siguientes formatos: Solicitud de Acreditación de Representantes Convocatoria de Reunión Acta de la Mesa Ayuda Memoria del Comité Técnico Plan de Trabajo Agenda básica y Programación de Reuniones Ordinarias de la Mesa Todos estos formatos se describen en los Anexos de este Manual de Funciones de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento. Pág.: 11 de 18

12 Pág.: 12 de 18 ANEXOS

13 ANEXO 1 Solicitud de Acreditación Nombre Cargo Institución u Organización Ciudad Estimado Señor(a) XXXX: Sirva la presente para solicitarles por este medio la acreditación de representantes, propietario y suplente de su Institución/Organización en la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento de Honduras. A efecto de obtener mejores resultados en el desarrollo de actividades de esta Mesa, es recomendable que los representantes formen parte de la Unidad de Planeamiento Evaluación y Gestión y/o que sean técnicos especialistas en el área de Agua y Saneamiento. Se requiere que los representantes seleccionados asuman con responsabilidad su participación y asistencia a los eventos de la Mesa, debiendo acreditarse ante el Secretario de la Mesa cuando asistan a la primera reunión a que se le convoque. Esperando su respuesta a más tardar en un término de diez días. Atentamente, Dr(a). XXX Presidente(a) CONASA Cc Secretario Ejecutivo CONASA Cc Archivo Pág.: 13 de 18

14 ANEXO 2 Convocatoria a Reunión de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento A los mencionados Al Calce: Sirva la presente para invitarles a participar en la próxima reunión Plenaria de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento: Fecha: Hora: Lugar: xxx xxx xxx En esta Plenaria se analizarán: Documentación enviada: Seguros de contar con su valiosa participación. Atentamente, Dr(a). XXX Presidente(a) CONASA Cc Secretario Ejecutivo CONASA Cc Archivo Pág.: 14 de 18

15 ANEXO 3 Acta de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento Fecha: xxx Hora: xxx Lugar: xxx Acta No.: X Agenda Hora Temática Funcionario Documentación enviada: Seguimiento de Acuerdos Anteriores Acuerdo Responsable Seguimiento Nuevos Acuerdos Acuerdo Responsable Fecha de Seguimiento/ Cumplimiento Hora de cierre de la sesión: Fecha de la próxima reunión: Participantes: Justificación de los ausentes: Pág.: 15 de 18

16 ANEXO 4 Ayuda Memoria del Comité Técnico de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento No.: XX-XXXX Fecha: xxx Hora: xxx Lugar: xxx Agenda Hora Temática Funcionario Documentación Enviada: Seguimiento de Acuerdos Anteriores Acuerdo Responsable Seguimiento Nuevos Acuerdos Acuerdo Responsable Fecha de Seguimiento/ Cumplimiento Hora de Cierre de la Sesión: Fecha de la próxima reunión: Participantes: Justificación de los ausentes. Pág.: 16 de 18

17 ANEXO 5 Agenda de Reunión Ordinaria de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento Primera Reunión Fecha: XXX de XXXX Hora: XXX Lugar: XXX Guía de Agenda Hora Actividad Responsable 08:00 08:30 Inscripción de los participantes Personal de Apoyo 08:30 08:50 Bienvenida e Introducción a la reunión: resultados esperados Presidente(a) de la mesa 08:50 09:15 Lectura y Aprobación de Agenda Secretario de la Mesa 09:15 09:40 Tema Introductorio Invitado Especial o Miembro 09:40 10:30 Tema Central de Discusión Comité Técnico de la Mesa 10:30 10:50 Puntos Varios Secretario de la Mesa 10:50 11:00 Clausura de la reunión Presidente(a) de la mesa 11:00 REFRIGERIO Documentación enviada por el coordinador(a) de Mesa: xxxx xxxx Pág.: 17 de 18

18 ANEXO 6 Agenda de Reunión Ordinaria de la Mesa Sectorial de Agua y Saneamiento Segunda Reunión Fecha: XXXX de XXXX Hora: XXX Lugar: XXX Guía de Agenda Hora Actividad Responsable 08:00 08:30 Inscripción de los participantes Personal de Apoyo 08:30 08:50 Bienvenida e Introducción a la reunión: resultados esperados Presidente(a) de la mesa 08:50 09:15 Lectura y Aprobación de Agenda Secretario de la Mesa 09:15 09:40 Informe de avance y seguimiento de acuerdos Secretario / Comité Técnico 09:40 10:30 Tema Central de Discusión Comité Técnico de la Mesa 10:30 10:50 Puntos Varios Secretario de la Mesa 10:50 11:00 Clausura de la reunión Presidente(a) de la mesa 11:00 REFRIGERIO Documentación enviada a los participantes: xxxx xxxx Pág.: 18 de 18