INVITACIÓN A COTIZAR No

Transcripción

1 CAPITULO I CONDICIONES GENERALES PARA LA INVITACIÓN A COTIZAR 1.1 FECHA DE LA INVITACIÓN: 16 de julio de OBJETO: El Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E requiere contratar el servicio de alquiler de equipos de computo que den respuesta de manera oportuna a las necesidades de los procesos, servidores y /o colaboradores del Hospital. 1.3 PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto oficial inicial para la presente invitación a cotizar es TRECE MILLONES DE PESOS ($ M/CTE), amparados con la Disponibilidad Presupuestal No de 01 de julio de 2015, el cual que deberá incluir el pago de impuestos, costo de correspondencia, transporte, garantías solicitadas y todos los demás gastos en que incurra el proponente en virtud del objeto contratado LUGAR Y FECHA LIMITE DE ENTREGA DE LA OFERTA: Las ofertas deben ser entregadas en el Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E., en la Diagonal 34 No 5-43 hasta las 3:30 pm, el día 22 de julio de PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS. Las propuestas deben presentarse en MEDIO MAGNÉTICO (CD) (Se deben escanear la totalidad de los documentos en su respectivo orden en un solo archivo PDF e incluir en archivo aparte la propuesta económica en formato PDF y Excel) Y UNA (1) COPIA FISICA), las cuales deben ser foliadas, especificando el número de folios en el ÍNDICE DE LA PROPUESTA. 1.6 CRONOGRAMA DEL PROCESO PROCEDIMIENTO Publicación Invitación 16 de julio de 2015 Audiencia de presentación de observaciones y respuesta a observaciones Presentación de propuestas FECHA 21 de julio de 2015 a las 3:30 p.m. Evaluación y comunicación de resultados 23 de julio de 2015 Audiencia de observaciones a los resultados, respuesta a las observaciones, adjudicación y suscripción del contrato. 22 de julio de 2015 hasta las 3:30 p.m. 24 de julio de 2015 a las 3:30 p.m. 1.7 OBSERVACIONES. Los proponentes podrán presentar observaciones a los términos de la presente invitación a cotizar hasta las 24 horas anteriores a la fecha y hora de presentación de ofertas. La Entidad responderá a las observaciones planteadas a medida que estas lleguen y se enviarán al correo electrónico de todos los invitados al proceso; no obstante, se fija como fecha y hora límite de respuesta a las observaciones hasta las 12 horas anteriores a la fecha y hora de presentación de ofertas. 1.8 ACLARACIONES. La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados por EL HOSPITAL en cualquier momento, hasta antes de la adjudicación. 1.9 SUSCRIPCIÓN Y LEGALIZACION DEL CONTRATO. El proponente seleccionado deberá suscribir el contrato, en el término indicado y deberá legalizarlo a través de la aprobación de pólizas y demás documentación exigida por el Hospital, dentro de los cinco (5) días hábiles a la suscripción, enviando los documentos respectivos a la Oficina Jurídica del Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E., ubicado en la Diagonal 34 No 5-43 Sede Administrativa, de la ciudad de Bogotá D.C.

2 1.10 INFORMACIÓN DE CONTACTO: Correo electrónico: Dirección: Diagonal 34 No.5 43 Barrio La Merced. Teléfono: Ext CAPITULO II DOCUMENTOS QUE DEBEN ANEXAR TODOS LOS PROPONENTES EN SUS OFERTAS. 2.1 DE CARÁCTER JURIDICO. FACTOR HABILITADOR Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes con relación a la fecha de presentación de la propuesta Certificado de Matricula de Persona Natural en Cámara de Comercio con fecha de expedición no mayor a un (1) mes con relación a la fecha de presentación de la propuesta. En el caso de ser persona natural debe estar matriculado en las actividades objeto de la presente invitación a cotizar Registro Único Tributario Actualizado Registro de Identificación Tributaria Fotocopia de la Cédula de ciudadanía del Representante Legal Certificado de Antecedentes Fiscales del Representante Legal y persona jurídica de la Contraloría General de la República Certificado de Antecedentes disciplinarios del Representante Legal y persona jurídica de la Procuraduría General de la Nación Certificado de Antecedentes disciplinarios del Representante Legal de la Personería de Bogotá, D.C Antecedentes judiciales de la Policía Nacional Declaración juramentada de inhabilidades e incompatibilidades Certificación de afiliación y pago al Sistema Integral de Seguridad Social y parafiscales. En el caso que la Sociedades, Personas Jurídicas y Asimiladas sean contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios y sujetos pasivos del impuesto sobre la renta para la equidad CREE y por consiguiente estén exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) según lo establecido en la ley 1607 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 862 de 2013, deberán ponerlo de presente por medio de un documento emanado por el representante legal y Revisor Fiscal Vigencia de la propuesta. Validez mínima de tres (3) meses, contados a partir de la fecha límite de la recepción de la misma. 2.2 ASPECTOS FINANCIEROS DOCUMENTOS HABILITANTES FINANCIEROS Los oferentes deben aportar los documentos que informan sobre su situación financiera. 1. Balance General Estructura en corriente y no corriente a diciembre 31 de Estado de resultados a diciembre 31 de Certificación de estados financieros a diciembre 31 de Dictamen de Estados Financieros a diciembre 31 de 2014 cuando aplique. 5. Declaración Tributaria de Impuesto sobre la Renta y Complementarios del año 2014 de acuerdo a las fechas de vencimiento. 6. Certificado de antecedentes disciplinarios del contador y del revisor fiscal vigente, expedido por la Junta Central de Contadores. 7. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador y del revisor fiscal.

3 2.3 DE CARÁCTER TÉCNICO. FACTOR HABILITADOR: a) Certificación o certificaciones de experiencia relacionadas con el objeto de la presente invitación, las cuales sumadas deben ser iguales o superiores a dos años y por un valor mínimo de $ b) Certificación que indique que los equipos se encuentran en perfectas condiciones de funcionamiento y que su vida útil no es superior a dos años. c) Certificación Rentall Rights. 2.4 DE CARÁCTER ECONÓMICO: Propuesta económica en la que se especifique el valor total propuesto por el oferente de acuerdo al ítem requerido en cumplimiento de las obligaciones contractuales y valores agregados adicionales a los referidos en la presente invitación. (Diligenciar Anexo No. 1) EL HOSPITAL SE RESERVA EL DERECHO A RECHAZAR PROPUESTAS ARTIFICIALMENTE BAJAS EN TÉRMINOS DE COSTO / PRODUCTO. CAPITULO III PROCEDIMIENTOS Y ETAPAS DE LA SELECCIÓN OBJETIVA El Hospital se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento a los oferentes aclaraciones, documentos o información subsanable de las propuestas, sin que ello de lugar al mejoramiento, adición o modificación de la propuesta. 3.1 EVALUACION JURÍDICA - FACTOR HABILITADOR. En la evaluación jurídica se determinará si el proponente y los documentos de contenido jurídico, cumplen o no con los requisitos legales establecidos en el capítulo II (numeral 2.1) de la presente invitación. Esta evaluación es competencia del Asesor Jurídico. Es factor eliminatorio y no da puntaje. Su resultado será CUMPLE o NO CUMPLE. 3.2 EVALUACION TÉCNICA - FACTOR HABILITADOR. Se determinará si el proponente y los documentos de contenido técnico, cumplen o no con los requisitos establecidos en el capítulo II (numeral 2.3) de la presente invitación. Esta evaluación es factor eliminatorio y no da puntaje. Su resultado será CUMPLE o NO CUMPLE. 3.3 EVALUACIÓN FINANCIERA FACTOR HABILITADOR. Se estudiará el estado financiero del oferente con base en los documentos exigidos en la presente invitación, dando aplicación a los indicadores y formulas que a continuación se relacionan: INDICADOR FINANCIERO Razón corriente o Solvencia Nivel de endeudamiento Capital de trabajo Solvencia = Activo Corriente / Pasivo Corriente N.E. = (Pasivo Total / Activo Total) x 100 C.T. = Activo Corriente Pasivo Corriente Tomado de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2014, deberá ser igual o superior a 1 para que la oferta sea tenida en cuenta. Tomado de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2014, deberá ser inferior o igual al 80% para que la oferta sea tenida en cuenta. Tomado de los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2014, deberá ser igual o superior al presupuesto oficial para que la oferta sea tenida en cuenta. 3.4 OFERTA ECONÓMICA (máximo puntaje 100 puntos). Corresponderá al valor de la propuesta económica en la que se especifique el valor propuesto para cada necesidad del Hospital y el valor total de la oferta, así como los conceptos sujetos a IVA y en caso de ofertar cualquier clase de descuentos deberá establecer las condiciones para los mismos y valores agregados adicionales a los referidos en la presente invitación a cotizar.

4 El mayor puntaje le será asignado al proponente cuya propuesta de precios sea más favorable para el Hospital, garantizando el cumplimiento del contrato, en consecuencia, se realizará cuadro comparativo de ofertas, otorgando el mayor puntaje de cien (100) puntos, a la oferta más económica, las demás en forma inversamente proporcional. NOTA: La propuesta debe ser presentada de forma total y así mismo se calificará y se asignará el puntaje correspondiente. Si no se diligencia la totalidad del Anexo 1 (Propuesta Económica), la propuesta será rechazada. CAPITULO IV ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO 4.1. EMPATE. En caso de que dos o más oferentes obtengan igual puntaje y tengan derecho a ser adjudicatarios se decidirá entre ellos, a través de sorteo al que se citará en la Sede Administrativa de la entidad REUNIÓN DE RENEGOCIACIÓN DE OFERTAS. El Hospital podrá citar a una reunión de renegociación de ofertas al (los) proponente(s) que presente las condiciones más favorables y hayan cumplido con los requisitos exigidos en la presente invitación ADJUDICACIÓN. El Hospital Centro Oriente II Nivel E.S.E. se reserva la facultad de adjudicar total o parcialmente la presente invitación a Cotizar, siempre y cuando dicha decisión sea favorable para sus intereses DECLARATORIA DESIERTA. El Hospital Centro Oriente II Nivel de atención ESE podrá declarar desierta la presente invitación a Cotizar, cuando no se presente propuesta alguna o ninguna cumpla con las condiciones señaladas en los presentes términos. Cuando no se presente propuesta alguna, el Ordenador del Gasto o su delegado queda facultado para realizar contratación directa para la ejecución del objeto contractual. CAPITULO V CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATO 5.1 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. El Contratista se obliga con el Hospital a: 1) Cumplir cabalmente con el objeto del contrato y lo establecido en el Anexo No. 1, bajo la coordinación y el control del supervisor del mismo. 2) Garantizar la calidad del servicio, de conformidad con la propuesta ofrecida. 3) Prestar el servicio con personal altamente calificado. 4) Entregar e instalar los equipos requeridos en el lugar indicado previa comunicación por parte del supervisor. 5) Los equipos deben encontrarse en todo momento en perfecto estado de funcionamiento para garantizar la calidad del servicio. 6) El software de sistema operativo, ofimático y antivirus debe estar debidamente licenciado y cumplir con la normatividad vigente. El antivirus debe permanecer vigente durante la totalidad de la duración del contrato. 7) El mantenimiento preventivo de los equipos debe realizarse cada cuatro meses después del inicio del contrato. 8) El mantenimiento correctivo de los equipos debe realizarse cada vez que se requiera con respuesta no mayor a 6 horas. 9) Dar soporte técnico en configuraciones, asistencia en instalación de software, actualizaciones de ofimático y sistema operativo y soporte técnico telefónico dentro de las seis horas hábiles, a partir del momento en que se comunique al contratista sobre el servicio solicitado.

5 10) Contar con los equipos de respaldo y/o contingencia cuando alguno de los equipos instalados presente fallas que no permitan su debido uso, de igual o superior configuración para cubrir el faltante temporal. 11) Realizar empalme con el contratista anterior en un término de máximo 8 días calendario. Cuando el empalme este totalmente finalizado se dará inicio a la ejecución del contrato. El Hospital no cancelará el tiempo usado en el empalme, por lo cual el contratista deberá asumir los gastos que se generen durante el periodo de empalme. El empalme hace referencia a: Copia de archivos históricos y de producción que tengan los funcionarios en los computadores que actualmente tiene rentados el HOSPITAL en los nuevos computadores; Copia de configuraciones tanto locales como de redes e Instalación de drivers, impresoras, parches y demás dispositivos necesarios para su óptima utilización. El empalme se realizará bajo la supervisión del personal que asigne el HOSPITAL para esta actividad. 12) Sostener los precios ofertados, salvo las alzas que correspondan a aumentos debidamente autorizados por el Gobierno Nacional, condiciones propias del mercado cambiario, situaciones exógenas a la relación contractual. En tales eventos se podrá reajustar los precios, previo estudio de mercado y autorización del supervisor del Contrato. 13) Informar al supervisor del contrato cuando su ejecución alcance el 70%. 14) Presentar en forma oportuna la factura o equivalente, para tramitar el correspondiente pago por parte del Hospital, anexando la certificación de paz y salvo por concepto de aportes a salud, pensiones y parafiscales, expedida por el representante legal o revisor fiscal, para efectos de realizar el pago de la factura correspondiente a los servicios prestados, previo recibido a satisfacción por parte del supervisor del Contrato. 15) Allegar los demás documentos legales solicitados por el supervisor designado por el HOSPITAL. 16) Retirar los elementos y residuos de las sedes donde se haga el respectivo mantenimiento. 17) Disponer por su cuenta y riesgo de los materiales, equipos y herramientas necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual. 18) Atender las orientaciones que durante la ejecución del Contrato le imparta el Hospital a través del supervisor. 19) Alquilar cualquier equipo de cómputo que no esté incluido en el Anexo No. 1 pero que sea requerido en el trascurso del contrato, así como retirar cualquier equipo de cómputo que no sea requerido por el Hospital. PARÁGRAFO: Se entiende que la necesidad anteriormente descrita es la inicial requerida, razón por la cual la misma podrá ser objeto de variación. 20) La información almacenada en los equipos que entrega el Hospital debe ser eliminada en su totalidad (de manera segura) y su uso o reproducción en otros dispositivos está prohibida. 21) Las demás que sean acordadas durante la ejecución del contrato. 5.2 FORMA DE PAGO. El Hospital cancelará el objeto del contrato los sesenta (60) días siguientes a la presentación correcta de la factura, previa certificación del Supervisor Administrativo. Sin embargo, el Hospital podrá cancelar el objeto del contrato de acuerdo a las condiciones de negociación en donde se considere una forma alternativa de pago en relación con los descuentos por pronto pago u otra modalidad de pago considerada en la propuesta seleccionada. 5.3 SUPERVISIÓN. La supervisión administrativa y técnica será ejercida por el Profesional Especializado de Sistemas.

6 5.4 VALOR TOTAL: El valor inicial del contrato es de TRECE MILLONES DE PESOS ($ M/CTE) el cual podrá ser adicionado de acuerdo con la necesidad del Hospital. 5.5 PLAZO DE EJECUCIÓN. El plazo de ejecución inicial del contrato es de UN (01) mes, el cual podrá ser prorrogado de acuerdo con la necesidad del Hospital. Nota para los numerales 5.4. y 5.5.: En todo caso se entenderá que el contrato podrá ser adicionada en su cuantía y prorrogada en su plazo de ejecución las veces que sean necesarias mientras subsista la necesidad del servicio que se pretende contratar, toda vez que los recursos apropiados no son suficientes para cubrir un plazo mayor al que se pactará inicialmente GARANTÍAS. A la firma del contrato, el proponente seleccionado deberá presentar a su costa y a satisfacción del HOSPITAL las siguientes garantías, expedidas por una Compañía de Seguros legalmente constituida en Colombia, cuya póliza matriz se encuentre aprobada por la autoridad competente: a) De cumplimiento del contrato: El contratista deberá constituir esta garantía, para precaver los perjuicios que se deriven del incumplimiento de las obligaciones contractuales, independiente de las multas y la cláusula penal que se pacte en el contrato. Su cuantía corresponderá a la que en cada caso se determine, la cual no podrá ser inferior al veinte por ciento (20%) del monto del contrato y una duración igual a la del plazo máximo previsto al momento de la suscripción del contrato y tres (3) meses más. b) De calidad y correcto funcionamiento de los bienes: El contratista deberá constituir esta garantía, para precaver las futuras eventualidades en que uno o varios bienes de los contratados no reúnan las especificaciones o calidades exigidas para la contratación o que no sean aptos para los fines para los cuales fueron adquiridos, así como para precaver también los vicios de fabricación y la calidad de los materiales o componentes. Se constituirá por un el 10% del valor del contrato y un término igual al del plazo de ejecución y cuatro (4) meses más. c) De la provisión de repuestos, accesorios y correcto funcionamiento de equipos: El contratista deberá constituir esta garantía, para prevenir el incumplimiento de la provisión de repuestos y accesorios necesarios para los equipos o bienes adquiridos, su cuantía no será inferior al 5% del valor estimado del valor del contrato y su plazo será durante la ejecución de la orden. MARIA ELIZABETH BELTRAN ORTIZ Gerente Proyectó: Martha P. Jiménez A. Profesional Especializado Oficina Jurídica. Revisó: Pedro Ramírez Jaramillo Asesor Jurídico

7 ANEXO No. 1 (PROPUESTA ECONÓMICA) CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNITARIO ALQUILER MES 50 COMPUTADOR: - Presentación Torre o Desktop. - CPU CORE 2 QUAD DE 2.66 GHZ. - Disco Duro 250 GB Velocidad 7200 RPM o más. - Monitor SVGA LED 19 o superior. - Mouse óptico y teclado en español. - Tarjeta de red 100/1000 RJ45. - Disco óptico DVD RW. - S.O. Microsoft Windows 7 professional o superior. - Ofimático: Microsoft Office 2010 estándar. - Accesorios cables y conectores, drivers y demás 36 COMPUTADOR: - Presentación Torre ó Desktop. - CPU CORE 2 QUAD DE 2.66 GHZ. - Disco Duro 250 GB Velocidad 7200 RPM o más. - Monitor SVGA, LED 19" o superior. - Mouse Óptico y Teclado en Español. - Tarjeta de Red 100/1000 RJ45. - Disco óptico: DVD RW. - S.O. Microsoft Windows 7 professional o superior. - Ofimático: Microsoft Office 2010 Profesional. - Accesorios cables y conectores, drivers y demás 3 COMPUTADOR: - EQUIPO INTEGRADO CORE I5 DE Disco Duro 500 GB. Velocidad 7200 RPM. - Monitor SVGA LED 23" o superior. - Mouse Óptico y Teclado en Español. - Tarjeta de Red 100/1000 RJ45. - Disco óptico: DVD RW. - S. O. Microsoft Windows 7 professional o superior. - Ofimático: Microsoft Office 2010 Professional. - Accesorios, cables y conectores, drivers y demás 9 COMPUTADOR: - Presentación Torre ó Desktop. - CPU CORE I3 540 DE 3.1 GHZ. IVA VALOR UNITARIO TOTAL VALOR TOTAL

8 - Disco Duro 500 GB. Velocidad 7200 RPM. - Monitor SVGA LED 19" o superior. - Mouse Óptico y Teclado en Español. - Tarjeta de Red 100/1000 RJ45. - Disco óptico: DVD RW. - S.O. Microsoft Windows 7 professional o superior - Ofimático: Microsoft Office 2010 Professional. - Accesorios cables y conectores, drivers y demás 9 COMPUTADOR: - Presentación Portátil 15" o superior. - PORTATIL CORE I3 DE 2.4 GHZ. - Disco Duro 500 GB Velocidad 7200 RPM. - Mouse Óptico y Teclado En Español. - Tarjeta de Red 100/1000 RJ45. - Disco óptico: DVD RW. - S.O. Microsoft Windows 7 professional o superior. - Ofimático: Microsoft Office, 2010 professional. - Accesorios, cables y conectores, drivers y demás 1 COMPUTADOR: - Presentación Servidor TORRE. - Procesador G8 (2) Xeon 2,6GHz. - Memoria 30 GB Ram. - Disco Duro (4) D.D. 500 GB SAS Raid 3. - T. Red 2 100/ DVD-RW. - Fuentes de poder dual. - Monitor SUPER SVGA LEDS 19". - Mouse Óptico y Teclado en Español. - S.O Microsoft Windows Server 2012 professional. - Motor Base de Datos SQL Accesorios, cables y conectores, drivers y demás 4 IMPRESORA: - Laser. - Medio Rendimiento. - Monocromática. - Velocidad de Impresión: 18 ppm. - Trabajo: página por mes. - Resolución: Hasta 600 x 600 ppp. - Conectividad Red. - Incluye consumibles. 1 IMPRESORA: - Alto Rendimiento. - Velocidad de impresión: 22 ppm. - Primera página: 8 sg.

9 - Ciclo de trabajo: páginas por mes. - Resolución: Hasta 1200 x 1200 DPI. - Conectividad: Paralelo y USB. - Incluye Consumibles. Nota: El adjudicatario de la presente contratación se compromete a realizar el empalme con el contratista actual en un término de máximo 8 días calendario. Cuando el empalme este totalmente finalizado se dará inicio a la ejecución del contrato. Es decir el Hospital no cancelará el tiempo usado en el empalme, por lo cual el adjudicatario deberá asumir los gastos que se generen durante el periodo de empalme. El empalme hace referencia a: Copia de archivos históricos y de producción que tengan los funcionarios en los computadores que actualmente tiene rentados el Hospital, en los nuevos computadores; Copia de configuraciones tanto locales como de redes e Instalación de drivers, impresoras, parches y demás dispositivos necesarios para su óptima utilización.