UNIVERSIDAD DE JAÉN Unidad Técnica Vicerrectorado de Infraestructuras y Desarrollo de Campus

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1 INSTRUCCIÓN TÉCNICA. Criterios de actuaciones en el mantenimiento del CPD (Centro de Procesos de Datos en S.I. Edificio Zabaleta). Referencia: IT-SOMVI-025 Edición: 02 Fecha: octubre Índice: 1.- Objeto. 2.- Clientes/Alcance. 3.- Implicación y responsabilidades. 4.- Descripción de los trabajos. 5.- Observaciones y otras. 1. OBJETO Instrucción Técnica sobre el desarrollo de las actuaciones que se deriven por anomalías en las instalaciones, bajo control del Servicio de Mantenimiento, en el CPD de esta Universidad. El citado Centro se encuentra en la dependencia D1-904 planta sótano del edificio Zabaleta y dependiente del Servicio de Informática (SI). 2. CLIENTES / ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para el personal de (Servicio de Mantenimiento) que tiene asignado estos cometidos y ayudará a clarificar la actuación concreta en este tipo de instalación. Las comunicaciones de incidencias pueden llegar por los siguientes conductos. 1) Con la entrada de relaciones de necesidades (petición de órdenes de trabajo a solicitud de personal del SI.), de determinadas actuaciones motivadas por anomalías observadas en esas instalaciones; cabe la interpretación de concretar, si la misma, corresponde al Servicio y si afecta a determinadas infraestructuras y/o instalaciones bajo nuestro control. 2) Con la recepción de avisos de las anomalías o averías, a través del aplicativo de gestión centralizada BMS (correo electrónico o SMS de alerta), con lo que la repuesta a esta demanda, se hará de la forma que más adelante se indica. 3) Por aviso del personal del servicio de vigilancia en jornadas no laborables.

2 3. IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES Corresponde a la Jefatura del Servicio de Mantenimiento y Vigilancia de las Instalaciones y a los gestores del mantenimiento, la recepción y análisis de las relaciones de necesidades así como a los destinatarios de la admisión de las alertas del sistema, tener presente esta Instrucción, antes de proceder a la materialización de los trabajos. En situaciones concretas y señaladas en puntos siguientes, se trasladará al Vicerrector de Infraestructuras, Desarrollo de Campus y Sostenibilidad, para que tenga constancia y proceda o no, a la autorización correspondiente. De igual modo a Gerencia u Órgano de Gobierno, que proceda. Se informará a la Jefatura del Servicio de Informática de estas situaciones. La materialización, seguimiento y cumplimiento de la Instrucción, será efectuada por el Jefe de Servicio, T.G.M., del Servicio, Jefes de Negociados del mismo y Encargado de mantenimiento asignado a estas tareas. 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO. Como se indica en el punto 2, de esta I.T., cuando tenga entrada la petición de actuación, mediante los correspondientes partes de mantenimiento o por la entrada de alertas ya comentadas, antes de proceder a la ejecución correspondiente, se debe tener en cuenta algunas aclaraciones, entre las cuales, indicamos aquellas que nos deben de servir de guía: a) Entrada habitual de los partes de mantenimiento. Recepción y análisis de la solicitud por los gestores del mantenimiento del Servicio durante la jornada habitual de trabajo. 1) Aclaración de la competencia o no a nuestro Servicio, de la correspondiente resolución del mismo. Consulta al Jefe de Servicio o TGM, si no ha sido resuelta convenientemente. 2) Si el carácter de lo demandado es de urgencia, se dará traslado con la misma premura y se localizará al encargado o personal de mantenimiento de oficio correspondiente, para que proceda a la resolución, si ello es posible. 3) Si la solicitud no es de la tipología reseñada en el punto anterior, se procederá a la tramitación habitual y recogida en nuestro proceso de mantenimiento correctivo. 4) Si la resolución ha sido satisfactoria, se emitirá informe en el mismo parte de trabajo, el cual se trasladará la Jefatura de Servicio del S.I., para conocimiento. 5) En caso contrario, se analizará el grado de afectación a las infraestructuras, máxime si es de forma relevante, y que pueda precisar autorización del Vicerrector, con información a los Jefes de Servicios correspondientes, para la tramitación y continuidad de las tareas.

3 6) Análisis presupuestario y la cabida o no en nuestras previsiones de la citada actuación. Puede ser objeto de partida económica concreta y con cargo a determinado capítulo. Estudio por el Servicio. 7) Recursos humanos disponibles y adecuación para las tareas previstas. Compromiso en plazo de las mismas, previo análisis por Jefe de Servicio y resto de personal implicado. 8) Tras análisis y antes del traslado a empresa colaboradora externa (si así se considera), comunicación a la Jefatura del Servicio de Informática con propuesta de los/as intervinientes. 9) Oportunidad de materialización de la actuación, si la misma puede afectar a actividades programadas por el SI, y que puedan manifestar la conveniencia de paralizar, antes de proceder a su materialización. Esperar conformidad de inicio. b) Entrada de aviso de anomalía por correo electrónico/ SMS, según procedimiento establecido con el sistema de gestión implantado. La relación de alarmas que se recepcionan desde el Centro de Procesos de Datos y son verificadas y tenidas en cuenta por el Servicio de Mantenimiento (los rangos y parámetros de funcionamientos aconsejables para este tipo de instalaciones, han sido introducidos en el sistema de gestión, según indicaciones y recomendaciones de fabricantes, criterios experimentados, observaciones aportadas, etc.) son las siguientes: -Incidencias de carácter eléctrico originadas en: cuadro general del edificio, cuadro de zona, y en cuadro específico del CPD, situado en el pasillo y en la parte exterior de la dependencia del propio Centro (D1-904). De igual forma la comprobación de continuidad y servicio de suministro eléctrico, hasta la entrada en los armarios específicos del SI. -Incidencia en el/los sistema/s de SAI., con igual seguimiento que el punto anterior hasta la entrada a los armarios. -Incidencia en el sistema de incendios. -Incidencia en las condiciones ambientales de temperaturas (Climatización). -Incidencia en las condiciones ambientales de humedad (riesgo de inundación).

4 Estas alarmas, son recibidas por personal asignado y actualmente sin discriminar horarios (24 horas) durante todos los días del año. En periodo no laborable, es una persona la que recibe estos avisos y pendiente de matizar las condiciones (en todos los aspectos personales y laborales). 1) Cuando se recibe la alarma, si es en horario habitual de trabajo del receptor/es, la misma es atendida de forma urgente, aplicándose lo indicado en el apartado a) de este punto. 2) Si la entrada de alarma es en horario no laborable del receptor/es, se analizará el carácter de urgencia o no de la misma. Si es en horario, donde personal del Servicio está en el Campus, se trasladará a los mismos la anomalía y en contacto con ellos, se determinará la necesidad de la presencia necesaria o no de más recursos, para la subsanación. 3) Si la anomalía se recibe en periodos no laborables, (fines de semana, festivos, nocturnos, etc.) de forma inicial se ha previsto la primera intervención por parte del servicio de vigilancia, con la presencia de este personal en las instalaciones objeto de esta IT., bajo las indicaciones del receptor; si la valoración que se hace de la situación conlleva y aconseja un desplazamiento para intervenir presencialmente con las implicaciones de recursos necesarios y disponibles, así se efectuará. 4) Con posterioridad se aplicaran los puntos iv) al ix) del apartado a). c) Entrada de aviso de anomalía por personal del Servicio de Vigilancia en jornadas no laborables. Este personal tiene asignado punto de fichaje en la citada zona, durante festivos y fines de semana, la periodicidad de estas rondas es aproximadamente cada tres horas; en días laborables, estas rondas se limitan al turno de noche, accediendo interiormente a la dependencia, unas tres veces en el turno. Si observan alguna anomalía, en el registro de parámetros, bien de temperatura, humedad, etc., la frecuencia de rondas se incrementan cada treinta minutos, hasta que ven restablecida la misma. La entrada de los avisos por esta vía, deben ser tratados en base a lo que se recoge en la I.T.010 del Servicio de vigilancia. Dado la tipología del recinto en cuestión, así como la relevancia que se le ha dado a las citadas instalaciones, además de lo ya indicado, es aconsejable dar traslado de la información de cualquier incidencia a la persona designada por el Servicio de Mantenimiento (Encargado de equipo ). De igual forma, se hará uso de los teléfonos o cauces de comunicación, que los propios interesados pueden tener con carácter indicativo o consideren. Es conveniente la valoración de la necesidad, por la persona localizada de Mantenimiento.

5 OBSERVACIONES: UNIVERSIDAD DE JAÉN Quedaran excluidas de esta I.T., aquellas intervenciones que por carácter de: 1. - Seguridad: Serán atendidas y sin esperar a tomar decisión, todas aquellas actuaciones, cuya no realización puedan suponer algún tipo de riesgo para los trabajadores o usuarios de la Universidad así como para los bienes materiales de la misma. 2.- Interrupción de una actividad en funcionamiento: De igual forma, aquellas incidencias que se produzcan durante el desarrollo de cualquier actividad ya iniciada y represente una interrupción o anulación de la misma. 3.- Número de afectados: Aquellas actuaciones que puedan representar un perjuicio, para un número elevado de personas y teniendo presente los dos puntos anteriores. Para considerar en cada actuación en el CPD. A) Informe de las incidencias al Servicio de Informática (SI). Al ser una prestación vinculada con el Servicio de Informática de la UJA, se dará traslado a la Jefatura de ese Servicio ( ), de la incidencia detectada, la tipología de la misma, la actuación realizada, así como análisis y medidas adoptadas. Esta se realizará por el Jefe de Servicio de Mantenimiento ( ) o persona en que delegue. B) Designación de la persona de contacto del SI. y teléfono o medio de comunicación. De igual forma, el citado Servicio de Informática, nos indicará la persona/as asignada por el mismo, de forma que cuando las intervenciones nuestras en horarios no presenciales de ellos, incluido fines de semana, festivos, nocturnos, etc., requiera de un traslado de la información y situación al citado Servicio, para que ellos entren en la valoración de la necesidad o no de atender presencialmente la situación derivada. Sería también aplicable en aquellos avisos que puedan derivarse por la detección de posibles anomalías y no señaladas en esta IT., por parte del Servicio de Vigilancia y que consideren de gravedad y urgencia. Jaén, octubre de 2012.

6 NOTA: El personal implicado y con responsabilidad en esta I.T., irá analizando y valorando los puntos de la misma, según se vaya aplicando y desarrollando de cara a futuras actuaciones, dando traslado previo a la Jefatura del Servicio, para aceptación o no de las posibles alteraciones. El personal asignado dentro del Servicio de Mantenimiento y que actualmente recibe los SMS, en esta fase inicial es el siguiente: Jornada laboral, turno de mañana: TGM ( ) y Encargado de Mantenimiento de esta Área ( ). Jornada laboral, turno de tarde: TGM ( ), Encargado de Mantenimiento de esta Área ( ) y Técnico Especialista eléctrico en turno de trabajo de mañana ( ), técnico en turno de tarde ( ).. No laborables, festivos, fines de semana, etc., (365 días): Encargado de mantenimiento de esta Área ( ) y Encargado personal de Vigilancia ( ). Alarma de incendios: Técnico Seguridad PRL ( ), TGM ( ) y Personal de Vigilancia ( ).

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