TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CENTRAL TRANSPORTES TULUÁ

Transcripción

1 1 de 6.1 ACTAS 1 19 X.1.1 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA.1.2 ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS.1.7 ACTAS DE COMITÉ DE CONCILIACIÓN * Citación * Acta.3 ACUERDOS 1 19 X.3.1 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA Cumplido un (1) año en el Archivo de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la Central de Transporte Tuluá. Comitè de Conciliaciòn Apto adm Resoluciòn No. 13 de 2010 Cumplido un (1) año en el Archivo de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la Central de Transporte Tuluá.6 CIRCULARES 1 2 X.6.1. CIRCULARES INTERNAS.6.2. CIRCULARES EXTERNAS.7 CITACIONES OFICIALES 1 2 x * Citaciòn * Cuestionario de la Preposiciòn * Informe.13 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS 2 20 X * Convenio Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión Se conservan por veinte (20) años en el archivo central y posteriormente se selecciona y un

2 2 de 6 * Documentos legales * Anexo posteriormente se selecciona y un 10% teniendo como criterio aquellos convenios que hayan contribuido a los procesos misionales de la entidad..15 DERECHOS DE PITICIÒN 1 19 x * Derecho de piticiòn * Respuesta derecho de piticiòn Cumpliendo este tiempo se elimina por carecer de valores administrativos, fiscal legal e historico. (Cuando un derecho de piticiòn reconoce un derecho o forma parte de la historia laboral).16 EVENTOS INSTITUCIONALES 2 10 X * Invitación * Oficio * Programa evento * Informe.21 INFORMES 2 6 X.21.1 INFORMES A JUNTA DIRECTIVA.21.2 INFORME MENSUAL DE GESTIÓN.21.3 INFORME GESTIÓN DE CALIDAD.21.4 INFORMES A ENTES DE CONTROL INFORMES DE GESTIÓN ANUAL.29 PARTICIPACIÓN EN JUNTAS DIRECTIVAS O COMITÉS EXTERNOS 1 19 X * Convocatoria * Acta Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internasa lo largo del tiempo. Cumplido dos (2) años en el Archivo de seis (6) años, cumplido este tiempo se digitaliza y se elimina el soporte fisico. Cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la Central de Transporte Tuluá

3 3 de 6.30 PARTICIPACIÓN EN EVENTOS EXTERNOS 1 5 x * Invitación * Participación.31 PROCESOS 1 20 x.31.1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS.31.2 PROCESOS JUDICIALES.31.3 PROCESOS DISCIPLINARIOS.31.4 PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS O NO ADJUDICADOS * Respuestas * Actas * Conceptos.32 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 1 5 * Comunicación * Respuesta.33 PLANES PLANES DE ACCIÓN.33.2 PLAN ESTRATEGICO * Preventivo * Corretivo * Informe * Comunicado * Plan * Anexo Cumplido un (1) año en el Archivo de cinco (5) años, cumplido este tiempo se digitaliza y se elimina el soporte fisico. Cumplido un (4) año en el Archivo de cinco (20) años, cumplido este tiempo se digitaliza y se elimina el soporte fisico. Una vez cumplido el tiempo se proceder a eliminar los documentos, toda vez que los asuntos no resueltos apoyan la creación o vigencia de acciones y procesos judiciales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar, toda vez que el plan estrategico se recupera en las Resoluciones de gerencia y el plan de acción y los planes de los procesos se recuperan en las actas Junta directiva.

4 4 de 6 actas Junta directiva..36 PROYECTOS 1 5 X.38 PROPIEDADES Y BIENES 2 4 X * Informe de capitalización de utilidades * Escrituras * Planos * Certificado de tradición * Avaluos * Impuestos * Licencias.41 POLITICAS INSTITUCIONALES 1 5 X.42 RESOLUCIONES 1 20 X.42.1 RESOLUCIONES DE GERENCIA.42.2 RESOLUCIONES DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS * Resolución Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia institucional Son documentos relevantes para la entidad Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia institucional Una vez cumplido el tiempo dee retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico. Las resoluciones deberán presentar consecutivo único de acuerdo con el productor de las mismas y los anexos deberán archivarse en las correspondientes series documentales. Esta serie documental se recomienda digitalizar desde su producción para facilitar la consulta y generar índices que

5 5 de 6.43 RESTRUCTURACIÓN INSTITUCIONAL 4 0 X * Acto administrativo * Estudios * Actas.46 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2 8 X.46.1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN * Informe de gestión del SIG *Informe de la relacion de Acciones correctivas, preventivas y de mejora que haya lugar * Acta de reunión * Registro asistencia a reuniones * Registros de asistencia de capacitaciones en temas SIG * Manual SIG * Mapa de Procesos del SIG * Política y Objetivos SIG. * Documentos obsoletos * Alerta SIG(Correo electronico para la divulgacion de los documentos elaborados,modificados o eliminados) * Determinacion de NO control operación * Listado maestro de documentosinternoyexternos (incluye el control de cambios) * Listado maestro de registros * Tratamiento Acciones Correctivas,Preventivas y de Mejora consulta y generar índices que permitan recuperación ágil y oportuna. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archio de Getión se elimina, ddo que el consolidaddo queda en las resoluciones de junta directiva. Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo de ocho (8) años. * FGC-08 Solicitud de elaboración, actualización y/o anulación de documentos * Control de Asistencia * Mapa de Riesgo * Manual Administrativo de Riesgo * Administraciòn de Riesgos *Estrategias antitràmites y rendicio`n de cuentas

6 6 de PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME * FGO Seguimiento al producto no conforme.46 Continuación SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 2 8 X.46.3 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA * Acciones correctivas, preventivas y de mejora.46.4 PROCESOS INSTITUCIONALES * Caracterización del proceso * Manuales * Procedimientos del proceso * Instructivos del proceso * Fichas técnicas * Formatos * Mapas de procesos * Reglamentos * Politicas * FGC-08 Solicitud de elaboración, actualización y/o anulación de documentos * Normograma Cumplido dos (2) años en e larchivo de Gestión, se transfiere al Archivo de ocho (8) años ATENCIÓN AL CIUDADANO