Procedimiento para la Ejecución de Proyectos de Expansión

Transcripción

1 Procedimiento para la Ejecución de Proyectos de Expansión Objetivo: Establecer los lineamientos para planificar y administrar la ejecución de los proyectos para expandir la infraestructura de generación eléctrica de CELEC EP. Versión: 1.0 Fecha de vigencia: 09 de noviembre de 2017

2 Tabla de Contenido Tabla de Contenido Tabla de Contenido Alcance Definiciones Referencias Directrices Directrices Procedimiento para la Ejecución de Proyectos de Expansión Planificación del Proyecto Contratar Vías de Acceso, Obra Civil, Equipamiento Electromecánico; y, Gerenciamiento y Fiscalización del Proyecto Inicio de ejecución del Proyecto Realizar la entrega del anticipo Ejecución del proyecto Construir las vías de acceso Construir las obras civiles Gestionar el equipamiento electromecánico Realizar la integración entre la fase de obra civil e instalación electromecánico Seguimiento de proyectos Informes de avance de obra Reportes de seguimiento diario y semanal Cierre del contrato Cierre de contrato de obra y equipamiento Cierre de contrato de gerenciamiento y fiscalización Disposiciones transitorias Derogaciones Diagrama de flujo Anexos... 14

3 Página 3 de 14 1 Alcance Este procedimiento aplica desde la planificación, ejecución y seguimiento del proyecto, hasta el cierre mediante el acta de entrega recepción definitiva de los contratos suscritos para el efecto. En caso de presentarse otra modalidad de contratación, distinta a la de precios unitarios, este procedimiento no aplica. 2 Definiciones Administrador de Contrato: Servidor público de la Unidad de Negocio designado por la autoridad competente, con la finalidad de administrar un contrato para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos. Ajuste Técnico: Se refiere a los acuerdos logrados en base a los criterios técnicos entre el Contratista de obra y el Equipo de CELEC EP, a través de sesiones de negociación contempladas en la LOSNCP, previo a la firma del contrato. ARCONEL: Agencia de Regulación y Control de Electricidad. Comisionamiento: Comprende todas las pruebas y puesta a punto de los equipos, previo al inicio de su operación. Contratista: Es la persona natural o jurídica que ha celebrado un contrato con la Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos. Para este procedimiento se ha definido que puede ser uno o varios Contratistas que se encarguen de la construcción y equipamiento de un proyecto. Data book: Documento en el cual se lleva el registro desde el inicio de la fabricación de los equipos electromecánicos hasta la finalización del comisionamiento. Equipo de Integración: empresa especializada en procesos de integración de obra civil y electromecánica contratada por el o los Contratistas del equipamiento electromecánico. Equipo de Proyecto: Se refiere al equipo de técnicos de la Unidad de Negocio Hidropaute que son asignados al proyecto para la supervisión y acompañamiento técnico, administrativo, inspecciones sobre los avances de la obra, cumplimiento de plazos, especificaciones técnicas, calidad de materiales y equipos entregados; y, la coordinación con los otros actores con los que se interactúa durante el proceso de construcción. Estudios aprobados y legalizados: Se refiere a los estudios definitivos de un proyecto, los mismos que han sido aceptados por la Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC EP acorde al Procedimiento para actualización y elaboración de estudios.

4 Página 4 de 14 del Proyecto: se refiere al equipo (interno de CELEC EP o contratado) que se encarga del gerenciamiento y fiscalización de los contratos requeridos para la ejecución del proyecto eléctrico. El Gerenciamiento no implica la administración del contrato, si no la gestión cotidiana y seguimiento de la ejecución del mismo. Libro de Obra: Es el registro del detalle de todas las actividades que se realizan en campo, relacionado a las obras civiles y electromecánicas. Planos As Built: Son los planos que muestran el producto terminado de la construcción de la obra civil y montaje e instalación del equipamiento electromecánico. Para el caso de la obra civil serán elaborados por el, y para el caso del equipamiento electromecánico serán elaborados por el Contratista del equipamiento electromecánico, los cuales deberán ser aprobados por el Gerenciamiento y Fiscalización. Planos de Construcción: Son los planos de la infraestructura civil a detalle, que elabora el Gerenciamiento y Fiscalización y que provee al Contratista para la ejecución de la obra. Planos de Integración: Se refiere a los planos que conjugan y ajustan la obra civil con la instalación del equipamiento electromecánico. Elaborados por en coordinación con los diferentes Contratistas. Planos de Licitación: Se refiere a los planos generales del proyecto, con los cuales se desarrolla el proceso de licitación en la fase precontractual. Título habilitante: Acto administrativo por el cual el Estado, delega o autoriza a una persona jurídica, pública o privada, consorcios o asociaciones, a efectuar actividades relacionadas con el servicio público de energía eléctrica. 3 Referencias Ley de contratación pública Ley Orgánica de Servicio Público de Energía Eléctrica. (16-ene-2015) Título habilitante otorgado por el ARCONEL Plan Estratégico Corporativo Procedimiento para la Administración de Contratos de la Unidad de Negocio. Procedimiento de Gestión de Proyectos de la Unidad de Negocio. Normas de Control Interno de Contraloría Matriz de Requisitos Normativos de la Unidad de Negocio. Matriz de Permisos y Autorizaciones de la Unidad de Negocio.

5 Página 5 de 14 4 Directrices 4.1 Directrices Todo proyecto de expansión que realice la Unidad de Negocio Hidropaute debe realizarse bajo el estándar PMI y el PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS vigente. Durante la ejecución de un proyecto de expansión, se debe cumplir los procesos y procedimientos establecidos en la Unidad de Negocio Hidropaute. Durante la ejecución de un proyecto de expansión, la Unidad de Negocio Hidropaute debe vigilar el Cumplimiento legal y normativo. Durante la ejecución de un proyecto de expansión, debe garantizarse por parte del o los Contratistas de obra civil y equipamiento electromecánico, así como del Gerenciamiento y Fiscalización, la transferencia de tecnología hacia el personal de la Unidad de Negocio. El Subgerente del proyecto, el Subgerente de Producción, el Jefe de Seguridad y Salud Laboral y el Jefe de Gestión Social Ambiental, deben participar en la elaboración de pliegos para la contratación de las vías de acceso, obra civil, equipamiento electromecánico, así como el de para incluir sus expectativas y requisitos. El Subgerente de Producción, el Jefe de Seguridad y Salud Laboral y el Jefe de Gestión Social Ambiental, deben participar durante el desarrollo del proyecto como observadores emitiendo recomendaciones para mejorar la ejecución del proyecto. Durante la ejecución de un proyecto de expansión, la planificación deberá ser revisada periódicamente por el Equipo del Proyecto. La Ejecución, identificación y evaluación tanto de aspectos e impactos ambientales como de riesgos laborales se debe realizar mediante: - Instructivo para identificación y evaluación de riesgos laborales. - Estudio de Impacto Ambiental Definitivo resultado del proceso de Elaboración y/o Actualización de Estudios. - Cumplimiento de la normativa técnica legal vigente en materia de Seguridad y Salud Laboral, Gestión Ambiental y Responsabilidad Social. 5 Procedimiento para la Ejecución de Proyectos de Expansión 5.1 Planificación de un proyecto de expansión Los elementos de entrada para esta fase son: Estudios de Diseños Definitivos del Potencial Energético. Cumplimiento de los requisitos legales.

6 Página 6 de 14 Estudio de Impacto Ambiental Definitivo que incluye la identificación y evaluación de riesgos de Seguridad y Salud Laboral Contratar Vías de Acceso, Obra Civil, Equipamiento Electromecánico; y, Gerenciamiento y Fiscalización del Proyecto. Subgerencia de Proyecto 1. De acuerdo a la MATRIZ DE PERMISOS Y AUTORIZACIONES de la Unidad de Negocio Hidropaute se debe actualizar los documentos necesarios para la ejecución de un proyecto de expansión. 2. Gestiona que los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto de expansión se encuentre contemplado en el Plan Anual de Inversiones de la Unidad de Negocio. 3. Gestiona la obtención de la partida presupuestaria correspondiente para cada uno de los procesos contractuales. 4. Elabora la planificación presupuestaria de acuerdo al PROCEDIMIENTO DE PROGRAMACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL de la Unidad de Negocio. 5. Implementa el PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PROYECTOS de la Unidad de Negocio. 6. Una vez que la Subgerencia de Proyecto cuenta con los estudios aprobados y legalizados, con los permisos necesarios y el título habilitante otorgado por el ARCONEL, envía el requerimiento al área de Adquisiciones para que realice los procesos precontractuales correspondientes a la construcción de las vías de acceso, construcción de la obra civil, equipamiento electromecánico; y, del del proyecto. La contratación de vías de acceso, se puede ejecutar como un proceso previo a la construcción de la obra civil del proyecto o puede ser parte del mismo contrato. En la contratación de la obra civil y el equipamiento electromecánico se establecerá que el o los Contratistas deberán garantizar un trabajo especializado para la integración de la obra civil y electromecánica. La fuente de financiamiento con la cual se financiará la ejecución de un proyecto de expansión será definido por la Gerencia General en coordinación con los entes rectores del Sector Eléctrico Inicio de ejecución de un proyecto de expansión Equipo de Proyecto 1. Luego de la suscripción de cada uno de los contratos, para la construcción de las vías de acceso, la obra civil y el equipamiento electromecánico; así como para el del proyecto; se realiza la reunión de inicio para coordinar la ejecución del proyecto y el cumplimiento de cada uno de los contratos suscritos Realizar la entrega del anticipo Subgerencia Financiera

7 Página 7 de Realiza la transferencia del anticipo para el o los Contratistas para la construcción de las vías de acceso, la obra civil y el equipamiento electromecánico; así como para el Gerenciamiento y Fiscalización del proyecto, una vez que se encuentran suscritos los contratos y se haya cumplido con la entrega de las garantías correspondientes. Si el proyecto se efectúa con una fuente de financiamiento diferente a la fiscal, se actuará en función a lo dispuesto en el documento suscrito para el efecto. 5.2 Ejecución de un proyecto de expansión Los elementos de entrada para esta fase son: Planificación del Proyecto. Diseños definitivos. Permisos y Autorizaciones. Pliegos para la contratación de las vías de acceso, la obra civil y el equipamiento electromecánico; así como para el del proyecto. Contratos suscritos para la construcción de vías de acceso, la obra civil y el equipamiento electromecánico. Actas de ajuste técnico de los contratos suscritos. Cronogramas de ejecución Construir las vías de acceso Es la primera fase de la construcción de un proyecto de expansión, puede ser parte del contrato para la construcción de la obra civil del proyecto o ejecutarse mediante un contrato independiente Construir las obras civiles Comprende la construcción de todas las obras civiles necesarias para contar con la infraestructura para la instalación del equipamiento electromecánico y el funcionamiento de la central. 1. Elabora los Planos de Construcción de obra civil en base de los cuales el Contratista ejecutará el proyecto. 2. Fiscaliza la ejecución de la obra. Contratista

8 Página 8 de Se rige por el cronograma establecido, a los Planos de Construcción entregados por el y por las especificaciones técnicas del proyecto; registra todo lo referente a la construcción diariamente en el libro de obra. Cualquier modificación en los documentos originales, ya sea en el diseño, método constructivo y otros; así como al plazo contractual, se procederá conforme lo establecido en el contrato, los documentos precontractuales y la Normativa legal vigente. 4. Paralelamente a la ejecución del proyecto, realiza el control de calidad de todos los materiales utilizados en la obra. 5. Realiza los informes mensuales de avance y de control de calidad. 6. Informa al Administrador de Contrato de Construcción sobre retrasos en la ejecución del proyecto o cualquier controversia que afecte al mismo. 7. Propone planes de recuperación en caso de ser necesario y comunica al Administrador del Contrato de Construcción Gestionar el equipamiento electromecánico Comprende el diseño, fabricación, instalación, pruebas y puesta a punto del equipamiento electromecánico para la generación de energía. Contratista 1. Realiza el diseño de los equipos electromecánicos. 2. Revisa el diseño presentado por el Contratista y aprueba, aprueba con comentarios o rechaza. Contratista 3. De ser el caso, realiza las modificaciones solicitadas y se envía nuevamente la documentación para su aprobación final. 4. Procede a la fabricación, transporte y montaje, lleva registro del cumplimiento de actividades en el Data Book. 5. Durante el montaje, pruebas y puesta en operación, realiza el control de calidad de todo el proceso. Contratista 6. Realiza el comisionamiento o pruebas del equipamiento electromecánico, hasta demostrar su óptimo funcionamiento y puesta a punto para la generación eléctrica.

9 Página 9 de Elabora los Planos As Built, Manuales de Operación y Mantenimiento y pone a consideración de. 8. Entrega las garantías técnicas del equipo suministrado. 9. Aprueba el comisionamiento y los Planos As Built, Manuales de Operación y Mantenimiento. 10. Revisa y recomienda aprobación de las Garantías Técnicas al Administrador de Contrato de Equipamiento Realizar la integración entre la fase de obra civil e instalación electromecánica. Comprende los ajustes de obra civil para la integración con la instalación del equipamiento electromecánico. Equipo de Integración 1. Elabora los planes de integración, los mismos que son puestos a consideración del para su aprobación. 2. Realiza la planificación del suministro e instalación de los equipos para el cumplimiento de los plazos establecidos para la ejecución del proyecto. 3. Aprueba u objeta los planes para la integración de los equipos y sus accesorios con la obra civil Trámite de Planillas mensuales de obra. De acuerdo a los plazos establecidos en el contrato, el Contratista de obra presenta la planilla de obra a, ésta la revisa, aprueba y envía a la Subgerencia de Proyecto. En caso de existir observaciones, retorna las planillas al Contratista de obra para que estas sean subsanadas. Administrador de Contrato Aprobada la planilla, envía al Administrador de Contrato para su revisión y emisión de observaciones conceptuales o de fondo cuando amerite. Si hay observaciones se devuelve a, caso contrario se envía a la Subgerencia Financiera para que proceda con el pago, de acuerdo al INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE PAGOS. Subgerencia Financiera Realiza la solicitud a la entidad correspondiente para el desembolso de los recursos financieros.

10 Página 10 de 14 Aplica el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE PAGOS Trámite de Planillas de equipamiento electromecánico. De acuerdo a los plazos establecidos en el contrato, el Contratista electromecánico presenta la planilla a, ésta la revisa, aprueba y envía a la Subgerencia de Proyecto. En caso de existir observaciones, retorna las planillas al Contratista para que estas sean subsanadas. Administrador de Contrato Aprobada la planilla, envía al Administrador de Contrato para su revisión y emisión de observaciones conceptuales o de fondo cuando amerite. Si hay observaciones se devuelve a, caso contrario se envía a la Subgerencia Financiera para que proceda con el pago, de acuerdo al INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE PAGOS. Subgerencia Financiera Realiza la solicitud a la entidad correspondiente para el desembolso de los recursos financieros. Aplica el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE PAGOS. La forma de pago de las obras civiles se realiza bajo la modalidad de precios unitarios. Con relación a la gestión de pago al Contrato de diseño, fabricación, montaje y comisionamiento del equipamiento electromecánico se procederá de acuerdo a la establecido en el Contrato y aplicando el Instructivo de Gestión Pagos. 5.3 Seguimiento de un proyecto de expansión Informes de avance de obra. Contratista 1. Elabora el informe mensual y pone a consideración del. 2. Revisa y establece las observaciones del caso al informe presentado por la Contratista. Este informe es puesto en conocimiento al Administrador de Contrato de obra. 3. De manera mensual emite su informe de avance de obra y el informe de control de calidad de los materiales utilizados en el periodo fiscalizado. Administrador de Contrato 4. Revisa los informes de avance de obra y de control de calidad de los materiales utilizados. Las aprobaciones son de acuerdo a lo estipulado en el contrato.

11 Página 11 de 14 Subgerencia de Proyecto 5. Designa al responsable para la elaboración de los informes mensuales, en cumplimiento a la Matriz de Comunicaciones elaborada en base a lo dispuesto en el Procedimiento de Gestión de Proyectos. 6. Designa al responsable de reportar el avance del proyecto en las herramientas informáticas que correspondan Reportes de seguimiento diario y semanal. 1. Realiza inspecciones de campo y genera los reportes diarios de avance en la obra civil y montaje electromecánico. 2. Dispone soluciones a los diversos problemas que pueden presentarse en la ejecución del proyecto. Subgerencia de proyecto 3. Recibe los reportes diarios presentados por el. En base a esta información prepara un reporte periódico con los aspectos más relevantes para el conocimiento de la Gerencia de Unidad. 5.4 Cierre del contrato Cierre de contrato de obra y equipamiento. Contratista 1. Solicita de acuerdo a lo estipulado en el contrato, la recepción provisional y, posteriormente, definitiva de la obra. 1. Recomienda o no al Administrador del Contrato, aceptar la solicitud del o los Contratistas para la entrega provisional o definitiva del contrato, tanto de obra civil como de equipamiento electromecánico. 2. Previa a la suscripción del acta de entrega recepción provisional o definitiva, elabora los informes necesarios y la respectiva acta. Administrador de Contrato 3. En función de la solicitud del o los Contratistas, solicita a la autoridad competente que conforme la Comisión de Recepción. 4. Comunica al Contratista la aceptación o no del inicio del proceso de recepción provisional o definitiva.

12 Página 12 de 14 Comisión de Recepción 5. Conforme a lo establecido en el contrato, y sobre la base de los informes emitidos por (en los que se incluye la recomendación o no de la suscripción del acta de recepción provisional del contrato), recibe provisionalmente el contrato. 6. Cumplido el objeto contractual y el plazo establecido en el contrato, entre la recepción provisional y la definitiva, la Comisión suscribe el acta de recepción definitiva correspondiente. Administrador de Contrato 7. Si de la liquidación técnica y económica se desprende la existencia de valores pendientes a favor del o los Contratistas, se gestiona el pago correspondiente con la Subgerencia Financiera. Caso contrario, se gestiona la recuperación de los valores con el Contratista Cierre de contrato de 1. Entrega informe final, de acuerdo a lo estipulado en el contrato. 2. Una vez entregado el o los contratos para la construcción y equipamiento de la nueva central de manera definitiva, solicita de acuerdo a lo estipulado en el contrato se proceda con la suscripción del acta entrega recepción definitiva del contrato de gerenciamiento y fiscalización. Administrador de Contrato 3. Aprueba el informe y procede a realizar el cierre de contrato con la suscripción del acta respectiva. 4. Solicita a la Subgerencia Financiera se proceda al pago correspondiente, de ser el caso. 6 Disposiciones transitorias No aplica 7 Derogaciones No aplica

13 Página 13 de 14 8 Diagrama de flujo

14 Página 14 de 14 9 Anexos Contenido mínimo del Informe Mensual de Avance de Obra. Contenido mínimo del Informe de Control de Calidad. Contenido mínimo del Informe de Seguridad, Salud ocupacional y Gestión Ambiental