Ley Federal de Archivos Lineamientos que derivan de su Artículo 21 SFP SEGOB/AGN- IFAI

Transcripción

1 Ley Federal de Archivos Lineamientos que derivan de su Artículo 21 SFP SEGOB/AGN- IFAI 16 de Octubre de

2 Ley Federal de Archivos OBJETO establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica ocultural. OBSERVANCIA es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

3 Artículo 21 Lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos I. Aplicar invariablemente a los documentos de archivo electrónico los mismos instrumentos técnicos archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales; II. Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema; III. Incorporar normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística. IV. Establecer los procedimientos que registren la actualización, migración, respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrónicos y que documenten cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos, que se lleven a cabo e influyan en el contenido de los documentos de archivo electrónico.

4 Ley Federal de Archivos Artículo 20. Los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 18 de la Ley para documentos de archivos, así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deberá contar, además, con los instrumentos de control y consultaseñalados en el artículo 19 de la Ley. En la preservación de archivos electrónicos en el largo plazo, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo. Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo, deberán ser adecuados.

5 Ley Federal de Archivos Artículo 19 Elaborar los instrumentos de control y consulta archivística. I. El cuadro General de Clasificación Archivística II. El Catalogo de Disposición Documental; III. Los inventarios documentales General De transferencias; y De baja; y VI. La guía simple de archivos

6 Ley Federal de Archivos Artículo 18. Todo documento de archivo formará parte de un sistema institucional de archivos. I. Registro de entrada y salida de correspondencia; II. Identificación de documentos de archivo; III. Uso y seguimiento; IV. Clasificación archivística por funciones; V. Integración y ordenación de expedientes; VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente; VII. Transferencia de archivos; VIII. Conservación de archivos; IX. Prevaloración de archivos; X. Criterios de clasificación de la información; y XI. Auditoría de archivos.

7 Ley Federal de Archivos Existe un Sistema de gestión y control documental Sistema automatizado de control de Gestión No existe un Sistema de gestión y control Documental Se adecúa el sistema de acuerdo a los Lineamientos Se desarrolla el Sistema de acuerdo a los lineamientos Interoperabilidad Otros sistemas automatizados que contienen documentos electrónicos Sistema de Trámites Electrónicos y Tablero de Control, LFEA

8 Lineamientos Contenido Funcionalidad del sistema (mínima): Registrar, controlar e incorporar. Vincular. Seguimiento (Identificador único). Actualización (Control de modificaciones). Preservar los metadatos. Firma electrónica (Certeza jurídica). Fechado automático. Acceso, consulta e impresión. Control de acceso al sistema y trazabilidad (Perfiles).

9 Lineamientos Contenido (2) Funcionalidad del sistema (mínima): Consultas y reportes (Plazo de conservación). Reportes operativos y estadísticos. Verificación de autenticidad (Documentos íntegros, auténticos, originales y veraces). Interoperabilidad.

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12 Por su atención gracias