ALQUILADORES DE MAQUINARIA MAQUINARIA

Transcripción

1 Software ERP de gestión para ALQUILADORES DE MAQUINARIA ERP SIEMAQ VENTA MAQUINARIA SIECONTA CONTABILIDAD SIEALQUI ALQUILER MAQUINARIA ALQUILER Y VENTA DE MAQUINARIA

2 I NT R O D U C C I Ó N SOFTWARE ERP PARA ALQUILADORES DE MAQUINARIA Les presentamos un programa informático desarrollado para empresas dedicadas al ALQUILER DE MAQUINARIA, SIEALQUI aporta a nuestros clientes una moderna herramienta de trabajo capaz de obtener la información y el control necesario para una eficaz gestión de su empresa. Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa. Conjuga perfectamente la complejidad de un ERP con un manejo sencillo e intuitivo. EXPERIENCIA EN EL SECTOR En 1985 se comienza el desarrollo y la implantación del programa SIEALQUI en una importante empresa de alquiler de Zaragoza, posteriormente y con gran éxito del desarrollo realizado se extiende entre varias empresas del sector. Desde entonces y día a día se ha mejorado y ampliado esta aplicación, pasando de los antiguos e iniciales métodos de programación a las actuales y más modernas herramientas visuales. En Asesoría Informática G & R tenemos como orgullo saber que esos primeros clientes hoy todavía siguen confiando en nosotros. En este momento nos es grato contar con un buen número de empresas del sector a lo largo de toda la geografía nacional que confían en nuestro programa y nuestros servicios. CARACTERÍSTICAS GENERALES Asesoría Informática G & R, aporta una solución Informática a todos los problemas administrativos, que se plantean en las empresas dedicadas al ALQUILER de maquinaria. Controlando exhaustivamente el parque de máquinas, la situación de las mismas, gastos por máquina, control de revisiones / reparaciones, Stock, inventarios valorados y ordenes de reposición automáticas. Controlando los contratos pendientes de facturar, facturas pendientes de cobrar, efectos pendientes de llevar al banco. Aportando los informes estadísticos necesarios para la toma de decisiones en los departamentos de Comercial y Marketing. Enlaces automáticos de I.V.A. y de apuntes contables, gestión del Inmovilizado y de las amortizaciones, Control de los contratos de Leasing, así como los informes de Contabilidad necesarios para conocer la situación económico-financiera de la empresa, al momento. Teniendo en cuenta que es un programa desarrollado por nosotros, Udes tienen la posibilidad de solicitar cualquier adaptación, modificación o mejora que puedan necesitar, ya que al ser un producto propio tenemos la documentación y programas fuentes necesarios para ello con el fin de que sea el programa el que se adapte a su empresa y no al contrario. Este software ha sido realizado con una de las herramientas de Bases de Datos más potentes, rápidas y seguras del mercado.

3 I NT R O D U C C I Ó N CON ESTE PROGRAMA USTED PODRÁ SABER: Permite llevar la gestión de ALQUILERES, VENTAS de MÁQUINAS y FACTURACIÓN DE TALLER. De cuantas máquinas dispone actualmente su parque. Situación de disponibilidad para el alquiler de las máquinas. La zona de ubicación de cada máquina. Los gastos de cada máquina, las reparaciones o las revisiones que se efectúan periódicamente. Control del mantenimiento preventivo de las máquinas Llevar un control de entradas y salidas de cada máquina. Los beneficios que dichas máquinas le reportan. Emisión y control de contratos Relación de los contratos pendientes de facturar Cálculo automático de los días para la facturación semanal o quincenal o mensual. Emisión y control de facturas Relación de facturas por conceptos (Alquiler, combustible, seguros, etc) Gestión de cobros Control de riesgos con clientes y con los bancos Estadísticas e informes de facturación Enlaces automáticos a contabilidad Control del Inmovilizado y de las amortizaciones Control de los contratos de leasing abiertos. Todo ello soportado bajo la arquitectura CLIENTE SERVIDOR con un potente y rápido sistema de COMUNICACIONES entre DELEGACIONES.

4 Alquileres - SIEALQUI Ventas - SIEMAQ

5 Pantalla principal

6 FICHEROS

7 FICHEROS FICHERO DE PARÁMETROS Contiene las numeraciones de Pedido, Contratos, Factura. Y los porcentajes de I.V.A. FICHERO TABLA CALENDARIO LABORAL Contiene un calendario que se utiliza para el cálculo automático de los días de los contratos de alquiler. FICHERO DE FORMAS DE PAGO Se mantienen las distintas fórmulas de pago que la empresa tiene con sus clientes. FICHERO BANCOS Se graba un fichero con los datos de los bancos con los que se trabaja a la hora de emitir remesas. FICHERO DE REPRESENTANTES Serán grabados los datos de los representantes. FICHERO DE DELEGACIONES Serán grabados los datos de las delegaciones que tiene la empresa. FICHERO DE UBICACIONES Sirve para poder indicar en que delegación se encuentra cada máquina. FICHERO DE TARIFAS DE PRECIOS - GRABACIÓN AUTOMÁTICA y LISTADO GRAL. DE TARIFAS, LISTAS DE PRECIOS Se generaran en este programa las distintas listas de precios de las máquinas y familias a aplicar por cliente. FICHERO DE CLIENTES Contiene TODOS los datos de los Clientes según la pantalla siguiente:

8 FICHEROS FICHERO DE MÁQUINAS Este fichero mantiene los siguientes datos:

9 FICHEROS UBICACIONES

10 FICHEROS FICHERO DE PROVEEDORES Se grabarán los datos referentes al Proveedor con:

11 PRESUPUESTOS

12 PRESUPUESTOS RECOGIDA DE DATOS DE PRESUPUESTOS / OFERTAS ALQUILER Por medio de este proceso se grabarán los presupuestos que se hacen a clientes o futuros clientes. Esto quiere decir que se puede hacer una oferta sin necesidad de dar de alta el cliente.

13 PRESUPUESTOS RELACIÓN DE PRESUPUESTOS / OFERTAS ALQUILER

14 C O NT R AT O S

15 C O NT R AT O S RECOGIDA DE DATOS DE CONTRATOS ALQUILER Por medio de este proceso se grabarán los contratos de las máquinas que se alquilan. Cabecera de contrato línea de contrato

16 C O NT R AT O S LISTADO CONTRATOS ESTO ES UN EJEMPLO DE UN FORMATO DE LISTADO DEL CONTRATO Se entiende que cuando el contrato es a la salida, no saldrá con Importes totales ya que no sabemos los días de alquiler. Informe valoración contratos por días

17 C O NT R AT O S VISUALIZACION DE CONTRATOS Da una relación de los contratos que hay pendientes.

18 C O NT R AT O S RELACION MÁQUINAS ALQUILADAS Nos da una relación de cada máquina, diciéndonos en que cliente la tiene, en que obra se encuentra a que zona pertenece etc... RELACIÓN MÁQUINAS LIBRES Nos dice que máquinas hay libres o en situación de disponibilidad y cual es su ubicación.

19 F ACT U R AC I Ó N

20 F ACT U R AC I Ó N RECOGIDA DE DATOS DE FACTURAS MANUAL Tenemos la posibilidad de realizar una factura sin que exista un contrato previo. ORDEN DE FACTURACIÓN La orden de facturación nos permite facturar los contratos de forma automática mediante una preselección: La orden de facturación calculará los días de alquiler según el calendario y generará la factura eliminando el contrato ya devuelto y dejando vivo el que todavía queda abierto. ORDEN DE FACTURACIÓN AGRUPANDO MANUALMENTE LOS CONTRATOS Esta forma de facturación permite seleccionar de una lista los contratos que deseamos facturar.

21 F ACT U R AC I Ó N LISTADO DE FACTURAS ESTO ES UN EJEMPLO DE UN FORMATO DE LISTADO DE LA FACTURA CABECERA FACTURA PIE FACTURA

22 F ACT U R AC I Ó N ACTUALIZACIÓN - Enlace con contabilidad Generación de datos para gestión de cobros RELACIÓN DE FACTURAS Nos ofrece una relación histórica de las facturas

23 GESTIÓN DE COBROS

24 GESTIÓN DE COBROS GIROS FICHERO CARTERA Permite modificar, añadir, borrar, buscar, giros ya creados INFORME PENDIENTE EN CARTERA Nos facilita una relación de los efectos que hay pendientes de llevar al banco. Ordenada por cliente o por fechas de vencimiento primero las de más corto plazo y seguidamente las que hay a vencimientos más largos. Permite marcar o desmarcar de la lista, aquellos efectos que deseamos emitir. SELECCIÓN DE GIROS A EMITIR Nos permite marcar los giros que deseamos remesar posteriormente, mediante la aplicación de unos criterios de selección. Hasta un importe Hasta un Vencimiento Todos / Solo domiciliados / Sin Domiciliar Si se selecciona domiciliados se puede elegir de que banco. Tipo de documento (Efecto / Letra / Pagaré etc) EMISIÓN DE GIROS CON REMESA - EMISIÓN HOJA DE REMESA PARA EL BANCO ENLACE AUTOMÁTICO A CONTABILIDAD GENERACIÓN DEL FICHERO PARA ENVIAR AL BANCO - EN SOPORTE MAGNETICO NORMA 19 C. S. B. EN SOPORTE MAGNETICO NORMA 58 C. S. B. - AL COBRO - AL DESCUENTO - AL DESCUENTO (Contabilizando s/ 4311) IMPRESIÓN DE LETRAS Presenta una lista de lo que hay en cartera o en pendiente de cobro y mediante su selección emite el listado de la LETRA. DEVOLUCIONES RECOGIDA DE DATOS DE DEVOLUCIONES Marca el cliente con la devolución producida, grabando dicha devolución en el fichero de Pendiente de Cobro.

25 GESTIÓN DE COBROS PENDIENTES DE COBRO FICHERO PENDIENTES DE COBRO Podemos añadir, quitar o modificar cualquier dato de facturas pendientes de cobro. INFORME PENDIENTE DE COBRO Se obtiene una visualización o listado por impresora, de todas las facturas que hay pendientes de cobro. Pinchando sobre una de ellas podemos modificar su situación de pendiente. RIESGOS - RIESGOS CON BANCOS - RIEGOS DE CLIENTES De Bancos, da una relación de los giros pendientes de vencer que hay en cada banco. De Clientes, da una relación de los giros pendientes de vencer por cada cliente.

26 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S

27 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S FICHA CLIENTE El programa permite obtener una ficha completa de los movimientos del cliente. Dando en la cabecera los datos del cliente y en las líneas cada uno de los movimientos de las máquinas que le hemos facturado con los precios, unidades, importes, así como el nº de factura y la fecha de facturación.

28 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S FICHA CLIENTE

29 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN CLIENTES El programa clasifica los clientes por orden de importe y permite obtener una estadística con la facturación realizada. Todo ello desde y hasta la fecha que indiquemos, por lo que podemos obtener esta estadística en los periodos que más nos convenga analizar.

30 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA ANUAL POR MESES CLIENTES Esta estadística nos ofrece un informe presentado de forma que podemos ver los doce meses del año y en cada uno el importe facturado a cada cliente. Dando al final de cada línea el total.

31 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA CLIENTES COMPARATIVA AÑOS Esta estadística nos ofrece un informe de cada cliente con el acumulado de facturación del año en curso (fecha introducida por pantalla) y los acumulados de cuatro años atrás.

32 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN POR CLIENTE DESGLOSADA Estadística por cliente desglosando los conceptos de facturación.

33 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN POR REPRESENTANTE El informe nos muestra la facturación realizada por cada comercial.

34 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN POR REPRESENTATE ANUAL POR MESES

35 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN POR REPRESENTANTE DESGLOSADA

36 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN POR DELEGACIÓN El informe nos muestra la facturación realizada por cada delegación.

37 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FICHA MÁQUINAS El programa permite obtener una ficha completa de la facturación por máquina.

38 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN MÁQUINAS El programa permite obtener una estadística con la facturación realizada por máquina. Todo ello desde y hasta la fecha que indiquemos, por lo que podemos obtener esta estadística en los periodos que más nos convenga analizar.

39 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA FACTURACIÓN POR FAMILIAS El programa permite obtener una estadística con la facturación por familia. Todo ello desde y hasta la fecha que indiquemos, por lo que podemos obtener esta estadística en los periodos que más nos convenga analizar.

40 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA ANUAL POR MESES MÁQUINAS Esta estadística nos ofrece un informe presentado de forma que podemos ver los doce meses del año y en cada uno el importe facturado por cada máquina. Dando al final de cada línea el total.

41 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA MÁQUINAS COMPARATIVA AÑOS Esta estadística nos ofrece un informe por máquina con el acumulado de facturación del año en curso (fecha introducida por pantalla) y los acumulados de cuatro años atrás.

42 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S COMPARATIVA AÑOS FAMILIAS

43 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA POTENCIAL PARQUE MÁQUINAS Esta estadística nos ofrece un informe del potencial de facturación de nuestro parque de máquinas.

44 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S ESTADÍSTICA POTENCIAL PARQUE MÁQUINAS

45 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S CUADRANTE FACTURACIÓN

46 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S LISTADO DÍAS ALQUILER

47 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S HISTÓRICO MÁQUINAS OBRAS

48 E S T AD Í S T I C AS E I NF O R M E S FICHA FACTURACIÓN GASTOS MÁQUINAS

49 AL M AC E N P I E Z AS AL Q U I L E R Este apartado resulta útil para los alquiladores que se dedican a material por piezas (andamios, encofrados etc) permite controlar las unidades que tienen de cada componente. Debemos tener en cuenta que en el apartado de alquiler de máquinas se debe crear un registro por cada máquina con el fin de poder tener una historia de cada una de ellas, pero para este caso en el que se tratan piezas se indicará cuantas unidades hay de cada artículo, realizando una entrada en este almacén cada vez que se efectúe una compra, y se realizarán salidas cuando se produzca un robo y un deterioro de piezas.

50 T AL L E R

51 T AL L E R RECOGIDA DATOS DE REPARACIONES / REVISIONES Se realiza una grabación de los partes entregados por los mecánicos en las intervenciones que efectúan a las máquinas:

52 T AL L E R RELACIÓN PARTES MÁQUINAS Mantiene un histórico de los partes introducidos:

53 T AL L E R HISTORIAL MANTENIMIENTO MÁQUINAS Este informe es para cuando es solicitado por algún cliente o cuando se necesita internamente existe un historial de las revisiones efectuadas a cada máquina: RELACIÓN GASTOS / REVISIONES / REPARACIONES MÁQUINAS Permite obtener un informe de los gastos producidos por cada máquina, con distintas opciones de selección.

54 C O M E R C I AL Por medio de este programa se puede llevar un control de futuros clientes o de los ya existentes, con las visitas que realizan los comerciales a dichos clientes en sus correspondientes obras.

55 C O M E R C I AL CLIENTES POTENCIALES COMERCIAL Desde la solapa de clientes se puede acceder a sus obras:

56 C O M E R C I AL Dentro de cada obra podemos controlar las visitas realizadas:

57 P L AN N I N G - P E D I D O S / L L AM AD AS Mediante este programa se puede llevar un control de los pedidos de máquinas que hacen los clientes y de las llamadas recibidas tanto con averías, pinchazos, reservas, etc

58 Fecha última modificación: NOTA FINAL: Esta documentación es una guía orientativa sobre las características y funcionalidades de nuestros programas los cuales están sujetos a mejoras, ampliaciones y modificaciones. Los módulos SIEALQUI y SIEMAQ mencionados en esta documentación, se pueden adquirir conjuntamente o por separado. Teniendo en cuenta que al ser un ERP, si el cliente desea ambos programas estos se integran entre ellos quedando unificados.