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2 ÍNDICE 1. Introducción al Sistema ERP Introducción Inicio de sesión Actualización del Sistema Descripción de Ventanas de la Barra de Menú Archivo Empresa Sucursales Cambio de Usuario Inventarios Grupos Subgrupos Marcas Tipos Departamentos Unidades Almacenes Productos y Servicios Entradas Salidas Salida por consumo interno Salida por Traspaso Salida por Merma de productos Recepción de Productos Criterio Para Actualización de Precios Inventario Físico Hoja de Captura Hoja de Captura Capturar Inventario Físico Verificación de Productos... 37

3 3.14 Reportes Catálogos Sección Catálogos Compras Proveedores Agregar Proveedor Modificar Proveedor Compradores Agregar Comprador Modificar Comprador Eliminar Comprador Requisiciones de Compra Agregar Requisición Solicitud de Cheques Órdenes de Compra Agregar Orden de Compra Cargar Requisición de Compra Orden de Compra de lo Vendido Remisiones de Compras Facturas de Compra Agregar Factura Gastos de Operación Orden de Compra de lo Vendido Sugerencia de Compra Recepción de Materiales Cambios de Precio por Proveedor Cambios de Precios y Ofertas Tabla Comparativa de Precios Reportes Ventas Clientes Plantillas de descuento

4 5.3 Ejecutivos de Venta Cotizaciones Pedidos Remisiones Facturación Notas de Cargo Notas de Crédito Transportistas Unidades de transporte Operadores Destinatarios Orden Embarque Agencias Aduanales Gastos y servicios aduanales Tickets de venta Lista de ofertas de venta Lista cuponera Operaciones en Caja Cobro Ventas Retiros de Caja Corte de caja Reportes Cuentas Por Cobrar Clientes Cobradores Rutas Saldo de clientes Documentos por Cobrar Registro de Ingresos Recibos de Ingreso Reportes Cuentas Por Pagar

5 7.1 Proveedores Saldos de Proveedores Documentos por pagar Registro de Egresos Recibos de Egresos Reportes Bancos Bancos Autorizados Agregar Banco Modificar Bancos Eliminar Bancos Cuentas Bancarias Agregar cuenta bancaria Catálogo de Conceptos Egresos Movimientos Bancarios Opción de Solicitud de Cheques Contabilidad Catálogos de Cuentas Contables Saldos de Cuentas Pólizas Contables Centro de Costos Presupuesto de gastos Concepto de Gastos de Operación Gastos de Operación Comprobantes de Gastos Información SAT Bienes, Arrendamientos y Servicios Importaciones y Exportaciones Generar Devoluciones de IVA Generar Compensación de IVA Generar Informativa de IVA (DIOT)

6 9.9.6 Reporte Mensual de CFD Importar y Exportar Importar Catalogo de Cuentas Importar Pólizas Contables Exportar Catalogo de Cuentas Exportar Pólizas Contables Herramientas Respaldar Seguridad Perfiles de Usuarios Usuarios del Sistema Permisos por Perfil Permisos por Usuario Divisas Empleados Tipo de Documentos Plantillas Contables Opciones de Configuración Configuración de Interfaces Bitácora

7 Inicio de Sesión 1. Introducción al Sistema ERP 1.0 Introducción T&T ERP es un Sistema Integral que facilita la operación del negocio en los procesos relacionados con Inventarios, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos y Contabilidad. Proporciona información de calidad que ayuda a tomar decisiones oportunas y relevantes. Su diseño está pensado en tener al máximo una reducción de tiempo en la ejecución de cada uno de los procesos, evitando duplicidad de información, captura excesiva de datos y además permite producir los resultados para cubrir las necesidades requeridas por la empresa. Características del sistema: Multiusuario. Flexible y versátil. Amigable y confiable. Información en línea. 1.1 Inicio de sesión Niveles de seguridad por usuario y por función. Procesos de información adecuados. Acceso rápido a la información. Para acceder al sistema, debe dar doble clic al icono que se encuentra en el escritorio con el nombre T&T ERP. Una vez cargado el sistema, elija el usuario con el que desea acceder y capture su contraseña. 7

8 Inicio de Sesión Al entrar por primera vez al sistema por cuestiones de seguridad el usuario tendrá que hacer cambio de contraseña en la ventana siguiente: Primero, debe introducir la contraseña que fue proporcionada por el Administrador del Sistema y teclee su nueva contraseña, confirmándola. Ahora puede capturar la cuenta de correo electrónico y su contraseña con el fin de que pueda enviar algunos documentos directamente desde su correo a través del sistema como cotizaciones de venta, órdenes de compra, etc. Para finalizar con el cambio de contraseña de un clic en el botón Guardar. Por cuestiones de seguridad, al intentar ingresar con un usuario y colocar la contraseña incorrecta cinco veces consecutivas, el usuario quedara bloqueado y solo el Administrador del sistema podrá desbloquearlo. Inmediatamente que su usuario y contraseña son validados, debe seleccionar la empresa con la cual trabajará, para esto se puede dar doble clic sobre el renglón de la empresa, o bien, en el panel de opciones lateral podemos dar clic en la opción: (véase apartado 2.1 Empresa y 2.2 Sucursal). Del mismo modo seleccionar la sucursal. 8

9 Inicio de Sesión 1.2 Actualización del Sistema Al abrir el sistema podrá aparecer una ventana como la que se muestra para realizar una Actualización del Sistema, de ser así, dar clic en: de lo contrario aparecerá la ventana para inicio de sesión. (véase apartado 1.1 inicio de sesión). 9

10 Inicio de Sesión A continuación se mostrará la pantalla Actualizar Versión, en esta se indicará que ningún usuario está utilizando el sistema para realizar la actualización correctamente, daremos clic en el botón de actualización. para seguir con el proceso 10

11 Inicio de Sesión 1.3 Descripción de Ventanas de la Barra de Menú Una vez entrando al sistema se podrá visualizar la siguiente pantalla. En esta pantalla se podrán observar los siguientes módulos: Archivo. Inventarios. Compras. Ventas. Cuentas por Cobrar. Cuentas por pagar. Bancos. Contabilidad. Herramientas. Ayuda. Salir. 11

12 Inicio de Sesión En la pantalla principal del sistema se encuentra un menú rápido del lado izquierdo, en el cual están las principales opciones del sistema. Las opciones vienen agrupadas por las siguientes funcionalidades: Archivo, Inventarios, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Bancos. Estas opciones aparecerán dependiendo de la configuración de accesos que hayan sido asignados al usuario activo. Estos accesos los configura el Administrador del Sistema. Las opciones que no estén configuradas como acceso al usuario del sistema activo, no aparecerán en la barra de menús lateral. Si se necesita activar alguna opción, favor de llamar al Administrador del sistema para que dé el acceso solicitado. 12

13 Archivo 2. Archivo 2.1 Empresa En esta sección se puede realizar un cambio de Empresa sin salir del sistema. Para seleccionar la Empresa se dará doble clic sobre la empresa deseada, o bien, en el panel de menús lateral podemos dar clic en la opción que dice Seleccionar. Como se observa, se encuentran los botones Agregar, Modificar, Eliminar y Cerrar, así como una barra de navegación para moverse entre una y otra empresa en caso de tener asociada más de una. A continuación se dará una breve descripción de los botones que se encuentran en el panel de menú lateral de dicha pantalla. 13

14 Archivo 1.- Agregar: Dando clic en esta opción se muestra una ventana con una serie de datos a ingresar para dar de alta una Empresa. 2.- Modificar: Se muestra una ventana con una serie de datos de la Empresa, en donde se puede realizar los cambios necesarios ya sea en uno o todos los campos, según sea el caso. 3.- Eliminar: Al dar clic en esta opción se muestra una ventana en la cual confirmaremos la solicitud de eliminar, se dará clic en SI para confirmar y en caso contrario daremos clic en NO para cancelar. 4.- Seleccionar: Sirve como herramienta para hacer la selección de algún dato que se encuentre en la lista. (véase 1.1 Inicio de sesión). 5.- Cerrar: Se cierra la ventana en la que se encuentre dando clic en esta opción. 14

15 Archivo 2.2 Sucursales En esta sección se realiza la selección de la Sucursal. Daremos doble clic sobre la sucursal, o bien, en el panel de menús lateral podemos dar clic en la opción Seleccionar. La ventana cuenta con las opciones Agregar, Modificar, Eliminar, Seleccionar sucursales o cerrar (véase sección 2.1 Empresas). 2.3 Cambio de Usuario En esta sección se realiza el cambio de usuario sin necesidad de salir del sistema. Al dar clic nos envía a la ventana de inicio de sesión para ingresar con otro usuario (véase sección 1.1 Inicio de sesión). 15

16 Inventarios 3. Inventarios 3.1 Grupos Al dar un Clic sobre Grupos nos envía a la siguiente ventana, donde se puede visualizar cada uno de los grupos existentes. A continuación se observa a detalle la ventana de Grupos Barra de búsqueda: permite encontrar de manera más rápida alguna opción del catálogo en el que se esté trabajando. 2.- Barra de menú lateral: contiene las opciones con las diferentes acciones que puede realizar en cada uno de los catálogos que se vayan seleccionando del menú Inventarios. Como se muestra en el ejemplo de la imagen, se está agregando un nuevo grupo, y de igual forma se pueden modificar o eliminar según lo deseado. 3.- Barra de navegación: con ella se puede navegar en la lista del catálogo si así se desea (primero, anterior, siguiente, último), de igual manera se puede utilizar la barra de desplazamiento para moverse a través de la lista de elementos que se encuentren en el catálogo. 16

17 Inventarios 4.- Contenido: muestra la lista con los elementos que contiene el catálogo seleccionado actualmente. Esta ventana es muy similar a la de los demás catálogos, la única diferencia que existe se encuentra en el contenido. 3.2 Subgrupos Al dar un Clic sobre Subgrupos se muestra la siguiente pantalla, su funcionalidad es muy similar a la de Grupos con la única diferencia que se hace referencia ahora a los Subgrupos. (Para más información consulte 3.1 Grupos) 3.3 Marcas La opción marcas trabaja de la misma forma que las funciones anteriores, mostrando una lista con las marcas dadas de alta en el sistema. (Para más información consultar 3.1 Grupos) 17

18 Inventarios 3.4 Tipos De la misma forma, en la opción Tipos se muestra una lista con los tipos de productos dados de alta en el sistema. (Para más información consultar 3.1 Grupos) 3.5 Departamentos La opción Departamentos trabaja de la misma forma que las funciones anteriores, mostrando una lista con los departamentos dados de alta en el sistema. (Para más información consultar 3.1 Grupos) 18

19 Inventarios 3.6 Unidades La opción Unidades trabaja de la misma forma que las funciones anteriores, mostrando una lista con las unidades dadas de alta en el sistema. (Para más información consultar 3.1 Grupos) 3.7 Almacenes La opción Almacenes trabaja de la misma forma que las funciones anteriores, mostrando una lista con los almacenes dados de alta en el sistema. (Para más información consultar 3.1 Grupos) 19

20 Inventarios 3.8 Productos y Servicios A través de él, cómo se observa, se encuentran todos los productos dados de alta en el sistema con su código interno, descripción, fecha de modificación, y otros datos del producto. 20

21 Inventarios Para buscar un producto se debe prestar atención al criterio de búsqueda. Ya sea por Código o Descripción. Cuando la etiqueta diga código se refiere a cualquiera de los dos, ya sea de Barras o Interno. Al capturar la búsqueda se muestran solo los productos que estén relacionados con ese criterio de búsqueda. Los Criterios de búsqueda cambian al dar clic en la cabecera de cada columna, así se podrá personalizar la búsqueda de un producto. En la parte lateral izquierda se tiene un Filtro de Productos, donde se puede elegir un grupo completo, subgrupo, marca o tipo para que sean mostrados en la pantalla. Para tener una visión detallada de cada producto, en la parte superior derecha se localiza el botón Consultar, el cual Despliega una pantalla con toda la información conocida del producto como Costos de Compra, Precios de Venta, a qué Grupo pertenece, a qué Departamento pertenece, sus Descuentos de Venta, etc. 21

22 Inventarios Para sacar el Kardex de un producto específico se necesita tener seleccionado alguno y dar clic en la opción de Kardex desde este formulario, y el sistema mostrará una ventana como la siguiente, donde se colocará el rango de fechas y los movimientos que ha tenido en las fechas establecidas. Una vez colocadas las fechas, se puede dar clic en el botón aceptar y se generara el reporte de kardex, que podrá exportar a Excel, PDF, Texto Plano y otros formatos para su manejo. 22

23 Inventarios Cada reporte en pantalla nos muestra las siguientes opciones en la parte superior de la ventana. Imprime el documento Exporta el documento a PDF, EXCEL, TXT y otros formatos Cambiar de hoja Guarda el documento Enviar por Correo Electrónico Regresar a la ventana Anterior En la ventana de productos, en la sección de criterios de búsqueda se localiza el botón de CONSULTAR, este botón muestra toda la información del producto. La ventana es la siguiente: 23

24 Inventarios Para una mejor apreciación del producto, se muestra su grupo, subgrupo, tipo, marca, proveedor, sus códigos interno y de barras, si tiene IVA o algún otro impuesto, y también si el producto tiene alguna comisión de venta fijado por porcentaje. Se aprecia la información de precios de venta y precios de lista. También las fechas de descuentos a la venta y a la compra, con sus porcentajes y su vigencia. Esto sirve para validar los precios de los productos y para saber cuándo terminan sus ofertas. En la zona de precios se muestra el Precio Normal, Precio Especial 1, Precio Especial 2 y Precio Especial 3 cada uno sin IVA y con IVA. Toda esta información sirve para validar el catálogo de productos, verificar que sus descuentos y sus vigencias estén correctos y que cada producto este clasificado en el grupo y subgrupo correcto. En caso de detectar algún producto erróneo en su información, debe reportarse a la brevedad posible al departamento de compras. 24

25 Inventarios 3.9 Entradas Para el caso de Entradas, el sistema permite darle entrada a los productos por los conceptos de: Inventario Inicial, Ajustes de Inventario, Orden de Compra, Traspaso, Factura de Compra, Devolución de Venta y Nota de Crédito. Todo documento está dividido en Encabezado y Detalle, cuando se abre esta opción, aparece una pantalla como la siguiente: En la parte superior se localiza la barra de búsqueda, en la cual se pueden buscar las entradas por rango de fechas, o por un folio especifico. Para que se realice la búsqueda se da clic en el botón de Filtrar y se mostrarán los documentos que cumplan con los criterios de búsqueda estipulado tanto de encabezados como de partidas. Para observar el detalle de cada documento, se debe seleccionar en la zona de Encabezados y mostrará sus partidas en la zona de detalle. Puede desplazarse por los documentos con las flechas del teclado, o dando clic en el documento deseado. Para dar de alta una Entrada damos clic en el botón de Agregar, y nos abre una pantalla como la siguiente: 25

26 Inventarios En esta ventana se localiza la serie del documento, el folio Actual, la fecha de la Entrada, El concepto de la entrada, quien Entrega y recibe, sucursal de origen y sucursal destino, almacén, proveedor en caso de que sea entrada por factura de compra, folio del documento, divisa del documento, y las observaciones. Cada concepto de entrada habilitara o deshabilitara los campos dependiendo cuales sean necesarios, así como requeridos. En algunos campos podemos observar un botón con una lupa. Este botón abre el catálogo o módulo del cual se solicita información. Por ejemplo en el campo de Sucursal Origen, si damos clic en la lupa, nos abre el catálogo de sucursales como se muestra a continuación: 26

27 Inventarios Una vez se haya elegido la sucursal, aparece el nombre automáticamente. Para todas las opciones es el mismo caso, al presionar el botón de búsqueda con la lupa, se abre el catálogo elegido. Y al darle seleccionar aparece la información requerida Salidas Salida por consumo interno Esta salida del inventario se realiza por los productos que son destinados al consumo interno de la sucursal. Para dar de alta la salida, se da clic en agregar en el menú del encabezado, y nos pedirá que asignemos el concepto de la entrada en el campo: SALIDA POR. Una vez colocado los datos correspondientes a la salida por consumo interno, se da clic en guardar. E instantáneamente generará el encabezado del documento y podrá ser observado desde el formulario de salidas. 27

28 Inventarios Una vez que ya tenemos el encabezado, se deben agregar las partidas. Al darle clic en Agregar en las opciones de partidas, abrirá una ventana como la siguiente: En la cual se observa el número de partida, el espacio para teclear el código de producto o en caso contrario, buscarlo directamente en el catálogo. Una vez seleccionado el producto y colocado la cantidad, se puede dar clic en el botón de guardar. La ventana de las partidas no se cerrará, quedara abierta para seguir agregando partidas, al concluir, cerramos la ventana y observaremos todas las partidas que agregamos y los totales correspondientes a dicho documento. Al terminar de agregar las partidas, damos clic en el botón de imprimir y se mostrará una ventana como la siguiente. 28

29 Inventarios Al imprimir el documento, será imposible hacerle modificaciones al encabezado, o agregar, eliminar o modificar una partida Salida por Traspaso Esta salida del inventario se realiza por los productos que son destinados a una sucursal por el concepto de traspaso de salida. Para darlo de alta, daremos clic en agregar en el menú del encabezado, y nos pedirá que asignemos el concepto de la entrada en el campo: SALIDA POR. Al colocar los datos correspondientes a la salida por consumo interno, damos clic en guardar. Al instante se genera el encabezado del documento y podrá ser observado desde el formulario de salidas. Al tener el encabezado, es momento de agregar las partidas. Al darle Agregar en las opciones de partidas, abre una ventana como la siguiente: En la cual podemos observar el número de partida que es, el espacio para teclear el código de producto o buscarlo directamente en el catálogo. Una vez seleccionado el producto y estipulado la cantidad, se podrán colocar unas observaciones o dar clic en el botón de guardar. 29

30 Inventarios La ventana de las partidas no se cierra, queda abierta para seguir agregando partidas, al terminar, cerramos la ventana y observaremos todas las partidas que agregamos y los totales correspondientes a dicho documento. Al terminar de agregar las partidas, damos clic en el botón de imprimir y mostrará la siguiente ventana. Al imprimir el documento, será imposible hacerle modificaciones al encabezado, o agregar, eliminar o modificar una partida. 30

31 Inventarios Salida por Merma de productos Esta salida del inventario se realiza para los productos que han sido marcados como merma por causa de caducidad o defecto del mismo. Para darlo de alta, damos clic en agregar en el menú del encabezado, y nos pedirá que asignemos el concepto de la entrada en el campo de SALIDA POR. Una vez colocado los datos correspondientes a la salida por merma de producto, damos clic en guardar. Al instante se genera el encabezado del documento y podrá ser observado desde el formulario de salidas. 31

32 Inventarios Al tener el encabezado, es momento de agregar las partidas. Al darle Agregar en las opciones de partidas, se abre una ventana como la siguiente: En la cual podemos observar el número de partida que es, el espacio para teclear el código de producto o buscarlo directamente en el catálogo. Una vez seleccionado el producto y colocado la cantidad, se podrán realizar unas observaciones o dar clic en el botón de guardar. La ventana de las partidas no se cierra, quedara abierta para seguir agregando partidas, una vez que se haya terminado, cerramos la ventana y observaremos todas las partidas que agregamos y los totales correspondientes a dicho documento. Al terminar de agregar las partidas, damos clic en el botón de imprimir y se mostrará la siguiente ventana. Al imprimir el documento, será imposible hacerle modificaciones al encabezado, o agregar, eliminar o modificar una partida. 32

33 Inventarios 3.11 Recepción de Productos En esta opción se muestra el registro de cada uno de los productos recibidos. Al agregar un producto se piden los datos tanto del Ejecutivo de Venta como del Proveedor, llevando un control con la fecha de recepción, código y cantidad del producto como datos principales Criterio Para Actualización de Precios En la siguiente opción es donde se podrán actualizar los precios de cada uno de los productos o de alguno en específico, se seleccionan del listado de Proveedor, Grupo, Subgrupo, Marca y Tipo, tomando en cuenta lo anterior se podrá realizar la actualización de los precios del producto ingresando los datos de acuerdo a la necesidad de la Empresa en base a su producto. 33

34 Inventarios 3.13 Inventario Físico De esta opción se derivan otras funciones como hoja de captura, hoja de captura 2, capturar inventario físico y verificación de productos que se mostrarán a detalle. 34

35 Inventarios Hoja de Captura En esta función se encuentran los Criterios de Selección, se tienen distintos elementos que se deben seleccionar para realizar un reporte ya sea global o de una sucursal en específico En este apartado se encuentra el Rango de Fecha y Rango de Folios, en los que se selecciona el rango desde la fecha en que esta dado de alta el Inventario Inicial hasta donde llega la fecha del Inventario Final y también el Folio Inicial hasta el Folio Final respectivamente. 2.- En el siguiente apartado se encuentra una lista para seleccionar entre los distintos Proveedores con los que cuente la Empresa, también se puede observar el área de Rango de Sucursales, donde se puede elegir entre realizar un reporte de inventario para todas las sucursales, como reporte global o en su defecto como una sucursal especifica. 3.- En este último apartado se encuentran una serie de listas para escoger desde el Departamento al que se le realiza el reporte de inventario hasta el vendedor del producto, como también el código del producto, su precio, etc. 35

36 Inventarios Hoja de Captura 2 En esta opción como se puede apreciar es igual que hoja de captura, con sus mismos criterios. (Véase Hoja de captura) Capturar Inventario Físico En la siguiente opción se agregarán los distintos productos que se encuentren físicamente en la empresa o sucursal, contando con un Folio de inventario y la fecha en la que se está realizando el inventario, de igual forma se pide el número de toma y el responsable o encargado de realizar dicha función. 36

37 Inventarios Verificación de Productos En esta opción se ingresan todos y cada uno de los códigos de barras con su respectiva ubicación, para tener un listado completo, mostrando a detalle las especificaciones del producto hasta el precio tanto para el usuario como para el cliente Reportes Catálogos Contiene todos y cada uno de los distintos reportes para los módulos y catálogos antes mencionados, a su vez el apartado de Catálogos se divide en seis distintos tipos de reporte. 37

38 Inventarios Sección Catálogos Como se mostró anteriormente en la hoja de captura de inventario se puede realizar un reporte por Grupo, Subgrupo, Marcas, Departamentos, Almacenes y Productos y Servicios. Grupo Subgrupo Marcas Departamentos Almacenes Productos y Servicios Todos los reportes de cada uno de los módulos van a seguir el mismo formato de plantilla, la única diferencia es cuando se seleccione cada uno de los reportes, o el reporte con el que se desee trabajar este irá cambiando su contenido cuando se mande a imprimir el reporte. 38

39 Compras 4. Compras 4.1 Proveedores Al dar Clic sobre esta función nos abre la siguiente ventana, donde se podrán visualizar cada uno de los proveedores existentes con sus datos principales como su código, RFC, nombre del proveedor y su nombre comercial. 39

40 Compras Agregar Proveedor Para agregar a un nuevo proveedor tendrá que dar clic en la opción Agregar y el Sistema abre la ventana en la cual se deben introducir los datos del proveedor. Una vez que los datos estén completos, se da clic en guardar para que el proveedor se agregue al catálogo y se encuentre listo para ser seleccionable. Si desea modificar algún campo de cualquier proveedor, se utilizará la opción Modificar en la que se podrá cambiar libremente los datos en el campo deseado. 40

41 Compras Modificar Proveedor Si necesita eliminar algún proveedor de la lista, daremos clic en la opción eliminar y se muestra la ventana en la que se podrá confirmar o cancelar la acción. Para salir del módulo Proveedores daremos clic en la opción Cerrar. 41

42 Compras 4.2 Compradores Nos encontramos con el mismo caso en esta opción, en la cual podremos seleccionar al comprador deseado Agregar Comprador A Diferencia de la opción Proveedores, en esta ventana para agregar algún comprador solo basta con dar clic en la opción agregar y posteriormente insertar el nombre de la persona que en este caso vendrá a ser el comprador. Para agregarlo a la lista daremos clic en guardar. 42

43 Compras Modificar Comprador También se encuentra la opción modificar, en la que se podrá cambiar el nombre del comprador. Al dar clic en esta opción se puede realizar el cambio deseado en el nombre del comprador seleccionado. Una vez modificado daremos clic en guardar para que la modificación se haga efectiva Eliminar Comprador Para eliminar un comprador, lo seleccionaremos y daremos clic en la opción eliminar. Confirmamos que la solicitud es correcta, de lo contrario damos clic en No para cancelar la eliminación. 43

44 Compras 4.3 Requisiciones de Compra Desde esta opción el cliente puede seleccionar alguna requisición de compra en caso de ser requerida. Cabe señalar que gran parte de las opciones que se muestran en el menú Compras cuentan con un filtro en la parte superior al que se le conoce como encabezado. Este filtro nos servirá para buscar la operación deseada de manera más rápida y eficiente. En la imagen se muestra remarcado el encabezado, donde se muestra dicho filtro con los campos siguientes: 1. Buscar por Folio. En este campo el cliente podrá buscar alguna requisición existente en la lista ingresando el folio de esta. 2. Filtrar Requisiciones. Nos muestra dos opciones de filtro, las de hoy y por rango, donde el cliente seleccionara la deseada. 3. Fecha inicial. Fecha en la que inicio la requisición. 4. Fecha final. Fecha en la que finalizo la requisición. 44

45 Compras Una llenado estos datos daremos clic en la opción Filtrar y rápidamente aparecerán en la lista las opciones coincidentes a las condiciones estipuladas por el usuario. De esta forma podemos buscar rápidamente en este caso la requisición de compra deseada Agregar Requisición En parte superior izquierda de la ventana de requisiciones de compra se muestra la opción en la que se podrá agregar alguna requisición. Al dar clic aparece la siguiente ventana En esta ventana se muestran todos los datos necesarios para dar de alta la requisición deseada. La ventana está dividida en 6 secciones. 1. En la primera sección se encuentra el encabezado, en el que se solicita la serie, el folio y las fechas de la requisición. 45

46 Compras 2. En la segunda sección nos piden los datos del Requisitante, o bien, el usuario que está dando de alta la requisición. Es necesario especificar hacia quien va dirigido y a qué departamento, el cual se puede buscar dando clic en la lupa que se encuentra a la derecha de dicho campo. Al dar clic en la lupa nos aparece la ventana siguiente: Desde esta ventana se selecciona el departamento pretendido. Si el departamento que se busca no se encuentra en la lista, se puede libremente agregar uno nuevo dando clic en la opción agregar. Al dar clic en esta opción nos muestra la ventana siguiente: Se debe insertar el nombre del departamento y el centro de costos, y dar clic en guardar. 3.- La tercera sección nos pide ingresar al proveedor sugerido, el cual se puede buscar de nueva cuenta dando clic en la lupa que se encuentra a la derecha de la casilla. Al hacer clic en la casilla nos abre la ventana de 46

47 Compras proveedores la cual se explicó anteriormente y de donde se puede seleccionar el proveedor deseado. 4.- En la cuarta sección introduciremos la cuenta de gastos que se desea generar, de igual forma haciendo clic en la lupa podemos buscar la solicitada, al dar clic nos aparece la ventana catálogo de cuentas contables donde podremos seleccionar la cuenta. 5.- La quinta sección nos muestra un espacio para redactar las observaciones que el cliente quiera agregar a la requisición. 6.- Y por último en la sexta sección especificaremos el tipo de divisa y el comprador. Una vez completados todos los datos se da clic en guardar y la requisición quedara agregada de manera automática a la lista. 4.4 Solicitud de Cheques En este módulo el usuario podrá solicitar cheques de manera sencilla. En la lista de opciones se encuentra la opción Se puede seleccionar algún cheque ya existente en la lista y al dar clic en esta opción se imprime el cheque seleccionado y una vez impreso estará listo para ser cobrado, o en caso contrario, podrá dar de alta un cheque nuevo dando clic en la opción agregar. Al dar clic en la opción agregar nos aparecerá la siguiente ventana: 47

48 Compras Para poder agregar correctamente un cheque se deben llenar todos los datos requeridos en la ventana: Agregar. El sistema nos arroja un número de Folio por default, por lo tanto esta opción no se podrá modificar. Se selecciona la fecha del día en el que cheque está dándose de alta, y posteriormente nos muestra los campos siguientes: A la Orden De: En este campo se debe ingresar el nombre de la persona que está solicitando el cheque. Entregar A: Se introduce el nombre de la persona que recibirá el cheque. Solicitado Por: De nueva cuenta se ingresa el nombre del que solicita el cheque. Aprobado Por: En caso de que la persona aprueba el cheque, su nombre deberá ir en este campo. Descripción: En este campo nos dan un espacio para describir los términos del cheque. Importe del Cheque: Se especifica la cantidad a cobrar en pesos mexicanos. Una vez que todos los datos sean llenados se da clic en guardar y el cheque quedara agregado. 48

49 Compras 4.5 Órdenes de Compra Esta opción nos sirve para generar una orden de compra. Es posible cargar una orden desde los módulos de: requisiciones de compra y órdenes de compra de lo vendido, tenemos acceso a dichos módulos en la lista de opciones en la parte superior izquierda Agregar Orden de Compra Para agregar una orden de compra daremos clic en la opción nos abre la siguiente ventana: y

50 Compras La ventana está dividida en ocho secciones. La primera sección es el encabezado de la ventana, en la cual nos muestra una serie de datos. En el primer y segundo campo no es posible modificar ya que el sistema nos arroja valores por default, pero, posteriormente será necesario seleccionar la fecha en la que se está realizando la operación y el número de solicitud. En la segunda sección nos piden los datos del proveedor: RFC, Nombre del Proveedor, Dirigida a y el correo. Al Hacer clic en la lupa nos envía al módulo de proveedores para poder seleccionar alguno de manera automática. La tercera sección nos solicita que especifiquemos la divisa, ya sea en pesos o en dólares, el tipo de cambio y el comprador. La cuarta sección nos pide los datos del solicitante, se menciona el usuario, hacia quien va dirigido y el departamento, el cual se puede buscar dando clic en la lupa que se encuentra a la derecha de la casilla. En la quinta sección se mencionan los datos de la entrega, la fecha y el lugar en este caso. En la sexta sección se especifican las condiciones del crédito, los días que se tiene de plazo para que se efectué la compra, la forma de pago ya sea de contado o por plazos, la vigencia, que son los días que se tienen de límite para que la orden siga vigente, si hay algún tipo de descuento, se puede especificar en las casillas de descuento y descuento adicional, y el importe de la orden, así como la persona que la autoriza y un espacio para observaciones si es que las hay. La séptima sección nos muestra un campo en la que deberemos seleccionar una cuenta de gastos, al hacer clic en la lupa nos conducirá al catálogo de cuentas contables en donde se podrá seleccionar libremente la deseada. En la octava sección hacemos mención del almacén. Por último en la parte inferior izquierda de la ventana nos muestra la opción que al darle clic nos muestra la ventana siguiente: 50

51 Compras Esta ventana nos muestra una serie de renglones vacíos en la que podremos libremente agregar algún dato adicional a los que se muestran en la ventana anterior. Una vez insertado el dato que deseamos, daremos clic en Agregar y el dato quedara guardado. Al completar los datos daremos clic en Guardar y nuestra orden de compra quedara agregada a la lista Cargar Requisición de Compra 51

52 Compras Orden de Compra de lo Vendido 4.6 Remisiones de Compras 52

53 Compras 4.7 Facturas de Compra Desde esta opción se dan de alta las facturas de compra que el proveedor llevo a la sucursal. Estas facturas no serán afectadas en el inventario hasta que se realice una entrada por el concepto de Entrada por Factura de Compra. Para entrar, damos clic en el menú de Compras, y clic en la opción Facturas de Compra. En caso de que un proveedor no esté dado de alta en el catálogo de proveedores, es necesario comunicarlo al Administrador del Sistema para que el departamento de Compras lo haga Agregar Factura Para agregar una Factura de Compra, primero debemos dar de alta su encabezado dando clic en el botón de agregar en las opciones del documento, como se muestra en la imagen. El sistema nos abre la siguiente ventana, donde podemos encontrar los siguientes campos obligatorios para el llenado de una factura de compra. 53

54 Compras En la sección número uno se identifica los datos de la factura del proveedor, tales como serie de la factura, folio, fecha, número de solicitud y fecha de recepción. Estos datos deben ser llenados correctamente para efecto de reportes. En la sección número dos encontramos los datos del proveedor, tales como RFC, nombre del Proveedor, el plazo de crédito que nos da el proveedor, su fecha de vencimiento de la factura y las condiciones de pago. En la sección número tres está marcado el botón de búsqueda, que en este caso nos abre el catálogo de Proveedores para seleccionar el deseado. 54

55 Compras En algunos formularios de catálogos, encontraremos una barra de búsqueda en cada columna, esta barra nos sirve para una búsqueda más rápida. Ya que solo con colocar el nombre, código, RFC, etc. nos desplegara los registros que coincidan con lo que insertamos en la barra de búsqueda de la columna. Por ejemplo en la imagen anterior en la columna PROVEEDOR se colocó la palabra AEROPUERTO, el sistema realizo la búsqueda en todos los registros de proveedores para que coincidan con el parámetro de búsqueda. Una vez identificado el registro correcto, se da clic en el botón de seleccionar. Automáticamente traerá toda la información del proveedor y sus condiciones de crédito. Si se requiere colocar algunas notas de la factura, en el campo de observaciones se puede colocar información adicional a la factura. Una vez terminado de llenar la información del encabezado de la factura, presionamos el botón guardar. Automáticamente el encabezado podrá ser observado en la ventana de Facturas de Compra. Y se procede a agregar partidas a la factura. Al presionar el botón agregar partidas, se abre la siguiente ventana. En la cual podemos observar el número de partida que es, el espacio para teclear el código de producto y el botón de búsqueda de productos, su descripción, costos y descuentos. 55

56 Compras Una vez seleccionado el producto y colocado la cantidad marcada en la factura de compra, debe verificar que los costos e importe sean correctos y coincidan con el importe impreso en la factura del proveedor, en caso de no coincidir, favor de comunicarse con el administrador del sistema. También se pueden colocar observaciones. La ventana de las partidas no se cierra, queda abierta para seguir agregando partidas, una vez que se haya terminado, cerramos la ventana y observaremos todas las partidas que agregamos y los totales correspondientes a dicho documento. Una vez terminado de agregar las partidas, damos clic en el botón de imprimir y se abre una ventana como la que se muestra a continuación. Este tipo de documento, a diferencia de las entradas y salidas, aunque se impriman, no se afecta al inventario. Sino hasta que se le dé entrada por factura de compra desde el módulo de entradas. También podemos generar una factura desde los módulos que se muestran en la lista de opciones: Generar desde órdenes de compras Generar desde remisiones de compras Generar desde XML Generar desde diferencias de entrada 56

57 Compras 4.8 Gastos de Operación Desde esta opción se puede dar de alta los gastos de operación que se generen. Para dar de alta un gasto de operación daremos clic en Agregar y aparece la ventana siguiente: 57

58 Compras En este caso se debe de seguir la misma secuencia que se llevó a cabo para agregar una factura. Al igual que en la opción de facturas es posible generar una operación desde los módulos de órdenes de compras, remisiones de compras, XML y diferencias de entrada. 4.9 Orden de Compra de lo Vendido Esta opción se había visto con anterioridad en Órdenes de Compra, en el cual podíamos generar una orden de compra desde esta ventana. Cada orden de compra vendida, pasa automáticamente a esta lista en la que se resaltan varios datos como se muestra en la imagen. Podemos buscar una orden de compra de manera más sencilla insertando la fecha de esta en la parte superior y posteriormente dando clic en la lupa. Si deseamos imprimir la orden daremos clic en la opción muestra en la parte inferior izquierda de la ventana. que se 58

59 Compras 4.10 Sugerencia de Compra Desde esta opción se podrá generar una sugerencia de compra de acuerdo a lo vendido. Para buscar una orden de compra en específico en la parte superior de la ventana podemos seleccionar la fecha y proveedor que deseamos buscar. Una vez ingresados estos dos datos daremos clic en la lupa. Se selecciona alguna y damos clic en la opción Generar O.C Recepción de Materiales 59

60 Compras 4.12 Cambios de Precio por Proveedor En esta opción se puede aplicar un cambio a los precios del proveedor. En el encabezado de la ventana podemos seleccionar algún proveedor y el mes deseado. Posteriormente damos clic en importar precios y la lista aparecerá divida en los datos que se muestran en la imagen. Una vez que queramos aplicar el cambio que se necesita, daremos clic en la opción de la lista de opciones Cambios de Precios y Ofertas 60

61 Compras En esta opción se muestran la lista de precios y ofertas, que podrán ser sometidos a cambios si el usuario lo desea. En la imagen anterior se puede apreciar que en el encabezado se tiene la opción Al darle clic nos aparece la siguiente ventana: En la que se especifica qué tipo de oferta se desea aplicar. Una vez que se seleccionó que tipo de oferta se desea manejar, la abriremos desde nuestros documentos para posteriormente dar clic en la opción. También desde esta opción es posible generar un reporte dando clic en alguna de las funciones que aparecen en la lista de REPORTES que se muestra a continuación: 61

62 Compras 4.14 Tabla Comparativa de Precios Desde esta opción es posible importar varias listas para posteriormente ser comparadas con cada uno de los datos que se muestran en la ventana. 62

63 Compras 4.15 Reportes En esta opción se tiene un espacio considerable para realizar diferentes tipos de reportes de acuerdo a las necesidades del usuario. Al dar clic en cualquier opción nos abre una ventana como la que se muestra a continuación: Los campos estarán activados o desactivados dependiendo el tipo de reporte que estamos generando. 63

64 Compras Tomamos como ejemplo la opción: Catálogo de Proveedores. En la primera parte de la ventana nos pide introducir un rango de fechas. De esta forma las fechas que selecciones en Fecha Inicial y Fecha Final será nuestro rango de días. Del lado derecho nos solicitan un rango de folios en el cual podemos seleccionar las opciones FA, en Serie Inicial y NC Serie Final dependiendo el caso. De forma manual ingresamos los números del Folio Inicial y el Folio Final para generar el rango deseado. Después tendremos que seleccionar el proveedor, los cuales se muestran en forma de lista dando clic en la flecha hacia abajo. Posteriormente nos pide el solicitante, el departamento y la cuenta contable. De igual forma aparecen las opciones disponibles para ser seleccionadas. 64

65 Compras Proseguimos a especificar el tipo de moneda, ya sea pesos o dólares. De qué manera se desea ordenar el reporte, si por folio, fecha, proveedor o cuenta contable. Se selecciona una sucursal. Una vez completos todos los datos de nuestro reporte podremos imprimirlo dando clic en la opción imprimir. 65

66 Ventas 5. Ventas 5.1 Clientes El sistema cuenta con un módulo de ventas, que cuenta con las opciones siguientes. Al entrar a ventas y seleccionar: Clientes. Se abre la siguiente ventana. En esta ventana se encuentra el catálogo de todos los socios y empresas registrados en el sistema. Nos muestra el código del cliente, el RFC, el nombre del cliente, nombre comercial, etc. En la parte superior izquierda se tienen las opciones que aparecen en la mayoría de las ventanas, por ejemplo al dar clic en Agregar. 66

67 Ventas Se abre la siguiente ventana. Aquí se llenan los datos que se muestran, una vez completado todos los campos, se debe dar clic en guardar. El menú de opciones cuenta con la opción modificar. 67

68 Ventas Al dar clic en esta opcion, inmediatamente se abre la siguiente ventana, en la cual se podrán modificar los campos deseados. Después de editar los campos solo debe dar clic en guardar. 68

69 Ventas 5.2 Plantillas de descuento Esta opción sirve para tener un control o registro de todas las plantillas de descuento que se han registrado, también podrá buscar alguna plantilla con las opciones que le marcan como: folio, nombre de plantilla, fecha de modificación, tipo de plantilla y tipo de descuento. En la imagen se observan las opciones anteriormente mencionadas. 69

70 Ventas 5.3 Ejecutivos de Venta En esta opción aparece la siguiente ventana, aquí están registrados los vendedores, su clave, la comisión y la fecha de registro. Al darle clic en la opción Modificar aparece la siguiente ventana. Aquí se muestran los datos del vendedor, los cuales se pueden modificar libremente, una vez modificado los campos deseados, solo se debe dar clic en guardar. 70

71 Ventas 5.4 Cotizaciones En la opción Cotizaciones se encuentra un documento donde se establece la oferta que una empresa da en términos de cantidades y cualidades del producto que se ofrece, esto le sirve al comprador para determinar los beneficios de las ofertas a escoger y con qué empresa negociar. En esta ventana tenemos la opción de plantillas. Esta opción sirve para sacar un presupuesto de algún producto. 71

72 Ventas 5.5 Pedidos Esta opción se utiliza para llevar un seguimiento de todo lo que se ha ordenado por los clientes o usuarios que deseen algún producto. 5.6 Remisiones En la opción de remisiones se tienen las mismas funciones que se encuentran en la opción de pedidos. Aquí se muestran las opciones serie de remisión, folio de remisión, fecha remisión, número de folio entre otras. 72

73 Ventas 5.7 Facturación En la opción de facturación se encuentra un registro de todas las facturas que se han hecho. Aquí se muestran las opciones: serie factura, folio, hora de factura, y el nombre del cliente. Al momento de dar clic en generar desde remisiones, aparece la siguiente ventana, la cual sirve para crear una factura. Para finalizar sólo se da clic en generar factura. 73

74 Ventas 5.8 Notas de Cargo Las notas de cargo son documentos que indican que una transacción de negocios ocurrirá u ocurrió. Las notas de cargo se utilizan habitualmente en facturaciones de cuentas por pagar, esto quiere decir que se tendrá una lista de todas las notas de cargo que se hayan efectuado durante cierto tiempo, en las notas de cargo se marcan los totales, el IVA, el total entre otras opciones. 74

75 Ventas 5.9 Notas de Crédito Las notas de crédito al igual que las notas de cargo, tienen la misma función, solo que en las notas de crédito aparecen las facturas que hayan tenido crédito. En notas de crédito se encuentran varias opciones, por ejemplo si al dar clic en generar desde remisiones, aparece la siguiente ventana. Aquí se tiene la nota o factura de crédito, como se aprecia, se marca la fecha inicial, fecha final, RFC y serie CFD. También se marca un total, al finalizar solo se tiene que dar clic en generar factura. 75

76 Ventas 5.10 Transportistas Unidades de transporte Transportistas cuenta con las siguientes opciones. Aquí están todos los tipos de transporte que fueron registrados. En unidades de transporte podemos llevar un control de todas las unidades Operadores. La opción de operadores nos sirve para llevar el registro del operador de una unidad de transporte. En la ventana aparece el código y el nombre del operador registrado. 76

77 Ventas Remitentes En la opción de remitentes se registran y observan los destinos a los cuales se han enviado productos. Los datos están divididos en código, nombre y RFC. 77

78 Ventas Destinatarios En destinatarios se encuentran todos los destinos a los cuales se han enviado productos. En esta ventana los datos están divididos de igual forma que en la de remitentes, los cuales son RFC, nombre y código. 78

79 Ventas Orden Embarque La orden de embarque es un Documento aduanero exigido para el despacho de mercancías de exportación definitiva, incluyendo la salida de mercancías. Para localizar los productos enviados, en la ventana se muestra el punto de partida y el lugar al que se envió, código, nombre, RFC entre otras opciones. 79

80 Ventas 5.11 Agencias Aduanales Gastos y servicios aduanales En agencias aduanales se encuentra la opción de gastos y servicios aduanales. En la ventana nos aparece una lista que contiene el concepto del artículo que haya pasado por aduana, también se hace mención del precio. 80

81 Ventas 5.12 Tickets de venta En la ventana tickets de venta nos muestra el folio de nota, fecha, hora, estación, vendedor entre otros datos. También es posible buscar un ticket mediante algún número de folio. 81

82 Ventas 5.13 Lista de ofertas de venta. En esta ventana se muestra la lista de venta. En esta lista podemos ingresar el código del producto, código de barras y se podrá ver el descuento que se le ha asignado al producto. 82

83 Ventas 5.14 Lista cuponera Aquí usted tendrá el registro de todos los cupones que han sido dados de alta, los datos se dividen en Clave cuponera, folio cuponera, descripción, %descuento, fecha inicial y la fecha final. Más que nada esta lista sirve para llevar un control entre cliente-empresa. 83

84 Ventas 5.15 Operaciones en Caja Cobro Ventas. En la opción de cobro de ventas, se muestra una lista de todo lo que se realizó en un cierto periodo. Se muestra el tipo de documento (tickets, factura). Al dar clic en: pagos Factura de crédito, aparece el siguiente formulario con datos similares en las columnas como cliente, serie, folio, fecha, hora, total, abonos, saldo, etc. 84

85 Ventas Retiros de Caja. La opción de retiros de caja nos muestra los datos: folio de número de retiro, fecha, turno, caja, quien retira e importe Corte de caja En la opción corte de caja se tiene el registro del retiro final que haya sido efectuado por un cajero o encargado. En el registro de reporte final aparecen varios datos, tales como folio corte, caja, turno, tipo de corte, hora, cajero entre otros. 85

86 Ventas 5.16 Reportes En los reportes se encuentra todo lo que se le hizo a cierto producto ya sea embarque o haya pasado por aduana. Todo se queda registrado en los reportes, se marca la fecha inicial, la fecha final, el número de folio. Sirve como un registro de actividad laboral. Cabe mencionar que los reportes no varían en diseño para la comodidad del cliente, así como las opciones que ya se han visto. 86

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