Postulación al Reconocimiento de Prácticas Promisorias

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1 Viceministerio de Supervisión, Evaluación y Control Dirección de Auditoría y Control de Procesos Educativos Postulación al Reconocimiento de Prácticas Promisorias PREMIO NACIONALDE LA CALIDAD

2 Viceministerio de Supervisión, Evaluación y Control Dirección de Auditoría y Control de Procesos Educativos Postulación al Reconocimiento de Prácticas Promisorias PREMIO NACIONAL DE LA CALIDAD Septiembre del año

3 Índice General I. Resumen general de la organización 1.1 Información general de la Dirección 1.2 Perfil de la Dirección 1.2 Estructura de la Dirección 1.4 Catalogo de servicios II. Análisis de los nueve criterios y los 28 subcriterios del Modelo CAF Liderazgo 2.2 Estrategia y Planificación 2.3Gestión de los Recursos Humanos 2.4 Alianzas y Recursos 2.5 Procesos 2.6 Resultados orientados a los ciudadanos/clientes 2.7 Resultados en las personas 2.8 Resultados en la sociedad 2.9 Resultados claves de rendimiento III. Glosario de términos y abreviaturas. 3

4 I. RESUMEN GENERAL DE LA DIRECCIÓN 1.1 INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN NOMBRE:Dirección de Auditoría y Control de Procesos Educativos. DIRECCIÓN: Calle Máximo Gómez # 2, Esquina Santiago, Gazcue (Provisionalmente ubicada en la Calle Rotará, Esquina Luis E. Pérez García, Ensanche La Fe. Santo Domingo Rep. Dom. TELÉFONO: (809) , (809) ext WEBSITE: BASE LEGAL: Ley General de Educación 66-97y la Orden Departamental No (septiembre, 2012). NATURALEZA: Es un órgano técnico asesor el cual depende directamente del Viceministerio de Supervisión, Evaluación y Control, que se encarga de velar por la eficiencia y eficacia del Sistema Educativo Nacional. MISIÓN:Velar por la eficiencia y eficacia del Sistema Educativo Dominicano, monitoreando y motivando los procesos de acompañamiento, evaluación y control en la implementación de las Políticas Educativas del MINERD, garantizando la disponibilidad de la información a través del Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), en lo concerniente al cumplimiento de las normas y estándares de calidad establecidos en la Ley General de Educación y las Ordenanzas emitidas por el Consejo Nacional de Educación VISIÓN: Ser un organismo líder en la implementación de una cultura de supervisión educativa que contribuya a la calidad de los procesos, impactando positivamente en los procesos de aprendizaje de los estudiantes y de rendición de cuentas en los ámbitos administrativos y pedagógicos del MINERD. VALORES: Integridad:Ejerce una supervisión efectiva, abarcadora, de acuerdo a las políticas establecidas por el MINERD, que muestre lealtad a la institución, honradez, elevado sentido de responsabilidad y de involucramiento y rectitud en los procesos de trabajo que se realizan para obtener resultados de calidad. Objetividad:Realiza procesos de supervisión educativa con independencia y elevada imparcialidad, cuyos resultados, valoraciones y juicios reflejen la veracidad de las informaciones y el justo peso de los acontecimientos y la coherencia de los mismos, centrada en hechos y evidencias que faciliten la toma de decisiones lógicas para transformar y /o fortalecer la realidad encontrada. Confiabilidad:Cumple con las responsabilidades delegadas de manera permanente, con discreción y transparencia, evitando divulgar informaciones que pongan en riesgo la imagen ética de los demás. 4

5 Responsabilidad:Cumple con los compromisos asumidos con liderazgo pedagógico y transformador, poniendo en práctica capacidades de reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral. Cooperación:Desarrolla el trabajo en equipo, valorando las opiniones e inquietudes de los demás, estableciendo acuerdos y compromisos con miras a fortalecer oportunidades de mejora y de capacitación. Honestidad:Comprometerse a actuar y expresarse con coherencia y autenticidad de acuerdo con elevados valores de verdad y justicia y en armonía con los principios del sistema educativos. Política de Calidad:Anima y promueve la mejora continua del Sistema Educativo Dominicano, mediante monitoreo sistemático a los procesos de acompañamiento, evaluación y control, basados en los requisitos de la Norma Internacional ISO-9001 (2008); garantizando una estructura ágil, flexible, abierta a la participación, enfocada en los procesos de aprendizaje que deben ocurrir en las aulas de clases, en beneficio de los/las estudiantes y en apoyo a la cogestión educativa. Objetivo:Implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad eficiente, eficaz y flexible en la DGSE, basado en estándares internacionales que contribuyan a la mejora continua de los procesos de aprendizaje que impactan en las aulas, Centros Educativos, Distritos, Regionales y Sede. Nro. de Empleados de la Dirección: 19 Principales Directivos: Lic. Josefina Pimentel (Ministra de Educación) Dr. Jorge Adarberto Martínez (Viceministro) Ing. Francisco Gustavo Estrella, hijo (Director) 1.2 PERFIL DE LA ORGANIZACIÓN La Dirección General de Supervisión Educativa es la dependencia responsable de coordinar, dirigir y ejecutar procesos de supervisión en los ámbitos administrativos y pedagógicos, hacia los centros educativos públicos de las instancias regionales y distritales A partir del año 2008, la supervisión educativa ha tenido cambios significativos con el propósito de apoyar y garantizar la elevación de la calidad educativa. Esta labor está sustentada en los más recientes planes de reformas educativas: Plan Decenal de la Educación, El Plan Estratégico de Desarrollo de la Educación Dominicana y El Modelo de Gestión de la Calidad para los Centros Educativos. A finales del año 2009, con fines de facilitar el flujo de información de los actores del Sistema Educativo y de los niveles de cumplimiento con las Ordenanzas Educativas y para asegurar el logro de los indicadores con respecto a los objetivos establecidos por el SNSE se creó el Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), en coordinación con la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones. 5

6 El SASestá enfocado en la automatización de los instrumentos y procesos de supervisión, que permite garantizar la eficacia, eficiencia y transparencia de la información. Teniendo como objetivo desarrollar procesos de recolección y verificación de datos, informaciones y evidencias, referidas al cumplimiento de las políticas y los indicadores de calidad previstos, que faciliten la toma de decisiones de los ejecutivos. Su estructura interna está formada por un Equipo Técnico Nacional, que da soporte a 18 regionales, 104 distritos, además posee un departamento de investigación que da salida y solución a las reclamaciones y quejas recibidas. Actualmente, cuenta con una gran variedad de clientes internos (la Ministra/o, viceministros/as, direcciones e instancias del MINERD, regionales, distritos), Externos (centros educativos, la comunidad y otras instancias afines). 1.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La Dirección General de Supervisión Educativa es una dependencia de la Oficina de Supervisión Evaluación y Control. A Partir del 9 de septiembre de 2012,mediante la Orden Departamental No , se convierte en una dirección, recibiendo el nombre de Dirección de Auditoría y Control de Procesos Educativos, las funciones y rolescontinúan siendo los mismos y con el mismo personal de trabajo. Laestructura organizativa de la dirección está representadapor el Director, el personal Técnico-Docente, el Personal Administrativo y de apoyo (ver figura 1) Estructura Organizacional - Organigrama Viceministro de Supervisión, Evaluación y Control Director Coordinador (a) Nacional por Región/Ejes (Este Sur Cibao) de Supervisión Asistente de la Dirección Secretaria Administrativ a Técnico Administrativ o Secretaria Auxiliar Chofer Técnico (a) Nacional de Supervisión Educativa/Regional Mensajero Conserje Figura CATÁLOGO DE SERVICIOS La Dirección General de Supervisión Educativa. (Dirección de Auditoría y Control de Procesos Educativos). 1. Asistencia técnica personalizada a los técnicos(as) de los Distritos y Regionales del país. 6

7 2. Asesorar y entrenar a los equipos de supervisión de las regionales y de los distritos en el uso del SAS. 3. Apoyo de Manera sistemática a los equipos de supervisión en gestión de solución varias: Reportes de equipos dañados,( banda ancha, laptop) 4. Canalización de necesidades educativas en las Regionales y Distritos con sus respectivos centros educativos. 5. Diseño de prototipo de instrumentos. 6. Canalización de quejas y conflictos surgidos en los centros educativos. 7. Gestión de creación de usuario. 7

8 II. ANÁLISIS DE LOS NUEVE (9) CRITERIOS Y LOS VEINTIOCHO (28) SUBCRITERIOS DEL MODELO CAF CRITERIO 1: LIDERAZGO Subcriterio 1.1. Dirigir la organización desarrollando su misión visión yvalores. Desde el año 2008, la supervisión educativa ha tenido cambios significativos con el propósito de apoyar y garantizar la elevación de la calidad educativa. Esta labor está sustentada en los más recientes planes de reformas educativas: Plan Decenal de la Educación, el Plan Estratégico de Desarrollo de la Educación Dominicana y el actual Modelo de Gestión de la Calidad para los Centros Educativos. Se asume un nuevo perfil del supervisor, basado en el conocimiento, formación en valores, experiencia y nuevos enfoques. Para la formulación y desarrollo de la los Enunciados Estratégicos: Política (ver pág. 5). Misión, Visión, Valores y Objetivos, se desarrolló una metodología de trabajo en equipo que incluyó reuniones, talleres, lectura de documentos y análisis, en el cual se involucró al personal técnico y administrativo de la Dirección General de Supervisión Educativa. Además se estableció con los miembros de la dirección un marco de valores a modelar que incluye la transparencia y el servicio brindado a los clientes internos y externos (Ver figura 2).Además se definió el Mapa de Procesos de la DGSE. (ver pág. 14) Bajo el enfoque de la Norma Internacional ISO 9001:2008 la Misión, la Visión y los Valores de la Dirección han sido reforzados, socializados y divulgados. MISIÓN VISIÓN Velar por la eficiencia y eficacia del Sistema Educativo Dominicano, monitoreando y motivando los procesos de acompañamiento, evaluación y control en la implementación de las Políticas Educativas del MINERD, garantizando la disponibilidad de la información a través del Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), en lo concerniente al cumplimiento de las normas y estándares de calidad establecidos en la Ley General de Educación y las Ordenanzas emitidas por el Consejo Nacional de Educación. Ser un organismo líder en la implementación de una cultura de supervisión educativa que contribuya a la calidad de los procesos, impactando positivamente en los procesos de aprendizaje de los estudiantes y de rendición de cuentas en los ámbitos administrativos y pedagógicos del MINERD. VALORES Integridad Objetividad Confiabilidad Responsabilidad Cooperación Honestidad Figura 2 8

9 El personal de la Dirección General de Supervisión Educativa,elaboró objetivos que dieran respuesta a la Misión y Visión para su ejecución y se colocaron en una mesa en común,luego se tradujo la misión y visión en objetivos estratégicos a largo, mediano plazo y a corto plazo. Estos enunciados han sido comunicados de forma efectiva a los miembros de la dirección y a los clientes externos e internos por medios electrónica y en talleres, y forman parte de la documentación disponible en el Portal Web del SAS. El plan Operativo Anual se enmarca dentro del Plan Decenal Del Ministerio de Educación (MINERD) y las actividades y tareas fueron definidas y se han ido desarrollando garantizando sus lineamientos con los de la institución. Del Plan Estratégico se derivan cuatro (4) grandes acciones: Mejora continua Metodología de trabajo en equipo Formación continua Satisfacción de los clientes internos y externos Los reportes de cada proceso y la ejecución de los indicadores del Plan Estratégico responderán a estas 4 grandes acciones. En la dirección de supervisión se establece la confianza y el respeto mutuo entre el director y los empleados, el cual promueve las iniciativas de los mismos, en base a normas de liderazgo compartido y oportunidad de crecimiento personal y profesional, esto se evidencia en la asignación de responsabilidades y reconocimiento. Además se ha creado una cultura de comunicación sin precedentes a través de correos electrónicos, talleres periódicos a los equipos de los distritos y regionales. También se ha aprovechado la infraestructura tecnológica que permite llamar a los celulares de los técnicos. Se elaboran y socializan informaciones periódicas. Los Distritos desarrollan encuentros en los centros socializando y reflexionando sobre la práctica y desempeño de los docentes y aprendizajes de los estudiantes. Se han ido seleccionando los mejores informes de los distritos y se han divulgado en toda la geografía nacional bajo en enfoque de Buenas Prácticas. Hasta el momento no se ha dado conflicto de interés en la dirección pero cualquier situación o conflicto de otra índole es identificado y se gestionan las alternativas de solución. SUBCRITERIO 1.2. Desarrollareimplantarunsistemaparagestionarlaorganización,el desempeñoyelcambio La DGSE. Desarrollaprocesos de supervisiónsistemático (monitoreo, verificación), dicho procesos están bien estructurados y documentados en el Mapa de Proceso definido para este propósitoy cuenta con una estructuraorganizativafuncional (figura 1) acorde con lo establecido en el Plan Operativo Anual (POA) ylasnecesidadesyexpectativasdelosgruposdeinterés, utilizandolatecnologíadisponible, lo que le ha permitido concentrarse en su razón de ser. Se gestionan los procesos asignando funciones y responsabilidades, atendiendo a las necesidades, competencias/capacidades del personal Técnico Docente y Administrativo, sus roles están definidos. El empoderamiento que se ha logrado garantiza la calidad del monitoreo,apoyo y orientaciones a las Regionales y los Distritos Educativos que supervisan 9

10 y orientan, para esto se desarrollaron talleres de formación en las normas de calidad y se asignaron responsabilidades específicas en el equipo de trabajo. No. Nombre y Apellido Personal Administrativo Cargo/función 1.- Francisco G. Estrella F. Director General 2.- Rosa Inés Disla Valerio Asistente de la Dirección 3.- Isabel María Thomas H. Secretaría Administrativa 1, Enc. de Administrar el Portal. 4.- Belkys Rodríguez Secretaria Auxiliar Luz Divina Bobadilla Técnica Administrativa Daniel Rodríguez Auxiliar Personal Técnico Docente Técnicos Docentes Nacionales y otras funciones 7.- Elba Dolores Burgos C. Enlace de la Regional: 13 y 16, Coordinadora del Eje Este (OEI). 8.- Andrea Gómez Enlace de la Regional12 y del Departamento de Psicología del MINERD 9.- Eligia Reyes Castro Enlace de la Regional 15 y Juana Pérez Payano Enlace de la Regional 05 y 14 Enlace de la Regional 06, 08 y con la Dirección de Básica, Coordinadora del Eje Norte(PUCAMAIMA) y con la 11.- Danitza S. Mirabal Dirección del Primer Ciclo del Nivel Básico 12.- Liduvina Santa Cordero Enlace de la Regional 03 y Altagracia Ureña Encargada de quejas y reclamaciones Enlace de la Regional 10, Coordinadora del Eje Sur (POVEDA) y de la Dirección de Técnico Profesional y 14.- Melba J. Marcelino de la Dirección General de Adultos, Auditora Interna Enlace de la Regional 01,09, con la Dirección de Participación Comunitaria y Representante por la dirección 15.- María Esther Sánchez Lara en el SGC Jacqueline Alt. Michel Enlace de la Regional 02 y 18, Líder de auditoría interna Enlace de la Regional 16 y 07, enlace con la Dirección del 17.- Martín Santos Nivel Inicial, Auditor Interno. Enlace Técnico con la PUCMM y UNICEF, Enc. De 18.- Elvis Quirino García Ureña Documentación Interna. Desde hace unos tres (3) la dirección ha venido realizando innovaciones, una de ellas es la estructura organizativa y las funciones asignadas para dar respuestas a las demandas de los clientes tanto externos como internos, esto ha permitido el logro objetivos y metas los cuales se desarrollan con el consenso y la participación de la DGSE, en el tiempo previsto y alcance prudente.para esto se orientan acciones tales como: talleres, reuniones, informes de avances, espacios de reflexiones; teniendo en cuenta las necesidades y expectativa de los clientes internos y externos con la finalidad de lograr los objetivos de efectos y resultados propuestos tales como informes periódicos a las diferentes áreas a fin de que los mismos realicen sus planes de trabajo y contribuyendo a la toma de decisiones confirmadas. Para alinear la estrategia de red/administración se ha desarrollado y planeado a lo largo de toda la geografía nacional el Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), el cual ha 10

11 permitido hacer un uso intenso de las tecnologías. Este sistema permite recoger informaciones en tiempo real en 5 instrumentos de Supervisión Pedagógica y 11 de Supervisión Administrativa. La DGSE tiene establecido un sistema de información (interna y externa) como es el Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), unos 400 técnicos de diferentes distritos introducen informaciones en el SAS después que ellos y OTROS Técnicos (as) distritales visitan los centros educativos. El SAS proporciona información en tiempo real y permanentementea 1,858 usuarios. Cada cuatro meses se hacen visitas a los centros para verificación de la data que los técnicos de los Distritos han registrado en la base de datos. Además se tiene documentado un sistema de auditoría interna. Se designan comisiones dinámicas de trabajo relacionados con mejoras o nuevos instrumentos a desarrollar, así como la elaboración de informes y procesos de investigación. Se realizan talleres para reforzar capacitaciones y se da seguimiento cerrado a los usuarios para garantizar el uso correcto del SAS, se elaboran informes y supervisión en equipo de trabajo. Se ha establecido un Mapa de Proceso que orienta el accionar de la dirección y la correlación de los procesos, especificando de forma clara y precisa la Gestión Estratégica, los Procesos Claves o Misionales, los de Apoyo-Soporte, así como los de Medición y Mejora. Antes de finalizar cada año se cuenta con un plan operativo del siguiente año, y trimestralmente se rinde informe de avances y hallazgos. El SAS ayuda a medir los instrumentos aplicados y monitorear si se está cumpliendo con los objetivos del Plan General de Aplicación de Instrumentos. Los informes del SAS permiten medir niveles de cumplimiento de los Contenidos Curriculares Impartidos, Cumplimiento del Calendario Escolar y Horario de Clase. También permite medir la gestión de los centros educativos, así como la causa de no docencia. Se ha establecido avances significativos con mira a implementar un Sistema de Gestión de la Calidad con la Norma Internacional ISO 9001:2008, para esto se conto con la contratación por doce meses de una consultora. Se desarrollaron talleres de formación en las normas de calidad y se documentaron los procedimientos: Control de Documentación (PR-DGSE-01), Registro de Calidad (PR-DGSE-02), Protocolo de Supervisión Educativa (PR-DGSE-03), Auditoría Interna (PR-DGSE-05), acciones Correctivas Preventivas y de Mejora (PR-DGSE- 07), Revisión al Sistema de Gestión de la Calidad (PR-DGSE-08). Como resultado de la creación de la Oficina de Supervisión, Evaluación y Control, a la cual está adscrita la Dirección General de Supervisión Educativa (DGSE), se ordenaba hacer una reingeniería en la DGSE. Después de varios meses de trabajo por una comisión interdepartamental se elaboró un Manual Operativo para el Sistema Nacional de Supervisión, se conformaron los equipos regionales y en los distritos educativos, acorde a un perfil profesional preestablecido. Se socializaron protocolos de supervisión en los distritos y en coordinación con las áreas del MINERD. Se asignaron responsabilidades específicas en el equipo de trabajo. Este Manual Operativo fue socializado y enriquecido por Técnicos (as) de diferentes Regionales, Distritos, Directores de Escuelas y Profesores. Los cambios en los procesos, logísticas, estrategias fueron comunicadosoportunamente por vía electrónica al personal de la DGSE, las Regionales y Distritos; fueron reforzados en 11

12 encuentros/talleres y por la vía telefónica. En el caso del SAS se elaboran Guías Rápidas en PowerPoint que son enviadas a los usuarios a fin de garantizar entendimientos y fácil uso. SUBCRITERIO 1.3. Motivar y apoyar a las personas de la organización y actuar como modelo de referencia. El director General de Supervisión Educativa se integra con el equipo, dirigiendo con el ejemplo acorde con los valores establecidos. Los Técnicos/as Nacionales orientan y monitorean a los técnicos de distritos a quienes estimulas en las mejores prácticas y poniendo como modelo/ejemplos otros distritos. La Ética profesional, transparencia, responsabilidad, honestidad, fiabilidad, etc., son valores modelados por el personal en general. Se genera, promueve e impulsa los cambios y las innovaciones requeridas en la dirección, demostrando voluntad e interés personal a través del diálogo constructivo y la motivación. En la dirección se comunica a los empleados oportuna y permanentemente sobre temas que les conciernen de acuerdo a sus responsabilidades a través de reuniones y correos. Además se les apoya en el cumplimiento de sus obligaciones promoviendo el trabajo colaborativo, basado en planes y así alcanzar los objetivos trazados en la organización a través de cursos de actualización, distribución de tareas, por nivel de competencias o áreas de conocimientos de los empleados, para lo cual se asignan los recursos necesarios y herramientas adecuadas de trabajo, etc. Permanentemente se estimula,animayse creanlascondicionesnecesariasparaladelegación deresponsabilidades atendiendo a las capacidades y competencias de los empleados, incluyendola rendicióndecuentas del trabajo realizado y se suministran las herramientas y recursos necesarios, se cuidan las condiciones de salud y descanso. De la misma manera se promueve consistente y se motiva una cultura de consenso e innovación, participación, investigación, mejora continua, y un uso intensivo de la TIC para simplificar y dar inteligencia a los procesos, así como la gestión de recursos tecnológicos para la DGSE, Regionales y los Distritos. Los esfuerzos individuales y de los equipos de trabajo se reconocen otorgando incentivos económicos, mensajes de estímulo y motivando asignaciones de tareas, así como con comunicaciones a la Dirección de Recursos Humanos. Se prioriza y se da atención a la solución de los problemas personales y laborales expresados por los empleados y se ofrece alternativas de solución en el marco del diálogos reflexivos, facilidad de tiempo pertinente para la solución de gestiones familiares y/o problemas personales. SUBCRITERIO 1.4. Gestionar las relaciones con los políticos y con otros grupos de interés para garantizar que se comparte la responsabilidad. La DGSEapoya acciónales o estrategias del MINERD y fortalece canales de comunicación y así la notificación de alertas tempranas. Los objetivos y las metas planteadas en el POA de la DGSEestán en armonía con las estrategias del MINERD. Actualmente Existen alianzas con: PUCMM, UNICEF y la Fundación Inicia. Con la PUCMM se ha desarrollado e implementado con mucho éxitoun modulo en el SAS incorporando nuevos 12

13 instrumentos de acompañamientos pedagógicos en cuatro distritos que esta cogestiona, al tiempo de dar apoyo sistemático a los directores de centros y equipo de gestión de los distritos de los cuales hay dos en Santo Domingo, uno en Jarabacoa y uno en Santiago de los Caballeros. Con UNICEF: el proyecto se desarrolla en dos distritos en Santo Domingo Este, el distrito de Elías Piña y El distrito de Jimaní entre otras. Con la Fundación Inicia el fortalecimiento del SAS. Estas organizaciones y otras más dispones de usuarios de consulta en el SAS. Una forma de lograr reconocimiento ha sido con la divulgación del Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), herramienta que facilita los servicios de información veraz y actualizada sobre los procesos pedagógicos y administrativos desarrollados en los centros educativos, además del constante seguimiento ante denuncias y reclamaciones de los servicio en los centros educativos, y retroalimentación permanente que se le brinda a la dirección de Relaciones Públicas y el cumplimiento responsable con los programas de actividades solicitados por los clientes internos y externos CRITERIO 2: ESTRATEGIA Y PLANIFICACIÓN SUBCRITERIO 2.1. Recoger información relativa a las necesidades presentes y futuras de los grupos de intereses. El SAS facilita considerablemente el levantamiento de informaciones en los 104 Distritos Educativos de forma rápida, controlada y oportunas, permitiendo el análisis de los datos obtenidos sobre los grupos de interés, tomando en cuenta sus necesidades y expectativas. Ante de implementar el SAS muchas informaciones tardaban en ser recopiladas semanas y meses, esto porque además de apoyarse en las TIC y en mejorar los procesos, este levantamiento se hacía de forma centralizada desde la Sede, hoy existe otro paradigma en los que los 104 Distritos y las 18 Regionales, con Técnicos (as) calificados, entrenados y empoderados, realizan estas labores, y posteriormente un equipo mediante muestreos hace verificaciones. Hemos pasado de semanas a horas en obtener más y mejores informaciones. El SAS permite a los usuarios (con un clic ) llevar los reportes que ven en pantalla a archivos Exell, Word, PDF, etc., a partir de ahí los usuarios juegan con la informaciones para hacer comparaciones, hacer sus propias inferencias, cruce de informaciones, hacer gráficos, revisar y valorar impactosde sus acciónales, etc., etc. Para este sistema se han establecido Protocolos de supervisión, donde se plantean todos los pasos a seguir para la recolección de los datos y su posterior análisis. Periódicamente a través del SAS se recogen informaciones de carácter pedagógicas y administrativas con el fin de analizarlas y verificarlas sobre variables tales como alimentación escolar, integración de las APMAE, estructura y servicios de los centros educativos, cumplimientos de normativas vigentes, avances en los Contenidos Curriculares impartidos por los profesores (as), así como valoraciones de sus Prácticas Pedagógicas, población escolar, que son de gran importancia para retroalimentar a las Direcciones de Educación Básica, Media, Adultos, Técnico Profesional; así como a las áreas administrativas, al tiempo de brindar Alertas Tempranas. 13

14 Los grupos de interés han sido identificados y están compuestos por: los estudiantes, maestros, padres, directivos, personal técnico y administrativo de Centros Educativos, distritos y regionales, direcciones generales, viceministros, organismos de cogestión y de la comunidad. SUBCRITERIO 2.2. Desarrollar, revisar y actualizar la estrategia y la planificación teniendo en cuenta las necesidades de los grupos de interés y los recursos disponibles. La dirección desarrollayaplicamétodos de control y evaluación realizando monitoreo aleatorios, verificando el cumplimiento de las estrategias establecidas en el plan general de Supervisión a nivel regional, distrital y Centros Educativos, atendiendo a las normas y políticas de la institución. Periódicamente se realizan levantamientos de datos a través de procesos claves de gestión tales como: Gestión de la supervisión, Gestión de la aplicación de instrumentos, Gestión del sistema de supervisión y acompañamiento (SAS), Gestión de usuario del SAS. Estos procesos claves están representados en el mapa de procesos de la dirección. Dirección General de Supervisión Educativa Mapa de Procesos Gestión Estratégica 1) Direccionamiento estratégico. 2) Mejora continua. 3) Gestión de la calidad y de cambio. Necesidades del Ministerio (Clientes y Partes Interesadas) PUCMM POVEDA OEI Procesos Clave-Misionales (Realización) 1) Gestión de la Supervisión Educativa. 2) Gestión de la planificación para la aplicación de los instrumentos de la Supervisión Educativa. 3) Gestión del Sistema de Acompañamiento de Supervisión SAS 4) Gestión a Usuarios del SAS. Procesos de Apoyo-Soporte (Operatividad) 1) Tecnología de la información 5) Gestión del Capital Humano 2) Gestión financiera 6) Control de documentos 3) Control de los registros de calidad 7) Control del servicio no conforme 4) Comunicación y Relaciones con Actores del Sistema Educativo interna y externa Satisfacción del Cliente Ministerio de Educación Regionales Distritos Centros Educativos Direcciones o Instancias del MINERD Procesos de Medición y Mejora-Soporte 1) Retroalimentación del cliente 5) Acciones correctivas, preventivas 2) Auditoría interna y de mejoras 3) Análisis de datos 6) Revisión del sistema de gestión 4) Producción y Uso de la Información de la calidad 7) Gestión de Atención al Cliente ODC-DGSE-15 Fecha de Emisión: Septiembre, 2011 Revisión No.: 00 Fecha de Revisión: Figura 3 14

15 Se realizan reuniones con los equipos encargados de dar soporte a las instancias regionales y distrital para analizar e identificar los factores críticos y de éxitos relacionados con el desarrollo de los planes y estrategias implementados, de forma que se optimicen los recursos de la institución. Se asignan recursos necesarios para que los equipos realicen sus funciones en el tiempo establecido y puedan equilibrar las prioridades tomando en cuenta las presiones y demandas de los grupos de interés. Se hacen revisiones de las estrategias y los métodos de mejora de la planificación estableciendo prioridades; evaluando sistemáticamente los procesos y los instrumentos del SAS, cuidando de que no interfieran en la consecución de los objetivos de la organización, y reflexionando acerca de las lecciones aprendidas. SUBCRITERIO 2.3. Implantar la estrategia y la planificación en toda la organización. Los planes y estrategias de la dirección se realizan atendiendo a las prioridades definidas y a los tiempos establecidos conforme a lo instituidos en el POA de la organización. Involucrando a los diversos actores del proceso (nacional, regional, distrital, externos y otros) consensuando sobre sus expectativas y necesidades para que las actividades vayan en conformidad con las líneas estratégicas generales. Se realizan talleres y encuentros en los diferentes ejes geográficos con los Técnicos (as) Distritales y Regionales, se han entregado PC Portátiles con sus dispositivitos de conexión inalámbrica. Los Técnicos (as) de los Distritos hacen reuniones internas para reflexionar acerca de los resultados que reflejan los reportes del SAS, estos Técnicos (as) participan de manera activa en las reuniones y espacios de reflexión de Redes de Directores y de Coordinadores que coordinan los Directores (as) de Distritos. Se ha logrado que la Ministra y su staff hagan suyo el Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS). Han sido traducidos los objetivos estratégicos en planes operativos y tareas de todos de todo el personal, involucrando todas las áreas, niveles y equipos de trabajo partiendo de sus realidades y fortalezas. Se ha tenido mucho éxito ayudando a los Técnicos (as), Directores de Centros y profesores ayudándolos a descubrir el potencial y el liderazgo que han tenido dentro, un poco dormido,o que quizás no lo conocían y no lo habían explotado. Estos planes son notificados, por medio de los de comunicaciones internas (correos electrónicos, Portal Internet del SAS) a los diversos grupos de interés tales como departamentos, áreas afines, regionales y distritales entre otros, para consonancia de sus exceptivas y necesidades. SUBCRITERIO 2.4. Planificar, implantar y revisar la modernización y la innovación. En la dirección se mantiene una actitud proactiva que fomenta un clima de liderazgo pedagógico, donde se refuerza, se cuida y desarrolla una nueva cultura para la innovación y 15

16 la formación interna de los equipos de trabajo de avanzar cada día un poco más. Se realizan intercambios de experiencias con otras instancias y dependencias con el propósito de incorporar innovaciones estratégicas. Periodo al inicio de cada periodo o semestre escolar se elabora el Plan Nacional que deben implementar los Distritos y las Regionales. Antes de iniciar la primera semana de cada mes los equipos distritales deben remitir su plan de trabajo mensual, el cual es revisado por los Técnicos (as) Nacionales (de la Dirección) y se notifica aprobación o reforzamiento en aspectos específicos. El SAS facilita muchísimo los monitoreos de las ejecuciones programas y verificación del desarrollo de los procesos educativos. Ha producido cambios muy significativos y sin precedentes en los procesos de supervisión en el ambiente educativo; a través de un batería de instrumentos sistematizados se recopilan informaciones que permiten realizar análisis y reforzar estrategias de socialización de los resultados. Contribuyendo a la a acelerar la modernización en los Distritos, Regionales y la Sede. En la dirección se gestiona de forma eficaz los recursos necesarios para implementar las estrategias establecidas y se distribuyen equitativamente entre los equipos de trabajo de forma trasparentes y claras permitiendo garantizar el logro de los objetivos planteados. El SAS se ha constituido en un gran referente para nuevas iniciativas de interacción y de descentralización de equipos de otras áreas; también ha contribuido significativamente a explotar las infraestructuras de TIC del MINERD. Ha permitido verificar lo que por muchos años eran suposiciones o posibilidades CRITERIO 3: GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS SUBCRITERIO 3.1. Planificar, gestionar y mejorar con transparencia los Recursos Humanos de acuerdo con la estrategia y la planificación. La alta gerencia gestiona el capital humano con el perfil que se corresponda con las acciones desarrolladas en esta dependencia, así mismo se ha definido y entendido un perfil para los Técnicos (as). Se ha Construido un Sistema de Información como verificador de la realidad Educativa. Usando la Tecnología (SAS), y personal idóneo para someter a reingeniería los procesos en busca de incrementos de la productividad, Uso de Redes para mantener contacto con los colaboradores y supervisar el trabajo. Se realiza la distribución de las asignaciones de trabajo, Identificando los recursos o individuos que tienen el potencial y rendimiento, para realizar las tareas con efectividad y eficacia. Evaluando las habilidades y el desempeño de cada individuo en la organización. Se ha definido y se ha implementado un perfil del nuevo personal que se ha incorporado a la DGSE, así mismo se han reubicado técnicos(as), en otras áreas del MINERD y otros se han puesto en proceso de jubilación, por no cumplir con dicho perfil y porque su desempeño ha sido pobre. 16

17 Los empleados nuevos pasan por un proceso de inducción,disponemos del Manual Operativo que describe el alcance y función de la DGSE, además son integrados en la ejecución de las funciones a realizar con una persona ya experimentada. Este Manual orienta los roles de supervisión de los Equipos de Gestión de Centros, así como de los Directores de Centros, de los equipos de los Distritos, Regionales, la Sede y el Despacho. La dirección gestiona y provee los recursos necesarios para asegurar que las condiciones de trabajo, así como las condiciones ambientales sean adecuadas. Con la asignación de Laptop, incentivos económicos por desempeño, pagos de dietas y transporte. También se asignan tareas y retos que permiten al personal desarrollar roles gerenciales y de coordinación, parte del personal ha participado de las capacitaciones que imparte la PUCMM a los técnicos de Distritos y Equipos de Gestión de los Centros Educativos. Una técnica nacional, participa en un Post-Grado en línea (Internet), cedida por la Dirección de Evaluación (Pruebas Nacionales). SUBCRITERIO 3.2. Identificar, desarrollar y aprovechar las capacidades de los empleados en consonancia con los objetivos y individuales y de la organización. En la DGSE, se asignan y distribuyen responsabilidades por equipos, según habilidades y actitudes hacia el trabajo, delegación de coordinaciones a personas en el plano individual, además se estimula consistentemente el empowerment y el desarrollo de su liderazgo ante lasinstancias Regionales y Distritales. También se realizan actividades de carácter formativo, poniendo especial énfasis en: liderazgo servicio al cliente, calidad auditoria entre otros. Para apoyaryayudaralosnuevosempleados, se realiza la distribución de las asignaciones en equipo, asesoría y tutoría sistemática individualizada, delegación gradual y supervisada de responsabilidades compartidas. La dirección además, desarrollaypromueve métodosmodernosdeformación como inducción y asistencia dirigida, enfoquesmultimedia,formaciónenelpuestodetrabajo,formaciónpormedios electrónicos[e-learning]. Así mismo, Planifica lasactividadesformativasyeldesarrollodetécnicasdecomunicación enlasáreasdegestiónderiesgosydeconflictosdeinterés. (Correos, invitación orientaciones para actuar en desastres o terremotos, orientaciones a distritales y regionales como actuar antes, durante y después de las tormentas tropicales). SUBCRITERIO 3.3. Involucrar a los empleados por medio del diálogo y la responsabilización (Empowerment) En la dirección se promueve una cultura de comunicación y trabajo en equipo, mediante la realización de reuniones de trabajo, asignación y desarrollo de trabajo en equipo. Para Creardeformaproactivaunentornopropicioydesarrollarmecanismos adecuadospararecogerideasysugerenciasdelosempleados, se realizan consultas de opinión en Distritos y Regionales, reuniones con el personal, grupos de trabajo, informes, intercambios de conocimientos con otras instancias, tanto internas como externas. 17

18 Por otro lado, la dirección involucra a los empleados y a sus representantes/enlaces Distritales y Regionales en el desarrollo de Planes de Mejoras, estrategias, metas, diseño de procesos atendiendo a debilidades encontradas, con la participación de las áreas curriculares, Directivos y demás equipos. En procura del consenso/acuerdo entre los directivos y empleados, la dirección realiza con mucha frecuencia designaciones de comisiones, para elaborar propuestas y documentos de orientación a las regionales y distritos, así como ante solicitudes y mandatos especiales de nuestros ejecutivos. Para asegurar que los empleados tienen oportunidad de opinar sobre sus jefes y directivos, se realizan reuniones periódicas, para coordinar planes de trabajo y pedir sugerencias, así como invitar a reflexionar. Así también, cada regional tiene un técnico(a) asignado; así mismo las tres regiones geográficas del paístienen una coordinadora (Cibao, Este, y Sur) en adición a sus otras responsabilidades, esto último en atención a igual cogestión que realizan la PUCMM, OEI y el Grupo Poveda CRITERIO 4: ALIANZAS Y RECURSOS SUBCRITERIO 4.1. Desarrollar e implantar relaciones con asociados clave En lo referente a la identificación de potenciales asociados estratégicos, en la DGSE se ha venido desarrollando planes operativos conjuntamente con la PUCAMAIMA, en su programa de Escuela Efectiva(con Fondos de la USAID) y para esto se desarrollo e implemento el modulo de acompañamiento a técnicos (as) de los distritos y a equipos de gestión de centros educativos. Por otro lado, con la UNICEF se ha firmado un convenio para reforzar prácticas de los equipos de gestión y de los docentes en 4 distritos (el 10-04, 10-05, y el 02-01), de igual modo la OEI y Poveda que cogestionan los distritos de la tanto de la región Este y Sur del país. Reunión de trabajo con ejecutivos de la PUCAMAIMA (Octubre 2011) Todas estas instituciones y organismos disponen de usuarios de consultas del SAS, con el propósito de puedan obtener directamente informaciones actualizadas y pertinentes del accionar educativo de las regionales y distritos del país. Otras instituciones que ofrecen colaboración en propuestas de mejoras del SAS, son la Fundación INICIA y su Escuela de BARNA, las cuales, además ofertan capacitaciones y 18

19 refuerzan iniciativas para procesos de investigación. Dentro de las instituciones que se han realizado cuerdos de asociación en la dirección están la PUCAMAIMA, UNICEF y la Fundación INICIA. La PUCAMAIMA cogestiona los distritos 15-03, 15-05, y 08-03, capacitan a los técnicos(as) de esos distritos así como a los docentes y directores (as) de unos 50 centros en cada distrito, y ha desarrollado y mejorado sus propios instrumentos, los cuales tras prolongadas jornadas de trabajo, han sido automatizados e incorporados al SAS. La actualización de estos instrumento ha contado con la participación activa de los Técnicos (as) Distritales y de los Equipos de Gestión de los Centros Educativos. En cuanto a las responsabilidades de las instituciones, la PUCAMAIMA asume los gastos de las capacitaciones que se desarrollan, mientras que la DGSE coordina las capacitaciones para el uso del SAS, monitorea los registros de las informaciones y coordina a través de los distritos los soportes que eventualmente requieren los docentes para desarrollar con eficiencia y eficacia sus labores, y brinda apoyo logísticos para que los centros que se retrasen en las digitaciones se puedan poner al día. Por su parte, la UNICEF empezará a suministrar parte de los fondos para labores de capacitación y mejorar la práctica de los docentes del Nivel Básico en otros cuatros distritos (10-04, 10-05, y 02-01). La OEI y Poveda llevan a cabo su proceso de cogestión en los primeros grados (hasta el 4to de primaria), los equipos de supervisión de los distritos visitan los centros educativos y aplican los instrumentos del SAS y registran las informaciones en la base de datos. Ambas instituciones hacen consultas en el SAS con la finalidad de hacer inferencias sobre los hallazgos, impactos de sus accionales y de esa forma desarrollar intercambios y jornadas de reflexiones con los técnicos regionales y distritales con mira a mejorar los procesos educativos. Con la PUCAMAIMA se realizan visitas a los centros para reforzar capacitaciones en el uso del SAS, y encuentros de fin de año, para evaluar y reflexionar acerca del año escolar y coordinaciones y lecciones aprendidas. Con Poveda y la OEI, se refuerzan eventuales soportes a través de la dirección de Básica. Paralelo a esto se coordinan planes de apoyo a la Escuela de Directores de manera conjunta con el Ministerio de Administración Pública (MAP) para implementar la metodología CAF en 500 Escuelas, para mejores garantías se contaran con algunos consultores que estarán animando y apoyando los temas de calidad y de gestión que de esto se derivan. También se refuerzan planes de trabajos de los distritos para medir impactos y avances y se monitorean de manera consistente actividades de redición de cuentas,de las Escuelas que participan en la Escuelas de Directores, hacia las Asociaciones de Padre, Madres y Amigos de la Escuela, estas acciones son medidas a través del SAS. 19

20 En las mesas de trabajo que organizó el IPAC (Iniciativa Participativa Anticorrupción)la Mesa Nro. 7 correspondió al Ministerio de Educación, el SAS contribuyó significativamente en las rendiciones de cuenta que se solicitaron, las responsabilidades y tareas asignadas siempre fueron entregadas en los tiempos previstos. SUBCRITERIO 4.2. Desarrollar y establecer alianzas con los ciudadanos /clientes. La Dirección motiva y anima a que le remitan ideas, sugerencias y quejas desarrollando y utilizando mecanismos tales como: grupo de consulta y reuniones, cuestionario, llamadas telefónicas, evaluaciones de encuentros o talleres y entrevistas. Además, se ha desarrollado e implementado un portal en internet, en el cual se pone a disposición documentos, procedimientos, enunciados estratégicos, buenas prácticas de los distritos entre otros. La transparencia de la Dirección se asegura a través de la publicación de informes, memorias, logros, avances y mejores prácticas de los técnicos distritales y equipos de gestión. Se brindan insumos para notas de prensas que emite la Ministra a la Dirección de Comunicaciones y se dispone de un portal de internet. Se anima activamente a los clientes internos y externos a que se organicen, expresen sus necesidades y requerimientos para buscar la eficiencia del trabajo de igual forma se motiva la adecuación de instrumentos para su automatización e incorporación al SAS y se e orienta a los técnicos a coordinar encuentros con los docentes, directores de centros y asociaciones de padres, para reflexionar sobre la práctica pedagógica y el involucramiento. Presentación del SAS y sus potencialidades BID OCI SUPERVISIÓN 29 de Junio,

21 Se lograron avances significativas en el desarrollo de un Modulo del SAS para la Dirección General de Adultos, se hicieron las primeras pruebas con los prototipos que fueron automatizados. Así mismo y por varios meses se desarrollaron reuniones de trabajos don la Dirección de Psicología y la de Participación Comunitaria para el desarrollo de nuevos instrumentos, los cuales serían aplicados por sus respectivos técnicos (as) de los Distritos. Se ha contado con el apoyo del BID para recibir fondos, a través de la Oficina de Cooperación Internacional (OCI) del MINERD, esto se logró y con dichos fondos se cubren visitas de los Técnicos (as) de los Distritos y Regionales a los centros, así como para cubrir encuentros y talleres nacionales. SUBCRITERIO 4.3. Gestionar las finanzas. Para el financiamiento de las actividades que se realizan en la DGSE, este se gestiona en función de los alcances planteados en el Plan Operativo Anual (POA), donde se establecen las partidas presupuestarias que requieren las diferentes tareas, garantizando con ello el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Para la liberación parcial de los recursos financieros aprobados con el POA existe un control estricto el cual inicia con la solicitud al área financiera y concluye con la remisión de informe de rendición de cuenta de los gastos realizados, con los soportes correspondientes. Esto pasa por un filtro de un auditor de la Contraloría General de la republica adscrito al MINERD. En caso de los equipos de las regionales y de los distritales los fondos son remitidos a las Juntas Regionales y a las Juntas de Distritos, cada Distrito recibe un monto de acuerdo a la cantidad de centros educativos que tiene en la zona urbana, semi-urbana, rural, etc., Las Juntas Regionales y de Distritos son responsables de manejar los presupuestos asignados, manteniendo controles administrativos para la entrega de recursos y procesos posteriores de liquidación. Los equipos de supervisión, vía su Coordinador, entregan a la Junta correspondiente el Plan de Visitas Mensual aprobado por el Técnico (a) Nacional de la Dirección de Auditoría y Control de Procesos Educativos, este plan de visita detalla las visitas que realizará cada Técnico (a) de Distrito y la Zona Geográfica donde se encuentra dicha escuela. Para cada zona geográfica existe un monto diferente. Se dispone de formularios en los cuales cada técnico debe llenar sus datos y propósitos de visita. Los montos que recibe los debe liquidar con los soportes correspondientes, indicando la actividad realizada en cada centro y con el Sello y Firma del Director (a) del Centro. Dichos formularios pueden tener el sello del centro educativo o del distrito o regional, según aplique o del director de la DGSE. En caso de gastos menores debe presentarse factura del establecimiento comercial con sus respectivos números de comprobante fiscal. Preparado el expediente, de forma inmediata se remite mediante oficio al área financiera del MINERD. SUBCRITERIO 4.4. Gestionar la información y el conocimiento. 21

22 Distritos Regionales Sede Distritos Regionales Sede Distritos Regionales Sede El Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS) es una herramienta para la aplicación estandarizada de instrumentos digitales de verificación para orientar el cumplimiento de los objetivos pedagógicos y administrativos de la escuela, cuyos datos quedan disponibles en tiempo real, facilitando el apoyo focalizado y el monitoreo que los 104 Distritos Escolares y las demás instancias del Sistema Educativo ofrecen a las escuelas para contribuir a mejorar el aprendizaje de los estudiantes y en general a elevar la calidad de la educación. En los 104 distritos educativos del país se ha desarrollado e implementado exitosamente el Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), para gestionar, almacenar,manteneryevaluarla informaciónyelconocimientodelos procesosdeacuerdoconlaestrategiay losobjetivosoperativos. Se han establecido protocolo de visitas y procedimientos operativos de acuerdo con las responsabilidades de los equipos de la SEDE regionales y distritos. Se garantiza que las informaciones disponibles sean recogidas, procesadas y usadas eficazmente por los clientes internos y externos. Para cada periodo o semestre se elabora un Plan Nacional, el cual indica los instrumentos que deben aplicarse en los centros educativos y socializar sus resultados mensualmente, de manera que se asegura la pertinencia y la relevancia de los informes que se levantan y registran. La seguridad y la habilidad de estas informaciones tienen como garantía la profesionalidad de los técnicos que la levantan, la socialización con los demás técnicos de los distritos, quienes realizan tareas de acompañamiento a los docentes y directores de centros sobre los que fueron aplicados dichos instrumentos. Posteriormente los técnicos Nacionales se trasladan desde la SEDE con el objetivo de realizar visitas a una muestra de los centros visitados por los técnicos de cada distrito y en las diferentes zonas geográficas. El Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), cuenta con un total de 1,858 usuarios, de estos 1,245 son usuarios para hacer consultas (los Distritos Educativoscuentan con 1,467 usuarios, las Regionales cuentan con 219, Sede y la Sede con 174, de estos 174 tenemos 29 usuarios externos al MINERD) , , Los informes que son recibidos desde los distritos y regionales son referidos a nuestros clientes e incluso a las demás regionales y Enero 2011 Dic 2011 Sept 2012 distritos en los casos de buenas prácticas, multiplicándose así las buenas experiencias educativas recogidas en dicho informes. El SAS es un sistema robusto y seguro, ampliamente probado y con gran penetración en todo el MINERD. 22

23 Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Distrito Director Centro Equipo de Gestión Docentes Desde Agosto 2011 a Junio 2012 fueron visitados 7,508 Centros Educativos, en este periodo fueron registrados en la base de datos del SAS197,820 instrumentos de supervisión pedagógica y administrativa, superando las expectativas de muchos actores. Con estas informaciones los diferentes equipos y grupos de los Distritos desarrollan reuniones de trabajo reflexionando sobre los hallazgos encontrados, así como resultados de sus acciónales comparados con las fotografías que muestran los reportes del SAS. De estos diálogos en los Distritos Educativos se derivan propuestas de planes de mejoras que se posteriormente son socializados y ajustados en los centros educativos. El resultado de esta fase es lo que hemos denominado Compromiso Post-Supervisión, que no más que un conjunto de actividades que de manera los Técnicos (as) de los Distritos, el Director (a) del Centro, los integrantes de los Equipos de Gestión y los profesores se comprometen a realizar y a completar en una fecha x, los detalles de estos Compromisos Post-Supervisión se registran en el SAS. Esto ha creado una dinámica y una revolución sin precedentes en nuestros Distritos Educativos, como muestra podemos referir que durante el año 2011 se registraron en el SAS 4,174 Compromisos Post-Supervisión, el siguiente cuadro muestra como en las 18 Regionales se concentraron las actividades entre los Distritos Directores de Centros Equipos de Gestión de Centros y Profesores (los números que se presentan son los porcentajes de distribución) Regional 01 Regional 02 Regional 03 Regional 04 Regional 05Regional 06Regional 07 Regional 08 Regional 09 Regional 10 Regional 11 Regional 12 Regional 13 Regional 14Regional 15Regional 16 Regional 17 Regional 18 SUBCRITERIO 4.5. Gestionar la tecnología. La DGSE impulsa consistentemente el uso intensivo de las TICs en los procesos que directa e indirectamente interviene o brinda soporte. Este uso de las TICs se aplica en el seguimiento y control de planes de trabajo, tareas asignadas, actividades formativas o capacitación, en las interacciones con los grupos de interés, redes de coordinadores docentes, de directores regionales, distritales y departamentales. 23

24 Inicial Básico Medio TOTAL Inicial Básico Medio TOTAL Inicial Básico Medio TOTAL Inicial Básico Medio TOTAL Inicial Básico Medio TOTAL Para las capacitaciones en los diferentes ejes geográficos se requiere la asistencia de la Dirección de Tecnologías de Información, dependiendo de los alcances y de las agendas a desarrollar se solicitan un mayor número de técnicos, así como las alertas a los grupos que dan servicios a las redes y soporte de desarrollo. Por la naturaleza y el tamaño de nuestra institución sin el uso intensivo de las tecnologías no sería posible llevar muchos procesos de gestión y de control que son imprescindibles. El MINERD también cuenta con el Sistema de Gestión de Centros Educativos (SGCE) a través de este es que en los centros educativos se registran los datos de los estudiantes, así como las calificaciones que son de enorme utilidad para los procesos que la Dirección de Evaluación y Pruebas Nacionales desarrollan. Por años se producen enormes cuellos de botellas, por retrasos en la digitación por parte de los centros en este sistema, esto impacta negativamente en los planes de trabajos de varios departamentos. Como una muestra de la falta de registros en el SGCE en lo que concierne a la asistencia a clase es el siguiente cuadro. Como dato curioso para la elaboración de este cuadro se necesitaba que los técnicos de Planificación que administran el SGCE generaran un gran archivo en Excel (esperar de 4 a 12 días labores según carga de trabajo) y sobre ese gran archivo se trabajaba durante unos 10 a Cantidad de Centros que no registraron información en el SGCE (Agosto - Diciembre 2011) AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE días adicionales. Hoy en día se han incorporado nuevos reportes al SAS que buscan estas informaciones en el SGCE y presentan en pocos segundo un reporte que permite construir dicha gráfica. Con clic pasamos de semanas a segundos. La siguiente gráfica ilustra las opciones incorporadas al SAS para simplificar la obtención de información de manera automática, al tiempo de quitar eventuales errores humanos en el proceso de elaborar los cuadros anteriores. (al tiempo de hacer ahorros muy significativos de horas/hombres se garantiza una mayor calidad)

25 Parte de las estrategia para garantizar mayores niveles de empoderamientos fue distribuir veinte (20) Laptop s (a titulo de préstamos) entre los Distritos que estaban haciendo uso de del Modulo de Acompañamiento desarrollado en el SAS, esto con el propósito de brindar mayor asistencias a los centros con problemas de conectividad a internet, así como las 25

26 coordinaciones de secciones de trabajo para reforzar el uso y navegación a través de la aplicación. Estas secciones de trabajo o encuentro fueron realizados tanto en los Distritos como en uno de los centros cercanos a todos los participantes. Estas PC tenían un dispositivo de conexión inalámbrica y también una extensión eléctrica con regleta para facilitar que varios pudiesen conectarse simultáneamente. 3 laptop s en el Distrito 15-03, 6laptop s en el Distrito 15-05, 6laptop s en el Distrito y 5laptop s en el Distrito Una herramienta de mucha utilidad y con poco precedentes lo constituye EL MANUAL DE USUARIOS DEL SAS, el cual contó para su desarrollo con el involucramiento de una consultora de calidad, y para su revisión con la participación de técnicos (as de varios Distritos. Para su redacción final se contó con otra consultoría de otro experto. Esta es una herramienta que garantizará procesos de aprendizajes en todos los escenarios. 26

27 SUBCRITERIO 4.6. Gestionar las instalaciones. La DGSE coordina y da seguimiento cerrado a los equipos de arquitectos e ingenieros, para garantizar espacios y áreas adecuadas para la adecuación de la oficina que se planean construir y las que están en proceso de conclusión. Así mismo se gestiona ante la gobernadora del edificio de la SEDE espacios suficientes, seguros y dignos para las oficinas que han sido reubicados mientras concluyen las reconstrucciones en Sede. Se ha gestionado con empeño el cuidado de la oficina, sus condiciones de higiene y su embellecimiento, así como las prevenciones de seguridad y los equipos y mobiliarios, hay total garantiza para accesarlas áreas de las oficinas. Así mismo se hace un uso racional de los vehículos asignados, se gestiona oportunamente su mantenimiento y seguridad Así mismo el SAS facilita que los Técnicos de los Distritos puedan capturar detalles y reportar situaciones mantenimiento o reparaciones que requieran cada uno de los centros. El Director de Mantenimiento Escolar también dispone de un usuario de consulta del SAS. Muestra de gestiones para garantizar condiciones ambientales y de conectividad a nueva área donde se instaló la oficina mientras se hacen remodelaciones en el 4to. Piso de la Sede donde estábamos por muchos años. (los puntos verdes son necesidades de conexión a internet) 27

28 2.5- CRITERIO 5: PROCESOS SUBCRITERIO 5.1. Identificar, diseñar, gestionar y mejorar los procesos de forma continua Dirección General de Supervisión Educativa Mapa de Procesos Gestión Estratégica 1) Direccionamiento estratégico. 2) Mejora continua. 3) Gestión de la calidad y de cambio. Necesidades del Ministerio (Clientes y Partes Interesadas) PUCMM POVEDA OEI Procesos Clave-Misionales (Realización) 1) Gestión de la Supervisión Educativa. 2) Gestión de la planificación para la aplicación de los instrumentos de la Supervisión Educativa. 3) Gestión del Sistema de Acompañamiento de Supervisión SAS 4) Gestión a Usuarios del SAS. Procesos de Apoyo-Soporte (Operatividad) 1) Tecnología de la información 5) Gestión del Capital Humano 2) Gestión financiera 6) Control de documentos 3) Control de los registros de calidad 7) Control del servicio no conforme 4) Comunicación y Relaciones con Actores del Sistema Educativo interna y externa Satisfacción del Cliente Ministerio de Educación Regionales Distritos Centros Educativos Direcciones o Instancias del MINERD Procesos de Medición y Mejora-Soporte 1) Retroalimentación del cliente 5) Acciones correctivas, preventivas 2) Auditoría interna y de mejoras 3) Análisis de datos 6) Revisión del sistema de gestión 4) Producción y Uso de la Información de la calidad 7) Gestión de Atención al Cliente ODC-DGSE-15 Fecha de Emisión: Septiembre, 2011 Revisión No.: 00 Fecha de Revisión: En la DGSE, se realizan las siguientes acciones para Identificar, diseñar, gestionar y mejorar los procesos de forma continua: Identificación, descripción y documentación de los procesos clave de forma continua, detallado en el Manual de Calidad y los Procedimientos. Identificación y asignación de responsabilidades. (Cada Técnico Docente Nacional tiene asignado Regionales Educativas y/o son enlace de diferentes dependencias internas y externas). Se involucra de manera activa y consistentemente al personal y a los grupos de interés externos en el diseño y desarrollo de prototipo del SAS, monitoreo, entrenamiento. Se gestionan y asignan los recursos para el desarrollo de los procesos presupuestado, en función del trabajo a realizar a nivel nacional (DGSE, Regional y Distrital). Establecimiento de los objetivos de resultados con los indicadores de procesos. Se coordina, sincronizan y armonizan los procesos en reuniones para planificar con las partes interesadas. Mejora de los procesos partiendo de realización de consultas con los grupos de interés. Se monitorea constantemente el cumplimiento del plan nacional de aplicación de instrumentos. 28

29 PROMEDIO NACIONAL Se realizan trimestralmente informes de avances, dificultades y hallazgos encontrados acorde al plan operativo anual. Está constitución un Comité de Calidadcompuesto por cinco (5) Técnicos (as) que entre sus funciones pondera los beneficios de los cambios, siguiendo los procedimientos establecidos. Se amina a todos los clientes a someter propuestas de mejoras o sugerencias de automatizar e integrar procesos o parte de ellos que les permita reducir horas/hombres y dar inteligencia a los procesos. Todo lo referente a Identificar, diseñar, gestionar y mejorar los procesos de forma continua, está reflejado en los objetivos de esta Dirección, los cuales han sido previamente socializados y divulgados, que se encuentran en nuestros ENUNCIADOS ESTRATÉGICOS DE CALIDAD. Implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad eficiente, eficaz y flexible en la DGSE, basado en estándares internacionales, que contribuya a la mejora continua de los procesos de aprendizajes que impactan en las aulas, Centros Educativos, Distritos, Regionales y Sede. Desarrollar, impulsar y mantener una metodología de trabajo en equipo, para la mejora de la competitividad de la DGSE, simplificando procesos y elevando la calidad de los servicios. Fortalecer los equipos de Supervisión del MINERD y los canales de comunicación, promoviendo jornadas de formación continua que mejoren los procesos de gestión educativos. Impulsar niveles de servicios, que satisfagan las expectativas de los clientes internos y externos. SUBCRITERIO 5.2. Desarrollar y prestar servicios y productos orientados a los ciudadanos /clientes La Dirección de Supervisión Educativa desarrolla y presta servicios orientados a satisfacer a sus clientes internos y externos, lo que se evidencia cuando recibimos requerimientos durante tres semestres de organismos internacionales y de la sociedad civil de la Mesa # 7, del IPAC, que fueron 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Desarrollo Personal y Profesional del Docente Los docentes evidencian dominio del Currículo al utilizar diversas estrategias de enseñanza. Participan de forma continua en actividades de actualización profesional para contribuir con el aprendizaje de sus alumnos /as. Los docentes muestran dominio de la tecnología a través del uso de medios y herramientas. Los docentes participan en jornadas de reflexión que les permiten mejorar e innovar su desempeño docente. 29

30 PROMEDIO NACIONAL PROMEDIO NACIONAL atendidos satisfactoriamente y en los tiempos previstos. Por otra parte, la PUCAMAIMA y la Fundación INICIA, han venido participando activamente en reuniones de trabajo ponderando potenciales mejoraspara el SAS, así como evaluaciones de las implementaciones realizadas. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Socialización de las Evaluaciones con Estudiantes y Padres Los docentes informan a los estudiantes sobre los contenidos/procesos que utilizan para la evaluación de la asignatura. Se realiza la evaluación retroalimentando los aprendizajes alcanzados por los/las estudiantes en los diferentes momentos de la Clase. Los docentes valoran las estrategias utilizadas por los /las estudiantes para el desarrollo de su autoaprendizaje. Los docentes se reúnen con los padres y madres para comunicar los resultados de las evaluaciones (plasmada en registros, boletines, informes de aprendizajes, entre otros) de sus hijos/as. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Indicadores de Logros Uso y socialización Los docentes disponen de un documento conteniendo los Indicadores de Logros en el Salón de Clases. Los docentes se reúnen para intercambiar experiencias sobre el uso de los Indicadores de Logros. Se ha orientado a los padres y madres de los estudiantes sobre el significado y uso de los Indicadores de Logros en el Centro Educativo. Los docentes comunican a los estudiantes las habilidades, destrezas y competencias que se busca desarrollar con los contenidos que se abordan. 30

31 Representantes de la sociedad civil y de organizaciones internacionales tienen usuarios de consulta del SAS, lo que evidencia el involucramiento de losciudadanos/clientesyaotrosgruposdeinterés. La DGSE Desarrolladirectricesynormativaclarasutilizandounlenguajesencillo, se revisan frecuentemente como decimos y tramitamos mensajes y orientaciones, mediante la elaboración de guías, protocolos, planes, realización de talleres, reuniones, entre otras actividades. Se involucra a los clientes en el diseño, desarrollo e implementación de los mismos. Entre las acciones realizadas por la DGSE, para proporcionaralos ciudadanos/clientes ladisponibilidaddeinformación apropiadayfiable, brindándolesasistenciayapoyo, podemos mencionar: Disponibilidad de suficiente información a través del Portal del SAS, contactos personales y telefónicos, y correos electrónicos. (recordar que existen unos 29 usuarios externos al MINERD con acceso a consulta del SAS). Accesibilidad a la dirección a través del portal de la DGSE y Brochures informativos. Promoción de la comunicación oportuna y permanente por medios electrónicos y la interacción con los clientes, a través de encuentros, talleres, reuniones. Desarrollo de un sistema de supervisión, a través del SAS y procedimientos documentados para dar respuestas fundamentadas en consultas, 31

32 Designación de una técnica que atiende diversas quejas de ciudadanos, padres y madres. El SAS cuenta con instrumentos orientados a los padres, madres y amigos de la escuela, así mismo en las mediciones y auditorias de los procesos de Gestión de los Centros Educativos de miden impactos de la escuela en su comunidad, así como la interrelación de la mismas con sus entornos. 32

33 SUBCRITERIO 5.3. Innovar los procesos con la participación de los ciudadanos/ clientes La PUCAMAIMA durante varios años ha venido cogestionando 4 distritos educativos y esta cogestión ha implicado desarrollar capacitaciones a técnicos de distritos y profesores. Todo esto se enmarca dentro del programa de gestión de Escuelas Efectivas, financiado por la USAID. Para medir sus impactos por tres años hicieron registros de sus instrumentos manualmente, el proceso de consolidar sus informaciones requerida de grandes esfuerzos y de varias semanas de trabajo por equipos externos especializados. Todos estos instrumentos han sido automatizados e incorporados al SAS, este proceso concluyó en septiembre del 2011, al día de hoy se coordina llevar estas innovaciones a los 104 distritos del MINERD. Reunión de trabajo con ejecutivos de la PUCAMAIMA (Octubre 2011) Por otro lado el grupopoveda, que congestiona la Regional 10, así como todo el Sur en los Aprendizajes de los Primeros Grados ha desarrollado con mucho éxito los Proyectos de Aula, han pedido automatizar sus instrumentos e incorporarlo al SAS. En la DGSE, se involucraalosgruposdeinterésenlainnovacióndelosprocesos, a través de presentaciones del SAS, reuniones, encuentros, creación de enlaces. La UNICEF formó parte de los organismos internacionales que conformaron la Mesa Nro. 7 del IPAC (iniciativa participativa anticorrupción), eso le permitió sensibilizarse más en los niveles de involucramientos que el MINERD ha venido buscando en la sociedad ( la escuela no puede sola ). En estos momento se inicia un proyecto que busca elevar los niveles de aprendizajes del Nivel Básico en dos (2)Distritos Educativos de Santo Domingo Este, uno de Elías Piña y uno de Jimaní, apoyándose en las buenas prácticas que hemos desarrollado y contactado con la infraestructura del SAS. Por otro lado, la dirección proporcionalosrecursosnecesariosparainnovarlosprocesos, mediante asignación de equipos y materiales tecnológicos, dietas y viáticos, entrenamientos. Buena parte de los recursos con los que se han desarrollado, los talleres de capacitaciones y encuentros con los técnicos de los distritos y regionales, así como los fondos que son transferidos a estos equipos de trabajo para sus visitas a los centros educativos, provienen de fondos de un préstamo del BID, administrado por la Oficina de Cooperación Internacional (OCI). También, se Identifica,analizayvencelosobstáculosalainnovación, a través de entrenamientos, seguimientos, encuentros focales muy cerrados, motivaciones especiales, asistencias entre iguales, 33

34 respuestas en tiempos record, préstamos de recursos técnicos, así como encuentros frecuentes con los clientes internos y altos ejecutivos CRITERIO 6: RESULTADOS ORIENTADOS A LOS CIUDADANOS/AS SUBCRITERIO 6.1. Resultados de las mediciones de la satisfacción de los ciudadanos /clientes. La Dirección General de Supervisión Educativa ofrece servicios múltiples relacionados con los factores administrativos y pedagógicos llevados, a cabo en los diferentes centros educativos que conforman las regionales y distritos del país. En tal sentido los clientes internos y externos valoran los servicios ofrecidos mediante producciones escritas, placas, reconocimientos y felicitaciones expresadas por escrito. Dichos servicios son ofrecidos a través del SAS, cuyas informaciones obtenidas del mismo son utilizadas para la toma de decisiones, canalización de soluciones de denuncias y quejas, con la participación de los equipos de las Direcciones Generales, Regionales y Distritales. La DGSE opera y está disponible al público de manera presencial de lunes a viernes, en horario de 7:30 a.m. a 7:30 p.m.regularmente los usuarios de los servicios son atendidos inmediatamente llegan a la oficina, se toman notas del caso y se les orienta de próximos pasos, además se tramitan a las áreas/dependencias a ser involucradas. Para las autoridades del MINERD, Regionales, Distritos y Centros Educativos se está disponibles vía web y telefónica/celular fuera del horario laboral. Para el resto de la población en general, hay accesibilidad en el Portal (web) las 24 horas. Para las denuncias se ha establecido un protocolo de atención a necesidades de los usuarios de los servicios: 1) Atención a denuncias de irregularidades; se levanta la denuncia, se contacta a los actores involucrados, procede con las indagatorias pertinentes, se presenta un informe de resultados y sugieren soluciones según la legislación vigente. Se da como 34

35 concluido un caso, cuando ha sido resuelto para el demandante completada con la asesoría de los técnicos regionales y distritales. 2) Atención a necesidades de asesoría y orientación a las Regionales y Distritos, se da respuesta rápida y oportuna a la asistencia demandada; se hace también por iniciativa propia Indicadores utilizados para medir los resultados en los ciudadanos /clientes 1. Indicadoresenrelaciónconlaimagenglobaldelaorganización. El tiempo de espera en la prestación de los servicios es de uno a quince días, dependiendo de la circunstancia y los casos, aunque cabe resaltar que algunas de las demandas o quejas quedan resulta el mismo día o al día siguiente, luego de haberse procesado. La tramitación de los servicios se hace el mismo día, sea denuncia u otro servicio solicitado por nuestros usuarios. También se brinda retroalimentación sobre los avances se que van obteniendo. En cuanto a la formación profesional y trato al cliente, durante varios meses la DGSE contó a tiempo completo con los servicios de una consultora nacional donde se desarrollaron capacitaciones con mira a lograr la certificación en la Norma Internacional ISO 9001:2008. Como norma, desde la DGSE se fomenta el buen trato, la comunicación y el respeto mutuo como norma de convivencia. Donde mejor se refleja el cumplimiento de estos indicadores es en el uso del lenguaje y en los documentos producidos por la dirección. Las quejas son tramitadas inmediatamente llegan, tanto vía telefónica, como por correo electrónico y personal se les da seguimiento involucrando a las áreas que deben contribuir a la solución, incluyendo la Dirección de Relaciones Publicas, según sea el caso. Para mejorar el grado de confianza se brinda asistencia personalizada para garantizar la explotación del potencial del SAS. Se anima y apoya la asistencia entre grupos de usuarios. Además se suministra respuestas oportunas y confiables. 2. Indicadoresenrelaciónconlaparticipación La tramitación se hace el mismo día, sea denuncia u otro servicio solicitado por nuestros usuarios. Desde la Dirección se fomenta el buen trato, la comunicación y el respeto mutuo como norma de convivencia. Donde mejor se refleja el cumplimiento de estos indicadores es en el uso del lenguaje y en los documentos producidos por la dirección. Existe un alto nivel de involucramiento de los clientes internos y externo. Hay un flujo de información constante, las decisiones son 35

36 consultadas y/o comunicadas a todo el personal. Los productos, que en nuestro caso son Instrumentos de control sobre el funcionamiento del sistema, son validados por equipo de trabajo. En el desarrollo de los planes, proyectos y acciones en la dirección se motiva, reciben y registran frecuentemente sugerencias a lo interno y externo para la ejecución de los mismos; tal es el caso de las evidencias de diversas consultas a otras instancias de la Sede Central, a las Regionales, Distritos Educativos así como la PUCMM. Técnico del Distrito (Santiago) dando testimonio de sus buenas experiencias con la automatización de los instrumentos de Acompañamiento a través del SAS, a Técnicos (as) del Distrito (Jarabacoa) Octubre 2011 Con la puesta en marcha del Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), se ha revolucionado el accionar de la supervisión del sistema educativo, la información se obtiene de forma oportuna y transparente. Con esta innovación se ha creado una cultura centrada en los aprendizajes de los estudiantes que ha permitido mayor involucramiento y empoderamiento de todos los actores del Sistema Educativo Nacional. Para su implementación se han formado equipos de Supervisión Regionales y Distritales y se rinde cuentas de los resultados. 3. Indicadoresenrelaciónconlosproductosyservicios El SAS es una herramienta sencilla y de fácil acceso y manejo. Los contenidos que lo alimentan están hechos bajo criterios de control de calidad institucional y de software informáticos. Los protocolos e instrumentos incluidos en el mismo han sido sometidos a una estricta revisión de contenido, de enfoque y de estilo. Con el uso y manejo del SAS, se ha logrado revolucionar la supervisión en el sistema educativo. Para mejorar la disponibilidad, exactitud y transparencia las informaciones registradas en el SAS son socializadas con los diferentes equipos de trabajo, así como con los docentes de los centros educativos. Esto permite elaborar de manera conjunta los planes de mejora y los 36

37 involucramientos de los padres y madres de los estudiantes. En la DGSE, los equipos están divididos por áreas de trabajo, por áreas técnicas y demarcación geográfica. Cada responsable atiende a un grupo de usuarios de nuestros servicios (en las Regionales y los Distritos) según área territorial o necesidad. Existe además, un equipo designado para atención a ciudadanos. Esto ha cambiado el estilo de supervisar y monitorear, ya que cada equipo es responsable y debe rendir cuentas de los resultados CRITERIO 7: RESULTADOS EN LAS PERSONAS SUBCRITERIO 7.1. Resultados de las mediciones de la satisfacción y de la motivación de las personas. 1. Resultados en relación con la satisfacción El rendimiento y la imagen global de la dirección ha tenido un impacto muy significativo con la aplicación y ejecución de la herramienta del SAS en todos los distritos y regionales del país. Logrando así, mayor integración de los equipos de supervisión e informes que previo a su desarrollo e implementación, se tardaban de 2 a 6 meses, ahora con dar un Clic se obtienen muchas informaciones. Este sistema ha permitido decir, a muchos actores, que ha superado por mucho sus expectativas iniciales, otros dicen que por años pensaron que se irían de la institución, sin ver realizaciones, como las que se han logrado. Los empleados se manejan acorde con las normativas del MINERD, e implementan mecanismos que permiten detectar desviaciones y disfunciones, son claros en poner en armonía los principios y valores, con las prácticas que se realizan. Los resultados presentados en el desempeño laboral de los empleados, en cuanto al cumplimiento de sus funciones: organización desarrollo, entrega a tiempo de las tareas asignadas y el seguimiento sistemático a las regionales y sus respectivos distritos evidencian el nivel de compromiso con la dirección y su misión. 2. Resultados relativos a la satisfacción con la dirección y los sistemas de gestión: La DGSE tiene objetivos claros, establecidos y definidos se asignan recursos para la ejecución de monitoreo y acompañamientos de los equipos de supervisión de las regionales y los distritos y la verificación de los procesos por los equipos Nacionales de la DGSE. La comunicación fluye de manera eficiente, logrando los objetivos establecidos. Se realizan reconocimientos de los esfuerzos individuales y de equipos, a través de: 37

38 Reconocimiento, Económico y Verbales Pergaminos Regalos Recomendación de incentivos.figura 4 La DGSE ha implementado para la innovación un sistema que permite la automatización de los procesos Administrativos y Pedagógicos a través del SAS, creación de equipos Regionales y Distritales, reclutamiento del personal atendiendo a un perfil, estandarización de los instrumento de recolección de información, elaboración de protocolos de trabajos, Plan General de Aplicación de Instrumentos, sistema de verificación de los procesos, establecimiento de SGC. 3. Resultados en relación a la satisfacción con las condiciones de trabajo: La dirección adopta un enfoque humano e integrador constituyéndose en una gran familia compuesta por su personal y sus allegados, se preocupa por que los mismos, puedan conciliar de la mejor manera posible, el tiempo de trabajo, la familia y la salud. Ejemplo de esta es: Atiende a las necesidades del personal en eventos sociales ante las necesidades laborales y personales; así mismo existe flexibilidad de horario ante situaciones de salud y ciertas diligencias personales de los empleados. Las oportunidades y tratos son equitativos y justos. 4. Resultados en relación con la motivación y la satisfacción con la carrera profesional y el desarrollo de las capacidades: 38

39 La dirección promueve la estrategia de trabajo en equipo, formación continua, asistencia personalizada para desarrollar capacidades y de conocimientos en los empleados, persiguiendo metas comunes y a través de buenas prácticas. Se identifican direcciones de internet, videos de formación y se anima consistentemente a observarlos para, reflexionar sobre sus temáticas. El personal muestra una actitud abierta y positiva a los cambios que se producen en la dirección, los cuales también promueven. SUBCRITERIO 7.2. Indicadores de los Resultados en las personas Los indicadores de satisfacción del personal son positivos y se reflejan por un nivel mínimo de ausentismo obajalaboralporenfermedad,índicesderotacióndelpersonal y númerode quejas. Con frecuencia se reciben solicitudes de técnicos de otras áreas y de los distritos de querer formar parte del equipo de la sede o de los distritos. Lo que ha producido que en la DGSE: Se ha incrementado el nivel de productividad. Los técnicos/as de Supervisión presentan un perfil adecuado al trabajo que desempeña. Mayor manejo de la tecnología. Reporte de informe con más rapidez y eficacia, con cierta frecuencia se escuchaba decir trabajamos más, pero trabajamos Mejor El 100% del personal posee altos niveles de manejo de las herramientas tecnología de la información y el conocimiento. El 96% del personal se integra y participa de manera exitosa en los procesos de formación. El presupuesto asignado para las formaciones, ha sido manejado con responsabilidad de manera equitativa y con transparencia. Se evidencia la capacidad en el trato que se brinda a los clientes para responder a sus necesidades e inquietudes de manera oportuna a la problemática presentada.. Los informes remitidos al IPAC, a los Directores, Viceministros y a la Ministra, son evidencia de esto. Los fuertes niveles de apoyo que se brinda a los equipos distritales, así como organismos de la Sociedad Civil, nos han permitido ganar respeto y reconocimientos. El nivel de rotación es mínimo debido a que el Personal de Supervisión tiene un perfil determinado acorde con la función que desempeña. 90% del personal motivado e implicado en la participación grupal de discusión interna. En múltiples ocasiones se realizan acciones de reconocimientos, esto impacta en la defensa que todos hacen de sus trabajos y en los contagios que transmiten y reflejan con frecuencia. 39

40 2.8- CRITERIO 8: RESULTADOS EN LA SOCIEDAD SUBCRITERIO 8.1. Resultados de las mediciones de percepción de los grupos de interés sobre el rendimiento social de la organización Los clientes externos e internos están consciente del impacto positivo y significativo que ha causado la labor que se lleva a cabo la DGSE, debido a los logros obtenidos en relación a : Mayor cobertura en los monitoreos sistemáticos de la Gestión Administrativa y Pedagógica a los centros educativos. Menor tiempo de respuesta en lo relacionado a los informes emitidos sobre los monitoreo realizados al cumplimiento del Horario y Calendario Respuesta rápida y precisa en la evaluación de la calidad de las Estructuras Físicas. Además con la implementación del nuevo Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), se ha logrado revolucionar el Sistema de Supervisión a través de: Mejora de la Gestión y modernización del MINERD. Uso intensivo y extensivo de las informaciones que aporta el SAS. Monitoreo sistemático del cumplimiento de la jornada escolar y el desarrollo curricular por Centros Educativos, Distritos y Regionales Desarrollo de liderazgo y compromiso del personal docente y directivo. Mejores resultados en la detección de debilidades y fortaleza y elaboración de plan de mejora. Fomenta la proactividad. Mediante la herramienta del SAS y la formación de equipos de trabajo, ha reducido la inversión de recursos tanto económicos como humanos a nivel de la Sede, Regional y Distrital esto se puede visualizar en: Reducción del costo operacional. Estandarización de la información. Definición de responsables de procesos. El SAS ofrece información en tiempo real sobre la situación de los centros educativos del país, tales como: Detecta debilidades y fortaleza tanto en el ámbito pedagógico como administrativo en los centros educativo Proporciona insumos para diseño de estrategias/planes de mejora para superar las debilidades encontradas. Mejora la Gestión de las regionales y distritos. Uso de las informaciones del SAS para la toma de decisiones por clientes internos y externa. Se ha elaborado en coordinación con la Dirección de Participación Comunitaria instrumentos que ofrecen información sobre el nivel de participación de las familias, la comunidad y organizaciones civiles y no gubernamentales (ONGS). Los clientes opinan positivamente sobre la accesibilidad y transparencia de la organización esto se puede ver reflejado en la confianza y seguridad con que se expresan al momento de hablar sobre la misma en medios de comunicación tales como periódico, revistas y páginas webs. La dirección trasmite y manifiesta un comportamiento ético, basado en la trasparencia y la credibilidad de la ejecución de los procesos por parte de todos los integrantes; se 40

41 fomenta una cultura Ética en la gestión de la sede, de las regionales y de los distritales, modelando los valores definidos en los Ensuciados de Calidad. Las informaciones que se trasmiten a través de las relaciones públicas del MINERD, brindan datos verificables y tiempos de soluciones, se aprecia que el tono de aparición por los medios de comunicación es positivo. (Figura 4) Figura 4 SUBCRITERIO 8.2. Indicadores del rendimiento social establecidos por la organización En la dirección se percibe una relación de armonía con instituciones de cogestión para el fortalecimiento de la practicas administrativa y pedagógica de los distritos y regionales. Se realizan intercambios con diferentes instancias tanto internas como externas. Con directores departamentales, regionales, Distritales y de centros educativo, ONGS y otras. La herramienta innovadora de la dirección SAS ayuda a detectar dificultades en las zonas vulnerables, en materia educativa, permitiendo rápidamente medir y cuantificar la matricula de estudiantes afectados y tramitar informaciones precisas a las instancias ejecutoras para 41

42 soluciones rápidas. Formamos parte de la comisión Nacional de Riesgos que preside Dirección de Riesgo del MINERD, apoyando de manera activa en la trasmisión de información de forma rápita y veras. Además se dispone de usuarios de consulta para instituciones tales como: el BID, UNICEF, Banco Mundial, instituciones de la sociedad civil y la presidencia de la Republica. Estos organismos y actores tienen fuertes incidencias en los temas y políticas de desarrollo. El grado de cobertura recibida por los medios de comunicación ha sido significativo, se observan que en varios momentos hacen referencia a que el MINERD cuenta con un Sistema de captura de informaciones en tiempo real, que permite la toma de decisiones en las diferentes instancias educativas. En los últimos años estos acuden con frecuencia a relaciones publicas del MINERD, procurando informaciones precisas y oportunas, se han acostumbrados a recibir respuesta en horas y minutos. En la dirección se realiza intercambio de conocimientos e información con las diferentes áreas, niveles, autoridades y grupos de Interés del MINERD (UNICEF, PUCMM, POVEDA e INICIA) que sirve para obtener una panorámica de la realidad educativa del país, a través de presentaciones, reportes, informes, generados a partir del SAS.(Ver Figura 5) 42

43 Figura CRITERIO 9: RESULTADOS CLAVE DE RENDIMIENTO SUBCRITERIO 9.1. Resultados externos: Consecución de objetivos en términos de productos y efectos. El Ministerio de Educación de la República Dominicana (MINERD) ha venido implementando una serie de cambios y transformaciones profundas a partir de la puesta en marcha del Plan Decenal de Educación Como parte de los componentes de Modernización e Innovación, los enfoques y procesos de gestión educativa, evaluación y supervisión han sufrido importantes mejoras, cuyos resultados ya son visibles. Después de estudiar el tema con el debido rigor y profundidad, los consultores extranjeros y los expertos dominicanos identificaron dieciocho (18) planes de supervisión, sin que ninguno de ellos hubiese sido desarrollado plenamente. Este hallazgo provocó que se pensara en las diferentes opciones y alternativas para dotar al Sistema Educativo Dominicano de un modelo de supervisión educativa que superara el carácter fiscalizador y fomentara acciones estratégicas de ayuda, apoyo y colaboración a los docentes y directivos de los Centros Educativos, devolviendo a los Distritos Educativos su rol como instancias más cercanas y responsables de la buena marcha y mejoramiento de las escuelas, y con ellas de 43

44 los procesos que impactan el aula. Estos cambios de paradigmas y la implementación de las mejores prácticas en los procesos de supervisión educativa nos permiten mostrar un buen producto hecho en nuestra institución y de calidad mundial. Fue así como un equipo del MINERD coordinado por el doctor J. Adarberto Martínez, integrado por los licenciados Mercedes Hernández, Clara Báez, Mercedes Rodríguez, Pericles Romero, Evelyn Paula y el ingeniero Francisco Gustavo Estrella, diseñó el Manual Operativo del Sistema Nacional de Supervisión Educativa (SNSE), el cual fue ampliamente socializado con Distritos Educativos y varios centros a nivel nacional. A partir de este ejercicio fueron identificados los instrumentos de supervisión disponibles y los que eran necesarios para cubrir las distintas áreas y necesidades de supervisión. Los esfuerzos conjuntos de las Direcciones de Supervisión Educativa y de Tecnologías de Información y Comunicaciones hicieron posible la automatización del Sistema de Acompañamiento y Supervisión (SAS), cuyo uso e implementación ha cambiado radicalmente la cultura de supervisión en los Centros y en los Distritos Educativos de todo el país. Las visitas de supervisión a los Centros Educativos las efectúan los supervisores distritales, equipados con computadoras portátiles del tipo laptops y con dispositivos de conexión inalámbrica a la Internet, lo que permite que los datos sean registrados y almacenados en los servidores del Ministerio y estén disponibles en tiempo real para todos los usuarios autorizados. El MINERD cuenta hoy en día con un sistema de supervisión educativa que ha recibido el reconocimiento y el apoyo de organismos e instituciones nacionales e internacionales. Ahora los supervisores nacionales monitorean el trabajo y apoyan a los supervisores regionales, quienes a su vez monitorean y apoyan a los supervisores distritales. Los reportes del SAS son tabulados y analizados, a partir de cuyos ejercicios se producen informes para los Centros Educativos, para los Distritos, las Direcciones Regionales y las instancias de la Sede Central, a fin de que los utilicen en la elaboración de sus planes de intervención y de mejora educativa. Los objetivos planteados en el POA, , se han logrado en un 90% en relación a los servicios prestados a nuestros clientes. Se continúa avanzando en el uso del SAS y en los procesos de acompañamiento. Directores de centros y distritosdesarrollan encuentros conpadres, madres y amigo de la escuela socializando los informesdel SAS y los planes de mejora. Además se encuentra enfuncionamiento el portal del SAS, al cual podemos acceder a través del portal de MINERD en el internet. Se ha elevada la satisfacción de técnicos de diferentes distritos al conocer las experiencias del nuevo Modulo de Acompañamiento que se ejecutan en los cuatros distritos cogestionados por la PUCMM. (Con fondo de la USAID). Este proyecto a permitido fomentar 44

45 una cultura de liderazgos trasformador en directores y docentes de los centros educativos de los distritos cogestionados. Después un periodo de 10 meses se concluyó los servicios de consultoría de la primera fase para la certificación internacional ISO , lográndose la elaboración del Manual de Usuario del SAS, Instrumentos de trabajo (Protocolos) y otras documentaciones. Otros logros de la DGSE durante el año escolar : fueron visitados 4,723 centros y se aplicaron 32,421 instrumentos. Se impartieron charla de calidad en la Escuela de Directores, inicialmente fueron identificados 70 directores. Se hacen coordinaciones para apoyar la implementación del CAF en 500 Escuelas. Se incorporaron reportes al SAS que permiten extraer informaciones del Sistema de Gestión de Centros (SGCE) y que facilita a los distritos monitorear aspectos de los registros de inscripción de estudiantes, esta facilidad el SGCE no la brinda, con esta se eliminan los gastos y tiempos que implica ir o tener que buscar la información en los centros. También se incorporaron mejoras a los instrumentos de gestión de Aula. En la DGSE la relación costo-eficiencia-eficacia, se ha logrado en la medida que se han trabajados mayor cantidad de centros en menor tiempo e inversión. Se han implementados mejora a instrumentos existentes y se han incorporado nuevos instrumentos que han permitido ahorrar miles de horas hombres en la búsqueda y consolidación de informes. Logrando así mayor cantidad de centros trabajados con menor inversión. Portal del SAS 45

46 SUBCRITERIO 9.2. Resultados internos 1. Resultadosenelcampodelagestiónylainnovación: Se evidencia la implicación en las actividades de la dirección de los clientes internos tales como: Se realizan talleres en los diferentes ejes geográficos y presentaciones en las diferentes áreas de la SEDE. Para el desarrollo del Manual Operativo de Supervisión participaron representantes de la Direcciones de Básica, Inicial, IDEICE y Prueba Nacionales. Este fue enviado a varias Regionales y Distritos para su revisión y enriquecimiento. Los instrumentos del SAS fueron socializados con la regional 10 y 15 con sus respectivos distritos, luego fueron probados en diferentes momentos en 2 grupos de Regionales. En cada uno de esos momentos fueron enriquecidos. Posterior a esta fase fueron automatizados. Se ha establecido alianzas con la PUCMM y los resultados se evidencian a través del empoderamiento de los equipos, alineamientos y en las acciones realizadas. Así como con la fundación INICIA y con UNICEF y el BID. La dirección satisface equitativamente las necesidades de los grupos de interés, atendiendo a la diversidad se negocia prioridades y la asignación de apoyo a responsabilidades y demandas. INSTRUMENTOS AUTOMATIZADOS DE ACOMPAÑAMIENTO PUCMM Técnico Distrital Equipo de Gestión de Centros Educativos Planificación Síntesis Observaciones/ visitas de Aula Reflexiones Mensuales/Centros Planificación Estrategias de Enseñanza y Reflexión Colaborativa Gestión de Aula y Reflexión colaborativa 46

47 Parte del el éxito de la dirección se evidencia a través de: La automatización de los instrumentos. Elaboración e implementación de protocolos. Restructuración de los equipos ejecución de un plan común. Avances significativos hacia un sistema de gestión a la calidad. El SAS es un elevado referente para la toma de decisiones y para reforzar acciones y procesos de rendiciones de cuentas y las memorias anuales. Este permite el flujo ágil de informaciones tanto interno como externo, garantizando la eficiencia del trabajo en red. Lostécnicos (as) de los distritos y Regionales disponen de PC. Portátiles y de dispositivos de conexión inalámbrica para estos fines. Figura 8 Durante el año escolar fueron visitados en total 7,537 escuelas y se registraron en el SAS 197,984 instrumentos. Con respecto al cumplimiento del nivel Básico el cumplimiento del horario de clase fue el siguiente. El 60% de la escuelas cumplieron y un 38% impartió docencia entre 2.5 horas y 4.0 horas en tanda matutina; en el nivel medio poco menor del 20% de los liceos cumplieron con el horario de clase y un 72% de los liceos impartieron docencia entre 2.5 y 4.0 horas en la tanda matutina. En la tanda vespertina el cuadro es peor con respecto al cumplimiento del calendario escolar (cantidad de Día) se promedia poco menor del 70% tanto en básica como en media. En la que respecta a los contenidos curriculares impartidos en las asignaturas que son objetos de las Pruebas Nacionales promedian entre un 63% y un 68% en el 8vo. Grado; en 47

48 el 4to grado del Nivel Medio estas asignaturas promedian entre un 67% y un 72%. Las practicas pedagógicas de los profesores en estas asignaturas promedian entre un 84% y 87% en el 8vo grado, y en 4to. De media prácticamente en el mismo escenario. Entre las principales causas de no docencia, en todas las regionales, y en una alta proporción, están las actividades realizadas por el sindicato de profesores así como la cooperativa de maestro. Una práctica muy novedosa y sin precedente fue la de identificar, en medio de los talleres de capacitación en el uso del SAS, a varios profesores a los que se les invitó ayudar a otros centros educativos en adición a las tareas que tenían en sus propios centros educativos. Los resultados de las labores que estos profesores desarrollaron en sus respectivos distritos fue de gran ayuda para los Técnicos (as) responsables de dar asistencias y monitorear avances. Esos profesores (as) demostraron que si se puede y de que disponemos de una buena capacidad instalada. Al final del año escolar esos profesores (as) recibieron un merecido reconocimiento en medio de talleres de revisión del año escolar y de las coordinaciones desarrolladas entre los Centros Distritos Sede. Distrito Nombre-Apellido Función Centro donde Labora Centros a los que brindaron asistencia en el uso del SAS Raminier de Jesús Fernández Alvarez Docente Francisco Ant. De las Nueces -Maximiliano Estrella -José Antonio Marte -San José Afuera - Abraham Alonzo -La Javilla -José Flores -San Antonio de Padua - Guayabal Arriba Yenny Ricart Noesi Coordinadora Genaro Pérez -Herminia Pérez -Fermina Alt. García -La Jagua -Genaro Pérez - Salomé Ureña Eliacim Serrata Taveras Directora Anexa Luis Napoleon Nuñez Molilna -La Javilla -Nelo Marte Ramona Elvira Vásquez Directora Javier Billini Movearte Beatriz Geraldo Nova Coordinadora 1er ciclo Ema Balaguer -Palma I, -Mario Moreno, -Las Mercedes Con la finalidad de garantizar la sostenibilidad del SAS y los mejores impactos en los procesos que directa o indirectamente el toca, se inicióla primera fase de una consultoría que buscaba crear las bases para implementar un sistema de gestión de la calidad. También se han definido los primeros indicadores de calidad vinculados a las actividades que se realizan. Además se mantiene permanentemente monitoreo que permiten detectar desviaciones y emitirlas alertas tempranas. En las próximas páginas se muestran varias síntesis, en cuadros y gráficas, de las labores realizadas y de hallazgos resultados de las actividades realizadas durante el año escolar

49 49

50 50

51 51

52 Porcentaje en las 18 regionales 52