INSTRUCTIVO RADICACIÓN EN EL APLICATIVO ORFEO OBJETIVO

Transcripción

1 Fecha de Aprobación: Página 1 de 23 OBJETIVO Orientar al usuario interno del aplicativo ORFEO sobre los pasos a seguir para realizar el proceso de radicación de documentos de salida (1), entrada (2) y memorando (3); así como anexo o asociado. NORMATIVIDAD Ley 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales. Decreto 2364 de 2012, Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Directiva Presidencial Nº 04 de 2012 Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Acuerdo 060 de 2001 AGN, Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de 2006 AGN, Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Circular Externa 005 de 2012 AGN, Por la cual se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa de Cero Papel. Norma Técnica Colombiana 3393 ICONTEC Documentación elaboración de cartas comerciales. Norma Técnica Colombiana 3397 ICONTEC Documentación elaboración de memorandos. Resolución 133 de 2006 UPN. Por la cual se definen los funcionarios responsables de expedir, elaborar y firmar certificaciones, diplomas y carnés en la Universidad Pedagógica Nacional. Resolución N 0135 de 2015 UPN Por la cual se definen los lineamientos para la Gestión de Comunicaciones Oficiales en la Universidad Pedagógica Nacional. Resolución N 0650 de 2015 UPN Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 0135 de Guía 3: Documentos electrónicos. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Archivo General de la Nación. Guia001GDC UPN Guía para el mejor uso del papel RESPONSABLE Subdirección de Servicios Generales Archivo y Correspondencia APLICACIONES ORFEO

2 Fecha de Aprobación: Página 2 de 23 DEFINICIONES ASUNTO: Síntesis del contenido de un documento, generado por una acción administrativa. COMUNICACIÓN OFICIAL: Documento recibido o producido en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. COPIA: Reproducción exacta de un documento. DESTINATARIO: Persona natural o jurídica a quien se le remite una comunicación oficial. FOLIO: Hoja. NÚMERO DE RADICADO: Identificación numérica asignada por el aplicativo ORFEO, que consta de 15 dígitos que corresponden a: año, código de la dependencia, consecutivo y tipo de radicación. RADICACIÓN: Procedimiento por el cual una institución asigna un numero consecutivo a sus comunicaciones oficiales recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. REMITENTE: Persona natural o jurídica quien remite una comunicación oficial. TIPO DE RADICACIÓN: Categorías determinadas mediante las cuales se clasifican las comunicaciones oficiales. En el aplicativo ORFEO se encuentran definidas las siguientes: (1) Salida, para las comunicaciones oficiales externas enviadas; (2) Entrada, para las comunicaciones oficiales recibidas de una persona natural o jurídica y (3) Memorandos, asignado a las comunicaciones oficiales internas. DESCRIPCIÓN:

3 Fecha de Aprobación: Página 3 de 23 INGRESO AL APLICATIVO 1. Identifique el icono de navegador Mozilla Firefox y de click para iniciar. 2. En la barra de direcciones digite: documentacion.pedagogica.edu.co y oprima Enter o 3. Digite nombre de usuario y contraseña, oprima 4. El aplicativo le presenta dos opciones para radicar por el módulo de radicación o el de carpetas, que puede ver en la parte izquierda y, tres tipos de radicado que son: Salida: se identifica con el número 1 al final del radicado; Entrada se identifica con el número 2 al final del radicado y Memorando se identifica con el número 3 al final del radicado.

4 Fecha de Aprobación: Página 4 de 23 RADICACIÓN DE SALIDA (1) 1. Inicie con Salida, en el módulo de radicación y oprima en la palabra. 2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado, que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe radicación previa, oprima.

5 Fecha de Aprobación: Página 5 de Se presentan 3 posibles formas de radicación. Nuevo: Se utiliza para crear un registro nuevo. Como anexo: Permite anexar un documento a un radicado existente. Asociado: Permite relacionar con una radicación previa Para este caso seleccione. NOTA: Para la radicación como anexo o asociado, vaya al ítem radicación como anexo o asociado. 4. El aplicativo presenta el Módulo de radicación en donde quedaran consignados los datos del destinatario; Oprima nuevamente. 5. Digite los datos de la consulta necesarios (Documento y/o Nombre), y oprima.

6 Fecha de Aprobación: Página 6 de 23 Nota: en este tipo de radicado el campo usuario permanece igual. 6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR COMO. 7. Verifique en DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIÓN si es correcta la información, de ser así oprima. 8. El sistema lo llevará nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos validados.

7 Fecha de Aprobación: Página 7 de Complete los campos y oprima. 10. El aplicativo arrojara el número de radicado que le corresponden a su registro. 11. Si requiere, radicar una copia interna, busque y seleccione la dependencia a la que remitirá y oprima. 12. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se le ha copiado un registro.

8 Fecha de Aprobación: Página 8 de 23 Con el número de registro termina el proceso de radicación de salida. Tenga en cuenta este número de radicación para los pasos siguientes. RADICACIÓN DE ENTRADA (2) Las dependencias autorizadas para realizar este tipo de radicación son: Subdirección de Servicios Generales- Archivo y Correspondencia, Instituto Pedagógico Nacional (IPN) ventanilla contigua a la Secretaría Académica, Centro de Lenguas, Oficina de Control Interno Disciplinario Investigaciones Disciplinarias y Secretaría General - PQRSF, para lo cual se asigna el usuario con el permiso definido en el aplicativo. 1. Inicie con: Entrada en el módulo de radicación, oprima en la palabra Entrada. 2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado, que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe radicación previa, por consiguiente oprima. 3. Se presentan 3 posibles formas de radicación.

9 Fecha de Aprobación: Página 9 de 23 Nuevo: Se utiliza para crear un registro nuevo. Como anexo: Permite anexar un documento a un radicado existente. Asociado: Permite relacionar con una radicación previa. Para este caso seleccione. 4. El aplicativo presenta el Módulo de Radicación en donde quedaran consignados los datos del remitente; Oprima nuevamente 5. Digite los datos de la consulta necesarios que considere (Documento y/o Nombre), y oprima. Nota: en este tipo de radicado el campo usuario permanece igual. 6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR COMO. 7. Verifique en DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIÓN si es correcta la información, de ser así oprima

10 Fecha de Aprobación: Página 10 de El sistema lo llevara nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos validados. 9. Complete los campos, para este tipo de radicación (entrada) debe seleccionar la dependencia destino; oprima. 10. El aplicativo arroja el número de radicado que le corresponde a su registro.

11 Fecha de Aprobación: Página 11 de Si desea copiar, seleccione la dependencia y oprima 12. El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se ha copiado un registro. 13. Para adjuntar la imagen (en pdf ) correspondiente a la radicación de entrada oprima 14. Marque el registro y oprima 15. Registre lo pertinente y oprima

12 Fecha de Aprobación: Página 12 de Verifique que ha seleccionado el archivo a adjuntar y oprima 17. El sistema informará que la acción de asociar imagen ha finalizado.

13 Fecha de Aprobación: Página 13 de 23 Con esta actividad finaliza el proceso de radicación de entrada. Tenga en cuenta este número de radicación para los pasos siguientes. RADICACIÓN MEMORANDO (3) 1. Inicie con Memorando en el módulo de radicación, oprima en la palabra Memorando. 2. Esta pantalla presenta la opción de verificar si existen antecedentes del radicado que puede buscar por las diferentes opciones; Para este ejemplo no existe radicación previa, oprima. 3. Se presentan 3 posibles formas de radicación.

14 Fecha de Aprobación: Página 14 de 23 Nuevo: como su nombre lo indica, se utiliza para crear un nuevo registro; Como anexo: permite anexar un documento a un radicado existente Asociado: Permite relacionar con una radicación previa. Para este caso seleccione. 4. El aplicativo presenta el Módulo de Radicación en donde quedaran consignados los datos del destinatario; Oprima nuevamente. 5. Digite los datos de la consulta necesarios (Documento y/o Nombre), y oprima. Nota: en este tipo de radicado el campo USUARIO debe ser cambiado por FUNCIONARIO. 6. Seleccione el destinatario, de los resultados de la búsqueda, oprimiendo COLOCAR COMO.

15 Fecha de Aprobación: Página 15 de Verifique en datos a colocar en la radicación si es correcta la información, de ser correctos oprima. El sistema lo llevara nuevamente al Módulo de Radicación, esta vez con los datos validados. 8. Complete los campos, oprima. 9. El aplicativo arroja el número de radicado que le corresponde a su registro. 10. Si requiere radicar copia, seleccione la dependencia a la que remitirá y oprima.

16 Fecha de Aprobación: Página 16 de El sistema registrará el cambio, informando a la dependencia que se le ha copiado un registro. A diferencia de las radicaciones de salida y entrada, los memorandos deben ser reasignados para que el registro llegue a la bandeja del destinatario. 11. En el módulo de carpetas seleccione la opción. 12. Digite el número de registro o búsquelo en el listado que se despliega, verifique datos e ingrese, seleccionando la fecha del radicado. 13. Seleccione la pestaña y luego

17 Fecha de Aprobación: Página 17 de Elija la plantilla correspondiente. 15. Elabore y guarde memorando. Nota: tenga en cuenta que los campo de la plantilla que se encuentran en color rojo son los que deben reemplazarse, los campo que se encuentran entre asteriscos no deben ser modificados y los de color negro hacen parte de la estructura del documento, por lo que tampoco se deben cambiar. 16. Seleccione la opción y valide los siguientes campos:

18 Fecha de Aprobación: Página 18 de Seleccione el memorando previamente guardado y oprima y 18. En la pestaña se visualizara el archivo como adjunto, luego asigne radicación.

19 Fecha de Aprobación: Página 19 de El aplicativo le informara que el memorando ha sido radicado y le permitirá ver el documento adjunto. 20. Busque nuevamente el radicado en el módulo carpetas opción verifique datos y valide. 21. Busque el icono reasignar y oprímalo Nota: El permiso de reasignación en el aplicativo está activo por defecto para el jefe de la dependencia, los demás usuarios deberán solicitar al administrador de la aplicación la activación respectiva. Seleccione del listado la dependencia destino y oprima

20 Fecha de Aprobación: Página 20 de Busque el funcionario destinatario, registre en el recuadro blanco las observaciones correspondientes y oprima, de ser necesario informe y/o agende. 23. El aplicativo le informará que ha completado la acción Con esta actividad finaliza el proceso de radicación Memorando. Es necesario tener en cuenta el número de radicación para los pasos siguientes. RADICACIÓN COMO ANEXO Y ASOCIADO 1. Seleccione el tipo de radicado que desea realizar.

21 Fecha de Aprobación: Página 21 de 23 Nota: Para radicar un documento como anexo o asociado, se debe tener como referencia un campo del formulario de radicación (Referencia, N de radicado, Expediente, etc.). La radicación como anexo hace referencia a: anexar un documento a un radicado existente, por su parte el asociado permite relacionar con una radicación previa. 2. Consulte de acuerdo con los campos que presenta el pantallazo y oprima 3. Seleccione el registro al que corresponde el anexo y oprima radicar o según sea el caso. 4. Verifique los datos del radicado y realice los cambios que sean necesarios, según corresponda. Para radicaciones como anexo se debe seleccionar la misma dependencia de acuerdo con el usuario destino.

22 Fecha de Aprobación: Página 22 de Una vez realizados los cambios oprima 6. El sistema arrojará el número asignado a esta radicación. Con esta actividad finaliza el proceso de radicación como anexo y asociado. Es necesario tener en cuenta el número de radicación para los pasos siguientes.

23 Fecha de Aprobación: Página 23 de 23 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Creación del Documento Actualización de íconos, imágenes, cambio en redacción de algunas actividades ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Equipo de Trabajo Proceso de Gestión Documental Fernando Méndez Díaz Líder Proceso Gestión Documental Adolfo León Atehortúa Cruz Rector