INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

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1 Página : 1 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. REFERENCIAS 5. RESPONSABILIDADES 6. DESARROLLO 7. REGISTROS 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para el desarrollo de auditorías internas con el propósito de verificar la eficacia y el grado de implementación del Sistema de de Calidad del Instituto Bolivariano Esdiseños. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las auditorías internas que se realizan en el Instituto Bolivariano Esdiseños, con el fin de verificar la correcta implementación y funcionamiento de su Sistema de de Calidad. 3. DEFINICIONES 3.1 Auditoria de Calidad: Proceso, sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 3.2 Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 3.3 Criterios de la Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos requisitos utilizados como referencia. 3.4 No-Conformidad Menor: Se considera como la falta o el incumplimiento parcial de algún elemento o requerimiento del sistema, que no constituya una ruptura del mismo. 3.5 No-Conformidad Mayor: Ruptura total del sistema de gestión de calidad, al no estar documentado e implantado uno o varios requisitos de la Norma NTC-ISO 9001, requisitos legales y reglamentarios o de cliente. 3.6 Observación: Declaración de un hecho, efectuada durante una auditoria de calidad y soportada por evidencias objetivas que no afectan directamente el sistema de gestión de calidad.

2 Página : 2 de 7 4. REFERENCIAS GC-PR-003, Formato de Procedimientos de Auditorías Internas. 5. RESPONSABILIDADES El responsable( de la Calidad), del Sistema de Calidad debe aplicar en su totalidad el procedimiento aquí detallado, además de coordinar el proceso de Auditorías Internas de calidad y mantener informados a los involucrados en el proceso sobre los programas de auditorías y la manera de proceder al realizarlas. 6. DESARROLLO ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 1. Planeación El responsable del Sistema de Calidad debe elaborar auditorías de calidad dejando registro en GC-RG-008 Informe de Auditorias, el cual contempla las auditorías internas que se realizarán al Sistema de de Calidad del Instituto Bolivariano Esdiseños a intervalos planificados durante cada año. Cuando sea necesario se debe modificar el programa anual de auditorías teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: a) Resultados de auditorías internas o externas anteriores. b) Cambios mayores en la estructura organizacional. c) Cuando existan fallas en la calidad del servicio. d) Cuando sea necesario verificar la implantación de una acción correctiva requerida. En el programa de la auditoria se deben definir claramente cuáles son las fechas en que se realizará cada auditoria. Informe de Auditoría Interna GC-RG-008

3 Página : 3 de 7 Adicionalmente se deben establecer las actividades relacionadas con el desarrollo de dicho programa, dentro de las cuales puede estar la identificación y suministro de recursos para llevar a cabo las auditorias, la definición de documentos relacionados con el programa, entre otras. 2. Selección del Equipo Auditor El equipo auditor debe estar conformado por un auditor líder seleccionado por la Dirección del Instituto Bolivariano Esdiseños (quien puede ser cambiado en cada auditoria) y auditores internos quienes deben ser calificados y seleccionados por el Responsable del Sistema de Calidad de acuerdo con los siguientes lineamientos: a) Tener conocimiento sobre la Norma ISO 9001, NTC 5555, 5581, 5666 y su implementación. b) Técnico Profesional c) Formación Pedagógica d) Haber recibido formación de auditor interno de calidad. e) Tener una antigüedad mínima de 3 meses en la institución. f) Aptitud de liderazgo g) Facilidad de expresión h) Experiencia mínima de 3 meses en actividades relacionadas con Auditorías Para asegurar la objetividad e imparcialidad de la auditoria los auditores internos asignados no deben tener responsabilidad directa sobre el proceso a auditar. Informe de Auditoría Interna GC-RG-008

4 Página : 4 de 7 3. Apertura Dentro del plan de auditoría diseñado se debe incluir una reunión de apertura, en ella se adelantaran los siguientes puntos para darle un orden específico a dicha reunión: a) Tomar lista de asistencia b) Presentación del proceso de auditoría y su realización c) Repasar el plan de auditoria d) Presentación del grupo de auditores e) Clarificar dudas Al término de la reunión de apertura el auditor debe desplazarse al proceso a auditar de acuerdo a lo definido en el plan, para iniciar las labores respectivas. En caso de ser una auditoria a un solo proceso, los puntos a), b), c) y e) se desarrollaran con el responsable del proceso auditado. 4. Desarrollo De La Auditoria El auditor debe llevar a cabo la auditoria basado en la lista de chequeo auditorias de calidad - GC-RG-006 preparada y el plan de auditoría definido, realizando las respectivas entrevistas, observaciones de campo y revisiones de documentación. Se debe efectuar la evaluación obteniendo las evidencias necesarias en cada caso, para determinar si el sistema de gestión de calidad es adecuado para la organización, si cumple con los requisitos del manual de calidad, con los de la Norma NTC-ISO 9001:2008, con los legales y reglamentarios y los de cliente. En caso de detectar una noconformidad esta se debe documentar Lista de chequeo auditorias de calidad. GC-RG-006 Lista de chequeo auditorias de calidad. GC-RG-006 Implementación mejora

5 Página : 5 de 7 en el registro de Implementación mejora - y solicitar la firma de aceptación del auditado. 5. Cierre De La Auditoria Una vez se complete lo estipulado en el Plan de auditoría se procede a realizar una reunión de cierre en la que se cubren los siguientes puntos: a) Tomar la lista de asistentes b) Informar sobre las fortalezas del sistema de gestión de calidad c) Presentar las No Conformidades detectadas d) Presentar las conclusiones del proceso y dar por terminada la auditoria En caso de ser una auditoria a un solo proceso todos los puntos anteriores se desarrollaran con el responsable del proceso auditado. El auditor líder elaborará el informe de auditoría interna basado en los reportes de preventivas y de mejora - de los auditores y lo presentará a la dirección, este informe debe incluir: e) Datos Generales de auditoría (objetivo, alcance, fechas, equipo auditor, norma de referencia) f) Numero de no conformidades por requerimiento de Norma. g) Conclusiones de la auditoria 6. Evaluación De Auditores Al finalizar la auditoria se realizará una evaluación, diligenciando el formato GC-RG-09 Evaluación de la Auditoria con el fin de establecer oportunidades de mejora y de capacitación para los auditores evaluados. Implementación de mejora. Evaluación de la Auditoria GC-RG-09

6 Página : 6 de 7 7. Emisión Y Seguimiento De No Conformidades En el caso de encontrar No Conformidades Mayores se les debe dar solución según el Procedimiento preventivas y de mejora GC-PR-002. Igualmente las observaciones y No Conformidades Menores se les deben realizar seguimiento por parte del auditor interno de calidad correspondiente con base en las fechas establecidas en el Reporte de de Hallazgos de Auditoria. Los responsables de cada proceso deben determinar (con el personal involucrado si es necesario) la acción correctiva y la fecha de compromiso para presentar la solución. El auditor debe aceptar o solicitar la modificación de la Acción Correctiva definida en caso de considerarse no adecuada, igualmente debe verificar en la fecha establecida por el auditado, el cumplimiento de los compromisos contraídos en los Reportes de Hallazgos de Auditoria. En caso de encontrar una acción eficaz debe anotar la fecha en que se hizo efectiva la acción en el mismo formato o en el Plan de Acción según corresponda. En caso de encontrar una acción ineficaz, el auditor y al auditado deben reformular las correctivas a implementar y reprogramar las fechas de revisión, además de informar al Comité de Calidad el motivo del retraso y las tomadas. Se deben tomar las necesarias con el objeto de evitar reprogramaciones continuas. Implementación de mejora. Implementación de mejora.

7 Página : 7 de 7 7. REGISTROS El Control de los registros de este procedimiento se hace de acuerdo con la siguiente tabla. CODIGO NOMBRE ARCHIVO FORMA DE ARCHIVO GC-RG-006 Lista de Chequeo de auditorias de calidad GC-RG-08 GC-RG-09 Informe de Auditoría Interna Evaluación de la auditoria Implementación de preventivas y de Mejora RESPONSABLE DEL ARCHIVO TIEMPO DE RETENCION DISPOSICION HISTORIAL O CONTROL DE CAMBIOS A ESTE DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO REALIZADO 1 4 de Agosto de 2011 Versión Inicial Elaboró Firma: Sandra Mercado Pérez Nombre: Sandra Mercado Pérez Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: Revisó Firma: Iván Monterrosa Castro Nombre: Iván Monterrosa Castro Cargo: Gestor de Calidad Fecha: Aprobó Firma: Rosario Monterrosa Castro Nombre: Rosario Monterrosa Castro Cargo: Director de Calidad Fecha: