OBSERVATORIO. Tecnología e innovación aplicadas a los viajes de empresa

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1 OBSERVATORIO Tecnología e innovación aplicadas a los viajes de empresa

2 SUMARIO Por qué un observatorio? Por qué un observatorio? Introducción, objetivos, alcance, compromiso Resumen ejecutivo Principales conclusiones del infome Cómo se autorizan los viajes? Metodología / Automatización / Integración Desarrollo / Funcionamiento Qué uso se hace de las herramientas de autorreserva? Implantación / Adopción / Ahorro medio Integración de autorizaciones / Servicios extras Áreas de mejora / Puntos fuertes Vías de acceso / Sincronización con perfiles / Peticiones por fuera Cómo se procesan los gastos de viaje? Análisis habitual / Modo de reporte Herramienta automatizada Qué análisis se realiza de los informes? Sistema de estadísticas / Cuadro de mando Fuentes de información / Nivel de satisfacción Cuáles son los medios de pago? Tipos e implantación Qué soluciones utilizan los viajeros en movilidad? Autorreserva / Descarga de APP / Información georreferenciada Consejos / Documentación de viaje tificaciones / Redes sociales corporativas Cómo se gestiona la política medioambiental? Monitorizacion / Fuentes de información / Productos y servicios La tecnología siempre ha sido un factor esencial en los viajes de negocios, pero en la era actual su protagonismo resulta determinante. Si antes los proveedores e intermediarios buscaban su diferenciación en las herramientas que ponían a disposición de sus clientes, ahora son estos los que, en algunas ocasiones, van por delante. El viajero lleva la tecnología encima. Antes, durante y después de sus desplazamientos. El gran reto de los proveedores es interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line para que todos los procesos ganen en eficiencia, rapidez, seguridad y, por qué no, también en satisfacción del viajero. El gran reto de los proveedores es interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line En un paso más de su objetivo de aportar conocimiento a un sector que camina irremediablemente hacia una mayor profesionalización, Forum Business Travel y Amadeus España inician un proyecto ambicioso y prometedor para calibrar el grado de penetración de la tecnología y la innovación en los viajes corporativos. Una parte esencial en este proceso son las herramientas de autorreserva, solución que poco a poco va calando entre las empresas como vía para racionalizar su política de viajes, con unas posibilidades de parametrización que se pueden adaptar a casi cualquier empresa y perfil de viajero. Las herramientas de autorreserva van calando como solución para racionalizar la política de viaje de las empresas Por este motivo, el Observatorio de la tecnología y la innovación aplicadas a los viajes de empresa se detiene especialmente en las Self Booking Tools (SBT), pero su alcance va mucho más allá, como podremos ver en las siguientes páginas. tas metodológicas / Ficha técnica / Muestra 34 En próximas ediciones habrá elementos de juicio comparativo que permitirán realizar un seguimiento periódico de la evolución tecnológica de las empresas viajeras españolas o con delegaciones en nuestro país, un camino que no tiene vuelta atrás. 2 3

3 Resumen ejecutivo Resumen ejecutivo PROCESO DE AUTORIZACIÓN El 85,2% de las empresas es consciente de la necesidad de contar con un procedimiento de autorización de los viajes. Sin embargo, solo la mitad de ellas lo tiene automatizado e integrado con el proceso de compra. HERRAMIENTAS DE AUTORRESERVA Las Self Booking Tools (SBT) se van abriendo paso poco a poco en España. 1 de cada 3 empresas dispone ya de ellas y un 10% se encuentra en plena fase de implantación. El 23% de las empresas consultadas gestiona más del 80% de sus viajes a través de la herramienta. El uso de SBT procura a las empresas ahorros del 14,5% en las tarifas aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia. GASTOS DE VIAJE Aunque el porcentaje de los travel managers que analizan habitualmente los gastos del viajero es elevado (82,7%), el 55,2% declara seguir procedimientos manuales. GESTIÓN DE INFORMES Una holgada mayoría de empresas, el 66,3% del total, dispone de sistemas para obtener estadísticas de viajes, pero más de la mitad de estos no incluye la posibilidad de mostrar los resultados en forma de cuadro de mandos. El 80% de los datos que se analizan procede de la agencia de viajes y el 20% de otro tipo de fuentes. Sin conocer el grado de implantación de las herramientas tecnológicas en los viajes corporativos, poco se puede avanzar en el camino de la innovación. Con el Observatorio queremos contribuir a señalar, tanto a los proveedores como a las empresas clientes, sus oportunidades de mejora. Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel FORMA DE PAGO En el mercado español, el uso de bonos de hotel o de rent-a-car sigue siendo muy alto. Dadas sus ventajas y servicios añadidos, es elevado el porcentaje de empresas que utilizan tarjetas de crédito corporativas: el 86,5%. CONECTIVIDAD DE LOS VIAJEROS En todas las variables analizadas, la respuesta predominante señala que los viajeros de empresa nunca o rara vez utilizan herramientas de autorreserva móviles, descarga de aplicaciones, empleo de información georreferenciada en destino, recepción de consejos y alertas de seguridad o revisión de documentación de viajes. Las redes sociales corporativas para compartir información del viaje solo son de uso común para el 2,4% de los viajeros. POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL La gran mayoría de los gestores de viajes, un 68,9%, no monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos de los empleados. Además, quienes sí lo hacen dan una importancia mínima a la información que reciben, que provienen en gran parte de las agencias de viajes y se refiere casi en exclusiva al transporte aéreo. La tecnología juega un papel fundamental en la reducción de costes asociados a viajes para las empresas, pero estos ahorros solo se obtendrán si se consigue un óptimo nivel de adopción de las herramientas de autorreserva. En ese sentido, el Observatorio nos muestra el creciente uso de estas herramientas donde una adopción superior al 40% es alcanzada por más del 60% de los travel managers consultados que dicen disponer de una SBT. Íñigo García-Aranda, director de Marketing de Amadeus España 4 5

4 Cómo se autorizan los viajes? En todo programa de viajes corporativos, el procedimiento de autorización es primordial, porque suele ser el punto desde el que arranca todo el proceso, aunque exista un trabajo previo de información antes de realizar la propuesta. El 85,2% de las empresas es consciente de la necesidad de contar con un protocolo establecido de autorizaciones. Aun así, solo el 47,5% de las compañías lo tiene automatizado e integrado en el proceso de compra. 6 7

5 Proceso de autorización Proceso de autorización Una amplísima mayoría de las empresas encuestadas somete los viajes a un proceso de autorización previa: el 85,2%, frente al 14,8% que no lo hace. Entre las primeras, las que más Dispones de un sistema o metodología para obtener esta autorización? confían en este procedimiento son aquellas en las que la política de viajes se decide de manera global. Los procesos de aprobación están en relación directa con el porcentaje de empleados que viaja habitualmente y con el volumen de presupuesto en viajes de las empresas. Así, las corporaciones que exigen autorización por parte de los superiores son en gran medida las que superan el 70% de empleados viajeros. De hecho, el 90% de ellas cuenta con este procedimiento. Los porcentajes descienden en el caso de las empresas con menos del 30% de viajeros frecuentes (83,3%). 1 % 12,9 % Está automatizado? 1 % 47,5 % 51,5 % 86,1 % Entre las empresas que cuentan con un proceso de autorización previa, la gran mayoría aplica una metodología concreta (86,1%) frente al 12,9% que no lo hace. Pese a ello, llama la atención el hecho de que la mitad de ellas no lo tenga automatizado (51,5%) o que en el 49,5% de los casos estudiados no esté integrado con el proceso de compra. La automatización de las autorizaciones se da mucho más en las compañías que cuentan con un programa global de viajes. De hecho, en el 60,3% de los casos el procedimiento se realiza Por presupuestos, las que gastan entre 5 y 10 millones de euros al año en viajes recurren a la autorización en el 100% Está integrado con el proceso de compra? de esta manera, en contraste con las que deciden su política de forma local (37,5%). de los casos, frente al 92,5% de las que están en el rango de a 1 millón de euros, o el 90% de las que se mueven por encima de los 10 millones. En el caso de las que están entre 1 y 5 millones, el porcentaje baja significativamente al 75%, diez puntos por debajo de la media general. Ns/Nc 3 % 47,5 % 49,5 % En la mayoría de los casos, el origen del desarrollo del proceso de autorización responde a un diseño interno realizado por las propias empresas. Están sometidos los viajes de tu empresa a un proceso de autorización previa? El sistema funciona de forma... En lo que se refiere al sistema de funcionamiento, el modelo 85,2% 14,8% 14,8 % 76,8% 23,2% Activa: requiere respuesta positiva a la petición imperante es el que requiere respuesta positiva a la petición (76,8%), a gran distancia de los sistemas pasivos (23,2%), es decir, aquellos en los que la autorización se produce por defecto si no hay respuesta negativa por parte del superior. Pasiva: se autoriza por defecto si no hay respuesta negativa 8 9

6 Qué uso se hace de las herramientas de autorreserva? Las Self Booking Tools (SBT), quizá las herramientas más potentes con las que cuentan los travel managers para el cumplimiento de la política de viajes y la optimización de los procesos, tanto a nivel operativo como administrativo, se van abriendo camino poco a poco en España. 1 de cada 3 empresas utiliza ya este tipo de soluciones, y un 10% está en proceso de implantarlas. Los niveles de adopción de la herramienta varían mucho dependiendo de la empresa, pero, por término medio, el 44,9% de los viajes se gestiona a través de la solución

7 Herramienta de autorreserva Herramienta de autorreserva Casi un tercio de las compañías consultadas dispone de herramienta de autorreserva, frente al 59,6% que no la tiene y el 10,6% que la está implantando actualmente. Por ámbitos de decisión, las que aplican una política de viajes local son las que menos nivel de penetración de las SBT reflejan: tan solo el 16%. En contraste, en las empresas en las que las decisiones se llevan a cabo a nivel global el nivel de adopción es claramente superior, con un 42,7%. Además, el 18,2% de ellas se encuentra en proceso de implantación. A medida que va aumentando el presupuesto en viajes sube también el porcentaje de casos en fase de implantación de una herramienta de autorreserva. Mientras que solo el 2,9% de las compañías que gastan menos de euros en viajes al año se encuentra actualmente en este proceso, el porcentaje sube al 8,3% entre las que invierten de a 1 millón de euros. Aún sube más, hasta el 14,8%, en las empresas que están en la franja de 1 a 5 millones, y supera el 33% entre las que gastan de 5 a 10 millones por ejercicio. 59,6% 10,6% Dispones de herramienta de autorreserva? 29,8% En fase de implantación 0-20% 20-40% 40-60% 60-80% 0-10% 10-20% 20-30% +30% +80% Del total de viajes, cuántos se gestionan a través de la herramienta? 31,4% 8,6% 25,7% 11,4% 22,9% Qué % de ahorro medio se obtiene en las tarifas? 9,1% 36,4% 18,2% 36,3% Y qué % supone en el coste de la agencia? 9,4% 21,9% 15,6% 53,1% La gran preocupación de los travel managers, una vez tomada la decisión de integrar la herramienta de autorreserva y cumplido el periodo para implantarla, es el grado de adopción de la misma. A día de hoy, las empresas que cuentan con herramientas de autorreserva gestionan el 45% de sus viajes a través de la solución, si bien el porcentaje varía enormemente en función de su facilidad de uso, y la formación y comunicación internas, los incentivos para su utilización o la penalización, en su caso, a los viajeros que se mantengan al margen. Del nivel de uso de la herramienta dependen los potenciales ahorros, teniendo en cuenta también que no todas las reservas se pueden realizar, hoy por hoy, a través de las SBT. Por eso llama la atención que el 22,9% de las empresas consultadas realice más del 80% de las operaciones de viaje utilizando esta solución, un nivel de adopción realmente extraordinario. obstante, la mayor parte, concretamente el 31,4%, gestiona menos del 20% de sus viajes a través de la herramienta de autorreserva. Un significativo 25,7% de los participantes en el sondeo declara un grado de adopción entre el 40% y el 60%. El ahorro se produce con más claridad en la obtención de mejores tarifas que en la disminución del coste de la agencia. Por término medio, las empresas dicen lograr ahorros del 14,5% en las tarifas aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia gracias a las SBT. Aun así, los porcentajes difieren mucho entre las empresas consultadas. El 54,6% valora una rebaja en el precio medio de las reservas entre el 10% y el 30%, y algo más de la mitad de los encuestados declara ahorros inferiores al 10% en la cuenta de su intermediario de viajes. Menos del 10% de las empresas dicen conseguir ahorros superiores al 30% en las tarifas o en el coste de la agencia. Los expertos señalan como uno de los factores de este fenómeno la llamada visual guilt, es decir, el autocontrol en gasto al que se someten los propios viajeros a la hora de escoger vuelos, hoteles o coches de alquiler cuando son conscientes de que existe una alternativa más barata

8 Herramienta de autorreserva Herramienta de autorreserva Entre las características y funcionalidades de la herramienta de autorreserva, destacan aspectos de gran utilidad en la gestión diaria. Es el caso de las posibles soluciones relacionadas con la integración del proceso de autorizaciones con la SBT. En la mayoría de los casos analizados, esta posibilidad existe: el sistema suele ser automático y además está mayoritariamente integrado con el proceso de compra, como indican los porcentajes del siguiente gráfico. La herramienta de autorreserva lleva asociada una utilidad para las autorizaciones? 61,8% 35,3% 2,9% La creciente desagregación de las tarifas por parte de los proveedores complica la reserva en la SBT de los servicios extra (embarques preferentes, facturación de maletas, conexión wifi en el hotel, etc.). Esta es una de las mayores limitaciones que presenta la herramienta en la actualidad de acuerdo con la opinión de los travel managers. Este sistema es automático? 66,7% 26,6% 6,7% Existe la posibilidad de reservar servicios complementarios? 69,0% 31,0% Está integrado en el proceso de compra? 53,5% 36,7% 9,8% Ns/Nc 14 15

9 Herramienta de autorreserva Herramienta de autorreserva Señala las vías disponibles para acceder a la herramienta de autorreserva en tu empresa (posibilidad de respuesta múltiple). Como colofón del capítulo de las herramientas de autorreserva, los gestores de viajes participantes en la encuesta señalan que el canal más común para acceder a ellas es la propia intranet de la Áreas de mejora Puntos fuertes Intranet de la empresa empresa (65,8%), muy por encima del website de la agencia de viajes (36,8%). Completar la oferta de servicios complementarios Velocidad de respuesta más lenta de lo deseado, dependiendo de la calidad del acceso a internet de las corporaciones Posibilidad de filtrar una vez realizada la primera búsqueda Las tarifas se muestran de forma clara y los precios son reales, con las tarifas más bajas del momento El proceso de venta y/o reserva es rápido, intuitivo y ágil para el usuario Autonomía del viajero para gestionar su viaje, sin depender de terceros Website de la agencia de viajes Otro Por otra parte, en los casos analizados es mayor el número de SBT en los que no existe una sincronización entre la herramienta de autorreserva y los perfiles de empleados en el sistema de gestión utilizado por la dirección de Recursos Humanos (50%). En un pequeño porcentaje (9,5%) se trata de una solución en proceso de implantación actual o en un futuro cercano. Necesidad de una mejor integración de los contenidos de Renfe en la herramienta La herramienta se ajusta perfectamente a la política de viajes de la empresa Además, el 58,9% de los consultados carece de un sistema automatizado para realizar peticiones a la agencia de viajes que Complejidad a la hora de hacer reservas multidestino Se consiguen importantes ahorros en las tarifas y se abaratan los costes de la agencia se quedan fuera de la herramienta de autorreserva. Mejorar la integración de las low cost carriers tanto en tarifas como en disponibilidad Posibilidad de filtrar las búsquedas de vuelos por numerosos criterios Existe sincronización entre la herramienta de autorreserva y los perfiles de empleados alojados en el sistema de gestión usado en la dirección de Recursos Humanos? Ofrecer la posibilidad de cambios de billetes en la herramienta Ofrece precio estimado de la ida al solicitar ida y vuelta. El precio final solo se visualiza al final del proceso Mejorar la formación e información sobre contenidos y nuevas funcionalidades Buena visibilidad de las tarifas negociadas Proceso de aprobación integrado en la herramienta Almacenamiento de los datos de los viajeros (perfiles) Lo estamos implementando actualmente Lo implementaremos en un futuro cercano 2,4% 7,1% 40,5% 50,0% Distintos grados de integración de los proveedores Visión completa del viaje, con todos los servicios incluidos Dispones de algún sistema automatizado para realizar a la agencia las peticiones que se quedan fuera de la herramienta de autorreserva? 33,9% Lo estamos implementando actualmente Lo implementaremos en un futuro cercano 5,4% 1, 8% 58,9% 16 17

10 Cómo se procesan los gastos de viaje? Los travel managers son cada vez más conscientes del peso de los gastos de viaje, una partida que va en aumento debido a la desagregación de las tarifas de los servicios tradicionales de transporte aéreo, alojamiento y alquiler de vehículos. El control de estos gastos es imprescindible para evaluar el coste total de los desplazamientos, ya que en algunos casos puede suponer hasta el 30% del total. Aunque el porcentaje de los gestores que analizan habitualmente los gastos del viajero es elevado (82,7%), el 55,2% declara seguir procedimientos manuales

11 Gastos de viaje Gastos de viaje La gran mayoría de los gestores de viaje realiza una política Analizas habitualmente los gastos del viajero? activa de análisis de gastos, en concreto el 82,7%. Tan solo el 17,3% declara no hacerlo. Las empresas que disponen de mayor presupuesto son las más estrictas con este control. La encuesta revela que el 100% de las que invierten entre 5 y 10 millones al año o más tienen en cuenta los gastos de viaje en su contabilidad. En los casos en los que las empresas disponen de sistemas automatizados de gestión de gastos de viajes, también es muy elevado el porcentaje de las que emplean herramientas 87,2% 17,3% integradas en su back office: un 80%, frente al 15,6% en las que esta opción no es posible. En cambio, las soluciones para digitalizar tickets, recibos y demás justificantes de gastos de viaje apenas están implantadas en el 38,5% de las empresas. En caso de disponer de una herramienta automatizada para la gestión de gastos... está integrada en el back office? 4,4 % Si el control de esta partida es ampliamente mayoritario entre las empresas, la forma de llevarlo a cabo no resulta tan positiva, al menos desde el punto de vista tecnológico, dado que el 55,2% afirma realizarlo de forma manual. En caso afirmativo, cómo los reporta el empleado? 15,6 % 80,0 % El porcentaje de viajeros frecuentes en la compañía modifica sustancialmente este apartado. Así, las que tienen menos del 30% realizan un reporte manual en el 75,9% de los casos. La proporción baja al 45,2% cuando se trata de empresas que tienen entre un 30% y un 50% de empleados viajeros, y al 33,3% cuando estos representan entre el 50% y el 70% de la plantilla. 55,2% 44,8% Incluye un sistema de digitalización de documentos? 38,5% 56,4 % 5,1 % De forma manual Dispone de una herramienta automatizada NS/NC 20 21

12 Qué análisis se realiza de los informes? A la hora de poner en valor su función dentro de la empresa, los gestores de viajes pueden tener un poderoso aliado en las herramientas de reporte. Además, esta tecnología es muy útil para detectar posibles mejoras en la política, establecer objetivos y tomar las decisiones estratégicas pertinentes. Una holgada mayoría, el 66,3% del total, dispone de sistemas para obtener estadísticas de viajes, pero más de la mitad de ellos no incluye la función de crear un cuadro de mandos. La fuente de información es esencialmente la agencia de viajes, que suministra el 80% de los datos

13 Gestión de informes Gestión de informes A qué fuentes está conectada esta herramienta de estadísticas? Dispones de un sistema para obtener estadísticas sobre viajes? 80,0% Agencias de viajes Entre las herramientas de estadísticas y reportes más utilizadas, El análisis de estadísticas es otro de los instrumentos básicos para la gestión de la cuenta de viajes. El 66,3% de las empresas encuestadas dispone de un sistema para extraer y analizar 66,3% 31,6% 2,1 % Medios de pago Sistemas internos Servicio externo los travel managers suelen referirse a las que les proporcionan sus agencias de viajes, que actúan como intermediarias de este servicio. En la mayoría de los casos, desconocen la solución datos. Sin embargo, un 32,6% aún carece de él. El 2,1% de los Proveedor final tecnológica que están utilizando para los informes, ya que la participantes lo está implantando. Otros información suele proporcionarse por medio de hojas de cálculo. Por el ámbito de decisión, las empresas de alcance global son En cuanto a las fuentes de información, las empresas son las que más implantadas tienen las soluciones de reporting, claramente dependientes de sus agencias de viajes, que les que alcanzan al 73% de los casos analizados. La proporción baja en las cuentas locales, con un 58,3%. Según el nivel de gasto en viajes, las empresas que están entre los 5 y 10 millones de euros al año destacan sobre las demás, ya que la totalidad de ellas dispone de sistemas automatizados de estadísticas. Las que tienen presupuestos superiores a los 10 millones se sitúan en el 88,9%, más del doble de las que invierten menos de euros (41,9%). Las que están en En caso afirmativo, cuénta la herramienta con la funcionalidad para hacer cuadro de mandos? 23,1% 26,2% 6,2% 7,7% 1,5% suministran estadísticas en el 80% de los casos. La segunda fuente más citada son los sistemas internos (26,2%), seguida de cerca por los datos extraídos de los medios de pago (23,1%). Otras soluciones tecnológicas solo proporcionan información en el 6,2% de las empresas participantes. tramos entre y 5 millones de euros reflejan medias superiores al 70%. Solo las empresas con partidas de viajes por encima de los 10 millones de euros tienen implantadas soluciones que incluyen mayoritariamente la presentación de los resultados en forma de cuadro de mandos, lo que ocurre en el 71,4% de los casos. En el resto, las proporciones están por debajo del 50%. En la media 47,3 % 50,9% 1,8% En una escala de 1 a 5, donde 1 es la puntuación más baja y 5 la más alta, señala el nivel de satisfacción con el sistema de estadísticas que usas. 2,9% 27,1% El grado de satisfacción con el sistema de estadísticas utilizado se puede considerar alto. El 71,4% de los encuestados otorga una calificación de 3 o 4 en una escala en el que el 5 representa la máxima puntuación. general, esa función no es posible en el 50,9% de las empresas analizadas. 44,3% En fase de implantación ,7% 10,0% 24 25

14 Cuáles son los medios de pago? Los medios de pago, además de facilitar las transacciones económicas, son fuente de información sobre el gasto en viajes de las empresas. Por eso representan un arma más de control y análisis, además de facilitar el procesamiento administrativo. En el caso de las tarjetas de crédito, también incorporan servicios añadidos, como la financiación a la carta o los seguros. Por este motivo, no resulta llamativa la proporción de usuarios de este medio cuando el titular es la empresa: el 86,5%. En el mercado español, el uso de bonos de hotel o de rent-acar sigue siendo muy alto. En otros mercados es mucho más frecuente el pago directo del alquiler de coche, lo que facilita la adopción de la herramienta de autorreserva

15 Medios de pago Qué soluciones utilizan los viajeros en movilidad? La tarjeta de crédito corporativa es el medio de pago más extendido entre los viajeros. El 86,5% de ellos las utiliza, aunque también combinadas con otros sistemas. El porcentaje de empresas que recurre a la tarjeta de crédito personal de los viajeros es muchísimo menor, con un 19,8% de los casos. Este medio suele combinarse con otros sistemas, en el caso de España, muy especialmente con el bono de hotel (37,5%) o de rent-a-car (26,0%). Las que menos los usan son las compañías con más de 10 millones de euros anuales de gasto en viajes (25,0%) y las que más, las que tienen un presupuesto entre 5 y 10 millones (80%). Las empresas que superan los euros y están por debajo de los 5 millones andan cercanas al 42%. Muy verdes se encuentran las empresas en soluciones para los viajeros durante sus desplazamientos. En todas las variables analizadas, la respuesta predominante señala que nunca o rara vez utilizan herramientas de autorreserva móviles, descarga de aplicaciones, empleo de información georreferenciada en destino, recepción de consejos y alertas de seguridad o revisión de documentación de viajes. El uso de estas aplicaciones de forma habitual apenas se extiende al 25% de los encuestados en el mejor de los casos y las redes sociales corporativas para compartir información del viaje solo son de uso común para el 2,4% de los viajeros. Qué medios de pago se utilizan en tu empresa para liquidar los viajes? Tarjeta de crédito de empresa Bono hotel Tarjeta de crédito personal Bono rent-a-car Otros 86,5% 37,5 % 26,0 % 19,8 % 14,6 % 28 29

16 Conectividad de los viajeros Cómo se gestiona la política medioambiental? El uso de herramientas móviles en la gestión de viajes es aún muy limitado en España. Los resultados de las empresas acerca de la conectividad de sus viajeros son realmente bajos. El 69% nunca hace uso de herramientas móviles de autorreserva; el 43,2% jamás descarga aplicaciones en el móvil o la tableta proporcionados por la empresa; el 42% no emplea información georreferenciada en destino; por encima del 30% aún no ha estrenado soluciones que le permitan recibir consejos sobre la aplicación de la política de viajes ni revisa la documentación (trip arrangement) de su desplazamiento a través del terminal. La sensibilidad medioambiental no es objeto de gran atención por los profesionales que manejan los programas de viajes de las empresas analizadas. La gran mayoría, un 68,9%, no monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos de los empleados. Además, quienes sí lo hacen dan una importancia mínima a la información que reciben, en una gran parte a través de las agencias de viajes y referidas en exclusiva al transporte, fundamentalmente al aéreo. Algo mejor es la implantación de sistemas de notificaciones sobre seguridad o recomendaciones. El 29,1% de los encuestados las ha recibido alguna vez, pero el 47,7% no lo ha hecho nunca o rara vez. La penetración de las redes sociales corporativas en el business travel es muy residual. Apenas el 2,4% mantiene un perfil activo habitualmente, frente al 67,9% que se declara al margen de ellas, el 17,0% que las utiliza rara vez o el 11,9% que lo ha hecho alguna vez. Puntuación media del uso que los viajeros hacen de las siguientes soluciones durante sus desplazamientos. El rango va desde nunca (1) hasta siempre (5). Herramientas móviles de autorreserva Nunca Rara vez Alguna vez Habitualmente Siempre 69,0% 18,4% 10,3% 2,3% Acceso a descarga de aplicaciones en el móvil/tableta de la empresa Empleo de información georreferenciada en el destino 43,2% 27,3% 20,5% 8% 42,0% 23,9% 28,4% 4,5% 1,1% 1,1% Recepción de consejos sobre aplicación de la política de viajes 35,2% 19,8% 26,1% 17% 2,3% Revisión de la documentación de viajes a través del terminal (trip arrangement) 32,9% 17,6% 22,4% 24,7% 2,4% Sistema de notificaciones (alertas, seguridad, recomendaciones, etc.) 27,9% 19,8% 29,1% 19,8% 3,5% Redes sociales corporativas para compartir información del viaje 67,9% 17,9% 11,9% 2,4% 30 31

17 Política medioambiental Política medioambiental El perfil de empresa con mayor interés en reducir y compensar los elementos contaminantes asociados al viaje es aquella con En caso afirmativo... quién suministra esta información? una política implantada a nivel global, con más de la mitad de la plantilla como viajeros frecuentes y con un presupuesto anual de más de 5 millones de euros. El resto se mueve en un rango de sensibilidad más bajo. Por ejemplo, solo el 27,3% de las compañías con política de viajes local realiza un seguimiento del impacto en el medio ambiente. De entre las que gastan menos de euros, un insignificante 3,3% está interesado en este asunto. Por volumen de viajeros, el 18,5% de las que están por debajo del 30% de la Agencia de viajes Proveedores finales Sistema interno Entidad externa Otros La información que llega a las empresas sobre su huella de carbono procede fundamentalmente de las agencias de viajes, seguidas a gran distancia de los proveedores finales. plantilla monitoriza los contaminantes. La proporción asciende al 30,6% en las compañías donde viaja entre el 30% y el 50% de los empleados. 15,2% 6,1% 6,1% 79,3% 13,8% 6,9% Indícanos para qué productos se puede obtener el grado de contaminantes generado. 77,2% Se monitorizan los contaminantes que generan los viajes de tu empresa? Avión Coche Tren Otros Los datos se refieren casi exclusivamente al avión y, en porcentajes mínimos, al coche y al tren. Hotel 68,9% 31,1% En una escala de 1 a 5, donde 1 es nunca y 5 es siempre, indícanos cómo influye la información recibida sobre los contaminantes generados a la hora de realizar una reserva. 53,2% 14,9% 19,1% 12,8% En cualquier caso, los que están interesados en el efecto contaminador de los viajes apenas se dejan influir por este motivo en sus decisiones de compra. Usando una escala de 1 a 5, la importancia media que adquiere este factor es de 2,04 puntos

18 tas metodológicas tas metodológicas El Observatorio de la tecnología y la innovación aplicadas a los viajes de empresa ha sido elaborado a partir de un trabajo de campo entre 120 travel managers de empresas españolas o con delegación en España como principal fuente de información. Además, se han realizado entrevistas personales en profundidad para matizar e interpretar ciertos aspectos. A través de cuestionarios online y presenciales, en ambos casos absolutamente anónimos, recopilados entre el 10 y el 28 de junio de 2013, el Observatorio ha reunido una muestra con un poder de compra estimado en hasta 374 millones de euros anuales en gastos de viajes

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