01 de febrero, 2016 DCA-0276

Transcripción

1 Ingeniero Guillermo Santana Barboza, Ph. D Presidente Ejecutivo Instituto Costarricense de Ferrocarriles 01 de febrero, 2016 DCA-0276 División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No Estimado señor: Asunto: Se aprueba el contrato y la adenda No. 1 suscritos entre el Institución Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER) y el Consorcio GBSYS- TECAPRO, para el análisis, diseño, desarrollo, implementación, pruebas e instalación de un sistema integrado institucional de información (administrativa ERP ) - Sistema Básico de Gestión Operativa Ferroviaria, por un monto de $ ,00 (novecientos setenta y cinco mil trescientos catorce dólares exactos) producto de la Licitación Pública No. 2014LN Nos referimos a su oficio No. P.E , recibido en esta Contraloría General de la República en fecha 26 de octubre del dos mil quince, mediante el cual remite para refrendo el contrato y la adenda No.1 suscritos entre el Institución Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER) y el Consorcio GBSYS- TECAPRO, para el análisis, diseño, desarrollo, implementación, pruebas e instalación de un sistema integrado institucional de información (administrativa ERP ) - Sistema Básico de Gestión Operativa Ferroviaria, por un monto de $ ,00 (novecientos setenta y cinco mil trescientos catorce dólares exactos) producto de la Licitación Pública No. 2014LN Esta División de Contratación Administrativa requirió información adicional a la Administración contratante mediante oficios No (DCA-3166), No (DCA- 0057) y No (DCA-0079), los cual fueron atendidos mediante oficios No. P.E del 09 de diciembre del dos mil quince, No. P.E , de fecha 12 de enero del dos mil dieciséis y No. P.E recibido en esta Contraloría General en fecha 14 de enero del 2016 Por disposición del artículo 8 del Reglamento de Refrendos, se tiene por acreditado lo siguiente: 1. Certificación de contenido económico suscrita el día 11 de enero del 2016 por el Lic. Miguel Madrigal Gutiérrez, Director Financiero, en la cual se acredita que en las subpartidas Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos, Equipos de Comunicación, Equipo y Programas de Cómputo, Maquinaria y Equipo Diverso y Otras construcciones, adiciones y mejoras, existe el contenido económico por un monto de ,00 (cuatrocientos

2 2 sesenta millones quinientos mil colones exactos) para financiar el trámite del contrato de la Licitación Pública No. 2014LN (folio 54 de la solicitud de refrendo). 2. Estudios técnicos y legales emitidos por el señor Sócrates Carcache Rodríguez y el Grupo Tecnologías de Información mediante oficio identificado como GTTI , de fecha 26 de agosto del 2015 en acompañamiento del análisis realizado por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica, y oficio No. 043-L y T.I de fechas 05 de enero del dos mil quince y 27 de agosto del dos mil quince, emitido por Lic. Mario Granados Barzuna, Jefe del Departamento Legal y por el Ing. Sócrates Carcache Rodríguez (folios y del expediente administrativo) 3. Acto de adjudicación acordado en Sesión Ordinaria , Acuerdo 4368, oficio No. CD del 31 de agosto del dos mil quince, (ver folio 1877 del expediente administrativo), publicado en el diario oficial La Gaceta No. 173 del viernes 04 de setiembre del 2015 (folio 1879 del expediente administrativo). 4. Declaraciones juradas emitidas por el Ing. Eduardo Calderón Solano en representación de la empresa GBSYS, S.A. y por los Ing. Man San Acón Chan y Jorge Torres Calvo, en representación de la empresa TECAPRO DE COSTA RICA, S.A., en donde se acredita que las empresas adjudicatarias no se encuentran afectadas por el régimen de prohibiciones y se encuentran al día en el pago de impuestos nacionales (folio 1752 y 1786 del expediente administrativo). 5. Carta de garantía de cumplimiento por un monto de $ (noventa y siete mil quinientos treinta y dos dólares exactos), la cual se encuentra vigente hasta el día 18 de agosto del dos mil diecisiete, según garantía No. GRB emitida por el Banco Davivienda (folio 1881 del expediente administrativo). 6. Consulta a los sistemas electrónicos Comprared y Merlink, mediante los cuales se verificó que las empresas GBSYS, S.A. y TECAPRO DE COSTA RICA, S.A. no se encuentran inhabilitadas para contratar con la Administración (folios de la solicitud de refrendo). 7. Certificaciones de la Caja Costarricense del Seguro Social en donde se acredita que las empresas GBSYS, S.A. y TECAPRO DE COSTA RICA, S.A se encuentran al día en el pago de sus obligaciones obrero-patronales con dicha institución (folio 27 y 28 de la solicitud de refrendo). 8. Entero de Timbres del Banco de Costa Rica por un monto de ,07 (un millón trescientos diecinueve mil doscientos dieciocho colones con cero siete céntimos) por concepto de especies fiscales aportadas por el consorcio contratista, según entero de gobierno de Costa Rica No (visibles detrás del contrato y folios 52, 55, de la solicitud de refrendo). Complementado con el oficio sin número del 13 de enero de 2016, mediante el cual el señor

3 3 Franklin Gómez en su condición de Encargado de la Oficina de San Rafael de Escazú refiere que efectivamente la contratista giró el monto respectivo de especies fiscales. 9. Certificación registral en la cual se acredita que los señores Eduardo Calderón Solano, Mai Sai Acón Chan y Jorge Torres Calvo, ostentaban la representación judicial y extrajudicial de las empresas contratistas GBSYS, S.A. y TECAPRO DE COSTA RICA, S.A al momento de la firma del contrato (folio 1744 del expediente administrativo y de la solicitud de refrendo). Una vez efectuado el estudio de rigor, y de conformidad con el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, devolvemos debidamente refrendado el contrato de cita, con las siguientes observaciones: a. Objeto: en la cláusula primera del contrato y sexta de la adenda No. 1 se hace mención del objeto del presente contrato. Al respecto, deberá entenderse que cada fase incluye todos los módulos, integraciones temporales y definitivas y se divide en dos etapas, de conformidad con lo establecido en el cartel y en el contrato y adenda No. 1 b. Código fuente y propiedad intelectual: en la cláusula tercera del contrato y primera de la adenda No. 1 se hace mención del Código Fuente y Propiedad Intelectual. Al respecto, deberá el Consorcio adjudicatario entregar las últimas versiones de todos los diseños, códigos fuentes de los programas, documentación y componentes de las aplicaciones diseñadas e implementadas, de conformidad con los plazos establecidos según las fases, en la adenda No. 1. Se entiende que dichos diseños, códigos fuentes y componentes de las aplicaciones diseñadas e implementadas se encuentran incluidas en el monto pactado. c. Capacitación: en la cláusula tercera del contrato y tercera de la adenda No. 1 se hace mención a la capacitación que debe dar la contratista como parte de las obligaciones asumidas en esta contratación. Se entiende que dicha capacitación es sin costo adicional para la Administración y se realizará de conformidad con el Anexo 10- Documentación de administración del proyecto presentado por la oferta del consorcio adjudicatario, cuyo cumplimiento corresponde verificarlo al Instituto. d. Cronograma de trabajo y detalle de pagos: en la cláusula quinta del contrato y sétima de la adenda No. 1 se detalla el sistema de pagos. Se entiende que el cronograma de trabajo a cumplir será el presentado a los folios (frente y vuelto) del expediente administrativo en concordancia con el detalle de la cláusula sétima de la adenda No. 1, debiendo realizar la debida actualización de fechas a partir de la orden de inicio respectiva. Será responsabilidad exclusiva de la Administración, verificar y fiscalizar que el contratista cumpla con los plazos establecidos en el contrato.

4 4 e. Orden de inicio: Deberá aplicarse lo indicado en el artículo 192 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. f. En relación con la cláusula tercera referente al tiempo de entrega, se entiende que el plazo de entrega del sistema integral, no deberá superar los dieciocho meses a partir de la orden de entrega. g. En relación con la cláusula octava referida a la fiscalización del contrato, se tiene que esta actividad le corresponderá al comité del proyecto que defina el INCOFER (el cual se conformará por los responsables de las áreas de usuario experto y director de área y por el encargado de informática), el determinar el recibo a satisfacción de las fases del proyecto objeto del contrato. A los efectos de esas labores, debe tomar en cuenta la Administración lo indicado en el artículo 195 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa que entre otras cosas, dispone: Todo pago a cargo de la Administración se realizará luego de la recepción definitiva de los bienes y servicios. h. Queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración, contar con el disponible presupuestario necesario para hacer frente a las obligaciones que se deriven de este negocio jurídico, de igual forma deberá verificar que los recursos económicos puedan utilizarse válidamente para el fin propuesto en el contrato. i. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, queda bajo la exclusiva responsabilidad de esa entidad la razonabilidad de del monto de la contratación. De igual forma resulta de aplicación lo indicado en el citado artículo cuando dispone: Corresponde a la Administración y al contratista garantizar, según sea el caso, el cumplimiento de los permisos, licencias, estudios y en general cualesquiera otros requisitos previstos en el ordenamiento jurídico para la ejecución del objeto contractual, sin que tales aspectos sean verificados durante el trámite de refrendo. Por lo tanto, el otorgamiento del refrendo sin que la Contraloría General de la República incluya condicionamientos o recordatorios relativos al tipo de requisitos de ejecución antes señalados, en modo alguno exime a las partes de su cumplimiento. j. Será responsabilidad de la Administración verificar que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente por todo el plazo y por el monto dispuesto en el cartel, conforme con el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA). k. Es deber de la Administración Licitante verificar además, durante la fase de ejecución, que el consorcio adjudicatario, se encuentre al día en la cancelación de las contribuciones sociales derivadas del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social, de forma tal que previo a cualquier pago, deberá corroborarse dicha situación.

5 5 l. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley No. 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente al FODESAF. m. Las modificaciones contractuales deberán ser acordes con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones antes indicadas será responsabilidad del señor Guillermo Santana Barboza, presidente Ejecutivo. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Suraye Zaglul Fiatt Fiscalizadora Asociada SZF/chc NI: 29482, 34207, 24239, 34752, 720, 726, 1086, Ci: Archivo Central G: Anexos: contrato, adenda y cuatro expedientes.