JUSTIFICACIÓN DE SUBVENCIONES PARA PROYECTOS DE VOLUNTARIADO 2015

Transcripción

1 JUSTIFICACIÓN DE SUBVENCIONES PARA PROYECTOS DE VOLUNTARIADO 2015 Orden 1732/2015, de 7 de septiembre (BOCM nº 221 de 17 de septiembre de 2015), de la Consejería de Políticas Sociales y Familia, por la que se aprueban las bases reguladoras para la concesión de subvenciones a entidades sin ánimo de lucro para acciones dirigidas a la realización de proyectos de voluntariado, y se aprueba la convocatoria de dichas subvenciones para la realización de proyectos de voluntariado durante el año 2015.

2 ÍNDICE página 1. JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN JUSTIFICACIÓN TÉCNICA JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA REQUISITOS COMUNES DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTOS RELACIÓN NUMERADA DE LOS GASTOS Y CUADROS ECONÓMICOS DESCRIPCIÓN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES Y DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA OTROS SUPUESTOS DE LA JUSTIFICACIÓN DE GASTOS JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE RECURSOS AJENOS A LA SUBVENCIÓN DE LA COMUNIDAD DE MADRID ANEXOS ANEXO I: Documento de remisión ANEXO II: Declaración responsable del representante legal de la entidad ANEXO III: Memoria explicativa ANEXO IV: Relación numerada de los gastos ANEXO V: Cuadros económicos ANEXO VI: Hoja resumen de gastos de los voluntarios Página 2 de 9

3 1. JUSTIFICACIÓN DE LA SUBVENCIÓN De acuerdo con lo establecido en el artículo 15.3 de la Orden 1732/2015, de 7 de septiembre de la Consejería de Políticas Sociales y Familia (BOCM nº 221 de 17 de septiembre de 2015), la Dirección General con competencias en materia de voluntariado facilitará a las entidades beneficiarias de la subvención los modelos necesarios para realizar la justificación de la misma. El presente documento recoge una serie de criterios técnicos, presupuestarios y administrativos; el procedimiento a seguir, así como la documentación y anexos a presentar por las entidades para justificar la subvención. Además de lo establecido en la Orden 1732/2015, la justificación técnica y económica de la subvención se realizará conforme a la siguiente normativa: Ley 2/1995, de 8 de marzo, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid. Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. Ley 1/2015, de 24 de febrero, del Voluntariado de la Comunidad de Madrid. Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado. Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación. PLAZO: El plazo para presentar la justificación técnica y económica de todos los proyectos subvencionados en el marco de la Orden 1732/2015, finalizará el 31 de marzo de LUGAR DE PRESENTACIÓN: La presentación de la documentación se realizará preferentemente en el Registro Auxiliar de la Consejería de Políticas Sociales y Familia, situado en Madrid, en la calle Los Madrazo nº 34 (CP 28014), o en cualquiera de los Registros de la Comunidad de Madrid, de la Administración General del Estado, de los Ayuntamientos que hayan firmado el correspondiente Convenio, o mediante las demás formas establecidas en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. CONSIDERACIONES GENERALES: En el caso de que la entidad haya optado por la reformulación, será el nuevo presupuesto económico reformulado el que servirá como referente de la justificación económica. No se admitirán gastos no previstos. Se ruega no encuadernen los documentos en espiral o en formatos análogos. Página 3 de 9

4 Acompañando a la documentación técnica y económica se aportarán los siguientes anexos: Documento de remisión ANEXO I En donde se señalarán solamente los distintos documentos y anexos que se entregan en el Registro para justificar la subvención. Declaración responsable del representante legal de la entidad ANEXO II 2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Memoria explicativa de las actividades realizadas ANEXO III En este documento, que se presentará en Word, en soporte impreso y digital (CD), se enumerarán y describirán las actividades desarrolladas para cada objetivo previsto en relación con el gasto que se justifica, evaluando el grado de consecución de los objetivos. Se acompañarán a la memoria las fuentes de verificación en soporte digital (CD) que aporten datos objetivos acerca de las actividades realizadas: publicaciones, material didáctico, encuestas y cuestionarios, etc. Asimismo, se aportará la documentación donde quede acreditada la participación de la Comunidad de Madrid en el desarrollo de la acción. 3. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA En relación a los gastos subvencionables, el artículo 6.2 de la Orden 1732/2015 señala que podrán subvencionarse los gastos corrientes excluidos los gastos financieros que se originen por la realización de los proyectos de voluntariado, y describe, asimismo, la estructura del presupuesto. El artículo 6.3 hace referencia a los gastos subvencionables derivados de la contratación con empresas y el artículo 6.4, por su parte, define los gastos considerados costes indirectos y el límite de su aplicación a la subvención (10% de la cuantía de la subvención concedida para la financiación de los costes directos del proyecto) REQUISITOS COMUNES DE LOS JUSTIFICANTES DE GASTO: a) Se presentarán los justificantes de gasto en fotocopia compulsada del original debidamente diligenciado. Se considerará fotocopia debidamente compulsada aquella que se presente cotejada y conforme por cualquier entidad pública española o ante notario. Página 4 de 9

5 Si fuera necesaria compulsa, la entidad presentará conjuntamente los documentos originales con su correspondiente sello-diligencia impreso (según se detalla más abajo) y copia de los mismos, una vez comprobadas y cotejadas las fotocopias, se devolverán los originales a la entidad. b) Los justificantes de gasto y/o pago reflejarán en su parte superior derecha un número de orden. Este número deberá coincidir con el asignado en la relación de gastos (Anexo IV) para facilitar su identificación. c) En todos los documentos originales acreditativos de gastos deberá constar un sellodiligencia que los invalide (el sello deberá estamparse sobre el cuerpo del justificante, no en los márgenes en blanco, y debe resultar legible), en el que figure: Año de concesión de la subvención. Número de expediente. Título del proyecto. Financiado por la Comunidad de Madrid. Porcentaje de imputación del gasto a la subvención de la Comunidad de Madrid. En el supuesto de que el total del gasto sea imputado a la Comunidad de Madrid, deberá reflejarse el 100%. d) Requisitos de las facturas para ser consideradas documentos de justificación válidos: Contenido: - Número, lugar y fecha de expedición. - Datos completos de la empresa o persona física expedidora, denominación, domicilio, NIF. - Estarán expedidas a nombre de la entidad, haciendo constar el concepto o descripción detallada, unidades, coste total por unidad, coste total e IVA desglosado o incluido, firma y sello de la empresa emisora de la factura. Forma de pago: - Efectivo: cuando el pago de la factura se ha realizado mediante entrega en efectivo, deberá figurar en ellas el sello de pagado y firma del emisor o, en otro caso, acompañar recibo en el que conste que el emisor ha recibido el importe con identificación de la factura a la que corresponde. - Talón: cuando el pago de la factura se ha realizado mediante talón, se adjuntará fotocopia y documentación bancaria acreditativa del cargo. - Transferencia bancaria: se acompañará a la factura el justificante pago bancario. Página 5 de 9

6 3.2. RELACIÓN NUMERADA DE LOS GASTOS Y CUADROS ECONÓMICOS: Relación numerada de los gastos ANEXO IV Se presentará una relación numerada de los gastos objeto de la actividad subvencionada y de los documentos acreditativos de los gastos (Hoja Excel) en soporte impreso y en soporte digital (CD) ordenados por partidas de forma correlativa, conforme a la estructura del presupuesto inicialmente previsto o del presupuesto reformulado en su caso, y dentro de cada uno de los conceptos presupuestarios por las fechas de emisión de las mismas. En cada uno de los gastos de la relación se indicará: Número de orden del justificante de gasto (dicho número debe coincidir con el número de orden asignado de acuerdo con lo indicado en el apartado 3.1.b). Partida (personal retribuido, personal voluntario ). Tipo de documento acreditativo del gasto (nómina, factura ) Concepto del gasto. Identificación del expedidor. Fecha de expedición del justificante. Importe total, incluido el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Porcentaje de cada gasto imputado a la subvención de la Comunidad de Madrid. Importe del gasto imputado a la subvención de la Comunidad de Madrid. Cuadros económicos ANEXO V Se presentarán dos cuadros económicos (Hoja Excel) en soporte impreso y en soporte digital (CD) conforme al Anexo V. En el cuadro V.A Balance de gastos, se recogerán los gastos ordenados conforme al presupuesto inicialmente previsto o, con el presupuesto reformulado, en su caso. Este cuadro reflejará la información del gasto ejecutado. En el cuadro V.B Resumen económico por financiadores, se informará sobre la procedencia e importe de los fondos recibidos para la ejecución del proyecto DESCRIPCIÓN DE LOS GASTOS SUBVENCIONABLES Y DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA: a. Gastos de personal retribuido COSTES DIRECTOS Corresponden a este concepto los gastos relacionados con la contratación de personas con dedicación parcial o total por la entidad beneficiaria para la realización de la acción subvencionada. Página 6 de 9

7 Los gastos imputados a esta partida deben implicar relación laboral, según la legislación laboral aplicable a cada caso. Los gastos justificables incluyen salario, seguros sociales a cargo de la entidad y otros seguros suscritos a nombre del personal, siempre que figuren en el contrato y hayan sido presupuestados en la solicitud de subvención. Las imputaciones de nóminas podrán ser totales o parciales. En todo caso, deberá quedar acreditada la vinculación directa del trabajador con la ejecución de la acción. Certificación que incluya la lista de personas asignadas al proyecto, con indicación de su dedicación al mismo. Contrato de trabajo, donde se incluya la modalidad de contratación, categoría profesional y salario. Nóminas firmadas por el trabajador, acompañadas de la documentación acreditativa de su pago y boletines de cotización a la Seguridad Social (TC1 y TC2) y de las retenciones de IRPF practicadas (Modelos 111 y 190) debidamente sellados por la oficina recaudadora (se presentarán en fotocopia compulsada) u obtenidos conforme a los procedimientos habilitados en Internet. Asimismo, se deberá acreditar mediante los justificantes bancarios de pago el abono de las cantidades correspondientes. b. Gastos del personal voluntario Corresponden a este concepto los gastos de la entidad realizados para el desempeño de las actividades de los voluntarios (gastos de transportes, comida o manutención, etc.). Certificación que incluya la relación del personal voluntario asignado al proyecto (nombres y DNI), con indicación de su dedicación al mismo. Facturas o justificantes del gasto y del pago a nombre de la entidad junto con el Anexo VI en donde se detallará la actividad realizada, el gasto realizado y el concepto de dicho gasto. No se consideran gastos de personal los derivados de servicios técnicos y profesionales resultantes de la realización de actividades tales como talleres, informes, etc. Se aplicarán en la partida presupuestaria correspondiente, teniendo en cuenta la actividad del proyecto para la que se ha realizado el servicio técnico y profesional, y se justificarán mediante la copia compulsada del contrato formalizado y la factura o facturas donde se incluyan las retenciones practicadas (IRPF e IVA). Página 7 de 9

8 c. Gastos de mantenimiento Este concepto incluye gastos de agua, combustible, electricidad, teléfono y otros suministros. Se presentarán únicamente aquellas facturas que correspondan al consumo del centro o local en el que se desarrollen las actuaciones objeto de subvención, acompañadas de los justificantes de pago. En el caso de compartir estos gastos con otros proyectos o actividades, se procederá al prorrateo de las cantidades imputables correspondientes a la subvención. d. Gastos de actividades inherentes a la realización del proyecto Corresponde incluir en este concepto los gastos de actividades necesarias para el desarrollo del proyecto (materiales utilizados, papelería, formación, talleres, etc.). Facturas y justificantes que acrediten el pago de las mismas. En su caso, contrato por servicios técnicos y profesionales. e. Gastos derivados de la actividad del voluntariado (según señala la Ley 1/2015, de 24 de febrero, del Voluntariado en la Comunidad de Madrid) Corresponden a este concepto los gastos derivados del seguro de los voluntarios de la entidad que hayan participado en el proyecto. Se aportará certificado emitido por el responsable legal de la entidad donde se relacionen los voluntarios que han participado en el proyecto adjuntándose a dicho certificado, copia del abono de la póliza de seguros correspondiente. En caso de póliza colectiva, se adjuntará un certificado del tomador que acredite que los voluntarios están asegurados. f. Gastos derivados de las actividades de promoción del voluntariado Son los relativos a gastos realizados en la promoción y difusión del proyecto (folletos, carteles, etc.) Facturas y justificantes que acrediten el pago de las mismas. En su caso, contrato por servicios técnicos y profesionales. Página 8 de 9

9 COSTES INDIRECTOS Los gastos de administración, organización y gestión administrativa relativa a los costes indirectos subvencionables, no podrán superar el 10% de la cuantía de la subvención concedida para la financiación de los costes directos del proyecto. Se imputará con cargo a la subvención la parte de dichos gastos en los que haya incurrido la entidad beneficiaria como consecuencia de la gestión de la acción subvencionada. Declaración responsable del representante legal de la entidad, donde consten detallados los gastos imputables a costes indirectos OTROS SUPUESTOS DE LA JUSTIFICACIÓN DE GASTOS: En el supuesto indicado en el artículo 6.3 de la Orden 1732/2015 (contratos con empresas cuyo importe sea igual o superior a euros sin IVA) se aportarán las correspondientes ofertas y la memoria justificativa de la elección, en caso de no haber seleccionado la de menor importe, así como la copia compulsada del contrato formalizado. Cuando el gasto subvencionable no exceda de 400 euros, IVA incluido, podrá aportarse factura simplificada, de conformidad y con los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación. Con carácter excepcional y cuando el gasto subvencionable no exceda de 100 euros, IVA incluido, y por su naturaleza no sea posible su justificación con factura, de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, podrá justificarse mediante recibo acompañado de una certificación de la entidad, haciendo constar que dichos gastos se han realizado por la misma con cargo a la subvención concedida, detallando el origen de estos y los conceptos a que corresponden JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DE RECURSOS AJENOS A LA SUBVENCIÓN DE LA COMUNIDAD DE MADRID: De acuerdo con lo establecido en el artículo 15.4 de la Orden 1732/2015, cuando el proyecto de voluntariado haya sido financiado, además de con la subvención concedida con fondos propios de la entidad o con otras subvenciones, ingresos o recursos procedentes de cualesquiera Administraciones o entes públicos o privados, deberá acreditarse en la justificación el importe, la procedencia y la aplicación de tales fondos a las actividades subvencionadas. Declaración responsable del representante legal de la entidad, donde se reflejen la procedencia de los fondos, importe y aplicación de los mismos. Página 9 de 9