2. Guía Específica de Auditoría de Legalidad

Transcripción

1 2. Guía Específica de Auditoría de Legalidad 31 de 245

2 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO 2.1 Auditoría de Legalidad. DEFINICIÓN DE Tiene como finalidad principal, revisar si la entidad, en el desarrollo de sus responsabilidades, funciones y actividades ha observado el cumplimiento de disposiciones legales contractuales, que le sean aplicables. OBJETIVO A través de la aplicación de procedimiento de la auditoría de legalidad se determinará principalmente la evidencia de leyes, normas y reglamentos establecidos para el desarrollo de los programas autorizados en el ejercicio, así como su cumplimiento y la congruencia entre el logro de metas y objetivos de los mismos. ALCANCE Determinar la muestra más representativa de acuerdo, principalmente, al resultado determinado por el Auditor Público y posteriormente a la importancia del área, importe o rubro revisado. Asimismo, se señalará con claridad el ámbito en el que se aplicará la revisión, delimitando el grado de profundidad con que se auditará el área, programa o actividad, y será más extenso el alcance en aquellos casos que denoten escasa confiabilidad, mayor riesgo o recurrencia de irregularidades. El Procedimiento de Auditoría de Legalidad debe ser observado y aplicado por el personal del Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control de las dependencias, entidades y organismos auxiliares de la Administración Pública Estatal que participan en el proceso de auditoría de legalidad en el ámbito de sus atribuciones. Asimismo, en el desarrollo de este procedimiento de auditoría, el auditor público debe considerar y observar las Normas Generales de Auditoría y las Técnicas de Auditoría establecidas en el Manual de Auditoría Pública, así como las Fases de la Auditoría, el Seguimiento de Observaciones (en su caso), la Supervisión de los Trabajos de Auditoría, la Elaboración de los Informes e Integración de expedientes de casos de Presunta Responsabilidad Administrativa de los Servidores Públicos 32 de 245

3 (en su caso), la Evaluación de la Auditoría y Evaluación del Desempeño de los Auditores, incluyendo las Políticas de Actuación y Decálogo del Auditor Público establecidos en la Guía General de Auditoría Pública. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO El Titular de OEC/OIC o Nivel Superior Inmediato al Auditor, de conformidad con sus atribuciones 1. Decide la realización de auditoría, con base en el Programa Anual de Trabajo aprobado, por petición de la parte interesada, por queja, denuncia o por solicitud de autoridad superior competente. 2. Analiza perfiles y disponibilidad de personal, designa el equipo de auditores e instruye se elabore el proyecto de programa específico de auditoría y Cronograma de Actividades a Desarrollar, Carta de Planeación, Orden de Auditoría y requerimiento inicial de información. Auditor 3. Elabora y entrega proyecto de programa específico de auditoría y Cronograma de Actividades a Desarrollar (Anexo 2), Carta de Planeación (Anexo 1), Orden de Auditoría (Anexo 3) y requerimiento inicial de información. Supervisor (Nivel Superior Inmediato al Auditor) Nivel Superior inmediato al Supervisor 4. Recibe y revisa proyecto de programa específico de auditoría y Cronograma de Actividades a Desarrollar, Carta de Planeación, Orden de Auditoría y requerimiento inicial de información, y en su caso, corrige. 5. Recibe proyecto de programa específico de auditoría y Cronograma de Actividades a Desarrollar, Carta de Planeación, Orden de Auditoría y requerimiento inicial de información, revisa la congruencia e integración de los mismos, y corrige, en su caso; firma la Orden de Auditoría y con base en disponibilidad, autoriza o 33 de 245

4 gestiona la asignación de los recursos (vehículos, gasolina, viáticos, computadoras portátiles, etc.) al equipo de auditores. Supervisor/Auditor 6. Se constituye en las oficinas del Titular del Área Auditada, entrega Orden de Auditoría y el requerimiento inicial de información al Titular del Área Auditada, obteniendo el acuse respectivo (sello del área), presenta al equipo de auditores y levanta Acta de Inicio de Auditoría (Anexo 4) haciendo constar todo lo actuado. Entrega copia de la orden de auditoría al Titular de Órgano Estatal de Control o del Órgano Interno de Control o Nivel Superior inmediato al Jefe de Grupo de Auditoría o Coordinador, según corresponda. Área Auditada de la Dependencia o Entidad u Organismo Auxiliar Auditor 7. Recibe Orden de Auditoría, sella el acuse y gira instrucciones al personal a su cargo para facilitar el trabajo de auditoría. 8. Registra en el sistema correspondiente el inicio de auditoría. La fecha de alta debe coincidir con la fecha de emisión de la Orden de Auditoría, teniendo tres días hábiles para notificarlo. En caso de que la acción se inicie con desfase a lo programado, se deberá justificar la causa del mismo. Auditor 9. Lleva a cabo el procedimiento de auditoría de legalidad conforme al programa específico aprobado y registra su avance en el Cronograma de Actividades a Desarrollar, para ello: 9.1 Elabora y aplica en coordinación con el jefe inmediato el instrumento para el estudio y evaluación del control interno. 34 de 245

5 9.2 Modifica en su caso, conforme al resultado del estudio y evaluación del control interno, el programa específico de auditoría, previa consulta con su Supervisor. 9.3 Selecciona en su caso, la muestra y deja evidencia de los criterios de selección aplicados en los papeles de trabajo (Anexo 6). 9.4 Diseña en coordinación con el jefe inmediato y presenta requerimientos de información adicionales necesarios para aplicar los procedimientos establecidos en el programa específico. 9.5 Analiza la información recibida y elabora cédulas subanalíticas, analíticas y sumarias (Anexo 10) que en su caso requieran. El análisis de la información lo realiza conforme a lo siguiente: Verifica que el desarrollo de las actividades se lleve a cabo de acuerdo con la normatividad establecida por las instancias correspondientes Verifica que el personal de las diferentes unidades administrativas que integran a las entidades cuenten con la legislación y normatividad vigente para el desarrollo de sus funciones Verificar que el personal de las diferentes unidades administrativas que conforman al Ente Auditado tengan conocimiento sobre el manejo de la reglamentación aplicable Verifica que la Ente Auditado en la planeación, programación y ejecución de sus objetivos se hayan basado en el Plan Estatal de Desarrollo vigente, en los términos de la normatividad en materia de planeación Estatal, en congruencia con la normatividad en materia de Egresos, de Presupuesto, 35 de 245

6 Contabilidad y Gasto Público y al Ejercicio del Presupuesto del Estado Verifica que la organización y funcionamiento del Ente Auditado se apegue a la normatividad aplicable en la materia Emite en su caso requerimiento de información, previa valoración del Supervisor Notifica al Titular del Área Auditada las circunstancias que modifican las condiciones originales con las cuales se efectuó la planeación de la auditoría, tales como: cambio de auditores, modificación al periodo a auditar, ampliación de unidades a auditar, etc. La notificación se realiza mediante oficio de modificaciones a las condiciones originales de la auditoría, marcando copia a las áreas involucradas, previa instrucción del Supervisor. Supervisor (Nivel Superior Inmediato al Auditor) Área Auditada de la Dependencia, Entidad u Organismo Auxiliar 10. Supervisa los trabajos de auditoría dejando constancia de su actuación mediante su firma en los papeles de trabajo y en su caso, determina nuevos alcances o elementos a aplicar. 11. Brinda apoyo y proporciona información solicitada por los auditores: - Da acceso a las áreas. - Prepara información preferentemente en original, en su caso, integra copias y entrega a los auditores, quienes devolverán los originales al concluir la revisión. - Contesta y firma cuestionarios, atiende entrevistas y da respuesta a los 36 de 245

7 requerimientos de información. - Cuando se le solicita debe entregar documentación certificada. - Durante la ejecución de los trabajos de auditoría establece constante comunicación con los auditores para facilitar el proceso. Auditor 12. Revisa que las respuestas y documentación recibida sean acordes a lo solicitado, en su caso, aclara inmediatamente con el área auditada. 13. Analiza y clasifica la información a través de la aplicación de técnicas de auditoría, para que coordinadamente con el Supervisor proyecten las posibles observaciones. 14. Llena Cédulas de Observaciones (Anexo 16) en cualquier momento, durante la ejecución de la auditoría, que pueden ser: observaciones con presunta responsabilidad administrativa resarcitoria, observaciones con presunta responsabilidad administrativa disciplinaria y observaciones de control interno e implementación de acciones de mejora. Supervisor (Nivel Superior Inmediato al Auditor conforme a sus atribuciones) 15. Analiza las observaciones determinadas y verifica se cuente con la evidencia suficiente, competente, relevante y útil que las soporte, antes de ser entregadas al Ente Auditado. Valora su procedencia y deja constancia con su firma de la supervisión efectuada en la cédula correspondiente. 16. Remite al Titular del área de responsabilidades del Órgano Estatal de Control u Órgano Interno de Control el Informe para Casos de Presunta Responsabilidad Administrativa (Anexo 24) mediante 37 de 245

8 Oficio, obteniendo acuse respectivo. Se podrán remitir antes del cierre de la auditoría, sin consulta jurídica y sin hacerlo de conocimiento del Ente Auditado, la evidencia certificada de las observaciones con presunta responsabilidad administrativa resarcitoria y las observaciones con presunta responsabilidad administrativa disciplinaria con algún riesgo de prescripción u otra situación que se considere grave, para que actúe conforme a sus atribuciones. Esta situación será mencionada en el Informe de Auditoría. 17. Registra las observaciones con presunta responsabilidad administrativa resarcitoria y las observaciones con presunta responsabilidad administrativa disciplinaria en el sistema correspondiente. Auditor o el Auditor Área Auditada de la Dependencia, Entidad u Organismo Auxiliar Auditor 18. Recibe cédulas y en su caso efectúa correcciones, dejando evidencia de la supervisión efectuada y entrega cédulas de observaciones al Ente Auditado para sus comentarios. 19. Recibe las cédulas de observaciones y presenta información y aclaraciones. 20. Analiza conjuntamente con el Auditor las respuestas del Ente Auditado y determina su razonabilidad, en su caso, instruye la aplicación de procedimientos adicionales o da por solventada la observación, dejando evidencia de tal hecho. Auditor 21. Elabora Informe de Auditoría (Anexo 14), integra expediente de auditoría cruzado e indexado conforme a Índice para la integración de expedientes de auditoría (Anexo 11) y elabora Cédula de 38 de 245

9 Supervisión de Auditoría (Anexo 21). Auditor 22. Verifica Informe de Auditoría, para ello: - Revisa el cumplimiento del programa específico de auditoría y el avance de la revisión en el Cronograma de Actividades a Desarrollar. - Determina el orden de presentación de los resultados por tipo de observación, incluyendo todas las observaciones detectadas, aún y cuando hayan sido solventadas en el desarrollo de la auditoría. - Verifica que el informe cuente con las características de calidad, oportunidad, integridad, competencia, relevancia, objetividad, convicción, claridad y utilidad. Asimismo, verifica la congruencia de las observaciones determinadas con las acciones de mejora a implementar y recomendaciones. - Revisa integración del expediente, así como la Cédula de Supervisión de Auditoría y la firma. Supervisor de conformidad con sus atribuciones Auditor/Supervisor/Auditor 23. Revisa y autoriza Informe de Auditoría y Cédula de Supervisión de Auditoría. 24. Se constituye en las oficinas del Ente Auditado, en la fecha programada para la reunión formal y da a conocer el Informe de Auditoría a los Servidores Públicos involucrados en el proceso sujeto a revisión, así como los responsables de la implementación de las acciones de mejora que en su caso se hayan 39 de 245

10 detectado y se levanta Acta de Cierre de Revisión Documental (Anexo 17). Auditor 25. Elabora Oficio de Envío de Informe de Auditoría (Anexo 13), obtiene la firma de su superior inmediato y entrega Informe de Auditoría al Titular del Ente Auditado y demás autoridades correspondientes, obteniendo el acuse respectivo. Auditor 26. Registra terminación y resultados de la auditoría en el sistema correspondiente, dando de alta todas las observaciones incluidas en el Informe de Auditoría, así como los montos auditados. La fecha de término registrada en el sistema debe coincidir con la fecha de emisión del Acta de Cierre de Revisión Documental. En caso de que existiera retraso en la fecha programada de término, deberá justificarse la causa. Área Auditada 27. Recibe Informe de Auditoría y procede a la atención de las observaciones. Auditor/Auditor 28. Recibe oficio del Ente Auditado y soporte documental de la solventación de observaciones, analiza y elabora Cédula de Seguimiento (Anexo 18), ya sea para solventación total o parcial y envía al Ente Auditado el Oficio de Resultados de Seguimiento (Anexo 20) e integra toda esta información al expediente de auditoría con su respectiva Carátula (Anexo 15) y realiza la supervisión del seguimiento (Anexo 22). 29. Obtiene reportes del sistema correspondiente para dar seguimiento al estado de observaciones y elabora la Cédula Única de Auditoría (Anexo 23). 30. Archiva expediente de auditoría conforme a la normatividad aplicable, previa instrucción de su 40 de 245

11 superior inmediato. Supervisor 31. Realiza la evaluación del trabajo de la auditoría (Anexo 25) y evalúa a cada integrante del equipo de auditoría (Anexo 26). 41 de 245