CAPÍTULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

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1 CAPÍTULO I FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.1 Tema de Investigación Propuesta de auditoría a los sistemas de información para evaluar la calidad del software. Caso de Estudio: Departamento Médico del Hospital Militar Regional de San Miguel. 1.2 Situación Problemática Los sistemas informáticos están integrados en la gestión empresarial e institucional, en los cuales deben ser: adquiridos, desarrollados, mantenidos, actualizados e implantados dentro de un entorno de control que asegure la satisfacción de los objetivos de la empresa; al mismo tiempo que preserve los aspectos de calidad, seguridad e integridad de la información. Las Empresas buscan automatizar los servicios de atención al cliente tal es el caso del Hospital Militar Regional de San Miguel, el cual ha creado y modificado constantemente los sistemas de las áreas de Estadísticas y Documentos Médicos, Farmacia, Laboratorio Clínico y Suministros los cuales son de uso exclusivo del Departamento Médico. En el Hospital Militar Regional de San Miguel se realizan cambios constantes en los sistemas informáticos lo cual ha generado los problemas siguientes: Suspensión de la utilización de los sistemas porque los usuarios realizan paralelamente el trabajo manual y automatizado según ellos para darle continuidad a la información que se ha procesado con anterioridad. Duplicidad de información al crear y mantener sistemas individualizados unos de otros. 1

2 Ciclos de vida de sistemas relativamente cortos, algunos hasta de seis meses. Sistemas incompletos utilizando procesos manuales que deberían ser automatizados. Elevados costos de desarrollo y mantenimiento de sistemas, debido al constante cambio. Confusión y apatía en los usuarios por falta de documentación y capacitación, ya que deben de acomodarse a los nuevos entornos. Lentitud en algunos procesos por la incompatibilidad entre hardware y software. Recarga de trabajo a los usuarios. Todas estas problemáticas evidencian que los sistemas no están produciendo los resultados esperados. Para que un software alcance sus objetivos tiene que estar diseñado bajo algún modelo de calidad que tome en cuenta criterios para satisfacer las necesidades tanto de desarrolladores, propietarios y usuarios finales. Los modelos de calidad pueden ser utilizados para construir mejores productos y asegurar su calidad y así lograr el equilibrio entre la calidad deseada y la calidad programada. Con el objetivo de encontrar ese equilibrio se evaluaron los sistemas que usa el Departamento Médico mediante una auditoría de Sistemas con el fin de que se logre la efectividad de los sistemas. La Auditoría de Sistemas es la encargada de liderar el montaje y desarrollo de la función de control en los ambientes computarizados, integrar la auditoría de Sistemas con las demás áreas contribuye a la modernización y eficiencia para realizar evaluaciones de riesgos en ambientes de sistemas y diseñar los controles apropiados para disminuir esos riesgos, además de participar en el desarrollo de los Sistemas de información, aportando el elemento de control y evaluar la administración de los recursos de información en cualquier organización. 2

3 1.3 Planteamiento del Problema El Departamento Médico del Hospital Militar Regional de San Miguel cuenta en la actualidad con cuatro sistemas de información para desarrollar sus actividades de atención hospitalaria. Los Sistemas de información utilizados son los siguientes: a) Sistema de Estadística y Documentos Médicos Sistema automatizado que es utilizado por el personal (jefe y auxiliares) del área de Estadísticas y Documentos Médicos. Su función principal es llevar un control de datos generales de pacientes ya sean estos empleados, militares, civiles o beneficiarios. La cantidad de usuarios utilizando este sistema es de cinco personas. Se utiliza constantemente para la localización de los expedientes clínicos de los pacientes. Este sistema diseñado bajo el lenguaje de Visual Fox 6.0, fue implantado en marzo del año 2004, en sustitución de otro sistema automatizado. Su información no está integrada a ningún otro sistema automatizado del Departamento Médico. b) Sistema de Laboratorio Clínico Utilizado por el personal que labora en el Laboratorio Clínico. Su función principal es registrar los resultados de los exámenes de laboratorio realizados a los pacientes del hospital. Se encuentra funcionando desde el mes de enero del año 2005, creado bajo el lenguaje Visual Fox por el personal de Sistemas del Hospital Militar Regional de San Miguel, en estos momentos se encuentra en etapa de actualización, ya que se le están integrando procedimientos y haciéndole mejoras a los módulos ya existentes. La cantidad de usuarios del sistema es de una persona. Este sistema no interactúa con ningún otro sistema del Departamento Médico. 3

4 c) Sistema de Farmacia Sistema utilizado por el personal de farmacia para el control de inventario de medicinas que el hospital utiliza para la atención de los pacientes, funcionó automatizado unos meses en el año 2005, en la actualidad se ha suspendido su utilización debido a fallas en el proceso de captura de datos. El área de farmacia está utilizando en estos momentos una hoja de Excel para el manejo de su información. Se debe resaltar que en esta área se ha intentado manejar la información con sistema automatizado en tres ocasiones desde que la institución ha integrado los recursos tecnológicos a sus labores, sin embargo hasta este momento no se ha logrado mantener alguno en funcionamiento pese a que el volumen de transacciones diarias es bastante elevado. La cantidad de usuarios de este sistema es de una persona. En vista de lo anterior el sistema de información de farmacia no se contempló al momento de la auditoría en informática. d) Sistema de Suministros Sistema automatizado que es utilizado para el control de ingreso y egreso de medicinas que son trasladadas al área de farmacia para ser utilizadas directamente por el hospital, así como también control de papelería, equipo de oficina, entre otros. Este sistema diseñado bajo el lenguaje Fox Pro, no está integrado a ningún otro sistema del departamento médico, tiene una frecuencia de uso moderado y funciona desde el año La información del área de suministros se maneja paralelamente con sistema de tarjetas Kardex, ya que en ocasiones anteriores se tuvo problemas de pérdida de información por daños en el equipo de cómputo. La cantidad de usuarios utilizando este sistema es de una persona. 4

5 Las situaciones problemáticas más relevantes detectadas en la actualidad en el Departamento Médico del Hospital Militar de San Miguel son las siguientes: Los sistemas siempre han funcionado con procesos manuales paralelos, es decir, no se ha alcanzado en ellos el grado de confiabilidad que permita a la institución optar definitivamente por el sistema automatizado. Los sistemas han sido creados y funcionan en forma individual, es decir no hay ningún tipo de interacción entre ellos. El ciclo de vida de los sistemas es muy corto, por lo que los sistemas están aumentando los costos a la institución, ya que constantemente se diseñan nuevos sistemas. Perdida de información por falta de respaldos. No existen controles de acceso para el área de sistemas. La capacidad del Hardware no está acorde con las exigencias de los usuarios, para un óptimo desarrollo de sus funciones. La documentación de los sistemas no está disponible para los usuarios. No existen planes de capacitación para los usuarios del sistema. Dada la situación problemática anterior se aplicará la Auditoría a los Sistemas de Información con el objetivo de evaluar la calidad del Software en uso en el Hospital Militar Regional de San Miguel y determinar la calidad requerida, tomando como parámetros de medición un Modelo de Calidad de Software a fin de proponer alternativas de solución a los problemas detectados y lograr la efectividad en los sistemas de información. La auditoría está enfocada a la revisión técnica, especializada y exhaustiva de los sistemas desarrollados específicamente para procesar la información del Departamento Médico, sin embargo, ellos están íntimamente ligados a hardware, sistemas operativos y paquetes utilitarios. 5

6 La capacitación del personal es un aspecto relevante en el aprovechamiento de los sistemas computarizados que también se incluirá en la investigación por lo que se presentará un informe que contendrá el análisis de las entrevistas realizadas a los usuarios de los sistemas. El resultado de la investigación es el diagnóstico obtenido a través de la aplicación de la auditoría, en el cual se muestran los problemas detectados, causas y consecuencias en la explotación de los sistemas. Se mostrarán las evidencias recolectadas para fundamentar o sustanciar el riesgo producido por controles que no se cumplen o son débiles y se proponen las alternativas de solución que permitan a la Dirección del Hospital Militar Regional de San Miguel, corregir los problemas detectados para que pueda alcanzar la calidad deseada del software y así obtener el máximo provecho de los recursos tecnológicos. Los beneficios esperados provienen de la aplicación de las recomendaciones realizadas en la auditoría y son reflejados en la operatividad de la institución, aportando confianza y seguridad en el uso de los sistemas de información, y reduciendo los gastos generados por el constante cambio de software. La relación costo-beneficio favorece a la institución ya que obtendrá de los sistemas el resultado esperado. 1.4 Enunciado del Problema En qué medida una auditoría a los sistemas de información contribuirá a evaluar la calidad del software en el Departamento Médico del Hospital Militar Regional de San Miguel? 6

7 1.5 Justificación En la actualidad las instituciones buscan lograr ventajas competitivas a través de la tecnología y en este ambiente de cambios tecnológicos surge la necesidad de actualizarse constantemente, los sistemas computacionales son claro ejemplo de ello ya que vienen a aumentar la eficiencia y la eficacia en la operatividad de las empresas. Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una institución o empresa. Los objetivos básicos de un sistema de información son: automatización de procesos operativos, proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones, lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Es innegable la importancia de la tecnología informática como factor crítico de éxito para las instituciones, de esa misma forma es importante la toma de conciencia en las empresas de los riesgos inherentes a la actividad informática. Los sistemas deben ser adquiridos, desarrollados, mantenidos, actualizados e implantados dentro de un entorno de control que asegure la satisfacción de los objetivos de la entidad, área o negocio, al mismo tiempo que preserve los aspectos de calidad, seguridad e integridad de la información. La Auditoría de Sistemas de Información ofrece a la Dirección de la institución información objetiva e independiente sobre el grado de cumplimento de los controles (políticas y procedimientos), la detección de los riesgos donde existan debilidades significativas de control, recomendaciones para realizar acciones correctivas. 7

8 Con la aplicación de las observaciones se obtienen los siguientes resultados: Lograr al máximo los resultados deseados en el uso de sistema. Equilibrio entre la calidad programada y la calidad deseada en los sistemas. Reducción de los costos en el desarrollo y mantenimiento de sistemas. Mejoras en el funcionamiento operativo del Departamento Médico de la institución. Los beneficiados con la realización de esta investigación son: Jefe del área de Estadística y Documentos Médicos y auxiliares En esta área las actividades que se realizan son específicamente para los expedientes de cada paciente del Hospital; y con el desarrollo de esta investigación favorecerá a los usuarios del sistema. Secretaria de Laboratorio Clínico El área de Laboratorio Clínico brindará eficiencia al momento de elaborar los resultados a los pacientes. Responsable de Suministros El sistema proporciona la información específica del inventario y ayudará a facilitar el servicio que brinda a los usuarios directos de este departamento. Usuarios del Hospital Militar Regional de San Miguel Los Usuarios internos y externos serán beneficiados entregándoseles la información exacta y en el tiempo oportuno. 8

9 1.6 Delimitaciones Lugar o espacio donde se desarrollará la investigación La investigación abarca los sistemas computarizados del Departamento Médico del Hospital Militar Regional de San Miguel, aunque se considerarán procesos manuales que complementen el proceso mecanizado. Los sistemas en estudio son: Estadística y Documentos Médicos, Laboratorio Clínico y Suministros. El área de Farmacia no se incluye por que se ha suspendido la utilización del sistema automatizado Tiempo La duración de la investigación fue de 1 año Teorías Se seleccionan los siguientes autores los cuales se apegan al enfoque que se plantea en la investigación, como lo es la auditoría en sistemas de información y la calidad del software. Auditoría en informática. 2da. Edición. Echenique, José Antonio Auditoría de Sistemas Computacionales Razo, Carlos Muñoz Ingeniería de Software. Un enfoque práctico. 5ta. Edición. Roger S. Pressman 9

10 1.7 Definición de las Unidades de Observación Variable independiente Auditoría a los sistemas de información. o Evaluación de los procesos actuales de los Sistemas de Información. o Evaluación del diseño conceptual y detallado de los Sistemas de Información. o Evaluación de conocimientos y habilidades en informática del personal. o Evaluación de la capacidad instalada de los equipos tecnológicos Variable dependiente: La calidad del Software. o Determinar los requerimientos de usuario. (La calidad necesaria) o Características de calidad del Software. (La calidad programada) o Necesidad de capacitación. o Rendimiento de Software. 1.8 El problema en sus diferentes contextos. Tecnológico: La investigación abarca únicamente el aspecto tecnológico (sistemas automatizados) existente en el Departamento Médico del Hospital Militar Regional de San Miguel, los cuales son los siguientes: Estadística y Documentos Médicos, Laboratorio Clínico y Suministros. 10

11 1.9 Objetivos de la investigación Objetivo General Desarrollar una auditoría a los sistemas de información que contribuya a evaluar la calidad del software en el Departamento Médico del Hospital Militar Regional de San Miguel Objetivos Específicos Evaluar los procesos actuales de los sistemas de información para contribuir a determinar los requerimientos del usuario. Auditar el diseño conceptual y detallado de los sistemas de información para garantizar el cumplimiento de las características de calidad del software. Evaluar los conocimientos y habilidades en informática del personal para contribuir a diagnosticar la necesidad de capacitación. Verificar la capacidad instalada de equipos tecnológicos para influir en el rendimiento del software 11

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