FARMACIA CARACTERIZACIONDEL PROCESO FARMACIA

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1 Página: 1 1. NOMBRE DEL PROCESO: FARMACIA 2. OBJETIVO: Realizar una adecuada gestión de, para garantizar la oportuna entrega al servicio que lo requiere y la seguridad del paciente. 3. ALCANCE: El proceso de atención en Servicio Farmacéutico inicia desde la selección de y termina con la dispensación y/o distribución intrahospitalaria de Aseguradores Usuarios en general Clientes Internos 4. RECURSOS NECESARIOS: Humanos: Personal de áreas de la salud, personal administrativo de facturación y admisiones Infraestructura: Los requeridos por habilitación. Físicos: Hardware y software (Xenco), medios de transporte, equipos de oficina y comunicaciones, material médico quirúrgico. Financieros: Recursos presupuestales. 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. ACTIVIDADES 8. SALIDAS 9. CLIENTES - Normas Constitucionales y legales vigentes. - Contratos - Verificación de derechos - Facturas de los diferentes servicios Prestados al usuario P -programar turnos de disponibilidad para atención en los procesos -Procesos de selección de medicamentos. -Proceso de selección de proveedores. -Proceso de adquisición. -Proceso de recepción y almacenamiento -Proceso de incorporación al sistema de -Proceso de dispensación ambulatoria de medicamentos -Proceso de facturación ambulatoria. -.proceso de distribución intrahospitalaria de Dispositivos médicos. -Paciente hospitalizado, urgencias, promoción y prevención -Los aseguradores -El Municipio -D.S.S.A Particulares -Público o cliente externo

2 Página: 2 - Aseguradoras - Estadística - Comité de Farmacia y Terapéutica. -proveedores Institucionales - Usuario --Cliente interno -Procedimiento de selección de medicamentos y dispositivos Médicos. -Proveedores Institucionales -Normatividad (acuerdos del POS -Contratos -Causas de Morbilidad -Políticas de medicamentos Información técnica de dispositivos médicos -Historiales de oferta/ demanda -Solicitud de inclusión -Autorización para la inclusión de un medicamentos o dispositivo médico. - Requisitos para la inclusión H - selección de Dispositivos médicos. selección de Proveedores. - Listado básico de dispositivos, médicos Kardex de proveedores Kardex actualizado - Cliente interno - Comité de compras Procedimiento de Adquisición. Subgerencia administrativa y financiera - Procedimiento de selección de proveedores -Procedimiento de -Kardex actualizado -Listados básicos de Medicamentos. - Listados de faltantes. - Disponibilidad Adquisición. Orden de compra Proceso financiero Proveedor

3 Página: 3 selección de dispositivos Médicos. - Software XENCO, conteos físicos - Proceso financiero Procedimiento de adquisición Proveedor institucional. Procedimiento de recepción y almacenamiento presupuestal. - Medicamentos y Facturas - Medicamentos y Facturas recepción y almacenamiento incorporación al sistema de Medicamentos y dispositivos médicos almacenados con las condiciones técnicas especificas Actas de recepción técnico Administrativa Inventario actualizado Proceso de dispensación Proceso de dispensación Procedimiento de facturación Médico general, especialista, nutricionista y odontólogo, Usuario. Procedimiento de recepción y almacenamiento. Aseguradoras. - Prescripción médica. - Orden de servicio. -Bases de datos - Documentos del usuario. Copagos. dispensación ambulatoria de medicamentos Medicamentos dispensados Usuario informado sobre el uso del medicamento Prescripciones firmadas por el usuario con soportes Registro de demanda Insatisfecha Usuario Procedimientos de facturación Aseguradoras Procedimientos estadísticos Procedimiento de dispensación ambulatoria - Prescripciones firmadas por el Usuario con soportes. facturación ambulatoria Factura con soportes Factura final

4 Página: 4 -Procedimiento de planeación del cuidado y tratamiento. -Procedimiento de atención por el profesional en urgencias - Procedimiento de atención por el profesional en consulta externa y promoción y prevención Orden Médica Formulario de control Recibo de pago Pagaré distribución intrahospitalaria de Medicamentos entregados por usuario para un periodo de 24 horas Entrega de pedidos completos -Procedimiento de planeación del cuidado y tratamiento. - Usuario - Procedimiento de atención por el profesional en urgencias, hospitalización, p y p y consulta externa

5 Página: 5 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. ACTIVIDADES 8. SALIDAS 9. CLIENTES -Áreas de farmacia -Verificar el Calidad y auditorias Debidamente dispuestas. alistamiento y - Usuario -Condiciones particulares o especiales del uso de los material médico quirúrgico V dotación de las áreas de farmacia y bodega.. - Verificar y analizar las actividades de atención integral al usuario hospitalizado y de urgencias por el equipo Interdisciplinario. Lista de chequeo de condiciones logísticas para farmacia - Verificación y cumplimiento de las guías Prácticas de farmacia para Los procedimientos del área. Servicio de farmacia Retroalimentación a partir de decisión gerencial A Toma de acciones de ajuste para el cumplimiento de las actividades Acciones preventivas, correctivas y de mejora Gestión Gerencial 10. RESPONSABILIDAD DEL PROCESO: Jefe de farmacia 11. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA: - Todos los Procesos (Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación). 12. PROCESOS DE APOYO: - (Financiero, Talento humano). - (Recursos físicos, Gestión de suministros, sistemas de información). - (Mercadeo y comunicaciones)

6 Página: DOCUMENTOS RELACIONADOS Jurisprudencia y doctrina sobre temas relacionados con el sector al que pertenece la entidad. Manual de Contratación. Plan de desarrollo. Plan de Acción. Actos administrativos 14. REQUISITOS NTCGP 1000: Requisitos generales Satisfacción del cliente 15. OTROS REQUISITOS - Constitución política y normas legales vigentes. - Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Necesidades y requerimientos del cliente o público interno y externo 16. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Nro. errores detectados en la Porcentaje de errores en la dispensación/nro total de dispensación usuarios atendidos en el área Mensual Porcentaje de quejas recibidas y resueltas % de vencimientos en un periodo % de insumos por edad inventario Nro total de quejas resueltas/nro total de quejas recibidas x 100 Nro total de vencimientos en el trimestre/nro total de inventario en el trimestre Nro total de insumos con rotación menos de 60 días/no total de insumos del trimestre x 100 Mensual Trimestral Trimestral

7 Página: 7 % de averías en el trimestre No total de averías e insumos en el trimestre/ Nro total de inventario en el trimestre x 100 Trimestral 17. GESTIÓN DEL RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN VALORACIÓN Medicamento o insumo vencido Errores en la entrega de medicamentos a los pacientes ambulatorios y clientes internos Agotamiento de insumos Atraso en la información sobre facturación a las entidades Medicamento o material médico quirúrgico vencido, los cuales constituyen un peligro para la salud Se entregan medicamentos equivocados a los usuarios, sean internos o externos a la Institución Agotamiento de insumos que por sus propiedades físico-químicas y terapéuticas no permiten ser remplazados dentro de un grupo farmacológico No se presenta oportunamente la información a las oficinas administrativas para que ellas respondan en los términos de ley Probabilidad = 3 Posible. Impacto = 4 Mayor Operativo. Probabilidad = 3 Posible. Impacto = 4 Mayor Operativo. Probabilidad = 3 Posible. Impacto = 4 Mayor Operativo Probabilidad = 3 Posible. Impacto = 4 Mayor Operativo En el tiempo que lleva la herramienta no ha sido efectiva. (30-15) Zona de Riesgo Extrema En el tiempo que lleva la herramienta no ha sido efectiva. (30-15). Zona de Riesgo Extrema No posee una herramienta para ejercer el control. (30-15) Zona de Riesgo Extrema No posee una herramienta para ejercer el control. (30-15) Zona de Riesgo Extrema

8 Página: 8 ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: CLAUDIA MARCELA TRUJILLO TORO Revisado por: BEATRIZ OSORIO LOAZA Aprobado por: JUAN DE JESUS ARROYAVE OCAMPO Cargo: LIDER DE FARMACIA Cargo: COORDINADORA DE CALIDAD Cargo:.GERENTE

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