PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS CONTRATACIÓN: Adquisición de Equipamiento diverso para Farmacia-A, así como las condiciones de suministro, instalación, puesta en marcha y mantenimiento integral PA38-12 Nº EXPEDIENTE:

2 INDICE 1.- OBJETO PRESCRIPCIONES GENERALES DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE LOS EQUIPOS SOLICITADOS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL MANTENIMIENTO INTEGRAL (Lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2) Objeto Finalidad del Mantenimiento Integral Prestaciones Medios personales Medios materiales Calidad del servicio LEGISLACIÓN CONDICIONES DE SUMINISTRO, INSTALACIÓN Y RECEPCIÓN DE LOS EQUIPOS. Obra de adecuación del espacio del servicio de farmacia Condiciones de suministro Condiciones de instalación de los equipos y de las obras de adecuación correspondientes Condiciones de recepción de los equipos GARANTÍA OTRAS de 37

3 1.- OBJETO El objeto del presente documento es describir las Prescripciones Técnicas que debe reunir el equipamiento del Procedimiento que se convoca para la adquisición de Equipamiento diverso para Farmacia-A, así como las condiciones de suministro, instalación, puesta en marcha y mantenimiento integral de los suministradores, para la provisión de dichos equipos y sistemas para el nuevo Hospital Universitario Central de Asturias. Los términos seguidamente descritos forman parte inseparable y son de igual cumplimiento para todos los licitadores del contrato, que las descripciones técnicas de los equipos a adquirir. 2.- PRESCRIPCIONES GENERALES 1. Los equipos a suministrar tendrán que cumplir con las especificaciones, composición y características establecidas como mínimas en el apartado de Especificaciones Técnicas. El incumplimiento de alguna de estas especificaciones técnicas mínimas supondrá la exclusión de la oferta. No obstante, si alguna de las características establecidas en las especificaciones técnicas determinara una marca o modelo exclusivo, éstas serán tomadas únicamente como guía u orientación, sin que el hecho de no ajustarse exactamente sea causa de exclusión. De cada equipo ofertado se deberá indicar la marca, el modelo, el tamaño, los materiales y la relación de todos los componentes del equipo. Se deberán cumplimentar las Encuestas Técnicas (una por cada modelo ofertado, señalando la marca, modelo de los equipos) que se adjuntan en el Pliego de Cláusulas Jurídicas como Anexos III y IV. Si el licitador desea incorporar alguna información a mayores, deberá reflejarlo claramente y lo hará al final del documento. En caso de que alguna Especificación Técnica pueda no corresponderse exactamente con su valor real, (una vez instalado el equipo), en el apartado correspondiente de la Encuesta Técnica deberá señalarse su valor con el margen de tolerancia establecido (en ±%) Las diferentes especificaciones (medidas, valores ) que se solicitan de los equipos en la Encuesta Técnica, deben facilitarse en las unidades que se indican. Estas especificaciones técnicas deberán corresponder con las características que el equipo presentará una vez instalado. 2. Con objeto de facilitar el proceso de evaluación y selección deberá proporcionarse la máxima descripción, hojas de datos técnicos de producto (Product Data), e información que permita realizar una completa valoración de las diferentes ofertas presentadas. La falta de información, ausencia de hojas de datos de producto de los componentes ofertados ó respuesta a las cuestiones técnicas planteadas que no 3 de 37

4 pueda ser debidamente contrastada podrá ser motivo de que la oferta no sea valorada. Se dispondrá asimismo de los protocolos a realizar para las pruebas de aceptación de los equipos, que así lo requieran, además de un Programa de formación de personal (a efectuar en fecha posterior a la entrega de los equipos), a nivel de usuario y técnico de mantenimiento de primera intervención, con detalle del alcance, contenido y duración. 3. Se adjuntará un programa de asistencia técnica en la puesta en marcha de los equipos, relacionado con el uso eficiente de los mismos y la resolución de dudas y problemas que pudieran surgir en el inicio de su puesta en servicio. Dicho programa debe incluir la asesoría durante los dos primeros años, para la optimización de los equipos. 4. Se deberá presentar una propuesta para los circuitos de trabajo logísticos, tanto en el apartado de recepciones y entradas de productos, como para la preparación de pedidos (salidas). En la propuesta se incluirá definición de los puestos de trabajo necesarios, descripción de las funciones, horarios y protocolos de funcionamiento. También se incluirá modelo de definición de materiales a ubicar en los diferentes equipos cuando éstos sean de almacenamiento y dispensación y cuales se mantendrán en ubicaciones externas. Así mismo, se incluirá una propuesta de productividad de los carruseles en función de las premisas marcadas como cargas de trabajo. También se harán propuestas, según las características de los medicamentos, sobre la idoneidad de la ubicación basadas en criterios de máxima, alta y media seguridad 5. Se adjuntará un Plan de Mantenimiento Integral que describa de forma detallada la metodología de trabajo que proponen para la prestación de este servicio conforme a lo dispuesto en el presente Pliego. 6. En todos los casos, el equipamiento ofertado debe ser totalmente compatible con el sistema de información del nuevo Hospital Universitario Central de Asturias. Corre a cargo del licitador realizar la completa integración con el mismo. El adjudicatario deberá aportar un sistema de información que esté perfectamente integrado con los sistema previstos para el Nuevo HUCA, tanto en el aspecto de gestión económica del Hospital y de la UGC de Farmacia (Famatools ), como con los sistema de información del paciente (Cerner ) ). Igualmente, el sistema logístico debe comportarse como un conjunto y se debe relacionar con los armarios dispensadores (Pyxis ) disponibles actualmente en el HUCA, como con los que oferten en el presente y con los carruseles verticales (Kardex ) ) disponibles en el actual HUCA en la UGC de Farmacia. El correcto funcionamiento del sistema de información es un requisito imprescindible para considerar la instalación finalizada. 4 de 37

5 7. En todos los casos se incluirán todos aquellos elementos y accesorios que puedan ser necesarios para el correcto funcionamiento de los equipos. De igual forma, la instalación, configuración, pruebas, puesta en marcha y configuración deben de estar incluidos en el precio de la oferta. 8. Las empresas licitadoras podrán ofertar prestaciones complementarias a las exigidas como mínimas, entendiendo como tales la incorporación de equipos que favorezcan los aspectos relacionados con la mejora de la seguridad en la atención farmacoterapéutica al paciente. 9. Se adjuntará un programa de Formación de Personal para llegar al adiestramiento del equipo humano que posteriormente debe hacerse cargo del equipamiento, sobre: uso, manejo y mantenimientos de usuario. Distinguiendo entre formaciones de técnicos y facultativos; según cada caso. Especificar metodología, número de personas, lugar y duración del mismo. Dicho programa de Formación debe incluir la opción de la instalación de un equipo trabajando con una demostración de funcionalidad. 10. Se adjuntará también un programa de Formación de Personal Técnico, especificando metodología, número de personas, lugar y duración del mismo (servicios de Electromedicina e Informática). 11. Dada la necesidad de considerar todo el flujo logístico como un todo, se incluye en las obligaciones del adjudicatario del lote 1 el traslado e instalación de 2 carruseles verticales de la empresa Kardex, actualmente instalados en la UGC de Farmacia del HUCA y del traslado y puesta en funcionamiento de 5 armarios dispensadores Pyxis que se encuentran actualmente en funcionamiento en el Servicio de Urgencias del HUCA con su servidor informático de la empresa (Grifols ). 12. Todas las cláusulas de este Pliego serán de aplicación para todos los equipos relacionados con este procedimiento de licitación. 3.- DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE LOS EQUIPOS SOLICITADOS LOTE EQUIPO SERVICIO UDS Sistema automatizado de gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos en el almacén general de la Unidad de Gestión Clínica de Farmacia. FARMACIA Sistema de armarios de dispensación automatizada de medicamentos para todas las unidades, áreas y controles FARMACIA 1 5 de 37

6 de enfermería. 1.3.Área de Salas Blancas 1.4. Obra civil FARMACIA FARMACIA 1 2 Equipo de gestión, almacenamiento y dispensación automatizada de medicamentos para el área de pacientes externos. FARMACIA 1 Lote1.- Sistema automatizado de gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos, Sistema de armarios de dispensación automatizada de medicamentos. Área de Salas Blancas. Obra civil 1.1. Sistema automatizado de gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos en el almacén general de la Unidad de Gestión Clínica de Farmacia. Especificaciones técnicas mínimas requeridas Sistema automatizado de gestión, almacenamiento y dispensación de medicamentos en el almacén general de la Unidad de Gestión Clínica de Farmacia. 1. El licitador deberá presentar una oferta en la que se haga una propuesta de equipamiento adecuada y óptima para la gestión automatizada del almacenamiento y dispensación del medicamento en el almacén general de la UGC de Farmacia, teniendo en cuenta que debe dar cobertura a la actividad asistencial del HUCA, para lo que a continuación se detallan indicaciones orientativas. 2. Referencias: Se estimarán alrededor de referencias de medicamentos que gestiona el almacén general de la UGC de Farmacia. Por los criterios propios, físicos y de almacenamiento, esta relación podría quedar clasificada desde el punto de vista logístico, en los siguientes: Medicamentos generales, Medicamentos termolábiles, Medicamentos de gran volumen, Contrastes radiológicos, Fluidoterapia y Nutrición, Medicamentos estupefacientes, Medicamentos inflamables y Medicamentos citotóxicos; así como material de uso interno para la preparación de los medicamentos. 3. El sistema automático de Almacenamiento objeto de este procedimiento está orientado a albergar los medicamentos descritos en el punto anterior, excepto los 6 de 37

7 inflamables y la Fluidoterapia y Nutrición, por lo que se estima tendrá que albergar a unas referencias distintas. 4. Cargas de trabajo. Se establecerá como cargas de trabajo las siguientes: Movimiento/día Nº líneas Nº pedidos Entrada/día Salida/día Áreas de almacén: Para una gestión adecuada se deberán considerar las siguientes áreas: + Medicamentos no termolábiles: para su almacenamiento y distribución se dispondrá de un sistema de 3 carruseles horizontales, según plano adjunto, con gestión de ubicaciones caóticas de los productos. El volumen útil real estimado de almacenamiento que deben tener los 3 carruseles será de unos 80 m³. + Medicamentos termolábiles: para su almacenamiento y distribución se dispondrán de un sistema de 1 carrusel horizontal con una temperatura del ambiente de 2ºC a 8ºC, según plano adjunto, con gestión de ubicaciones caóticas de los productos. El volumen útil real estimado de almacenamiento que debe tener éste carrusel será de unos 13 m³. Deberá de ir dotado de un sistema de registro continúo de temperaturas. + Zonas de mesas de preparación multipedido, impresoras de etiquetas de códigos de barras, scanners y sistemas auxiliares de envasado. Los carruseles deberán permitir el almacenamiento de envases clínicos de gran volumen y pequeño volumen. 6. Características técnicas de los Carruseles Deberán cumplir con las características siguientes, considerándose como requisito inexcusable. Equipos El carrusel debe contar con sistemas de seguridad para los productos y para el usuario: protección en todo el perímetro para impedir el acceso a los carruseles, puertas de seguridad y seta de emergencia para el acceso a cada carrusel. Los equipos deben estar instalados de manera que proporcionen un funcionamiento sin vibraciones, silencioso, preciso, fiable, que recorran la distancia más corta indicando mediante una señalización la ubicación correcta del producto. 7 de 37

8 Los carruseles horizontales se adaptarán a una amplísima variedad de formas y tamaños de los productos a almacenar, mediante la disponibilidad de distintas dimensiones de cestas y bandejas y la ubicación de un número variable de estantes por cesta y niveles por bandeja, configurables en el momento de la instalación. Hardware Se incluirá todo el hardware necesario para el buen funcionamiento de los carruseles. El hardware deberá ser tolerante a fallos. Software del sistema El sistema incorporará un software de gestión robusto, de probada eficacia y eficiencia, con un interface de usuario sencillo y de fácil aprendizaje, aportando toda la ergonomía posible al trabajo del usuario final. Capacidad de integración y conectividad del sistema con los elementos de gestión propios del modelo de organización de la UGC de Farmacia. Será necesaria la demostración, a nivel nacional, de la integración de interfaces con: 1. Gestión de recepción de pedidos de los proveedores o devoluciones, control de inventarios, sincronización de catálogo de productos. 2. Sistemas de gestión económica, logística y clínica. SAP/SAVAC/CERNER, 3. Sistemas automáticos adjudicados en otros lotes de este procedimiento de licitación: Armarios de dispensación automatizada de medicamentos para todas las unidades y controles de enfermería, Sistema para la preparación centralizada en la UGC de Farmacia de inyectables y mezclas intravenosas, Sistema para la preparación centralizada en la UGC de Farmacia de de mezclas de fármacos citotóxicos. 4. Gestión de los pedidos automáticos de los sistemas de dispensación automatizada ubicados en la Planta de hospitalización. 5. Gestión de productos con ubicaciones externas con el mismo sistema de los equipos automáticos. Deberá tener una Base de datos única y contar con multipuesto. Además, debe poder controlar varios carruseles, procediendo en paralelo sobre los mismos, los cuáles deben poder moverse de forma simultánea. Deberá gestionar el stock por medicamento y ubicación, pudiendo gestionar distintas ubicaciones por medicamento (reenvasado, fórmulas magistrales). Deberá incluir la posibilidad de preparación de multipedido, impresión automática de pedidos, configurable por estación, impresión del pedido realmente servido, impresión de productos externos, una hoja por almacén externo e impresión de incidencias. El software de los carruseles deberá identificar los productos no incluidos en el carrusel y emitir listados de líneas de pedidos pendientes de servir, indicando la causa (rotura de stock, material fuera del carrusel, etc.) 8 de 37

9 Importación automática de los pedidos de reposición de los almacenes periféricos, así como de los carruseles verticales. Interfaz de usuario con operatividad por pantalla táctil. Perfiles de usuario: Definibles individualmente. Asignación de tareas o privilegios en función de los requerimientos de cada uno de los usuarios. Interfaz configurable según perfil. La reposición/dispensación desde los sistemas automatizados deben tener la opción para incorporar al sistema control con códigos de barras. El sistema deberá contar con la posibilidad de incorporar en su propio software otros dispositivos para la gestión del stock de productos ubicados en áreas externas al propio sistema de carruseles, integrando la gestión de estos productos en el modelo global de la UGC de Farmacia. Display de los carruseles configurable en cuanto a la información a contener. Diversas posibilidades de selección de pedidos (entrada/salida) a procesar por el sistema: tecleo de código, seleccionándolo con el ratón, por lectura de código de barras, etc. Opción de elaboración de pedidos manuales. Opción de ordenar, seleccionar, reservar o agrupar pedidos por diferentes criterios: nº petición, prioridad, descripción Opciones de impresión de listados, pedidos, informes de incidencias, etc. Configurables. En todos los casos se incluirán todos aquellos elementos y accesorios que puedan ser necesarios para un correcto funcionamiento de los equipos. Además de lo anteriormente indicado todos los equipos cumplirán con las especificaciones descritas en las Características Generales de estos pliegos Sistema de armarios de dispensación automatizada de medicamentos para todas las unidades y controles de enfermería. Especificaciones técnicas mínimas requeridas Armarios de dispensación automatizada de medicamentos para todas las unidades y controles de enfermería. 1. Este sistema se plantea como un sistema único de dispensación de medicamentos en todas las unidades/áreas/controles de enfermería, por lo que ha de tener una capacidad para integrar, al menos, el 95% de los medicamentos utilizados en el Hospital Universitario Central de Asturias y con aproximadamente 86 puntos de dispensación distribuidos en áreas según el cuadro siguiente: 9 de 37

10 UBICACIÓN PUNTOS DE DISPENSACIÓN Unidades de Hospitalización 55 Unidades de Cuidados Intensivos 10 Servicios Centrales 4 Hospitales de día 4 Bloques Quirúrgicos/Reanimación/Paritorios 9 Consultas Externas 2 Urgencias 2 2. El licitador deberá demostrar amplia y probada experiencia en hospitales de ámbito nacional para proyectos de características similares (relación de hospitales y número de puntos de dispensación por hospital). 3. Características técnicas de los dispositivos (armarios) de dispensación Software del sistema Capacidad de integración y conectividad del sistema con los elementos de gestión propios del modelo de organización de la UGC de Farmacia. Será necesaria la demostración, a nivel nacional, de la integración de los interfaces de nueva incorporación, así como la integración y conectividad con los sistemas ya existentes en la UGC de Farmacia. Entre otros posibles o similares se encuentran los siguientes: 1. Historia clínica electrónica /Sistemas de prescripción médica electrónica / CERNER 2. Sistemas de gestión económica, logística y clínica FARMATOOLS / ASTURCON XXI-SAP /SAVAC /CERNER. 3. Sistemas automáticos de gestión de almacenes. Deberán estar dotados de sistemas de gestión de stocks a distintos niveles (sincronización del formulario, inventario, consumos/paciente ) y admisión de pacientes. 4. Base de datos de pacientes: admisión, archivo, gestión documental. 5. Con las aplicaciones que registren la administración electrónica fiable y segura de los medicamentos. Amplia y probada experiencia en el desarrollo de interfaces con sistemas de orden médica electrónica y bajo el modelo de funcionamiento de dispensación 10 de 37

11 con control de prescripción (indicar referencias de interfaces realizados y sus Hospitales, así como número de puntos de dispensación donde se trabaja así actualmente) y especialmente con la interface: CERNER - ARMARIO- FARMATOOLS La empresa debe aportar documentación del personal que asegure el éxito en las distintas fases del proyecto: consultoría y desarrollo del proyecto, Implantación y puesta en marcha, y soporte de mantenimiento. Detallar Nombre, apellidos, capacitación profesional y antigüedad en la empresa y experiencia en la implantación de proyectos similares en hospitales del mismo nivel que el HUCA. Los sistemas automatizados se integrarán con los equipos de almacenamiento rotatorios actualmente en funcionamiento en la UGC de Farmacia del HUCA, y que el proveedor adjudicatario del presente lote deberá trasladar al nuevo edificio e instalar en las nuevas instalaciones. Los equipos permitirán realizar una instalación donde todas las unidades propuestas a automatizar se configurarán en modo con control de prescripción médica. Esta configuración se definirá antes de la instalación. El sistema incluirá software de explotación de datos en formato web que permita definición de informes a medida y exportación de datos a otros formatos electrónicos (hojas de cálculo, gráficos ).Entre los informes requeridos se incluirán los relacionados con la documentación exigida por la legislación vigente de la Consejería de Sanidad del Principado de Asturias en materia de estupefacientes. El software debe permitir la explotación de los datos de tal forma que permita la obtención de documentos e informes que cumplan con la documentación exigida por la legislación para las especialidades farmacéuticas estupefacientes El software de las estaciones dispondrá de la capacidad de informar de aquellos medicamentos que habiendo sido prescritos para un paciente, no han sido retirados de la estación imputados al mismo. Este informe permite un seguimiento del cumplimiento de los tratamientos del paciente. El software de las estaciones dispondrá de alertas asociadas a las horas de retirada de los medicamentos, vinculadas a la orden médica del paciente y su horario de tomas, de modo que se avisará al usuario de enfermería de que la retirada del fármaco se hace demasiado pronto o demasiado tarde. Los rangos temporales que desencadenan estas alertas serán configurables por el propio Hospital. Las estaciones se programarán para poder dar acceso a una serie de medicamentos (configurable) sin necesidad de prescripción médica, programación que responderá a las necesidades de la UGC de Farmacia. Se deberá indicar si el sistema ofertado permite una programación previa por horarios. El sistema ofertado deberá incluir el software de consola y de los sistemas de información en las unidades, en castellano y deberá de ser específico para la gestión de medicamentos. 11 de 37

12 El software de los armarios dispondrá de capacidad para la gestión de avisos y alertas clínicas asociadas a la dispensación y configurables por el propio Hospital. Esta capacidad permitirá asociar las respuestas del usuario al proceso de dispensación, registrándolos y habilitando su explotación posterior. Se deberá indicar el alcance y desarrollo de la capacidad para permitir asociar datos clínicos concretos al proceso de dispensación, su registro y su explotación posterior. Con el fin de facilitar al máximo el acceso de los usuarios al sistema y para los sistemas de dispensación en planta, será imprescindible la funcionalidad por pantalla táctil y software iconográfico, así como la posibilidad de selección/asignación de pacientes propios para cada usuario. Acceso seguro de los usuarios: clave de identificación y sistema adicional de seguridad (huella dactilar u otros elementos que añadan seguridad). El sistema permitirá definir distintos perfiles de usuario, en función de la política de seguridad y acceso a los medicamentos que defina el Hospital Sistema flexible de definición de perfiles de usuario, tanto en lo que se refiere a utilidades del sistema, como en lo que se refiere a acceso diferenciado a pacientes y medicamentos (por ejemplo: estupefacientes). Control de los elementos refrigerados del sistema: registro automático de temperaturas, alarmas en caso de temperaturas fuera de rango. Adaptabilidad a diferentes formas de trabajo en planta de hospitalización: dispensación diaria, por turnos, horaria; y configurable en función de la estación de trabajo. Gestión de la devolución de medicamentos por los usuarios. El sistema deberá contar con alertas automáticas asociadas a la hora de administración del medicamento para aquellos fármacos que se definan con control de la prescripción. Seguridad del sistema El sistema contará con una política clara de seguridad antivirus con cobertura para todos los equipos incluidos en el proyecto. Esta política incluirá soporte hardware y licencias de software para su implantación y total cobertura. Es necesario disponer de sistemas que faciliten la adecuada gestión de la reposición de los almacenes de dispensación automática en planta. Destacamos como más importantes la disponibilidad de scanners para lectura de códigos de barras en los puntos de dispensación durante los procesos de reposición u otros sistemas similares que faciliten la adecuada gestión de la reposición, de modo que se minimice el error en la ubicación de los medicamentos durante estos procesos. Así, el proceso de reposición en la estación contemplará chequeos en pantalla y por lectura de Código de Barras asegurando que el medicamento correcto se almacena en la ubicación correcta. El software de los armarios dispondrá de capacidad para la gestión de avisos y alertas clínicas asociadas a la dispensación y configurables por el propio Hospital. Esta capacidad permitirá asociar las respuestas del usuario al proceso 12 de 37

13 de dispensación, registrándolos y habilitando su explotación posterior. Se deberá indicar si el sistema permitiría al usuario documentar el motivo por el que la temperatura ha salido del rango preestablecido. La dispensación de estupefacientes se podrá controlar con un nivel de seguridad de acceso que permita la dispensación dosis a dosis, emitiendo informes de trazabilidad. Armarios de dispensación La configuración física de cada armario debe permitir disponer de combinaciones distintas de elementos que aporten distintos niveles de control, desde el control máximo (dosis a dosis), hasta el control mínimo (acceso a grupo de productos). El software debe permitir que un mismo dispositivo físico pueda tener asociado distintos niveles de control (por dosis, multidosis, por producto y por grupo de productos), siendo la configuración por software. En el apartado de la configuración se detalla la exigida como mínima para cada punto de dispensación. La instalación debe ser modular y permitir crecimiento progresivo y adaptabilidad a necesidades cambiantes. La oferta debe establecer un número suficiente de armarios y configuraciones físicas diversas para el óptimo funcionamiento de las distintas unidades. Los elementos de mayor grado de control podrán ser configurados por el propio usuario para adaptarse a nuevos requerimientos que puedan surgir en el futuro. Control de acceso físico a elementos refrigerados para el almacenamiento y dispensación de las especialidades farmacéuticas termolábiles. El sistema habrá de disponer de elementos que aporten control efectivo a nivel de software (registro automático de temperaturas y alarmas en caso de temperatura fuera de rango) y a nivel de control de acceso físico a elementos refrigerados externos, para el almacenamiento y dispensación de las especialidades farmacéuticas termolábiles. El sistema permitirá al usuario documentar el motivo por el que la temperatura ha salido del rango preestablecido. Disponibilidad de scanners para lectura de códigos de barras en las estaciones de planta durante los procesos de reposición, de modo que se minimice el error en la ubicación de los medicamentos durante estos procesos. Se valorará la disponibilidad de elementos tipo cajetín cerrado de diferentes medidas o similar, que por su tecnología y funcionalidad puedan ser repuestos en la UGC de Farmacia y enviados a la Unidad para ser intercambiados en los equipos allí instalados. La tecnología permitiría que los cajones formados por estos cajetines se puedan reconfigurar por parte del usuario; permitiendo al usuario final realizar cambios entre cajetines de diferentes medidas en función de las necesidades. También se podrán presentar propuestas de funcionamiento alternativas que faciliten el proceso de reposición. Sistema de cuidada ergonomía que incorpore pantalla de trabajo táctil de, al menos, 15 y que facilite el acceso a los medicamentos. 13 de 37

14 Configuración de los armarios de dispensación en planta Para estimar la configuración de cada uno de los armarios de dispensación se tendrá en cuenta el tipo de armario, así como el nivel de control de acceso/dispensación del medicamento. + Para el tipo de armarios se definirá, como configuración orientativa, admitiéndose otras que cubran las necesidades previstas, la siguiente: a) Armario principal: armario desde donde se realizarán las transacciones en la pantalla táctil. Su configuración será con cajones en los cuales se ubicará básicamente el medicamento oral y las ampollas. A este armario se le podrán conectar armarios auxiliares, tanto los que se definan en la oferta, como alguno más si se quisiera ampliar en un futuro. b) Armario auxiliar: armario anexo al principal para complementar el punto de dispensación según necesidades. c) Columna: armario anexo al principal de mayores dimensiones que los armarios auxiliares y con un control de menor seguridad, para la ubicación de medicamentos que por su tamaño no se adaptan a los cajones del armario principal o auxiliar. Su capacidad se determinará por volumen (m³) de almacenamiento. + Para el tipo de cajones definimos cajetines/ubicaciones siguiendo el siguiente criterio: a) Seguridad alta: cajetín/ubicación que permite el acceso a varias unidades (dosis) de un mismo medicamento (control por medicamento). En este caso el sistema nunca permitirá la apertura de otra ubicación que contenga un medicamento distinto al preseleccionado. b) Seguridad máxima: cajetín/ubicación que permite el acceso dosis a dosis de una especialidad farmacéutica (control por dosis). Cada ubicación contendrá una referencia y una dosis. c) Seguridad media: cajetín/ubicación que permite el acceso a varias unidades (dosis) de varios medicamentos (control por grupo de medicamentos). El detalle de la configuración de los 86 puntos de dispensación vendrán determinados por el nivel y/o carga asistencial de la unidad/área/control donde se ubiquen los armarios y aproximadamente el número de equipos de cada configuración son los que se recogen en la siguiente tabla: Tipo de configuración Número de puntos de dispensación Configuración 1 3 Configuración de 37

15 Configuración 3 5 Configuración 4 37 Configuración 5 4 Configuración 6 11 Configuración 7 1 Configuración 8 11 Configuración 9 1 A continuación se describirán de forma orientativa las diferentes configuraciones: & Configuración 1: Capacidad mínima para: a 60 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 130 ubicaciones de seguridad media a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento & Configuración 2: Capacidad mínima para: a 60 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 130 ubicaciones de seguridad media a Nevera con dispositivo con control remoto a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento a 1 mesa para la nevera & Configuración 3: Capacidad mínima para: a 120 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 130 ubicaciones de seguridad media a Nevera con dispositivo con control remoto a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento a 1 mesa para la nevera 15 de 37

16 & Configuración 4: Capacidad mínima para: a 60 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 130 ubicaciones de seguridad media a 1,15 m³ en armario formato columna a Nevera con dispositivo con control remoto a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento a 1 mesa para la nevera & Configuración 5: Capacidad mínima para: a 120 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 130 ubicaciones de seguridad media a 1,15 m³ en armario formato columna a Nevera con dispositivo con control remoto a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento a 1 mesa para la nevera & Configuración 6: Capacidad mínima para: a 60 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 350 ubicaciones de seguridad media a Nevera con dispositivo con control remoto a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento a 1 mesa para la nevera & Configuración 7: Capacidad mínima para: a 120 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 350 ubicaciones de seguridad media a Nevera con dispositivo con control remoto a1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento 16 de 37

17 a 1 mesa para la nevera & Configuración 8: Capacidad mínima para: a 60 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 350 ubicaciones de seguridad media a 1,15 m³ en armario formato columna a Nevera con dispositivo con control remoto a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición a 1 cajón para devoluciones con control por medicamento a 1 mesa para la nevera & Configuración 9: Capacidad mínima para: a 60 ubicaciones de seguridad alta a 200 ubicaciones de seguridad máxima y a 350 ubicaciones de seguridad media a 2,30 m³ en armario formato columna de cristales opacos a 1 scanner de código de barras para realizar la reposición Además de lo descrito anteriormente, en cada uno de los 86 puntos de dispensación, se dispondrá de un cajón cerrado bajo llave para la devolución de medicamentos estupefacientes. En todos los casos se incluirán todos aquellos elementos y accesorios que puedan ser necesarios para un correcto funcionamiento de los equipos. Además de lo anteriormente indicado todos los equipos cumplirán con las especificaciones descritas en las Características Generales de estos pliegos. 17 de 37

18 Cuadro resumen de las configuraciones Configuración Seguridad Alta (nº de ubicaciones /cajetines) Seguridad Máxima (nº de ubicaciones /cajetines) Seguridad Media (nº de ubicaciones /cajetines) Columna (m³) Cajón para devoluciones Nevera con control remoto y mesa Scanner NO SI NO SI NO SI SI SI NO SI SI SI ,15 SI SI SI ,15 SI SI SI NO SI SI SI NO SI SI SI ,15 SI SI SI ,30 NO NO SI 18 de 37

19 1.3. Área de Salas Blancas. Especificaciones Técnicas mínimas requeridas A continuación se especifican los requisitos y especificaciones generales para la construcción y/o montaje e implementación de las instalaciones de Salas Blancas conformadas por las siguientes: - Preparaciones parenterales - Preparación Citostáticos - Radiofármacos 1. Generales La dimensión de la sala limpia deberá permitir la inclusión de futuros equipos automatizados para el manejo de los productos químicos farmacéuticos. Deberán ubicarse la sala de trabajo interior así como la conexión a las salas auxiliares de forma que no se provoque contaminación. Las instalaciones (electricidad, fontanería, detección de incendios, etc.) a la vista deberán ser las mínimas para evitar acumulación de suciedad, debiendo ser de fácil acceso para su limpieza. Los elementos de corte de suministro a estas instalaciones deberán ser de fácil acceso y limpieza en el caso de estar ubicadas en su interior siendo deseable su ubicación fuera de las salas para su manejo. Deberá disponer de un sistema de limpieza por aspiración. La conexión externa visual deberá ser a través de ventanas de doble acristalamiento. 2. Accesos Deberán tener el mínimo número de accesos, siendo estos dotados de esclusas. En los vestuarios se deberá establecer la escala de presiones adecuada para garantizar el aislamiento. 3. Materiales Deberán ser de fácil limpieza, resistentes a la abrasión y el impacto. Los suelos y paredes deberán ser conductivos. El acabado de los materiales será en superficies lisas y no porosas, libres de quebramientos, cavidades, escalones y rebordes o en el número mínimo posible. 4. Tratamiento del aire Se deberán cumplir las renovaciones, grado de filtración de aire en función de la normativa vigente aplicable al tratamiento de las salas blancas. La entrega de este equipamiento se realizará con la validación de éste por parte del la entidad correspondiente, autorizada por la Administración competente. En el Anexo I se adjunta: Plano 1- Distribución Espacios. Z N-1 Plano 2- Distribución Clima. Z N+2 19 de 37

20 Obra civil Remitirse al punto 6 (Condiciones de suministro, instalación y recepción de los equipos. Obra de adecuación del espacio del servicio de farmacia). Lote 2.- Equipo de gestión, almacenamiento y dispensación automatizada de medicamentos para el área pacientes externos. Especificaciones técnicas mínimas requeridas Equipo de gestión, almacenamiento y dispensación automatizada de medicamentos para el área pacientes externos. 1. Este sistema se plantea como un sistema seguro y automático de dispensación de medicamentos en el área de pacientes de la UGC de Farmacia del HUCA. 2. El licitador deberá presentar un proyecto de implantación que permita adaptarse a las necesidades actuales del mismo y posibilite la ampliación del mismo en un futuro, con actualizaciones y adaptaciones de nuevos módulos. 3. El Proyecto deberá contar con el diseño de las áreas de preparación, así como con distribución de los espacios, definición de los flujos tanto de personal como de mercancías e información. 4. El Hospital deberá garantizar y dotar de todos los medios para la instalación del Robot, pero será el proveedor adjudicatario quien deberá hacerse cargo de la gestión y coordinación de todas las obras necesarias para la puesta en marcha y funcionamiento de todos los elementos descritos en el presente pliego y en concreto conexiones eléctricas, cableado informático, asentamiento de elementos, etc. 5. Características de la instalación: El nuevo HUCA tiene una necesidad de capacidad de almacenaje que contemple al menos envases con una proporción de 60/40% Tª ambiente/ termolábiles. Para la gestión y el almacenamiento de los medicamentos en el almacén del área de pacientes externos se requerirá un equipo que tenga la siguiente configuración: o o 1 robot para el almacenamiento, control y dispensación de medicamentos de temperatura ambiente, con capacidad mínima de envases. 1 robot para el almacenamiento, control y dispensación de medicamentos termolábiles, con capacidad mínima de envases. 20 de 37

21 o o 1 robot de recepción, carga y análisis automático de medicamentos que permita la entrega a los otros componentes de la instalación y que sea autónomo e independiente de los robots de almacenamiento y dispensación, así como de los brazos de dichos robots con el objeto de optimizar los tiempos de carga y dispensación. Los sistemas de transporte necesarios para llevar los medicamentos almacenados en los robots desde éstos a los puntos de dispensación acordados con el proveedor (mostradores de dispensación y despachos de atención al paciente. 6. Especificaciones técnicas mínimas: Equipo Robot de carga automática 1. El equipo deberá ser autónomo e independiente de los Robots de almacenamiento y dispensación, así como de los brazos de dichos Robots, permitiendo la carga indistinta a cualquiera de los 2 robots. 2. Dispondrá de sistema de lectura de códigos de barras, de escaneado de diferentes tamaños y formas del envase. 3. Dispondrá de dos centrales de escaneado de código de barras y de posición de envases, autónoma y separada de los Robots de almacenamiento y dispensación y adicional a la central de escaneado de código de barras propia de cada robot. 4. Tendrá capacidad de detectar y solucionar de manera autónoma y sin intervención externa la caída de envases en posición vertical que provocan la pérdida de espacio si fuesen almacenados de tal forma. 5. Tendrá capacidad de expulsar los envases deteriorados, así como los envases que por error se le entreguen y que no sean del Robot de almacenamiento y dispensación. Estos envases nunca deberán volver a la cinta de entrada para evitar una pérdida de tiempo repitiendo la misma tarea. 6. Permitirá asignación de fecha de caducidad por defecto. 7. Tendrá capacidad de detectar y solucionar de manera autónoma y sin intervención externa la caída de envases en posición vertical. 8. El equipo tendrá la capacidad para que el tiempo medio de mano de obra dedicado a la recepción, colocación, clasificación y colocación en destino final, incluyendo la solución de incidencias será como máximo de 2 minutos para pedidos de 100 a 500 unidades. 9. La capacidad para la colocación de los envases será de 3 envases por minuto en la carga automática y de 10 envases para la manual. Robots de almacenamiento y dispensación 1. Dispondrán de 2 niveles de automatización del proceso de entrada: 21 de 37

22 a. Semiautomático: lectura manual con scanner de los envases para lectura de código de barras. Debe permitir añadir la caducidad en cada envase. b. Automático: lectura automática de los códigos de barras de los medicamentos. 2. El sistema permitirá la realización de la carga semiautomática y automática al mismo tiempo que se pueda realizar la dispensación de envases, sin que una tarea paralice la otra. 3. El sistema permitirá el almacenamiento y dispensación de todos los tipos de envases: cajas cuadradas, rectangulares, cúbicos, cilíndricos y con envoltorio, con capacidad de carga y manejo de envases de hasta 2 kg de peso. 4. El equipo estará dotado de 2 brazos para el robot de almacenamiento de medicamentos a temperatura ambiente y de 1 para el de medicamentos termolábiles. 5. Los brazos de los robots utilizarán el sistema de pinza y deben permitir: a. Función Multipick Entregas y recepción de varios productos de forma simultánea para aumentar la velocidad de trabajo. b. Función Combipick Retiradas múltiples en una sola operación. c. Acceso inmediato a cualquier producto almacenado en profundidad. d. Eficacia con cualquier tipo de envoltorio (celofán, etc.). e. Posibilidad de manipular envases en forma de tarros y/o botellas (envases cilíndricos). f. Posibilidad de almacenar los envases con una distancia entre ellos no superior a 12 mm. 6. El equipo estará dotado de un sistema de entrega que garantizará la entrega de medicamentos en los puntos de dispensación de la manera correcta para lo cual deberá de disponer del conjunto de elementos adecuados para adaptarse a los requisitos de la UGC de Farmacia de tal forma que dispondrá de cintas transportadoras trasladarán los medicamentos a los puntos de dispensación a la velocidad de 1 metros/segundo de forma limpia y segura y serán compactas y silenciosas con transporte continuo y sin interrupciones y de toboganes en espiral para las entregas. 7. El tiempo de entrega de medicamento fuera de robot en petición unitaria será como máximo entre 8 y 15 segundos. 8. Posibilidad de dispensación de los medicamentos situados en la cinta de entrada inmediatamente hayan entrado en el robot. 9. El sistema incluirá, para los robots de almacenamiento y dispensación de medicamentos, el control del stock y la realización de inventarios reales en cualquier momento. El sistema dispondrá de láser que escaneo los estantes y permita el control de stock real, así como de stock mediante la diferencia de entradas y salidas. 10. Con el fin de aprovechar al máximo el espacio dedicado al almacenamiento de medicamentos y optimizar los procesos de carga y dispensación, la carga 22 de 37

23 nunca será interna directa en las estanterías o por bandejas móviles, debiendo ser dicha carga por cinta de entrada (carga semiautomática), o por un Robot independiente de carga automática. 11. Principio de Almacenamiento 3D en forma caótica para aprovechar al máximo el espacio. Utilización de toda la profundidad del estante. Acceso inmediato a todos los envases. Canales de productos mixtos. Estricto cumplimiento con el principio FIFO. 12. El sistema incluirá, para ambos Robots de almacenamiento y dispensación de medicamentos, el control del stock y la realización de inventarios reales en cualquier momento. 13. El sistema dispondrá de láser que escanee los estantes y permita el control de stock real, así como de stock mediante la diferencia de entradas y salidas. 14. El tamaño y capacidades propuestas son aproximadamente las siguientes: DIMENSIONES MÁXIMAS Robot Medicamentos Tª ambiente Robot Medicamentos termolábiles Largo (metros) 4,5 4,00 Ancho (metros) 1,65 1,65 Alto (metros) 3,00 3,00 CAPACIDAD Número total de envases (mínimo) Posibilidad de ampliar a brazos o cintas transportadoras en un futuro, para el caso de que el Hospital aumente sus necesidades de velocidad de carga y dispensación. 16. Con respecto al robot de almacenamiento y dispensación de medicamentos termolábiles el licitador deberá aportar experiencia en la instalación de dichos equipos, que garantice el correcto funcionamiento del Robot dentro de la cámara frigorífica. 17. Con el fin de garantizar una óptima conservación de los medicamentos termolábiles el licitador suministrará una cámara frigorífica adecuada al objeto del presente Pliego Técnico. Hardware 1. Unidad de control para la operación paralela del Robot ordenadores PC industriales con doble Disco Duro sistema espejo. 23 de 37

24 3. 2 terminales de operador con 2 pantallas táctiles de Vídeo sistema con cámaras interiores para el control de las operaciones y monitor de SAI con 1 hora de autonomía informática en casos de emergencias. 6. El hardware deberá ser tolerante a fallos. Software del sistema El sistema incorporará un software de gestión robusto, de probada eficacia y eficiencia, con un interface de usuario sencillo y de fácil aprendizaje, aportando toda la ergonomía posible al trabajo del usuario final. Software para almacén dinámico y administración de acceso a transmisión remota de datos y para funciones Multipick y Combipick (retiradas múltiples en una sola operación). Capacidad de integración y conectividad del sistema con los elementos de gestión propios del modelo de organización de la UGC de Farmacia. Será necesaria la demostración, a nivel nacional, de la integración de interfaces con: 1. Gestión de recepción de pedidos de los proveedores o devoluciones, control de inventarios, sincronización de catálogo de productos. 2. Sistemas de gestión económica, logística y clínica ASTURCON XXI- SAP/SAVAC/CERNER, 3. Gestión de productos con ubicaciones externas al equipos automático 4. Base de datos de pacientes: admisión, archivo, gestión documental. El adjudicatario garantizará la interconexión entre el robot y el software de gestión de farmacia. En este sentido el adjudicatario realizará las interfaces necesarias para la correcta interconexión entre el robot y el software de la UGC de Farmacia para lo cual, el Hospital actuará como mediador entre el adjudicatario y el desarrollador del Software de Gestión de la Farmacia con el propósito de planificar, programar y poner en marcha las interfaces adecuadas por ambas partes. En todos los casos se incluirán todos aquellos elementos y accesorios que puedan ser necesarios para un correcto funcionamiento de los equipos. Además de lo anteriormente indicado todos los equipos cumplirán con las especificaciones descritas en las Características Generales de estos pliegos. 24 de 37

25 4.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL MANTENIMIENTO INTEGRAL (LOTE 1: SUBLOTES 1.1. Y 1.2., Y LOTE 2) 4.1. Objeto Finalizado el periodo de garantía, el licitador adjudicatario estará obligado al Mantenimiento Integral sin exclusión alguna de los equipos y sistemas adjudicados en el Lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2, incluidas las actualizaciones de software durante los plazos previstos en el Pliego de Cláusulas Jurídicas para cada uno de los equipamientos En el presente Pliego se recogen las prescripciones técnicas y las condiciones especiales que regirán en dicho mantenimiento, debiendo presentarse por el licitador un Plan de Mantenimiento Integral que describa la metodología a seguir, distinguiendo los siguientes conceptos o capítulos: A.- Mantenimiento preventivo. B.- Mantenimiento correctivo. C.- Mantenimiento técnico - legal Finalidad del Mantenimiento Integral La finalidad de un Servicio de Mantenimiento Integral es la de mantener en todo momento las instalaciones, equipos y sistemas objeto de la presente adjudicación (Lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2), en perfecto estado de funcionamiento, mediante la ejecución de distintas operaciones y tareas, entendiéndose en todo caso que los requisitos exigidos en estos pliegos tienen la consideración de mínimos o básicos y que lo pretendido es la consecución de los objetivos de calidad determinados por GISPASA, y que se indican a continuación: - Conseguir el mejor estado de conservación de las partes y elementos componentes. - Facilitar la obtención de las funciones y las prestaciones que deben cumplir. - Asegurar el funcionamiento continuo y eficaz de las instalaciones y equipos, minimizando las posibles paradas como consecuencia de averías. - La seguridad integral referida a los aspectos técnicos de estos equipos e instalaciones. - El cumplimiento de la normativa referente a las instalaciones y equipos objeto del contrato - La prestación de un eficiente y eficaz servicio de mantenimiento de las instalaciones 25 de 37

26 4.3. Prestaciones Definiremos en este apartado las prestaciones que incluye el Mantenimiento Integral de los equipos y sistemas objeto de la presente contratación (Lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2), entendiendo que la amplitud y dificultad que implica una correcta y matizada definición no pueden ser contempladas en este Pliego, por lo que podrán solicitar las aclaraciones que estimen oportunas. No se admitirán, posteriormente a la adjudicación, reclamaciones en cuanto al nivel, alcance, contenido y metodología que se describen a continuación Alcance El Servicio de Mantenimiento Integral (a Todo Riesgo) de los equipos y sistemas objeto de la presente contratación (Lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2), así como de las instalaciones inherentes, que forman parte inseparable de los mismos y cuyo fallo inhabilite el funcionamiento de los equipos Metodología Las ofertas técnicas deberán expresar claramente la metodología de trabajo que proponen para la prestación de este servicio y que deberán constar como mínimo de los siguientes apartados considerados como básicos y necesarios para la consecución de los objetivos de calidad establecidos por GISPASA: Mantenimiento preventivo En la oferta técnica se indicarán las actuaciones de mantenimiento preventivo que el adjudicatario piensa llevar a cabo sobre las instalaciones y equipos y sistemas objeto de esta contratación y sus componentes(lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2), de forma programada y en las que se incluirán todas las actividades de limpieza, mediciones, comprobaciones, regulaciones, chequeos, ajustes, reglajes, engrases, etc., y todas aquellas acciones que tiendan a asegurar un estado óptimo de los equipos y sistemas desde el punto de vista funcional, de seguridad, de rendimiento energético e incluso de protección de medio ambiente. Formarán necesariamente parte de dichas actuaciones aquellas expresamente recomendadas por el fabricante. En las labores de mantenimiento preventivo in situ, se monitorizará y analizará la actividad del sistema, fallos registrados, nivel de incidencias por dispositivos, ocupación de HD, etc Mantenimiento correctivo El mantenimiento correctivo será realizado sobre la totalidad de las instalaciones y equipos y sistemas objeto de esta contratación y sus componentes (Lote 1: sublotes 1.1. y 1.2., y lote 2), realizándose sobre los mismos todo tipo de actuaciones tendentes a su reparación y puesta en servicio en los plazos más exiguos posibles. Si las reparaciones implicaran parada de equipos o instalaciones, o riesgo de parada sobre otras instalaciones subsidiarias en marcha, se requerirá la autorización previa 26 de 37