Creación del Servicio de Farmacia en el Hospital del Trauma

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1 Creación del Servicio de Farmacia en el Hospital del Trauma resistencia al cambio tiende a ser una especie de freno; la asignación de tiempo y recursos para los múltiples elementos que forman parte de un servicio de farmacia es una tarea sin fin cuando hay que empezar desde cero, y luego es proceso de mejora continua cuando la organización se hace una realidad. Dra. Karen Garita INS-HT/INS La Farmacia del Hospital del Trauma constituye una parte del proyecto que representa este nuevo centro médico del Instituto Nacional de Seguros (INS), el cual tuvo sus inicios, aproximadamente, en el año 2007, como una aspiración por generar mejores condiciones para el paciente del INS. Hoy día la Farmacia del Hospital del Trauma viene a representar un servicio con la más alta innovación tecnológica y dirección estratégica vinculada a estándares de seguridad, eficiencia y trazabilidad. Lo que en un inicio fue una aspiración, sin duda alguna un proyecto retador, se convirtió a finales del 2013 en una realidad. No ha sido un camino fácil, porque construir es desafiante y la Precisamente porque no todos los días se construye un hospital especializado en Costa Rica, considero oportuno dar a las seis grandes etapas que protagonizan la creación y apertura del Servicio de Farmacia del Hospital del Trauma. Primer etapa Planificación: El servicio de farmacia es un sistema que requiere estar compuesto por varios micro-sistemas con muchos elementos tales como infraestructura, personal, recursos financieros, equipos y muebles, capacidad de producción y volumen de trabajo, información, factores legales, campo de investigación y todos los detalles propios de un proceso complejo, incluyendo factores ambientales. Este proceso inicia con la planificación de la infraestructura, los procesos informáticos, los procedimientos y flujos, la adquisición, selección y logística de

2 medicamentos, equipos tecnológicos y otros, insumos para manejo de trauma, etc. Cada detalle representó muchas cosas por investigar, arduo trabajo y mucho esfuerzo. Segunda etapa A esta fase la llamo reinventarse: la oportunidad de conocer un hospital modelo en manejo del Trauma, el Hospital del Trabajador en Santiago de Chile y todo lo que representa viajar, descubrir, dar respuesta a las preguntas y cumplir o no expectativas, aprender, y muchas más por desaprender. Si bien el objetivo de mi estadía era buscar información relevante, conocer y entender los procesos, indudablemente obtuve más. Analizar el panorama de un servicio de farmacia ajeno, junto a la experiencia de observar la interrelación con otros servicios del hospital y como resultado, el comportamiento de cada uno de éstos, genera un redescubrir, una manera de hacer las cosas y adaptarlas, que en definitiva, es un reinventarse inevitable y perspicaz. De esta pasantía me centraré en tres aspectos: (1) El perfil del farmacéutico: en Chile al farmacéutico se le denomina Químico Farmacéutico. El color de uniforme para esta profesión es el blanco. Se trata de un profesional regio, con mucho conocimiento, inclusive en insumos quirúrgicos y de enfermería; sin embargo, mi percepción es que su intervención en despacho y uso racional de medicamentos, intenta cobrar importancia. (2) Tecnología: un servicio con una tecnología fascinante, con capacidad de impresionar, solo por nombrar: equipos en forma de ruleta que permiten almacenar grandes cantidades de medicamentos en espacios reducidos y vinculan datos de trazabilidad del medicamento con el usuario del equipo, disminuyen los errores humanos en la selección del producto, porque es automatizada con base en códigos, lo cual convierte un proceso evidentemente complejo en uno dinámico, sencillo, y controlado, acompañado de un reabastecimiento programado, perfectamente adaptable a las necesidades e implicaciones legales de Costa Rica. (3) Programas de información y atención a paciente con poco crecimiento de la mano de la limitante en la intervención del farmacéutico en procesos de medicación y farmacología.

3 Este proceso fue de mucha tensión, porque era necesario contestar todas las preguntas que surgieran. Cuándo y cómo se vestirá e instalarán todos los equipos y muebles del servicio? Cuándo se iniciará el servicio? Tercer etapa Plan de implementación: cuyo objetivo era tropicalizar lo más adaptable y eficiente del Servicio de Farmacia del Hospital de Chile, con lo propio, tomando en cuenta los recursos, la legislación existente y actualizada en Costa Rica, y todo los factores inherentes al proceso. Ver el espectáculo desde otro ángulo siempre debería generar un análisis interno y de hecho permitió la elaboración de un plan estratégico más sólido. Esta es la razón por la cual las organizaciones no deben poner fin a las labores estratégicas, aún cuando hayan llegado a la meta, porque cuanto más se recorre un camino, más se conoce y esto permite mejorarlo. Cuarta etapa La puesta en marcha: Sé que ninguno de mis compañeros olvidaremos esta etapa Armar un rompecabezas, la consolidación y organización de todas las ideas para lograr un hospital funcionando. Cuántas personas del Servicio se requerirán el primer día? Cómo se iniciará? Cuáles son los procesos clave y cómo se describen estos procesos? Quiénes serán los responsables de cada proceso? Cuáles son los planes de contingencia cuando un proceso clave falla? Qué indicadores serán requeridos? Qué pruebas de simulación de situaciones son esenciales? Etc, etc, etc Quinta etapa Pre-apertura: Inicia con la instalación y revisión de equipos, acomodo de insumos y medicamentos, capacitación del personal contratado en el sistema de manejo de información médicoadministrativo, capacitación en procedimientos, protocolos y pruebas de simulación, entre otros. Un servicio instalándose y ordenándose al mismo tiempo

4 Sexta etapa El primer día: un servicio de farmacia recién nacido funcionando, acomodándose o reacomodándose, un inicio de mucho trabajo, días largos. Farmacia Hospital del Trauma: Organización: El Servicio de Farmacia cuenta actualmente con seis regentes farmacéuticos: Dra. Evelyn Rojas, Dra. Ericka Gatgens, Dr. Jean Paul Gorzong, Dr. Alfonso Pereira, Dra. Ana Yensy Vilalobos, Dr. Zeledón, seis asistentes de farmacia, encargados del control y logística de medicamentos y un asistente administrativo. La farmacia tiene zonas de trabajo diseñadas para dispensación de medicamentos, las cuales están acopladas a estantes de almacenamiento de fácil reabastecimiento y ayudas visuales para identificar medicamentos de uso parenteral, medicamentos vía oral, de uso tópico, y otros. Tres bodegas categorizadas por tipo de medicamento o insumo, con accesos controlados por tipo de usuario, correo neumático hacia zonas estratégicas, cámaras de almacenamiento de medicamentos de cadena de frío con paneles de control de temperatura y graficadores, carros de unidosis con acceso por código- usuario, detalle que permite la trazabilidad de quien realiza la apertura del mismo y la hora; actualmente se está trabajando con un software de incompatibilidades que filtra las disconformidades en prescripción, generando una leyenda al médico o farmacéutico. Cuenta con un Centro de Información de medicamentos (CIM) el cual permite consultas vía telefónica, de manera personal o mediante el correo electrónico: El CIM está localizado en la misma unidad de farmacia del hospital y es fácilmente accesible al personal de hospital. El ámbito de acción es fundamentalmente el Hospital del Trauma (HDT). Se espera que en un futuro preste servicio a usuarios fuera del hospital. Se fomentarán programas de cooperación con otras instituciones hospitalarias, con otros servicios o centros de información de medicamentos y con universidades para rotación de estudiantes de pre grado. Entre otras funciones, pretende participar como asesoría técnica de los comités, educación al paciente y a profesionales de la salud y trabajar en la difusión de información relevante.

5 Grandes sueños hacen grandes proyectos y en cada paso nuestro objetivo es brindar un servicio integral que incluya dispensación segura y oportuna de los medicamentos, educación e información sobre el uso racional de los mismos, logrando la satisfacción del usuario interno y externo.

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