12.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES PROYECTO TÉCNICO

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1 12.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES PROYECTO TÉCNICO Documento redactado por Documento revisado por Documento aprobado por Jordi Labandeira Alberto Arnáez Joaquín de Abreu David Naranjo Marc Albaladejo Fecha:

2 ÍNDICE 12.- GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO... 4 a) INTRODUCCIÓN... 4 b) ALCANCE... 4 c) RESPONSABLES... 4 d) PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES... 5 e) CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES... 8 f) TIPOS DE CONTRATO... 8 g) SOLICITUDES DE CAMBIO Pág.2 de 9

3 12.- GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO Durante el desarrollo de un proyecto es probable que sea necesario realizar la compra o adquisición de productos así como de servicios o resultados externos, es decir, fuera del equipo del proyecto. El objetivo de la gestión de las adquisiciones es el de definir los procedimientos para la tarea de compra de estos productos o servicios que puedan ser requeridos durante la ejecución del Proyecto. Dentro de estos procesos se incluye la gestión de contratos y el control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto, entendiéndose por contrato aquel documento legal que se establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo vinculante para ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida. Es de suma importancia gestionar de forma activa el ciclo de vida de los contratos y redactar cuidadosamente los términos y condiciones de las adquisiciones, de modo que se puedan evitar algunos de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor. La gestión de las adquisiciones está constituida por 4 procesos: Planificar las adquisiciones. Documenta las decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores. Efectuar las adquisiciones. Obtiene respuesta de los vendedores, los selecciona y adjudica los contratos. Administrar las adquisiciones. Gestiona las relaciones de las adquisiciones, monitorea la ejecución de los contratos, y efectúa cambios o correcciones según sea necesario. Cerrar las adquisiciones. Finaliza cada adquisición para el proyecto. Nota: a lo largo de los procesos se utilizará tanto la palabra proveedor como vendedor, ambas hacen referencia al mismo concepto. Pág.3 de 9

4 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO a) INTRODUCCIÓN Planificar las adquisiciones es el proceso básico donde se documentan las decisiones de compra para el proyecto, se especifica la forma de hacerlo e identifica posibles vendedores. Realizar una correcta planificación de las adquisiciones permite obtener una efectiva y apropiada oferta, selección de vendedor, adjudicación del contrato y cierre de la adjudicación con éxito. b) ALCANCE Este proceso se debe aplicar para cualquier adquisición que se deba realizar en el proyecto Walk n Charge. c) RESPONSABLES La persona designada del Dpto. de Compras para el proyecto Walk n Charge será la encargada y responsable de velar por correcta y óptima gestión del proceso de adquisiciones. Los diferentes ingenieros designados de cada área (electrónica, mecánica y procesos) serán los responsables en identificar aquellos productos/servicios que se desean adquirir y de describirlos, es decir, detallar con exactitud los requisitos de las adquisiciones que se tienen que hacer en cada una de sus áreas así como de informar de las fechas en las que se requieren. EL Project Manager será el responsable de velar para que el Dpto. de Compras tenga toda la información necesaria de los diferentes departamentos y de la información general del proyecto (requisitos, riesgos, estimación de costes, cronograma general de las adquisiciones, etc.), con el fin de garantizar una correcta ejecución de los procesos de adquisiciones. Pág.4 de 9

5 d) PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES Es básico tener en cuenta la información proveniente de los siguientes puntos para una correcta planificación de las adquisiciones: La línea base del alcance. Documentación de requisitos (general del proyecto y de los recursos de las actividades). Registro de riesgos. Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos (seguros, garantías, etc.) Cronograma del proyecto. Estimación de costes de las actividades (que servirá de referencia para comparar con las ofertas que se reciban). Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización. Para llevar a cabo cualquier tipo de adquisición en la empresa, y en consecuencia en el proyecto Walk n Charge, se deberán seguir los siguientes pasos: 1. Identificar qué necesidades del proyecto deben satisfacerse mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto. Para ello se realizará un análisis entre los ingenieros de cada área (electrónica, mecánica, procesos y calidad) y el Project Manager, con el fin de determinar los trabajos que se pueden realizar de forma satisfactoria por el equipo (siempre que sea factible) o por el contrario se deben adquirir fuera de la organización. Una vez analizado y tomada la decisión de realizar la adquisición fuera de la organización, se estudiará si ésta se comprará o alquilará. Se muestra a continuación las adquisiciones principales a realizar en las fase 1 y 2.1 del proyecto Walk n Charge: ADQUISICIONES FASE 1 ALQUILAR COMPRAR PROTOTIPO ENSAYO (Prototipo) PATENTE EUROPEA Pág.5 de 9

6 ADQUISICIONES FASE 2.1 ALQUILAR COMPRAR ENSAYO (Producto Final) HOMOLOGACIÓN (Producto Final) MOLDE UTILLAJES 2. Generar el documento de solicitud de adquisición. Una vez identificadas las adquisiciones a realizar, los ingenieros de cada departamento deben detallar el producto o servicio que se requiere teniendo en cuenta la línea base del alcance, de todo ello debe quedar constancia en el anexo ANX_Solicitud_Adquisición. En el documento a cumplimentar, se dejarán reflejados los puntos más importantes que se deben tener en cuenta, como por ejemplo: a. Detalle de los requisitos del producto/servicio b. Cantidades c. Fecha de la necesidad. d. Coste objetivo. e. Riesgos que nos pueden afectar y que se tienen que tener en cuenta para que queden reflejados y que el vendedor los conozca. f. Lugar de entrega requerido 3. Revisar documento de solicitud. El Project Manager recibirá los documentos de solicitud de adquisiciones, los revisará por si fuese necesario corregir o añadir algo más, puesto que es la persona que mejor conoce el proyecto y tiene una visión general de éste, lo validará o rechazará y lo hará llegar al Dpto. de Compras (en caso de estar ok) o lo devolverá a la persona solicitante (en caso de no estar ok). 4. Buscar proveedores. El Dpto. de compras se encargará de buscar proveedores que cumplan con los requisitos descritos, este trabajo nos servirá para realizar un filtro de proveedores en el mercado y para tener una base de datos de los mismos, que se deberá ir actualizando. Pág.6 de 9

7 5. Lanzar solicitudes de precio y condiciones. Una vez filtrados e identificados los proveedores, compras lanzará las solicitudes de precio y condiciones de las adquisiciones requeridas. En el documento de solicitud al proveedor, se redactará de forma clara el enunciado del trabajo relativo a la adquisición, tomando como base de la información el documento ANX_Solicitud_Adquisición realizado por los ingenieros y revisado por el Project Manager. Siempre que sea viable, se agruparán paquetes de solicitudes de varias adquisiciones a un mismo proveedor con el fin de poder tener mayor poder de negociación. 6. Análisis de ofertas y selección de proveedor. El Dpto. de Compras filtrará y seleccionará a los proveedores siguiendo los criterios de selección de proveedores de. (Dichos criterios los podemos ver con mayor detalle en el punto Criterios de Selección de Proveedores ). Una vez seleccionado el proveedor, se planificará una reunión (siempre que sea posible de forma presencial), para terminar de negociar los términos y condiciones que quedarán recogidos posteriormente en el contrato. 7. Adjudicar contrato. El Dpto. de compras adjudicará un contrato de adquisición al proveedor seleccionado e informará de ello a los implicados dentro de la organización (Project Manager e ingenieros de cada área). Los tipos de contratos se describen con más detalle en el punto Tipos de Contrato. 8. Desempeño de la adquisición. El Project Manager informará del desempeño de la adquisición (monitoreará el alcance, el coste, el cronograma y el desempeño técnico). Obtendrá la información de los ingenieros de cada área y traspasará esta información al Dpto. de compras, actualizará los procesos y documentos que se vean afectados por solicitudes de cambios necesarias (registro de riesgos, cronograma, etc.). 9. Cerrar contrato adquisición. El Project Manager será el encargado de cerrar las adquisiciones, es decir, de finalizar cada adquisición para el proyecto. Pág.7 de 9

8 e) CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Los criterios de selección de proveedores establecidos por están basados en tres principios fundamentales para la organización: Máxima relación calidad-precio. Fiabilidad de los productos/servicios. Transparencia. Estos son los tres principios básicos para la selección de proveedores, pero como es lógico existen otros puntos también importantes que se deben trabajar para realizar la selección del proveedor, como son por ejemplo: Analizar si el proveedor cumple con todos los datos aportados en el documento de solicitud de adquisición (requisitos, plazos, riesgos, línea base de alcance, etc.) Evaluar la capacidad técnica del proveedor. Evaluar el nivel de riesgo identificado en el documento de solicitud y ver la proporción que le puede asignar al vendedor. Evaluar si el proveedor cuenta con procesos de gestión válidos. Analizar si el periodo de garantía es válido y qué incluye. Evaluar la capacidad financiera del proveedor, así como el tamaño de la empresa y su tipo de negocio. Buscar referencias que lo avalen como un buen proveedor. Una vez trabajados todos estos puntos, podemos introducirlos en una tabla comparativa, cuantificar los análisis/evaluaciones y tomar la decisión sobre el proveedor a elegir. (Ver documento ANX_Tabla_Comparativa_Proveedores. f) TIPOS DE CONTRATO Como se comentó al inicio de este proceso: un contrato es aquel documento legal que se establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo vinculante para ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida. Pág.8 de 9

9 El tipo de contrato entre el proveedor y el cliente determina el nivel de riesgo compartido entre ambos. Aunque existen diferentes tipos de contratos (de precio fijo, de costos reembolsables, y por tiempo y materiales) el más utilizado por las organizaciones es el de precio fijo. El tipo de contrato que utilizará variará en función de las necesidades de la adquisición y del proyecto. El proyecto Walk n Charge contrato que se utilizará será de precio fijo cerrado. El contrato de precio fijo cerrado se caracteriza por tener establecido un precio total fijo para un producto o servicio definido. En los contratos de precio fijo también pueden incluir incentivos financieros para quienes alcancen o superen objetivos seleccionados del proyecto, tales como las fechas de entrega programadas, el desempeño de costos y técnico, o todo aquello que pueda ser cuantificado y posteriormente medido, pero este tipo de variante sólo se utilizará cuando las necesidades de la adquisición lo requieran. El riesgo que corren los proveedores en este tipo de contratos, es que se encuentran obligados por ley a cumplir los acuerdos contraídos, bajo el riesgo de afrontar eventuales daños y perjuicios financieros si no cumpliesen con lo establecido en el contrato. Los compradores tienen la responsabilidad de definir con exactitud el producto o los servicios que son objeto de la adquisición. En el caso de cambios en el alcance, estos quedarán siempre reflejados en el contrato y se debe tener en cuenta que pueden estar acompañados de un aumento en el precio por parte del proveedor. g) SOLICITUDES DE CAMBIO Durante el proceso de gestión de las adquisiciones es probable que se produzcan solicitudes de cambio, por ello es importante que estas se gestionen de acuerdo al Control Integral de Cambios y que la comunicación de dichos cambio se haga de acuerdo al Plan de Gestión de las Comunicaciones. Pág.9 de 9