Guía para redactar un Plan de Gestión de Adquisiciones y Suministros

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1 Guía para redactar un Plan de Gestión de Adquisiciones y Suministros Capacidad de Management gestión Capacity Management Sistemas de Procurement Políticas y gestión Information de sistemas Poliies & de información Capacidad Systems PR s adquisiciones Systems Institucional del Institutional RP para Capacity GAS Garantía Coordinación Quality de calidad/ Coordination Assurance/ control de calidad Quality Control Leyes nacionales International & e internacionales National Laws 6 Garantía de uso racional 5 Distribución 1 Selección de productos Ciclo de GAS 4 Gestión de existencias 2 Procedimiento para pronósticos 3 Adquisiciones Publicado en enero 2006

2 La portada debe incluir la siguiente información: Plan de Gestión de Adquisiciones y Suministros Por el período de (año) hasta (año) Título de la propuesta/del Programa: Receptor Principal (RP): País: Componente: Convocatoria #: Fase 1 ó Fase 2: Número de subvención: Categoría de productos 1 Productos farmacéuticos Productos sanitarios y productos básicos 2 (excepto productos farmacéuticos) Equipamiento sanitario (rayos X, equipo de 3 laboratorio, etc.) Servicios (relacionados con GAS, por ej., garantía de la calidad, sistemas de gestión de la 4 información, uso racional de los medicamentos, etc.) Productos y servicios no sanitarios (por ej., 5 vehículos, computadoras, construcción, asesoría financiera, etc.) Total Año 1 (USD) Año 2 (USD) Año 3 (US$) si es necesario Total de Fase Monto total de la subvención (US$) Adquisición total como % de la subvención Persona (nombre, cargo, departamento) con responsabilidad absoluta por esta subvención. Proporcionar el nombre y datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.). Persona (nombre, cargo, departamento) con responsabilidad absoluta por todas las actividades de GAS. Proporcionar el nombre y los datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.). Fecha de presentación o presentaciones: Guía para redactar el Plan de GAS 1

3 Introducción En una breve introducción, de no más de una página, incluya los objetivos clave de este proyecto financiado por el Fondo Mundial, así como una breve descripción general de los asociados ejecutores clave y sus respectivas funciones y responsabilidades. Presente un organigrama de la unidad de GAS e indique cómo se inserta en la estructura general del Receptor Principal, del Organismo nacional regulador de medicamentos, del Ministerio de finanzas, del Ministerio de salud pública (indique todas las dependencias pertinentes). Aborde todo otro tema que resulte pertinente. 1. Capacidad del Receptor Principal para llevar a cabo la Gestión de Adquisiciones y Suministros 1.1 Capacidad de gestión Esta sección se propone evaluar la capacidad del Receptor Principal de gestionar y poner en ejecución diversas actividades. Actividad Qué organización y/o departamento es responsable por esta función? Si esta función se realiza mediante contratación externa, indíquelo en la tabla (incluya todas las organizaciones si se trata de más de una organización). Qué tipo de organización es responsable de esta función? (Receptor Principal, Sub- Recpetor, agente de adquisiciones, otros) Indique si se necesita personal adicional o asistencia técnica En el caso positivo, indique si esta necesidad estuvo planteada en la propuesta original Políticas y sistemas de adquisiciones por ej., ministerio de finanzas, ministerio de salud pública Garantía y control de la calidad de productos farmacéuticos Leyes nacionales e internacionales (patentes) Coordinación Sistemas de gestión de la información (SGI) Selección de productos Pronósticos Adquisiciones y planificación Gestión de existencias Distribución a otros depósitos y usuarios finales Garantía del uso racional Guía para redactar el Plan de GAS 2

4 1.2 Políticas, sistemas y capacidad de adquisiciones Cuenta la organización encargada de las adquisiciones con reglamentaciones escritas y manuales detallados que destaquen la necesidad de transparencia y competitividad? Si no es así, indique cómo y cuándo se abordará esta deficiencia. Asegúrese de que el manual esté disponible para que el agente local de fondo pueda examinarlo. Indique el valor total estimado de las adquisiciones llevadas a cabo por este departamento durante los últimos 12 meses (incluya todos los productos y todas las fuentes de financiamiento). Indique el valor estimado de la adquisición total que se llevará a cabo a lo largo de los 12 meses siguientes, con todas las fuentes nuevas de financiamiento (incluyendo las adquisiciones que serán financiadas por el Fondo Mundial). Indique el valor de la capacidad de adquisición actual en US $ y en forma de porcentaje. Explique de qué forma el Receptor Principal gestionará con eficiencia este incremento. Incluya todo otro comentario o información adicional. 1.3 Capacidad y sistemas de garantía de la calidad El Receptor Principal es responsable de asegurar que los productos que se adquieran con financiamiento del Fondo Mundial cumplan con los requerimientos del organismo nacional regulador de medicamentos en lo relativo a inscripción de medicamentos, prácticas adecuadas de fabricación, etc. Existe un Organismo Nacional Regulador de Medicamentos (ONRM) con capacidad de inscripción de medicamentos, inspección de prácticas adecuadas de fabricación, etc.? Han sido precalificados por la OMS o registrados para su uso todos los productos farmacéuticos provenientes de una fuente única o limitada que serán adquiridos en países que participan de la Conferencia Internacional de Armonización (ICH, por sus siglas en inglés) o del Régimen de Cooperación de la Inspección Farmacéutica (PIC/S, por sus siglas en inglés)? El Receptor Principal necesita notificar al Fondo Mundial si este no es el caso. Esta información es obligatoria para medicamentos destinados a las terapias antirretrovirales (ARV), combinadas con artemisinina (TCA) y medicamentos para la tuberculosis, y debe incluirse en el Anexo 2. Si se adquirirán medicamentos, existen instalaciones de laboratorio con equipamiento y personal suficiente, disponibles para someter a pruebas los productos que se adquieran mediante esta subvención? Cuál es el nivel más alto de calificación de laboratorios del país (a partir de los niveles 1-3, conforme a las normas de la OMS)?. Se subcontratará esta actividad y a quien, si no existen laboratorios adecuados? Cuál es el procedimiento en caso de falla de los productos? 1.4 Leyes nacionales e internacionales Los Receptores Principales son responsables de adherir a las leyes nacionales e internacionales, en particular en lo relativo a los derechos de propiedad intelectual y las patentes. Describa de qué el Receptor Principal forma asegurará la adhesión a las políticas del Fondo Mundial. 1.5 Coordinación Si un país o Receptor Principal está recibiendo financiamiento de otras fuentes para abordar la misma enfermedad, indique de qué forma se utilizarán las diversas fuentes de financiamiento [por ej., fondos del Plan de Emergencia del Presidente de los Estados Unidos para el Alivio del SIDA (PEPFAR, por sus siglas en inglés) para ARV de segunda línea, fondos del Plan Multisectorial de Lucha contra el SIDA (PMS) para estados/distritos adicionales no contemplados en la subvención del Fondo Mundial, etc.]. No es necesario proporcionar los montos del financiamiento suministrados por otros donantes. Explique cómo se coordinará la gestión de adquisiciones y suministros de estos productos. Guía para redactar el Plan de GAS 3

5 1.6 Capacidad de los sistemas de gestión de la información (SGI) Describa el tipo actual de los sistemas de gestión de la información (SGI), tanto centrales como regionales, y si estos sistemas tienen la capacidad de compilar información relativa a los valores y la programación de las adquisiciones, los valores de existencias en diferentes sitios, la cantidad de personas que reciben tratamiento, etc. Si no existe ningún sistema amplio de gestión de la información en funcionamiento, indique si el Receptor Principal se propone obtener y poner en ejecución un sistema de este tipo, y en caso afirmativo indique cuándo y de qué manera. 2. Ciclo de gestión de adquisiciones y suministros 2.1 Selección de productos Complete las columnas correspondientes de la tabla que sigue. Por ejemplo, si los productos se han seleccionado a partir de directrices de tratamiento estándar (DTE) nacionales, complete únicamente dicha columna. Se requiere información únicamente para las categorías de productos indicadas. OMS Nacional Institucional Categoría de productos Terapias ARV Producto (nombre genérico) las listas de medicamentos esenciales (LME) las DTE (indique tratamiento de 1 y 2 línea) las LME las DTE (indique tratamiento de 1ª/2ª línea) las LME las DTE (indique tratamiento de 1ª / 2ª línea) Antimaláricos Anti-TB 2.2 Procedimientos para pronósticos Describa el proceso de realización de pronósticos destinados a determinar la cantidad de productos necesaria, e indique qué métodos se aplicaron para pronosticar los requerimientos de productos (por ej., morbilidad, consumo, capacidad de servicios de salud). Indique cuántos pacientes procurará tratarse en cada año durante el periodo de este Plan? Indique cómo se calculó la cantidad de cada producto y de las existencias reguladoras? Guía para redactar el Plan de GAS 4

6 2.3 Adquisiciones y planificación El propósito principal de esta sección es comprender qué bienes y servicios se adquirirán, cuándo tendrá lugar la adquisición, quién la llevará a cabo, qué procedimientos de adquisición se utilizarán y cuál sería el costo total esperado. Toda esta información deberá suministrarse en los Anexos 1a y 1b. Incluya un breve resumen de temas financieros relacionados, como por ejemplo, valor total de la adquisición, productos adicionales incluidos en el plan de GAS no indicados antes, etc. Asegúrese de que los presupuestos del plan de trabajo, los anexos y la portada guarden coherencia entre sí. 2.4 Gestión de existencias Existe espacio de almacenamiento suficiente en todos los niveles de la cadena de distribución? Proporcione estimaciones del espacio total de almacenamiento existente, si está disponible, y si se requerirá espacio para otras adquisiciones dentro de esta subvención. Si no se dispone de espacio suficiente, indique una solución alternativa. Vincule a esta parte el incremento proyectado de adquisiciones como consecuencia del financiamiento adicional del Fondo Mundial para este Proyecto (por ejemplo, si se dispone de suficiente espacio de almacenamiento en el caso de que se duplique la adquisición total). Existen instalaciones apropiadas para la cadena de frío? Favor explicar. Describa brevemente la política destinada a reducir pérdidas y desperdicios debidos a vencimiento, robo, daño, etc. Permite el sistema de gestión de existencias compilar de datos de existencias en cada sitio de distribución y tratamiento? 2.5 Distribución A cuántos puntos se distribuyen los productos aproximadamente? Establezca la diferencia entre puntos de distribución, por ejemplo, depósitos centrales de suministros médicos, depósitos regionales y cantidad de sitios de tratamiento, por ejemplo, hospitales y clínicas. Qué porcentaje del país abarca aproximadamente la distribución? Existen dificultades significativas para distribuir productos a centros de salud (por ej., falta de caminos, zona de guerra, distancias muy largas, etc.)? Cuál es la frecuencia promedio de distribución a los centros de salud (por ej., mensual, trimestral, etc.)? Existe suficiente capacidad para asegurar que los productos se distribuyan a tiempo y de forma segura (por ejemplo, en camiones cubiertos, automóviles, cajas selladas en motocicletas, etc.?) De lo contrario, describa soluciones alternativas, como alquilar o adquirir vehículos adicionales o subcontratar. 2.6 Garantía del uso racional de los medicamentos Qué estrategias se utilizarán para alentar el inicio del tratamiento, y luego la adhesión y el cumplimiento (por ej., uso de combinaciones de dosis fijas, formulaciones de administración una vez por día, paquetes tipo blíster, educación y ayuda interpares, duración del tratamiento, etc.)? Existe un sistema para vigilar las reacciones adversas a los medicamentos y la fármacorresistencia? En caso afirmativo, describa brevemente cómo funciona el sistema. En caso contrario, describa los planes para crear un sistema. 2.7 Otros Se cobrará a los pacientes/clientes por los productos adquiridos con la subvención del Fondo Mundial? En el caso afirmativo, indique cuánto se cobrará a los pacientes y para qué se emplearán los fondos. Se cobraba a los pacientes/clientes estos productos antes de la subvención del Fondo Mundial (por ej., si se utilizaban otras fuentes de financiamiento)? Guía para redactar el Plan de GAS 5

7 Anexo 1a: Lista de productos que deberán adquirirse (los precios y las cantidades pueden ser estimativos) Indique todos los productos farmacéuticos que se adquirirán en el marco de esta subvención. Sólo en el caso necesario utilice las columnas del año 3 Categoría de productos Producto Dosis Costo unitario estimado (indicar por tableta, por iny., por ml, etc.) Año 1 Año 1 Año 2 Año 2 Año 3 Año 3 Adquisición a cargo de 1 Método de adquisición 2 Terapias ARV Antimaláricos Anti-TB Todo otro producto farmacéutico --ND-- --ND-- --ND-- TOTAL TOTAL TOTAL 1 Indique el nombre del ministerio o la organización que llevará a cabo la adquisición. 2 por ej., negociación directa, licitación nacional, licitación internacional, etc.

8 Anexo 1b: Lista de productos que deberán adquirirse (los precios y las cantidades pueden ser estimados) Indique los productos y servicios que se adquirirán en el marco de esta subvención. Sólo en el caso necesario utilice las columnas del año 3 Categoría de productos Producto Costo unitario estimado (en USD) 3 Año 1 Año 1 Año 2 Año 2 Año 3 Año 3 Adquisición a cargo de 4 Pruebas rápidas para el diagnóstico Productos sanitarios Todo otro producto, suministro o equipamiento para el diagnóstico Mosquiteros (tratados con insecticida de efecto prolongado, otros) Todo otro producto sanitario Equipamiento sanitario Diversos equipos sanitarios Sistemas de gestión de la información (SGI) Servicios 5 Fortalecimiento de la garantía de calidad Otros 6 Productos no sanitarios Todo otro producto o servicio no sanitario 7 TOTAL TOTAL TOTAL 3 Indique si el Receptor Principal o el comprador puede tener acceso a precios especiales (por ej., a través de la Fundación Clinton u otras). 4 Indique si se realizará en forma interna o se subcontratará a un agente de adquisiciones; indique el nombre del ministerio o la organización que llevará a cabo la adquisición 5 esta sección se centra únicamente en servicios relacionados con la gestión de adquisiciones y suministros (por ej., asesoría que fortalecerá la GAS) 6 Indique el tipo de asistencia segmentada en categorías según se presentan en la tabla 1.1 (no proporcione información no relacionada con GAS) 7 No es necesario detallar este punto; incluya en una sola línea algunos productos de valor significativo y algunos servicios a modo de ejemplo (por ej., vehículos, computadoras, construcción, asesoría financiera, etc.)

9 Anexo 2: Condición de precalificación de productos farmacéuticos de fuente única y limitada que serán adquiridos Categoría de productos Nombre genérico Dosis Precalificado por la OMS o inscripto para su uso en un país miembro de ICH/PIC/S? 8 Sí/No Terapias ARV Nombre genérico 100mg Sí Antimaláricos Esta columna es obligatoria sólo para las TCA Anti-TB Esta columna es obligatoria sólo para algunos medicamentos anti- TB de segunda línea (de fuente única y limitada) Abreviaturas ARV RP BPF DTE GAS LME MF MSP OMS ONRM PIC/S SR SGI TCA URM Terapia antirretroviral Receptor Principal Buenas prácticas de fabricación Directrices de tratamiento estándar Gestión de Adquisiciones y Suministros Listas de Medicamentos Esenciales Ministerio de finanzas Ministerio de salud pública Organización Mundial de la Salud Organismo nacional regulador de medicamentos Régimen de Cooperación de la Inspección Farmacéutica Sub-receptor Sistemas de gestión de la información Terapia combinada con artemisinina Uso Racional de los Medicamentos 8 Si fuera necesario, solicite asistencia a la OMS, al Departamento de Medicamentos Esenciales