Gestión de Riesgos en Proyectos

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1 GRUPO VISIÓN PROSPECTIVA MÉXICO 2030 Gestión de Riesgos en Proyectos Mauricio Jessurun Solomou Luis Miguel Arroyo Julio, 2015

2 Gestión de Riesgos en Proyectos La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute.

3 Gestión de Riesgos en Proyectos GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS Se logra mediante la aplicación en integración adecuadas de los 47 procesos de la Dirección de Proyectos agrupados de manera lógica y categorizados en cinco grupos de procesos que son: Inicio Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute.

4 Gestión de Riesgos en Proyectos Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos 1. Administración de la Integración del Proyecto 2. Administración de los Alcances del Proyecto 3. Administración del Programa del Proyecto 4. Administración del Costo del Proyecto 5. Administración de la Calidad del Proyecto 6. Administración de los Recursos Humanos del Proyecto 7. Administración de los Recursos de Comunicación del Proyecto 8. Administración de los Riesgos del Proyecto 9. Administración de los Procesos de Procura del Proyecto 10. Administración de los Interesados del Proyecto 11. Administración de los Procesos de Seguridad del Proyecto 12. Administración de temas ambientales del Proyecto 13. Administración financiera del Proyecto 14. Administración de las Reclamaciones Fuente: PMBOK 5ª Edición. Project Management Institute + Construction Extension..

5 Gestión de Riesgos en Proyectos Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto Tecnología Integradora

6 Gestión de Riesgos en Proyectos Menos Papel y Más Inteligencia y Colaboración

7 Gestión de Riesgos en Proyectos La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Gerencia de = Proyecto Conocimiento Áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyecto + Tecnología Herramientas Tecnológicas Utilizadas en los Procesos de la Gerencia de Proyecto

8 Gestión de Riesgos en Proyectos Porque el Seguimiento y Control? La fórmula mágica seguimiento = + confiabilidad

9 Gestión de Riesgos en Proyectos En México necesitamos empresas que estén preparadas para brindar servicios de Gerencia de Proyecto. Debemos capacitarnos y certificarnos en las metodologías que proponen las mejores prácticas y ser expertos en las áreas de conocimiento de la Gerencia de Proyecto. Debemos incorporar tecnología existente y desarrollar nuestra propia tecnología para cada área de conocimiento de la Gerencia de Proyecto que incluya los criterios y normatividad aplicables en México. Ya lo estamos haciendo

10

11 Presentación de Conceptos Generales y Procedimientos de Análisis de Riesgo

12 OBJETIVOS ESPERADOS DEL ANÁLISIS DE RIESGO Maximizar las oportunidades de mejorar el desempeño de los proyectos con base en la oportuna toma de decisiones. Minimizar las desviaciones por la ocurrencia de los riesgos asociados con eventos y actividades del proyecto. Proteger los objetivos del proyecto en tiempo, costo, calidad, etc.

13 Costo Pronóstico Original Presupuesto de Control Costo Pronóstico Actual Reservas ESQUEMA GENERAL Severidad Riesgos Identificados Ahorros Severidad Riesgos Residuales Acciones Presupuesto Original Presupuesto Original Análisis de Riesgo

14 GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS Guía del PMBOK Quinta Edición, Gráfico 3-1, p. 50

15 ÁREAS DE CONOCIMIENTO Las 10 áreas de conocimiento de la dirección de proyectos son: 1. Gestión de la Integración del Proyecto 2. Gestión del Alcance del Proyecto 3. Gestión del Tiempo del Proyecto 4. Gestión de los Costos del Proyecto 5. Gestión de la Calidad del Proyecto 6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 8. Gestión de los Riesgos del Proyecto 9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 10. Gestión de los Interesados del Proyecto

16 QUÉ SIGNIFICA RIESGO DEL PROYECTO? Riesgo es un evento incierto o condición que, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto. Guía del PMBOK Quinta Edición

17 QUÉ HACE QUE UN PROYECTO SEA DE ALTO RIESGO? CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO: Grandes presupuestos Duraciones largas Equipos grandes y con funciones cruzadas Procesos poco claros y estructura para el equipo del proyecto Objetivos en conflicto Requisitos complejos e integración Uso de tecnologías poco usadas y de punta FACTORES DEL ENTORNO DEL PROYECTO: Industrias de alto riesgo, es decir, energía nuclear, aeroespacial No existe un plan claro o definido para el proceso de DP/riesgo No hay un propietario de los procesos de DP/Riesgo No se cuenta con experiencia con los riesgos específicos a este entorno

18 TERMINOLOGÍA Riesgo Incertidumbre Probabilidad Impacto Evento de Riesgo Disparador Respuesta al Riesgo Una medida de incertidumbre. Asociado con la probabilidad y consecuencia de lograr o no lograr una meta definida del proyecto. La ausencia de información para predecir eventos futuros. Grado en el cual los datos son confiables y/o están disponibles para ayudar en la predicción de eventos futuros. La posibilidad de que un evento ocurra. El efecto potencial sobre un objetivo del proyecto, ya sea positivo o negativo. Una ocurrencia discreta que puede afectar al proyecto para bien o para mal. Una indicación que un riesgo ha ocurrido o está a punto de ocurrir, también llamado síntoma de riesgo o señal de aviso. Acciones y decisiones relacionadas con los pasos a tomar para evitar, transferir, mitigar o aceptar el riesgo.

19 POR QUÉ GESTIONAR LOS RIESGOS? Incrementa la probabilidad e impacto de los eventos positivos. Disminuye la probabilidad e impacto de los eventos adversos. Da aviso temprano sobre riesgos.

20 GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO Planificar la Gestión de Riesgos Identificar los Riesgos Calificar los Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Controlar los Riesgos

21 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS Planificar la Gestión de Riesgos El proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de un proyecto. Lo clave de este proceso es que asegura que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos son acordes tanto con los riesgos como la importancia del proyecto para la organización. Guía del PMBOK Quinta Edición, p. 313

22 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS ENTRADAS.1 Plan para la dirección del proyecto.2 Acta de constitución del proyecto.3 Registro de interesados.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.1 Técnicas analíticas.2 Juicio de expertos.3 Reuniones SALIDAS.1 Plan de gestión de los riesgos Guía del PMBOK Quinta Edición, Gráfico 11 2 p. 313

23 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS Plan de gestión de riesgos Describe cómo se organizarán y realizarán las actividades de gestión de riesgos

24 IDENTIFICAR LOS RIESGOS Identificar los Riesgos Es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características. Guía del PMBOK Quinta Edición, p. 319

25 IDENTIFICAR LOS RIESGOS ENTRADAS.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Plan de gestión de los costos.3 Plan de gestión del cronograma.4 Plan de gestión de la calidad.5 Plan de gestión de los recursos humanos.6 Línea de base del alcance.7 Estimación de costos de las actividades.8 Estimación de la duración de las actividades.9 Registro de interesados.10 Documentos del proyecto.11 Documentos de las adquisiciones.12 Factores ambientales de la empresa.13 Activos de los procesos de la organización HERRAMIENTAS Y TECNICAS.1 Revisiones a la documentación.2 Técnicas de recopilación de información.3 Análisis con lista de verificación.4 Análisis de supuestos.5 Técnicas de diagramación.6 Análisis FODA.7 Juicio de Expertos SALIDAS.1 Registro de riesgos Guía del PMBOK Quinta Edición, Gráfico 11 5 p. 319

26 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL RIESGO

27 IDENTIFICAR LOS RIESGOS Identificación de Riesgos Documentar Características Objetivo Tipo Categoría Especialidad Causas Síntomas y Disparadores Guía del PMBOK Quinta Edición, p. 327

28 REGISTRO DE RIESGOS - IDENTIFICACIÓN

29 CALIFICAR LOS RIESGOS Calificar los Riesgos Es el proceso que consiste en priorizar riesgos, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. Guía del PMBOK Quinta Edición, p. 328

30 ANALIZAR LOS RIESGOS ENTRADAS.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Línea base del alcance.3 Registro de riesgos.4 Factores ambientales de la empresa.5 Activos de los procesos de la organización HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.1 Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos.2 Matriz de probabilidad e impacto.3 Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos.4 Categorización de riesgos.5 Evaluación de la urgencia de los riesgos.6 Juicio de expertos SALIDAS.1 Actualizaciones a los documentos del proyecto Guía del PMBOK Quinta Edición, Gráfica 11 8 p. 328

31 ELEMENTOS DEL RIESGO Todos los riesgos de un proyecto se caracterizan por los siguientes tres elementos: Evento de riesgo. Qué puede suceder? Probabilidad del riesgo. Cuál es la probabilidad de que ocurra el evento? Cantidad en riesgo. El impacto de las consecuencias Severidad del riesgo = probabilidad x cantidad en riesgo

32 EVALUACIÓN CUALITATIVA DE IMPACTO OBJETIVO DEL PROYECTO COSTOS PLAZO ALCANCE CALIDAD MUY BAJO 0,05 BAJO 0,1 MODERADO 0,2 ALTO 0,4 MUY ALTO 0,8 Inremento de Costo Insignificante Retraso insignificante en programa Reducción en alcance apenas perceptible Reducción en alcance apenas perceptible Incremento de Costo <5% Retraso en Programa <5% Afecta a Áreas secundarias Afecta a elementos con muy altas exigencias Incremento de Costo del 5-10% Retraso del 5-10% en el proyecto Afecta a Áreas principales del proyecto Reducción que requiere aprobación del cliente Incremento de Costo del 10-20% Retraso del 10-20% en el proyecto Reducción en alcance inaceptable para el cliente Reducción inaceptable para el cliente Incremento de Costo >20% Retraso en el proyecto >20% Elemento final del proyecto inútil, sin funcionalidad Elemento final del proyecto inútil, sin funcionalidad

33 PROBABILIDAD MATRIZ PI AMENAZAS Y OPORTUNIDADES AMENAZAS OPORTUNIDADES MUY ALTA ALTA MEDIA BAJA MUY BAJA NULO BAJO MEDIO ALTO SERIO CRITICO CRITICO SERIO ALTO MEDIO BAJO NULO IMPACTO

34 RESUMEN: EVALUACIÓN CUALITATIVA DEL RIESGO Preguntas estructuradas para evaluar: Probabilidad Impacto por objetivo del proyecto Evaluación independiente de probabilidad (P) e impacto (I) Calcular (P x I) o determinar gráficamente los resultados para generar una calificación o severidad del riesgo Usar la severidad para ordenar los eventos de riesgo para el desarrollo de respuestas

35 REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS Probabilidad Impacto Severidad Prioridad

36 REGISTRO DE RIESGOS Riesgo Original Cualitativo

37 REGISTRO DE RIESGOS Riesgo Original Monetario

38 PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS Planificar la Respuesta a los Riesgos Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Guía del PMBOK Quinta Edición, p. 342

39 PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS ENTRADAS.1 Plan de gestión de los riesgos.2 Registro de riegos HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.1 Estrategias para riesgos negativos o amenazas.2 Estrategias para riesgos positivos u oportunidades.3 Estrategias de respuesta a contingencias.4 Juicio de expertos SALIDAS.1 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto Guía del PMBOK Quinta Edición, Gráfico p. 342

40 ESTRATEGIAS DE RESPUESTA A LOS RIESGOS Para riesgos negativos o amenazas Para riesgos positivos u oportunidades Tanto para amenazas como para oportunidades Evitar Transferir Mitigar Explotar Compartir Mejorar Aceptar Planes de Contingencia Cambiar el plan del proyecto para eliminar Asignar la responsabilidad a un tercero Reducir la probabilidad o impacto Eliminar la incertidumbre haciendo que suceda Asignar propiedad a un tercero Modifica el tamaño al incrementar la probabilidad y/o impacto positivo Aceptar y crear reservas de contingencia o respuestas Planificar la ejecución bajo ciertas circunstancias o condiciones predefinidas Adaptado de la Guía del PMBOK Quinta Edición, pp

41 LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS Deben Reducir el Impacto y Probabilidad de los Riesgos Matriz de Probabilidad e Impacto (Calificación de Riesgo = Probabilidad x Impacto; Alto Riesgo>.25) Probabilidad Impacto

42 PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS Estrategias. Acciones y su Costo. Efectividad de Respuestas. Responsables. Riesgos Residuales. Reserva de Contingencia.

43 PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS

44 PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS Riesgo Residual Cualitativo

45 PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS -REGISTRO DE RIESGOS Riesgo Residual Monetario

46 ESQUEMA GENERAL

47 CONTROLAR LOS RIESGOS Controlar los Riesgos El proceso de implementar planes de respuesta a los riesgos, rastrear los riesgos identificados, identificar nuevos riesgos, y evaluar la efectividad del proceso a través de la duración del proyecto Guía del PMBOK - Quinta Edición, Glosario

48 CONTROLAR LOS RIESGOS ENTRADAS.1 Plan para la dirección del proyecto.2 Registros de riesgos.3 Datos de desempeño del trabajo.4 Informes de desempeño del trabajo HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.1 Reevaluación de los Riesgos.2 Auditorías de los riesgos.3 Análisis de variación y de tendencias.4 Medición del desempeño técnico.5 Análisis de reservas.6 Reuniones SALIDAS.1 Información de desempeño del trabajo.2 Solicitudes de cambio.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto.5 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización Guía del PMBOK Quinta Edición, Gráfico p. 349

49 REEVALUACIÓN DE LOS RIESGOS Como resultado del monitoreo del proyecto se puede identificar: Nuevos riesgos. La reevaluación de los riesgos actuales. El cierre de riesgos obsoletos. Deberá realizarse periódicamente. Guía del PMBOK Quinta Edición, p. 351

50 CONTROLAR LOS RIESGOS Estado de las Acciones Estado de los Riesgos

51 REGISTRO DE RIESGOS

52 PREGUNTAS Y COMENTARIOS?

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