GESTIÓN DE ADQUISICIÓN BIBLIOGRÁFICA, UN MODELO DE OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

Transcripción

1 GESTIÓN DE ADQUISICIÓN BIBLIOGRÁFICA, UN MODELO DE OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Julio 2007 Lya Hernández P. Bibliotecóloga Luis Fierro C. Ingeniero (E) Computación e Informática

2 INTRODUCCION GESTION DE ADQUISICION BIBLIOGRÁFICA. (GAB) Generar los flujos de información para los procesos de adquisición de material bibliográfico para integrarlo al sistema automatizado Aleph. Recepción del material bibliográfico e incorporación en el modulo de adquisiciones. Una vez definidos los requerimientos, por el equipo de trabajo, se solicita a Sistemas Lógicos la construcción de un procedimiento almacenado PL/SQL que permita relacionar GAB con ALEPH y llevar a cabo de manera transparente la transferencia de información entre ambos sistemas. GAB automatiza el proceso de adquisición bibliográfica de la Universidad de Concepción, estableciendo canales formales y normados para la obtención de datos por parte de las Facultades, del Departamento de Adquisiciones y de los proveedores del sistema. Además permite generar informes para la gestión y toma de decisión.

3 INTRODUCCION Finalmente el desarrollo de la interfaz definida de acuerdo a la estructura de la aplicación en : - Módulo Administración - Módulo Docente - Módulo Delegado Departamental - Módulo Adquisiciones - Módulo Informes - Módulo Proveedores

4 SITUACION ANTES DEL 2005 Un sistema automatizado de Bibliotecas, ALEPH, sub utilizado y que se integra a los sistemas corporativos para optimizar los recursos existentes. Poca claridad en los criterios de selección de los libros para la compra anual. La adquisición de material bibliográfico desvinculada de los procesos automatizados. Desconocimiento por parte de los docentes de la importancia de aumentar la cantidad de títulos y/ o ejemplares de libros en la Biblioteca. Lentitud en la generación de informes y reportes de adquisiciones para apoyar la toma de decisiones de la Dirección de Bibliotecas y de los Directivos de las Facultades.

5 OBJETIVOS Disminuir los tiempos en la gestión de adquisiciones desde la petición hasta la catalogación. Promover la participación del docente en la adquisición de material bibliográfico, proporcionando una herramienta que agilice su gestión. Obtener datos que permitan realizar informes de gestión institucional (evaluación de colecciones, acreditación, etc.). Integración de Aleph con la plataforma corporativa de sistemas de la Universidad.

6 SOLUCION- PROPUESTA Diseño y construcción de una aplicación que permita automatizar todo el proceso desde el ingreso de las peticiones de los docentes hasta la recepción del material bibliográfico y los inicios de la catalogación. La aplicación debe apoyar directamente al Departamento de adquisiciones de la Dirección de Bibliotecas. Integración definitiva con Aleph.

7 ELEMENTOS A ESTUDIO PARA GENERAR EL PROYECTO Análisis general del proceso adquisición de material bibliográfico Identificación de los usuarios que participan durante el proceso Documentos generados Distribución y ejecución presupuestaria Informes y reportes Documentos contables Conocimiento del sistema automatizado Aleph Definir los alcances del proyecto

8 ESTRATEGIA Análisis general del proceso adquisición de material bibliográfico Identificación de los elementos que intervienen en los procesos. Utilización de la metodología de desarrollo de software de la Universidad. Automatización del proceso de adquisiciones de material bibliográfico desde la selección y petición por parte del docente hasta la pre- catalogación. Traspasar el máximo de datos a Aleph para seguir la continuidad en los procesos. Integración real de GAB con el sistema de Biblioteca ALEPH. ALEPH como producto comercial, implica que el desarrollo de la solución requerida debe quedar sujeta a temas contractuales manejados por Biblioteca Central.

9 Gestor de Adquisición Bibliográfica - GAB 2 1 PETICIÓN 3 ROLES Docentes SOLICITUD 4 COTIZACIÓN 5 6 Encargado Departamental Departamento de Adquisiciones Proveedores RESPUESTA PROCEDIMIENTOS Apertura del año presupuestario Sol. Ajustada Elaboración de petición 3. Generación de solicitud departamental 4. Generación de cotización 5. Publicación de cotización Elaboración respuesta de proveedores 7. Ranking y valorización de solicitudes RECEPCION 8. Ajuste presupuestario 9. Emisión de solicitudes de compra Despacho de material solicitado 11. Recepción de material bibliográfico 12. Precatalogación en Aleph Aleph

10 COT_EC_FK CS_COT_FK CS_SOL_FK DC_COT_FK FK_6 FK_7 FK_4 DP_PET_FK DP_TM_FK DS_SOL_FK DS_TM_FK GAB_OC2_FK DS_DP_FK FK_10 FK_3 FK_5 FK_9 MC_DC_FK MC_RC_FK MF_MEN_FK MF_FUN_FK GAB_ORDENES_COMPRA_FK OC_EOC_FK PER_FUN_FK PET_EP_FK PD_PF_FK PF_AGN_FK RC_ER_FK RC_PRO_FK AGN_SOL_FK SOL_ES_FK GAB_ACCESOS RUT IP BROWSER FECHA HORA OBSERVACION VARCHAR2(10) VARCHAR2(20) VARCHAR2(120) VARCHAR2(20) VARCHAR2(120) GAB_AGNOS AGNO VIGENTE NUMBER(4) VARCHAR2(1) GAB_AUDIT_SOLICITUDES _SOLICITUD RUT ESTADO FECHA VARCHAR2(9) GAB_COTIZACIONES ESTADO FECHA_COTIZACION <fk> GAB_COTIZ_SOLICITUDES _SOLICITUD _COTIZACION <pk,fk2> <pk,fk1> GAB_DEPTOS_ASIGNADOS CODIGO_DEPTO RUT FECHA_INICIO FECHA_TERMINO VARCHAR2(9) GAB_DETALLE_COTIZACIONES _COTIZACION ISBN CANTAD FECHA_REGISTRO ANULADO VARCHAR2(15) NUMBER(1) <pk,fk> GAB_DETALLE_DR DDR_ DDR_DOC_ DDR_DR_ DDR_ESTADO DDR_CANTAD DDR_ISBN_INICIAL DDR_TITULO DDR_AUTOR DDR_EDITORIAL DDR_AGNO DDR_PRECIO DDR_DR_TIPO DDR_DR_OC_ DDR_ISBN_FINAL DDR_PRECATALOGADO DDR_FECHA_PROCESAMIENTO VARCHAR2(15) VARCHAR2(240) VARCHAR2(240) VARCHAR2(240) NUMBER(4) NUMBER(12,3) VARCHAR2(15) VARCHAR2(1) <fk1> <fk3> <fk2> <fk3> <fk3> GAB_DETALLE_PETICIONES _PETICION _SOLICITUD _DETALLE_SOLICITUD ISBN TITULO AUTOR EDITORIAL AGNO CANTAD COD_ASIG COD_CAR TIPO_MATERIAL VALO FECHA_REGISTRO VARCHAR2(15) NUMBER(4) NUMBER(6) NUMBER(4) VARCHAR2(1) <fk1> <fk2> GAB_DETALLE_SOLICITUDES _SOLICITUD RUT ISBN TITULO AUTOR EDITORIAL AGNO CANTAD COD_ASIG COD_CAR TIPO_MATERIAL VALO FECHA_REGISTRO PRECIO_COTIZADO CANTAD_INICIAL _ORDEN_COMPRA CANTAD_RECEPCIONADA PRECIO_RECEPCIONADO NRO_FACTURA FECHA_RECEPCION _DETALLE_PETICION ESTADO_OC VARCHAR2(9) VARCHAR2(15) VARCHAR2(240) VARCHAR2(240) VARCHAR2(240) VARCHAR2(240) VARCHAR2(6) NUMBER(4) VARCHAR2(1) NUMBER(12,3) NUMBER(12,3) <fk2> <fk3> <fk4> <fk5> <fk1> GAB_DR DR_ DR_TIPO DR_ESTADO DR_OC_ DR_FECHA_EMISION DR_FECHA_RECEPCION DR_FECHA_VENCIMIENTO DR_DOCUMENTO_FINAL NUMBER(1) <pk,fk3> <fk1> <pk,fk2> GAB_ESTADO_COTIZACIONES NOMBRE DESCRIPCION GAB_ESTADO_DETALLE_DR EDD_CODIGO EDD_NOMBRE EDD_DESCRIPCION GAB_ESTADO_DETALLE_OC EDO_CODIGO EDO_NOMBRE EDO_DESCRIPCION GAB_ESTADO_DR EDR_CODIGO EDR_NOMBRE EDR_DESCRIPCION GAB_ESTADO_ORDENES_COMPRA _EOC NOMBRE DESCRIPCION GAB_ESTADO_PETICIONES NOMBRE DESCRIPCION GAB_ESTADO_RESPUESTAS NOMBRE DESCRIPCION GAB_ESTADO_SOLICITUDES NOMBRE DESCRIPCION GAB_FAQ ORDEN TIPO PREGUNTA RESPUESTA NUMBER(5) NUMBER(5) NUMBER(5) VARCHAR2(512) VARCHAR2(512) GAB_FUNCIONES NOMBRE URL ORDEN VARCHAR2(70) VARCHAR2(70) NUMBER(5) GAB_ISBN URL ORDEN DESCRIPCION NUMBER(5) NUMBER(5) VARCHAR2(250) GAB_ISBN_ALEPH ISBN ORIGEN CANTAD ADM BIB VARCHAR2(15) VARCHAR2(15) CHAR(9) CHAR(9) GAB_MATERIALES_COTIZADOS _COTIZACION ISBN _RESPUESTA PRECIO PRECIO_EN_PESOS RANKING VARCHAR2(15) NUMBER(12,3) NUMBER(3) <pk,fk1> <pk,fk1> <pk,fk2> GAB_MENSAGES TEXTO NUMBER(5) VARCHAR2(512) GAB_MENU NOMBRE DESCRIPCION ORDEN URL NUMBER NUMBER(5) VARCHAR2(70) GAB_MENU_FUNCIONES _MENU _FUNCION NUMBER <pk,fk2> <pk,fk1> GAB_ORDENES_COMPRA _COTIZACION COD_PROVEEDOR FECHA_GENERACION OBSERVACION ESTADO VARCHAR2(300) <fk2> <fk1> GAB_PERMISOS RUT FUNCION <pk,fk> GAB_PETICIONES RUT COD_DEPTO FECHA_PETICION ESTADO OBSERVACION VARCHAR2(9) VARCHAR2(10) VARCHAR2(300) <fk> GAB_PPTO_DEPTOS AGNO COD_FAC COD_DEPTO MONTO_ASIGNADO MONTO_COMPROMETO MONTO_EJECUTADO NUMBER(4) VARCHAR2(10) VARCHAR2(10) <pk,fk> <pk,fk> GAB_PPTO_FACULTADES AGNO COD_FAC MONTO_ASIGNADO MONTO_COMPROMETO MONTO_EJECUTADO NUMBER(4) VARCHAR2(10) <pk,fk> GAB_PROVEEDORES CODIGO NOMBRE DIRECCION PAIS VIGENTE FECHA_REGISTRO RUT CONTACTO VARCHAR2(300) VARCHAR2(70) VARCHAR2(1) VARCHAR2(15) GAB_RESPUESTA_COTIZACIONES _COTIZACION COD_PROVEEDOR ESTADO FECHA_RESPUESTA FECHA_VALEZ_COT PLAZO_ENTREGA MONEDA OBSERVACION NUMBER(3) VARCHAR2(10) VARCHAR2(1000) <fk2> <fk1> GAB_SOLICITUDES RUT COD_DEPTO FECHA_SOLICITUD ESTADO OBSERVACION AGNO_PPTO VARCHAR2(9) VARCHAR2(10) VARCHAR2(300) <fk2> <fk1> GAB_TIPO_DR TDR_CODIGO TDR_NOMBRE TDR_DESCRIPCION GAB_TIPO_MATERIALES NOMBRE DESCRIPCION GAB_TIPO_MONEDAS CODIGO NOMBRE VARCHAR2(10) TEMP_ALEPH ISBN ADM BIB STATUS FECHA NUMBER(5) VARCHAR2(15) CHAR(9) CHAR(9) RECEPCIONES SOLICITUDES PETICIONES ADMINISTRACIÓN RESPUESTA PROVEEDORES COTIZACIONES Modelo de Datos GAB Modelo de Datos GAB

11 Integración con Aleph Base de Datos Corporativa UdeC Procedimiento PL/SQL desarrollado por Grupo Sistemas Lógicos GAB Base de Datos Aleph USM01 UCO50 UCO01

12 Características Técnicas Plataforma de desarrollo PHP JSON ADODB Library for PHP4 Servidor Apache Base de datos Oracle 10G 33 procedimientos administrativos desarrollados e implementados Administrador (03) Docentes (01) Delegados (05) Adquisiciones (11) Informes (07) Manual de Ayuda (04) Contacto (02) Estructura de la Base de Datos 39 Tablas 13 Secuencias 05 Triggers 07 Sinónimos 08 Procedimientos almacenados 04 Database links

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22 IMPACTO Administración segura y confiable en los procesos y documentos de adquisición de material bibliográfico Integración real con el sistema automatizado de Bibliotecas ALEPH Eliminación del proceso de pre-catalogación y reemplazado por un proceso automático de traspaso de datos GAB hacia Aleph Satisfacción del alumno por el incremento de textos de las bibliografías básica y complementarias. Incidencia positiva en las acreditaciones de carreras y acreditación institucional Establecimiento de un canal formal y normado para la obtención de datos por parte de las Facultades y el material solicitado Agilidad frente a la interacción establecida entre el Departamento de Adquisiciones y proveedores Generar economías por compras masivas y con licitación

23 IMPACTO Ventajas para Catalogación: Se traspasan los datos y se genera automáticamente la pre-catalogación con los respectivos números bibliográficos y administrativos de cada registro. El sistema Aleph es capaz de reconocer el ISBN de un registro existente en la base y no duplica, sino que, lo indica como copia.

24 DIFICULTADES Desconocimiento del significado e importancia del ISBN de los participantes en el proceso Complejidad en la estructura del Sistema automatizado Aleph. Listar y explicar términos no-técnicos Temor al cambio Utilización de políticas y procedimientos en cada facultad Errores en la respuesta de los proveedores Recepción de libros equivocados, por errores en los ingresos en las peticiones

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