TALLER DE APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS EÓLICAS LOCALES EN MÉXICO/MEX-1011.

Transcripción

1 TALLER DE APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS EÓLICAS LOCALES EN MÉXICO/MEX El 29 y 30 de julio de 2014 se llevó a cabo el Taller de Apoyo a la Ejecución del Proyecto Promoción y Desarrollo de Tecnologías Eólicas Locales en México/ME-X1011 en las instalaciones del Instituto de Investigaciones en la ciudad de Cuernavaca, Morelos. El objetivo general del taller fue revisar y actualizar de manera participativa el desempeño institucional y los instrumentos de gestión para una óptima ejecución del Proyecto Promoción y Desarrollo de Tecnologías Eólicas Locales en México/ME-X1011. Los objetivos específicos fueron: Identificar barreras y extraer lecciones aprendidas en la ejecución del Proyecto desde el inicio de la operación (2012) y definir o mejorar el marco institucional a partir de la participación y funciones de las instituciones involucradas; Identificar riesgos institucionales y medidas de mitigación orientadas a reducir, prever y controlar los posibles riesgos para una mejor implementación y gestión del Proyecto; Actualizar y alinear el plan de ejecución con el plan de adquisiciones del Proyecto, definiendo nuevo cronograma, responsabilidades e indicadores de éxito. Al taller se invitó a los actores de las instituciones claves, teniéndose una participación de 25 personas provenientes del IIE, de la Sener, de Conacyt y del BID. Las expectativas de los participantes estuvieron relacionadas con los objetivos y aspectos propuestos a desarrollar en el taller. El taller se desarrolló en dos días de acuerdo al programa propuesto por el Consultor Oswaldo Patiño, contratado por el BID. Tuvo un enfoque participativo y se estructuró en cinco áreas temáticas: (i) marco general e institucional del Proyecto, (ii) políticas fiduciarias, (iii) gestión por resultados, (iv) lecciones aprendidas, (v) análisis de riesgos y medidas de mitigación.

2 En el primer día se desarrollaron las dos primeras área temáticas y en el segundo día, las tres últimas. Cada área contó con una presentación en power point del insumo conceptual seguido de sesiones de trabajo grupal y/o plenario a través de la técnica de visualización de tarjetas (Metaplan). En la primera área temática y con el objeto de definir o mejorar el marco institucional del proyecto se plantearon preguntas claves que permitieron facilitar la reflexión y recoger aportes de los participantes. La segunda y tercera área temática, para uniformizar conocimientos sobre adquisiciones y gestión por resultados, se recogieron y consensuaron aportes en plenaria. En la cuarta área, con la finalidad de facilitar la reflexión sistemática y colectiva de los grupos de trabajo para la identificación de las lecciones aprendidas, se aplicó la metodología basada en la Reflexión Después de la Acción. Y en la quinta área referida a la evaluación de riesgos, se aplicó principalmente la metodología del Semáforo. Conclusiones: El taller permitió conocer los avances del Proyecto desde su concepción, así como el reajuste del marco institucional cuya estructura aporta a una mejora en la gestión del Proyecto. El marco institucional del Proyecto contempla un comité Directivo y un comité consultivo a nivel de la Dirección Ejecutiva como alternativas para mejorar las gestiones del Proyecto y coordinaciones entre las instituciones que intervienen en él. En el comité consultivo se propone la inclusión de instancias públicas que permitan garantizar el alcance propuesto por el proyecto a nivel nacional. Asimismo, el manual de operaciones fue propuesto como un instrumento clave para agilizar la gestión y coordinación intra e interinstitucional en el IIE.

3 Los aportes de los participantes tanto por parte del BID como los especialistas en adquisiciones que compartieron conocimientos, lograron homogenizar procedimientos con respecto a las adquisiciones del Proyecto, principalmente en lo relativo a la construcción de aspas. Los aportes sugieren la revisión del plan de adquisiciones en los rubros de las principales adquisiciones (ubicación y correspondencia), costos, fuentes de financiamiento y principalmente, los métodos de adquisición. Asimismo, los aportes tanto al marco institucional como al plan de adquisiciones permitieron sostener la importancia de contar con actividades no previstas en el plan de ejecución, incluyendo los días necesarios para su realización. El taller también permitió extraer lecciones aprendidas de las experiencias institucionales, así como la identificación de posibles riesgos y sus mitigaciones. Las lecciones aprendidas de la experiencia institucional en la gestión de proyectos similares extraídos durante el taller contemplaron, principalmente: (i) contar con un instrumento que facilite la coordinación y gestión del proyecto como por ejemplo: un manual de operaciones, (ii) la importancia de revisar y ajustar la estrategia de ejecución e implementar protocolo, (ii) desarrollar capacidades y contar con un experto en adquisiciones con experiencia en la utilización de las políticas del BID, (iii) culminar el proyecto dentro del período político, (iv) instalar un sistema de monitoreo y evaluación del proyecto, y (v) aprovechar el interés de la industria mexicana para emprender nuevas líneas de negocios. Los riesgos identificados durante el taller contemplaron principalmente: (i) tiempo limitado para la ejecución del proyecto, (ii) retraso de insumos y productos esperados, (iii) estancamiento del proyecto al término del desarrollo del prototipo de la turbina, (iv) retraso en los procesos de adquisiciones, y (v) poca oferta de proveedores internacionales para el suministro de aspas específicos para el diseño del MEM.

4 Las mitigaciones de los riesgos propuestas fueron, entre otras: (i) revisión del plan de ejecución y de adquisiciones del proyecto y ajustarlo a los tres años y medio de ejecución, (ii) contratación de un consultor experto que identifique escenarios y desarrolle un análisis costo-beneficio, (iii) revisión y actualización del estudio de mercado para la comercialización del MEM, (iv) contratación de un experto a tiempo parcial en adquisiciones con experiencia en la normatividad y procesos del BID, y (v) contratar bajo el método de servicios de no consultoría a una firma internacional con experiencia en diseño y fabricación de aspas que trabaje con empresas nacionales idóneas y/o la adjudicación directa según DOF por ser un proyecto de investigación y desarrollo.

5 PROGRAMA DEL TALLER DE APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS EÓLICAS LOCALES EN MÉXICO/MEX Primer día (Martes 29 de Julio del 2014): Definición de marco institucional y actualización del plan de adquisiciones 10:00 a.m. 10:10 a.m. 10:20 a.m. Bienvenida y apertura del taller Por: Director del IIE y Jefe de Equipo de Proyecto BID-IIE. Introducción al Taller: Presentación de participantes y nivelación de expectativas. Presentación de los objetivos y programa del taller. Presentación del Proyecto: Descripción, objetivos, componentes y avances del proyecto. Nivelación de expectativas sobre el alcance del proyecto. Por: Especialista del IIE 11:30 a.m. Coffee break 11:45 a.m. 12:45 p.m. 13:30 p.m. Almuerzo Definición del marco institucional: Presentación del marco institucional Sesión grupal para recopilación de aportes al marco institucional en base a preguntas claves. Presentación del marco institucional actualizado Presentación de Políticas Fiduciarias del BID Política de adquisiciones y licitaciones. Política de administración financiera. Ronda de preguntas Por: Especialistas del BID/México p.m. Revisión y actualización del Plan de Adquisiciones: Socialización de PAC. Explicación metodológica. Plenaria para revisar principales adquisiciones, montos, fuentes y métodos de licitación. Por: Oswaldo Patiño/equipo facilitador/participantes 17:00 p.m. Conclusiones y cierre del día

6 PROGRAMA DEL TALLER DE APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE TECNOLOGÍAS EÓLICAS LOCALES EN MÉXICO/MEX Segundo día (Miércoles 30 de Julio del 2014): Identificación de lecciones aprendidas, análisis de riesgos y medidas de mitigación 9:00 a.m. 9:10 a.m. 10:00 a.m. Hilo conductor día 1 Presentación: Enfoque de gestión por resultados y alcances para mejorar el PEP Por: Oswaldo Patiño, consultor BID Presentación de insumo conceptual: Lecciones aprendidas Por: Oswaldo Patiño, consultor BID Identificación de lecciones aprendidas del Proyecto: Explicación metodológica 10: 30 a.m. Sesión grupal para identificar barreras, aspectos positivos y lecciones aprendidas. Presentación de resultados en plenaria 11:30 p.m. Coffee break Presentación de insumo conceptual: Análisis de Riesgos p.m. Por: Oswaldo Patiño, consultor BID Análisis de riesgos y medidas de mitigación: 12:15 p.m. Explicación metodológica Sesión grupal para la identificar riesgos por áreas de análisis, evaluación de riesgos y medidas de mitigación. Presentación de resultados en plenaria. 13:30 p.m. Evaluación del taller 14:00 p.m. Palabras de agradecimiento y cierre del Taller. 14:15 p.m. Almuerzo