PROYECTO GEF PROGRAMA MOSAICOS DE CONSERVACION

Transcripción

1 PROYECTO GEF PROGRAMA MOSAICOS DE CONSERVACION ESQUEMA DE EJECUCION SUBPROYECTO CUENCA ENCARNACION. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA. El Esquema de Ejecución es un acuerdo entre los participantes del Programa Mosaicos de Conservación, para el desarrollo, evaluación y seguimiento del Subproyecto. 1. ARREGLOS DE TRABAJO Debido a que en el área de intervención del Programa Mosaicos de Conservación en la cuenca Encarnación aledaña al Parque Nacional Natural Las Orquídeas, no se contó con la presencia de organizaciones de base fortalecidas ni presencia institucional, el Grupo de Acción Local está conformado por habitantes de la comunidad que habitan en la cuenca y que han demostrado interés en el tema ambiental y productivo, y por el PNN Orquídeas. En esta zona la forma de organización que prevalece, es la Junta de Acción Comunal a nivel de vereda, las cuales poseen poca experiencia en el manejo de recursos y ejecución de proyectos, y tuvieron una muy limitada participación durante la fase inicial de desarrollo del Programa Mosaicos. A raíz de lo anterior, Patrimonio Natural planteó la intervención de una organización subejecutora, en este caso la Fundación CIPAV, dada la experiencia y trayectoria en el tema principal del subproyecto. CIPAV será responsable mediante la firma de un convenio subsidiario con Patrimonio Natural, de la administración de los recursos y la ejecución del subproyecto. Se avanzará en esta forma de ejecución con desembolsos parciales y evaluaciones periódicas, que le permitan definir al Grupo de Acción Local y a Patrimonio Natural, su efectividad y continuidad en términos de los progresos y avances mostrados por la entidad sub ejecutora en el manejo del subproyecto. Para todos los efectos del presente Esquema de Ejecución, los roles generales de las diferentes instancias que participan de la ejecución del Subproyecto son las siguientes: Ejecutor y responsable general del Programa Mosaicos de Conservación Proyecto GEF: COORDINACIÓN DEL PROYECTO PATRIMONIO NATURAL. Coordinador y responsable de la planeación y seguimiento del subproyecto: CIPAV y GRUPO DE GESTION LOCAL. Administrador de los recursos y responsable del desarrollo operativo del subproyecto: CIPAV ENTIDAD SUB EJECUTORA. 2. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES.

2 2.1. Funciones y Responsabilidades del Grupo de Acción Local GAL Debido a las limitadas capacidades técnicas y de gestión del GAL del Mosaico de Conservación de la cuenca Encarnación, el proceso para asumir y dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades frente a la coordinación, planeación y seguimiento del subproyecto, requiere de un acompañamiento directo por parte de Patrimonio Natural y del CIPAV como entidad elegida para la subejecución de este subproyecto, de manera tal que el GAL se plantea como co responsable, por lo menos hasta que el grupo logre fortalecer sus capacidades. Por tanto, el Grupo de Acción Local es co responsable con Patrimonio Natural y el CIPAV de la coordinación y seguimiento al subproyecto, lo que implica: i). Participar en la elaboración, desarrollo y seguimiento del Plan Operativo Anual del subproyecto, para lo cual: Deberá reunirse al menos dos veces al año tanto con funcionarios del CIPAV como de Patrimonio Natural, con el fin de planear, evaluar y hacer seguimiento al desarrollo del subproyecto. Debe retroalimentar y sugerir los ajustes y correctivos al subproyecto, que sean necesarios para cumplir con los objetivos del mismo. ii) Es co responsable con CIPAV y Patrimonio Natural en la definición de los temas de trabajo que permitan el fortalecimiento de sus capacidades técnicas y de gestión. iii) Es co responsable con CIPAV y Patrimonio Natural de apoyar las gestiones necesarias para lograr el respaldo y co financiación del subproyecto, así como de impulsar las alianzas que permitan ampliar su incidencia y garantizar la sostenibilidad del proceso una vez termine el subproyecto. iv) Es co responsable con el CIPAV y Patrimonio Natural de la elaboración de los mecanismos de comunicación requeridos para la socialización del subproyecto Funciones y Responsabilidades de Patrimonio Natural. Patrimonio Natural es el ejecutor y responsable del Programa Mosaicos de Conservación ante el Banco Mundial GEF, en aspectos técnicos, contables, administrativos, financieros, de contratación y adquisición. El rol de Patrimonio Natural es de ser la entidad responsable de la ejecución del Programa, por lo cuál durante la ejecución del subproyecto, las funciones de Patrimonio Natural serán: Ejecutor responsable ante el Banco Mundial /GEF. Proveedor de los formatos, del apoyo para la elaboración de POA y del Plan de Adquisiciones y de realizar su aprobación anual.

3 Responsable de definir, verificar y apoyar el desarrollo de los procedimientos contables, financieros, de contratación y de adquisiciones, de acuerdo con los requisitos del Banco Mundial. Responsable del seguimiento y supervisión a la ejecución administrativa y financiera del subproyecto. Supervisor técnico para garantizar que se cumplan los objetivos del subproyecto en el marco de los principios del Programa, así como las bases de relacionamiento acordados. Responsable de la evaluación y aprobación de informes y reportes elaborados por el el sub ejecutor del subproyecto. Responsable de elaborar los reportes al Banco Mundial, agregando los avances periódicos y los resultados agregados de los diferentes subproyectos Funciones y Responsabilidades de la Entidad Sub ejecutora. La entidad u organización sub ejecutora es la responsable de administrar los recursos y del desarrollo operativo del subproyecto. Para el caso Mosaicos de Conservación en La Cuenca Encarnación, el CIPAV será responsable de: i) Elaborar el POA y el Plan de Adquisiciones de acuerdo al subproyecto acordado con Patrimonio Natural y el Grupo de Acción Local (Ver Tablas 1 y 2). El POA se deberá discutir y acordar con el Grupo de Acción Local, recogiendo sus sugerencias e inquietudes y reconociendo y recogiendo el conocimiento y experiencia local. ii) A la vez será responsable de tramitar el POA y el Plan de Adquisiciones, ante Patrimonio Natural para su aprobación. iii). Desarrollar las actividades acordadas en el subproyecto de acuerdo al POA y al Plan de Adquisiciones elaborado y aprobado por Patrimonio Natural. iv) Convocar y organizar las reuniones con el GAL, al menos dos veces al año, para analizar, retroalimentar y hacerle seguimiento a los avances en el subproyecto, así como para discutir y validar los instrumentos de planeación (POA) y los informes de avance. - la entidad subejecutora deberá disponer de los recursos necesarios para dichas reuniones, los cuales deberán quedar contemplados en el POA - la entidad subejecutora será responsable de elaborar, guardar las actas o memorias de cada reunión, y distribuirlas entre el GAL. Así mismo será responsable de hacerle seguimiento a los compromisos de dichas reuniones.

4 v). Es responsable de hacerle seguimiento al desarrollo de las actividades de acuerdo a los indicadores acordados. Así mismo, podrá sugerir los ajustes y correctivos al subproyecto que sean necesarios para cumplir con los objetivos del mismo, los cuales deberán ser discutidos y acordados con el GAL y con Patrimonio Natural previa su adopción (Ver tabla 3). vi) Es co responsable con el Grupo de Acción Local de la elaboración de los mecanismos de comunicación requeridos para la socialización del subproyecto. vii). Adelantar los procesos administrativos, financieros, contables, de contratación y adquisiciones, de acuerdo a los procedimientos acordados con Patrimonio Natural, y dando cumplimiento a los requisitos del Banco Mundial. viii) Responsable del desarrollo y presentación de informes y reportes a Patrimonio Natural ix). Proporcionar al Grupo de Acción Local y a Patrimonio Natural toda la información requerida, así como los informes técnicos, administrativos y financieros que se soliciten para el seguimiento integral a la ejecución del subproyecto Funciones y responsabilidades del Parque Nacional Natural Las Orquídeas. Las funciones del Parque durante la fase de ejecución son: i). Participar activamente en el Grupo de Acción Local ii). Integrar y complementar la gestión del Parque con el desarrollo del subproyecto en la cuenca del río Encarnación, para lo cual: Informará sobre los avances en la gestión del Parque, en especial en aquellas acciones y lineas estratégicas de manejo que adelanta en el sector de la cuenca encarnación Promoverá la articulación y complementariedad de las acciones y estrategias de que se adelantan desde el parque y desde el subproyecto del área aledaña.

5 Tabla 1. ELABORACIÓN DE POA y PLAN DE ADQUISICIONES Coordinación del Proyecto GEF Recuerda sobre elaboración de POA y Plan de Entidad Subejecutora. Julio 1 PATRIMONIO NATURAL Adquisiciones, y envía formatos. Entidad Subejecutora. Elabora con apoyo de Coordinación del Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL, el POA del sub proyecto según su Marco Lógico. Discute, retroalimenta y avala con el Grupo de Acción Local Octubre 1 al 15 Entidad Subejecutora Coordinación del Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL Elabora el Plan de Adquisiciones de acuerdo al POA acordado. Remite el POA y el Plan de Adquisiciones. Revisa el POA y el Plan de Adquisiciones y los articula a la planeación general del Proyecto GEF. Coordinación del Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL. Octubre 31 Banco Mundial Noviembre 10. Tabla 2. MODIFICACION AL POA y PLAN DE ADQUISICIONES Coordinación Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL Recuerda sobre modificación al POA y al Plan de Adquisiciones, y envía formatos. Entidad Subejecutora. Marzo 15 Julio 31 Entidad Subejecutora. Elabora con apoyo de Coordinación Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL, ajustes al POA y al Plan de Adquisiciones del sub proyecto según su Marco Lógico. Coordinación del Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL Abril 30 Agosto 31 Coordinación Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL Revisa ajustes al POA y el Plan de Adquisiciones y los articula a la planeación general del Proyecto GEF. Banco Mundial Mayo 31 Septiembre 30. Tabla 3. SEGUIMIENTO AL SUBPROYECTO Entidad Subejecutora. Presenta avances del subproyecto y características de las actividades desarrolladas, y una versión preliminar de los Discute, retroalimenta y avala con el Grupo de Acción Local Julio 1 al 8 Enero 15 al 23 informes de avance, para retroalimentación del GAL. Entidad Subejecutora. Elabora informes. Coordinación del Proyecto GEF PATRIMONIO NATURAL Julio 15 /Enero 31