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1 Caterpillar Guía de Ariba Network Page 1

2 Documento de Referencia de la Red de Proveedores Ariba Tabla de Contenido 1. Introducción Configuración de Cuenta de Ariba Enrutamiento de Pedido Electrónico Configurar Enrutamiento de Factura Electrónica Configurar Archivación de Facturas Recibir Pedidos de Compra en Ariba Facturar Facturar Pedidos de Compra Facturar Pedidos que no estén en la bandeja de entrada, incluyendo Contratos Facturación CSV Facturación XML / EDI Memorandums de Crédito Estado de Factura Facturas Rechazadas Informes de Ariba Ariba Supplier Network Cuotas de Afiliación Tutoriales / Información de Ayuda Soporte en Diferentes Idiomas Información de Contacto Caterpillar Ariba Requisitos de Documentos a Caterpillar Dirección de Facturas por Entidades Legales de Caterpillar: Requerimientos de IVA: Requerimientos de Órdenes de Compra: Preguntas Frecuentes Preguntas de Proveedores Nuevos Page 2

3 12.2. Preguntas Generales de Ariba Page 3

4 1. Introducción El propósito de este documento es proporcionar ayuda y guía a los Proveedores de Caterpillar para utilizar Ariba Network de acuerdo a la configuración específica de Caterpillar. Otros detalles y documentación adicional acerca de Ariba pueden ser encontrados en Ariba Network en la sección de Ayuda. Este documento es informativo únicamente, por tanto, no debe ser considerado como consejo legal, financiero o de impuestos. Favor de consultar con su propio consultor financiero y de impuesto con cualquier pregunta relacionada al uso de facturación electrónica. (e-invoicing). 2. Configuración de Cuenta de Ariba En Ariba usted puede configurar su cuenta para determinar como son enrutadas las órdenes de compra y las facturas, el tipo de notificaciones que usted recibe, y como sus facturas son archivadas. Ingrese a su cuenta de Ariba, haga click en la fleche al lado de su cuenta, y seleccione de ese menú la Configuración de Network que quiera configurar. Page 4

5 2.1. Enrutamiento de Pedido Electrónico Seleccionar Enrutamiento de Pedido Electrónico desde la lista de Configuraciones de Network para configurar cómo usted recibe las órdenes de compra. Complete la ficha de Enrutamiento de Pedido Electrónico y luego haga click en Guardar. En la ficha de Enrutamiento de Pedido Electrónico usted podrá observa múltiples opciones, incluyendo: Nuevas Órdenes, Cambiar/Cancelar Ordenes, Otros Tipos de Documentos, Notificaciones y Configuración de Perfil Extendido e Información. Cada una de estas secciones tiene diferentes tipos de documentos que se necesitaran para determinar el método de enrutamiento en base a sus preferencias. Si el tipo de enrutamiento de es elegido, usted tendrá que ingresar la dirección de correo electrónico para cada tipo de documento en la Sección de Opciones. Opciones de Método de Enrutamiento de Pedidos: En línea: Los documentos solamente estarán disponibles en su cuenta de Ariba. [No se recomienda a menos que usted va a estar revisando manualmente su cuenta de Ariba para nuevos documentos múltiples veces al día.] cxml/edi: Los Documentos ven a ser enviados como XML/EDI. Configuración adicional será requerida, favor de referirse a la sección de cxml / EDI Invoicing o llame a MSC Help Desk para mayor información. Documentos serán enviados vía . Usted puede seleccionar esta opción para recibir el documento XML adjunto a un correo electrónico. Usted también puede ingresar hasta cinco direcciones de correo separándolas con una coma. Page 5

6 FAX: Los documentos serán enviados por medio del número de fax asociado a su cuenta. Una vez que todos los espacios están completos, haga click en guardar en la parte superior de la esquina derecha de la página Configurar Enrutamiento de Factura Electrónica Seleccionar la opción de Enrutamiento de Facturación Electrónica en la lista de Configuración de Network para configurar como usted envía sus facturas a los clientes (Caterpillar). Opciones de Método de Enrutamiento de Facturas: En Línea: Las facturas son creadas y enviadas desde su cuenta de Ariba para Caterpillar por medio de la internet. cxml / EDI: Las facturas serán enviadas vía XML/EDI. Esta opción requiere configuración adicional. Favor contactar Ariba para mayor información. Completar las secciones de Método de Envío y Notificaciones, luego haga click en Guardar Configurar Archivación de Facturas El proceso de archivación de facturas es requerido para muchos países con VAT [Value Added Tax] que requieran archivar las facturas electrónicas (predominantemente países Europeos). Ariba le permite descargar las facturas desde su cuenta de Ariba en un documento comprimido (ZIP) para que pueda guardarlo en su opción de archivación. Usted puede configurar su Archivo de Facturas en la parte posterior de la sección de Configuraciones del Network. Seleccione la frecuencia, selecione la opción de Archivar sin Demora y haga click en Iniciar. Esto verificará la disponibilidad del primer archivo. Page 6

7 Las Facturas Archivadas están disponibles para descargarse desde la página de Facturas Archivadas en la sección de buzón de salida de su cuenta de Ariba Network. Para mayor información acerca de otras opciones de preferencias disponibles para su cuenta de Ariba, por favor vea el documento de Manejando su cuenta de Usuario en el sitio de Ariba Help. Page 7

8 3. Recibir Pedidos de Compra en Ariba Los pedidos de compras generados por Caterpillar llegaran a su buzón de entrada de Ariba. El prefijo de la orden iniciara con las letras D, P o B. Estos pedidos de compra solo aparecerán en su buzón de entrada luego de una relación con Caterpillar haya sido establecida en Ariba. Pedidos generados anteriormente a que su compañía haya sido comprometida con Caterpillar en Ariba no aparecerán en su Buzón de entrada de Ariba Caterpillar NO utiliza las opciones de Hojas de gastos y de tiempos, Pagos Anticipados, Pagos Programados, Envíos, Contratos, Notificaciones. Los Contratos generados por Caterpillar no aparecerán en su Bandeja de Entrada de su Cuenta de Ariba. Los contratos empiezan con la letra C. Pedidos de Contratos son enviados vía a la dirección que tenemos en los archives cuando un nuevo o revisado pedido de contrato es creado. Estos incluirán información detallada necesaria para facturar sobre el contrato. Su MSC HelpDesk Regional o su comprador Principal también pueden enviarle una copia si esta es solicitada. 4. Facturar 4.1. Facturar Pedidos de Compra Factura basada en Pedido de Compra (El prefijo de Pedido de Compra inicia con P, B, o D ) Usted utilizara este método cuando facture un pedido de compra (el prefijo empieza con P, B or D ) que fue enviado a su bandeja de entrada. Nota Importante: Si usted no puede hallar el pedido en su bandeja de entrada, favor revisar la sección Facturar Pedidos que no estén en la bandeja de entrada, incluyendo contratos (prefijo de contracto es C ). Esta opción le permitirá crear una factura de un pedido que no haya sido recibido en su buzón de entrada. Desde su bandeja de entrada encuentre el Pedido que va a facturar y haga click en el link de numero de Pedido para abrir el pedido. En la parte superior de la página, haga click en el botón de Crear Factura y seleccione Factura Estándar. Esto abrirá la pantalla de Generar Factura. Page 8

9 En la Sección de Resumen Ingrese el # de factura (debe ser único) y la fecha de la factura (haga click en el calendario para seleccionar la fecha de la factura). En la parte superior de la página, haga click en Siguiente. Proveedores de Estados Unidos también deberán de ingresar su TAX ID si no es populado automáticamente. Validar el Enviar a y Dirección de Cliente. Importante: La información de dirección debe ser utilizada para validar la cantidad de impuesto para la factura. Documentación incorrecta de la dirección puede causar el rechazo de la factura. En la Sección de Impuestos Si su pedido autoriza a usar impuestos, haga click en el botón Impuesto a nivel de cabecera. En el espacio de categoría, seleccione ventas e ingrese la tasa de impuesto que estará cobrando. Para facilitar su uso, usted podrá configurar el menú de impuestos para que los impuestos de ventas y la tasa aplicable estén en su menú de categoría a elegir. Page 9

10 Cargos Adicionales-Comentarios-Adjuntos: En algunos casos Caterpillar les permite a los proveedores agregar costos adicionales por envío y manejo. Previo a agregar esos costos a la facture, favor contactar a su comprador para recibir confirmación de que el cargo adicional va a ser aceptado para el pedido de compra relacionado a el mismo. Cargos adicionales no autorizados pueden causar que la factura sea denegada. Términos de Pago: Cualquier término de pago aparte del Calendario de Acuerdo Estándar de Caterpillar debe ser previamente autorizado por el Comprador. Comentarios y Adjuntos: Estos serán visibles para el Solicitante de Caterpillar y el Comprador. Para agregar alguno de estos campos adicionales seleccione la opción apropiada en la lista de menú de Agregar a Encabezado. MEXICO - IMPORTANTE: Cuando se envía una facture a una de las instalaciones de Caterpillar en México, una versión en PDF de la facture debe ser adjunta a la facture electrónica. Seleccione adjunto desde el menú de Agregar a Cabecera y adjunte una versión de hoja de la factura. Si no incluye la versión PDF de la factura podría resultar en un pago atrasado de la misma. Sección Bienes: Las Líneas de artículos serán pre llenadas a partir del pedido. Usted no puede cambiar el costo de una línea de artículo a un precio mayor. Para actualizar un precio usted tendrá que contactar al comprador principal mostrado en el pedido. Factura Parcial: Page 10

11 Si existen varias líneas de artículos y usted esta facturando parcialmente, seleccionar la cajita al lado de cada línea de artículo que usted no quiere facturar, y luego haga click en Eliminar. Esto removerá las líneas de artículos de su factura, mas no de el pedido de compra. Si usted está enviando una cantidad parcial de una línea de artículo, debe reducir la cantidad que al número apropiado que esta enviando. Cualquier artículo del pedido de compra que no se haya facturado estará disponible para facturarse en otro momento. Usted puede agregar comentarios, un descuento o porte especial a una línea de artículos seleccionando la línea de articulo y haciendo click en el las lista de menú de Acciones de línea. Generar Factura: Una vez que usted haya hecho todos los cambios/actualizaciones haga click en Siguiente. En la pantalla de confirmación de factura verifique que todo sea correcto, haga click en Enviar y salga de la creación de factura. Una copia de la factura aparecerá en su Buzón de salida, no hay necesidad de imprimir la confirmación de factura. Si existe algún error en esta página, haga click en Anterior, corrija los errores y luego vuelva a Enviar. IMPORTANTE: Muchos países no permiten facturación electrónica por completo. Para estos países se tiene que enviar una copia de la facture a Caterpillar con un sello de COPIA DE FACTURA ELECTRONICA en alguna parte de la factura. La lista de los países a continuación permite facturación electrónica por completo** y no requiere de una copia de la factura: - Estados Unidos - Singapur - Reino Unido ** Es responsabilidad del Proveedor efectuar la investigación necesaria para asegurarse de que ellos están cumpliendo con la regulación local acerca de facturación electrónica Facturar Pedidos que no estén en la bandeja de entrada, incluyendo Contratos El proceso descrito puede ser utilizado para facturar contratos (Pedidos de contratos empiezan con la letra C ),o también para facturar pedidos de compras (pedidos inician con la letra D, B, o P) que no fueron enviados a su bandeja de entrada. Page 11

12 En la Página de Inicio seleccione Factura sin Pedido de Compra debajo de Crear, en el menú de la derecha. n la pantalla de Crear Factura sin Pedido de Compra seleccione el Cliente y determine el tipo de Factura como Factura Estándar. Haga Click en Siguiente. Generar Factura: Resumen: Ingrese la información justo como usted haría con una factura creada de un Pedido de Compra. Asegúrese de ingresar un número único de Factura. Información de Pedido: Ingrese el número de Contrato en el campo de Contrato n O ingrese el número de pedido de compra en el campo de n de pedido del cliente. Si el número de pedido es un BPO (Orden de Compra en Blanco), ingrese el número en el campo de Contrato n. NO UTILICE n de pedido del cliente Y Contrato n EN LA MISMA FACTURA.. Ariba es sensitivo y los números de pedidos deben iniciar con una letra MAYUSCULA. Cuando ingrese el número de Contrato no incluya la extensión (-V#). Si usted no ingresa correctamente el numero de orden su facture va a ser DENEGADA Envío: Actualice y verifique el Expedir desde y la dirección de Caterpillar de Expedir a haciendo click en el link de Ver/Editar Direcciones. - IMPORTANTE: La información de la dirección puede ser utilizada para validar la cantidad de impuesto de la factura. Documentación incorrecta de la dirección puede causar que la factura sea denegada o un Impuesto pagado incompleto. Page 12

13 Sección de Bienes: Como las facturas no son creadas en base a Pedidos de Compra en su bandeja de entrada, usted tiene que ingresar manualmente todos los artículos en línea. Para agregar líneas de artículos a la factura, haga click en el botón Agregar Articulo. NO utilice la sección de servicio para agregar los artículos de línea, esto puede causar que la facture sea DENEGADA. Ingrese la información de la línea de artículo como aparece en el contrato y en el pedido de compra. El campo de No. es el numero de referencia de línea de un Contrato o un Pedido de Compra IMPORTANTE: La factura TIENE que encajar exactamente con el pedido de compra. (No. de Referencia de Línea, No. de Parte, Cantidad, Unidad de medida) Ingrese la descripción del artículo en línea y el precio unitario para encajar el pedido. Siempre tenga una copia de su contrato o pedido de compra para referencia. Si no existe un número de parte en el pedido, ingrese N/A en el campo de No. De Parte. Asegúrese de que el número de pedido inicie con letras en MAYUSCULA, Ariba es sensitivo a las mayúsculas y minúsculas. En el caso de una factura de líneas múltiples contra una orden de una sola línea, cada línea de factura debe hacer referencia a la misma línea en la orden. Complete los espacios faltantes en la pantalla de Generar entrada de Factura (Ver la sección de Facturar Pedido de Compra) y Enviar. Algunas abreviaturas de unidad de medidas: Cada EA Milla 1M Mes MON Lote LO Año ANN pie FT Hora HUR Crate CR Pie cuadrado FTK Carton CT Case CS semana WEE Paquete PK Dia DAY Paquete PK caja BX libra LBR Docena DZN Paleta PF Page 13

14 4.3. Facturación CSV El Network de Ariba ofrece la habilidad de ingresar múltiples facturas basadas en un documento CVS (comma schema delimited). Limitaciones: Para Facturas CVS aplican las siguientes limitaciones: Cantidad Máxima de líneas de artículos por factura: 1,000 Máximo número de facturas por archivo: 50 Tamaño Máximo de archivo: 4 MB Importante: La funcionalidad de facturas CVS no está disponible para enviarse a plantas en Perkins. Para mayor información en Importación de Factura CVS, favor contactar a su MSC Help Desk Facturación XML / EDI El Ariba Network también maneja el protocolo EDI y cxml para enviar facturas y recibir pedidos de compra. Usted podrá conectar sus sistemas de ERP utilizando estos canales de comunicación. Usted podrá encontrar mayor información sobre este tema en Ariba Ayuda, en el link de documentación de Producto. Desde Ariba Help, haga click en el tab de Administración. Aquí encontrara recursos de cxml y EDI. 5. Memorandums de Crédito Caterpillar ha activado recientemente la función de memorándum de crédito disponible en el Network de Ariba. Caterpillar acepta memorándums de crédito generados en Ariba, generados ya sea de una orden de compra. La factura original o de un contrato. Por favor siga las instrucciones a continuación cuando crea un memorándum de crédito para Caterpillar. Cada memorando de Crédito debe solamente correlacionarse con una factura u orden de compra. (POS). No agregue múltiples POS en el mismo memorándum de crédito. Page 14

15 Los Memorándums de Crédito para Caterpillar pueden ser ingresados en el Ariba Network. Ingrese un Memorándum de Crédito SOLAMENTE para facturas que haya acordado pagar o q ya haya pagado. Favor de verificar Supplier Connect antes de ingresar un Crédito. Ingrese una razón para el memorándum de crédito en el espacio de comentarios. Incluya el NÚMERO DE FACTURA ORIGINAL en el espacio de comentarios. Page 15

16 PASOS DEL PROCESO Crear un Memorándum de Crédito desde una factura 1) Desde su buzón de salida, seleccione la factura a la cual desee crearle un memorándum de crédito. 2) Haga click en en el link del numero de factura para abrirla. ** Recuerde SOLAMENTE ingresar Memorándums de Crédito para facturas que Caterpillar ya haya pagado o que estén programadas a pagarse. Favor de verificar en la página web de Supplier Connect. 3) Seleccione botón de Crear abono de articulo de Línea en la parte superior de la pantalla de facture. Page 16

17 4) Ingrese el numero original de la facture con CR agregado al final para el espacio de Abono N. 5) Ingrese una Razón para el Memorándum de Crédito o Abono en los Comentarios. 6) Por omisión, todos los artículos de línea en una facture están incluidos en un abono o memorándum de crédito. Elimine o remueva artículos de línea cuando sea necesario para un memorándum de crédito parcial. 7) Haga Click en Siguiente. Page 17

18 8) Revise el Abono Memorándum de Crédito. Haga Click en Enviar. 6. Estado de Factura Una vez que haga enviado una factura en Ariba, esta aparecerá en el Buzón de Salida. Desde el Buzón de salida usted podrá buscar facturas específicas utilizando los Filtros de Búsqueda. Nota: Usted también puede utilizar la función de búsqueda en la página de inicio para encontrar una factura. El estado de la Factura será visible desde la lista de facturas en el buzón de salida. Page 18

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20 ESTADO DE FACTURA: En cola: Estado inicial. Ariba recibió la factura, pero no se ha tomando ninguna acción. Enviado: Ariba envió la factura a Caterpillar. IMPORTANTE: Antes de reingresar una facture o crear una nueva, favor revisar el estado e historial de la facture original. Si usted tiene una factura Antigua (más de 5 días) que aun está en estado Enviado, favor contactar a Help Desk. Admitido: Caterpillar recibió la factura. Procesando: Caterpillar esta en el proceso de revisar y aprobar la factura. Aprobado: La factura ha sido aprobada y ha sido enviada a el sistema de cuentas por pagar para su pago. Ingresa a Supplier Connect para ver la fecha de pago establecida para sus facturas aprobadas. https://supplierconnect.cat.com Rechazado: La factura ha sido rechazada. Usted deberá abrir la factura para revisar la razón de rechazo. Si usted necesita ver más información acerca de estado de la factura: Haga click en el link del numero de facture para abrirla. (ver arriba) Haga click en historial para ver más información acerca de la factura. 7. Facturas Rechazadas Desde su página de inicio de Ariba, usted puede buscar en la sección de Estado de Factura el número de facturas rechazadas. Haga click en el link bajo la columna de Rechazada para ver una lista de todas las facturas rechazadas en su buzón de salida. - Usted también puede revisar el estado de una factura buscándola por su número. Ver Configurar Enrutamiento de Pedido Electrónico para configurar las notificaciones por correo electrónico de facturas rechazadas en Ariba. Una vez haya abierto la factura, usted puede revisar la razon por la cual fue rechazada hacienda click en la seccion de Historico. Page 20

21 Haga click en Editar en la parte superior o inferior de la pantalla para hacer cambio a la facture y volver a enviarla. IMPORTANTE: Usted deberá cambiar el numero de factura y corregir el error que causo su rechazo antes de volver a enviar la factura. Antes de reenviar una facture o crear una nueva facture, favor de verificar el estado e historial de la facture original. SI usted tiene una factura vieja (mayor de 5 días) que aun está en estado de Enviado, favor de contactar a Help Desk. 8. Informes de Ariba Ariba ofrece la aplicación de crear y correr informes. Usted puede correr informes de POS, Facturas o de Facturas fallidas desde Ariba. Haga click en la Sección de Informes para crear una nueva plantilla de informe. Page 21

22 CREAR: Usted puede crear un nuevo reporte hacienda click en el botón de Crear. Crear un titulo para su nuevo reporte e ingrese una descripción. (opcional). Agregar la Zona horaria, Lenguaje y el Tipo de Informe. Page 22

23 Usted puede filtrar su Informe por Cliente o mostrar todos los clientes. Ajuste el filtro y el rango de fecha para su informe. Haga click en Enviar para crear su informe. Su nueva plantilla de Informe va a aparecer en su lista de Plantillas de Informes. Usted puede Editar una plantilla de reporte para modificarle el rango de fecha u otros filtros. Una vez que este cambio ha sido efectuado, el reporte estará en cola. Haga click en el botón Actualizar el estado hasta que el Estado del Reporte cambie a Procesado. Usted puede volver a ejecutar un informe existente haciendo click en el botón Ejecutar. Esta opción solo ejecuta el mismo reporte nuevamente, no actualiza ninguno de los filtros de informe. Para mas información de informes diríjase a Ariba Help. Page 23

24 9. Ariba Supplier Network Ariba Network es una vibrante comunidad de compradores y sus proveedores. Se trata de una plataforma única, integral y global para colaborar con los clientes. Mas de 730,000 proveedores participantes Conduciendo más de 200 billones de USD en transacciones anuales Transacciones en 130 paises y 70 monedas Incluye 400 de las 500 compañías de Fortune Page 24

25 9.1. Cuotas de Afiliación Las cuotas se evalúan como un pequeño porcentaje (0,155 por ciento, o 15 1/2 centavos de dólar por 100 USD) del volumen de transacciones por calificar la relación a lo largo de la red Ariba. Relaciones con menos de cinco documentos o un volumen anual de transacciones de menos de USD están exentos de tasas. Estas relaciones recibirán los beneficios de nivel básico y se realizaran transacciones en la red Ariba de forma gratuita. Cuotas de Afiliación de Programa de Proveedor Volumen Anual por Relación Comprador-Proveedor Cuotas < $50,000 USD o < 5 documentos enviados GRATIS $50,000 a $13M y 5 o más documentos enviados 0.155% Uso de integración y tecnología de catalogo Relación con más de $13M and 5+ documentos enviados* *Menos del 1 % de los proveedores llegara al $20K cap $495/anual Cuota Fija de $20mil P. Cómo se calcula el "Volumen de Transacción" y "Recuento de Documentos"? R. "Volumen de Transacción" es el valor total de órdenes de compra y de facturas sin ordenes en los últimos 12 meses O el valor total de facturas (de POS o facturas sin POS) de los últimos 12 meses. El Recuento de Documentos" es el numero de ordenes de compras y de todas las facturas (de POS y de facturas sin POS) de los últimos 12 meses. Confirmaciones de pedido, órdenes de cambio, las notificaciones previas de envíos y otros documentos están excluidos del recuento de documentos. Para mayor información por favor visite: Cuotas sujetas a cambio sin previo aviso. Tabla de Ejemplo Cálculo de Cuota de Servicio de Transacciones de Red: Volumen Transaccional en Periodo de Facturación Recuento de Documento en Periodo de Facturación $50,000 5 $78 $150, $233 $250, $388 $1,000,000 2,000 $1,550 $7,000,000 8,500 $10,850 $250,000, $20,000 $250,000, $20,000 Cuotas en Período de Facturación Page 25

26 9.2. Tutoriales / Información de Ayuda Tutoriales: Introducción a la Red de Proveedores de Ariba Empezar a usar la Red de Proveedores de Ariba Programa de Afiliación de Proveedores Manejo de Órdenes de Compra Envío de Facturas y Memorándums de Crédito o Abonos de Crédito Demostración de Compras y Gastos : 9.3. Soporte en Diferentes Idiomas La red Ariba admite varios idiomas. Los siguientes idiomas están soportados en la red Ariba y el soporte al cliente de Ariba: Ingles Francés Italiano Alemán Español Japonés Chino-Simplificado Portugués Brasileño Holandés Suizo Ruso Noruego Danés Polaco Húngaro 10. Información de Contacto Caterpillar Caterpillar MSC (Proveedor) Help Desk debe ser contactado para preguntas o problemas relacionados al contenido de órdenes de compra o contratos, Facturas, Rechazo de Facturas o Guía en la creación de Facturas utilizando Ariba. Favor de utilizar el cuadro a continuación para determinar el contacto de ayuda de su región. Page 26

27 Líneas de Asistencia de Centros de Servicios de Proveeduría Regionales Localidad Número telefónico para Proveedores Dirección de Correo Electrónico Estados Unidos Reino Unido Europa China Singapur Mexico + 52 (81) Page 27

28 10.2. Ariba Ariba helpdesk debe ser contactado por problemas técnicos o preguntas relacionadas a Ariba, la red de proveedores, habilitación de EDI or XML. Página de Inicio de Ariba: (Haga Click en Ayuda Póngase en Contacto con el Servicio de Asistencia ) US / Canada Toll Free ARIBA North/South America Europe / Middle East / Africa +44 (0) (0) Asia Pacific (toll free number for France, Germany, Italy, Netherlands, Spain, Sweden, Switzerland & UK) Los siguientes números telefónicos son gratuitos si llama desde ese país: Australia Korea China Malaysia Hong Kong Nueva Zelanda India Filipinas Indonesia Singapur Japón Tailandia Contacte Ariba por medio de FormularioWeb: https://connect.ariba.com/haa_webform/1,,ondemandsupport_anad,00.html? Page 28

29 11. Requisitos de Documentos a Caterpillar Dirección de Facturas por Entidades Legales de Caterpillar: Dependiendo de la entidad legal de Caterpillar, los documentos de facturación deben ser enviados a las siguientes direcciones: Entidad Legal (Estados Unidos) Caterpillar Geneva (36) Malaga Demonstration (NF) Malaga Formation (NG) CRSI (GK) (Used Equipment) CEF (SS) CF (NU) Dirección de Facturación Accounts Payable LD SW Adams Street Peoria, IL Caterpillar Sarl Accounts Payable 76, rte de Frontenex PO Box 6000 CH-1211 Geneva 6 Caterpillar CDD Accounts Payable Finca La Candelaria s/n E Santa Rosalia-M aqueda (Ma) España Caterpillar Formación Técnica S.L. Malaga Accounts Payable Finca La Candelaria s/n E Santa Rosalia-M aqueda (Ma) España Caterpillar Redistribution Services International Sarl Accounts Payable 76, rte de Frontenex PO Box 6000 CH-1211 Geneva 6 Caterpillar European Finance s.r.o. Klimentskà Praha 1 IC: DIC: CZ Caterpillar Finance s.r.o. Klimentskà Praha 1 IC: DIC: CZ Page 29

30 11.2. Requerimientos de IVA: Todos los documentos enviados deben cumplir con los requerimientos IVA legales y de Caterpillar y debe de incluirse la siguiente información: Lista de Documentacion necesaria: - Nombre de Proveedor y dirección - Número IVA de Proveedor - Nombre y dirección de entidad legal de CAT - Numero IVA de CAT (ver tabal abajo) - Representante Fiscal de CAT incluyendo el numero IVA (ver table de abajo) - Número de Factura - Fecha de Factura - Cantidad y descripción de bienes/servicios. - Precio Unitario - Descuentos no incluidos en el precio - Tasa del IVA - Cantidad de Factura por cada tipo de IVA - Monto de IVA en la moneda del origen país del proveedor si es diferente de la moneda de la factura. Numeros IVA y representates fiscales de CAT: Para Caterpillar Geneva (36) Pais Numero IVA de CAT Representante Fiscal CSARL Austria ATU Ernst & Young Wagramer Str. 19 A-1220 Wien Austria VAT ATU Belgica BE Caterpillar Group Services S.A. Avenue des Etas-Unis, 1 B-6041 Gosselies Belgium VAT number: BE Republica Checa CZ N/A Francia FR Caterpillar France SAS 40 Avenue Leon Blum BP Grenoble Cedex 9 France VAT number: FR Alemania DE N/A Italia IT Mec Trac Via Muzza Spadetto Bazzano (Bologna) Italy VAT number: IT Polonia PL N/A Eslovakia SK N/A Page 30

31 España ES N C Ernst & Young Torre Picasso, Planta 3 Plaza Pablo Ruiz Picasso Madrid Spain VAT number: ES A Suecia SE Ernst & Young AB Torggatan 2 SE Malmo Sweden VAT SE Suiza CH N/A Holanda NL B01 N/A Reino Unido GB N/A Todos los demas CH N/A Número IVA CRSI y representantes fiscales: Para Caterpillar Redistribution Services Int.(GK) Pais Numero IVA de CAT Representante Fiscal de CSARL Austria AT U Ernst & Young Wagramer Str. 19 IZD Tower Postfach 89 A-1220 Wien Austria VAT ATU Belgica BE Fiducom NV Marcel Thirylaan 204 B-1200 Bruxelles Belgique VAT BE Francia FR Sogeser Vat representative Tour Frantome 1, Place de la Coupole F Paris La Défense France TVA FR Alemania DE N/A Italia IT Caterpillar Prodotti Stradali Srl Via IV Novembre 2 Minerbio I Bologna Italy VAT IT Polonia PL N/A España ES N A Ernst & Young Abogados S.L. Torre Picasso, Planta 3 Plaza Pablo Ruiz Picasso Madrid Spain VAT ES A Suecia SE Ernst & Young AB Page 31

32 Torggatan 2 SE Malmo Sweden VAT SE Suiza CH N/A Holanda NL B01 N/A Reino Unido GB N/A Para Malaga Demonstration (NF) y Malaga Formation (NG) Entidad Pais Numero IVA de CAT CCDD España ES B CFT España ES B Requerimientos de Órdenes de Compra: La política estándar de CAT requiere que todas las compras de bienes y servicios deben ser adquiridos a través de compras indirectas por medio de órdenes de compra (POS). Los documentos enviados a Caterpillar deben hacer referencia al respectivo número de pedido. 12. Preguntas Frecuentes Preguntas de Proveedores Nuevos P. Por qué Caterpillar está cambiando su forma de hacer negocios? R. Los factores clave son: I. Requerimientos de crecimiento II. Reforzamiento de las prácticas y procedimientos de compra III. Cumplimiento de SOX / reducción de los riesgos de negocio IV. Aumento de la utilización de los planes y catálogos "Procure to Pay 'V. Común (P2P) y un sistema de proceso VI. Solución de facturación electrónica VII. Mejora de los informes de negocio P. Cuáles serán los cambios para un proveedor? R. Los cambios incluyen: I. Orden de compra (PO) entrega a través de Ariba Network II. Factura Electrónica a través de Ariba Network III. Capacidad de proporcionar u organizar catálogos aprobados de Caterpillar P. Quién es Ariba? R. Ariba Inc. es el proveedor líder de soluciones empresariales de colaboración comercial. Ariba combina la tecnología líder del sector con la mayor comunidad mundial de comercio basado en la web para ayudar a las empresas a descubrir, conectarse y colaborar con una red global de socios - todo en un entorno basado en la nube. Caterpillar ha logrado comprometer a Ariba para proporcionar una solución de comercio global de negocios de la Page 32

33 red. P. Qué beneficios han experimentado con Proveedores Ariba? R. Son los siguientes: I. órdenes de compra electrónicas y facturación II. Colaboración de Catálogo III. Llevar a cabo negocios con múltiples clientes IV. Estado de facturas V. Términos y condiciones Estándar de los clientes VI. Comunicación con los clientes mejorada VII. Visibilidad para otros clientes potenciales VIII. Oportunidades para la automatización de procesos P. Por qué debería un Proveedor pagar para hacer negocios con Caterpillar? R. El legado de Caterpillar del Proceso de Procuraduría de Pago (P2P) para el intercambio de órdenes de compra, confirmaciones y facturas era laborioso y propenso a error debido a los procesos manuales implicados. Mediante la utilización y maximización de tecnologías ofrecidas por Ariba, hemos racionalizado el proceso de P2P. El intercambio de documentos es más rápido y más exacto debido a una reducción en el extenso movimiento de papeleo. La red Ariba está diseñada para ayudarle a aumentar sus cuentas, acelerar el pago y fortalecer su negocio. P. Puedo pasar los honorarios de Ariba sobre Caterpillar? R. No. La utilización de la red Ariba para realizar negocios con Caterpillar proporciona oportunidades para nuestros proveedores para fijar sus precios competitivos en base a dos factores: el valor que reciben debido a la racionalización de los procesos y la capacidad de expandir eficientemente su alcance a nuevos mercados. P. Qué sistemas operativos y navegadores web son recomendados por Ariba? R. En un PC (Windows XP o Vista): - Internet Explorer versión 6.0 o Mozilla Firefox versión 1.5 o superior - Safari 3.2 En un Mac (OSX 10.4 x o posterior): - Mozilla Firefox versión 1.5 o superior - Safari 3.2 P. Hay un costo para registrarse para una cuenta de Ariba? R. No. No hay que pagar para inscribirse en la red Ariba. P. Me he registrado con Ariba, ahora qué pasa? R: Después de que se haya registrado, podrá iniciar sesión en Ariba Network y utilizar las funciones básicas de los proveedores. Sin embargo, una relación comercial debe ser establecido por Caterpillar para permitir la transmisión de las órdenes de compra y facturas. Usted recibirá una notificación por correo electrónico de la red Ariba cuando la relación se ha habilitado. P. Cómo Caterpillar establece la relación comercial? R. Usted recibirá un de bienvenida de la Line de Asistencia Regional de Caterpillar. Este correo electrónico contiene instrucciones detalladas sobre la comunicación de su Ariba Network ID (ANID), por el cual Caterpillar puede establecer la relación comercial. Page 33

34 P. Cómo me registro en la red Ariba? R. El Registro de Proveedor es el proceso de crear una cuenta en Ariba Supplier Network. Inicie sesión en supplier.ariba.com y haga clic en Registrarse como Nuevo Proveedor >>. Complete la información básica de la empresa solicitada. Cree un nombre de usuario, contraseña y establecer su pregunta y respuesta secreta. En la parte inferior de la página, lea cuidadosamente tanto los términos del Acuerdo de Uso y la Política de privacidad de Ariba. Haga clic en la casilla de verificación para indicar la aceptación de los términos. Haga clic en Continuar. Después de registrarse, usted debe confirmar su dirección de correo electrónico. La red Ariba Te enviaremos un correo electrónico con un enlace para confirmar tu dirección de correo electrónico y activar su cuenta. Haga clic en el enlace del correo electrónico. Vuelva a la página de registro y haga clic en Continuar. La página de configuración de perfil se mostrará, donde puede configurar su cuenta y preferencias. Para acceder a la interfaz principal, haga clic en Hecho Preguntas Generales de Ariba P. Es seguro utilizar el Sistema de Ariba? R. Ariba requiere la Identificación de usuarios y contraseñas. Toda la seguridad es dirigida y verificada por análisis de Caterpillar por nuestro personal de seguridad. El portal bastante seguro. P. Cuál es la política de privacidad de inscripción y la información? R. Al registrarse en Ariba Network, su registro de base y la información del perfil se pone a disposición Caterpillar. Caterpillar utiliza la información para realizar transacciones con nuestros proveedores a través de la red Ariba. Dependiendo de su configuración de privacidad, los posibles compradores en Ariba puede ser capaz de utilizar su información para evaluar el potencial de una relación de negocios con su empresa. Cuenta La información personal se mantiene como privado y no se comparte con nadie. Además, los proveedores no tienen acceso a la información de otros proveedores. Política de privacidad de Ariba: Page 34

Información Importante para facturar a Hewlett Packard:

Información Importante para facturar a Hewlett Packard: Información Importante para facturar a Hewlett Packard: Estimado Proveedor, La facturación en papel ha sido siempre un proceso arduo e intensivo en costes para ambos, nuestros proveedores y HP. Las facturas

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