Nociones de contabilidad
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- María Nieves Vera San Segundo
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1 7 Nociones de contabilidad Para ser capaz de: Comprender el sentido y la utilidad de la contabilidad como herramienta de registro y análisis de la actividad empresarial. Cumplimentar los libros y documentos económicos financieros más importantes, de acuerdo con la normativa vigente. Relacionar la documentación comercial con la contable. Interpretar la información contable para mejorar la toma de decisiones. Sincronizar cobros y pagos para evitar situaciones comprometidas de liquidez. Necesitarás familiarizarte con: La contabilidad y su imagen fiel. Las cuentas anuales. El balance de situación. La cuenta anual de pérdidas y ganancias. Los ratios financieros y de rentabilidad. El fondo de maniobra. El plan económico-financiero. El umbral de rentabilidad. El presupuesto de tesorería. 228
2 A LA CONTRA Qué me pasa, doctor? Para mucha gente la contabilidad resulta aburrida e inútil. Argumentan que es una actividad improductiva, que no añade valor a la empresa, pues se limita a dejar constancia de su actividad. Sería como el fotógrafo que cubre un partido de fútbol. Toma imágenes, pero no mete ningún gol. Quienes así opinan están profundamente equivocados. Cura al paciente la enfermera que toma su temperatura? Y cuando le toma la presión? Y cuando controla sus constantes vitales? No lo cura, pero sin esa información al médico le faltarían indicios para saber cómo actuar! Con la contabilidad sucede lo mismo. No es solo un puro registro, sino un paso necesario para el diagnóstico. La contabilidad no se limita a anotar lo que se compra, vende, paga, amortiza o reparte, sino que lo hace de un modo que permite la diagnosis de la salud o enfermedad de una empresa. La contabilidad es a la empresa lo que los síntomas son a las personas. No hace falta que el emprendedor sea un experto contable, pero unas nociones elementales de contabilidad le sirven para evaluar si su empresa se está gestionando adecuadamente, si está en una posición de riesgo, si le puede faltar dinero en breve o si está saneada. Los estados financieros, dado que incorporan el pasado, nos ayudan a predecir el futuro. El día a día de la empresa es tan trepidante que resulta difícil tener una visión global y acumulada de los pasos que vamos dando. La contabilidad tiene dos virtudes: es al mismo tiempo una película de cine y una fotografía. Los asientos contables del libro Diario son los fotogramas que muestran qué pasó en cada momento. En cambio, los balances y las cuentas de pérdidas y ganancias son la instantánea (fotografía) que resume todo lo que ha sucedido. Otra ventaja de la contabilidad es que a través de los ratios se dispone de puntos de referencia respecto a otras empresas del mismo sector que el nuestro, lo que es fundamental para saber si nuestra gestión es eficiente o precisa ser mejorada. Además, y por si fuera poco, a través de la contabilidad se conoce el precio de las empresas, una información clave tanto para venderlas como para comprarlas. No es importante saber cuánto vale aquello a lo que hemos dedicado tantas horas y esfuerzos? Una empresa sin una contabilidad adecuada es como un hospital con todos sus instrumentos y aparatos averiados. Unidad 7 229
3 1 La contabilidad La contabilidad es un sistema que registra y cuantifica la información empresarial con el objetivo de que su análisis reporte utilidad a la hora de tomar decisiones. A estas alturas ya tenemos una idea de negocio y hemos decidido cuestiones relevantes en lo que respecta a la fiscalidad, la responsabilidad o el marketing. Incluso tenemos cierta idea de cómo vamos a financiar nuestra empresa, cuestión esta última que abordaremos en detalle en la siguiente Unidad. Son decisiones muy importantes pero, una vez que pongamos en marcha la empresa, tendremos que tomar otras relacionadas con el día a día del negocio. Si pensar y diseñar el coche es importante, no lo es menos un ordenador de a bordo que informe sobre lo que ocurre en el mismo. Ese precisamente es el cometido de la contabilidad: proveer de información al conductor de la empresa para que pueda tomar las decisiones oportunas. Desde un punto de vista funcional, la contabilidad es el principal mecanismo de información y control empresarial. Emprendedor Tenlo en cuenta La contabilidad funciona como un notario de la actividad empresarial. Aprovisionamiento Producción Marketing TOMA DE DECISIONES Recursos humanos CONTABILIDAD Fig Función de la contabilidad en la empresa. De la documentación empresarial se extrae la información que, una vez analizada, será utilizada para ayudar en la toma de decisiones Información e imagen fiel La contabilidad registra todo lo relacionado con la valoración del patrimonio empresarial para analizarlo posteriormente. En las empresas hay mucha información contenida en facturas, cheques, recibos, contratos ; toda es necesaria pero hay una que interesa especialmente: la que afecta a la valoración de los elementos de titularidad empresarial (cuentas bancarias, ordenadores, mercancías, préstamos bancarios, etc.), denominados en conjunto patrimonio empresarial. En la medida que estos elementos resultan imprescindibles para el desarrollo y mantenimiento de la actividad, son objeto de un especial seguimiento y vigilancia por parte de la contabilidad. La información relevante para la contabilidad es aquella que guarda relación con la valoración del patrimonio empresarial, el cual está formado por todos los elementos de titularidad empresarial. Para registrar información relacionada con la composición y valoración del patrimonio empresarial, la contabilidad utiliza una serie de normas predeterminadas conocidas por todos, lo cual, aparte de ser de mucho sentido común, permite cumplir la legalidad vigente. Si cada empresa utilizara un lenguaje propio para redactar su información, el mundo de los negocios sería una torre de Babel con miles de lenguas. 230
4 Usuarios de la información contable Directivos de la propia empresa Inversores potenciales Proveedores Clientes Bancos y cajas En tu DVD: Orden JUS/206/2009 por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuotas anuales de los sujetos obligados a su publicación. Administración pública Tabla 7.1. Interesados en la marcha empresarial. Utilizar un lenguaje único y conocido por todos permite a cualquiera que esté interesado en la marcha empresarial interpretar lo realmente acontecido, sin que previamente el contable de cada empresa tenga que explicar el lenguaje en cuestión. En todo caso, la presentación de la información contable debe realizarse de la forma más objetiva posible, libre de desviaciones voluntarias, distorsiones, manipulaciones u ocultaciones de datos. A esto es a lo que se le llama representar la información contable conforme a una imagen fiel. La aplicación del criterio de la imagen fiel requiere la existencia de una regulación que oriente a los usuarios sobre la forma de redactar la información, al tiempo que cumpla con eficacia su labor de informar sobre la marcha empresarial: el Plan General de Contabilidad. Ejemplo Uno de los principios que se utiliza para representar la imagen fiel es el llamado de la importancia relativa. Según este principio solo es necesario registrar aquellos sucesos que tengan una importancia relevante, prescindiendo de aquellos que impliquen una mínima variación. Para una empresa que factura miles de millones al año, qué significa extraviar un bolígrafo? Los sucesos que son insignificantes en relación con el tamaño empresarial no serán contabilizados. En España, el Plan General de Contabilidad (PGC) es el texto de referencia contable que regula la información contenida en los libros contables para que sea comprensible a cualquiera interesado en la marcha empresarial. El PGC en vigor en España es el de 2008, y está pensado para que la contabilidad española y la europea se asemejen más a la de otros países y así facilitar la comparación internacional de contabilidades en un mundo cada vez más globalizado. Una de las particularidades de este nuevo plan es que contempla la utilización de dos planes distintos en función del tamaño empresarial, tal como puedes apreciar en la tabla 7.2. Glosario La imagen fiel es un criterio que preside la redacción contable, en virtud del cual esa redacción de la información debe realizarse con la mayor objetividad posible. Atención La llevanza de una contabilidad conforme al PGC es obligatoria para las sociedades pero no así para los empresarios o autónomos. En las Unidades 5 y 6 ya comentamos detalladamente qué libros y registros deben llevar los empresarios individuales. Activo Cifra de negocio N.º de trabajadores PGC general > 50 PGC para PYMES (*) < < Tabla 7.2. Tipos de PGC en función de las características empresariales. Los requisitos de información son menores cuanto menor es el tamaño de la empresa. Tal como veremos más adelante, el activo es la suma de los bienes y derechos de titularidad empresarial; y la cifra de negocio es, en general, la cifra de ventas. (*) Las microempresas utilizan el mismo plan que las PYMES pero aplicando un par de criterios distintos. Unidad 7 231
5 Caso práctico 1 Contabilización de documentos Carmen Saura ha emprendido un negocio propio y tiene subcontratada la contabilidad con una asesoría fiscal. Es final de mes y tiene que llevar la documentación al contable, pero no sabe cuál es la que procede, porque normalmente es su hermana quien se encarga de seleccionarla. Los documentos en cuestión, así como los hechos deducidos son los siguientes: Documentos 1. Contrato privado de compra y cheque bancario. 2. Circular del proveedor. 3. Contrato de trabajo. Hechos deducidos Adquisición mediante cheque bancario de un terreno valorado en Una subida de 0,10 en el precio de la materia prima. Contratación de un administrativo que cobrará el salario mínimo interprofesional. 4. Justificante de pago en efectivo. Pago de una factura de Contrato de préstamo y extracto bancario. 6. Extracto bancario. Concesión de un préstamo bancario de Cobro de 120 mediante transferencia bancaria por factura pendiente de cobro. Tenlo en cuenta En toda variación del patrimonio empresarial se ven afectados por lo menos dos elementos. En este principio básico se basa la partida doble, que es el nombre con el que se conoce el mecanismo universal para registrar los hechos contables en el libro Diario. a. Identifica para cada documento los elementos de titularidad empresarial afectados. b. Qué reglas generales se pueden deducir de los casos descritos? Solución: a. La documentación que ha de seleccionar es toda aquella que guarde relación con una modificación de la valoración del patrimonio empresarial. Por tanto: 1. Sí; por un lado, aumenta la valoración del elemento terreno en pero, por otro, disminuye la valoración del elemento cuenta bancaria en No, de momento la subida no afecta a ningún elemento del patrimonio empresarial. La variación patrimonial será medida por su repercusión sobre el dinero solo en el momento de pagar por la materia prima. 3. No, la contratación no implica nada. Como no habrá desembolso de dinero hasta pagar la nómina, este suceso no da lugar a una variación en el patrimonio empresarial. 4. Sí, a cambio del elemento factura (que era un derecho de cobro pendiente) la empresa aumenta en 400 el elemento dinero (en efectivo). 5. Sí, la empresa aumenta la cantidad del elemento dinero en , pero a cambio contrae una deuda denominada el elemento préstamo bancario, también de Sí, la empresa aumenta la valoración del elemento dinero (en cuenta bancaria) en 120, pero a cambio tiene un elemento menos que cobrar. b. Como reglas generales, podemos establecer lo siguiente: primero, el patrimonio empresarial se ve afectado cuando entra o sale dinero (o si el correspondiente pago o cobro de dinero queda aplazado) y, segundo, siempre hay por los menos dos elementos afectados. 232
6 1.2. Las cuentas anuales Una de las partes más importantes del PGC, si no la que más, es la que se refiere a las cuentas anuales. Tal como su nombre indica, las cuentas anuales resumen la información referida a un período de tiempo (normalmente un año) y están formadas, entre otros, por el balance de situación y la cuenta anual de pérdidas y ganancias (véase la tabla 7.3.). Las cuentas anuales son unos documentos o estados contables que resumen la información referida al patrimonio empresarial, la situación financiera y los resultados de cada ejercicio. Balances de comprobación Balance de situación Cuenta anual de pérdidas y ganancias Memoria Estado de cambios en el patrimonio neto Estado de flujos de efectivo (*) Tabla 7.3. Documentos que integran el libro de Inventarios y Cuentas anuales. En la presente Unidad analizaremos los más importantes, que son el balance y la cuenta anual de pérdidas y ganancias. (*) Solo empresas que precisen PGC general. Las cuentas anuales, junto con los inventarios, integran uno de los libros obligatorios según la normativa mercantil: el libro de Inventarios y Cuentas anuales. No obstante, para que tenga lugar la confección y redacción de las cuentas anuales, lo cual sucede habitualmente cada 31 de diciembre coincidiendo con el año natural, requiere de una mecánica de anotación que registre previamente la información. Esta importante función corresponde al libro Diario, el otro libro obligatorio según el Código de Comercio. El libro Diario es el nombre que recibe el conjunto de anotaciones cronológicas con el que la contabilidad registra las distintas operaciones empresariales. FUNCIÓN DE LA CONTABILIDAD Representar el patrimonio empresarial Las cuentas anuales resumen la situación empresarial en unos documentos estructurados y conocidos por todos. Glosario El número y características de las fuentes de financiación (de dónde procede el dinero) es lo que se denomina situación financiera. En el argot empresarial, se denomina ejercicio a cada uno de los períodos de tiempo, normalmente un año natural, en los que las empresas dividen su actividad para determinar si la gestión ha respondido a lo esperado. Un inventario viene a ser una especie de balance detallado, donde los elementos patrimoniales se ordenan en una única columna. Libro Diario Registro de operaciones Libro de Inventarios y Cuentas anuales Balance de situación Cuenta anual de pérdidas y ganancias (Situación patrimonial, financiera y resultados obtenidos) LIBROS OBLIGATORIOS DE LA CONTABILIDAD Fig Contabilidad y libros obligatorios. La llevanza de la contabilidad conforme a lo que establece el PGC es voluntaria pero, en todo caso, es obligatoria para las sociedades según establece la normativa mercantil y para aquellas personas físicas que declaren sus rendimientos a través de la estimación directa normal del IRPF. Unidad 7 233
7 Apéndice Las normativas contables y fiscales se complementan pero también se solapan, razón por la que hemos preparado un pequeño compendio en el apéndice para que sepas a qué atenerte en lo que respecta al cumplimiento de la normativa. El registro de operaciones conforme a lo que establece el PGC requiere unos conocimientos técnicos bastante avanzados, todo ello sin contar con que las tareas contables necesitan bastante dedicación y esfuerzo. Debido a ello, muchas PYMES que no pueden tener un contable en plantilla subcontratan este tipo de tareas a asesores externos. No obstante, se lleve o no a cabo en el interior de la empresa, cualquier gerente o emprendedor debe tener unas nociones mínimas de contabilidad que le faculten para entenderla, máxime cuando de ella puede extraer información muy valiosa en la que fundamentar sus decisiones empresariales. Por esta razón, en esta Unidad vamos a profundizar en la interpretación de dos de los principales documentos de la contabilidad: el balance de situación y la cuenta anual de pérdidas y ganancias. 2 El patrimonio empresarial El patrimonio empresarial está formado por los bienes, derechos de cobro y deudas de titularidad empresarial. Atención Sobre las letras y otros títulos que pagar o cobrar hablamos en la siguiente Unidad y en el Apéndice. Tal como expusimos en el capítulo anterior, la contabilidad registra todo lo que tiene que ver con el patrimonio empresarial, al cual representamos como un conjunto de elementos de distinta naturaleza (bienes, derechos de cobro y deudas) susceptibles de valoración. Patrimonio empresarial 5 Bienes 1 Derechos de cobro 2 Deudas Un bien es todo elemento necesario para el desarrollo de la actividad empresarial (máquinas, transportes, mercancías, dinero ). Por su parte, los derechos de cobro, tal como su nombre indica, son cantidades de dinero pendientes de cobro (facturas, letras ). En cambio, las deudas son cantidades de dinero pendientes de pago (facturas, letras, impuestos ). La diferencia de valor entre los bienes y los derechos de cobro que posee y las deudas que tiene constituye la riqueza real de la empresa. En contabilidad, esta diferencia se denomina neto y es lo que realmente vale la empresa. Neto = Bienes + Derechos de cobro Deudas A partir de la fórmula del neto es posible establecer nuevas agrupaciones: Bienes + Derechos de cobro = Neto + Deudas Dado que la transformación de bienes y derechos de cobro en dinero supone riqueza para la em presa, se les denomina en conjunto activo. En cambio, al conjunto de las deudas, en la me dida que constituyen una carga, se les denomina pasivo. Activo = Neto y Pasivo A esta igualdad se le conoce con el nombre de ecuación fundamental del patrimonio y es utilizada universalmente para representar el patrimonio de las empresas. Cada una de estas agrupaciones (activo, neto o pasivo) recibe el nombre de masa patrimonial. Ejemplo Si el único bien que tienes es una casa valorada en pero que fue adquirida con un préstamo bancario de , el neto o patrimonio neto vale Casa ( ) = Neto ( ) y Préstamo bancario ( ) Activo ( ) = Neto ( ) + Pasivo ( ) 234
8 2.1. El balance de situación La ecuación fundamental del patrimonio, que tal como veremos en el siguiente ejemplo permite relacionar de un solo vistazo los orígenes y las aplicaciones de los fondos, recibe el nombre de balance de situación (véase la tabla 7.4). El balance de situación es un documento que resume la situación global de la empresa en un momento dado del tiempo mediante la presentación valorada de sus bienes, derechos y deudas. El balance de situación expresa la realidad empresarial en términos de bienes, derechos y deudas. ACTIVO Inversiones NETO Y PASIVO Fuentes de financiación Aplicaciones de fondos Bienes Derechos de cobro ACTIVO Inversiones Casa Orígenes de fondos Neto Deudas Tabla 7.4. Primera representación del balance de situación. El neto y pasivo desglosa las fuentes de financiación que han posibilitado las inversiones presentes en el activo. Ejemplo Si quisiéramos representar mediante un balance de situación el patrimonio personal que utilizamos como modelo en el apartado anterior, este sería el resultado: NETO Y PASIVO Fuentes de financiación Neto Préstamo bancario Tenlo en cuenta El balance de situación es la expresión de la ecuación fundamental del patrimonio empresarial (ACTIVO = NETO Y PASIVO). Comentario: el neto y pasivo desglosa las fuentes de financiación propia ( ) y bancaria ( ) que han posibilitado las inversiones (casa) presentes en el activo. Fig Hoy día, los ordenadores cuadran automáticamente el balance de situación, pero antes había que hacerlo a mano. En el argot contable, cuadrar el balance es comprobar que se cumple la ecuación fundamental del patrimonio, esto es, que coinciden las sumas de activo y las de neto y pasivo. Durante varios miles de años, la única «máquina» para contar fue el ábaco. Las grandes computadoras aparecieron en la década de 1950 pero solamente algunos tenían acceso a ellas. La calculadora, que apareció en la década de 1970, fue la primera máquina de calcular accesible para todos. Unidad 7 235
9 Tenlo en cuenta En el mundo empresarial, los cambios se suceden a un ritmo vertiginoso. De ahí que todo lo que excede de 12 meses se considere a largo plazo. A cada uno de los elementos que integran el patrimonio empresarial se les denomina cuentas, las cuales a su vez se agrupan con otros elementos afines formando familias o submasas. Una cuenta es la denominación específica que utiliza el PGC para referirse individualmente a cada uno de los elementos que integran el patrimonio empresarial. También las submasas se agrupan para formar las tres grandes masas patrimoniales que ya conocemos: activo, pasivo y neto. MASA PATRIMONIAL Submasa patrimonial Cuenta Fig Agrupaciones contables. Las cuentas forman familias y se agrupan en submasas patrimoniales. A su vez, las submasas patrimoniales se agrupan en las tres grandes masas patrimoniales que ya conocemos: activo, pasivo y neto. En la tabla 7.5 ejemplificamos estas agrupaciones contables. A. Activo Las inversiones son las que posibilitan el desarrollo de la actividad empresarial. Atención Hemos puesto en cursiva la terminología propia del PGC para identificar los distintos elementos patrimoniales. El activo muestra el cuadro de las inversiones que la empresa necesita hacer para desarrollar su actividad empresarial, ordenadas en función de su plazo de permanencia en la empresa. En este sentido, los elementos de activo se clasifican en activo no corriente (con permanencia superior a un año) y activo corriente (con permanencia igual o inferior a un año). Activo no corriente. Está formado por aquellos elementos del patrimonio vinculados a la empresa durante más de un ejercicio. Los grupos más importantes son: a. Inmovilizado intangible. Son aquellos bienes que la empresa necesita para producir pero que no tienen materialidad física. Ejemplo Una Propiedad industrial (una patente o una marca) o una Aplicación informática. b. Inmovilizado material. Está integrado por aquellos activos tangibles y corpóreos propiedad de la empresa, y que esta destina a su actividad productiva durante una serie de períodos. Ejemplo Los Terrenos, las Construcciones, la Maquinaria, los Equipos para proceso de información, el Mobiliario o los Elementos de transporte. c. Inversiones financieras. Lo forman aquellas inversiones, temporales o permanentes, que financian las actividades de otras empresas privadas o públicas. Ejemplo Inversiones permanentes en otras empresas (acciones adquiridas con la intención de controlar otra empresa) o Valores de renta fija (títulos que generan un interés fijo como, por ejemplo, los del Tesoro Público). 236
10 Mención aparte merecen las amortizaciones acumuladas del inmovilizado (intangible o material), cuentas que registran la depreciación de valor experimentada por el inmovilizado en su contribución a la actividad empresarial desde el momento en que fueron adquiridos: Amortización Acumulada del Inmovizado Intangible (AAII) y Amortización Acumulada del Inmovilizado Material (AAIM). Estas cuentas (AAII y AAIM) tienen la particularidad de que acompañan en el activo del balance a los elementos de inmovilizado cuya depreciación reflejan aunque con signo negativo. Ejemplo Si un Elemento de transporte fue adquirido por hace dos años y se le ha estimado una depreciación anual del 20 %, la cuenta AAIM tendrá un valor negativo de y acompañará en el activo del balance al inmovilizado, de tal forma que es posible calcular rápidamente el valor real del inmovilizado, que en este caso asciende a ( ). Activo corriente. Está constituido por aquellos elementos del patrimonio que se encuentran en constante rotación, es decir, por los que se renuevan varias veces en un mismo ejercicio económico. Las submasas fundamentales de este tipo de activo son las existencias, el realizable y el disponible: a. Existencias. Están compuestas por aquellos materiales que se utilizan en la elaboración del producto o bien por las mercancías ya elaboradas que constituyen la actividad propia de la empresa. Todos estos bienes tienen que sufrir una transformación o una venta para convertirse en líquido después de un plazo. Son las Materias primas, los Envases o las Mercaderías. b. Realizable. Se trata de facturas pendientes de cobro por ventas de mercancías o prestaciones de servicios. A las personas que adeudan dinero a la empresa se les denomina Clientes. c. Disponible. Es el formado por aquellos elementos que, por el hecho de ser líquidos, tienen una disponibilidad inmediata. Prácticamente son dos: la Caja (dinero en efectivo) y Bancos, c/c (dinero en cuentas bancarias). Atención Tal como vimos en la Unidad 3, en su contribución al proceso productivo, los inmovilizados se gastan y pierden valor. Al contabilizar como un gasto la depreciación anual de los inmovilizados, las empresas obtienen menos beneficios y, por tanto, pagan menos impuestos a Hacienda y reparten menos dividendos a socios y propietarios. Todo ello permitirá a la empresa ahorrar el dinero suficiente como para sustituir el inmovilizado cuando finalice su vida útil. Glosario Liquidez es la capacidad de los activos para convertirse en dinero. Masa patrimonial Submasa patrimonial 1 Submasa patrimonial 1.1 Cuentas del PGC Atención ACTIVO Activo no corriente Inmovilizado intangible Inmovilizado material Inmovilizado financiero Existencias Propiedad industrial, etc. Terrenos, Construcciones, etc. Valores de renta fija, etc. Mercaderías, etc. Sobre las inversiones ya hemos hablado en la Unidad 3. En la presente Unidad estudiaremos cómo las denomina y clasifica el PGC. Activo corriente Realizable Clientes, etc. Disponible Caja, Bancos c/c. Tabla 7.5. Ejemplo de masas patrimoniales, submasas patrimoniales y cuentas. Es ahora cuando podemos ejemplificar la forma que utiliza el PGC para clasificar al patrimonio empresarial. Por ejemplo, la masa patrimonial activo se subdivide en activo no corriente y activo corriente. A su vez, el activo no corriente se subdivide en inmovilizado intangible, material y financiero. El inmovilizado material está formado por cuentas: Terrenos, Construcciones, etcétera. Unidad 7 237
11 B. Neto y pasivo Los recursos que posibilitan la financiación de las inversiones pueden ser propios (neto) o ajenos (pasivo). Atención Sobre las fuentes de financiación de las empresas hablaremos en detalle en la Unidad 8. Vamos a estudiar conjuntamente ambas masas patrimoniales dada su similitud, puesto que mientras que en el neto se agrupan los recursos propios puestos a disposición de la empresa, el pasivo agrupa a los procedentes de terceros ajenos. Se clasifican como de largo plazo (permanencia superior a 1 año) el neto y el pasivo no corriente, mientras que en el corto plazo (permanencia igual o inferior a 1 año) solo se encuadra el pasivo corriente. Neto. Está formado por los recursos que no se tienen que devolver en toda la vida de la empresa. Son los fondos más estables de la empresa, puesto que no son exigibles por terceros, y prácticamente son recursos propios en su totalidad. Ejemplo El Capital (aportaciones de los empresarios individuales), Capital social (aportaciones de los socios en empresas societarias), las Reservas (beneficios no distribuidos de ejercicios pasados) y el Resultado del ejercicio. Pasivo no corriente. Lo constituyen aquellas deudas con un plazo de devolución superior a un año. Ejemplo Las Deudas a largo plazo con entidades financieras (préstamos bancarios). Submasa Elemento patrimonial representado Terminología del PGC (cuentas) ANC AC NETO Programas de ordenador Solares, fincas, minas, canteras Pisos, locales comerciales, naves Máquinas para extracción o elaboración de productos Mobiliario y equipos de oficina no electrónicos Ordenadores y equipos electrónicos Vehículos con los que la empresa desarrolla su actividad Depreciación acumulada por el inmovilizado intangible o material Letras de cambio pendientes de cobro Disponibilidades en cuentas bancarias Disponibilidades líquidas o en efectivo Recursos propios de los empresarios individuales Recursos propios en empresas societarias Beneficios no distribuidos Aplicaciones informáticas Terrenos Construcciones Maquinaria Mobiliario Equipos para proceso de información (EPI) Elementos de transporte AAII o AAIM Efectos a cobrar Bancos, c/c Caja Capital Capital social Reservas PNC Préstamos bancarios a largo plazo Deudas l/p con entidades de crédito PC Deudas con suministradores habituales Deudas con suministradores de servicios Letras de cambio pendientes de pago Cuotas pendientes de pago a la Seguridad Social Deudas pendientes de pago con la Agencia Tributaria Proveedores Acreedores Efectos a pagar Organismos Seguridad Social acreedores HP, acreedor por conceptos fiscales Tabla 7.6. Elementos patrimoniales típicos y su denominación contable. ANC = Activo no corriente, AC = Activo corriente; PNC = Pasivo no corriente; PC = Pasivo corriente. 238
12 Pasivo corriente. También llamado exigible a corto plazo, está integrado por aquellas deudas cuyo plazo de devolución es igual o inferior a un año. Se trata de deudas pendientes de pago con Proveedores (de mercancías), Acreedores (por suministros) u organismos públicos tales como Organismos de la Seguridad Social acreedores o Hacienda Pública acreedor por conceptos fiscales. ACTIVO Inversiones Activo no corriente Inmovilizado Activo corriente Existencias Realizable Disponible NETO Y PASIVO Fuentes de financiación Neto Pasivo no corriente Pasivo corriente Tabla 7.7. Segunda representación del balance de situación o de submasas patrimoniales. Aunque no se trata del modelo oficial del PGC, esta representación, mucho más completa que la de la tabla 7.4, es muy utilizada a nivel práctico. Dentro de las submasas patrimoniales, se engloban a su vez los elementos patrimoniales conforme a la terminología que acabamos de estudiar. Caso práctico 2 Redacta el balance de situación y valora la empresa Metálica de Gandía SL, empresa que se dedica a la carpintería metálica, realiza el siguiente inventario a 31 de diciembre de 2013: Un ordenador valorado en ; diverso mobiliario de oficina, ; stock de ventanas y puertas metálicas, ; furgoneta Seat, ; una cuenta corriente en CaixaBank, 5.000, y otra en La Caixa, ; están pendiente de cobro en 4 meses de y de los clientes García y Serrano, respectivamente; a La Caixa se le deben por un préstamo que concedió para devolver en 10 años, y a los suministradores de material Almacenes Combo y Suministros Reunidos se les adeudan y 3.900, respectivamente, para pagar en 2 meses; los beneficios no distribuidos del año anterior totalizan ; están pendientes de pago el IVA del último trimestre, que suma 313, y el recibo de la luz, que totaliza 127 ; dinero al contado, 400 ; se desconoce la aportación de los fundadores. La depreciación acumulada del inmovilizado material hasta la fecha asciende a Apéndice Modelo oficial del balance de situación del PGC para PYMES. a. Ordena el balance de situación conforme a la terminología y estructura expuestas en las tablas 7.6 y 7.7, respectivamente. b. Determina a cuánto asciende la aportación de los fundadores. c. Redacta el balance de situación a 31 de diciembre de Las partidas que han experimentado variación con respecto a 2013 han sido, con su correspondiente valoración en euros, las siguientes: Mercancías (23.000), Clientes (1.000), Bancos (29.475), Caja (325), Acreedores (323). Las cuentas de Proveedores, Mobiliario y HP acreedor por IVA han sido liquidadas, a La Caixa se le adeudan menos por el préstamo pendiente y los resultados del ejercicio han ascendido a La depreciación acumulada del inmovilizado material hasta la fecha asciende a Unidad 7 239
13 Solución: a. Balance de situación de Metálica de Gandía SL a 31 de diciembre de 2013: Activo Bienes y derechos de cobro Activo no corriente Inmovilizado Elementos de transporte EPI Mobiliario AAIM (2.000) Activo corriente Existencias Mercaderías Realizable Clientes Disponible Caja 400 Bancos, c/c Total activo Neto y Pasivo Deudas con terceros y propietarios Neto x Capital social x Reservas Pasivo no corriente Deuda l/p con entidades de crédito Pasivo corriente Proveedores Acreedores 127 HP acreedor por IVA 313 Total neto y pasivo b. Como de acuerdo con la ecuación fundamental del patrimonio, Activo y Neto y Pasivo suman lo mismo, podemos calcular la aportación de los fundadores (capital social) por diferencia entre ambas columnas. Por tanto: Activo = Neto y Pasivo = x x = x = (capital social) c. Balance de situación de Metálica de Gandía SL a 31 de diciembre de 2014: Activo Bienes y derechos de cobro Activo no corriente Inmovilizado Elementos de transporte EPI AAIM (3.700) Activo corriente Existencias Mercaderías Realizable Clientes Disponible Bancos, c/c Caja 325 Total activo Neto y Pasivo Deudas con terceros y propietarios Neto Capital social Reservas Resultado del ejercicio Pasivo no corriente Deuda l/p con entidades de crédito Pasivo corriente 323 Acreedores 323 Total neto y pasivo
14 3 La cuenta anual de pérdidas y ganancias La contabilidad también da a conocer los resultados obtenidos por la empresa durante un determinado período de actividad, los cuales dependen a su vez de la buena o mala gestión empresarial. Desde un punto de vista contable, la gestión empresarial se expresa por medio de la diferencia entre ingresos y gastos. Si los ingresos son mayores que los gastos los resultados del ejercicio serán positivos. En caso contrario serán negativos. La división de la gestión empresarial en períodos de actividad es más que lógica: además de ayudar a determinar si la gestión obedeció a lo esperado y adoptar las medidas oportunas si es el caso, hay que presentar los impuestos sobre beneficios y las cuentas anuales. La cuenta anual de pérdidas y ganancias es el documento que resume los resultados del ejercicio de la empresa mediante la presentación de gastos e ingresos Gastos e ingresos más habituales Sobre los costes y gastos ya hemos hablado en la Unidad 3. En la presente Unidad estudiaremos cómo los denomina y clasifica el PGC. En lo que se refiere a los gastos, los más habituales son: Compras de mercaderías. Aprovisionamiento de mercancías que constituyen el tráfico habitual de la empresa. Arrendamientos. Gastos por alquiler. Servicios de profesionales independientes. Importe satisfecho a profesionales por los servicios prestados (abogados, asesores o notarios). Servicios bancarios. Gastos por comisiones bancarias y similares. Suministros. Gastos por consumos no almacenables (luz, agua, gas ). Otros tributos. Importes satisfechos por impuestos distintos del Impuesto sobre Sociedades. Impuesto sobre Sociedades. Principal impuesto sobre los beneficios de las empresas societarias que, con carácter general, asciende al 30 %. Sueldos y salarios. Remuneraciones de personal. Seguridad Social a cargo de la empresa. Cuotas satisfechas por la cotización de los trabajadores de la empresa. Otros gastos financieros. Intereses de cuentas bancarias en contra de la empresa. Dotaciones a la amortización. Cuantificación de la depreciación experimentada por el inmovilizado intangible y material durante el ejercicio. Por su parte, los ingresos más típicos son: Ventas de mercaderías. Ingresos procedentes de la venta de los bienes que constituyen el tráfico habitual de la empresa. Prestaciones de servicios. Ingresos cuyo origen es la prestación de servicios por parte de la empresa. Otros ingresos financieros. Intereses de cuentas bancarias a favor de la empresa. Apéndice Modelo oficial de la cuenta anual de pérdidas y ganancias del PGC para PYMES. Tenlo en cuenta No confundas las cuentas de Dotación a la amortización... con las de Amortización acumulada Mientras que las primeras solo reflejan la depreciación del año que finaliza, las segundas acumulan la depreciación de varios años, desde que fue adquirido el inmovilizado. Unidad 7 241
15 3.2. Formato de presentación Tenlo en cuenta A efectos didácticos, y para una mayor simplificación, también es posible presentar la cuenta anual de pérdidas y ganancias en dos columnas: por un lado los gastos y por otro los ingresos. En este caso, el resultado del ejercicio viene dado por la diferencia entre ambas columnas. Gastos e ingresos se ordenan, en función de su naturaleza, en 4 grupos, de acuerdo con lo que puedes ver en la tabla 7.8. Resultado de explotación. Resultados relacionados con la actividad típica de la empresa. Resultado financiero. Resultados relacionados con la financiación de la empresa. Resultado antes de impuestos. Suma de los resultados de explotación y financiero. Resultado del ejercicio (después de impuestos). En el caso de las sociedades el resultado final es el que queda después de deducir el Impuesto sobre Sociedades. A) Resultado de explotación B) Resultado financiero C) Resultado antes de impuestos (A + B) + Ingresos (ventas o prestaciones de servicios) Gastos (compras, suministros, salarios ) + Ingresos financieros Gastos financieros Impuesto sobre beneficios D) Resultado del ejercicio Tabla 7.8. Modelo simplificado de la cuenta anual de pérdidas y ganancias. Comprueba tus conocimientos 1. Qué papel juega la contabilidad en el entramado empresarial? 2. Qué se entiende por imagen fiel y por qué es tan importante este concepto en la contabilidad? 3. Qué es la ecuación fundamental del patrimonio? Cómo se relaciona esta ecuación con el balance de situación? 4. Son lo mismo pasivo y pasivo corriente? Explícalo. 5. Representa el balance de situación de un patrimonio personal formado por los siguientes elementos con su correspondiente valoración en euros: Casa ( ), Terreno (50.000), Coche (20.000), Dinero en el banco (5.000), Préstamo bancario ( ), Deuda con Hacienda (4.000), Letras que pagar por el coche (8.000), Patrimonio neto (?). 6. En lo que respecta al balance de situación y la cuenta anual de pérdidas y ganancias: a. Redacta una definición con tus propias palabras. b. En qué se parecen y diferencian ambos documentos? c. Cómo se relacionan o comunican ambos documentos? 7. Redacta con tus propias palabras una definición de amortización. 8. Por qué los balances de situación reflejan la depreciación de valor experimentada por los inmovilizados empresariales a lo largo de los años? 242
16 Caso práctico Un virus informático ha desordenado el balance de situación y la cuenta anual de pérdidas y ganancias del actual ejercicio económico de la empresa Suministros del Sur SL. Dada la relación adjunta de elementos se pide ordenarlos y clasificarlos en su documento contable correspondiente. (Impuesto sobre Sociedades = 30 %) Ventas de mercaderías Mercaderías Resultado del ejercicio Maquinaria Bancos Proveedores Otros gastos financieros Terrenos EPI Impuesto sobre Sociedades Otros ingresos financieros AAIM 3 Relaciona el balance de situación con la cuenta anual de pérdidas y ganancias ? (4.000) Capital social Mobiliario Sueldos y salarios Clientes Préstamos a l/p Caja Compras de mercaderías Reservas legales Suministros Construcciones Aplicaciones informáticas Dotaciones a la amortiz En el DVD, hemos puesto a tu disposición no solo los textos completos del PGC y del PGC para PYMES, sino también una útil guía simplificada de este último aportada por la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa. Solución: Cuenta anual de pérdidas y ganancias de Suministros del Sur SL. + Ventas de mercaderías Compras de mercaderías Suministros 700 Sueldos y salarios Dotaciones a la amortización A) Resultado de explotación Otros ingresos financieros 100 Otros gastos financieros B) Resultado financiero C) Resultado antes de impuestos (A + B) Impuesto sobre beneficios (Sociedades) D) Resultado del ejercicio Balance de situación de Suministros del Sur SL. ACTIVO NETO Y PASIVO Terrenos Construcciones Aplicaciones informáticas Maquinaria EPI Mobiliario AAIM Mercaderías Clientes Caja Bancos (4.000) Capital social Reservas legales Resultado del ejercicio Préstamos a l/p Proveedores Tenlo en cuenta El impuesto sobre beneficios es generalmente el Impuesto sobre Sociedades, pero no siempre. Algunos empresarios individuales también llevan contabilidad y pagan impuestos sobre beneficios aunque lo contabilicen en una cuenta distinta. Tabla 7.9. Balance de situación de Suministros del Sur SL. El resultado del ejercicio obtenido en la cuenta anual de pérdidas y ganancias se integra en el balance a través de la cuenta Resultado del ejercicio. Unidad 7 243
17 4 Análisis contable Una vez registrada y clasificada, la información es analizada para ayudarnos a tomar decisiones. El principal objetivo de cualquier empresa es maximizar su beneficio, pero para ello debe cumplir previamente otros objetivos secundarios, como por ejemplo mantener la máxima rentabilidad de sus inversiones y ser lo bastante solvente para afrontar con seguridad sus compromisos de pago. Si hasta ahora hemos aprendido a clasificar la información contable, en este capítulo aprenderemos a analizarla e interpretarla mediante los ratios. Un ratio es un cociente entre dos magnitudes relacionadas. Clasificación contable de la información Documentos contables Balance de situación Cuenta de pérdidas y ganancias Análisis e interpretación de la información Técnicas de análisis (ratios) Ratios financieros Rentabilidad empresarial Fig Etapas del proceso contable. Una vez clasificada, la información contable es analizada para que de su interpretación puedan obtenerse conclusiones que sirvan para la toma de decisiones. Tenlo en cuenta Para que la información aportada por los ratios sea objetiva necesita ser comparada con la de otros ratios históricos o con la de las empresas del sector. Las características del cálculo de ratios como técnica de análisis son: Se obtiene un indicador numérico que resume una información sobre la situación empresarial. Como la empresa no es un ente aislado sino que se mueve en un sector concreto donde compite con otras empresas, los ratios deben acompañarse de otros datos e indicadores que permitan una interpretación objetiva. En este sentido, es frecuente comparar los ratios propios con los de otras empresas de referencia del sector para examinar las posibles diferencias. Ejemplo Si en un examen obtienes un cinco sobre un total de diez habrás aprobado la asignatura, pero para saber si es un buen resultado tendrás que compararlo con el de tus compañeros. Es un buen resultado si la mayoría de tus compañeros ha suspendido, pero será malo si toda la clase ha aprobado con notas superiores a cinco. La empresa es un ser dinámico en el tiempo, de tal forma que los ratios también se pueden utilizar para compararlos con los de otro período y así observar la evolución de la marcha empresarial. Ejemplo Si en la primera evaluación la media de la clase ha sido un ocho y en la segunda ha descendido a seis, habría que analizar las causas del empeoramiento académico, y viceversa. Como los ratios analizan realidades parciales de la empresa, hay que complementar los resultados para así ganar en perspectiva. Existen muchas clases de ratios, pero en este libro vamos a centrarnos en los financieros y de rentabilidad, pues, sobre todo en el caso de los primeros, son los más utilizados para formular un plan de empresa. 244
18 Fig Las ventajas de la ofimática son incuestionables: rapidez, fiabilidad, capacidad de cálculo... La posibilidad de analizar e interpretar rápidamente la información contable ha agilizado y mejorado notablemente la toma de decisiones Los ratios financieros Los ratios financieros analizan la capacidad de la empresa para liquidar sus deudas en los plazos fijados previamente. Ser un buen pagador es una norma fundamental de las empresas que empiezan. Los principales ratios financieros son el ratio de tesorería, el ratio de liquidez y el ratio de garantía. Los ratios financieros miden la capacidad de la empresa para afrontar sus deudas. Ratio Cálculo Significado Tesorería T = Realizable + Disponible Pasivo corriente Valor óptimo orientativo Liquidez inmediata (0,8 1,2) En tu DVD dispones de una hoja de cálculo para estimar los ratios financieros. Liquidez L = Activo corriente Pasivo corriente Solvencia a corto plazo (1,5 1,8) Garantía G = Activo Pasivo total Solvencia a largo plazo (1,7 2) Tabla Análisis de la solvencia financiera. Para que el análisis sea completo y objetivo, los resultados deben ser comparados con otros análisis de ratios, valores históricos y los de otras empresas del sector. Unidad 7 245
19 Apéndice Otros ratios para analizar la realidad empresarial. Caso práctico 4 Analiza la solvencia Dado el siguiente balance: Activo Neto y Pasivo Inmovilizado Capital Existencias Reservas Clientes Préstamos a l/p Letras a cobrar 500 Acreedores Bancos Proveedores Total Total a. Calcula e interpreta los ratios financieros de tesorería, liquidez y garantía. b. Comenta las posibles soluciones a la situación empresarial. Solución: a. El cálculo de los ratios con su correspondiente interpretación es la siguiente: Ratio de tesorería: T = (Realizable + Disponible) Pasivo corriente = ( ) ( ) = 0,75 El porcentaje de recursos a corto plazo que existe (75 %) para cubrir las deudas del mismo plazo es un poco más bajo de lo que sería deseable (por lo menos un 82 % de acuerdo con la tabla 7.10). Ratio de liquidez: L = Activo corriente Pasivo corriente = ( ) = 1,35 La situación de liquidez menos inmediata (L = 1,35), aun estando fuera de los valores óptimos, no es tan preocupante como la de la liquidez inmediata, ya que vendiendo o negociando los activos corrientes la empresa dispone de recursos suficientes como para cubrir las deudas a corto plazo. Ratio de garantía: G = Activo Pasivo total = ( ) = 1,83 En cambio, el ratio de garantía (G = 1,83) indica una situación desahogada a largo plazo, puesto que el valor del activo supera ampliamente la suma total de las deudas empresariales. b. El análisis de ratios no puede ser realizado de forma aislada, sino que hay que tener presente el sector donde se mueve la empresa, la competencia, la evolución con respecto a otros períodos de tiempo y los análisis de las otras áreas de la empresa. Si, aun teniendo en cuenta los factores que acabamos de mencionar, el valor de los indicadores del apartado a) sigue siendo un problema, la situación podría solucionarse con las siguientes medidas: Planificar mejor la tesorería con vistas a disponer de mayor líquido y, de esta forma, alejar el riesgo de impago. Dado el alto volumen de mercancía, podrían realizarse políticas promocionales orientadas a convertir las existencias en realizable o disponible. Renegociar la deuda existente con el objetivo de traspasar deudas de corto plazo a largo plazo mediante la concesión de nuevos préstamos o acuerdos comerciales. 246
20 4.2. La rentabilidad empresarial Otro tipo de ratios son los que miden la rentabilidad para determinar hasta qué punto compensa adquirir inmovilizados o convertirse en accionista de la empresa. La rentabilidad se subdivide a su vez en: Rentabilidad financiera: analiza el rendimiento de los recursos propios en relación con el Resultado del ejercicio (después de impuestos) de la empresa. A la rentabilidad financiera también se le denomina rentabilidad del accionista porque expresa la relación entre el dividendo que reparte la empresa y lo que han invertido los accionistas o propietarios. Ejemplo Si a principios de año un accionista invierte euros en una empresa y al final de año ha recibido 900 euros en concepto de dividendos, su rentabilidad es del 9 %. Rentabilidad económica: analiza el rendimiento de las inversiones (generalmente se trata de inmovilizados) en relación con el Resultado antes de impuestos. Este resultado es el obtenido gracias a la actividad típica de la empresa, con independencia del pago por impuesto sobre beneficios. Por tanto, para calcular el Resultado antes de impuestos lo normal es sumarle los impuestos al Resultado del ejercicio: Resultado antes de impuestos = Resultado del ejercicio + impuesto sobre beneficios Ejemplo Si la única inversión de una empresa es una máquina que adquirió por y se han obtenido de resultado antes de impuestos, la rentabilidad económica es del 10 %. La rentabilidad empresarial mide la productividad de las inversiones y del capital invertido. Tenlo en cuenta A la hora de efectuar comparaciones de rentabilidad entre las empresas de distintos países, la económica es mucho más objetiva que la financiera puesto que no se ve influida por los impuestos, los cuales son diferentes en cada país. La rentabilidad empresarial mide el rendimiento de las inversiones (rentabilidad económica) y el de los recursos propios de la empresa (rentabilidad financiera) para determinar el grado de eficiencia de la actividad empresarial. ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD Tipo de rentabilidad Medición Cálculo Rentabilidad económica Rendimiento de las inversiones presentes en el activo Re = Resultado antes de impuestos Activo Rentabilidad financiera Rendimiento que los accionistas obtienen a cambio de los recursos que invierten en la empresa Rf = Resultado del ejercicio Recursos propios Tabla Análisis de la rentabilidad. La rentabilidad es la relación entre los resultados que se obtienen en el numerador y los recursos que se aplican en el denominador. Unidad 7 247
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