UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES A02 ACTAS (AÑOS) A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 7 X X Actas A02.85 Actas de Reunión de Asamblea General de Usuarios Citación a asamblea Lista de asistencia Acta de la Reunión Anexos al acta Informes de gestión de Gerencia (Si aplica) Comunicaciones (Si aplica) A02.86 Actas de Reunión Junta Directiva 3 7 X X Citaciones a reunión Actas Anexos al acta (Si aplica) Informes de Gestión de la Gerencia (Si aplica) Reglamentos (Si aplica)

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 31 A02.87 Actas Comité de Compras 3 7 X X Cronograma anual de comités Acta Listado de asistencias Anexos al acta (Si aplica) Informes (Si aplica) A02.88 Actas del Comité de Gestión Integral de Residuos 3 7 X X Sólidos en la Prestación de Servicios Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica) A02.89 Actas Comité de Historias Clínicas 3 7 X X Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica)

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 31 A02.90 Actas del Comité de Incapacidades 3 7 X X Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica) A02.91 Actas Comité Operativo de Inversiones 3 7 X X Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica) A02.92 Actas Comité del Programa de Atención Domicilia- 3 7 X X ria Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica)

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 31 A02.93 Actas Comité Programa de Prevención y Promoción 3 7 X X Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica) A02.94 Actas de Comité de Seguridad del Paciente 3 7 X X Cronograma anual de comités Listado de asistencias Actas Informes (Si aplica) Anexos al acta (Si aplica) A02.95 Actas Comité Técnico Científico de Farmacia y Tera- 3 7 X X péutica Cronograma anual de comités Acta Informes (Si aplica)

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 31 A02.96 Actas Comité de Vigilancia Epidemiológica 3 7 X X Cronograma anual de comités Listado de asistencia Acta Informes (Si aplica) A04 ACUERDOS A04.05 Acuerdos de la Junta Directiva Unidad de Salud P 0 X X A15 AFILIACIONES DE USUARIOS P 0 X X Carta de voluntad para afiliarse Formulario de inscripción cotizante Fotocopia de cédula del cotizante Formulario de declaración en salud Comunicación de no aceptación de aportar para Plan Adicional de Beneficios en Salud y planes de reserva Carta de compromiso de pago de aportes Registro de matrimonio Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico

6 TABLA DE DOCUMENTAL CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Declaración extrajuicio. Registro civil. Fotocopia de documento de identidad del beneficiario Declaración de dependencia económica Certificado de estudio de beneficiarios y/o comprobante de pago de matrícula Solicitud de suspensión temporal de cotizante o beneficiario. Copia de resolución suspensión de servicios copia de resolución UIS de aceptación de renuncia Carta de manifestación para continuar afiliado (en tramite de pensión) Reporte de fosyga Comunicación sobre Multiafiliación (AÑOS) Pág. 6 de: 31 Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico Soporte Electrónico C01 CAJA MENOR 3 2 X Relación de gastos Recibos de caja menor Planilla de resumen de gastos de caja menor Planilla de control de entrega de dinero de caja menor

7 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 7 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES C09 CONTRATACIÓN (AÑOS) C09.07 Contratos de Suministros 3 7 X X Lista de chequeo Etapa precontractual Estudio de conveniencia y oportunidad Pliego de condiciones definitivo Manifestación de Interés a participar Solicitud de Disponibilidad presupuestal Certificado de Disponibilidad presupuestal Aviso de Convocatoria Observaciones al proyecto de pliego Respuesta de la entidad a las observaciones Adendas Acta de cierre Documento de ajuste a los estudios previos Acta de visita técnica Documento de recepción de ofertas Propuesta: Fotocopia de la Cedula Antecedentes disciplinarios

8 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 8 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Antecedentes Fiscales Antecedentes Judiciales Registro Único Tributario Anexo experiencia especifica Propuesta económica Listado de Tarifas Resolución de designación de comité evaluador Resolución de apertura Acta de verificación de requisitos habilitantes: Compromiso anticorrupción Certificación de cuenta bancaria para el pago respectivo Certificación de encontrarse al día en los pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales Consulta en línea de antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios y del boletín de responsabilidades fiscales de los representantes legales de los proponentes. Resolución de adjudicación Documento de Selección red de prestadores de servicios Manifestación de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades (AÑOS)

9 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 9 de: 31 Copias del certificado de habilitación o del registro único habilitante ante la secretaría de salud departamental Certificado de buenas practicas de manufacturas Licencia de la Secretaría de Salud (para los distribuidores de medicamentos) Etapa contractual Contrato Resolución designando supervisor Notificación de la resolución Pólizas Acta de aprobación de póliza Desarrollo del contrato Acta de inicio Acta de suspensión Acta de reinicio Informe del Contratista Informe del Supervisor Comprobante de entrada al almacén Certificado de Recibido a Satisfacción Facturas, documento equivalente y/o cuenta de cobro Relación de facturas

10 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 10 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales Acta de Liquidación Comunicaciones oficiales Comprobante de egreso (AÑOS) C09.21 Acuerdo de Voluntades 3 7 X X Lista de Chequeo Etapa precontractual Fotocopia de la cédula del representante legal Acto administrativo de representación legal Antecedentes disciplinarios Antecedentes fiscales, Antecedentes judiciales Registro unico tributario Resolución o acta de nombramiento Póliza de responsabilidad civil Certificados de Disponibilidad Presupuestal Observaciones presentadas Respuesta a las observaciones Certificado de habilitación o copia del formato de inscripción en el registro único habilitante ante secretaría de salud

11 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 11 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES departamental Formato de selección de red prestadores de servicios de salud-hospitales-red Universitaria de Servicios de Salud RUSS Etapa contractual Minuta al acuerdo de voluntades Resolución designando supervisor Notificación de la resolución Desarrollo del contrato Acta inicio Acta de liquidación Relación de facturas Comunicaciones externas Comprobante de egreso (AÑOS) C09.22 Contratos de Mantenimiento 3 7 X X Lista de Chequeo Etapa precontractual Cotizaciones Acta de visita técnica Observaciones presentadas

12 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 12 de: 31 Respuesta a las observaciones Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Propuesta (fotocopia de la cedula del representante legal Antecedentes disciplinarios, Listado de Tarifas Antecedentes fiscales, Antecedentes judiciales, Registro Único Tributario, Certificado de Cámara de Comercio, Póliza de seriedad, Registro único de proponentes anexo información financiera, experiencia especifica, Propuesta económica, Portafolio de servicios Manifestación juramentada de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades Copia de certificado de habilitación o formato de inscripción en el registro único habilitantes ante la secretaría de salud departamental. Etapa contractual

13 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 13 de: 31 Contrato Resolución designando supervisor Notificación de la resolución Polizas Acta de Aprobación de Pólizas Certificación cuenta bancaria Desarrollo del contrato Acta inicio Informe del supervisor Certificación de cumplimiento por parte del supervisor Comprobante de entrada al almacén Acta de suspensión Acta de reinicio Factura, documento equivalente o cuenta de cobro Relación de facturas Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales Acta de liquidación Comprobante de egreso

14 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 14 de: 31 C09.23 Contrato de Prestación de Servicios Red de Salud 3 7 X X Lista de Chequeo Etapa precontractual Cotizaciones Acta de visita técnica Observaciones presentadas Respuesta a las observaciones Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal Formato de recepción de propuestas Resolución designando comité evaluador Acta de evaluación y verificación de requisitos habilitantes de la propuestas Acta de verificación de requisitos habilitantes: Compromiso anticorrupción Certificación de cuenta bancaria para el pago respectivo Certificación de encontrarse al día en los pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales Consulta en línea de antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios y del boletín de responsabilidades parafiscales de los representantes legales de los proponentes.

15 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 15 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Listado de tarifas Manifestación juramentada de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades Copia de certificado de habilitación o formato de inscripción en el registro único habilitantes ante la secretaría de salud departamental. Etapa contractual Minuta de contrato Resolución designando supervisor Notificación de la resolución Polizas Acta de Aprobación de Pólizas Certificación cuenta bancaria Desarrollo del contrato Acta inicio Informe del supervisor Certificación de cumplimiento por parte del supervisor Comprobante de entrada al almacén Acta de suspensión Acta de reinicio Factura, documento equivalente o cuenta de cobro (AÑOS)

16 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 16 de: 31 Relación de facturas Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales Acta de liquidación Comprobante de egreso C09.24 Prestación de Servicios Profesionales 3 7 X X Lista de chequeo Etapa precontractual Propuesta Hoja de vida Fotocopia de la Cedula Antecedentes disciplinarios Antecedentes Fiscales Antecedentes Judiciales Registro Único Tributario Anexo experiencia especifica Propuesta económica Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad presupuestal Acta de visita técnica Formato de inhabilidades

17 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 17 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Formato de habiliación profesionales de la salud justificación para la contratación Etapa contractual Contrato Resolución designando supervisor Notificación al Supervisor Pólizas Acta de aprobación de póliza Desarrollo del contrato Acta de inicio Acta de suspensión Acta de reinicio Informe de cumplimiento del Contratista Informe del supervisor Certificación de cumplimiento Factura, Documento equivalente o Cuenta de cobro junto con el aporte al sistema de seguridad social integral y parafiscales. Comunicaciones Acta de Liquidación Comprobante de egreso (AÑOS)

18 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 18 de: 31 C09.25 Contratación por Invitación Pública 3 7 X X Lista de chequeo Etapa precontractual Estudio de conveniencia y oportunidad Pliego de condiciones definitivo Manifestación de Interés a participar Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad presupuestal Aviso de Convocatoria Observaciones al proyecto de pliego Respuesta de la entidad a las observaciones Adendas Acta de cierre Documento de ajuste a los estudios previos Acta de visita técnica Documento de recepción de ofertas Propuestas : Fotocopia de la Cedula del Representante legal Antecedentes disciplinarios, Antecedentes Fiscales, Antecedentes Judiciales Registro Único Tributario

19 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 19 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Certificado de Cámara de Comercio, póliza de seriedad Registro Único de proponentes anexo información financiera Anexo experiencia especifica Propuesta económica Portafolio de servicios Listado de Tarifas Resolución de designación de comité evaluador Resolución de apertura Acta de verificación de requisitos habilitantes: Compromiso anticorrupción Certificación de cuenta bancaria para el pago respectivo Certificación de encontrarse al día en los pagos de salud, pensiones, riesgos profesionales y parafiscales Consulta en línea de antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios y del boletín de responsabilidades fiscales de los representantes legales de los proponentes. Resolución de adjudicación Documento de selección red de prestadores de servicios Manifestación de no estar incurso en inhabilidades e (AÑOS)

20 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 20 de: 31 incompatibilidades Copias del certificado de habilitación o del registro único habilitante ante la secretaría de salud departamental Etapa contractual Contrato Resolución designando supervisor Notificación de la resolución Pólizas acta de aprobación de póliza Desarrollo del contrato Acta de inicio Acta de suspensión Acta de reinicio Informe del Contratista Informe del Supervisor Comprobante de entrada al almacén Certificado de Recibido a Satisfacción Facturas, documento equivalente y/o cuenta de cobro Relación de facturas Aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales Acta de Liquidación

21 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 21 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Comunicaciones oficiales Comprobante de egreso (AÑOS) C15 CUMPLIMIENTO DE TUTELAS 2 5 X X Notificación de Tutela contra la UIS Respuesta Copia del fallo D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia D07 DEMANDAS 2 5 X X Demanda Respuesta a la demanda Requerimiento Pruebas Notificaciones F04 FORMULAS MÉDICAS 1 2 X Dispensación de Medicamentos Fórmula médica de planta Recetario oficial para medicamentos de control especial (Si aplica)

22 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 22 de: 31 H02 HISTORIAS CLINICAS 5 15 X De acuerdo a la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio Examen de Ingreso a Capruis de Salud Evaluación de Programas Preventivos Notificación en salud pública Compromiso terapéutico del programa de todo corazón Consentimientos informados Declaración de salud Hoja de evolución Registros de atención de médicos especialistas Epicrisis H08 HISTORIA OCUPACIONAL 5 15 X X Historia ocupacional Ordenes de exámen de ingreso Resultados de exámenes de ingreso Certificado Médico de aptitud laboral Comunicaciones externas Concepto de la administradora de riesgos laborales(novedad) Resultado de prueba psicotécnica

23 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 23 de: 31 H09 HISTORIA ODONTOLOGICA 5 15 X X Historia Odontológica de Ingreso Consentimientos informados Historia de evolución odontológica Hoja de interconsulta Autorizaciones especiales de Odontología Lecturas de de exámenes especializados Autorizaciones especiales de Odontología Lecturas de de exámenes especializados I01 INFORMES I01.49 Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Guías 2 4 X X Informe I01.50 Informe de Auditoria Médica Concurrente 2 4 X X Informe

24 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 24 de: 31 I01.51 Informe de Auditoria de Contratos de Servicios de 2 4 X X Salud Informe I01.52 Informe de Evaluación de Historias Clínicas 2 4 X X Informe I01.53 Informes a Entes de Control de Enfermería 2 4 X X Informe I01.54 Informe a Entes de Control de Farmacia 2 4 X X Informe I01.55 Informe de Elementos de Consumo Médicos y Odon- 2 0 X tológicos Informe

25 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 25 de: 31 I01.56 Informes de Gestión de la Unidad de Salud 1 4 X X Informes I01.57 Informe de Seguimiento al Sistema de Información 1 5 X X al Usuario Informe Anexo (Si aplica) I01.58 Informe de Satisfacción de Usuario 1 1 X Encuesta interna Encuesta externa I02 INVENTARIOS I02.05 Devolución de Medicamentos 1 1 X Resumen mensual de medicamentos entregados por el usuario Acta de reintegro de medicamentos

26 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 26 de: 31 I02.06 Inventario de Medicamentos 1 1 X Comunicaciones internas Planilla Inventario de Medicamentos Ajustes de inventario Acta de inventario de medicamentos en farmacia Comprobante de faltantes Comprobantes de sobrantes Comprobantes de movimiento de farmacia I02.07 Medicamentos vencidos 1 1 X Listado de medicamentos de próximo vencimiento. Acta de baja de medicamentos Acta de entrega a la empresa contratada para el Manejo de residuos biológicos Formato de desnaturalización de medicamentos P03 PLANES P03.11 Plan de Acción Anual 1 4 X X Plan Informes

27 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 27 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Comunicaciones Plan de participación ciudadana (AÑOS) P09 PROGRAMAS P09.39 Programa de Atención Domiciliaria 5 15 X La información se registra y se conserva en la Historia Formato Solicitud atención domiciliaria Clínica Formato de evaluación de condicciones del paciente copia de historia clínica Ordenes médicas Registros de controles médicos mensuales P09.40 Programa de Mantenimiento de Infraestructura 2 0 X Diagnóstico Plan anual de de mantenimiento de infraestructura Ajustes al programa de mantenimiento (Si aplica) Comunicaciones (Si aplica) P09.41 Programa de Manejo Integrado de Plagas 2 0 X Cronograma de actividades de mantenimiento Formato de control de plagas

28 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 28 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Registro de control general de visitas Informe de visitas sanitarias Comunicaciones Actas de reunión (AÑOS) P09.42 Programa de Recolección de Desechos 2 0 X Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios Registro de recolección de residuos Actas de disposición final Informe de supervisión del contrato de recolección Manifiesto de riesgo biológico Informe de autoevaluación de condiciones sanitarias Plan de mejora P09.43 Programa de Vigilancia Epidemiología 2 4 X X Fichas de notificación Plan de actividades Registro de Asistencia Consetimiento informado Comunicaciones

29 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 29 de: 31 CODIGOS Informe SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (AÑOS) P09.44 Programas de Prevención y Promoción P 0 X Control Atención integral a la gestante Control Atención del jóven años Control Todo corazón Control Crecimiento y desarrollo 0 a 10 años Control Detección de alteraciones del adulto Control Prevención de cancer de cuello uterino Control Prevención de cancer de próstata Control Prevención de cancer de seno Control Vacunación Control Prevención de cancer de seno Control Vacunación Control de alteraciones visuales Control Prevención Salud Oral Soporte Electrónico REGISTROS R01.46 Registros de Eventos Adversos 1 1 X X Reporte de evento adverso

30 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 30 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Notificación del evento adverso Plan de mejoramiento Comunicaciones (Si aplica) (AÑOS) R01.47 Registro de Control de Limpieza y Desinfección 2 0 X R01.48 Registro de Control de Aseo 2 0 X R01.49 Registro de Control de Aseo de Baños 2 0 X R01.50 Registro de Verificación de Limpieza y Desinfección 2 0 X Terminal R01.51 Registro de Recolección de Reciclaje 2 0 X R01.52 Registro de Verificación del Estado de Infraestructura 2 0 X por Áreas R01.53 Registro de Residuos Especiales 2 0 X

31 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 31 de: 31 CODIGOS SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES R03 RESOLUCIONES (AÑOS) R03.07 Resoluciones de la Unidad de Salud (Gerencia) P 0 X X