Manual de Procedimiento MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE TRÁMITES Y SERVICIOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE TRÁMITES Y SERVICIOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA

2 ÍNDICE I. Presentación 5 II. Marco Jurídico 9 III. Índice de Procedimiento 10 IV. Simbología 13 V. Presentación de Procedimientos 16 VI. VII. VIII. Descripción del Procedimientos Diagrama de Flujo Apartado de Firmas

3 I. PRESENTACIÓN Para la Secretaría de la Gestión Pública, resulta de vital importancia la actualización de los documentos de carácter normativoadministrativo, con el fin de desempeñar dentro de la esfera de competencia legal, el despacho de los asuntos que le han sido conferidos. Dentro de estos documentos se encuentran los manuales administrativos, que son herramientas indispensables para establecer un orden en las estructuras y precisar las funciones encomendadas a las Unidades Administrativas y que además le permite identificqr las unidades administrativas responsables del Trámite y/o Servicio. Por otro lado, este documento expone con detalle del procedimiento de inicio a fin e las actividades y requisitos que se solicitan a la ciudadanía y servidores públicos según corresponda para los trámites y servicios que brinda la Secretaría, señalando las unidades administrativas involucradas. Manual de Procedimiento Página: 3 De: 39

4 II. MARCO JURÍDICO El marco legal que soporta la creación y el despacho de los asuntos que son del ámbito de la Secretaría de la Gestión Pública de Gobierno del Estado, está contenido dentro de las Leyes Estatales y Federales, para la vigilar la correcta aplicación de los recursos tanto asignados como reasignados mediante los convenios Especiales. Disposiciones Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado Reglamento Interior de la Secretaría de la Gestión Pública Acuerdo de Coordinación que celebra el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, cuyo objeto es la realización de un Programa de Coordinación Especial denominado FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA ESTATAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y COLABORACIÓN EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Acuerdo de Coordinación que celebra el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, a través de la Secretaría de la Gestión Pública y el H. Ayuntamiento para el FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA MUNICIPAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y COLABORACIÓN EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Q. Roo; Código Fiscal del Estado de Quintana Roo; Código Civil del Estado de Quintana Roo. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Quintana Roo; Código Penal para el Estado Libre y Soberano de Quintana Roo; Código de Procedimientos Penales para el Estado de Quintana Roo; Manual de Procedimiento Página: 4 De: 39

5 III. ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO PÁG. COORDINACIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL. CONSTANCIA DE NO INHABILITACIÓN SGP-CGRSP-CNI-01 7 RECEPCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS. SGP-CGRSP-RQDS COORDINACIÓN GENERAL PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA. SISTEMA PARA LA CONSULTA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO SGP-CGMAP-SCTS COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INSCRIPCIÓN AL REGISTRO DE DESPACHOS EXTERNOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA. RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS DESPACHOS EXTERNOS INSCRITOS EN EL PADRÓN SGP-CGAG-IRDE SGP-CGAG-RIDE COORDINACIÓN GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN SERVICIO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN SGP-CAI-SASI SERVICIO DE ACCESO Y CORRECCIÓN DE DATOS PERSONALES SGP-CAI-SACDP Manual de Procedimiento Página: 5 De: 39

6 IV. SIMBOLOGIA SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO Símbolo Nombre Significado Inicio o término Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se utiliza para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso. Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. Archivo Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo. Dirección de Flujo Denota la dirección y el orden en los pasos del proceso. Indica el movimiento de un símbolo a otro. Se utiliza en todos los diagramas de manera vertical u horizontal. Manual de Procedimiento Página: 6 De: 39

7 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-CNI-01 Septiembre 2016 COORDINADORA DE RESPONSABILIDADES Y ASUNTOS JURÍDICOS Constancia de No Inhabilitación Objetivo del trámite. Hacer constar que el solicitante no se encuentra inhabilitado por una resolución firme de la autoridad competente para ocupar un empleo, cargo o comisión en el servicio público. Normatividad del Trámite. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado (Artículo 43 fracción XX) Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado (Artículo 47 fracción XIII y 76) Reglamento Interior de la Secretaría de la Gestión Pública (Artículo 12 fracción XII) Acuerdo de Coordinación que celebra el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, cuyo objeto es la realización de un Programa de Coordinación Especial denominado FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA ESTATAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y COLABORACIÓN EN MATERIA DE TRANSPARENCIA (Capítulo IV, Sección IV, Claúsula Décimo Tercera) Acuerdo de Coordinación que celebra el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, a través de la Secretaría de la Gestión Pública y el H. Ayuntamiento para el FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA MUNICIPAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y COLABORACIÓN EN MATERIA DE TRANSPARENCIA (Capítulo IV, Sección IV, Claúsula Décimo Tercera) Definiciones. Inhabilitación persona que se encuentra sancionada por la autoridad municipal, estatal o federal con inhabilitación para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el servicio público. Registro de Servidores Públicos Inhabilitados es la base de datos que contiene los registros de sanciones de inhabilitación para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el servicio público impuestas por las autoridades municipales, estatales o federales. Manual de Procedimiento Página: 7 De: 39

8 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-CNI-01 Septiembre 2016 COORDINADORA DE RESPONSABILIDADES Y ASUNTOS JURÍDICOS Constancia de No Inhabilitación Nº de actividad Responsable Descripción de la actividad 1 Ciudadano (a) Inicio del Procedimiento Ingresa a la página accede al icono de CONSTANCIA DE NO INHABILITADO y llena los campos solicitados por el Sistema. 2 Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial El Sistema de Constancia de no Inhabilitación realiza la búsqueda en la base de datos del Registro de Servidores Públicos Inhabilitados con los datos proporcionados por el ciudadano (a). 3 Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Genera el Sistema de Constancia de no Inhabilitación la constancia que corresponda en base a la búsqueda realizada. 4 Ciudadano (a) Imprime la Constancia de Inhabilitación o no Inhabilitación que genere el Sistema. 5 Fin del procedimiento. Manual de Procedimiento Página: 8 De: 39

9 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-CNI-01 Septiembre 2016 COORDINADORA DE RESPONSABILIDADES Y ASUNTOS JURÍDICOS Constancia de No Inhabilitación CONSTANCIA DE NO INHABILITADO Ciudadano (a) Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Inicio Ingresa a la página gestionpublica.qroo.gob.mx, accede al icono de CONSTANCIA DE NO INHABILITADO y llena los campos solicitados por el Sistema. El Sistema de Constancia de no Inhabilitación realiza la búsqueda en la base de datos del Registro de Servidores Públicos Inhabilitados con los datos proporcionados por el ciudadano (a). si no Imprime la Constancia de Inhabilitación o no Inhabilitación que genere el Sistema. Genera el Sistema de Constancia de no Inhabilitación la constancia que corresponda en base a la búsqueda realizada. Fin Manual de Procedimiento Página: 9 De: 39

10 Anexos Manual de Procedimiento Página: 10 De: 39

11 Formato electrónico de la Constancia de No Inhabilitación Manual de Procedimiento Página: 11 De: 39

12 Formato impreso de Inhabilitación Constancia de No Manual de Procedimiento Página: 12 De: 39

13 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-RQDS-02 Septiembre 2016 COORDINADORA DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS Recepción de Quejas, Denuncias y Sugerencias Objetivo del servicio. Recibir y dar trámite a las Quejas, Denuncias y Sugerencias respecto de los trámites y servicios o por actos, omisiones o conductas de los servidores públicos de la Administración Pública del Estado en el ejercicio de sus funciones. Políticas del Servicio: Se pone a disposición de los ciudadanos los siguientes medios de captación: Por escrito presentado en la Secretaría, Delegaciones o enviado al correo institucional Sistema de Quejas en Línea Buzones Por teléfono línea gratuita ACONTEL Normatividad del Servicio. Constitución Política del Estado de Quintana Roo (Artículo 160 fracciones IV y V) Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado (Artículo 43 fracción XXII) Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado (Artículo 55) Reglamento Interior de la Secretaría de la Gestión Pública (Artículo 12 fracción XIII) Acuerdo de Coordinación que celebra el Ejecutivo Federal y el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, cuyo objeto es la realización de un Programa de Coordinación Especial denominado FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA ESTATAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y COLABORACIÓN EN MATERIA DE TRANSPARENCIA (Capítulo IV, Sección II, Claúsula Octava) Acuerdo de Coordinación que celebra el Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, a través de la Secretaría de la Gestión Pública y el H. Ayuntamiento para el FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA MUNICIPAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Y COLABORACIÓN EN MATERIA DE TRANSPARENCIA (Capítulo IV, Sección II, Claúsula Octava) Definiciones. Queja es la manifestación voluntaria por parte de una persona, para hacer constar su inconformidad por algún trámite y/o servicio a cargo de la Administración Pública, o hechos irregulares cometidos por algún servidor público en el ejercicio de sus funciones y que le afectan en lo personal. Denuncia es la manifestación voluntaria por parte de una persona, para hacer constar la deficiencia de algún trámite y/o servicio a cargo de la Administración Pública, o hechos irregulares cometidos por algún servidor público en el ejercicio de sus funciones y que le afecten a la colectividad si causarle algún daño en lo personal. Manual de Procedimiento Página: 13 De: 39

14 Sugerencia es la manifestación voluntaria por parte de una persona, para aportar una iniciativa, que contribuya al eficaz funcionamiento de los trámites y servicios o desempeño de los servidores públicos de la Administración Pública, en beneficio de la ciudadanía. Solicitud es la manifestación voluntaria por parte de una persona, para pedir información sobre algún trámite o servicio a cargo de la Administración Pública. Reconocimiento es la manifestación voluntaria por parte de una persona, quien externa su satisfacción con motivo de los Trámites, Servicios o el ejercicio de las funciones de los Servidores Públicos de la Administración Pública. Manual de Procedimiento Página: 14 De: 39

15 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-RQDS-02 Septiembre 2016 COORDINADORA DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS Recepción de Quejas, Denuncias y Sugerencias Nº de actividad Responsable Descripción de la actividad 1 Secretaria (o) Inicio del Procedimiento. Recibe y turna la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento al Coordinador General de Responsabilidades y Situación Patrimonial. 2 Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial 3 Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades Recibe la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento y la turna al Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades con instrucciones sobre su inicio o no inicio. Recibe la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento, y lo turna con instrucciones al auxiliar jurídico para la elaboración del acuerdo de inicio y/o no inicio, oficios de investigación y/o de canalización y de notificación al ciudadano. 4 Auxiliar Jurídico Recibe la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento, la registra, integra y le asigna número de expediente, elabora el acuerdo de inicio y/o de no inicio, los oficios de investigación y/o de canalización y de notificación al ciudadano y lo turna al Coordinador (a) Quejas, Denuncias e Inconformidades para firma. 5 Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades Recibe el acuerdo de inicio y/o de no inicio, los oficios de investigación y/o canalización y de notificación al ciudadano, los revisa, firma y turna al Coordinador General de Responsabilidades y Situación Patrimonial para recabar su firma. 6 7 Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Secretaria (o) Recibe y firma el acuerdo, ordenando la canalización, la investigación, su archivo y la notificación al ciudadano según corresponda y lo turna para su diligenciación a la secretaria (o). Recibe los oficios de investigación, canalización y notificación al ciudadano y verifica se notifiquen. Recibe y registra información requerida y lo turna al Coordinador General de Responsabilidades y Situación Patrimonial. Manual de Procedimiento Página: 15 De: 39

16 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-RQDS-02 Septiembre 2016 COORDINADORA DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS Recepción de Quejas, Denuncias y Sugerencias Nº de actividad Responsable Descripción de la actividad 8 Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Recibe la información requerida y lo turna al Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades con instrucciones para su solventación. 9 Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades Recibe la información requerida y la turna al auxiliar jurídico con instrucciones para elaborar la respuesta sobre la procedencia o improcedencia de la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento. 10 Auxiliar Jurídico Recibe la información y la integra al expediente, elabora oficio de respuesta de la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento y la turna al Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades para firma. 11 Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades Recibe el oficio de respuesta lo revisa, firma y lo turna al Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial para recabar su firma. 12 Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Recibe el oficio de respuesta, revisa, firma y lo turna para su diligenciación a la secretaria (o). De resultar procedente, implicando responsabilidad administrativa por parte de servidores públicos lo turna al área competente. 13 Secretaria (o) Recibe el oficio de respuesta y verifica que se notifique al ciudadano. 14 Fin del procedimiento. Manual de Procedimiento Página: 16 De: 39

17 Unidad Administrativa Coordinación General de Responsabilidades y Situación Patrimonial SGP-CGRSP-RQDS-02 Septiembre 2016 COORDINADORA DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS Recepción de Quejas, Denuncias y Sugerencias RECEPCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS Secretaria (o) Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades Auxiliar Jurídico INICIO Recibe y turna la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento al Coordinador General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Recibe SI la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento y lo turna con instrucciones al auxiliar jurídico para la elaboración del acuerdo de inicio y/o no inicio, oficios de investigación y/o de canalización y de notificación al ciudadano Recibe la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento y lo turna con instrucciones al auxiliar jurídico para la elaboración del acuerdo de inicio y/o no inicio, oficios de investigación y/ o canalización y de notificación al ciudadano Recibe la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento, la registra, integra y le asigna número de expediente, elabora el acuerdo de inicio y/o no inicio, los oficios de investigación y/o de canalización y de notificación al ciudadano y lo turna al Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades para firma NO 1 Recibe y firma el acuerdo, ordenando la canalización, la investigación, su archivo y la notificación al ciudadano según corresponda y lo turna para su diligenciación a la secretaria (o) Recibe el acuerdo de inicio y/o de no inicio, los oficios de investigación y/o canalización y de notificación al ciudadano, los revisa, firma y turna al Coordinador General de Responsabilidades y Situación Patrimonial para recabar su firma 1 Recibe los oficios de investigación, canalización y notificación al ciudadano y verifica se notifiquen. Recibe y registra información requerida y lo turna al Coordinador General de Responsabilidades y Situación Patrimonial Recibe el oficio de respuesta y verifica que se notifique al ciudadano Recibe la información requerida y lo turna al Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades con instrucciones para su solventación Recibe el oficio de respuesta, revisa, firma y lo turna para su diligenciación a la secretaria (o). De resultar procedente, implicando responsabilidad administrativa por parte de servidores públicos lo turna al área competente Recibe la información requerida y la turna al auxiliar jurídico con instrucciones para elaborar la respuesta sobre la precedencia o improcedencia de la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento Recibe el oficio de respuesta lo revisa, firma y lo turna al Coordinador (a) General de Responsabilidades y Situación Patrimonial para recabar su firma Recibe la información y la integra al expediente, elabora oficio de respuesta de la queja, denuncia, sugerencia o reconocimiento y la turna al Coordinador (a) de Quejas, Denuncias e Inconformidades para firma FIN Manual de Procedimiento Página: 17 De: 39

18 Anexos Manual de Procedimiento Página: 18 De: 39

19 Formato impreso de Quejas Manual de Procedimiento Página: 19 De: 39

20 Formato electrónico de Quejas Manual de Procedimiento Página: 20 De: 39

21 Unidad Administrativa Coordinación General de Modernización de la Gestión Pública. SGP-CGMAP-SCTS-03 Septiembre 2016 Coordinación de Mejora de Procesos y Gestión Pública SISTEMA PARA LA CONSULTA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO Objetivo del Servicio.- Consultar a través del Sistema de Registro e Inventarío de Trámites y Servicios (RETyS) los Trámites y Servicios con los que cuenta la Administración Pública Estatal. Normas Estatales del Servicio.- Artículo 43, Fracción VII y XIV de Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Artículo 36, Ley de Mejora Regulatoria del Estado de Quintana Roo. Artículo 7, Fracción IV Y VI.- Reglamento Interior de la Secretaría de la Gestión Pública. Manual de Organización de la Secretaría de la Gestión Pública. Políticas del Servicio.- Ingresar al Sistema de Registro e Inventario de Trámites y Servicios (RETyS) Definiciones del Servicio.- Trámite: Por trámite se entenderá, cualquier solicitud o entrega de información que los particulares, sean personas físicas o morales, realicen ante una Dependencia, Órganos Administrativos Desconcentrados o Entidad, para cumplir con una obligación, así como cualquier documento que dichas personas estén obligadas a conservar. Servicio: Por servicio se entenderá, al conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de personas físicas o morales, ante cualquier solicitud o entrega de información que los particulares realicen ante una Dependencia, Órgano Administrativo Desconcentrado o Entidad, con el objeto de obtener un beneficio o una prestación, así como solicitar información o realizar una consulta. RETyS: Registro Estatal de Trámites y Servicios. Manual de Procedimiento Página: 21 De: 39

22 Unidad Administrativa Coordinación General de Modernización de la Gestión Pública. SGP-CGMAP-SCTS-03 Septiembre 2016 Coordinación de Mejora de Procesos y Gestión Pública SISTEMA PARA LA CONSULTA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO No. Actividad Responsable Descripción de la actividad Usuario Usuario Usuario Usuario Usuario Usuario Inicia Procedimiento. Ingresa al Sistema RETyS a través del Portal de Web de la Secretaría de la Gestión Pública ( Selecciona la Dependencia, Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado que desea consultar. Selecciona el Trámite o Servicio a consultar: Encuentra el Trámite o Servicio conecta con actividad no. 5 No encuentra el Trámite o Servicio, conecta con actividad no. 6 Consulta el Trámite o Servicio (requisitos, costo, horarios, etc.) Consulta otro Trámite o Servicio, conecta con actividad no. 3 No consulta otro Trámite o Servicio conecta con actividad no. 5 Consulta otra Institución Gubernamental. Si consulta Otra Institución Gubernamental, conecta con actividad no. 2 No consulta otra Institución Gubernamental conecta con actividad no. 7 Sale del Sistema. Termina Procedimiento. 7 8 Usuario Usuario Manual de Procedimiento Página: 22 De: 39

23 Unidad Administrativa Coordinación General de Modernización de la Gestión Pública. SGP-CGMAP-SCTS-03 Septiembre 2016 Coordinación de Mejora de Procesos y Gestión Pública SISTEMA PARA LA CONSULTA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO Manual de Procedimiento Página: 23 De: 39

24 Unidad Administrativa SGP-CGAG-IRDE-04 Septiembre 2016 Coordinación General de Auditoria Coordinación de Auditoría Externa OBJETIVO DEL TRÁMITE INSCRIPCIÓN AL REGISTRO DE DESPACHOS EXTERNOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA. Llevar un control de los Despachos Externos que se realizan Auditorías Financieras y Fiscales en las Dependencias, Entidades y demás fondos y Fideicomisos que ejercen recursos públicos. NORMAS DEL TRÁMITE ESTATAL Artículo 43 Fracción XVI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado. Artículo 7 Fracción V y Artículo 12 Fracción XVII del Reglamento Interior de la Secretaría de la Gestión Pública. Numeral II de los Lineamientos Generales para la preparación y entrega de los informes de auditoría externa. Acuerdo mediante el cual se establecen disposiciones que deberán cumplir las dependencias y entidades de la administración pública estatal en la contratación de despachos externos de auditoría financiera y de obra pública. POLÍTICAS DEL TRÁMITE Plataforma de auditores externos registrados en el Sistema de Administración Tributaria. Normas de Educación Profesional Continua Emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Manual de Procedimiento Página: 24 De: 39

25 Unidad Administrativa Coordinación General de Auditoria SGP-CGAG-IRDE-04 Septiembre 2016 Coordinación de Auditoría Externa INSCRIPCIÓN AL REGISTRO DE DESPACHOS EXTERNOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA. No. Actividad Responsable Descripción de la actividad 1 Despacho Externo Inicio del procedimiento. 2 3 Titular de la Secretaría de la Gestión Pública Envía a la Secretaría de la Gestión Pública la Documentación requerida para Inscribirse en el Padrón de Despachos Externos Recibe la documentación y la turna a la Coordinación General de Auditoría 4 Coordinación General de Auditoría Recibe la documentación y la turna a la Coordinación Auditoría Externa 5 Coordinación Auditoría Externa Titular de la Secretaría de la Gestión Pública 9 Despacho Externo 10 Recibe, Revisa y Analiza la documentación enviada por el despacho Externo La documentación está Completa y debidamente requisitado? NO: Continua en la actividad No. 2 La documentación está Completa y debidamente requisitado? SI: Se Emite el oficio de Aviso de Aceptación del Despacho Externo y se pasa a firma Revisa el oficio de Aviso de aceptación y lo firma para darle tramite Recibe el oficio y se da por enterado de que ha quedado inscrito en el Padrón de Despachos Externos de la Secretaría de la Gestión Pública Fin de procedimiento Manual de Procedimiento Página: 25 De: 39

26 Unidad Administrativa Coordinación General de Auditoria Despacho Externo Manual de Procedimiento SGP-CGAG-IRDE-04 Septiembre 2016 Coordinación de Auditoría Externa INSCRIPCIÓN AL REGISTRO DE DESPACHOS EXTERNOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA. Titular de la Secretaría de la Gestión Pública Coordinación General de Auditoría Coordinación de Auditoría Externa Inicio 1 Envía a la Secretaria de la Gestión Pública la Documentación requerida para inscribirse en el Padrón de Despachos Externos 2 Recibe la Documentación y Turna a la Coordinación general de Auditoría 3 Recibe la documentación y turna a la Coordinación de Auditoría Externa 4 Recibe, Revisa y Analiza la documentación enviada por el Despacho Externo No Está Completa la Documentación? Si Recibe el oficio y se da por enterado de su Inscripción 9 Revisa el oficio de Aviso de aceptación y lo firma para darle trámite 8 Se Emite el oficio de aceptación del Despacho Externo con su número de registro 7 Fin 10 Manual de Procedimiento Página: 26 De: 39

27 Unidad Administrativa Coordinación General de Auditoria SGP-CGAG-RIDE-05 Septiembre 2016 OBJETIVO DEL TRÁMITE Coordinación de Auditoría Externa RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS DESPACHOS EXTERNOS INSCRITOS EN EL PADRÓN Mantener actualizada la documentación sobre requisitos académicos de refrendo a los Despachos Externos designados para realizar Auditorías Financieras y Fiscales en las dependencias, Entidades y demás fondos y fideicomisos que ejercen recursos. públicos; NORMAS DEL TRÁMITE ESTATAL Artículo 43 Fracción XVI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado. Artículo 7 Fracción V y Artículo 12 Fracción XVII del Reglamento Interior de la Secretaría de la Gestión Pública. Numeral II de los Lineamientos Generales para la preparación y entrega de los informes de auditoría externa. Acuerdo mediante el cual se establecen disposiciones que deberán cumplir las dependencias y entidades de la administración pública estatal en la contratación de despachos externos de auditoría financiera y de obra pública. POLÍTICAS DEL TRÁMITE Plataforma de auditores externos registrados en el Sistema de Administración Tributaria. Normas de Educación Profesional Continua Emitido por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Manual de Procedimiento Página: 27 De: 39

28 Unidad Administrativa Coordinación General de Auditoria SGP-CGAG-RIDE-05 Septiembre 2016 Coordinación de Auditoría Externa RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS DESPACHOS EXTERNOS INSCRITOS EN EL PADRÓN No. Actividad Responsable Descripción de la actividad 1 Coordinación de Auditoria Externa Inicio del procedimiento. 2 3 Titular de la Secretaria de la Gestión Pública 4 Despacho externo 5 Titular de la Secretaria de la Gestión Pública 6 Coordinación General de Auditoría 7 Coordinación de Auditoria Externa Titular de la Secretaria de la Gestión Pública 11 Despacho Externo 12 Fin del Procedimiento Emite el oficio de solicitud de renovación del registro del despacho externo y lo firma para darle tramite Revisa el oficio de solicitud de renovación del registro del despacho externo y lo firma para darle tramite Recibe el Oficio de solicitud de renovación del registro y envía a la Secretaria de la gestión Pública la documentación requerida para la renovación de su registro en el Padrón de Despachos Externos Recibe la documentación y la turna a la Coordinación General de Auditoría Recibe la documentación y la turna a la Coordinación de Auditoría Externa Recibe, Revisa y Analiza la documentación enviada por el despacho Externo La documentación está Completa y debidamente requisitado? NO: Continua en la actividad No. 4 La documentación está Completa y debidamente requisitado? SI: Se Emite el oficio de Aviso de renovación del Despacho Externo y se pasa a firma Revisa Oficio de Aviso de Renovación y lo firma para darle tramite Recibe oficio y se da por enterado de que se ha renovado su registro en el Padrón de Despachos Externos de la Secretaria de la Gestión Publica Manual de Procedimiento Página: 28 De: 39

29 Unidad Administrativa/Coordinación General de Auditoria Manual de Procedimiento SGP-CGAG-RIDE-05 Septiembre 2016 Coordinación de Auditoría Externa RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS DESPACHOS EXTERNOS INSCRITOS EN EL PADRÓN Coordinación de Auditoría Externa Titular de la Secretaría de la Gestión Pública Despacho Externo Coordinación general de Auditoría Inicio 1 1 Emite Oficio de Solicitud de Renovación del registro del Despacho Externo y se pasa a firma 2 Revisa el Oficio de renovación del registro del despacho externo y lo firma para darle trámite 3 Recibe Oficio y envía a la Secretaria de la Gestión Pública Documentación requerida para la Renovación de su registro en el padrón de despachos Externos 4 Recibe documentación y lo turna a la Coordinación General de Auditoría 5 Recibe documentación y lo turna a la Coordinación de Auditoría Externa 6 Recibe, Revisa y Analiza la documentación enviada por el Despacho Externo 7 Está Completa la Documentación? No 8 1 Si A Manual de Procedimiento Página: 29 De: 39

30 Unidad Administrativa/Coordinación General de Auditoria SGP-CGAG-RIDE-05 Septiembre 2016 Coordinación de Auditoría Externa Registro del Despacho Externo Coordinación de Auditoría Externa Titular de la Secretaría de la Gestión Pública Despacho Externo Coordinación general de Auditoría A Se Emite el oficio de Aviso de renovación del Despacho Externo y se pasa a firma 9 Revisa el oficio de Aviso de Renovación y lo firma para darle trámite 10 Recibe el oficio y se da por enterado que se ha renovado su registro 11 Fin 12 Manual de Procedimiento Página: 30 De: 39

31 UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. OBJETIVO DEL TRÁMITE Manual de Procedimiento SGP-CAI-SASI-06 Septiembre 2016 Coordinación de Acceso a la Información SERVICIO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Atender las solicitudes de información. NORMAS DEL TRÁMITE ESTATAL Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Quintana POLÍTICAS EL TRÁMITE Recepcionar las solicitudes de acceso a información dirigidas a la SGP, a través de la Plataforma Nacional, vía correo electrónico, correo postal, mensajería, telégrafo, verbalmente o cualquier medio aprobado por el Sistema Nacional. Dar respuesta a los ciudadanos de las solicitudes de acceso a información dirigidas a la SGP. DEFINICIONES SGP: Secretaría de la Gestión Pública. CGTAI: Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. CAI: Coordinación de Acceso a la Información. Manual de Procedimiento Página: 31 De: 39

32 UNIDAD ADMINSITRATIVA Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. Manual de Procedimiento SGP-CAI-SASI-06 Septiembre 2016 Coordinación de Acceso a la Información SERVICIO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN No. Responsable Descripción de la actividad Actividad 1 Titular del CGTAI Recibe las solicitudes de información dirigidas a de la SGP. 2 Turna la solicitud a la titular de la CAI para su trámite. 3 Titular de la CAI Analiza la procedencia de la solicitud y turna al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico para la elaboración de la propuesta de trámite. 4 Estudia y analiza la solicitud de información y propone el área (as) Jefe (a) del Departamento de CAI o compete (es) que cuenten con la información o deban tenerla de Analista Técnico acuerdo a sus facultades, competencias y funciones. 5 Titular de CAI Revisa la propuesta. De encontrarla correcta la turna a la Titular de la CGTAI para su aprobación. De no ser correcta se regresa a la actividad número 3. 6 Titular de la CGTAI Aprueba la propuesta de solicitud de información de encontrarla correcta y la regresa al Titular de la CAI para continuar con el trámite. De no ser correcta se regresa a la actividad 5 7 Titular de la CAI Entrega la propuesta aprobada al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico para generar el oficio de búsqueda exhaustiva y razonable de la información solicitada. 8 Jefe (a) de Departamento CAI o Genera el oficio de solicitud de información para la coordinación Analista Técnico. competente. 9 Titular de la CGTAI Firma el oficio de búsqueda de la solicitud de información a la Coordinación competente de la SGP. 10 Coordinación competente. Deberá dar trámite al requerimiento solicitado en la forma y término especificado por la Titular de la CGTAI. 11 Titular de la CGTAI Recibe el oficio de respuesta de la Coordinación Competente y la turna Titular de la CAI para su análisis. 12 Titular de CAI Turna el oficio de respuesta al Jefe (a) de Departamento de la CAI para analizar que haya cumplido con los requerimientos solicitados. 13 Jefe de Departamento de la CAI Estudia la información proporcionada por la Coordinación competente con la asistencia del Analista Técnico de ser correcta genera el proyecto de respuesta al ciudadano. 14 Titular de la CAI Revisa el proyecto de respuesta y de ser correcto turna al Titular de la CGTAI. Sino la considera correcta se regresa a la actividad Titular de la CGTAI Realiza la revisión final del Proyecto de respuesta de la solicitud de información del ciudadano y de ser correcta la firma e instruye al Titular del CAI la notificación al ciudadano. En caso de ser Incorrecta se regresa a la actividad Titular del CAI Indica al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico la notificación de dicha respuesta al Ciudadano de acuerdo a la Ley. 17 Jefe (a) de Departamento o Analista Realiza la notificación de la respuesta a la solicitud de información al Técnico ciudadano. 18 Titular de la CGTAI Una vez transcurrido el plazo establecido en la Ley, si el ciudadano (a) no presentó recurso de revisión instruye al Titular de la CAI para que se archive el expediente. 19 Titular de la CAI Solicita al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico se folie y archive el expediente como concluido. 20 Jefe (a) de Departamento o Analista Folia y archiva el expediente como concluido. Técnico 21 Fin del procedimiento. Manual de Procedimiento Página: 32 De: 39

33 UNIDAD ADMINSITRATIVA SGP-CAI-SASI-06 Septiembre 2016 Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. Coordinación de Acceso a la Información SERVICIO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN SOLICITANTE INICIO CGTAI A c TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE Presenta solicitud 2 Recibe solicitud y emite acuse de recibo 5 El Titular de la CAI revisa la propuesta El Titular de CGTAI recibe el oficio de respuesta de la Coordinación competente y lo turna al Titular de la CAI B Recibe notificación de Notoria Incompetencia Emite respuesta de Notoria Incompetencia y notifica al solicitante NO Es de competencia de la SGP? SI 3 NO Cumple con requisitos del art. 151 de la Ley Estatal? El titular de la CAI recibe el oficio de respuesta y la turna al Jefe de Departamento 10 Tramitar el requerimiento de información solicitado FIN 3 Turna la solicitud a la CAI para su trámite El Titular de la CGTAI aprueba la propuesta de solicitud de información y la regresa al CAI El Jefe de Departamento recibe el oficio de respuesta, estudia la información y realiza el proyecto de respuesta al ciudadano c El Titular de la CAI turna la solicitud al jefe (a) del Departamento de la CAI para su trámite 5 NO Da cumpliemiento al requerimiento? SI La titular de la CAI revisa el proyecto de respuesta SI NO El jefe (a) del Departamento de la CAI estudia y propone probable(s) área (s) competentes A El Titular de la CAI entrega la propuesta aprobada al Jefe de Departamento El Jefe de Departamento genera oficio de búsqueda de la información 10 Da cumpliemiento al requerimiento? La titular de la CGTAI realiza la revisión final del proyecto de respuesta, firma e instruye al Titular de CAI notifique la respuesta al solicitante FIN El Titular de la CGTAI firma el oficio de búsqueda de la Información y se turna al (las) área (s) competentes de la SGP El titular de la CAI indica al Jefe de Departamento notifique la respuesta de información al solicitante El jefe de Departamento de la CAI notifica la respuesta de información al solicitante B Si el titular de la CGTAI no recibe Recurso de Revisión del solicitante, instruye al Titular de la CAI archive el expediente El titular de la CAI solicita al Jefe de Departamento se folie y archive el expediente como concluido El jefe de Departamento folia y archiva el expediente como concluido Manual de Procedimiento Página: 33 De: 39

34 UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. OBJETIVO DEL TRÁMITE Manual de Procedimiento SGP-CAI-SACDP-07 Septiembre 2016 Coordinación de Acceso a la Información SERVICIO DE ACCESO Y CORRECCIÓN DE DATOS PERSONALES Atender las solicitudes de acceso y corrección de datos personales coordinación de acceso a la información NORMAS DEL T RAMITE ESTATAL Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Quintana Roo POLÍTICAS DEL TRÁMITE Tramitar las solicitudes de Acceso y Corrección de Datos Personales de la SGP DEFINICIONES SGP: Secretaría de la Gestión Pública. CGTAI: Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. CAI: Coordinación de Acceso a la Información. Manual de Procedimiento Página: 34 De: 39

35 UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. Manual de Procedimiento SGP-CAI-SACDP-07 Septiembre 2016 Coordinación de Acceso a la Información SERVICIO DE ACCESO Y CORRECCIÓN DE DATOS PERSONALES No. Actividad Responsable Descripción de la actividad 1 Solicitante El interesado realiza la solicitud de Acceso y Corrección de Datos Personales 2 Titular de la CGTAI Recibe la solicitud de Acceso y Corrección de Datos Personales dirigida a la SGP. 2 Titular de la CGTAI Turna la solicitud a la titular de la CAI para su trámite. 4 Titular de la CAI Analiza la procedencia de la solicitud y turna al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico para la su análisis. Verifica que la Solicitud de Acceso y Corrección de Datos Personales la 5 Jefe (a) del Departamento de CAI o haya formulado el interesado titular o en su caso que haya nombrado Analista Técnico representante por los medios legales idóneos e informa al Titular de la CAI. 6 Titular de la CAI Si está apegada a la norma se turna al Titular de la CGTAI para su aprobación. En caso de encontrar omisiones informará al solicitante para que los subsane en el plazo establecido por Ley; así también de no cumplir con las formalidades establecidas en la Ley se procede a emitir acuerdo de rechazo y se notifica al solicitante. Igualmente de no ser competencia de la Secretaría se le notifica. 7 Titular de la CGTAI De no encontrar observaciones instruye al Titular de la CAI para realizar el trámite conducente al interior de la Dependencia. 8 Titular de la CAI Instruye al Jefe (a) del Departamento de CAI o Analista Técnico para realizar el proyecto de Acceso o Corrección de Datos Personales. 9 Jefe (a) del Departamento de CAI o Analista Técnico 10 Titular del CAI 11 Titular de la CGTAI 12 Coordinación competente 13 Titular CGTAI 14 Titular CAI Jefe (a) de Departamento CAI o Analista Técnico. Titular de la CAI 17 Titular de la CGTAI 18 Titular del CAI Genera el proyecto de requerimiento de Acceso o Corrección al interior de la SGP, con las Coordinaciones que pudieran tener en su poder el expediente o documentos que contengan los datos personales del solicitante y presenta al Titular del CAI. Si aprueba el proyecto de lo turna al Titular de la CGTAI para su firma. De encontrar deficiencias regresa a la actividad 8 Firma el oficio mediante el cual se solicita el expediente o documentos que contengan los datos personales del solicitante o su representante e instruye su notificación a la coordinación correspondiente. Deberá dar trámite al requerimiento de Acceso y Corrección de Datos Personales solicitado en el término especificado por el Titular de la CGTAI. Recibe respuesta por parte de la Coordinación competente y turna para su análisis al jefe (a) de Departamento del CAI. Analiza si la Unidad Administrativa competente cumplió con el requerimiento solicitado. De ser correcto instruye al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico para continuar su trámite. En caso de encontrar algún error se regresa a la actividad 12. Genera proyecto de respuesta al solicitante en el cual informará el resultado de su trámite. Si el proyecto del Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico lo considera correcto lo turna al Titular de CGTAI para su aprobación y firma. De encontrarlo incompleto se regresa a la actividad 15. Realiza la revisión final del Proyecto de respuesta de la solicitud de Acceso o Corrección del ciudadano y de ser correcta la firma e instruye al Titular del CAI la notificación al ciudadano. En caso de ser Incorrecta se regresa a la actividad 14. Indica al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico la notificación de dicha respuesta al Ciudadano de acuerdo a la Ley. Manual de Procedimiento Página: 35 De: 39

36 19 Jefe (a) de Departamento o Analista Realiza la notificación de la respuesta a la solicitud de información al Técnico ciudadano. 20 Titular de la CGTAI Una vez transcurrido el plazo establecido en la Ley, si el ciudadano (a) no presentó recurso de revisión instruye al Titular de la CAI para que se archive el expediente. 21 Titular de la CAI Solicita al Jefe (a) de Departamento o Analista Técnico se folie y archive el expediente como concluido. 22 Jefe (a) de Departamento o Analista Folia y archiva el expediente como concluido. Técnico 23 Fin del procedimiento. Manual de Procedimiento Página: 36 De: 39

37 UNIDAD ADMINISTRATIVA Coordinación General de Transparencia y Acceso a la Información. SGP-CAI-SACDP-07 Septiembre 2016 Coordinación de Acceso a la Información SERVICIO DE ACCESO Y CORRECCIÓN DE DATOS PERSONALES SOLICITANTE UTAIPPE TITULAR DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD ENLACE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE B SI Procede la corrección? NO Emite acuerdo de improcedencia y remite expediente o documentos al Enlace. Recibe expediente o documentos y remite a la unidad administrativa competente Recibe expediente o documentos y archiva 5 Emite acuerdo de Recibe acuerdo de procedencia y procedencia y remite expedientes expediente o o documentos al documentos Enlace. analizados Recibe notificación y archiva Notifica al solicitante la procedencia. Remite a la(s) unidad(es) administrativas competentes Recibe acuerdo, expediente o documentos y procede a realizar corrección. 5 Notifica al Recibe notificación. solicitante improcedencia 1 1 FIN Notifica al solicitante la procedencia. Recibe y notifica el cumplimiento al solicitante Recibe notificación de cumplimiento y remite a la UTAIPPE Notifica al Enlace el cumplimiento. Manual de Procedimiento Página: 37 De: 39

38 IX. APARTADO DE FIRMAS UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FIRMA COORDINACIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL. CONSTANCIA DE NO INHABILITACIÓN RECEPCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y SUGERENCIAS. COORDINACIÓN GENERAL PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA. SISTEMA PARA LA CONSULTA DE TRÁMITES Y SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO INSCRIPCIÓN AL REGISTRO DE DESPACHOS EXTERNOS DE LA SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA. RENOVACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS DESPACHOS EXTERNOS INSCRITOS EN EL PADRÓN COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA COORDINACIÓN GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN SERVICIO DE ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN SERVICIO DE ACCESO Y CORRECCIÓN DE DATOS PERSONALES Manual de Procedimiento Página: 38 De: 39

39 UNIDADES ADMINSITRATIVAS INVOLUCRDAS EN LA IN INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMEITNOS DE TRÁMITES Y SERVICIOS DE ESTA SECRETARÍA VO. BO ELABORÓ M. EN A. MARCO ANTONIO RAMÍREZ PIMENTEL COORDINADOR GENERAL PARA LA MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA. M. EN E. CANDY CECILIA MATOS ARGUELLES COORDINADORA DE DESARROLLO DE PROYECTOS DE LA GESTIÓN PÚBLICA AUTORIZÓ M.E.A.P. GONZALO A. HERRERA CASTILLA SECRETARIO DE LA GESTIÓN PÚBLICA Manual de Procedimiento Página: 39 De: 39