PLOPD-05 ATENCIÓ DE DRETS ARCO. L objecte d aquest document és establir un protocol per a l atenció dels

Transcripción

1 Pàgina 1 de OBJECTE L objecte d aquest document és establir un protocol per a l atenció dels anomenats drets ARCO. 2. ABAST Aquest procediment afecta totes les conselleries de l Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears i les entitats que en depenen, i el seu personal funcionari i laboral l ha d observar. 1

2 Pàgina 2 de 16 1 La LOPD i el RDLOPD reconeixen a qualsevol persona la possibilitat d exercitar davant la CAIB una sèrie de drets, coneguts co m drets ARCO, acrònim format per la lletra inicial dels quatre drets principals: Accés, Rectificació, Cancel lació i Oposició. A Dret d ACCÉS C Dret de CANCEL LACIÓ B Dret de RECTIFICACIÓ D Dret d OPOSICIÓ 2

3 Pàgina 3 de 16 A DRET D ACCÉS És el dret de l afectat a obtenir informació sobre si les seves pròpies dades de caràcter personal són objecte de tractament, sobre la finalitat d aquest tractament en el cas que es faci, i sobre la informació disponible sobre l origen de les dades i les comunicacions duites a terme o que es preveuen fer. Com exercita el ciutadà el dret d accés? Ciut. Presencialment Mitjançant un escrit presentat al registre d entrada Es facilita al ciutadà el model de formulari corresponent al dret d accés. Presentació per part del ciutadà del seu escrit al registre d entrada. S ajuda i s assessora el ciutadà en l emplenament del formulari, en el qual s han de incloure com a mínim les dades següents: nom i cognoms; DNI o document oficial acreditatiu d identitat (amb aportació de còpia); domicili per a notificacions; document acreditatiu de representació si escau; petició concreta que es formula; mitjà a través del qual el ciutadà vol que se li doni l accés; data i signatura. Es remet l escrit a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Ciut. Es verifica que el formulari ha estat correctament emplenat i que s hi ha adjuntat tota la documentació que s havia de aportar. El ciutadà ha de presentar la sol licitud al registre d entrada per tenir constància de la data de presentació, que marca l inici del còmput per atendre el dret. SÍ Es continua el procediment d atenció del dret. Es verifica que el formulari ha estat correctament emplenat i que s hi ha adjuntat tota la documentació que s havia d aportar. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta es requereix a l interessat que l esmeni. Ha esmenat l interessat les deficiències? NO Es dicta una resolució motivada denegant el dret d accés. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. 3

4 Pàgina 4 de 16 Ciut. Es remet l escrit a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta, es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? S ha de resoldre sobre la petició en el termini d un mes, comptador a partir de la recepció de la sol licitud. Si la resolució és positiva (es concedeix l accés) es pot acompanyar la informació sol licitada juntament amb la resolució o a posteriori, en el termini dels deu dies següents a la comunicació de la resolució. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. SÍ NO Es continua el Es dicta una resolució procediment d atenció motivada denegant el dret del dret. d accés. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. S ha de resoldre sobre la petició en el termini d un mes comptador a partir de la recepció de la sol licitud. Si la resolució és positiva (es concedeix l accés) es pot acompanyar la informació sol licitada juntament amb la resolució o a posteriori, en el 4

5 Pàgina 5 de 16 termini dels deu dies següents a la comunicació de la resolució. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. 5

6 Pàgina 6 de 16 Ciut. B DRET DE RECTIFICACIÓ És el dret que té l afectat que es modifiquin les dades relatives a si mateix que resultin inexactes o incompletes. Com exercita l interessat el dret de rectificació? Ciut Presencialment S ha de facilitar al ciutadà el model de formulari corresponent al dret de rectificació. S ha d ajudar i assessorar el ciutadà en l emplenament del formulari, en el qual s han d incloure com a mínim les dades següents: nom i cognoms; DNI o document oficial acreditatiu d identitat (amb aportació de còpia); domicili per a notificacions; document acreditatiu de representació si escau; expressa menció de les dades que s han de rectificar i document justificatiu del canvi interessat; data i signatura. Es verifica que el formulari ha estat correctament emplenat i que s hi ha adjuntat tota la documentació que s havia d aportar. Mitjançant un escrit presentat al registre de entrada Presentació de l escrit al registre d entrada. S ha de remetre a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Es verifica que el formulari ha estat correctament emplenat i que s hi ha adjuntat tota la documentació que s havia d aportar. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta, es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? El ciutadà ha de presentar la sol licitud al registre SÍ continua el Es dicta NO una resolució d entrada per tenir constància de la data de presentació, procediment motivada denegant el dret de que marca l inici del còmput per atendre el dret. d atenció del dret. rectificació. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Es remet l escrit a la persona o al departament S ha de resoldre la petició en el termini de deu dies 6

7 Pàgina 7 de 16 Ciut. responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta, es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? comptadors a partir de la recepció de la sol licitud. Si la resolució és positiva (es concedeix la rectificació), se n fa la notificació i es du a terme la rectificació. S ha de tenir en compte que si les dades rectificades s han de comunicar a tercers, s ha de notificar la rectificació als cessionaris perquè també rectifiquin les dades en el mateix termini de deu dies. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. SÍ Es continua el procediment d atenció del dret. S ha de resoldre la petició en el termini de deu dies comptadors a partir de la recepció de la sol licitud. Si la resolució és positiva (es concedeix la rectificació), se n fa la notificació i es du a terme la rectificació. S ha de tenir en compte que si les dades rectificades s han de comunicar a NO Es dicta una resolució motivada denegant el dret de rectificació. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. 7

8 Pàgina 8 de 16 tercers, s ha de notificar la rectificació als cessionaris perquè també rectifiquin les dades en el mateix termini de deu dies. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. 8

9 Pàgina 9 de 16 Ciut C DRET DE CANCEL LACIÓ És el dret de l afectat que se suprimeixin les dades que siguin inadequades o excessives, sense perjudici del deure de bloqueig d acord amb el que estableix el RDLOPD. Com exercita el ciutadà el dret de cancel lació? Ciut Presencialment S ha de facilitar al ciutadà el model de formulari corresponent al dret de cancel lació. S ha d ajudar i assessorar el ciutadà en l emplenament del formulari, en el qual s han d incloure com a mínim les següents dades: nom i cognoms; DNI o document oficial acreditatiu d identitat (amb aportació de còpia); domicili per a notificacions; document acreditatiu de representació si escau; expressa menció de les dades que s han de cancel lar i document justificatiu de la cancel lació interessada; data i signatura. Es verifica que el formulari ha estat correctament emplenat i que s hi ha adjuntat tota la documentació que s havia d aportar. Mitjançant un escrit presentat al registre d entrada Presentació de la sol licitud al registre d entrada. Es remet l escrit a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? SÍ Es continua el procediment d atenció del dret. S ha de resoldre la petició en el termini de deu dies comptadors a partir de la recepció de la NO Es dicta una resolució motivada denegant el dret de rectificació. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. 9

10 Pàgina 10 de 16 El ciutadà ha de presentar la sol licitud en el registre d entrada per tenir constància de la data de presentació, que marca l inici del còmput per atendre el dret. Es remet l escrit a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? sol licitud. Si la resolució és positiva (es concedeix la cancel lació), se n fa la notificació i es du a terme la cancel lació. S ha de tenir en compte que si les dades cancel lades s han de comunicar a tercers, s ha de notificar la cancel lació als cessionaris perquè també cancel lin les dades en el mateix termini de deu dies. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen les dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. SÍ NO Es continua el procediment Es dicta una resolució d atenció del dret. S ha de resoldre motivada denegant el dret de la petició en el termini de deu dies rectificació. S ha d incloure comptadors a partir de la recepció en la resolució un afegitó pel de la sol licitud. qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si la resolució és positiva (es concedeix la cancel lació), es notifica i es du a terme la cancel lació. S ha de tenir en compte que si les dades 10

11 Pàgina 11 de 16 cancel lades s han de comunicar a tercers, s ha de notificar la cancel lació als cessionaris perquè també cancel lin les dades en el mateix termini de deu dies. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. 11

12 Pàgina 12 de 16 Ciut D DRET D OPOSICIÓ És el dret de l afectat que no es dugui a terme o que se cessi el tractament de les seves dades de caràcter personal en els supò sits de l article 34 del RDLOPD. Com exercita el ciutadà el dret de cancel lació? Ciut Presencialment Es facilita al ciutadà el model de formulari corresponent al dret d oposició. S ha d ajudar i assessorar el ciutadà en l emplenament del formulari, en el qual s han d incloure com a mínim les dades següents: nom i cognoms; DNI o document oficial acreditatiu d identitat (amb aportació de còpia); domicili per a notificacions; document acreditatiu de representació si escau; expressa menció del tractament al qual s oposa i justificació; data i signatura. Es verifica que el formulari s ha emplenat correctament i que s hi ha adjuntat tota la documentació que s havia d aportar. Mitjançant la presentació d un escrit al registre d entrada Presentació de la sol licitud al registre d entrada. Es remet l escrit a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta, es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? SÍ Es continua el procediment d atenció del dret. S ha de resoldre la petició en el termini de deu dies comptadors a partir de la recepció de la sol licitud. NO Es dicta una resolució motivada denegant el dret d oposició. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 LOPD. de la 12

13 Pàgina 13 de 16 Ciut El ciutadà ha de presentar la sol licitud al registre d entrada per tenir constància de la data de presentació, que marca l inici del còmput per atendre el dret. Es remet l escrit a la persona o al departament responsable designat en el document de seguretat dels fitxers afectats per l atenció dels drets ARCO. Si es detecten deficiències en la sol licitud o la documentació adjunta, es requereix a l interessat que les esmeni. Ha esmenat les deficiències l interessat? SÍ Es continua el procediment d atenció del dret. S ha de resoldre la petició en el termini de deu dies comptadors a partir de la recepció de la sol licitud. Si la resolució és positiva NO Es dicta una resolució motivada denegant el dret d oposició. S ha d incloure en la resolució un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si la resolució és positiva (es concedeix l oposició), es notifica i s exclouen de tractament les dades sobre les quals s ha exercitat el dret. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. 13

14 Pàgina 14 de 16 (es concedeix l oposició) es notifica i s exclouen de tractament les dades sobre les quals s ha exercit el dret. Si la resolució és negativa, s hi ha d incloure un afegitó pel qual s informa l interessat que pot sol licitar la tutela de l AEPD, d acord amb el que disposa l article 18 de la LOPD. Si no es tenen dades del sol licitant, s ha de respondre en aquest sentit a l interessat, incloent-hi l afegitó anterior. Interpretació del diagrama de flux Inici i fi de procés Etapes del procés Decisió, pregunta AEPD Ciut CTSI elleria Agència Espanyola de Protecció de Dades Ciutadà Comissió Tècnica de Sistemes d Informació en Tecnologia i Comunicacions 14

15 Pàgina 15 de INDICADORS DE SEGUIMENT No disponibles. 5. DOCUMENTS (LEGISLACIÓ) DE REFERÈNCIA Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, (LOPD) Reial decret 1702/2007, de 21 de desembre, pel qual s aprova el Reglament de desenvolupament de la LOPD, (RDLOPD) 6. EVIDÈNCIES No disponibles. 7. REVISIÓ DEL PROCEDIMENT Versió Data de lliurament Observacions 1 8. DEFINICIÓ DE CONCEPTES a) Afectat o interessat: Persona física titular de les dades que són objecte de tractament. b) Dada de caràcter personal: Qualsevol informació numèrica, alfabètica, gràfica, fotogràfica, acústica o de qualsevol altre tipus concernent a una persona física identificada o identificable. c) Dret d accés: És el dret de l afectat a obtenir informació sobre si les seves pròpies dades de caràcter personal són objecte de tractament, sobre la finalitat d aquest tractament, si escau, i sobre l origen de les dades i les comunicacions fetes o que es preveuen fer. d) Dret de rectificació: És el dret de l afectat que es modifiquin les dades relatives a si mateix que siguin inexactes o incompletes. 15

16 Pàgina 16 de 16 e) Dret de cancel lació: És el dret de l afectat que se suprimeixin les dades que siguin inadequades o excessives, sense perjudici del deure de bloqueig d acord amb el que estableix el RDLOPD. f) Dret d oposició: És el dret de l afectat que no es dugui a terme o que se cessi el tractament de les seves dades de caràcter personal en els supòsits de l article 34 del RDLOPD. 9. DOCUMENTS QUE S ADJUNTEN AL PROCEDIMENT Manual d adequació a la LOPD elaborat per Dialnet Guia d adequació a la LOPD elaborada pel Servei de Seguretat (DGTIC) Document de seguretat 16