Guía para la preparación de presentaciones orales

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1 Guía para la preparación de presentaciones orales Elaboró: M. en C. Ricardo Balam Narváez Revisó: Dr. José Luis Andrade Torres Centro de Investigación Científica de Yucatán A. C.

2 CONTENIDO I. INTRODUCIÓN 1 II. PRINCIPIOS BÁSICOS... 2 ETAPA 1. PLANEACIÓN Análisis de la situación a. Tema.. 2 b. Objetivo. 2 c. Audiencia.. 4 d. Expositor Mensaje Estructura Apoyo visual 8 a. Diapositivas con texto.. 13 b. Diapositivas con ilustración 16 ETAPA 2. EXPOSICIÓN Preparación técnica Preparación psicológica La exposición Sesión de preguntas.. 26 ETAPA 3. EVALUACIÓN.. 27 III. CONCLUSIONES IV. AGRADECIMIENTOS V. REFERENCIAS... 30

3 I. INTRODUCCIÓN La presentación oral es la forma de comunicación que suele emplearse para los diversos eventos como los congresos, seminarios o mesas redondas. Es muy importante que estas presentaciones se acompañen con material visual (diapositivas fotográficas, transparencias, diapositivas digitales) en particular porque cuando el ponente le habla a su audiencia estimula únicamente el lado izquierdo del cerebro de quienes lo escuchan; por el contrario, si sólo presenta el material visual estimula el lado derecho del cerebro. Pero cuando combina la explicación oral con el material visual, ambos hemisferios cerebrales son estimulados y se logra un efecto de aprendizaje mucho más efectivo (CIOMC, 1967). Lamentablemente no es difícil que en algunos congresos y/o conferencias se encuentren presentaciones muy pobres, que a veces perjudican un contenido interesante. Esto puede deberse a varios aspectos por parte del expositor, como la mala planeación, no domina el tema, etc. Desde el punto de vista económico y logístico las presentaciones orales son costosas, por que hay que tener en cuenta el tiempo de la audiencia, el tiempo del orador y los gastos de traslado entre otros. Pero, Qué las hace importantes?, las presentaciones orales tienen numerosas ventajas como el de permitir contestar preguntas y observar a la audiencia, el enfatizar puntos clave, incorporar imágenes y demostraciones y asegurar que se ha presenciado la información. Sin embargo, las presentaciones orales también tienen desventajas como la dificultad de reunir a todos en un tiempo en particular, salarios de la audiencia, salario del orador y el tiempo para su preparación. Indudablemente, el éxito de la presentación oral va a depender del orador. Aquí se proporcionan algunas pautas útiles para preparar una buena presentación oral, teniendo en cuenta que en la práctica, muchas de estas recomendaciones o sugerencias pueden sufrir ligeras variaciones. Esta guía está basada en el tema Presentación Oral de la Ciencia en el marco del curso Comunicación de la Ciencia impartido por el Dr. José Luis Andrade Torres. 1

4 II. PRINCIPIOS BÁSICOS Las presentaciones orales se basan en cuatro principios básicos: Planeación, Exposición y Evaluación. Cualquier desatención o mal plan en alguno de estos principios conlleva a una presentación plana y aburrida, por lo que es necesario conocer en que consiste cada uno de estos principios a fin de que se realice una buena presentación oral. ETAPA 1. PLANEACIÓN Una presentación bien planeada es una garantía de éxito en la misma En la planeación es necesario elaborar cuatro elementos: análisis de la situación, estructura, mensaje y apoyo visual Análisis de la situación La situación se refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se trate y al ambiente que la caracteriza. Para preparar una presentación aceptable es necesario considerar los cuatro elementos que definen la situación: a) Tema b) Objetivo c) Audiencia d) Expositor Estos cuatro elementos determinarán el tipo de lenguaje que se empleará durante la presentación. a) Tema Se refiere a un aspecto específico de una materia. Es aquello de lo que se va a hablar, el asunto sobre el que trata la presentación (ejemplo, los resultados de tu investigación). b) Objetivo Consiste en el propósito de la presentación, es la razón por la que se hace, aquello que se pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo del tema referente 2

5 a los resultados de tu investigación, el objetivo puede ser sólo informar o bien convencer a los especialistas del tema. En este aspecto hay que tener bien claro cual es el propósito de la presentación: Informar Persuadir Concienciar Las presentaciones informativas pretenden transmitir conocimientos, de tal forma que se mantenga el interés, se facilite la comprensión y se incremente la posibilidad de retener la información. El expositor quiere, así, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para lograr lo anterior, la información debe ser intelectualmente estimulante, novedosa, ser presentada de forma atractiva y, sobre todo, actualizada. En el mundo de la ciencia, la mayoría de las presentaciones son informativas, ya que se quiere dar a conocer al público los avances de las investigaciones. Las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o mover a la acción. Se hacen discursos persuasivos cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta de otras personas (concienciar). Este tipo de presentación es menos frecuente en las exposiciones científicas, ya que modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres. Para lograr ser más persuasivos, se recomienda seguir los siguientes principios (Verderber, 1999): Escribir un objetivo específico: aquello que se espera lograr de la audiencia. Fundamentar con argumentos sólidos la propuesta: dar razones lógicas y evidencia. Organizar las razones de acuerdo con los intereses de la audiencia: solucionar un problema, comparar ventajas, satisfacer un criterio o una necesidad. Resaltar qué saldrá ganando la audiencia: hacer manifiestos los beneficios que obtendrán los oyentes. Usar un lenguaje que motive: hacer surgir emociones, especialmente en la introducción y en las conclusiones. Una presentación persuasiva equilibra los aspectos intelectuales con los emocionales. Desarrollar credibilidad: hablar con la verdad, no exagerar, incluir tanto los aspectos positivos como los negativos de la propuesta. 3

6 c) Audiencia La audiencia o auditorio se refiere a las personas que recibirán la presentación. Son los receptores de nuestro mensaje. Ante esto es importante preguntarse Cómo es la audiencia?, Qué saben ellos? y Porqué están aquí? Al planear una presentación, se debe hacer un análisis cuidadoso de la audiencia que tendremos. Por ejemplo, es conveniente e incluso necesario que conozcamos características como edad, nivel de escolaridad, sexo, profesión, nivel jerárquico de los asistentes, así como sus preferencias y necesidades y las actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orador (Figura 1). Figura 1. El conocer a la audiencia permitirá determinar el tipo de lenguaje que se empleará durante la presentación. Ahora bien, Qué hacer ante una audiencia heterogénea como el caso del seminario de estudiantes de posgrado del CICY? Ante esto es recomendable utilizar un vocabulario culto pero sin metáforas, símiles, ironías u otros recursos literarios. Recordar que la lengua formal se caracteriza por la claridad, precisión, concisión, propiedad, sencillez y cortesía. Es también recomendable ser profundo en la introducción, en la parte media y muy poco tiempo al final; todo lo contrario con la gente especialista a quienes hay que dedicarles mucha más profundidad en la parte media generalmente como lo muestra la figura 2. 4

7 d) Expositor El último elemento a considerar en la situación de una presentación es el expositor. Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores imitando a otras personas, cuyas presentaciones nos han impactado. Si ellos empiezan sus presentaciones con un chiste, queremos hacer lo mismo, sin considerar que nuestra personalidad es mas seria o que nuestro sentido del humor es fatal. Cada expositor debe ser fiel así mismo y encontrar su propio estilo. Figura 2. Requerimientos de tiempo y profundidad del tema que necesita el expositor dependiendo del tipo de audiencia Mensaje El segundo elemento de la etapa de planeación se refiere a la elaboración del mensaje de la presentación. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en la mente de los receptores, es la esencia de la presentación misma. En muchas presentaciones ni siquiera se menciona el mensaje, pero éste aparece en la mente de los receptores como una consecuencia lógica de todo lo expuesto. Los mensajes deben ser minimalistas: frases cortas, sencillas, para que se graben en la mente de la audiencia. Además, se requiere que el mensaje sea consistente con el objetivo de la presentación. Para presentaciones informativas, el mensaje debe ser descriptivo, y para presentaciones persuasivas, el mensaje debe ser de opinión o de recomendación. 5

8 1.3. Estructura La estructura de una presentación consiste en ordenar su contenido de tal forma que permita que el público pueda entender y recordar más fácilmente la idea central. Por regla general las presentaciones orales deben tener tres tiempos: un inicio, una parte media y un final bien claros. Figura 3. Estructura de la presentación oral en tres partes, las cuales deben guardar una secuencia lógica, de fácil comprensión. El inicio es importante en las presentaciones. Éste prepara a la audiencia para el trabajo que será presentado. Es decir, en él se define el estudio, su importancia, muestra los antecedentes y traza de alguna manera la forma en que ésta será presentada. Para el inicio es recomendable anticiparse a las preguntas iniciales de la audiencia (Figura 4). Al planear una presentación, es recomendable elaborar primero la estructura de la misma, a través de hacer un bosquejo de su contenido. En la estructura, se recomienda incluir no más de tres secciones, que deben guardar una secuencia lógica, de fácil comprensión (Figura 5). 6

9 Figura 4. Preguntas iniciales de la audiencia. Introducción Conclusión Figura 5. Las transiciones entre las partes son importantes para guiar a la audiencia. Tanto la introducción como la conclusión tienen objetivos específicos. Los objetivos de la introducción son captar la atención del público, despertar el interés y conducir hacia el contenido del discurso. La introducción es, así, el gancho que atrapa al auditorio, por lo que debe ser elaborada con cuidado, creatividad y entusiasmo. La conclusión, a su vez, tiene como objetivos hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita al público recordar lo esencial de la presentación y seguir reflexionando sobre el tema. 7

10 Una presentación sin introducción provoca desubicación en el auditorio, ya que éste no sabe de lo que se va a hablar ni que se pretende lograr con la exposición. Por su parte, la ausencia de una conclusión equivale a una sinfonía inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las sinfonías, los finales siempre son intensos, fuertes e impactantes; en las presentaciones, las conclusiones deben tener las mismas características. Existen muchos recursos que pueden ser utilizados en la introducción y en la conclusión, entre los que destacan los siguientes: Citar una frase célebre Contar una historia o una anécdota Hacer una pregunta al auditorio Usar el suspenso Pedir al auditorio que realice algo, etc. En la conclusión, además se puede hacer un resumen de los puntos más importantes de la presentación, cuando ésta fue informativa, o bien hacer manifiesto lo que se demanda al auditorio, cuando ésta fue persuasiva. La profundidad de la presentación depende de la amplitud del tema a tratar. Mientras más extenso sea el tema la profundidad con el que debe ser abordado debe ser menor. Todo lo contrario sucede cuando el tema es corto (Figura 6). Sin embargo, la profundidad con la que debe ser abordado un tema queda siempre a criterio del expositor Apoyo Visual En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o multimedia, ya que estos reducen el costo mental de la asimilación, facilitan la comprensión y aseguran una mejor retención del mensaje. Sin embargo, se debe ser prudente al utilizar los apoyos, el ponente debe confiar en sí mismo y en el contenido de su presentación, ya que apoyos espectaculares nunca sustituirán la calidad de las ideas ni 8

11 las habilidades de comunicación del expositor. Además, se debe dominar el uso de estos recursos y sentirse a gusto con ellos. Figura 6. Profundidad en la que debe ser abordada la presentación dependiendo de la extensión del tema. En la actualidad existen programas de computadora para el diseño de diapositivas, como el PowerPoint de Microsoft (Redmon WA, Estados Unidos), que facilitan esta tarea, ya que permiten obtener presentaciones de alta calidad, sin tener demasiados conocimientos de diseño o de informática, disponen de poderosas funciones para elaborar documentos multimedia (texto, imágenes visuales, sonido) y se pueden vincular con archivos grabados en otros programas o en Internet. Ventajas adicionales son su bajo costo, su capacidad de actualización permanente y su facilidad de transportación (Niamtu, 2001). En Internet se pueden encontrar manuales y guías para aprender a utilizar estos programas (AUL, 2001). Las diapositivas sobrecargadas de información son la principal causa de fracaso de una exposición, por lo que elegir el mejor diseño es fundamental (Figura 7). Hay dos reglas de oro para ellas: legibilidad y simplicidad. 9

12 A B Figura 7. A) Dos formas de diseño de diapositivas. B) Diapositiva sencilla y enfocada a un punto solamente. Se sabe que el porcentaje de retención es menor cuando uno escucha que cuando uno lee (Figura 8). Por lo consiguiente es recomendable No caer en el error de mostrar diapositivas que nadie recuerde, como por ejemplo, mucho texto (Figura 11A). Figura 8. Porcentaje de retención del auditorio durante la exposición. Si se quiere una mayor retención de la información presentada por parte del público, es necesario saber equilibrar el texto y la ilustración en cada una de las diapositivas. Se sabe que diapositivas bien diseñadas aumentan la retención en un 50%. Diversos autores consideran que la descripción de una diapositiva nunca dura menos de 30 segundos y no debe exceder los 3 minutos (Safran, 1987; Daffner, 2000; Day, 1996). Se pueden calcular aproximadamente de 12 a 13 diapositivas para la presentación de 15 minutos y de 26 a 28 para los 30 minutos en un seminario (Figura 9). 10

13 Figura 9. El conocer el tiempo límite permite seleccionar la información a presentar y la manera como ésta será abordada. A medida que aumenta el tiempo de la exposición, la gente tiende a aburrirse, incluso a dormirse. Las diapositivas deben orientarse en sentido horizontal, ya que el formato vertical suele exceder la altura de las pantallas de proyección. Hay acuerdo en que el mejor contraste se consigue con diapositivas en fondo azul y caracteres blancos o amarillos, o en su defecto fondo negro y caracteres blancos. Aunque Johns (1995), recomienda intentar otros colores para el fondo, Daffner (2000) considera que el fondo en color verde, rojo o anaranjado no se ve bien, lo mismo que las letras en color fucsia. Por su parte Bellamy (1995) recomienda no usar más de cuatro colores en una misma diapositiva (Figura 10). Los programas de computación ya mencionados ofrecen diversas opciones preestablecidas, que han tomado en cuenta estas recomendaciones (Figura 11). Cada diapositiva debe tener un título, el cual debe separarse del texto con una línea horizontal delgada. 11

14 Figura 10. Ejemplos de diapositivas con diferentes colores y contrastes entre el fondo y el texto. Nótese las diferencias de contraste entre el color del fondo y del texto. 12

15 En las diapositivas debe haber contraste entre el color del fondo y el color del texto En las diapositivas debe haber contraste entre el color del fondo y el color del texto Figura 11. En Power Point (Microsoft Inc.) existe una paleta de colores con los cuales uno puede escoger el color para el diseño de las diapositivas. Lo mas recomendable para que exista un contraste aceptable es seleccionar colores distantes entre si dentro de la paleta de colores. Las diapositivas de una presentación oral pueden contener información de dos tipos, con: a) texto b) ilustraciones a) Dispositivas con texto En las diapositivas con texto, éste no debe expresarse en oraciones o párrafos, sino en palabras claves o frases cortas. Dado que la diapositiva es un complemento de la exposición oral, su propósito es llamar la atención sobre cada uno de los conceptos que el exponente describe o amplía oralmente (Figura 12). El texto no debe exceder 6-8 líneas de no más de caracteres cada una. Entre una línea y otra debe haber por lo menos un renglón en blanco o suficiente espacio para evitar el amontonamiento de palabras. En el programa PowerPoint están predefinidos los tipos de letras. El tipo de letra debe ser legible para el público por lo que la más recomendable son las del tipo Sans-Serif (Arial, Helvética, Tahoma, Verdana, etc.). Las 13

16 tipografías Serif (Times New Roman, Courier New, Georgia, Garamond, Book Antiqua, etc.) 1 son utilizadas en la actualidad en la industria de la impresión (Figura 13). A B Figura 12. A) Diapositiva con texto incorrecta: demasiado texto, párrafos en vez de palabras claves o frases cortas, letras pequeñas y sin espacio entre líneas. Resulta difícil de leer, a pesar de la viñeta. B) Diapositiva con texto correctamente diseñada: título y texto divididos por una línea delgada, texto en siete líneas con viñeta y letras grandes, suficiente espacio entre líneas. El tamaño de las letras en la presentación varía dependiendo de la estructura en cada diapositiva. El tamaño recomendado es de 44 para el título y 32 para el texto. Bellamy (1995) considera que el tamaño mínimo debe ser 24 (Figura 14). Cada línea debe marcarse con una viñeta, para darle más claridad. Si los conceptos mantienen un orden secuencial, por ejemplo los pasos a seguir en una técnica, en vez de usar la viñeta, conviene numerarlos. Tanto el título como el texto deben escribirse alternando mayúsculas y minúsculas, porque esto facilita la lectura. En español se escriben con mayúscula la inicial de la primera palabra de cada línea, la inicial de cada palabra en los nombres propios y todas las letras de siglas y acrónimos. 1 El término Serif se refiere a los pequeños adornos ubicados generalmente en los extremos de las astas de los caracteres tipográficos. También se les conoce con el nombre de serifas. En la industria de la impresión se refiere a las tipografías sin serifas como Sans-serif (del francés sans: sin ), o como grotesque (del alemán: grotesk ), en todo caso estos términos no son comúnmente utilizados salvo para los nombres de las tipografías. 14

17 A B Figura 13. A) Legibilidad de los tipos de letras en la diapositiva, el tipo Serif son las menos recomendadas. B) Diferencias entre fuentes sin serifas y con serifas. Figura 14. Diferentes tamaños de letras en una diapositiva. Nótese la legibilidad de cada tamaño dentro de la misma. La puesta de relieve debe limitarse a conceptos nuevos o muy relevantes, que realmente justifiquen el énfasis. Por un lado, el abuso de la puesta de relieve produce justamente el efecto contrario, ya que el público deja de poner atención en aquello que está resaltado; por otro lado, puede interpretarse como una subestimación irrespetuosa 15

18 de la audiencia. Para poner de relieve un término, utilice letras de mayor tamaño, o bien negrita o cursiva, o de color diferente, pero no cambie el tipo de letra. b) Diapositivas con ilustración Las diapositivas de ilustración es la combinación de palabras con imágenes dentro de la misma (Figura 15). Figura 15. Ejemplo de diapositivas con ilustraciones. Son un claro ejemplo de armonía entre el texto y las imágenes. A continuación se enlistan algunas recomendaciones para el uso de ilustraciones en las presentaciones: Si la diapositiva contiene un gráfico, ten en cuenta lo siguiente: a) el gráfico de barras no debe exceder 8 barras simples o 4 pares de barras; b) una diapositiva no debe contener más de dos gráficos de sector o pastel y c) el gráfico de líneas no debe exceder 3-4 curvas. En los gráficos de sector siempre se debe indicar el número total absoluto. En los gráficos de línea, la línea sólida o cerrada suele co- 16

19 incidir con puntos rellenos y la línea intermitente o abierta con puntos sin rellenar. Cuando se diseñan los gráficos es necesario que los rótulos sean de un tamaño suficientemente grande, para soportar una posible reducción al convertirlo en diapositiva (Figura 16). Figura 16. Los gráficos, cuadros o tablas también pueden ser excelentes ilustraciones. No reproducir tablas y figuras copiados de libros y revistas. Esta práctica tiene dos inconvenientes: a) es un material que requiere permiso por escrito del autor y de la editorial para poder usarlo (de lo contrario poner créditos) y b) el tamaño de letra y el formato de impresión que resultan adecuados para el libro o la revista no lo son para una diapositiva (resolución mala). Los números resultan más claros si se presentan tabularmente. Una tabla no debe contener más de 3-4 columnas con 3-4 filas. Si debe presentar más datos, divida la tabla en 2-3 diapositivas, pero no más, ya que los números cansan a la audiencia (Figura 16). Si la ilustración es una fotografía, ésta debe ser nítida, en blanco y negro o en color, con un título que la identifique. Si la imagen es un archivo digital, convie- 17

20 ne grabarla en un formato TIFF o JPEG. El primero tiene más nitidez, pero ocupa mucho espacio de memoria, mientras que el segundo tiene una nitidez aceptable y ocupa poco espacio de memoria Las imágenes no deben interferir con el texto, ni viceversa (Figura 17). Lo mas recomendable es que haya contraste entre la imagen y el texto (Figura 18). Figura 17. Diapositiva con ilustración incorrecta: imagen no contrastante con el texto. Resulta difícil de leer debido al color. Las imágenes pueden servir para varios propósitos (Figura 19): Ornato: Este tipo de imagen es comúnmente utilizado como ambientación en algunas presentaciones. Toda vez que no tiene ninguna vinculación en el tema y solamente es utilizada para que el auditorio no se aburra y preste atención. Ejemplos: Paisajes, plantas, animales, etc. Apoyo: Imagen generalmente usada como apoyo para explicar algún procedimiento metodológico, algún ciclo celular o bioquímico, alguna actividad del proyecto, etc. Este tipo de imagen siempre se debe encontrar relacionado al tema presentado. Referencia: Imágenes como fotografías de algún personaje, edificio, planta, animal, etc. relacionado también al tema. Anzuelo: al igual que el de ornato, este tipo de imagen tiene como fin atraer la atención del espectador. Sin embargo, casi nunca tiene que ver con el tema en cuestión. 18

21 Figura 18. Diapositivas con imagen correctamente diseñadas: texto es legible y no interfiere con la imagen. En algunos casos es recomendable utilizar solamente imágenes. Figura 19. Utilidad de las imágenes en las presentaciones. 19

22 ETAPA 2. EXPOSICIÓN Tú, el lugar y la audiencia Para la exposición de la presentación debe haber una preparación técnica y psicológica Preparación técnica No olvidar llevar consigo copias de tu presentación, pero en lugares separados, por ejemplo en un USB (Jump Drive) o en un CD, para evitar contratiempos en caso de pérdidas o mal funcionamiento del archivo. Vestir para la ocasión (Figura 20). Figura 20. Una buena apariencia da una buena impresión. Presentarse con suficiente anticipación. Aproximadamente media hora antes del evento en que tomará parte, preséntese en el mostrador de proyecciones y entregue al personal encargado sus diapositivas o archivos. Tome contacto con la persona encargada de proyectar su material visual y póngase de acuerdo con ella. Pregúntale su nombre y recuérdalo, porque ante cualquier eventualidad durante la exposición, podrás dirigirte a ella más fácilmente. Si vas a estar a cargo de la proyección, prueba los aparatos pertinentes: proyector de diapositivas, retroproyector, computadora y proyector multimedia, puntero, micrófono, etc. (Figura 21). Recuerda que cualquier interrupción por motivos técnicos produce una gran distracción en la audiencia e incluso su abandono de la sala. 20

23 Figura 21. Llegar puntualmente y verificar el equipo que utilizarás para la presentación. Revisa el podio y explóralo; elije la mejor posición para la exposición. Si eres diestro, colócate de tal manera que la pantalla quede a tu derecha; por el contrario, si eres zurdo, la pantalla debe quedar a tu izquierda. Verifique que todo lo que necesitas esté a la mano. Una vez terminado el evento pase por el mostrador de proyecciones para retirar tu material visual Preparación psicológica El hablar en público es una de las formas que mayor ansiedad provoca en las personas. Es muy común que un expositor se ponga nervioso antes de realizar su presentación o al inicio de la misma. Sin embargo, existen varias cosas que se pueden hacer para controlar el exceso de nerviosismo, destacando las siguientes: Dormir bien la noche anterior y no hacer las cosas al último minuto (Figura 22). Planear cuidadosamente la presentación; estar bien preparado (Figura 23). Anticipar las preguntas y preparar las respuestas (Figura 24). 21

24 Figura 22. El estrés es natural pero es un enemigo vencible. Figura 23. Practicar la presentación con anticipación. Figura 24. Anticipar las preguntas que posiblemente hará el público y buscar la manera de responderlas sencillamente. 22

25 Adoptar una mentalidad positiva y de triunfo. Saber que tienes condiciones especiales que los asistentes no poseen (el conocimiento) Relajarse, pues tú sabes más que ellos sobre el tema (Figura 25). La audiencia son personas que como uno tienen miles de limitaciones, es decir, son simples mortales como tú. Piensa que estas conversando con un grupo de amigos. Repítete a ti mismo, soy capaz. Figura 25. Los mejores oradores son los que aman y conocen de lo que están hablando La Exposición Si la presentación oral se acompaña de diapositivas, es una presentación audiovisual. El componente audio será tú propia voz, mientras que el componente visual serán las diapositivas. Todos los presentes, sin excepción, deben escuchar y ver correctamente la totalidad de la exposición, cualquiera que sea su ubicación en el salón. La distancia entre la pantalla y la última fila de la audiencia no debe exceder seis veces el ancho de la pantalla. Los lentes de un retroproyector no son tan potentes como los del proyector de diapositivas o los del proyector multimedia, por lo tanto no es útil en salas demasiado grandes. 23

26 Es recomendable no leer el texto de la presentación. La comunicación oral tiene sus propios canales, distintos a los de la comunicación escrita. En general, una exposición leída produce aburrimiento, distracción y hasta sueño en el público. De modo que debe hablarle a la audiencia. Para tal efecto, a continuación se enlista una serie de recomendaciones para la exposición: Hablar despacio, tranquilo y con voz clara (Figura 26). Use frases cortas. Respire y deténgase en alguna pausa. Si su voz no se escucha bien o si el local es grande, conviene que utilice un micrófono, en lo posible corbatero, porque de esta manera tendrá las manos libres para usar el puntero. Figura 26. Hablar correctamente, verificar el volumen de la voz y hacer énfasis en las palabras clave. Para describir las diapositivas, es recomendable estar de pie, sin obstaculizar la visión. Si describes las diapositivas desde tú asiento dará una impresión de desgano o falta de interés. Evita moverte de un lado para otro y no te excedas en tus gestos. Mira a la audiencia para que ésta sienta que te estás dirigiendo a ella. Se recomienda no comenzar con una diapositiva, sino con una frase introductoria como El presente trabajo es en el marco de mi trabajo de tesis el cual se titula, ó La presente ponencia estará dividida en tres partes Dicho esto, ahora 24

27 si vemos la primera diapositiva Esto hará que la audiencia fije la atención en usted y siga sus indicaciones. Un toque de humor, sobre todo al principio de la exposición, puede ayudar a romper el hielo con la audiencia, pero no abuse de este recurso, porque su exposición perderá seriedad. Daffner (2000) es muy severo en este sentido cuando afirma que la audiencia paga con su presencia por escuchar una buena presentación científica y no una comedia. Cuando describas una diapositiva textual, lee cada frase y a continuación amplía la información oralmente. Antes de pasar a la siguiente línea, has una pausa contando mentalmente hasta dos. Si usa números en lugar de viñetas, menciónelos en orden, por ejemplo en el punto De esta forma la audiencia no se dispersará y mantendrá la atención tanto en la diapositiva como en su exposición. Cuando presentes una tabla, comienza por describir las columnas y las filas, luego sigue con los datos y el resto de su descripción. En los gráficos, explica primero los ejes: en el eje horizontal tenemos los meses y en el eje vertical el número de casos.... Luego describe las curvas, barras o puntos: la línea gruesa muestra los casos del año 2001, la delgada los del 2000 y la abierta los de , las barras oscuras se refieren a los casos y las claras a los controles..., el punto rojo es el de la especie Heliconia sp. y el amarillo el de Cnidoscolus sp.... Si la diapositiva es una fotografía, defínela en la primera frase: en esta fotografía vemos un espécimen de Chamaedoria sp..... Oriente a la audiencia a través de la pantalla, con frases como a la izquierda de la pantalla se observa..., o bien en el ángulo superior derecho se encuentra.... Utiliza un puntero para señalar en la diapositiva el concepto o frase que estás desarrollando. En las diapositivas que presentan ilustraciones es indispensable que señales con el puntero el objeto que estás describiendo. 25

28 Evita jugar con el puntero en la mano, en especial si es de rayo láser. A veces el expositor lo hace sin darse cuenta y atormenta a la audiencia de dos maneras: a) haciendo círculos sobre la diapositiva sin señalar nada y b) pasando el rayo láser varias veces sobre los ojos de la audiencia. Asegúrate de explicar todo lo que aparece en cada diapositiva nada más ni nada menos. Si hay un encargado de proyección, no se te olvide decir la siguiente diapositiva por favor.... Si tu mismo estás a cargo de la proyección, no te apures a cambiar las diapositivas; da tiempo a que las personas puedan leerlas, haciendo una pausa para cambiar de una a otra diapositiva. Esto crea cierto suspenso en la audiencia y ayuda a mantener la atención. Termina la presentación con otra frase como al principio, que demuestre claramente que ha llegado el fin, por ejemplo muchas gracias por su atención, no me queda mas que agradecer Sesión de preguntas Una de las formas de promover la participación del público es incluir al final de la presentación una sesión de preguntas y respuestas. Además, el asignar un tiempo determinado a preguntas del auditorio permite ajustar lo que se había planeado a las necesidades e intereses específicos del público, lo que hará que la exposición sea motivante y atractiva. En algunos eventos el coordinador puede decidir si permitirá preguntas a lo largo de la exposición (recomendable para grupos pequeños) o si le pedirá al público que anote sus preguntas y las haga al final de la presentación (recomendado para grupos grandes). 26

29 A continuación se presentan algunas sugerencias para el manejo de la sesión de preguntas y respuestas (Wilder, 1991): Piensa con anticipación las posibles preguntas que pueden formularte. Acepta cada pregunta como legítima y bien intencionada, aunque no sea así. Permite que la persona que pregunta termine su punto, incluso si ésta te interrumpió. Has repetir la pregunta si estima que las demás personas no la han oído convenientemente o si quieres clarificar su sentido. Mira directamente a la persona que pregunta. De no hacerlo, pensarán que no se les está escuchando. Responde directamente y mantén un tono cordial. Responde dirigiéndose con la mirada a toda la sala. Sea honesto (a) y no engañes a la gente. Si no conoces la respuesta, acéptalo sin rodeos y ve si puedes responderle posteriormente. ETAPA 3. EVALUACIÓN El evaluar los resultados que obtuvimos en una presentación nos permite mejorar en presentaciones subsecuentes, ya que tomamos conciencia de lo que hicimos bien y de lo que debemos mejorar en el futuro. La evaluación corresponde al control dentro del proceso administrativo, ya que nos permite comparar lo que planeamos con lo que logramos. La evaluación se puede realizar usando instrumentos formales o informales. Por ejemplo, en muchos talleres y seminarios, se pide a los participantes que evalúen al expositor a través del llenado de un formato preestablecido (evaluación formal), mientras que un expositor puede pedirle a un amigo que escuchó su presentación que le dé su opinión (evaluación informal o no sistemática). Así mismo, el orador puede dedicar unos momentos, una vez que ha terminado su presentación, a analizar cómo se sintió y qué cosas puede mejor para la próxima ocasión. 27

30 Algunos aspectos a evaluar son los siguientes: Objetivos: grado en que se lograron los objetivos planteados. Contenido: cantidad de información de acuerdo con el tiempo disponible, interés del material para el auditorio, uso de argumentos y razones sólidos, etc. Estructura: el grado en que la organización de la información facilitó la comprensión, el impacto de la introducción, la eficacia de la conclusión o del cierre. Apoyos visuales: cantidad y calidad de los apoyos. Actuación: manejo de la comunicación verbal y no verbal en el momento de la realización. Qué aspectos se pueden mejorar en presentaciones futuras. III. CONCLUSIONES Ahora que ya has leído con calma la presente Guía, espero que cuentes con los recursos necesarios para lograr presentaciones que logren sus objetivos, que sean realizadas profesionalmente y que tanto tú como su audiencia las disfruten. Recuerda que para lograrlo debes hacer una planeación adecuada de la presentación, analizando a la audiencia, definiendo claramente el objetivo, elaborando el mensaje y diseñando los apoyos visuales. Por último, evalúa los resultados que obtengas en cada presentación para que puedas mejorar continuamente. Recuerda que la práctica hace al maestro, así que aprovecha cada ocasión que tengas para hacer una presentación. El seminario de estudiantes es tu oportunidad, disfrútalo. 28

31 IV. AGRADECIMIENTOS Se agradece al Dr. José Luis Andrade Torres por el haber permitido utilizar y facilitado todas las imágenes que aparecen en este documento. Dichas imágenes corresponden a diapositivas del tema Comunicación Oral de la Ciencia, dentro del curso Comunicación de la Ciencia. Se le agradece de igual manera los comentarios hechos a este documento. 29

32 V. REFERENCIAS Auburn University Libraries Microsoft PowerPoint tutorials. Baron, D.N The preparation and presentation of slides. IFCC News; (27):5-7. Bellamy, K Design standards for computer-generated teaching slides. J Audiovisual Media Med. 18(3): Council for International Organizations of Medical Sciences The planning of international medical meetings. Brussels: Union of International Associations (International congress science series; 7E). Day, R.A Cómo escribir y publicar trabajos científicos. 2 ed. Washington DC: OPS: 558). Daffner, R.H On improvement of scientific presentations. AJR 174: Guidelines for oral presentations En: ESV: 17 th International Technical Conference of the Enhanced Safety of Vehicles, Amsterdam, June Hargreaves, M.K The use of visual aids in public lectures. Biochem Educ. 11(1):34-9. Johns, M Design for slides. J. Audiov Media Med. 18(3): Ludwig, J Instruction for speakers. IFCC News (27):8-9. Niamtu, J The power of PowerPoint. Plast Reconstr Surg 108: Safran, M The poster and other forms of scientific communication. Biochem. Educ. 15(1): Verderber, R.F Comunícate. 9ª edición. México: International Thomson Editores. Wilder, Claudyne Como Vender sus Ideas, Productos y Servicios. España: Editorial Paraninfo. 30

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