Guía Facturación Electrónica

Transcripción

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2 Objetivo El objetivo de éste documento consiste en presentar una guía a seguir para comenzar con la facturación electrónica, desde adquirir el servicio de timbrado hasta la parte de configuración en el sistema ERP. Índice o Qué es un CFDI? o Qué es la FIEL? o Qué es el Certificado de Sello Digital? o Qué es Timbre Fiscal? o Módulo de Facturación Electrónica o Configuración Inicial o Configuración de Envió de Correo o Errores Frecuentes 2

3 FIEL Qué es la FIEL? La Firma Electrónica Avanzada (FIEL) es un archivo digital que te identifica al realizar trámites por internet en el SAT e incluso en otras dependencias del Gobierno de la República. Se compone de dos partes, la clave privada (*.key) que solamente es conocida por el titular de la FIEL y la pública (*.cer) que se encuentra en internet como medio para verificar la autenticidad de los mensajes firmados. Aunque en algunos trámites del SAT puedes identificarte con tu Fiel, considera que no es una contraseña sino una firma. La contraseña es un mecanismo de acceso. Tu usuario es siempre tu RFC, y tu contraseña es una palabra clave para ingresar a diferentes aplicaciones y servicios que brinda el SAT a través de internet. Como obtener tu FIEL Como renovar tu FIEL Como obtener tu contraseña Certificado Sello Digital Qué es el Certificado de Sello Digital? El Certificado de Sello Digital (CSD) es un documento electrónico personalizado que contiene información como un código de identificación único, el nombre del titular del certificado y su clave del RFC, una dirección electrónica y un periodo de vigencia. El CSD sirve para firmar la información contenida en el Certificado Fiscal Digital (CFD) y tienen vigencia de dos años. Al solicitar el Certificado de Sello Digital se generan los archivos (*.req), (*.key) y (*.sdg) con los cuales obtendrá su certificado. El CSD es muy parecido a la FIEL, es importante recordar que los archivos generados deben guardarse en todo momento y recomendamos que se almacenen en carpetas separadas con su respectivo nombre. Como tramitar / renovar el Certificado de Sello Digital (CSD) 3

4 CFDI Qué es un CFDI? El Comprobante Fiscal Digital (CFD) es un documento electrónico que cumple con los estándares requeridos por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). Éste documento al emitirse es enviado a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para que éste valide dicho documento y le asigne un folio único y Sello Digital del SAT (Certificación). Esto nos da como resultado el Comprobante Fiscal Digital por internet (CFDI) el cual otorgaremos a nuestros clientes. El CFDI se constituye como un documento digital cuyo formato contiene información que no puede manipularse ni modificarse sin que se detecte, además de que permite verificar la identidad del emisor del comprobante a través de su Certificado de Sello Digital. Timbre Fiscal Qué es timbre fiscal? Es Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), empresa autorizada por el Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del SAT. Para migrar al modelo CFDI e integrarlo a nuestro sistema ERP, es indispensable adquirir un plan de acuerdo a sus necesidades con el PAC (nuestra recomendación es Timbre Fiscal) ingresando a la página: Aquí usted seleccionará el plan que más se ajuste a sus necesidades de facturación. 4

5 Al concluir con su proceso de contratación del servicio, le enviarán vía correo la confirmación de su pedido, así como la factura correspondiente a la compra y una carpeta comprimida con los siguientes archivos:.pem.pfx Contraseña del PAC Módulo de Facturación Electrónica Tegik, en colaboración con Openbravo, ha desarrollado el módulo de localización para México el cual es una integración que garantiza el cumplimiento de los estándares definidos por el SAT. La facturación electrónica es una solución integrada de forma nativa y sin necesidad de incluir sistemas terceros. Para la instalación de su módulo de facturación en Openbravo ERP, solicite el apoyo de nuestro equipo o con su proveedor de sistema actual. Como instalar el módulo de Facturación Electrónica 5

6 Configuración Inicial Antes de iniciar la parte de configuración del módulo de Facturación Electrónica dentro del sistema Openbravo es necesario tener a la mano los siguientes archivos y requerimientos: Datos Fiscales (Razón Social, Dirección Fiscal, RFC, teléfono) Correo electrónico para configurar como cuenta de envío Archivo.pfx Archivo.pem Contraseña del PAC (otorgada al realizar la compra del plan de timbrado) Certificado de Sello Digital (Archivos.cer y.key)* Contraseña (clave para ingresar a diferentes aplicaciones y servicios que brinda el SAT a través de internet) Logotipo de la empresa Para comenzar entramos al sistema con el rol de Administrador de la Entidad y nos dirigimos al menú Aplicación/ Configuración General/ Organización/ Organización. 6

7 En esta ventana configuramos los datos fiscales. Es importante definir y establecer a cual Organización(es) se le va a configurar la información para realizar su Facturación Electrónica. En caso de facturar con distintas organizaciones, se va configurar cada una de ellas; por lo general la información fiscal sigue siendo lo misma y solamente cambiará la Dirección de la Sucursal. En la cabecera se encuentra la información de la organización, entre ellos el tipo de organización, nombre, esquema contable y descripción. En el apartado Configuración Minorista se agregarán los siguientes datos: Contraseña del PAC (campo: Password PFX) Contraseña (campo: Password CSD) Teléfono y Correo Electrónico 7

8 Para continuar nos dijimos al apartado Archivos Adjuntos y es necesario: Subir el archivo.pfx Subir el archivo.cer (correspondiente al Certificado de Sello Digital) Subir el archivo.key (correspondiente al Certificado de Sello Digital) En la parte de líneas de la organización que estamos configurando, nos dirigimos a la sección de Información e ingresamos los siguientes datos: Dirección Fiscal Lugar de emisión (si cuenta con sucursales aquí se agrega la información, sino se agrega la misma dirección fiscal) RFC Seleccionar si es Persona Física o Moral Datos de contacto (correo electrónico, teléfono) Imagen de su logotipo 8

9 Configuración Envío de correo Al concluir con la configuración inicial es necesario configurar los datos de la cuenta que ligaremos para el envío de las facturas que se estarán emitiendo. Para ello nos dirigimos al menú Aplicación/Configuración General/Entidad/Entidad. Seleccionamos nuestra entidad y nos dirigimos a la parte de abajo a la sección Configuración de correo electrónico. Para realizar la configuración es importante tener a la mano los datos de configuración de su servidor de correo electrónico, y a continuación realizamos los siguientes pasos: Marcar como activo Añadir el los datos del servidor SMTP de su empresa/negocio Marcar la casilla para verificar el SMTP Añadir una cuenta del servidor SMTP (correo electrónico) de su empresa/negocio Añadir la contraseña de la cuenta SMTP Añadir una cuenta de envío del servidor SMTP (correo electrónico) de su empresa/negocio Seleccionar el protocolo de seguridad Añadir Puerto SMTP 9

10 Errores frecuentes Al terminar su configuración para facturación electrónica, le sugerimos realizar una factura de prueba y así descartar posibles errores. A continuación presentamos un listado de soluciones a posibles errores al emitir una factura. 1.- No se capturó algún dato de la dirección (solamente el número interior es opcional) tanto del que emite la factura como del que la recibe. 2.- El impuesto IVA tiene un nombre de facturación distinto a "IVA" 3.- En la configuración inicial se adjuntaron los archivos.cer y.key pertenecientes a la FIEL, y no los pertenecientes al SELLO DIGITAL 10