INSTRUCTIVO CONFIGURANDO EL SISTEMA COBRA CON INFORMACIÓN COMPATIBLE PARA FACTURAS ELECTRÓNICAS.

Transcripción

1 INSTRUCTIVO CONFIGURANDO EL SISTEMA COBRA CON INFORMACIÓN COMPATIBLE PARA FACTURAS ELECTRÓNICAS Recomendaciones: 1. Imprimir y leer completamente todo este instructivo. 2. Primero deberá ejecutar las indicaciones del INSTRUCTIVO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA COBRA 2014, ya que de lo contrario no podrá configurar al Sistema COBRA con información compatible para Facturas Electrónicas. 3. Deberá contratar a un Proveedor de Factura Electrónica (Proveedor de Certificación de Comprobantes Fiscales Digitales a través de internet PAC) Tomar en cuenta las recomendaciones para contratar a un proveedor de factura electrónica El diseño de la factura deberá ser a elección de Municipio u Organismo de Agua Potable, siempre cuando se apegue a lo establecido en este instructivo. 6. El correcto funcionamiento, de la emisión de Facturas Electrónicas, dependerá de su Proveedor contratado. 7. Contratar un proveedor de Servicio de Internet. 8. Instalar el servicio de Internet tomando como base los esquemas planteados en este instructivo.

2 9. Contar con antivirus en el servidor y en cada uno de los equipos que accesen a realizar liquidaciones en el Sistema COBRA (recomendación: sin conexión a internet security para evitar lentitud) 10. Instalar el programa de Adobe Reader en cada uno de los equipos que accesen a realizar liquidaciones en el Sistema COBRA 11. Haber concluido de realizar los pasos indicados en el INSTRUCTIVO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA COBRA No modificar ninguna configuración del Sistema COBRA, hasta no contar con un Proveedor, Autorizado por el SAT, que emita Facturación Electrónica. NOTA: Dar a conocer la información de este instructivo a su proveedor contratado.

3 GLOSARIO IHAEM. Instituto Hacendario del Estado de México. COBRA. Sistema Integral de Administración Tributaria Municipal. SAT: El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria. CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet o Factura Electrónica. PAC: Es un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI, es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. Asimismo, tienen como obligación, enviar al SAT copia de los CFDI que validen de sus clientes. CSD: Los Certificados de Sello Digital son expedidos por el SAT, y para un propósito específico: firmar digitalmente las facturas electrónicas. Timbrado de facturas: Es el proceso de validación de la información que se envía al SAT. En respuesta a la correcta validación regresa vía internet el Folio Fiscal formado por: o UUID: UUID son las siglas en inglés del Identificador Universalmente Único. Esto es un código identificador estándar que se utiliza en el proceso de construcción de software. El código se forma por una cadena compuesta por 32 dígitos hexadecimales (del 0 al 9 y las primeras 6 letras del alfabeto) mostrados en 5 grupos separados por guiones de la forma ( ). Ejemplo: 560a8451-a29c-41d4-a

4 o Folio Asignado por el SAT o Fecha y Hora de Certificación o Fecha y hora de emisión o Número de serie del CSD o Sello digital del emisor o Sello Digital del SAT o Cadena Original RFC genérico: Se utiliza Para aquellos Facturas Electrónicas globales que amparen una o más operaciones efectuadas con público en general, y en el mismo se consignará el RFC genérico XAXX es decir aquellas personas que no están inscritas ante el SAT y por lo tanto no cuentan con un RFC con homoclave.

5 ESQUEMA DE OPERACIÓN DEL SISTEMA COBRA INSTALADO DE MANERA LOCAL EN UNA PC

6 ESQUEMA DE OPERACIÓN DEL SISTEMA COBRA INSTALADO EN UNA RED LOCAL

7 CONTENIDO DE LA CARPETA SATMUN DEL SISTEMA COBRA PARA PROPORCIONAR INFORMACIÓN A UN PROVEEDOR AUTORIZADO DE CERTIFICACIÓN DE CFDI (PAC)*.

8 Estructura de la tabla facturas.dbf

9 DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS DE LA TABLA facturas.dbf foilo_rec: Número de recibo interno, generado por el Sistema Integral de Administración Tributaria Municipal. Tipo Carácter (8) datos: Información proporcionada por el Sistema COBRA, para la generación de la factura electrónica, conforme a las especificaciones que se detallan más adelante en este instructivo. Tipo Memo * (La información en este campo se procesa como un archivo txt) Ejemplo: 01 ADOLFO MENDEZ ZARATE Fisica XAXX Direccion de correo LOS MANZANOS S/N MZ. 28 LT. 1 COL. BELLO HORIZONTE TULTITLAN Edo. Méx. México MTU200612R55 NO XX Pago en una sola exhibicion Ingreso EFECTIVO 0000 Grupal TULTITLAN 1 03 IMPUESTO PREDIAL PAGO DEL IMPUESTO PREDIAL. SUBSIDIO PAGO ANUAL ANTICIPADO VALOR CATASTRAL: 401, NO Aplica RECARGOS NO Aplica ESTIMULOS FISCALES. BONIFICACIÓN NO Aplica PERIODO DE PAGO: TERRENO M2: CONSTRUCCIÓN M2:

10 fecha_ing: Información proporcionada por el Sistema COBRA, Fecha y hora de registro. Tipo Fecha/Hora. fecha_fac: El PAC debe colocar la fecha y hora en que se generó el CFDI. Tipo Fecha/Hora. cfdi: El PAC debe colocar el Folio Fiscal (UUID) ruta_img: El PAC debe colocar la ruta en que guardo los siguientes archivos: TIFF, PDF y XML. Tipo Carácter 200. Observaciones el PAC debe generar estos 3 archivos por cada factura emitida, y deberán ser creados dentro de la carpeta facturas una estructura que debe contener el año y dentro de esta el mes (descrito anteriormente) para guardar los archivos. Adicionalmente para el nombre de los archivos se debe tomar el campo Folio_rec, por ejemplo: XX pdf XX xml XX tiff cfdstatus: El Sistema COBRA coloca el status PROCESAR CFDI, con lo cual el PAC debe realizar el proceso de timbrado de la facturación electrónica, una vez concluido el proceso, debe colocar en este campo el status: OK PROCESADO. Tipo Carácter 20. Status Quien genera el Status? Descripción PROCESAR CFDI Sistema COBRA Se graba el estatus de este registro cuando usuario del Sistema COBRA imprime el recibo. Asigna el status PROECESAR CFDI OK PROCESADO PAC Realiza el timbrado y modifica el Status del registro por OK PROCESADO PROCESADO PAC El PAC genera nota de remisión por falta de internet o cualquier otro motivo que impida el timbrado, modifica el Status por PROCESADO. Genera los archivos.pdf y.tiff en la ruta indicada. CANCELAR Sistema COBRA El usuario cancela el recibo en el sistema COBRA y a su vez este modifica el Status por CANCELAR en la tabla facturas.dbf

11 OK CANCELADO PAC El PAC cancela la factura y modifica el Status por OK CANCELADO en la tabla facturas.dbf Es importante considerar los casos en que no haya el servicio de Internet o cualquier otra causa por la cual no se pueda realizar el CFDI, en estos casos el PAC debe generar una nota de remisión y guardar los archivos PDF y TIFF en la ruta correspondiente, colocando en este campo el status de PROCESADO. Esto con la finalidad de no detener el proceso de recaudación en la Tesorería Municipal u Organismo de Agua, sin embargo se deben procesar estos registros posteriormente. cfdstdescr: El PAC debe color el motivo por el cual no se pudo generar la factura electrónica. Tipo Carácter 200. *ESTRUCTURA DEL CAMPO datos DE LA TABLA FACTURAS.DBF GUÍA DE SERVICIO DE TIMBRADO A PARTIR DEL CAMPO TEXTO (datos) Identificador de Registro 01 Datos del Cliente No. Nombre Req. Tipo / Long. Descripción 1 Identificador SI Char(2) Valor fijo 01 2 Nombre SI Char(255) Nombre completo del cliente 3 Tipo Persona SI Char(6) Indica el tipo de persona que recibirá el comprobante. Debe tomar los siguientes valores (lo valida mayúsculas o minúsculas): Física (puede recibirse sin acento) Moral

12 4 RFC Destinatario SI Char(13) Registro federal de contribuyentes (mayúsculas), armado de acuerdo a la estructura autorizada por el SAT, respetando las longitudes: 13 caracteres para personas físicas y 12 para personas morales. 5 Nombre (s) NO Char(255) Nombre o nombres de la persona contacto del Cliente. 6 Apellidos NO Char(255) Apellidos de la persona contacto del cliente. 7 NO Char(50) Correo electrónico del cliente, al cual será enviado el CFDI (incluyendo la representación impresa o archivo PDF), en caso de activarse la opción de envío. 8 Teléfono NO Char(50) Teléfono del cliente 9 Ubicación SI Char(100) Calle del domicilio del cliente 10 Dato1 NO Char(50) Opcional 11 Dato2 NO Char(50) Opcional 12 Dato3 NO Char(50) Opcional 13 Dato4 NO Char(50) Opcional 14 Municipio NO Char(50) Municipio del domicilio 15 Dato5 NO Char(5) Opcional 16 Estado SI Char(50) Estado del domicilio del cliente 17 País SI Char(50) País del domicilio del cliente. Para domicilios fiscales del país se colocará fijo México, o el nombre del país en el cual radica el receptor del comprobante. 18 Referencia NO Char(100) Referencia del domicilio del cliente. 19 RFC Emisor SI Char(13) RFC de la organización o contribuyente que emite el comprobante, armado de acuerdo a la estructura autorizada por el SAT, respetando las longitudes: 13 caracteres para personas físicas y 12 para personas morales 20 Notificar SI Char(2) Indicar si se desea que se envíe por correo al cliente su factura; debe contener los valores SI o NO. 21 Serie SI Char(2) Serie de los recibos 22 Folio SI Char(6) No. del recibo 23 Referencia3 NO Char(50) Identificador interno del cliente.

13 Identificador de Registro 02 Datos de la Factura No. Nombre Req. Tipo / Long. Descripción 1 Identificador SI Char(2) Valor fijo 02 2 Subtotal SI Decimal (10,6) Monto de la suma de los conceptos facturados. 3 Descuento SI Decimal (10,6) Monto total del descuento aplicado a la factura. Si no existe descuento se coloca % Descuento SI Decimal (10,2) Porcentaje del descuento aplicado a la factura. Si no existe descuento se coloca Total SI Decimal (10,6) Monto total de la factura, con IVA incluido. 6 Forma de Pago NO Char(255) Descripción de la forma en que se realiza el pago. Si se omite la forma, el Sistema de Facturación CFDI coloca la leyenda Pago en una sola exhibición. 7 Motivo descuento NO Char(255) Motivo que originó el descuento, en caso de que haya aplicado un descuento a la factura. 8 Asunto NO Char(255) Asunto de la factura, que se incluirá como título del correo electrónico enviado al cliente, en caso de aplicar envío. 9 Tipo de Comprobante SI Char(10) Tipo de comprobante que se utiliza para la generación del CFDI. Deben ser cualquiera de los siguientes valores (considerando mayúsculas y minúsculas): Ingreso Egreso Traslado 10 Observaciones NO Char(255) Observaciones adicionales a la factura. 11 Método de Pago SI Char(100) Método por medio del cual se pagará el monto de la factura: Efectivo, Transferencia, Efectivo, etc. 12 Cuenta de Pago NO Char(50) Aplica en pagos electrónicos para definir el origen de la cuenta bancaria y el nombre del banco. 13 Tipo de Impuesto SI Char(10) Indica cómo será representado los impuestos en el PDF (se coloca alguno de los siguientes valores fijos con mayúsculas y minúsculas): Individual. Se aplica Impuesto por producto. Grupal. Se aplica Impuesto Global.

14 14 Lugar de Expedición SI Char(100) Lugar en el que se expide la factura. 15 Moneda SI Char(1) Moneda en la cual se genera la factura o lo conceptos facturados: 1 Moneda nacional 2 Dólar estadounidense 16 Tipo de Cambio NO Decimal (5,2) Tipo de cambio aplicable a moneda distinta de moneda nacional; en caso de facturación con moneda nacional se coloca vacío. 17 Monto IVA Grupal NO Decimal (10,6) Monto Total de IVA Trasladado, cuando el Tipo de Impuesto es Grupal (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo. 18 Tasa IVA Grupal NO Decimal (10,6) Tasa del IVA Trasladado, cuando el Tipo de Impuesto es Grupal (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo. 19 Monto IEPS Grupal NO Decimal (10,6) Monto Total de IEPS, cuando el Tipo de Impuesto es Grupal (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo. 20 Tasa IEPS Grupal NO Decimal (10,6) Tasa de IEPS, cuando el Tipo de Impuesto es Grupal (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo. 21 Monto IVA Retenido NO Decimal (10,6) Monto de IVA Retenido, cuando el Tipo de Impuesto es Grupal (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo. 22 Monto ISR NO Decimal (10,6) Monto de ISR, cuando el Tipo de Impuesto es Grupal (campo 13). Solo aplica para Facturación por el Sistema de Timbrado Masivo.

15 Identificador de Registro 03 Conceptos que integran la Factura No. Nombre Req. Tipo / Long. Descripción 1 Identificador SI Char(2) Valor fijo Nombre SI Char(100) Nombre del producto o servicio. 3 Código SI Char(50) Código del producto o servicio facturado. 4 Descripción NO Char(255) Descripción completa del producto o servicio. 5 Unidad de medida SI Char(50) Unidad de medida del producto o servicio; si se desconoce se coloca No aplica 6 Precio Unitario SI Decimal (10,6) Precio unitario del producto o servicio. 7 Cantidad SI Decimal (10,6) Cantidad del concepto facturado; puede contener hasta 3 decimales. 8 % de descuento SI Decimal (5,2) Aplica cuando existe un porcentaje de descuento al producto o servicio. Si no considera descuento se coloca 0. 9 Monto de Descuento SI Decimal (10,6) Monto que se descontó en los casos de aplicación de descuento al producto o servicio. Si no considera descuento se coloca Importe SI Decimal (10,6) Total del importe a facturar, incluido el descuento que haya aplicado. Debe contener valor mayor a cero. 11 % IVA SI Decimal (5,2) Porcentaje de IVA aplicado al producto. Si no considera IVA se coloca Monto IVA SI Decimal (10,6) Monto del IVA que se aplicó al producto o servicio. Si no considera IVA se coloca % IEPS SI Decimal (5,2) Porcentaje de IEPS que se aplicó al producto o servicio, en caso de que aplique. Si no considera IEPS se coloca Monto IEPS SI Decimal (10,6) Monto de IEPS aplicado al concepto. Si no considera IEPS se coloca % IVA Retenido SI Decimal (5,2) Porcentaje de IVA Retenido aplicado al concepto. Si no considera IVA Retenido se coloca Monto IVA Retenido SI Decimal (10,6) Monto de IVA Retenido. Si no considera IVA Retenido se coloca % ISR SI Decimal (5,2) Porcentaje de ISR aplicado al producto o servicio. Si no considera ISR se coloca Monto ISR SI Decimal (10,6) Monto de ISR aplicado al producto o servicio. Si no considera ISR se coloca 0.00.

16 Identificador de Registro 05 Información Predial No. Nombre Req. Tipo / Long. Descripción 1 Identificador SI Char(2) Valor fijo Número SI Char(100) Número de cuenta predial Identificador de Registro 99 Datos Adicionales a la Factura No. Nombre Req. Tipo / Descripción Long. 1 Identificador SI Char(2) Valor fijo Periodo de pago NO Char(255) Periodo de pago 3 Superficie NO Char(255) Superficie de terreno y construcción

17 PRUEBAS DE ESCRITORIO Y DE FUNCIONALIDAD Es importante que cada Municipio u Organismo de Agua valide, la información proporcionada por el PAC, con la finalidad de realizar la puesta en marcha del Sistema Integral de Administración Tributaria Municipal COBRA. PUESTA EN MARCHA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Ya no se utilizaran los recibos de cobro CFD (Comprobante Fiscal Digital). Ya no se utilizaran impresoras matriz de puntos. Asegurarse que su proveedor de facturación electrónica, cumpla con los requisitos mencionados anteriormente en este instructivo. Confirmar que el equipo, en donde está instalado el Sistema COBRA y la aplicación del PAC, cuente con el servicio de Internet. Conectar a cada uno de los equipos que liquidan y cobran, con el Sistema COBRA, su respectiva impresora laser. Accesar al Sistema COBRA como Administrador del sistema ( Usuario Apellidos Nombre) utilizado los folios que desee. Haga clic en el menú Mantenimiento de Catálogos y clic a la opción Datos del H. Ayuntamiento

18 En la ventana que le aparece realizar lo siguiente: Teclear el RFC del Municipio. Al comienzo debe dejar un espacio en blanco y posteriormente capture el RFC de su municipio. Active la casilla Imprimir factura al cobrar. NOTA: Activar esta casilla solamente después de realizar pruebas exitosas de generación de CFDI con el PAC

19 Ejemplo: EJEMPLO Cierre la ventana de Datos del H. Ayuntamiento Confirme que SI desea almacenar los cambios.

20 Los cobros realizados a contribuyentes o usuarios que no estén dados de alta en el SAT, el sistema COBRA utilizará el RFC genérico XAXX y el PAC timbrará la factura electrónica en el SAT. Deberá dar de alta, en el Sistema COBRA, una nueva serie de folios para proceso de control interno, estos folios ya no son validados por el SAT y podrán ser controlados por el Municipio de acuerdo al número de cajeros que utilicen el Sistema. La serie de los nuevos folios sigue teniendo la misma estructura 2 letras y 6 dígitos. Cada cajero debe llevar su control, para saber cuál fue el último folio utilizado y así poder darle continuidad. Emitir cualquier tipo de cobro con el Sistema COBRA y verificar que se imprima la factura generada por el PAC y confirmar en el Servidor COBRA, que en la carpeta 01 (Enero), se estén almacenando, por cada recibo cobrado realizado, los archivos.pdf,.xml y.tiff NOTA: Si el archivo.xml no fue generado por el PAC, la factura electrónica en el SAT no fue timbrada, por lo que el proveedor deberá generarlas posteriormente.

21 Para que el PAC envié una factura a un contribuyente que la solicite, en el padrón correspondiente (impuesto predial y/o Agua potable de Uso No Comercial), deberán capturar el RFC y su cuenta de correo electrónico correctamente, ya que de lo contrario el PAC no generara la factura y/o no la enviará con éxito a través de Internet.

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23 PARA CUALQUIER DUDA ENVIAR CORREO ELECTRÓNICO JUAN CARLOS SERRANO VILLEGAS. PARA PODERTE BRINDAR UN MEJOR SERVICIO DE SOPORTE Y ASESORIA SOBRE EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MUNICIPAL COBRA, DEBERÁS DESCARGAR DE LA PAGINA EN DONDE BAJASTE ESTE INSTRUCTIVO, LLENAR Y ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO LA CEDULA DE RESPONSABLES DEL SISTEMA COBRA. FAVOR DE NO HACER CASO OMISO A ESTA SOLICITUD DEL LLENADO DE ESTA CEDULA. ATTE. JUAN CARLOS SERRANO VILLEGAS ENC. DEL SISTEMA COBRA IHAEM