MANUAL DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

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1 MANUAL DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

2 2 INDICE: Emisión de catálogo de cuentas...página 3 Emisión de balanzas de comprobación...página 3 Emisión de pólizas de periodo..página 15 Emisión de auxiliares de folios de comprobantes fiscales...página 15 Envió de documentos al SAT Página 36 Consulta de Acuses en el SAT.Página 42

3 3 Documentos que se pueden generar: Catálogo de cuentas. Balanza de comprobación. Pólizas del periodo. Auxiliar de folios de comprobantes fiscales. NOTA IMPORTANTE: Ya no tienes que dar de alta tu RFC, ya que el sistema lo toma directamente de tus datos fiscales registrados en el menú empresa, menú datos fiscales. Para generar el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación de clic en el botón Cuentas :

4 4 Con esto se le desplegara el siguiente menú: Para empezar a generar nuevos documentos de clic en Nueva cuenta :

5 5 Al hacerlo le cambiara la pantalla y verá lo siguiente: Hay que llenar todos los campos ya que son obligatorios a excepción del campo subcuenta que es opcional. El campo Mes sirve para especificar el mes en que se hace la declaración de la contabilidad: El campo Año sirve para especificar el año en que se hace la declaración de la contabilidad: El campo Tipo de envió sirve para especificar si la declaración es normal o complementaria:

6 6 En caso de ser complementaria le aparecerá el campo para poner la fecha en la que se hizo el último envió de una declaración de contabilidad en el periodo actual: El conjunto de campos de Nueva cuenta o subcuenta se tiene que llenar por cada cuenta o subcuenta que se maneja en la declaración de la contabilidad: El campo Código Agrupador es para seleccionar el código de la cuenta según el catálogo publicado del SAT: El campo Número Cuenta sirve para expresar el número que distingue a la cuenta o subcuenta: El campo Descripción de Cuenta sirve para expresar el nombre de la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta :

7 7 El campo Subcuenta sirve para expresar la cuenta a la que pertenece la subcuenta expresada en el campo Número Cuenta : El campo Nivel sirve para expresar el nivel en que se encuentra la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta : El campo Naturaleza sirve expresar la naturaleza de la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta : El campo Saldo Inicial sirve para expresar el saldo inicial en el periodo de la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta, en caso de no existir datos se debe poner cero: El campo Debe sirve para expresar el monto de los movimientos deudores en el periodo de la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta, en caso de no existir datos se debe poner cero:

8 8 El campo Haber sirve para expresar el monto de los movimientos acreedores en el periodo de la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta, en caso de no existir datos se debe poner cero: El campo Saldo Fin sirve para expresar el saldo final en el periodo de la cuenta o subcuenta expresada en el campo Número Cuenta, en caso de no existir datos se debe poner cero: Si desea agregar màs cuentas o subcuentas de clic en el botón Agregar más cuentas : Una vez llenado todos los campos de las cuentas y subcuentas de la declaración de contabilidad, se le da clic al botón Aceptar :

9 9 Al hacerlo le cambiara la pantalla, mostrándole lo siguiente: Si sale del sistema por cualquier causa y desea retomar este documento lo encontrara en el botón Remisión del menú lateral:

10 10 Para continuar de clic en algún dato como por ejemplo el RFC: El conjunto de datos de Cuenta Remisión es la previsualización del documento: El conjunto de datos de Datos para generar CFD es para seleccionar el Certificado de sello digital y la Serie con que se quiere emitir: El botón Elimina Cuentas de la barra de herramientas sirve para eliminar la declaración antes de generarla:

11 11 El botón Modifica Cuentas de la barra de herramientas sirve para modificar la declaración en caso de haber uno o varios errores: El botón Genera Cuentas sirve para generar el catálogo de cuentas de la declaración de contabilidad consumiendo un folio: Al dar clic en el botón Genera Cuentas le cambiara la pantalla, solo siendo diferente la barra de herramientas:

12 12 Si sale del sistema por cualquier causa y desea retomar este documento lo encontrara en el botón Cuenta generada del menú lateral: Para continuar de clic en algún dato como por ejemplo el RFC:

13 13 El botón Abrir XML Cuentas sirve para abrir / guardar el XML del catálogo de cuentas: El botón Abrir PDF Cuentas sirve para abrir / guardar el PDF del catálogo de cuentas, dicho archivo no es requerido por el SAT: El botón Genera Balanza sirve para generar la balanza de comprobación de la declaración de contabilidad consumiendo un folio: Al darle clic al botón Genera Balanza le cambiara la pantalla, solo siendo diferente la barra de herramientas:

14 14 Si sale del sistema por cualquier causa y desea volver a descargar este documento lo encontrara en el botón Cuenta generada del menú lateral: Para continuar de clic en algún dato como por ejemplo el RFC:

15 15 Se tiene que descargar ambos XML para su envió al SAT atravez del link: Para generar la(s) póliza(s) del periodo y auxiliar(es) de folios fiscales de clic en el botón Pólizas :

16 16 Con ello se le desplegará el siguiente menú: Nota importante: La póliza del periodo y el auxiliar de folios fiscales solo se deben generar a petición de la autoridad fiscal.

17 17 Para crear pólizas y auxiliares de folios de clic en Nueva Póliza :

18 18 Con ello le mostrará la siguiente pantalla: Primero se creará la plantilla base llenando los campos. El campo NUIP sirve para expresar el Número Único de Identificación de la Póliza. En este campo se deberá poner una clave con la que el contribuyente diferencie cada póliza, en un mes ordinario no debe repetirse un mismo NUIP dentro de las diferentes pólizas. La clave se conforma por números y letras hasta 50 caracteres: El concepto sirve para expresar el concepto de la operación de la póliza: La fecha sirve para expresar la fecha de registro de la póliza:

19 19 El Número de cuenta sirve para expresar la clave con que se distingue la cuenta o subcuenta que afecta la transacción: El campo Cuenta o Subcuenta sirve para expresar el nombre de la cuenta o subcuenta que afecta la transacción: El campo Concepto sirve para expresar concepto de la transacción: El campo debe sirve para expresar el monto del cargo de la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción.

20 20 El campo Haber sirve para expresar el monto del abono de la cuenta o subcuenta que se afecta en la transacción: Los siguientes rubros son opcionales según sea el caso: En comprobantes nacionales se tendrá los siguientes campos: Donde UUID sirve para expresar la clave UUID, también conocida como folio fiscal: RFC sirve para expresar el RFC diferente al del contribuyente (Tercero vinculado) según sea el caso del comprobante:

21 21 El campo Total sirve para expresa el monto total del CFDI que soporta la transacción incluyendo todos los impuestos: El campo Moneda sirve para expresar la divisa, de acuerdo al catálogo del SAT, en que fue expedido el CFDI: El campo Tipo de cambio, es un campo opcional, se convierte en obligatorio si la divisa expresada en el campo Moneda es diferente a peso mexicano, y se coloca el tipo de cambio con que se realizó el pago: El campo Método de pago es opcional y sirve para expresar el método de pago de la operación de acuerdo al catálogo del SAT:

22 22 En Comprobantes Nacionales Otros se tendrá los siguientes campos: El campo CFD CBB sirve para expresar la serie del comprobante CFD_CBB que soporte la transacción: El campo CFD Folio sirve para expresar el folio del comprobante CFD_CBB que soporte la transacción: El campo RFC sirve para expresar el RFC diferente al del contribuyente (Tercero vinculado) según sea el caso del comprobante: El campo Total sirve para expresa el monto total del CFDI que soporta la transacción incluyendo todos los impuestos:

23 23 El campo Moneda sirve para expresar la divisa, de acuerdo al catálogo del SAT, en que fue expedido el CFDI: El campo Tipo de cambio, es un campo opcional, se convierte en obligatorio si la divisa expresada en el campo Moneda es diferente a peso mexicano, y se coloca el tipo de cambio con que se realizó el pago: El campo Método de pago es opcional y sirve para expresar el método de pago de la operación de acuerdo al catálogo del SAT: En Comprobantes extranjeros tenemos los siguientes campos: El campo Número de Factura sirve para expresar la clave del comprobante de origen extranjero que soporte la operación:

24 24 El campo Impuesto sirve para expresar el identificador del contribuyente extranjero: El campo Total sirve para expresa el monto total del CFDI que soporta la transacción incluyendo todos los impuestos: El campo Moneda sirve para expresar la divisa, de acuerdo al catálogo del SAT, en que fue expedido el CFDI: El campo Tipo de cambio, es un campo opcional, se convierte en obligatorio si la divisa expresada en el campo Moneda es diferente a peso mexicano, y se coloca el tipo de cambio con que se realizó el pago: El campo Método de pago es opcional y sirve para expresar el método de pago de la operación de acuerdo al catálogo del SAT:

25 25 En Cheques se tienen los siguientes campos: El campo Número de cheque sirve para expresar el número de cheque emitido: El campo Banco Emisor sirve para expresar el banco emisor nacional, de acuerdo al catálogo del SAT: El campo Banco Extranjero sirve para expresar el banco emisor extranjero: El campo Número de cuenta sirve para expresar el número de cuenta bancaria del origen de los recursos: El campo Moneda sirve para expresar la divisa, de acuerdo al catálogo del SAT, en que fue expedido el cheque:

26 26 El campo Beneficiario sirve para expresar el nombre del beneficiario del cheque: El campo RFC sirve para expresar el RFC relacionado con el movimiento diferente al del contribuyente (Tercero vinculado): El campo Monto sirve para expresar el monto del cheque emitido: El campo Fecha sirve para expresar la fecha en que se emitió el cheque: El campo Tipo de cambio, es un campo opcional, se convierte en obligatorio si la divisa expresada en el campo Moneda es diferente a peso mexicano, y se coloca el tipo de cambio con que se realizó el pago:

27 27 En Transferencias se tienen los siguientes campos: El campo Cuenta Origen sirve para expresar la cuenta desde donde salen los recursos: El campo Banco Origen sirve para expresar el banco nacional desde donde salen los recursos, de acuerdo al catálogo del SAT: El campo Banco Origen Ext sirve para expresar el banco extranjero desde donde salen los recursos:

28 28 El campo Cta. Destino sirve para expresar el número de cuenta a la que se transfieren los recursos: El campo Moneda sirve para expresar la divisa, de acuerdo al catálogo del SAT, en que fue realizada la transferencia: El campo Banco destino sirve para expresar el banco nacional, según el catálogo del SAT, al cual se transfieren los recursos: El campo Banco Destino Ext sirve para expresar el banco extranjero al cual se transfieren los recursos:

29 29 El campo Beneficiario sirve para expresar el nombre del beneficiario de la transferencia: El campo RFC sirve para expresar el RFC relacionado con el movimiento diferente al del contribuyente (Tercero vinculado): El campo Monto sirve para expresar el monto de los recursos transferidos: El campo Tipo de cambio, es un campo opcional, se convierte en obligatorio si la divisa expresada en el campo Moneda es diferente a peso mexicano, y se coloca el tipo de cambio con que se realizó el pago:

30 30 El campo Fecha sirve para expresar la fecha de la transferencia: En Otro Método de Pago se tienen los siguientes campos: El campo Método de pago es opcional y sirve para expresar el método de pago de la operación de acuerdo al catálogo del SAT: El campo Fecha sirve para expresar la fecha en que fue hecha la transacción de otros métodos de pago: El campo Beneficiario sirve para expresar el nombre de la persona a la cual se realiza estos métodos de pago:

31 31 El campo Moneda sirve para expresar la divisa, de acuerdo al catálogo del SAT, en que fue realizado estos métodos de pago: El campo RFC sirve para expresar el RFC relacionado con el movimiento diferente al del contribuyente (Tercero vinculado): El campo Monto sirve para expresar el monto del método de pago que soporte la transacción: El campo Tipo de cambio, es un campo opcional, se convierte en obligatorio si la divisa expresada en el campo Moneda es diferente a peso mexicano, y se coloca el tipo de cambio con que se realizó el pago:

32 32 Una vez llenado lo anterior se le da clic en el botón Previsualizar para guardar la plantilla base que nos servirá para generar la(s) póliza(s), así como el o los auxiliares de folios. Al hacer esto nos mostrará lo siguiente dependiendo de la información capturada (para ver ciertos campos se puso un ejemplo con datos ficticios): El botón Modifica Pólizas sirve para editar lo que acabamos de llenar: El botón Elimina Pólizas sirve eliminar completamente la plantilla base: El botón Agrega otra transacción nos sirve para agregar la afectación de otra cuenta o subcuenta:

33 33 El botón Bloquea Póliza sirve para evitar que en la generación de pólizas o auxiliares esta plantilla sea tomada en cuenta: Una vez llenada la plantilla con las cuentas o subcuentas se da clic en Remisión :

34 34 Con ello veremos lo siguiente: Donde el apartado de Búsqueda nos sirve para buscar una plantilla en específico: En este motor el campo Fecha es el mismo que la fecha de registro de la plantilla. El apartado Datos para generar CFD nos sirve para seleccionar el CSD y la serie con la que se desea emitir los documentos: El apartado Genera Pólizas nos sirve para generar un tipo de documento: Donde Tipo de Documento nos permite elegir el tipo de documento a generar, ya sea una póliza o un auxiliar de folios: El Mes y el Año sirve para indicar la fecha a la que pertenecerá el documento a emitir: El Tipo de solicitud nos sirve para indicar la forma de solicitud del documento según el catálogo del SAT:

35 35 Al selecciona el tipo se solicitud nos aparecerá según sea el caso el campo número de orden o número de trámite: Así como el botón para generar el documento: El apartado Pólizas nos muestra las plantillas que se han guardado en el sistema: Al dar clic en el botón Generar XML cambiara la pantalla y nos mostrara lo siguiente: Donde el apartado Búsqueda nos permitirá buscar documentos en un periodo de tiempo. Es importante tomar en cuenta que se debe especificar el tipo de solicitud: En el apartado Pólizas generadas nos mostrará la información de los documentos generados dándonos datos como son RFC relacionado con el movimiento diferente al del contribuyente (Tercero vinculado), el mes, año del periodo al que pertenece el documento, el tipo de solicitud, el CSD (certificado) con que se emitió el documento, el estado del documento (Activo / Cancelado), el

36 36 botón para descargar el XML y el tipo de documento ( P = Póliza / A = Auxiliar de folios): Para enviar al SAT los archivos generados, descárguelos en su computadora y acceda al siguiente link: https://www.siat.sat.gob.mx/ptsc/index.jsp En dicho link verá la siguiente pantalla, de clic en trámites: Con ello se desplegara el siguiente menú, de clic en envió:

37 37 Con esto le cambiará la pantalla y le mostrará lo siguiente, de clic en FIEL: Con ello le cambiara la pantalla, llene los campos con los archivos y contraseña de su FIEL y de clic en Enviar:

38 38 Al ingresar verá la siguiente pantalla: De clic en aplicaciones y luego en envíos:

39 39 Le cambia la pantalla, de clic en +Agregar Archivo para ir enviando cada archivo que requiera:

40 40 NOTA: Los archivos deben estar comprimidos en formato.zip conteniendo dicho.zip un solo archivo y tanto el XML como su versión.zip deben nombrarse de acuerdo a la siguiente nomenclatura: RFC del contribuyente + 4 dígitos del año al que pertenece el documento + 2 dígitos del mes al que pertenece el documento + 2 letras según el tipo del documento, de acuerdo a la tabla siguiente: TIPO DE DOCUMENTO Catálogo de cuentas Balanza de comprobación envió normal Balanza de comprobación envió complementario Póliza de periodo Auxiliar de folios fiscales Auxiliar de cuenta y subcuenta ABREVIACIÓN CT BN BC PT XF XC Por ejemplo el archivo de una póliza con el RFC genérico del mes de marzo del 2016, se tendría que llamar XAXX PT.zip Una vez cargado el archivo de clic en enviar:

41 41 Le aparecerá la siguiente pantalla, de clic en De acuerdo si la información es correcta: Después mostrará la siguiente pantalla:

42 42 Si la información fue enviada correctamente le mostrará el acuse de recibo. Posteriormente hay que verificar si los documentos enviados fueron aprobado o no. El SAT le emitirá un acuse de aceptación o de rechazo según sea el caso. Para consultar el resultado entre al mismo lugar donde se envían, pero en vez de entrar a envíos se entra a consultas: Con ello se le mostrará la siguiente pantalla:

43 43 Solo llene los campos correspondientes. Si desea validar los XML de contabilidad electrónica utilice el siguiente link: https://ceportalvalidacionprod.clouda.sat.gob.mx/

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