Sistema de Contabilidad General. Contenido. ACTUALIZACION A PROCONTA 6.0

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1 ACTUALIZACION A PROCONTA 6.0 Contenido Actualización del dispositivo de seguridad Sentinel... 2 Proceso de Autorización:... 2 IMPORTANTE:... 2 Entrada al Sistema... 3 Nuevas configuraciones... 4 Configurar los tipos de pólizas... 4 Configurar el Catálogo de Cuentas... 6 Como indicar el código agrupador y la naturaleza de la cuenta individualmente... 6 Como indicar el código agrupador y la naturaleza de la cuenta de forma grupal Cambios en la captura de las pólizas Hay que desaplicar las Pólizas? Como capturar los nuevos conceptos en las pólizas Relacionar uno o varios Comprobantes CFDi a una transacción Para agregar un Comprobante CFDi a la lista Relacionar uno o varios Cheques a una transacción Relacionar una o varias Transferencias a una transacción Indicar la moneda y tipo de cambio en operaciones en Moneda Extranjera Generar los archivos XML para el SAT Generar el archivo XML del Catálogo de Cuentas Generar el archivo XML de la Balanza de Comprobación Generar el archivo XML de las Pólizas Donde se guardan los archivos XML para enviar al SAT

2 Actualización del dispositivo de seguridad Sentinel Una vez instalado el programa versión 6.0 y al entrar por primera vez al sistema, le aparecerá una ventana similar a la siguiente: Proceso de Autorización: 1. Ponerse en contacto con nosotros a: o al teléfono (614) Solicitar su CLAVE, para lo cual le pediremos nos indique el valor de los 2 cuadros de texto del renglón "No. de Serie", algo parecido a esto: 3. Ingresar la clave que le indiquemos y dar clic en IMPORTANTE: Esta Autorización es únicamente para la computadora en la cual está instalado el Sentinel, es decir, si usted quita el Sentinel y quiere instalarlo en otra computadora deberá comunicarse nuevamente con nosotros para pasarle otra clave, y ese Sentinel dejará de funcionar en la computadora inicial. En ambientes Multiusuario (Red), el Sentinel se autoriza para el disco donde está instalado el sistema y todos los demás usuarios pueden acceder sin ningún problema, pero de igual manera que lo mencionado en el párrafo anterior, si se quiere utilizar el mismo Sentinel en otro disco se pedirá otra clave. 2

3 Entrada al Sistema Una vez autorizado el Sentinel, usted ingresará al sistema como normalmente lo ha venido haciendo, solo debe verificar la versión "MONO-03" o "RED-03", que indicará que el sistema está actualizado correctamente. 3

4 Nuevas configuraciones Configurar los tipos de pólizas De acuerdo a la reglamentación del SAT las pólizas deben categorizarse en (1=Ingresos, 2=Egresos, 3=Diario), por lo que hay que hacer esa relación entre los tipos de pólizas utilizados por usted con los tipos de pólizas del SAT 1. Seleccionar el menú Archivos->1. Tipos de Pólizas 2. Se muestra una ventana similar a la siguiente: 3. Seleccionar cada renglón e indicar el "Tipo de Póliza SAT" 4

5 4. Una vez que se capture la información para cada renglón, deberá mostrarse algo similar a lo siguiente (Observar la columna SAT en la lista) 4 5

6 Configurar el Catálogo de Cuentas Otra de las reglas que indicó el SAT es que el catálogo de cuentas que usted maneje, debe tener relacionado un Código Agrupador. Este catálogo ya está cargado en ProConta, por lo que no hay que registrarlo, solamente hay que relacionar ambos catálogos, el propio de su contabilidad con el del SAT. Como indicar el código agrupador y la naturaleza de la cuenta individualmente. 1. Entrar a Cuentas->Catálogo 2. Seleccionar la cuenta a modificar Seleccionar el Código Agrupador de la lista 5 6

7 4. Indicar la naturaleza y de la cuenta 5. Dar clic en 7

8 Como indicar el código agrupador y la naturaleza de la cuenta de forma grupal. 1. Entrar a Utilerías->8. SAT - Agrupar Catálogo 2. Se muestra una ventana similar a la siguiente: Seleccionar el código agrupador de la lista. 4. Indicar la naturaleza 8

9 5. Seleccionar la cuenta de mayor y subcuentas que quieres configurar. 6. Puedes filtrar solo las que aún no tienen código agrupador marcando la casilla 7. Se mostrará una lista de cuentas con los filtros indicados, algo similar a lo siguiente: Marque la casilla para seleccionar todas las cuentas mostradas, e indicar que se quiere afectar, quedando de la siguiente manera: Observe que se llenaron las columnas "Cod. Agrupador" y "D/A", de acuerdo a lo seleccionado. 9

10 10. Dar clic en para afectar la selección en el catálogo de cuentas. 11. También puede asignar cuentas individualmente, seleccionando primero el código agrupador, luego su naturaleza y posteriormente marcando la casilla en el renglón que quiere afectar Luego dar clic en para afectar la selección en el catálogo de cuentas. 10

11 Cambios en la captura de las pólizas Finalmente los cambios principales se ven reflejados en la captura de las pólizas, ya que ahí se deben detallar los diferentes datos solicitados por el SAT que son: Comprobantes Fiscales CFDi Cheques Transferencias Moneda Es importante señalar que detallar los Comprobantes Fiscales, Cheques y Transferencias son opcionales, y que si no se detallan el SAT no los hará exigibles en los archivos solicitados, esto de acuerdo al Anexo 24, pero en ProConta ya se pueden ir capturando. Por otro lado, la moneda por default es el Peso Mexicano, o Moneda Nacional, por lo que no es necesario capturarlo y aunque es un dato también opcional, ProConta lo mandará en automático como MXN, que es la clave que indica que es Moneda Nacional Mexicana. Hay que desaplicar las Pólizas? No es necesario desaplicar las pólizas para agregar el detalle de Comprobantes Fiscales, Cheques, Transacciones o indicar un tipo de moneda diferente. Simplemente mande llamar la póliza, colóquese en el renglón del asiento contable a actualizar y siga las instrucciones que vienen más adelante para agregar los nuevos datos. 11

12 Como capturar los nuevos conceptos en las pólizas 1. Seleccionar Pólizas->Pólizas 2. Se muestra la ventana de captura de pólizas casi igual a la pantalla anterior, solo observe 4 columnas en la parte central de los renglones. "uuid", se marcará cuando la transacción (asiento contable) tenga relacionado uno o varios comprobantes fiscales. Cfd se marcará cuando la transacción tenga relacionado uno o varios comprobantes CFD o comprobantes con código de barras bidimensional Ext se marcará cuando la transacción tenga relacionado uno o varios comprabsntes extranjeros. "Ch.", se marcará cuando la transacción tenga relacionado uno o varios cheques. "Tr.", se marcará cuando la transacción tenga relacionado uno o varias transferencias. "Otr", se marcará cuando la transacción tenga relacionado otras formas de pago como efectivo, cheque, transferencias, tarjetas de crédito, vales, etc. 12

13 3. La captura de la póliza no cambia prácticamente en nada, sigue siendo igual, solo que para asignar alguno de los nuevos 6 valores habrá que dar clic derecho en el renglón correspondiente, aparecerá el siguiente menú: En el cual deberá seleccionar el tipo de complemente que quiere detallar. 13

14 Relacionar uno o varios Comprobantes CFDi a una transacción 1. Una vez capturada la transacción (o durante la captura de la misma), presionar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción 1. UUID 2. Se muestra la siguiente ventana (que es la lista de documentos relacionados con la transacción) Clic para Agregar un documento CFDi a la lista. 14

15 Clic para Editar un documento de la lista. Clic para Eliminar un documento de la lista. 3. Al dar clic en se muestra la siguiente ventana Clic para mandar llamar los XML por RFC o por CARPETA Es importante señalar que los únicos datos que requiere el SAT son: Folio UUID Monto RFC Nombre Moneda Tipo de Cambio Sin embargo estos datos los podemos leer directamente del archivo XML, por eso se anexa un botón para localizar dicho archivo y de ahí ProConta toma los datos necesarios, inclusive el Nombre del Cliente o Proveedor relacionado en el Comprobante CFDi. También es importante indicar que no estamos guardando el archivo XML dentro del sistema de contabilidad, pero si estamos guardando la ubicación en donde se encuentra dicho archivos, para posteriormente poder obtener información del mismo si es que se requiere. Para agregar un Comprobante CFDi a la lista 1. Dar clic en el botón del recuadro "Archivo XML" para buscar y seleccionar el archivo a relacionar. 15

16 2. Una vez localizado, dar clic en "Cargar" para traernos los datos. Clic si los datos son correctos regresar a la lista. Clic si los datos son correctos, agregar a la lista y continuar en esta ventana para agregar más documentos. Clic para regresar a la lista sin agregar el documento. El campo Moneda es un campo OPCIONAL que se puede capturar o no, si se captura, para el caso de pesos mexicanos, se escribirá MXN, así también el tipo de cambio, marcar con 1, o dejar vacío. 3. Una vez agregado a la lista se muestra como la siguiente imagen: 16

17 Dar clic en para guardar los comprobantes dentro de la póliza. 5. Dar clic en para ignorar la lista y regresar a la póliza. 17

18 6. Una vez almacenada la información en la póliza, la columna UUID se marcará tal como se muestra en la siguiente imagen: 6 7. Puede dar clic derecho en la transacción en cualquier momento y agregar, editar o eliminar los comprobantes CFDi. 18

19 Relacionar uno o varios Cheques a una transacción 1. Dar clic derecho en la transacción a relacionar y seleccionar 2. Cheques 2. Se muestra la siguiente ventana Clic para Agregar un documento CFDi a la lista. Clic para Editar un documento de la lista. Clic para Eliminar un documento de la lista. 3. Al agregar se muestra la siguiente ventana 4. Capturar el número de cheque que se expidió 19

20 5. Indicar la clave del banco 6. O dar clic en el botón para seleccionarlo de la lista (La lista de bancos fue tomada de la página del SAT y capturada en ProConta) 7. Puede dar clic en la columna ID para ordenar por clave, ya sea ascendente o volver a dar clic para ordenarlo de forma descendente. 8. También puede teclear el nombre del banco para localizarlo en la lista, conforme va introduciendo el nombre se va filtrando la información. 9. Para indicar cual banco, dar doble clic en el banco seleccionado. 20

21 10. Capturar la cuenta bancaria de origen del cheque 11. Capturar la fecha en el formato MM/DD/AA 12. O dar clic en el botón para seleccionarlo del calendario que se muestra 13. Terminar de capturar los demás campos Clic si los datos son correctos regresar a la lista. Clic si los datos son correctos, agregar a la lista y continuar en esta ventana para agregar más documentos. Clic para regresar a la lista sin agregar el documento. 21

22 14. Una vez agregado a la lista se muestra como la siguiente imagen: Dar clic en para guardar los cheques dentro de la póliza. 16. Dar clic en para ignorar la lista y regresar a la póliza. 17. Una vez almacenada la información en la póliza, la columna CH se marcará tal como se muestra en la siguiente imagen: 17 Note la marca en la casilla de la columna "Ch", indica que esa transacción tiene cheques relacionados. 22

23 Relacionar una o varias Transferencias a una transacción 1. Dar clic derecho en la transacción a relacionar y seleccionar 3.Transferencias 2. Se muestra la siguiente ventana Clic para Agregar un documento CFDi a la lista. Clic para Editar un documento de la lista. Clic para Eliminar un documento de la lista. 3. Al agregar se muestra la siguiente ventana Al igual que en la sección de los cheques, puede indicar el banco de origen y destino tecleando la clave, o bien dando clic en el botón para seleccionarlos de la lista. 23

24 Banco Origen: La clave del banco de donde se origina la transferencia. Cta. Origen: Número de la cuenta origen de donde sale el Importe. Monto: Importe de la transferencia. Banco Destino: Clave del banco destino. Cta. Destino: Numero de la cuenta a donde se deposita el importe. Fecha: Fecha de la transferencia en formato MM/DD/AA RFC: Registro Federal de Contribuyentes al que se le deposita. Beneficiario: Nombre del Beneficiario del depósito. Clic si los datos son correctos regresar a la lista. Clic si los datos son correctos, agregar a la lista y continuar en esta ventana para agregar más documentos. Clic para regresar a la lista sin agregar el documento. 4. Una vez agregado a la lista se muestra como la siguiente imagen: 5 5. Dar clic en para guardar los cheques dentro de la póliza. 6. Dar clic en para ignorar la lista y regresar a la póliza. 6 24

25 Indicar otras formas de pago 1. Dar clic derecho en la transacción a relacionar y seleccionar Otras Formas de Pago 2. Se muestra la siguiente ventana Clic para Agregar una forma de pago a la lista. Clic para Editar una forma de pago de la lista. Clic para Eliminar una forma de pago de la lista. 3. Desplegará la siguiente pantalla para capturar las distintas formas de pago 4. indicar la forma de pago 25

26 5. Capturar los datos que se solicitan: 6 6. Clic para guardar los datos. Comprobantes extranjeros 1. Dar clic derecho en la transacción a relacionar y seleccionar Otras Formas de Pago 2. Se presenta la siguiente pantalla: 26

27 Clic para Agregar una forma de pago a la lista. Clic para Editar una forma de pago de la lista. Clic para Eliminar una forma de pago de la lista. 3. Capturar los datos que se indican 4. Clic para guardar los datos. 27

28 Generar los archivos XML para el SAT 1. Seleccionar Clientes/Proveedores/SAT->8. Generar XML -> SAT 2. Se muestra la siguiente ventana Seleccionar el mes a calcular 4. Dar clic en para iniciar 5. Se calculan al mismo tiempo los datos para el Catálogo de Cuentas, la Balanza de Comprobación y las Pólizas. 28

29 29

30 Generar el archivo XML del Catálogo de Cuentas 1. Se muestra una lista con su catálogo de cuentas, como lo muestra la siguiente imagen: En caso de que el sistema detecte errores lo indicará, los errores pueden ser básicamente de 2 tipos: Porque la cuenta no está relacionada con el Código Agrupador del SAT Porque no se ha indicado la naturaleza de la cuenta (Deudora o Acreedora). 3. En caso que no se detecte ningún error, dar clic en para crear el archivo XML del catálogo de cuentas. 4. Si no se corrigen los errores marcados se mandará el siguiente mensaje 30

31 5. En caso que el archivo se haya generado correctamente, ProConta manda el siguiente mensaje 6. Puede ser que usted quiera volver a generar el archivo del mismo mes, en ese caso ProConta le avisa que ya existe un archivo con el mismo nombre, usted debe decidir si desea reemplazarlo por este nuevo o no. 31

32 Generar el archivo XML de la Balanza de Comprobación 1. Dar clic en la pestaña "Balanza" para mostrar el resultado Dar clic en para generar el archivo XML de la Balanza. 3. Al finalizar se mandará el siguiente mensaje 32

33 Generar el archivo XML de las Pólizas 1. Dar clic en la pestaña "Pólizas" para mostrar el resultado Dar clic en el botón para generar el archivo XML de las Pólizas. 3. Al finalizar se mandará el siguiente mensaje 33

34 Donde se guardan los archivos XML para enviar al SAT Dentro de la carpeta donde está instalado el sistema ProConta (Contawin.exe), existe una carpeta por cada empresa que tengan registrada (CIA1, CIA2, etc.), adentro de esa carpeta encontrarán la subcarpeta SAT, adentro estarán los archivos que se van generando La nomenclatura de los archivos es la siguiente: RFC + Tipo de archivo + Año + Mes.xml El tipo de archivo puede ser: Catalogo Para el catálogo de cuentas. Balanza Para la balanza de comprobación. Polizas Para el archivo de pólizas. La nomenclatura de los archivos no es asignada por el SAT, sino que lo dejó de manera libre, pero ProConta lo genera así para una más clara y rápida identificación de cada archivo. 34

35 Validar los archivos XML para enviar al SAT Entrar a la siguiente liga: 35

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