Manual de Usuario Sistema SIGESP. Módulo del Sistema: CAJA Y BANCOS (SCB)

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1 Manual de Usuario Sistema SIGESP Mayo 2010

2 Tabla de Contenido Iconos del Manual... 5 Iconos de la Barra de Herramientas del SIGESP... 6 Información General del Módulo... 7 Cómo Ingresar al Sistema SIGESP... 8 Cómo Ingresar al Módulo... 9 Procesos del Módulo Movimiento de Banco Actualización de Movimientos de Banco: Programación de Pago: Desprogramación De Pago: Emisión De Cheque: Solicitudes Programadas Eliminación de Cheques no Contabilizados: Pago Directo: Orden de Pago Directo: Orden de Pago Directa con Compromiso Previo Carta Orden Eliminación de Carta Orden no Contabilizadas: Liquidación de Créditos: Cobranza recuperación de créditos: Pago de anticipos (Caso vialidad y construcciones sucre): Conciliación Bancaria: Detalles de la Conciliación: Colocaciones: Retenciones de IVA: Modificar Comprobante: Página 2

3 Retenciones Municipales: Modificar Comprobante: Otros Comprobantes Retenciones 1x1000: Modificar Comprobante: Página 3 Transferencia Bancaria Entrega de Cheque: Reverso de Entrega de Cheques Eliminación Anulada Monto Procesar Documentos No Contabilizable: Integración Bancaria: Notas de Debito y Crédito: Cheques de Gerencia Control de Documentos Reportes Disponibilidad Financiera: Listados De Documentos: Documentos: Conciliados: Documentos en transito: Relación selectiva de Cheques/Carta Orden: Listado de Órdenes de Pago Directa: Pagos: Registro Contable: Conciliación Bancaria: Estado de Cuenta Formato 1: Resumido: Otros:... 99

4 Movimientos Presupuestarios por Bancos: Listados de Chequeras: Relación Selectiva de Cheques: Relación Selectiva de Documentos (No incluyen Cheques): Cheques en Custodia: Libro Banco: Comprobante de Retención Municipal: Listados de cheques caducados: Listados de cheques por anticipos o amortizados: Comprobante De Retención: Iva Comprobante De Retención: Islr Declaración De Salarios Y Otras Remuneraciones Colocaciones Listado de Ubicación de Documentos Configuración de Bancos Formato de Nº Orden de Pago: Medidas del Cheque Voucher: Otras configuraciones del cheque voucher (Bancos diversos): Selección de Formato de Impresión de Carta Orden: Configuración de Formato de Impresión de Carta Orden: Mantenimiento Movimiento Descuadrado: Página 4

5 Iconos del Manual Página 5 El presente manual, ha sido diseñado utilizando como herramienta algunos iconos en particular, los cuales tienen por finalidad ayudar al usuario a visualizar una acción que debe ejecutar en determinado proceso. Iconos Acción Descripción de la acción Observar Ver el ejemplo que se está mostrando. Haga Clic Ejecutar una acción con el Mouse (Ratón). Alertar Mensaje importante que debe tenerse en consideración. Ayuda Precede las indicaciones para ejecutar un proceso. Seleccionar Seleccionar una casilla u opción indicada.

6 Iconos de la Barra de Herramientas del SIGESP Página 6 El sistema SIGESP en cada módulo presenta una barra de herramientas que contiene diversos iconos, los cuales representan una acción específica. Iconos Acción Descripción de la acción Nuevo Permite incluir un nuevo registro en el sistema. Guardar Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catálogo. Buscar Permite buscar registros por medio de catálogos. Procesar Permite ejecutar una operación que involucra varios procesos. Eliminar Permite eliminar un registro. Imprimir Cerrar Ayuda Permite imprimir la información que se genera del sistema en un archivo PDF. Permite cerrar la ventana actual que se esté utilizando. Inicia las ayudas del Sistema SIGESP. Generar Descargar Genera un archivo plano para enviarse de manera electrónica al banco. Descarga el archivo plano generado del sistema SIGESP a un lugar indicado por el usuario.

7 Información General del Módulo Página 7 El objetivo del módulo consiste en registrar todas las transacciones y movimientos realizados en las diferentes cuentas bancarias que tiene la Institución, y a su vez proporcionar información general y detallada de las mismas Resultados Cheques Carta orden Comprobantes Conciliaciones Colocaciones Reportes financieros. Ventajas Permite registrar los pagos de acuerdo a solicitudes de pago, realizar pagos directos, carta orden, conciliaciones bancarias, colocaciones y reportes de todos los movimientos relacionados con las finanzas.

8 Cómo Ingresar al Sistema SIGESP Página 8 1. Para la base de datos, sobre la correspondiente. 2. Para la empresa, sobre la correspondiente. 3. Luego en el botón aceptar. Después de transcurrido un lapso de tiempo de inactividad el sistema se bloquea automáticamente, tras lo cual debe ingresarse nuevamente. En algunos casos emite mensajes de seguridad como limitaciones de acceso a pantallas, o indica directamente que su conexión ha sido cerrada.

9 Cómo Ingresar al Módulo Manual de Usuario Sistema SIGESP Para ingresar a un módulo, sobre el icono correspondiente al mismo. Página 9

10 Procesos del Módulo Manual de Usuario Sistema SIGESP Una vez ingresado notará el siguiente Menú del Módulo Página 10 Movimiento de Banco Opción donde se registra todos los movimientos bancarios, es decir, Nota de Crédito, Nota de Debito, Retiro y Depósitos. Es decir cualquier operación que se realice dentro del módulo de caja y banco se podrá visualizar en esta opción. Cómo Hacerlo? 1. Debe posicionar el cursor en la pestaña. 2. Luego sobre la primera opción, y automáticamente visualizará los siguientes campos.

11 Página 11 Dependiendo de la opción a escoger en el campo AFECTACION el sistema cambiará la pantalla para que se ajuste de acuerdo a lo seleccionado. Los tipos de afectación que tenemos son: Cheque. Deposito. Nota de Debito. Nota de Crédito. Retiro. Banco: Esta opción nos muestra todas las entidades bancarias que fueron previamente registradas (Consultar con el manual de Configuración). Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Bancos. Fecha: Coloque la fecha en que se está realizando el registro, se puede hacer de forma manual o utilizando el calendario que el sistema ofrece. Cuenta: Coloque la cuenta asociada al banco que escogió anteriormente Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas, y seleccione la cuenta respectiva. Disponible: Saldo disponible en la cuenta bancaria seleccionada. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar el banco y la cuenta. Cuenta Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar esta última.

12 Documento: Indique el número del documento. Si el número suministrado ya existe para la operación seleccionada, se producirá un mensaje de error y deberá introducir un nuevo código. Numero de Control Interno: Este campo funciona cuando los movimientos son notas de debito (ND), notas de crédito (NC) y depósitos (DP). Es un correlativo único de los registros realizados de los movimientos mencionados. No afectan a los movimientos de cheque (CH) ó Retiro (RT). Operación: Seleccione la operación: Página 12 Afectación: Seleccione el tipo de afectación: Las afectaciones siguientes son para egresos presupuestarios (cheque, nota de debito): Compromiso, Causado y Pagado: Si se trata de un documento sin un previo compromiso debe escoger esta opción, la cual registrará los tres momentos del pago en presupuesto y contabilidad. Pago: Si el documento tiene un compromiso y causación debe escoger esta opción, la cual genera un registro en presupuesto y contabilidad. Las afectaciones siguientes son para Ingresos presupuestarios (Deposito, nota de crédito): Devengado y Cobrado: Si se trata de un documento sin un ingreso previsto debe escoger esta opción, la cual registrará los dos momentos del ingreso en presupuesto y contabilidad. Cobrado: Si el documento tiene un ingreso previsto debe escoger esta opción, la cual genera un registro en presupuesto y contabilidad. La afectación de Retiro no tiene afectación presupuestaria de gastos ni de ingresos, solamente contable.

13 Voucher: Este campo es llenado automáticamente por el sistema, pero puede ser modificado por el usuario. Tipo Concepto: Coloque la descripción del movimiento bancario. Este campo no es obligatorio, es solo para diferenciar de qué trata un movimiento que se realice del otro y a manera de filtro para la búsqueda para los reportes. Concepto: Agregue los detalles de forma resumida y concisa del movimiento que va a registrar. Tipo Destino: Tilde si el movimiento a realizar esta relacionado con un proveedor, beneficiario o ninguno de ellos (Si es proveedor o beneficiario seleccione el que corresponda, haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Proveedores). O Catálogo de Beneficiarios. Monto: Indique el monto en Bolívares de la transacción. M.O.R (Monto Objeto de Retención): Indique el monto sujeto a retención, el cual debe ser menor o igual a al monto de la transacción. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado por el usuario. Monto Retenido: El sistema genera automáticamente el monto de acuerdo a las retenciones aplicadas. Fuente de Financiamiento: Seleccione la fuente de financiamiento respectiva. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Fuentes de Financiamiento. No Contabilizable: Si la operación que está realizando no amerita ser contabilizada (afectación presupuestaria, contable o ambas), para evitar una doble contabilización, tilde esta opción, si está tildado la afectación será solamente financiera. Anular Movimiento: Si se desea registrar dicho movimiento como estado ANULADO, tilde esta opción. Página 13 Agregar detalle de Presupuesto: Durante este paso se registra el/los movimiento(s) presupuestario(s) de la operación. Presione el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en el formulario Entrada de Comprobante de Gastos.

14 Página 14 A continuación se especifican los campos que pertenecen a este formulario Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento presupuestario. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento presupuestario. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Proyecto y/o Acciones Centralizadas, Acciones Específicas, Otros y Cuenta: Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo respectivo. Es importante recordar que la opción anteriormente descrita varía de acuerdo a los niveles presupuestarios con los que trabaja el organismo. Operación: Siglas correspondientes a la operación a ejecutarse, dependiendo del tipo de afectación seleccionado previamente. Puede ser CCP (Compromiso, Causado y pagado) o PG (Pago). Monto: Indique el monto en Bolívares del movimiento presupuestario. Completado los datos, presione para guardar todo el movimiento (tanto presupuestario como contable) en Base de Datos. Presione para cerrar la ventana de movimiento. El sistema generará el movimiento contable correspondiente a cada movimiento presupuestario de la siguiente manera:

15 DEBE: Aumento de la cuenta contable asociada a la cuenta de presupuestaria indicada (Consultar con el manual de configuración). HABER: Disminución de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria del Movimiento. Agregar Detalle de Ingreso (Valido para los movimientos de depósito y notas de crédito): Página 15 Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento presupuestario. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Proyecto y/o Acciones Centralizadas, Acciones Específicas, Otros y Cuenta: Haga clic sobre la para escoger la estructura presupuestaria o programática que va a afectar la cuenta presupuestaria. Es importante recordar que la opción anteriormente descrita variará de acuerdo a los niveles presupuestarios con los que trabaja el organismo. Cuenta: Coloque la cuenta que está asociada a la estructura presupuestaria. Operación: Indica la operación que se está realizando DC (Deposito). Monto: Indique el monto en Bolívares.

16 Agregar Detalles Contable: Es recomendable completar los movimientos contables de tal manera que los movimientos del debe sea equivalente al total de los movimientos por el HABER, es decir, que el campo Diferencia tenga un monto igual a 0,00. Para ello haga clic sobre el siguiente enlace y suministre la información solicitada en el formulario Entrada de Movimiento Contable. Página 16 A continuación se especifican los campos que pertenecen a este formulario: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento contable. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento contable. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Cuenta Contable: Coloque la cuenta contable que esta asociada a la cuenta bancaria, Para ello haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuenta Contables. Monto: Indique el monto en Bolívares del asiento. Operación: Seleccione si la operación es de tipo DEBE o HABER. Completado los datos, presione para guardar todo el movimiento en base de datos Presione para cancelar el movimiento. En el momento en que el movimiento se encuentra "cuadrado" (el campo Diferencia posee un monto igual a 0,00), puede presionar para guardar.

17 Agregar Detalle de Retenciones: Para añadir retenciones al movimiento haga clic sobre el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Catálogo de deducciones de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Procede: Módulo de procedencia del movimiento contable. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Total Retenido: Monto total retenido en Bolívares. Es calculado automáticamente durante este paso. Monto Objeto de Retención: Indique el monto objeto de retención para cada una de las retenciones seleccionadas. Este campo viene cargado por defecto con el M.O.R. suministrado previamente. Página 17 Completado los datos haga clic en de datos. El mismo es agregado de la siguiente forma: para guardar el movimiento en la base Haber: Disminución de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria del movimiento por el total del movimiento menos el total retenido. Haber: Disminución de la cuenta contable asociada a cada una de las retenciones aplicadas por el monto de dicha retención.

18 Es recomendable que el movimiento de banco cheque sea realizado por Procesos / Cancelaciones / Pago Directo, siempre y cuando el movimiento no se ejecute por el procedimiento normal, ó por Procesos / Cancelaciones / Programación de pago y luego Proceso / Cancelaciones / Emisión de Cheques. Página 18

19 Actualización de Movimientos de Banco: Este proceso permite mejorar el proceso de control de documentos que se registren en el sistema Sigesp, a través de los movimientos de bancos (NC, ND y DP). El sistema va a contemplar 3 campos numéricos o alfanuméricos para colocar las referencias indispensables para el mejor control en el registro de estos movimientos. (Consultar con el manual de configuración). Página 19 Cómo hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada Actualización de movimientos de banco automáticamente visualizará los siguientes campos. Número de Documento a Buscar: En este campo se indica el número de documento original a modificar. Nuevo número de Documento: En este campo se indica el nuevo número de documento. Fecha: Se debe indicar la fecha del documento original a modificar. Buscar: Se debe hacer clic en este campo una vez indicado los criterios de búsqueda para mostrar los movimientos que pueden modificarse. Una vez seleccionado el documento y posterior a haber indicado el nuevo número de documento se debe hacer clic sobre el icono de procesar ( ) para realizar el cambio del documento. Estos cambios llevan un correlativo automático que debe configurarse en el modulo de configuración (consultar manual de configuración). Cancelaciones: Esta opción permite generar los pagos que debe realizar la institución.

20 Programación de Pago: Mediante esta opción se podrán programar los pagos a cada proveedor o beneficiario, estableciendo la cuenta y el banco por el cual se emitirá el cheque y una fecha para la cual se tramitará el pago. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción Programación de Pago, automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 20 Proveedor/ beneficiario: Seleccione a quien irá relacionada la programación de pago: Tipo de Viático: Tilde si va a realizar o programar un pago que provenga del modulo de viático y sea aplicado a beneficiarios. Banco: Haga clic sobre la, el cual encontrará todos los bancos que tiene registrado los movimientos de la Institución. Cuenta: Haga clic sobre la, el cual encontrará todas las cuentas bancarias que están asociada al banco que escogió anteriormente. Disponible: El sistema muestra la disponibilidad de la cuenta. Detalles Solicitudes Este apartado muestra la referencia o detalles de la solicitud que se escogió para la programación de pago. Solicitud: Número de la solicitud seleccionada. Fecha: Fecha en la cual fue elaborada la solicitud.

21 Fecha Programada: Proporcione a través del calendario, la fecha de programación del pago, la cual debe ser mayor o igual a la fecha actual. Solicitud: Número de la solicitud seleccionada. Fecha: Fecha en la cual fue elaborada la solicitud. Fecha Programada: Proporcione a través del calendario, la fecha de programación del pago, la cual debe ser mayor o igual a la fecha actual. Página 21 seleccionada. Luego haga clic en : Haga clic en este enlace, si desea aplicar la fecha indicada a la solicitud para emitir el cheque. : Esta opción nos permite colocar la misma fecha a todas las solicitudes de pagos pendientes por cancelar.

22 Se debe realizar las programaciones de pagos de todos los cheques. Puesto que ningún cheque saldrá sin su programación respectiva. Página 22 Desprogramación De Pago: Una vez que el usuario ha programado el pago a los proveedores o beneficiarios para una fecha, esta puede ser revertida por medio de esta opción. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la segunda opción Desprogramación de Pagos, automáticamente visualizará los siguientes campos. Proveedor/Beneficiario: Seleccione el tipo de destino de los pagos que desea desprogramar. A continuación el sistema mostrará en la tabla inferior todas las solicitudes de pago programadas hechas al tipo de destino seleccionado.

23 Página 23 Seleccione las solicitudes que desee desprogramar (tilde sobre el cuadrado) y a continuación presione para ejecutar la desprogramación. Emisión De Cheque: Esta opción permitirá emitir los cheques para las solicitudes de pago que han sido previamente contabilizadas y programadas. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la tercera opción Emisión de Cheques, automáticamente visualizará los siguientes campos. Proveedor/Beneficiario: Seleccione el tipo de destino de los pagos programados a los cuales se les desea elaborar cheque. Haga clic sobre la beneficiario correspondiente. y elija del catálogo el proveedor o

24 Banco: Coloque la entidad bancaria. Haga clic sobre la y elija el banco por el cual se le dará salida al cheque. Fecha: Fecha de elaboración del cheque. Este campo es generado automáticamente. Cuenta: Coloque la cuenta bancaria. Para ello haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas. Cuenta Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar esta última. Disponible: El sistema arroja automáticamente la cantidad disponible en bolívares que posee la cuenta. Documento: Coloque el número del cheque con el cual se elaborará el pago o Haga clic Página 24 sobre la.si el numero de cheque fue registrado previamente (Ver manual de configuración) Introduzca el numero deseado. Concepto: Seleccione del combo el concepto correspondiente a la emisión de cheques. Concepto Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación. Total: Coloque el monto total. Monto Retenido: Cuando el monto total sea mayor a 0,00, puede seleccionar del Catálogo de Retenciones las retenciones a ser aplicadas al pago, de la siguiente manera: Monto Objeto de Retención M.O.R: Indique el monto objeto de retención. El campo Total y el Monto Objeto de Retención se van calculando automáticamente. Si lo desea puede modificar los montos de cada una de las solicitudes seleccionadas cubiertas por este cheque (columna Monto a Pagar), de manera que el cheque solo cubra un abono a la factura y el saldo restante quedará pendiente en la programación para futuros pagos. El Monto Objeto de Retención también puede ser modificado. Solicitudes Programadas A continuación seleccione la(s) solicitud(es) que serán pagadas con este cheque (tilde la(s) casilla(s) correspondientes a cada una de ellas)

25 Página 25 Eliminación de Cheques no Contabilizados: Esta opción permitirá eliminar los cheques generados a través de Emisión de Cheques. Como su nombre lo indica, los cheques que pueden ser eliminados son solamente aquellos que no han sido contabilizados. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la cuarta opción denominada Eliminación de Cheques no Contabilizados, automáticamente visualizará los siguientes campos. Documento: Coloque el número de documento que requiera buscar para eliminar el cheque ya realizado. Desde - Hasta: Coloque el intervalo de fecha en que posiblemente se emitió el cheque. Proveedor o Beneficiario: Tilde si el cheque a eliminar fue emitido para un proveedor o beneficiario. : Haga clic sobre esta poción e inmediatamente se cargarán todos aquellos cheques emitido que aun no están contabilizados.

26 Tilde el documento a Eliminar. Página 26 Una vez seleccionado el cheque a eliminar se debe presionar del(los) cheque(s) seleccionado(s). para procesar la eliminación Pago Directo: Esta opción se utilizará para pagos que no tiene compromisos previos, este proceso cumplirá simultáneamente con los tres momentos del gasto: Compromiso, Causado y Pagado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la quinta opción denominada Pago Directo, automáticamente visualizará los siguientes campos. Banco: Coloque la entidad bancaria por la cual se le dará salida al pago. Para ello haga clic sobre la para seleccionar el banco correspondiente.

27 Cuenta: Coloque la cuenta bancaria asociada al banco. Haga clic sobre la y seleccione la cuenta respectiva. Disponible: Monto disponible en Bolívares en la cuenta seleccionada. Este campo es llenado automáticamente en el paso anterior. Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar esta última. Página 27 Documento: Coloque el numero de cheque haga clic sobre la para que realice la búsqueda del mismo. Operación: Tipo de operación del movimiento. Este campo es llenado automáticamente con las siglas CH (Cheque). Fecha: Fecha de elaboración del pago. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado. Voucher: Número del voucher que se generará con el cheque. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado por el usuario. Afectación: Seleccione el tipo de afectación. Compromiso, Causado y Pagado: Sí se trata de un documento sin un previo compromiso debe escoger esta opción, la cual registrará los tres momentos del pago en presupuesto y contabilidad. Pago: Sí el documento tiene un compromiso y causación debe escoger esta opción, la cual genera un registro en presupuesto y contabilidad. Concepto: Seleccione un concepto para el documento, si no desea alguno, seleccione la opción "Ninguno". Concepto Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación. Tipo Destino: Tilde si el pago directo está relacionado con un proveedor o beneficiario. Haga clic sobre la y elija el nombre del proveedor o beneficiario respectivo. Fuente de Financiamiento: Coloque la fuente de financiamiento. haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Fuentes de Financiamiento y elija la fuente correspondiente. Monto: Indique el monto en Bolívares de la transacción. M.O.R: Indique el monto sujeto a retención, el cual debe ser menor o igual a al monto de la transacción. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado por el usuario. Monto Retenido: Monto Total retenido, en bolívares. Este campo es calculado automáticamente en pasos posteriores. No Contabilizable: Sí la operación que está realizando no amerita ser contabilizada para evitar una doble contabilización, tilde esta opción.

28 Detalle Presupuestarios: En esta opción se registra el/los movimiento(s) presupuestario(s) de la operación. Presione el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en el formulario Entrada de Comprobante de Gastos de la siguiente forma: Página 28 Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Descripción del movimiento presupuestario. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento presupuestario. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco) Proyecto y/o acciones centralizadas, acciones específicas, otros y cuentas: Seleccione de los catálogos correspondientes la estructura presupuestaria de la cuenta y la cuenta objeto de la transacción. Haga clic sobre la. Es importante recordar que la opción anteriormente descrita variará de acuerdo a los niveles presupuestarios con los que trabaja el organismo. Operación: Siglas correspondientes a la operación a ejecutarse, dependiendo del tipo de afectación seleccionado previamente. Puede ser CCP (Compromiso, Causado y pagado) o PG (Pago). Monto: Indique el monto en Bolívares del movimiento presupuestario. Completado los datos. Presione para guardar todo el movimiento (tanto presupuestario como contable) en Base de Datos. Presione para cancelar el movimiento. El sistema generará el movimiento contable correspondiente a cada movimiento presupuestario de la siguiente manera: DEBE: Aumento de la cuenta contable asociada a la cuenta de presupuestaria indicada. Haber: Disminución de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria del movimiento.

29 Detalle Contable: En esta opción el usuario deberá completar los movimientos contables de tal manera que el total de los movimientos por el DEBE sea equivalente al total de los movimientos por el HABER, es decir, que el campo Diferencia tenga un monto igual a 0,00. Para ello haga clic sobre el enlace Se utiliza cuando se va a registrar una cuenta que amerite afectar solamente la contabilidad, como por ejemplo amortizaciones de anticipos. Página 29 Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento contable. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento contable. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Cuenta Contable: Seleccione del Catálogo de Cuentas Contables, la cuenta contable a la cual estará asociada la cuenta bancaria. Para abrir el catálogo presione Operación: Seleccione del combo si la operación es de tipo DEBE o HABER. Monto: agregue los dígitos o monto que corresponda a la cuenta que va a afectar. Presione para guardar el nuevo movimiento contable en Base de Datos. Presione para cancelar el movimiento. En el momento en que el movimiento se encuentra "cuadrado" (el campo Diferencia tenga un monto igual a 0,00), Sí desea agregar retenciones al movimiento, presione el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Catálogo de Retenciones de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado.

30 Procede: Módulo de procedencia del movimiento contable. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Total Retenido: Monto total retenido en Bolívares. Es calculado automáticamente durante este paso. Casilla : Seleccione el/las retenciones a ser aplicadas. Monto Objeto de Retención: Indique el monto objeto de retención para cada una de las retenciones seleccionadas. Este campo viene cargado por defecto con el M.O.R. suministrado previamente. Página 30 A continuación presione para guardar el movimiento en la Base de Datos. Orden de Pago Directo: Esta opción se utilizará para pagos que no tiene compromisos previos, este proceso cumplirá simultáneamente con los tres momentos del gasto: Compromiso, Causa y Pago. Documento mediante el cual los Organismos ordenadores de Compromiso y Pagos Solicitan el Pago a sus proveedores a la Oficina Nacional del Tesoro. (Solamente puede utilizarse en entes centralizados) Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sexta opción denominada Orden de Pago Directa, automáticamente visualizará los siguientes campos. Modalidad: Seleccione la características de la orden de pago, es decir si el mismo esta asociado para un pago de proveedor, fondo de anticipo entre otros. Documento: Coloque el numero del cheque con el cual se elaborará la orden de pago. Sí no existe el cheque introduzca el numero manualmente.

31 Fecha: Se genera de forma automática. Unidad Administrativa: Seleccione la unidad. Para ello haga clic sobre la el Catálogo de Unidades Administrativas y escoja la unidad respectiva. para visualizar Proyecto: Coloque el proyecto o acción centralizada correspondiente. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Proyecto y escoja la búsqueda del mismo. Nombre del Proyecto: Coloque la descripción del proyecto. Página 31 Banco Origen: Coloque la entidad bancaria. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Banco y escoja el banco correspondiente. Cuenta Origen: Cuenta bancaria, se genera automáticamente una vez que se elija el banco, en el paso anterior. Tipo Destino: Tilde si la orden de pago directa esta relacionada con un proveedor o beneficiario. Haga clic sobre la y elija el nombre del proveedor o beneficiario respectivo. Banco: Esta opción la genera el sistema automáticamente siempre y cuando se elija en la opción anterior Beneficiario. Cuenta: Se genera de forma automática Una vez que se eligió el beneficiario. Cuenta Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar el banco. Operación: Tipo de operación del movimiento. Este campo es llenado automáticamente con las siglas OP (Orden de Pago). Afectación: Seleccione el tipo de afectación: Compromiso, Causado y Pagado: Si se trata de un documento sin un previo compromiso debe escoger esta opción, la cual registrará los tres momentos del pago en presupuesto y contabilidad. Pago: Si el documento tiene un compromiso y causación debe escoger esta opción, la cual genera un registro en presupuesto y contabilidad. Concepto: Seleccione del combo un concepto para el documento, si no desea alguno, seleccione la opción "Ninguno". Concepto Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación. Monto: Indique el monto en Bolívares de la transacción. M.O.R: Indique el monto sujeto a retención, el cual debe ser menor o igual a al monto de la transacción. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado por el usuario. Monto Retenido: Monto Total retenido, en Bolívares. Este campo es calculado automáticamente en pasos posteriores. No Contabilizable: Si la operación que está realizando no amerita ser contabilizada para evitar una doble contabilización, tilde esta opción.

32 Datos del Documento del Respaldo Tipo de Documento: Coloque los datos proporcionados por el SGECOF. Tipo de Registro: Esta opción es de carácter informativo. Indica que el registro es de tipo CAUSADO. Forma de Pago: Seleccione del combo la forma de pago. Haga clic sobre la y elija la forma de pago correspondiente. Nro. de documento: Este campo lo proporciona la orden de pago proveniente del SIGECOF. Página 32 Fte. de financiamiento: Coloque la fuente de financiamiento. Haga clic sobre la y elija la fuente correspondiente. Medio de Pago: Seleccione del combo el modo a cancelar. Fecha de Pago: Coloque la fecha de pago. Origen: Este campo esta relacionado con la orden de pago proveniente del SIGECOF. Nro. De Control: Esta campo está relacionado con la orden de pago proveniente del SIGECOF. Autorizado al cobro Nombre del Autorizado: Coloque el nombre de la persona jurídica o natural autorizada al cobro. R.I.F: Coloque el registro de información fiscal asociado al autorizado. Banco: Coloque el nombre del banco. Para ello haga clic sobre respectivo. Cuenta Nro: Coloque la cuenta asociada al banco. y seleccione el banco Detalles Presupuestarios Si desea agregar detalles al movimiento, haga clic sobre el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Detalles de Presupuesto de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado.

33 Descripción: Detalle del movimiento presupuestario. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento presupuestario. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Proyecto y/o Acciones Centralizadas, Acciones Específicas, Otros y Cuenta: Seleccione de los catálogos correspondientes la estructura presupuestaria de la cuenta y la cuenta objeto de la transacción. Página 33 Es importante recordar que la opción anteriormente descrita variará de acuerdo a los niveles presupuestarios con los que trabaja el organismo. Operación: Siglas correspondientes a la operación a ejecutarse, dependiendo del tipo de afectación seleccionado previamente. Puede ser CCP (Compromiso, Causado y pagado) o PG (Pago). Monto: Indique el monto en Bolívares del movimiento presupuestario. Completado los datos presione contable) en la Base de Datos. Presione Detalle Contable: para guardar todo el movimiento (tanto presupuestario como para cancelar el movimiento. Debe: Aumento de la cuenta contable asociada a la cuenta de presupuestaria indicada. Haber: Disminución de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria del movimiento. Sí desea agregar detalle contable haga clic sobre el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Entrada de Movimientos Contables de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento contable. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario.

34 Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento contable. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Cuenta Contable: Seleccione del Catálogo de Cuentas Contables, la cuenta contable a la cual estará asociada la cuenta bancaria. Para abrir el catálogo haga clic sobre la. Operación: Seleccione del combo si la operación es de tipo DEBE o HABER. Página 34 Completado los datos haga clic sobre para guardar el movimiento contable en base de datos. Presione para cancelar el movimiento. Se puede decir que el movimientos se encuentra Cuadrado cuando el campo diferencia tenga un monto igual 0,00, este puede cerrarse, haga clic en.

35 Página 35 Orden de Pago Directa con Compromiso Previo El procedimiento para el registro de esta orden es igual a Orden de Pago Directo, la única diferencia es que el sistema trae un compromiso previo bien sea una Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) o del Modulo de Compra (SOC). Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la séptima opción denominada Orden de Pago Directa Con Compromiso Previo, automáticamente visualizará los siguientes campos.

36 Página 36 Modalidad: Seleccione a quien va dirigido la orden de pago directo. Unidad Administrativa: Coloque la unidad administrativa correspondiente. para ello haga clic sobre la y realice la búsqueda. Proyecto: Coloque el proyecto y/o acciones centralizada correspondiente. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Proyectos donde se mostrará los diferentes proyectos o acciones centralizadas que están asociadas a la unidad administrativa. Nombre del Proyecto: Esta información la genera automáticamente el sistema una vez que se elija el proyecto. Banco Origen: Coloque la entidad bancaria. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Bancos y seleccione la entidad financiera correspondiente. Cuenta Origen: Cuenta bancaria, se genera automáticamente una vez que se elija el banco, en el paso anterior. Tipo Destino: Tilde si la orden de pago directa esta relacionada con un proveedor o beneficiario. Haga clic sobre la y elija el nombre del proveedor o beneficiario respectivo. Banco: Esta opción la genera el sistema automáticamente siempre y cuando se elija en la opción anterior Beneficiario. Cuenta: Se genera de forma automática Una vez que se eligió el beneficiario.

37 Cuenta Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar el banco. Operación: Tipo de operación del movimiento. Este campo es llenado automáticamente con las siglas OP (Orden de Pago). Afectación: Seleccione del combo el tipo de afectación: Muestra de manera informativa las iniciales CP. Causa y Paga: Si el documento tiene un compromiso y causación debe escoger esta opción, la cual genera un registro en presupuesto y contabilidad. Concepto: Seleccione del combo un concepto para el documento, si no desea alguno, seleccione la opción "Ninguno". Concepto Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación. Monto: Indique el monto en Bolívares de la transacción. M.O.R: Indique el monto sujeto a retención, el cual debe ser menor o igual a al monto de la transacción. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado por el usuario. Monto Retenido: Monto Total retenido, en Bolívares. Este campo es calculado automáticamente en pasos posteriores. No Contabilizable: Si la operación que está realizando no amerita ser contabilizada para evitar una doble contabilización, tilde esta opción. Página 37 Datos del Documento del Respaldo Tipo de Documento: Coloque los datos proporcionados por el SIGECOF. Tipo de Registro: Esta opción es de carácter informativo. Indica que el registro es de tipo CAUSADO. Forma de Pago: Seleccione del combo la forma de pago. Haga clic sobre la y elija la forma de pago correspondiente. Nro. de documento: Este campo lo proporciona la orden de pago proveniente del SIGECOF. Fuente. de financiamiento: Coloque la fuente de financiamiento. Haga clic sobre la y elija la fuente correspondiente Medio de Pago: Seleccione del combo el modo a cancelar Fecha de Pago: Coloque la fecha de pago Origen: Este campo esta relacionado con la orden de pago proveniente del SIGECOF. Número. De Control: Esta campo está relacionado con la orden de pago proveniente del SIGECOF.

38 Autorizado al Cobro Nombre del Autorizado: Coloque el nombre de la persona jurídica o natural autorizada al cobro. Manual de Usuario Sistema SIGESP R.I.F: Coloque el registro de información fiscal asociado al autorizado. Banco: Coloque el nombre del banco. Para ello haga clic sobre respectivo. Cuenta Número: Coloque la cuenta asociada al banco. y seleccione el banco Página 38 Detalles Presupuestarios Si desea agregar retenciones al movimiento, haga clic sobre el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Catálogo de Retenciones de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento presupuestario. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento presupuestario. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Proyecto y/o Acciones Centralizadas, Acciones Específicas, Otros y Cuenta: Seleccione de los catálogos correspondientes la estructura presupuestaria de la cuenta y la cuenta objeto de la transacción. Es importante recordar que la opción anteriormente descrita variará de acuerdo a los niveles presupuestarios con los que trabaja el organismo.

39 Operación: Siglas correspondientes a la operación a ejecutarse, dependiendo del tipo de afectación seleccionado previamente. Puede ser CCP (Compromiso, Causado y pagado) o PG (Pago). Monto: Indique el monto en Bolívares del movimiento presupuestario. Completado los datos presione contable) en la Base de Datos. Presione para guardar todo el movimiento (tanto presupuestario como para cancelar el movimiento. Página 39 Debe: Aumento de la cuenta contable asociada a la cuenta de presupuestaria indicada. Haber: Disminución de la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria del movimiento. Detalle Contable: Sí desea agregar detalle contable haga clic sobre el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Entrada de Movimientos Contables de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento contable. Es cargado automáticamente con el Concepto de Movimiento previamente suministrado, pero puede ser modificado por el usuario. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento contable. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBMOV (Sistema de Caja y Banco, Movimiento de Banco). Cuenta Contable: Seleccione, la cuenta contable a la cual estará asociada la cuenta bancaria. Para abrir el catálogo haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas Contables. Operación: Seleccione del combo si la operación es de tipo DEBE o HABER. Completado los datos haga clic sobre para guardar el movimiento contable en base de datos. Presione para cancelar el movimiento. Se puede decir que el movimientos se encuentra Cuadrado cuando el campo diferencia tenga un monto igual 0,00, este puede cerrarse, haga clic en.

40 Página 40 Carta Orden Esta opción se utilizará para pagar solicitudes programadas, generando directamente una afectación de tipo Pago.

41 Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la octava opción denominada Carta Orden, automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 41 Nº de Carta Orden: Proporcione un numero para la carta orden. Fecha: Fecha de elaboración del pago. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado. Concepto: Seleccione del combo un concepto para el documento, si no desea alguno, seleccione la opción "Ninguno". Concepto de Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación. Tipo Destino: Seleccione el Proveedor/Beneficiario relacionado con la (s) solicitud (es) que desea pagar. Tipo Viático: Marque esta opción en los casos que la solicitud a pagar este relacionada con la cancelación de viáticos. Método a banco: Marque esta opción en los casos que la solicitud a pagar esté relacionada con los pagos de proveedores. Banco: Coloque el banco donde se va a debitar la carta orden. Haga clic sobre la que realice la búsqueda respectiva. Cuenta: Coloque la cuenta asociada al banco. Haga clic sobre la para que realice la búsqueda respectiva. Cuenta Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar esta última. Total: Sumatoria en Bolívares del total pagado por todas las solicitudes de pago seleccionadas para el movimiento. Este campo es calculado automáticamente. para

42 Monto Objeto de Retención M.O.R.: Monto en Bolívares sobre el cual se basará el cálculo del monto retenido. Monto Retenido: Sumatoria en Bolívares del total a ser retenido por todas las solicitudes de pago seleccionadas para el movimiento. Este campo es calculado automáticamente. Disponible: Monto disponible en Bolívares en la cuenta seleccionada. Este campo es llenado automáticamente. Página 42 Solicitudes Programadas En esta sección se visualiza aquellas solicitudes de pago que fueron programadas en la Opción (Programación de Pagos) Completados los datos haga clic sobre el icono Herramientas (guardar), que se encuentra en la barra de

43 Eliminación de Carta Orden no Contabilizadas: Esta opción nos permite eliminar la carta orden que no estén contabilizadas. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la novena opción denominada Eliminación de Carta Orden no Contabilizada, automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 43 Liquidación de Créditos: Este proceso aprueba una solicitud de crédito realizada por una interfase el cual vacía la información al sistema SIGESP para complementar el proceso administrativo del gasto. Posterior al registro realizada en una aplicación externa a SIGESP, se aprueba la solicitud emitida, agregando la afectación presupuestaria y contable para posteriormente realizar la afectación financiera y a través del integrador se realizan las afectaciones presupuestarias y contables.

44 Página 44 Banco: Seleccione el banco emisor del movimiento. Cuenta: Coloque el numero de la carta orden a eliminar. Documento: Coloque el intervalo de fechas donde posiblemente esté la carta orden a eliminar. Voucher: En este campo se muestra el correlativo de los Vouchers emitidos en el ejercicio fiscal. Fecha: Muestra la fecha de emisión del documento. Monto: Muestra el monto total del movimiento. Beneficiario: Muestra el beneficiario del crédito solicitado. Concepto: Muestra el concepto del crédito solicitado. Cargar Créditos: En esta opción se agregan cargos de IVA de acuerdo a la estructura seleccionada. Detalle Presupuestario: En este cuadro muestra la afectación presupuestaria de acuerdo a la estructura, cuentas presupuestarias y montos afectados. Detalle Contable: En este campo se detalla la afectación contable del movimiento.

45 Página 45 Cobranza recuperación de créditos: Este proceso aprueba la recuperación de crédito realizada por una interfase el cual vacía la información en el sistema SIGESP para complementar el proceso administrativo. Posterior al proceso de aprobación el sistema registrará un movimiento bancario de acuerdo a lo transferido por la interfase. Al ingresar en la pantalla se observará los siguientes campos:

46 Página 46 Cargar Documentos: Este proceso cargará el cuadro mostrando los movimientos a procesar, los datos son cargados de manera automática y los mismos no pueden ser modificados. Documento: Muestra el número de documento el cual fue registrado previamente por la interfase. Banco: Banco en el cual se registro la cobranza recuperación del crédito. Cuenta Bancaria: Cuenta bancaria en la cual se registro la cobranza recuperación de crédito. Operación: En este campo muestra el tipo de operación a afectar en el modulo financiero.

47 Pago de anticipos (Caso vialidad y construcciones sucre): Este proceso es de uso exclusivo de este organismo. Cómo hacerlo? Al ingresar al modulo de caja y banco, Procesos \ Cancelaciones \ Pago de anticipos (Caso vialidad y construcciones sucre) aparecen los siguientes campos: Página 47 Conciliación Bancaria: Por medio de esta opción podrá realizar las conciliaciones bancarias de los saldos según libro y los saldos de los estados de cuentas que emite el banco. Esta operación debe realizarla por cada cuenta bancaria que maneja la institución. El metodo aplicado de conciliacion es el de saldos encontrados. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la tercera opción denominada Conciliación Bancaria, automáticamente visualizará los siguientes campos.

48 Página 48 Periodo: Haga clic sobre la pestaña ( desea hacer la conciliación. Banco: Coloque la entidad bancaria para ello haga clic sobre la de Banco y seleccione el respectivo. ) y seleccione el mes del presente año en el cual para visualizar el Catálogo Cuenta: Coloque la cuenta bancaria asociada al banco. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuenta y seleccione la cuenta correspondiente. Cuenta Contable: Cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar esta última. Disponible: Monto disponible en Bolívares en la cuenta seleccionada. Este campo es llenado automáticamente. Cerrar Conciliación: Si desea cerrar la conciliación del mes, tilde esta casilla. Para cerrar la conciliación es necesario que la misma se encuentre cuadrada (campo Diferencia igual a 0,00). El procedimiento es tildar, los movimientos que tenga que registrar en el estado de cuenta, los que están destilados serán los movimientos en tránsito. conciliación. : Haga clic sobre este enlace para que pueda visualizar el detalle de la

49 : Haga clic sobre este enlace en los casos que los asientos se encuentren descuadrados debido a errores en banco, registre los mismos tal cual como se completan los datos en movimiento de banco es decir sin detalle presupuestario y/o contable, esta afectación será netamente financiera y solamente se aplicará al mes seleccionado. Página 49 : Esta opción se utiliza cuando los asientos se encuentran descuadrados debido a errores en los libros de la empresa. Complete los datos de manera similar tal cual como se completan los datos en movimiento de banco. En los casos de que necesite actualizar nuevamente los movimientos, presiones nuevamente Cargar Movimientos. Detalles de la Conciliación: En este cuadro se puede visualizar las operaciones para cuadrar la conciliación, los montos varían es decir aumentan o disminuyen de acuerdo si es nota de debito, crédito, cheque o depósito. Ejemplo

50 Saldo según Banco: Esta es la única opción del detalle de la conciliación que es editable ya que el usuario debe colocar el monto o saldo según banco que posee el estado de cuenta al fin del mes a conciliar. Transacciones no registradas en banco: Es la suma algebraica de aquellos movimientos que no se encuentren tildados en la conciliación. Error en banco: Es la suma algebraica de todos los errores en banco registrados para el mes de la conciliación. Saldo movimientos Conciliados: Es la suma de los movimientos tildados en la conciliación del mes seleccionado. Saldo según libro: Es la suma de los montos existentes para la cuenta seleccionada generados en el mes seleccionado. Transacciones no registradas en libro: Es la suma algebraica de las transacciones no registradas en el libro (actualmente inhabilitado). Error en libro: Es la suma algebraica de los montos erróneos registrada en el libro (actualmente inhabilitado). Diferencia: Es el resultado de la resta entra saldo según banco y saldo según libro. Página 50 Colocaciones: Esta opción permitirá definir las colocaciones de inversión que se harán en los bancos. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la cuarta opción denominada Colocaciones, automáticamente visualizará los siguientes campos.

51 Documento: Indique un número de identificación del documento para la colocación. En caso que el número suministrado exista para el banco y la cuenta seleccionada, el registro asociado a dicho número será actualizado. Fecha: Este campo es cargado automáticamente pero puede ser modificado a través del calendario. Página 51 Banco: Coloque la entidad bancaria. Para ello haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Bancos y seleccione el banco correspondiente. Colocación: Suministre la identificación de la colocación a registrar en la entidad bancaria previamente definida en Configuración/ Banco. Previamente se deben haber definido los tipos de colocaciones y la colocación a aplicar (consultar con el manual de configuración). Cuenta Bancaria: Coloque la cuenta bancaria asociada al banco. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuenta Bancaria y elija la correspondiente. Operación: Seleccione la operación respectiva. (Nota de debito, deposito, nota de crédito). Afectación: Seleccione el tipo de afectación: Cobrado: Esta opción aparece solo con el tipo de operación "Nota de Crédito" y "Depósito". Si la Nota de Crédito o el Depósito fue devengado en otro módulo debe seleccionar esta opción. Devengado y Cobrado: Esta opción aparece solo con el tipo de Operación "Nota de Crédito" y "Depósito". Si se trata de una Nota de Crédito o un Depósito que no han sido devengados en otro módulo, debe seleccionar esta opción. Compromiso, Causado y Pagado: Esta opción aparece solo con el tipo de Operación "Nota de Débito". Si se trata de una Nota de Débito sin un previo compromiso debe escoger esta opción, la cual registrará los tres momentos del pago en presupuesto y contabilidad. Pago: Esta opción aparece solo con el tipo de Operación "Nota de Débito". Si la Nota de Débito tiene un compromiso y causación debe escoger esta opción, la cual genera un registro en presupuesto y contabilidad. Concepto: Seleccione del combo un concepto para el documento, si no desea alguno, seleccione la opción "Ninguno. Concepto Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación.

52 Tasa: Tasa de interés anual. Monto: Monto en Bolívares de la colocación. No Contabilizable: Si la operación que está realizando no amerita ser contabilizada para evitar una doble contabilización, tilde esta opción. Detalles Contables: Para agregar detalles contables haga clic sobre este enlace y suministre la información solicitada en el formulario Entrada de Comprobante de Gastos Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Coloque el detalle del movimiento contable. Cuenta Contable: Seleccione del Catálogo de Cuentas Contables, la cuenta contable a la cual estará asociada la cuenta bancaria. Para abrir el catálogo haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas Contables Operación: Seleccione del combo si la operación es de tipo DEBE o HABER. Monto: Indique el monto en Bolívares del asiento. Página 52 Completado los datos. Presione para guardar el nuevo movimiento contable en Base de Datos. Presione para cancelar el movimiento Se puede decir que el movimientos se encuentra Cuadrado cuando el campo diferencia tenga un monto igual 0,00, este puede cerrarse, haga clic en. Detalles Presupuestarios Si desea agregar retenciones al movimiento, haga clic sobre el enlace y proceda a suministrar la información solicitada en la ventana Catálogo de Retenciones de la siguiente manera: Documento: Número del documento previamente suministrado. Este campo no puede ser modificado. Descripción: Detalle del movimiento contable. Procedencia: Módulo de procedencia del movimiento presupuestario. Es llenado automáticamente por el sistema con las siglas SCBCOL (Sistema de Caja y Banco, Colocaciones). Proyecto y/o Acciones Centralizadas, Acciones Específicas, Otros y Cuenta: Seleccione de los catálogos correspondientes la estructura presupuestaria de la cuenta y la cuenta objeto de la transacción.

53 Operación: Seleccione del combo el tipo de operación relacionado al movimiento presupuestario. Monto: Indique el monto en Bolívares del movimiento presupuestario. Completado los datos haga clic sobre para guardar todo el movimiento (tanto presupuestario como contable) en Base de Datos. Presione para cancelar el movimiento. Para agregar detalle de retenciones puede hacerlo del mismo modo en que se describió en movimiento de banco. Página 53 Retenciones de IVA: Esta opción del sistema permite crear y modificar aquellos comprobantes de IVA de acuerdo a la providencia 0056A emitida por el SENIAT. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la quinta opción denominada Retenciones IVA automáticamente visualizará los siguientes campos. El sistema permite crear el comprobante de retenciones por dos vías.

54 Página Modulo de Cuentas por Pagar ->Crear Comprobante (Ver manual de cuentas por pagar) 2. Módulo de Caja y Banco->Procesos->Retenciones IVA-> Crear Comprobante. Las dos opciones pueden configurarse en el modulo de configuración-> SIGESP->EMPRESA (Ver manual de configuración). Desde el modulo de Banco Crear Comprobante: Esta opción le permitirá crear el comprobante de retención de IVA a todos los proveedores y beneficiarios a los cuales se les haya hecho una retención en sus pagos. Para crear el comprobante es necesario que el pago se encuentre contabilizado previamente.

55 Página 55 Mes: Seleccione del combo el mes en el cual se elaboraron los pagos a los cuales se desea elaborar los comprobantes Proveedor/Beneficiario: Seleccione el tipo de destino, es decir a quien van dirigido los pagos a los cuales se desea elaborar los comprobantes. Desde/Hasta: Coloque el intervalo de proveedores o beneficiarios a los cuales se le va elaborar el comprobante de retención. Completado los datos haga clic sobre el icono, para que el sistema pueda generar el comprobante de retención y puedan ser visualizados bajo la opción de reportes. Modificar Comprobante: Esta opción le permitirá modificar un comprobante de retención previamente creado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada Retenciones IVA y seleccionar la sub opción denominada Modificar Comprobante automáticamente visualizará los siguientes campos.

56 Página 56 Haga clic sobre la que se encuentra en la barra de herramientas para que pueda visualizar el catálogo de comprobante de retención. Seleccione el comprobante a modificar, para efectos de este ejemplo seleccionamos el que está indicando la flecha. Al seleccionar observe que el resto de los campos solicitados se terminan de completar.

57 Página 57 Modifique y luego haga clic sobre el icono, que se encuentra en la barra de herramienta. Retenciones Municipales: Esta opción del sistema permite crear y modificar aquellos comprobantes municipales cumpliendo ordenanzas del ámbito local. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la quinta opción denominada Retenciones Municipales automáticamente visualizará los siguientes campos.

58 Página 58 Desde el modulo de Banco Crear Comprobante: Esta opción le permitirá crear el comprobante de retención municipal a todos los proveedores y beneficiarios a los cuales se les haya hecho una retención en sus pagos. Para crear el comprobante es necesario que el pago se encuentre contabilizado previamente. Mes: Seleccione del combo el mes en el cual se elaboraron los pagos a los cuales se desea elaborar los comprobantes

59 Proveedor/Beneficiario: Seleccione el tipo de destino, es decir a quien van dirigido los pagos a los cuales se desea elaborar los comprobantes. Desde/Hasta: Coloque el intervalo de proveedores o beneficiarios a los cuales se le va elaborar el comprobante de retención. Completado los datos haga clic sobre el icono, para que el sistema pueda generar el comprobante de retención y puedan ser visualizados bajo la opción de reportes. Página 59 Modificar Comprobante: Esta opción le permitirá modificar un comprobante de retención municipal previamente creado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción Modificar Comprobante automáticamente visualizará los siguientes campos. Haga clic sobre la que se encuentra en la barra de herramientas para que pueda visualizar el catálogo de comprobante de retención.

60 Seleccione el comprobante a modificar, para efectos de este ejemplo seleccionamos el que está indicando la flecha. Al seleccionar observe que el resto de los campos solicitados se terminan de completar. Página 60

61 Modifique y luego haga clic sobre el icono, que se encuentra en la barra de herramienta. Página 61 Otros Comprobantes Esta opción es para crear comprobantes manualmente, su acceso será permitido siempre y cuando el usuario haya configurado esta opción por el módulo de configuración para que los comprobantes de impuesto municipal se generen por este modulo (Ver manual de configuración). Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción denominada Otros Comprobantes automáticamente visualizará los siguientes campos Comprobante: El sistema genera de forma automática la numeración agregando el año, mes y la numeración. Periodo: Seleccione el mes correspondiente, el año el sistema lo genera de forma automática. Documento: Coloque el numero de documento o haga clic sobre la y seleccione del catálogo de movimientos bancarios el correspondiente. Proveedor o beneficiario: Marque si el comprobante está relacionado con un proveedor o beneficiario en particular. Código: El sistema muestra de manera informativa el número de identificación que se le otorga al proveedor o beneficiario (Ver manual del modulo de proveedores y beneficiarios). Nombre: El sistema coloca el nombre del proveedor o beneficiario que seleccionó. Las demás información se agrega manualmente de acuerdo a la información que tenga la factura. Completado los datos guarde la información. Haga clic sobre el icono que se encuentra en la barra de herramienta.

62 Página 62 Retenciones 1x1000: Esta opción del sistema permite crear y modificar aquellos comprobantes de impuesto 1x1000 ó ley de Timbre Fiscal. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la séptima opción denominada Retenciones 1x1000 automáticamente visualizará los siguientes campos.

63 Página 63 Desde el modulo de Banco Crear Comprobante: Esta opción le permitirá crear el comprobante de retención de timbre fiscal a todos los proveedores y beneficiarios a los cuales se les haya hecho una retención en sus pagos. Para crear el comprobante es necesario que el pago se encuentre contabilizado previamente.

64 Mes: Seleccione del combo el mes en el cual se elaboraron los pagos a los cuales se desea elaborar los comprobantes. Proveedor/Beneficiario: Seleccione el tipo de destino, es decir a quien van dirigido los pagos a los cuales se desea elaborar los comprobantes. Desde/Hasta: Coloque el intervalo de proveedores o beneficiarios a los cuales se le va elaborar el comprobante de retención. Página 64 Completado los datos haga clic sobre el icono, para que el sistema pueda generar el comprobante de retención y puedan ser visualizados bajo la opción de reportes. Modificar Comprobante: Esta opción le permitirá modificar un comprobante de retención previamente creado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción Modificar Comprobante automáticamente visualizará los siguientes campos. Haga clic sobre la que se encuentra en la barra de herramientas para que pueda visualizar el catálogo de comprobante de retención.

65 Página 65 Seleccione el comprobante a modificar, para efectos de este ejemplo seleccionamos el que está indicando la flecha. Al seleccionar observe que el resto de los campos solicitados se terminan de completar.

66 Modifique y luego haga clic sobre el icono, que se encuentra en la barra de herramienta. Página 66 Transferencia Bancaria Esta opción permite la transferencia de saldos entre dos cuentas, tanto del mismo banco como a otras plazas. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la octava opción denominada Transferencias Bancarias automáticamente visualizará los siguientes campos. Fecha: Fecha de la transferencia. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado a través del calendario. Concepto Movimiento: Proporcione una breve explicación de la operación. Monto: Indique el monto en bolívares a transferir. Vía Web: Tilde esta opción si la transferencia será llevada a cabo a través de la red.

67 Datos de Origen Documento: Introduzca el número o grupo de caracteres identificador del documento de origen. Banco: Coloque la entidad bancaria origen, es decir de dónde va a partir la transferencia. Haga clic sobre la y seleccione la entidad correspondiente. Página 67 Cuenta: Coloque la cuenta que está relacionada a la entidad bancaria. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas y seleccione la cuenta respectiva. Cuenta Contable: Este campo es llenado automáticamente al seleccionar la cuenta bancaria. Disponible: Monto disponible en Bolívares en la cuenta bancaria seleccionada. Este campo es llenado automáticamente. Operación: Seleccione del combo alguna de las siguientes opciones: Cheque: Este campo puede ser seleccionado solamente en caso de que la transferencia se haga entre cuentas de bancos diferentes. Nota de Débito: Este campo puede ser seleccionado solamente en caso de que la transferencia se haga entre cuentas del mismo banco y/o vía web. Datos de Destino Documento: Introduzca el número o grupo de caracteres identificador del documento de destino. Banco: Coloque la entidad financiera destino es decir la entidad receptora de la transferencia. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Bancos y elija dicha entidad correspondiente. Cuenta Bancaria: Seleccione la cuenta que está relacionada con el banco receptor. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas y seleccione la cuenta respectiva. Cuenta Contable: Coloque la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria. Este campo es llenado automáticamente al seleccionar esta última. Disponible: Monto disponible en Bolívares en la cuenta bancaria seleccionada. Este campo es llenado automáticamente en el paso anterior. Operación: Dependiendo del tipo de operación seleccionada, se mostraran las siguientes opciones (este campo no puede ser modificado): Depósito: Esta opción será mostrada en caso de que la operación de origen sea "cheque". Nota de Crédito: Esta opción será mostrada en caso de que la operación de origen sea "Nota de Débito.

68 Página 68 Este proceso crea dos movimientos en el sistema, el primero tiene afectación contable y el segundo sin afectación contable, es solamente financiera. Entrega de Cheque: Esta opción le permitirá registrar la entrega de los cheques previamente elaborados, para así llevar una relación de todos los cheques que se han entregado y de los que aún siguen en custodia de la unidad encargada. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la novena opción denominada Entrega de Cheques automáticamente visualizará los siguientes campos.

69 Página 69 Tipo Destino: Seleccione la opción del tipo de destino de los cheques que desee entregar: Proveedor, Beneficiario o Ninguno. En caso de ser un proveedor o beneficiario, a continuación seleccione el proveedor/beneficiario deseado. Para abrir el catálogo haga clic sobre la. Cedula: Indique el número de cédula de la persona a la cual se le hará entrada el/los cheque(s). Fecha: Coloque la fecha de la entrega. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado a través del calendario. : Haga clic sobre este enlace para visualizar en la tabla inferior todos los cheques elaborados al destino previamente seleccionado y proceda a indicar (tilde) el/los cheque(s) que serán entregados a la persona mencionada. Por último presione para guardar el registro.3

70 Página 70 Es importante recordar que la opción anteriormente descrita variará de acuerdo a los niveles presupuestarios con los que trabaja el organismo. Reverso de Entrega de Cheques El procedimiento es parecido a la entregada de cheque, la finalidad de este es para aquellos cheques que han sido devuelto bien sea porque caducó o por diversas razones. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la octava opción denominada Entrega de Cheques automáticamente visualizará los siguientes campos.

71 Página 71 Tipo Destino: Seleccione la opción del tipo de destino de los cheques que desee entregar: Proveedor, Beneficiario o Ninguno. En caso de sea proveedor o beneficiario, a continuación seleccione el proveedor/beneficiario deseado. Para abrir el catálogo haga clic sobre la. Cedula: Indique el número de cédula de la persona a la cual se le hará entrada el/los cheque(s). Fecha: Coloque la fecha de la entrega. Este campo es llenado automáticamente pero puede ser modificado a través del calendario. : Haga clic sobre este enlace para visualizar en la tabla inferior todos los cheques elaborados al destino previamente seleccionado y proceda a indicar (tilde) el/los cheque(s) que serán entregados a la persona mencionada. Por último presione para guardar el registro.

72 Página 72 Tilde los cheques a reversar. Eliminación Anulada Monto 0 Esta opción le permitirá eliminar cheques que han sido previamente registrados con monto 0. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la doceava opción denominada Eliminación Anulados Monto 0 automáticamente visualizará los siguientes campos.

73 Documento: Indique el número de documento que desee eliminar. Fecha: Seleccione del calendario la fecha del documento que desee eliminar. A continuación, haga clic sobre este enlace para mostrar en la tabla inferior los cheques que pueden ser eliminados. Indique (Tilde) los cheques deseados y seguidamente presione para eliminar los cheques indicados. Página 73 Completado los datos haga clic sobre el icono herramienta. (Procesar), que se encuentra en la barra de Procesar Documentos No Contabilizable: Esta opción por lo general procede de los documentos hechos en pago directo y movimientos de banco su finalidad es para evitar las eliminaciones o modificaciones. Este proceso cambia el estatus de L (no contabilizado) a P (procesado no contabilizado).

74 Página 74 Acción: Seleccione el tipo de acción a ejecutar: Procesar documento o reversar procesamiento Número. de Documento: Agregue el número del documento para la búsqueda. Fecha: Coloque la fecha es para la búsqueda del documento. Operación: Coloque la operación asociada con el documento. Banco: Coloque la entidad bancaria. Para ello haga clic sobre la de Bancos y seleccione la entidad correspondiente. para visualizar el Catálogo Cuenta: Coloque la cuenta relacionada con el banco. Para ello haga clic sobre la seleccione la cuenta respectiva. A continuación, haga clic sobre este enlace para mostrar en la tabla inferior los documentos registrados que faltan por procesar o por reversar, dependiendo de las opciones de búsqueda. Integración Bancaria: Notas de Debito y Crédito: y Cómo Hacerlo?

75 Página 75 Cheques de Gerencia Cómo Hacerlo?

76 Página 76 Control de Documentos Esta opción permite seleccionar uno o varios cheques con el fin de colocarle un estatus que indique si el cheque se encuentra para la firma o si esta en caja o en algún otro estado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la última opción denominada Control de Documentos automáticamente visualizará los siguientes campos.

77 Página 77 Banco: Coloque la entidad bancaria. Para ello haga clic sobre la Catálogo de Bancos y seleccione la entidad correspondiente. para visualizar el Cuenta: Coloque la cuenta relacionada con el banco. Para ello haga clic sobre la y seleccione la cuenta respectiva. Desde/Hasta: Coloque el intervalo de fechas en el que se encuentra el documento a buscar. Operación: Coloque la operación asociada con el documento. Enviar a Esta opción servirá para indicar que el documento está pendiente por sus respectivas firmas. Enviar a Caja: Esta opción servirá para indicar que el documento ya está firmado y se encuentra ya para ser entregado al proveedor o beneficiario. Deshacer Enviar a Esta opción servirá para reversar el proceso de los documentos enviados a firma. Deshacer Enviar a Caja: Esta opción servirá para reversar el proceso de los documentos enviados a caja. A continuación, haga clic sobre este enlace para mostrar en la tabla inferior los documentos que van a ser enviados a firma o caja, tilde los que vayan a ser enviados y seguidamente presione el engranaje para procesar la operación de los documentos indicados.

78 Puede indicar el Banco al que está asociado el documento emitido. Cuenta bancaria a la que está asociada al documento. Página 78 Seleccione la Operación a Realizar. Intervalo de Fecha en la que se encuentra emitido el documento. Tilde el o los documentos a Procesar. Completado los datos haga clic sobre el icono herramienta (Procesar), que se encuentra en la barra de

79 Reportes Disponibilidad Financiera: Este reporte nos permite obtener la disponibilidad financiera de cada Entidad Financiera comprendidos los movimientos desde el primero de enero hasta la fecha determinada por el usuario. Página 79 Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la primera opción denominada Disponibilidad Financiera automáticamente visualizará los siguientes campos. Acumulado/Detallado: Tilde sobre el círculo, si marca detallado podemos observar en el reporte lo siguiente: banco, tipo de cuenta, denominación, número de cuenta, monto anterior, debito, crédito y saldo. Si marcamos acumulado podemos observar debito, crédito y saldo. Fecha: Seleccione la fecha a mostrar de límite de la disponibilidad bancaria. El sistema mostrará la disponibilidad desde el primero de enero hasta la fecha seleccionada. Bancos: En esta sección podemos observar los banco registrados, Tilde el banco a mostrar en el reporte

80 Página 80 Completado los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramientas.

81 Detallado Página 81 Listados De Documentos: Documentos: Muestra todos los documentos que se han registrado en el sistema, esta opción es indispensable ya que se puede utilizar como ayuda al momento realizar las conciliaciones bancarias. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción denominada Documentos automáticamente visualizará los siguientes campos.

82 Página 82 Completado los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

83 Página 83 Conciliados: Como su nombre lo indica nos permite visualizar aquellos documentos que fueron conciliados. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción denominada Conciliados automáticamente visualizará los siguientes campos:

84 Banco: Coloque la entidad bancaria. Para ello haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Banco y elija la entidad respectiva. Cuenta: Coloque la cuenta contable asociada al banco que seleccionó en el punto anterior: Para realizar la búsqueda de los documentos relacionados con la cuenta haga clic sobre para visualizar el Catálogo de Cuentas y elija la correspondiente. Operación: Seleccione la operación a mostrar en el reporte. Desde/hasta: Seleccione el mes y el año a mostrar en el reporte. Página 84 : Tilde Cualquiera de estas casillas para que se pueda visualizar en el reporte. Ordenar: Seleccione la opción de su preferencia es decir si desea que se coloque en el reporte ordenado por fecha, operación ó documento. Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta

85 Página 85 Documentos en transito: Esta opción nos permite reportar todos aquellos documentos que no han sido conciliados en el mes anterior. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción denominada Documentos en Transito automáticamente visualizará los siguientes campos.

86 Banco: Coloque la entidad bancaria a mostrar en el reporte. Para ello haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Banco y elija la entidad respectiva. Cuenta: Coloque la cuenta asociada a la entidad bancaria. para visualizar el Catálogo de Cuentas y elija la correspondiente. Periodo: Seleccione el mes y año que desee mostrar en el reporte Ordenar: Seleccione la opción de su preferencia es decir si desea que se coloque en el reporte ordenado por fecha o operación. Página 86 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

87 Relación selectiva de Cheques/Carta Orden: Esta opción nos permite reportar todos aquellos documentos que no han sido conciliados en el mes anterior. Cómo Hacerlo? Página 87 Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub opción denominada Documentos en Transito automáticamente visualizará los siguientes campos. Banco: Coloque la entidad bancaria. Para ello haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Banco y elija la entidad respectiva. Cuenta: Coloque la cuenta contable asociada al banco que seleccionó en el punto anterior: Para realizar la búsqueda de los documentos relacionados con la cuenta haga clic sobre para visualizar el Catálogo de Cuentas y elija la correspondiente. Desde/hasta: Seleccione el intervalo de fecha del documento. Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

88 Página 88 Listado de Órdenes de Pago Directa: Esta opción nos permite mostrar la información de cada una de las órdenes de pago directa. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la tercera opción denominada Listado de Órdenes de Pago Directa automáticamente visualizará los siguientes campos.

89 Página 89 Concepto: Coloque el concepto a mostrar en el reporte. Haga clic sobre la y seleccione el concepto a registrar. Detalle/Hasta: Coloque el periodo de fecha a mostrar en el reporte. Ordenar: Seleccione la opción de su preferencia es decir si desea que se coloque por documento, cuenta, operación, fecha. Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

90 Página 90 Pagos: Esta opción nos permite generar reporte de todos los pagos que se hicieron a determinado proveedor(es) o beneficiario(s). Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la cuarta opción denominada Pagos automáticamente visualizará los siguientes campos. General o Especifico: Tilde cualquiera de estas dos opciones para mostrar información de los pagos efectuados. Banco: Coloque la entidad bancaria a mostrar en el reporte. Haga clic sobre la visualizar el Catálogo de Bancos y elija la entidad correspondiente. para

91 Cuenta: Coloque la cuenta bancaria asociada a la entidad bancaria que eligió previamente. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas y elija la cuenta respectiva. Proveedor/Beneficiario: Tilde si el reporte a mostrar está asociado con los pagos de un proveedor, beneficiario o ninguno. Haga clic sobre la y seleccione el intervalo deseado a mostrar Intervalos de Fechas: Coloque el periodo de fechas a Mostar en el reporte. Operaciones: Tilde cualquiera de las opciones a considerar en el reporte. Filtrar por: Seleccione las opciones a considerar en el reporte. Página 91 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

92 Página 92 Registro Contable: Esta opción nos permite generar reporte de forma detalla los documentos que contengan afectaciones presupuestarias, contables o ambas. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la quinta opción denominada Registros Contables automáticamente visualizará los siguientes campos.

93 Página 93 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

94 Página 94 Conciliación Bancaria: Esta opción nos permite mostrar los detalles de la conciliación que se realizó en un periodo determinado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sexta opción denominada Conciliación Bancaria automáticamente visualizará los siguientes campos.

95 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Página 95 Estado de Cuenta Formato 1: Muestra de forma detallada las operaciones que se hicieron en la cuenta bancaria seleccionada. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub- opción denominada Formato 1 automáticamente visualizará los siguientes campos.

96 Banco: Coloque la entidad bancaria a mostrar en el reporte. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Bancos y elija la entidad correspondiente. Cuenta: Coloque la cuenta bancaria asociada a la entidad bancaria que eligió previamente. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas. Ordenar: Seleccione la opción de su preferencia es decir si desea visualizar el reporte por fecha o documento. Página 96 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

97 Página 97 Resumido: Como su nombre lo indica esta opción de reporte. Muestra de forma resumida las operaciones que se hicieron en la cuenta bancaria seleccionada. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub- opción denominada Resumido automáticamente visualizará los siguientes campos.

98 Página 98 Banco: Coloque la entidad bancaria a mostrar en el reporte. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Bancos y elija la entidad correspondiente. Cuenta: Coloque la cuenta bancaria asociada a la entidad bancaria que eligió previamente. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuenta y elija la cuenta respectiva. Ordenar: Seleccione la opción de su preferencia es decir si desea que se coloque por documento, fecha. Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

99 Página 99 Otros: Esta opción contiene los reportes de movimiento presupuestarios por banco, listado de chequeras, mayor presupuestario, relación selectiva de cheques, relación selectiva de documentos (no incluye cheques). Movimientos Presupuestarios por Bancos: Como su nombre lo indica permite generar reportes para visualizar los movimientos que ha tenido una cuenta presupuestaria en un banco determinado.

100 Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub-opción Movimiento Presupuestarios por Banco automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 100

101 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Página 101 Listados de Chequeras: Esta opción permite mostrar reporte de chequeras que estén previamente registrados en el módulo de configuración (Ver manual de configuración). Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub-opción Listados de Chequeras automáticamente visualizará los siguientes campos.

102 Página 102 Banco: Coloque la entidad bancaria. Haga clic sobre la lupa para visualizar el Catalogo de Bancos y elija la entidad correspondiente. Cuenta: Coloque la cuenta bancaria relacionada con la entidad bancaria. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de Cuentas y elija la correspondiente. Chequera: Coloque la chequera asociada a la cuenta bancaria. Haga clic sobre la visualizar el Catálogo de Chequera y elija la chequera respectiva. para Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

103 Página 103 La chequera se define en el manual de Configuración/Bancos. Relación Selectiva de Cheques: Este reporte permite obtener información sobre aquellos cheques que fueron emitidos en un periodo de fecha determinada. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub-opción Relación Selectiva de Cheques automáticamente visualizará los siguientes campos.

104 Página 104 Banco: Coloque la entidad bancaria. Haga clic sobre la lupa para visualizar el Catálogo de Bancos y elija la entidad correspondiente. Cuenta: Coloque la cuenta bancaria relacionada con la entidad bancaria. Haga clic sobre la y elija la correspondiente. Intervalo de Fechas: Coloque el rango de fecha a mostrar en el reporte. Cargar Movimiento: Haga clic sobre este enlace para que pueda visualizar los movimientos realizados en el lapso de fecha determinada.

105 Relación Selectiva de Documentos (No incluyen Cheques): Esta opción de reporte nos permite visualizar todo los documentos que fueron emitidos durante un periodo determinado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la sub-opción Relación Selectivas Cheques automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 105 Banco: Coloque la entidad bancaria. Haga clic sobre la lupa para visualizar el Catálogo de BANCOS. y elija dicha entidad. Cuenta: Coloque la cuenta bancaria relacionada con la entidad financiera. Haga clic sobre la y elija la correspondiente. Intervalo de Fecha: Coloque el rango de fecha a mostrar en el reporte. : Haga clic sobre este enlace para colocar en la tabla inferior los documentos emitidos durante la fecha que colocó en el punto anterior.

106 Página 106 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

107 Cheques en Custodia: Como su nombre lo indica este reporte permite obtener información de aquellos cheques en estatus entregado durante un periodo determinado. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la novena opción Cheques en Custodia automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 107 : Tilde cualquiera de estas dos opciones para visualizar en el reporte los cheques que se encuentra entregado o en custodia Banco: Coloque la entidad financiera. Haga clic sobre la para visualizar el Catálogo de BANCOS. y elija dicha entidad. Cuenta Bancaria: Coloque la cuenta relacionada con la entidad bancaria que seleccionó en el punto anterior. Proveedor/Beneficiario: Tilde si el reporte a generar está relacionado con un proveedor o beneficiario. Haga clic sobre la y coloque el intervalo de los mismos. Intervalo de Fechas: Coloque el intervalo de fechas a mostrar en el reporte.

108 Página 108 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

109 Libro Banco: Esta opción nos permite generar reporte de los movimientos bancarios en una entidad bancaria determinada. Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la Decima opción Cheques en Custodia automáticamente visualizará los siguientes campos. Página 109 Banco: Coloque la entidad bancaria. Haga clic en la y seleccione la entidad correspondiente. Cuenta Bancaria: Coloque la cuenta relacionada con la entidad bancaria que seleccionó en el punto anterior. Desde/Hasta: Coloque el intervalo de fecha a mostrar en el reporte. Concepto: Elija el movimiento a mostrar en el reporte Detallado: Tilde esta opción si desea mostrar en el reporte los movimientos con detalles.

110 Página 110 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta.

111 Comprobante de Retención Municipal: Esta opción le permitirá crear el comprobante de retención sobre el impuesto municipal a todos los proveedores o beneficiarios que le realicen retenciones en sus pagos. Cómo Hacerlo? Página 111 Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la Decima Primera opción Cheques en Custodia automáticamente visualizará los siguientes campos Periodo: Coloque el mes y año a mostrar en el reporte. : Haga clic sobre este enlace para que el sistema automáticamente arroje los comprobantes de retención municipal.

112 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Página 112 Listados de cheques caducados: Como su nombre lo indica esta opción permite generar reportes de aquellos cheques que ya vencieron el plazo del cobro. La caducidad de un cheque se establece en el modulo de configuración (Ver manual de Configuración) Cómo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaña llamada y seleccionar la Decima segunda opción Cheques en Custodia automáticamente visualizará los siguientes campos.

113 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Página 113 Listados de cheques por anticipos o amortizados: Este reporte muestra un listado de pagos emitidos por el proceso de pago de anticipo (Caso vialidad y construcciones sucre). Cómo hacerlo? Al posicionarse en el menú Reportes y se selecciona la décima tercera opción observamos los campos indicados a continuación:

114 Proveedor / Beneficiario: Se selecciona el rango de proveedor o beneficiario a mostrar en el reporte. Fecha desde/hasta: Se selecciona el intervalo de fechas a mostrar en el reporte. Filtrar por: Este campo indica el método de ordenación del reporte, puede ser por código de proveedor/beneficiario ó fecha. Página 114 Completados los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Comprobante De Retención: Iva Este reporte muestra el comprobante de retención de IVA, dependiendo de la configuración de la generación del reporte (Consultar con el manual de configuración).

115 Página 115 Mes: Se selecciona el mes a mostrar las retenciones de IVA aplicadas. Fecha desde/hasta: Se selecciona el intervalo de fechas a mostrar en el reporte. Buscar Documentos: Esta opción buscará de acuerdo a los parámetros arriba indicados el listado de comprobantes. Una vez buscado los documentos, se debe seleccionar el reporte de retención a imprimir con el icono en la barra de herramientas. Comprobante De Retención: Islr Este reporte muestra el comprobante de retención de ISLR, dependiendo de la configuración de la generación del reporte (Consultar con el manual de configuración).

116 Página 116 Mes: Se selecciona el mes a mostrar las retenciones de ISLR aplicadas. Fecha desde/hasta: Se selecciona el intervalo de fechas a mostrar en el reporte. Buscar Documentos: Esta opción buscará de acuerdo a los parámetros arriba indicados el listado de comprobantes. Una vez buscado los documentos, se debe seleccionar el reporte de retención a imprimir con el icono en la barra de herramientas. Declaración De Salarios Y Otras Remuneraciones Este reporte genera el archivo XML de acuerdo a la providencia 300 emitida por el SENIAT. Cómo hacerlo? Al ingresar al menú reportes se selecciona la opción décima sexta, a continuación mostrará los siguientes campos:

117 Página 117 Fecha desde/hasta: Se selecciona el intervalo de fechas a mostrar en el reporte. Año: Indique el año a generar el archivo XML. Una vez indicado el periodo debe generar el archivo con el icono y posteriormente descargarlo con el icono Colocaciones Este reporte muestra un registro de todas las colocaciones realizadas en el ejercicio fiscal de acuerdo al criterio de búsqueda.

118 Cómo hacerlo? Al ingresar al menú reportes se selecciona la opción décima sexta, a continuación mostrará los siguientes campos: Página 118 Banco: Banco el cual se va a mostrar en el reporte. Cuenta: Cuenta a mostrar en el reporte. Se debe indicar el banco para poder utilizar esta cuenta. Fechas desde/hasta: En este campo se indica el intervalo de fechas a mostrar en el reporte. Ordenar: Este campo indica el orden a mostrar en el reporte, estos son documento, operación ó fecha.

119 Una vez indicado el filtro a mostrar, se procede a imprimir con el icono herramientas. en la barra de Página 119 Listado de Ubicación de Documentos Este reporte muestra un registro de la ubicación de todos los documentos emitidos y que han sido enviados a firma o caja. Cómo hacerlo? Al ingresar al menú reportes se selecciona la opción décima octava, a continuación mostrará los siguientes campos:

120 Página 120 Una vez indicado el filtro a mostrar, se procede a imprimir con el icono herramientas. en la barra de Si tilda la opción de mostrar solicitudes el reporte se vera de la siguiente forma:

121 Configuración de Bancos Formato de Nº Orden de Pago: Esta opción como su nombre lo indica permite configurar el correlativo de la orden de pago. Se dispone de 15 posiciones alfanuméricas. Página 121 Cómo Hacerlo? Completado los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Medidas del Cheque Voucher: Esta opción permite configurar las opciones que posee el cheque Voucher para que se adapte a las necesidades del cliente. Estas medidas se refieren a la ubicación de los campos en el cheque propiamente dicho.

122 Página 122 Completado los datos haga clic en, que se encuentra en la barra de herramienta. Completado los datos se deben realizar las pruebas en la impresora. Otras configuraciones del cheque voucher (Bancos diversos): Esta opción es la modificación de las medidas del cheque voucher de acuerdo al banco emisor, para que esto funcione se requiere que el voucher se encuentre personalizado.

123 Página 123 Al ingresar en cada banco emisor, el sistema mostrará un cuadro de medidas semejante al proceso indicado con anterioridad. Selección de Formato de Impresión de Carta Orden: Esta opción nos permite configurar el formato de carta orden o cheque Voucher

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