DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DESARROLLADAS EN EL CONCEJO MUNICIPAL BOLIVARIANO ANGOSTURA EN CIUDAD PIAR ESTADO BOLIVAR
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- Manuela Plaza Ramos
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1 UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO BOLIVARIANO ANGOSTURA. SEDE: CIUDAD BOLÍVAR DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DESARROLLADAS EN EL CONCEJO MUNICIPAL BOLIVARIANO ANGOSTURA EN CIUDAD PIAR ESTADO BOLIVAR (Informe de Pasantía Presentado como Requisito para Optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública) AUTOR: LORENA ROSALES CI: CIUDAD BOLIVAR, JULIO 2012 i
2 UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS CONCEJO MUNICIPAL DEL MUNICIPIO BOLIVARIANO ANGOSTURA. SEDE: CIUDAD BOLÍVAR DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DESARROLLADAS EN EL CONCEJO MUNICIPAL BOLIVARIANO ANGOSTURA EN CIUDAD PIAR ESTADO BOLIVAR (Informe de Pasantía Presentado como Requisito para Optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública) M.Sc. GILBERTO MORENO Tutor Acadêmico Lcdo. ANTONIO MARCANO Tutor Industrial LORENA ROSALES Pasante CIUDAD BOLIVAR, JULIO 2012 ii
3 INDICE Pág. Índice... iii Índice de Figura... v Introducción Descripción de la Empresa Identificación de la Organización Misión Visón Objetivo Estructura organizativa de la empresa Competencias del Concejo Municipal Explicación de los Problemas Observados en las Pasantía Descripción del Problema Objetivos de la Pasantías Objetivo General Objetivos Específicos Descripción de las Actividades Realizadas Elaboración de Nomina Procesos Contables Retenciones a Proveedores Contribuyentes Especiales Retenciones de IVA a proveedores Especificar los Logros del Plan de Trabajo Logros del Plan Facilidades y Dificultades Encontradas en el Proceso de Pasantía Facilidades Dificultades Señalar la Apreciación sobre los Conocimientos Adquiridos Conocimientos teóricos prácticos iii
4 Pág. Conclusiones Recomendaciones Referencias Bibliográficas Anexos Plan de trabajo..16 Imagen de la página web del SSO Imagen de la página web FAOV Imagen del portal del SENIAT Elaboración del libro Diario Elaboración de conciliación bancaria Elaboración del libro Auxiliar iv
5 INDICE DE FIGURA Figura 1 Pág. Organigrama del Concejo Municipal Bolivariano Angostura v
6 INTRODUCCION El periodo de pasantías es un requisito obligatorio que deben realizar los estudiantes para obtener el titulo de Licenciado en Contaduría Publica, en la Universidad Nacional Experimental de Guayana. Por tal motivo el presente informe esta basado específicamente en la descripción de las actividades realizadas en el área de Recursos Humanos y Contabilidad del Concejo Municipal Bolivariano Angostura, ente publico que desempeña un papel importante en pro del bienestar social Los entes públicos, son entidades que se derivan del Poder Público, y existen en virtud de la organización de la Administración pública, a los fines de llevar a cabo y lograr los objetivos y la consecución de los fines del Estado. En el Concejo Municipal Angostura se emplean los procedimientos contables generalmente aceptado los cuales son elementales para que exista en esta institución la integridad, eficiencia y eficacia. Durante el periodo de las pasantías se realizaron actividades tale como; procesamiento de nomina calculo de deducciones y aportes patronales en relación al seguro social, fondo de pensiones y jubilaciones entre otro, procesos contable mensuales donde se elaboraron conciliaciones bancarias, Libros Auxiliares de Banco e IVA, Libro Diario, Libro Mayor, enteramiento de retenciones en el portal del SENIAT. Este informe esta organizado de la siguiente manera descripción de la empresa, misión, visión, objetivos, una breve explicación de los problemas encontrados, objetivos de las pasantías, logros del plan de trabajo, entre otros puntos obligatorios en la estructura del informe. 1
7 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Concejo Municipal Bolivariano Angostura, se encuentra ubicada en la Avenida principal de Ciudad piar punto de referencia (CDI- CUBANO) Ciudad Piar Estado Bolívar. MISIÓN Ofrecer al ciudadano orientación directa, eficaz y oportuna en todo lo concerniente a la actividad legislativa que se realiza en el Concejo Municipal Bolivariano Angostura, y las diversas actividades que realizan los órganos municipales, sirviendo como medio facilitador en la participación de manera directa y organizada, a través de denuncias debidamente sustentadas, quejas, reclamos, peticiones y sugerencias. VISIÓN Fortalecer la imagen y la Autonomía del Concejo Municipal Bolivariano Angostura como órgano fundamental del poder público Municipal; que influya directamente en la calidad de vida de los residentes y visitantes del Municipio Bolivariano Angostura. OBJETIVOS Brindarle al poder público Municipal de Angostura, los Instrumentos jurídicos Ordenanzas y Acuerdos necesarios para lograr la mayor suma de felicidad posible, a través de sus órganos de gestión Municipal Legislativo, Ejecutivo Contralor y de planificación Ciudadana. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA El Concejo Municipal Bolivariano Angostura esta conformado por un grupo de personas capacitada profesionalmente que desempeña el papel de funcionario publico. Están organizado por departamentos; Jurídico, administrativo, Recursos Humanos. 2
8 Figura 1 Presidente Vice- presidente Secretario de Cámara Concejales Sub- Secretario de Cámara Asistente del Presidente Analista legal de Comisiones Jefe de consultoría Jurídica Asistente de Servicios administrativos a Director de Servicios administrativos Jefe de Personal Secretaria Ejecutiva Secretaria III Asistente de oficina Asistente Administrativo III Cronista Personal de mantenimiento Asistente Administrativo II Asistente Administrativo I Fuente: Concejo Municipal Bolivariano Angostura. 3
9 COMPETENCIAS 1.- Atender, orientar, apoyar y asesorar a los ciudadanos que acudan a solicitar información, requerir documentos o interponer denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones, en forma verbal, por escrito, o vía web. 2.- Informar a la ciudadanía sobre la utilización de los recursos que integran el patrimonio público del ente u organismo, a través de un informe, de fácil manejo y comprensión, que se publicará trimestralmente y se pondrá a disposición de cualquier persona. 3.- Poner a disposición de la ciudadanía la información relativa a la estructura organizativa y funciones del respectivo ente u organismo y de sus órganos adscritos, y sobre los procedimientos administrativos y servicios que presta, a través de medios impresos, audiovisuales, informáticos, entre otros. 4.- Recibir, tramitar, valorar, admitir, decidir o resolver, denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones y remitirlas a la dependencia de la organización o al ente u organismo que tenga competencia para conocerlas, según el caso, garantizando siempre la protección de la identidad del denunciante. 5.- Llevar un registro automatizado y actualizado de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones realizadas por ante la Oficina de Atención al Ciudadano y el estatus de los casos. 6.- Comunicar e informar a los ciudadanos la decisión o respuesta de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias y peticiones formuladas por ellos. BREVE EXPLICACIÓN DE LOS PROBLEMAS OBSERVADOS El Concejo Municipal Angostura no tiene un programa contable como tal, y esto muchas veces demora el trabajo ya que mensualmente realizan muchas transacciones. Los procesos contables se realizan de manera manual y algunos formatos de ayuda en (Excel). 4
10 Como solución al problema antes mencionado hice una serie de recomendaciones a la administración del Concejo Municipal, para dar a conocer algunos programas innovadores que facilita el trabajo del personal del área contable. Un programa contable es una herramienta de gran ayuda en la administración pública, ya que cuenta con una base de datos que respalda la información. Algo muy útil a la hora de pérdidas de información (libros contable que se lleva manualmente). El acceso a la web (Internet) es muy limitado problema que visualice en el departamento de Recursos Humanos y en el área de Contabilidad ya que es muy necesario para acceder a la pagina del Seguro Social, portal del SENIAT, para envió de correo con información importante del Concejo. OBJETIVOS DE LA PASANTIA OBJETIVO GENERAL Describir las Actividades Administrativas realizadas en el área de Recursos Humano y Contabilidad del Concejo Municipal Bolivariano Angostura. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Detallar el proceso para la elaboración de la Nomina Mensual del Concejo Municipal Bolivariano Angostura, correspondiente a los meses terminados de octubre 2011 hasta Enero Describir los Procedimientos Contables del Concejo Municipal Bolivariano Angostura, correspondiente a los meses terminados de octubre 2011 hasta Enero Describir los procesos de retenciones realizado por el Concejo Municipal Bolivariano Angostura, correspondiente a los meses terminados de octubre 2011 hasta Enero
11 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS En el Concejo Municipal se elabora la Nomina dos veces al mes es procesada por un programa administrativo del Concejo y algunos formatos en Excel. La Nomina se divide en tres reglones: Personal adscrito a la secretaria Municipal. Personal de la dirección de Servicio Administrativo del Concejo Municipal. Parlamentarios (Concejales). ELABORACION DE NOMINA La Nomina contiene los datos personales, el sueldo básico y el cargo que desempeña cada trabajador en el Concejo, las deducciones y aportes patronales tale como; Seguro Social SSO, Banavih, fondo de pensión y jubilación, Paro Forzoso, Prima por hijos, fecha de ingreso del trabajador, fecha correspondiente al periodo de trabajo que será cancelado y la fecha de elaboración de la nomina. La misma se realiza en un formato ya establecido por el departamento de Recursos Humanos para facilitar el trabajo. Se hace una revisión para verificar cuales son los trabajadores que están de vacaciones o de reposo, se revisa cuidadosamente la lista de asistencia todo esto con la finalidad de no procesar la nomina con errores. Una vez realizada la nomina se imprime tres ejemplares con sus oficios los cuales debe ser revisado y debidamente sellado y firmado por Presidencia, Administración y Recursos Humanos. Luego de esto se realiza un oficio que debe estar autorizado y firmado por el presidente del Concejo y la Administración, dicho oficio esta acompañado de un listado completo de los trabajadores del Concejo Municipal Bolivariano Angostura. El cual es emitido al Banco Guayana para autorizar la trasferencia a la cuenta nomina y así realizar el pago de la quincena correspondiente también se le envía un TXT de todos los empleados. 6
12 En Excel se elaboran unas series de formatos que especifican las deducciones y aportes por separado de cada empleado y un formato final que especifica el monto total de cada deducción y aporte. Esto para facilitar un poco el trabajo a la hora de pagar el seguro social, Banavih, fondo de pensiones y jubilaciones. Ver anexo 1. El Departamento de Recursos Humanos realiza todos los procedimientos para elaborar la nomina, luego es emitida a la Jefatura Administrativa donde es revisada y aprobada. En dicho departamento también se procesa los pagos del seguro social, Banavih, fondo de pensiones y jubilaciones y se hace su debido enteramiento en la página web. Ver anexo 2. Finalmente se procede archivar todo los documentos que respalda la elaboración de la nomina del mes y el pago de la misma. Como los son las notas de débitos, soporte del pago entre otros. El pago de la nomina se deduce de una partida denominada sueldos y salarios la cual es autorizada únicamente por el presidente y la administración del Concejo. PROCESOS CONTABLES En el Concejo Municipal Bolivariano Angostura se realizan los procesos contables de la siguiente manera; luego de obtener las carpetas mensuales de los egresos e ingresos del mes transcurrido se procede a solicitar los estados de cuentas del mes a contabilizar se realiza una intensa y cuidadosa revisión de los soportes; compras, pago por reparaciones menores, orden de viáticos a empleado entre otros. Las facturas o los ticket de caja que soportas las compras, son debidamente revisados para verificar que cumplan con los requisitos establecido en la ley. Se comparas los estados de cuentas con los soporte esto para asegurarse de que todos los cheques este debitados soportados. 7
13 Luego de esto se procede a realizar la conciliación bancaria de cada Banco ya que tiene dos cuentas asignada al Concejo, esto con la ayuda del libro auxiliar de Banco esto para visualizar los cheques y depósitos en transito. Ver Anexo 5. El libro Auxiliar de banco se actualiza diariamente y se realiza mediante un formato en Excel, los libros Diario y Mayor se elaboran de manera manual mensualmente se realizan un resumen de diario con toda las cuentas que tuvieron movimiento en el mes para luego ser pasado a los libros. Ver Anexo 4. Algunas cuentas utilizadas en el Concejo: Banco Guayana Del Sur Banco Universal Retenciones a empleado SSO Retenciones de IVA Remuneraciones a Personal fijo Remuneraciones a parlamentarios Prima por hijos a empleados Comisiones y gastos Bancarios Viáticos y pasajes dentro del país Servicio de capacitación y adiestramiento Intereses por deposito a la vista Aporte de la alcaldía del municipio Bolivariano Angostura Aporte patronal a empleado SSO. De lo ante mencionado puedo describir el proceso contable mensual del Concejo de la siguiente manera: Libro Auxiliar de Banco Libro Auxiliar de IVA Libro Diario Libro Mayor Conciliación Bancaria 8
14 Finalmente La Contabilidad de cada mes es emitida a la Jefatura Administrativa con un debido informe donde se especifica las observaciones y recomendaciones. Por ejemplo un cheque debitado y no soportado, un soporte que no cumple con los requisitos establecido en la ley, esto con la finalidad de dejar acentuada las fallas encontradas y para que la administración tome las medidas necesarias. RETENCIONES A LOS PROVEEDORES El proceso de retención se realiza cuando la administración del Concejo Municipal tiene la factura de compra y verifica que la misma cumple con los requisitos establecidos en la ley. Luego se elabora un comprobante de retención el cual contiene el nombre de la empresa, fecha, numero de factura, numero de control, monto total, monto a retener entre otros. Al proveedor se le entrega un comprobante de retención con su cheque debidamente firmado y sellado. Una copia de la retención se queda en la administración del Concejo para luego realizar el debido enterramiento en el portal del SENIAT. Ver Anexo 3. CONTRIBUYENTES ESPECIALES Los contribuyentes calificados como especiales; Está conformado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas. SENIAT CREÓ CATEGORÍA DE SUJETOS PASIVOS ESPECIALES El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), creó la categoría de sujetos pasivos especiales, mediante la Providencia numero 0296, publicada en la Gaceta Oficial numero del 30 de junio de 2004 y vigente a partir del 1 de julio de
15 Podrán ser calificados como sujetos pasivos especiales, sometidos al control y administración de la respectiva Gerencia Regional de Tributos Internos según su domicilio fiscal: Los entes públicos nacionales, estadales y municipales, los institutos autónomos y demás entes descentralizados de la República, de los Estados y de los Municipios, con domicilio distinto de la Región Capital, que actúen exclusivamente en calidad de agentes de retención o percepción de tributos. RETENCIONES DE IVA A PROVEEDORES Providencia Administrativa N SNAT/2002/1.454 y Mediante la cual se designan a los Entes Públicos Nacionales y a los Contribuyentes Especiales como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial N del 05/12/2002. El objetivo de la contabilidad es la información, sin embargo no solo el registro y análisis de las transacciones es la fuente primordial de la contabilidad, en el nuevo contexto contable la información económica-financiera debe servir para la formación de las bases de datos estadísticos, para la evaluación del desempeño de la administración y gestión, para la calificación de los contratos realizados, como herramienta esencial de la toma de decisiones, como un factor preponderante en el manejo tributario; desde el punto de vista del gobierno y de la administración pública: como la fuente primordial de la eficiencia en la asignación de recursos, de la planeación, administración, gestión, toma de decisiones, control y evaluación del manejo de los recursos públicos. LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO Durante el desarrollo de la pasantía se cumplieron los objetivos propuestos, las primeras cuatros semanas estuve en el departamento de Recursos Humanos aprendiendo a manejar el programa Administrativo y los pasos para la elaboración 10
16 de la nomina del mes, como calcular las deducciones y aportes a cada empleado, como elaborar los oficios que debe contener la nomina. Las semanas siguiente estuve haciendo actividades propia de mi carrera en el área de contabilidad tales como; libros Diario, Libro Mayor, Conciliaciones Bancarias,Libros Auxiliares de IVA y Banco, procedimientos para realizar retenciones a proveedores y su debido enteramiento en el portal del SENIAT. FACILIDADES Y DIFICULTADES FACILIDADES: El proceso de pasantía en el Concejo Municipal Bolivariano Angostura, fue una experiencia gratificante en todo los sentidos un ambiente laboral muy cálido, una excelente colaboración con mi persona sin duda alguna obtuve conocimientos muy valioso sobre aspecto contable de la administración publica. DIFICULTADES: En el Concejo Municipal no tienen un departamento de contabilidad como tal, se trabaja en el espacio físico de otros departamentos lo que no permite que los pasantes realicen el trabajo cómodamente. No tienen una red de internet fija, lo que muchas veces retarda el proceso de Enteramiento, por el portal del SENIAT de las retenciones realizada en el mes por el Concejo. CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN EL PROCESO DE PASANTÍAS: Durante las pasantías obtuve conocimientos muy valiosos en el área contable, pude visualizar que las cuentas de la administración pública no son tratadas de igual forma en la administración privada. Me desenvolví en un ambiente laboral experiencias que me será útil en un futuro. Este proceso de aprendizaje fue muy gratificante ya que amplio mis conocimientos tanto en la parte contable como en la parte de nomina un valor agregado de mis pasantías. 11
17 CONCLUSION El gobierno nacional, los departamentos, los municipios, las provincias; todos deben usar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus realizaciones. Todas las entidades gubernamentales de cualquier nivel, ya sean estatal, local o nacional, deben tener contadores para poder llevar a cabo la función contable. Los Recursos que utiliza el Concejo Municipal Angostura son de titularidad pública, Es decir no existen propietarios directos, por lo que hay que fijarse en la rendición de cuentas y el control de la legalidad. Durante el periodo de pasantía pude visualizar muy de cerca lo ante mencionado, luego de los conocimientos adquiridos en la administración publica, este proceso de aprendizaje me permitió conocer y desenvolverme en el ambiente laboral de una institución publica lo que me llevo determinar la gran responsabilidad y autoridad que puede llegar a tener un Licenciado en Contaduría Publica en la Administración Publica. Las pasantías más que un requisito obligatorio para obtener el titulo de Contador Publico, es una experiencia gratificante llena de aprendizaje objetivo para los estudiantes. 12
18 RECOMENDACIONES Una vez culminado el proceso de pasantías y analizado el ambiente organizacional del Concejo Municipal Angostura se pueden implementar las siguientes líneas de acción: Acondicionar un espacio físico para el personal que desempeña funciones en el área contable,para que trabaje cómodamente y mejor organizado. Adquisición de una red de internet y equipos de computación a fin de evitar tardanzas en las actividades que se procesa en la web. Adquirir Recursos tecnológicos innovadores (programa contable). para que el personal de contabilidad pueda agilizar el trabajo y no presente retrasos en el mismo. 13
19 REFERENCIA BIBLIOGRAFIA Providencia Administrativa N 0296 (2004). [Providencia en Línea]. Disponible en: Providencia Administrativa Nº SNAT/2002/1.454 Y 1455 (2002). Disponible en: 14
20 15
21 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PLAN DE TRABAJO A C T I V I D A D E S SEMANAS Fecha de inicio: 10/10/2011 Fecha de culminación: 30/01/2012 SEMANAS A C T I V I D A D E S Instrucción por parte del Tutor Industrial del trabajo a Realizar Conocimiento del programa Administrativo y Estructura de la Nomina Elaboración de la Nomina Revisión de soportes de egresos y ingresos del mes Conciliación Bancarias Realizar Contabilidad del mes Actualización de Libros Contables Firma del Tutor Industrial Firma del Tutor Académico 16
22 Pagina web del Seguro SocialAnexo 1 Pagina web del FAOV Anexo 2 17
23 Portal del SENIAT Anexo 3 Elaboración del libro Diario Mes de Noviembre Anexo 4 18
24 Modelo de Conciliación bancaria Anexo 5 Auxiliar de Banco Anexo 6 19
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