MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA

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1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL GERENCIA GENERAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERA GUATEMALA, C. A. SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO PARA UNIDADES EJECUTORAS DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TESORERÍA PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DE SALUD PMSS- BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO BID- COMPONENTE DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Guatemala, julio de 2006

2 ÍNDICE SISTEMA INTEGRADO ADMINISTRATIVO FINANCIERO Página I. PRESENTACIÓN 1 II. OBJETIVOS GENERAL ESPECÍFICOS 2 III. NORMAS 2 IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL 19 V. FLUJOGRAMAS 20

3 5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL 30 VI. FORMATO E INSTRUCTIVOS FORMULARIO LIBRO DE BANCOS E INSTRUCTIVO FORMULARIO RENDICIÓN DE GASTOS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO (FR03), ANEXOS E INSTRUCTIVO FORMULARIO VALE DE FONDO ROTATIVO INTERNO FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN Y REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA E INSTRUCTIVO FORMULARIO VALE DE CAJA CHICA FORMULARIO INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO FORMULARIO INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL FONDO PRIVATIVO INTERNO FORMULARIO EJECUCIÓN DE LA CUOTA FINANCIERA FORMULARIO REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

4 E INSTRUCTIVO 46 VII. EJEMPLO DEL REGISTRO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 49 ANEXO # 1 Normativa de la caja chica 52 ANEXO # 2 Ejemplo de la creación de la caja chica 56 ANEXO # 3 Formulario de caja fiscal 60

5 I. PRESENTACIÓN La modernización institucional que promueve el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social MSPAS-, a través del Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud PMSS-, contempla la descentralización y desconcentración financiera, la cual permitirá la asignación de recursos presupuestarios a las Unidades Ejecutoras del MSPAS, que en primera instancia son los responsables de la ejecución de los recursos, utilizando el principio de centralización normativa y descentralización operativa. El sistema de tesorería, tal como lo indica el artículo 54 de la Ley Orgánica del Presupuesto, lo constituye el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos relativos a la administración de los recursos públicos y su aplicación para el pago de las obligaciones del Estado. Las Unidades Ejecutoras actualmente disponen de recursos de efectivo a través de los fondos rotativos, como un medio para ejecutar su presupuesto y cumplir sus obligaciones de compras menores y emergentes, y para el resto de obligaciones que representa la mayor parte de su ejecución presupuestaria, utiliza la modalidad del pago directo, que se realiza desde el MSPAS vía transferencia bancaria a la cuenta del proveedor. Para las Unidades Ejecutoras es importante contar con una herramienta de apoyo, que contenga los elementos básicos para realizar sus actividades de manera ordenada, eficiente y eficaz; por lo tanto, se establece el presente Manual de Normas y Procedimientos de Tesorería, que además incluye los formatos e instructivo necesarios para llevarlo a cabo

6 II. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Que el personal que labora en el área de Tesorería de Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social MSPAS-, tengan conocimiento de los principales procesos que permitan el desarrollo de sus actividades de manera eficiente y eficaz ESPECÍFICOS a) Permitir el registro sistemático y ordenado de los ingresos y egresos de la Unidad Ejecutora. b) Permitir que Tesorería ejerza las funciones de administración de los recursos financieros, así como el pago oportuno de las obligaciones de la Unidad Ejecutora. III. NORMAS a) El Jefe de Tesorería es responsable del cumplimiento de los procesos descritos en el presente manual. b) El Jefe de Tesorería de la Unidad Ejecutora llevará el control de la ejecución de la cuota financiera. c) La Tesorería es la encargada del manejo y control del Fondo Rotativo Interno, así como de la cuenta bancaria utilizada para tal efecto, y el respectivo Libro de Bancos, sin embargo la conciliación bancaria estará a cargo de Contabilidad. d) La Tesorería debe preparar la rendición de las operaciones del Fondo Rotativo Interno, utilizando para el efecto los formatos indicados en el presente manual. e) El manejo del Fondo Rotativo Interno se rige por lo establecido en la normativa vigente. f) Las Unidades Ejecutoras pueden realizar sus pagos, a través del Fondo Rotativo Interno, Fondo Privativo Interno, por acreditamiento en cuenta (pago directo), y otros. g) A través de un Acuerdo Interno emitido por la Gerencia Administrativa Financiera se podrá crear una o más cajas chicas; dicho fondo establecido debe estar custodiado por la persona asignada quien velará por el control del mismo y además deberá tener vigente su fianza de fidelidad. h) La autorización de los Vales de Fondo Rotativo Interno es responsabilidad del Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora, quien deberá velar por que el uso de los mismos sea para aquellos casos especiales donde el proveedor no conceda crédito, y que su liquidación sea en un término máximo de cinco (5) días calendario. i) Las cajas fiscales deben entregarse a la Contraloría General de Cuentas en las fechas establecidas en la Ley

7 IV. NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS 4.1. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO La creación del Fondo Rotativo Interno consiste en la autorización y colocación de fondos en la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora que para el efecto haya sido creada, al iniciar el ejercicio fiscal, para que cumpla con las obligaciones adquiridas por gastos de funcionamiento identificados en el presupuesto aprobado, aplicando los lineamientos descritos en la normativa vigente. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Gerencia General del MSPAS a) Recibe del MFP el Fondo Rotativo Institucional asignado al MSPAS. b) Analiza y determina la creación de los Fondos Rotativos Internos para las Unidades Ejecutoras del MSPAS. c) Gestiona ante el Despacho Ministerial el Acuerdo Ministerial para la constitución de los Fondos Rotativos Internos. d) Realiza las transferencias de fondos a las cuentas bancarias de las Unidades Ejecutoras; y e) Notifica a las Unidades Ejecutoras la creación de los Fondos Rotativos Internos, mediante el Acuerdo Ministerial. 2. Gerente Administrativo Financiero a) Recibe del nivel central del MSPAS la notificación de la constitución del Fondo Rotativo Interno a través de copia del Acuerdo Ministerial; y b) Traslada a Tesorería. 3. Jefe de Tesorería a) Recibe copia del Acuerdo Ministerial por la creación del Fondo Rotativo Interno. b) Verifica en la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora la transferencia de fondos. c) Emite recibo de ingresos autorizado por la Contraloría General de Cuentas, forma 63 A a nombre de Tesorería - 3 -

8 del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, por el monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y d) Traslada al Auxiliar de Tesorería encargado del Fondo Rotativo Interno, la documentación que respalda la creación del Fondo Rotativo Interno. 4. Auxiliar de Tesorería a) Recibe la documentación de la creación del Fondo Rotativo Interno. b) Registra la creación del Fondo Rotativo Interno en el Libro de Bancos, de acuerdo al monto de la transferencia bancaria recibida del nivel central del MSPAS; y c) Archiva la documentación de la creación del Fondo Rotativo Interno. Importante: En el proceso 4 b) el Auxiliar de Tesorería debe tomar en cuenta la creación del Fondo Rotativo Interno en el software correspondiente y por el monto autorizado

9 4.2. PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO La ampliación del Fondo Rotativo Interno se origina por la necesidad que existe en las Unidades Ejecutoras de disponer de mayores cantidades de efectivo para ejecutar su presupuesto. Una ampliación al Fondo Rotativo Interno no constituye un incremento al presupuesto, y para su utilización es necesario contar con disponibilidad presupuestaria y financiera en un proceso normal de la ejecución presupuestaria. Debido a que el Fondo Rotativo Interno es un medio de ejecución presupuestaria, es normal que al existir suficientes créditos presupuestarios, se justifique la necesidad de disponer de fondos en efectivo para ejecutar el presupuesto a través del Fondo Rotativo Interno, en caso contrario (cuando existen pocos créditos presupuestarios) no podrá utilizar el referido fondo, quedando como fondos ociosos, por lo tanto las autoridades financieras de la Unidad Ejecutora son responsables de la correcta utilización del Fondo Rotativo Interno. En el Acuerdo Ministerial de constitución de los fondos rotativos internos, se establece que la diferencia entre el Fondo Rotativo Institucional asignado al MSPAS y el monto total de los fondos rotativos internos distribuidos a las Unidades Ejecutoras, será utilizada para ampliaciones y para cubrir emergencias. También la Gerencia General Administrativo-Financiera del nivel central puede tomar la disposición de disminuir el monto autorizado del Fondo Rotativo Interno, a las Unidades Ejecutoras que de acuerdo al análisis mantienen una baja rotación y así obtener fondos para atender las ampliaciones solicitadas por otras Unidades Ejecutoras. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Gerente Administrativo Financiero Con los Jefes de Tesorería y de Presupuesto, elabora a través de oficio la justificación para solicitar ampliación al Fondo Rotativo Interno; tomando en cuenta la rotación del fondo, el porcentaje máximo que debe representar el fondo con relación al presupuesto aprobado y la congruencia entre los créditos presupuestarios y el fondo; y traslada al Director para su visto bueno. 2. Director a) Recibe la documentación para la ampliación del Fondo Rotativo Interno; y b) Aprueba la propuesta, la firma y la devuelve a la Gerencia Administrativa Financiera. 3. Gerente Administrativo Financiero a) Recibe la documentación de solicitud de ampliación al Fondo Rotativo Interno con el visto bueno del Director de la Unidad Ejecutora; y b) Realiza las gestiones ante el Departamento Financiero del nivel central del MSPAS, trasladando la solicitud de la referida ampliación

10 4. Departamento Financiero del MSPAS a) Recibe de la Unidad Ejecutora la solicitud de ampliación del Fondo Rotativo Interno. b) El Jefe del Departamento Financiero analiza con los Jefes de las Unidades de Presupuesto y Tesorería la solicitud planteada y si lo considera procedente acepta y autoriza la ampliación, emitiendo una Resolución. c) La Unidad de Tesorería del MSPAS realiza la transferencia bancaria a la cuenta de la Unidad Ejecutora; y d) Notifica a la Unidad Ejecutora a través de la Resolución. 5. Gerente Administrativo Financiero Recibe la resolución de ampliación del Fondo Rotativo Interno y la traslada a Tesorería. 6. Jefe de Tesorería a) Recibe la resolución de ampliación del Fondo Rotativo Interno. b) Verifica el ingreso de fondos a la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora. c) Emite recibo de ingresos autorizado por la Contraloría General de Cuentas, forma 63 A, a nombre de Tesorería del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, por el monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y d) Traslada al Auxiliar de Tesorería encargado del Fondo Rotativo Interno, la documentación que respalda la ampliación del Fondo Rotativo Interno. 7. Auxiliar de Tesorería a) Registra la ampliación del Fondo Rotativo Interno en el Libro de Bancos, de acuerdo al monto de la transferencia bancaria recibida del nivel central del MSPAS; y b) Archiva documentación por la ampliación del Fondo Rotativo Interno

11 4.3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO Tesorería recibe de Contabilidad las órdenes de pago, y decide de acuerdo a la normativa vigente, que expedientes puede pagar a través del Fondo Rotativo Interno y cuales a través de acreditamiento en cuenta o pago directo. En el caso de los expedientes pagados a través del Fondo Rotativo Interno, deberá preparar un informe o rendición de gastos, con el fin de que sea reintegrado el monto reportado en dicha rendición, por lo tanto deberá realizar lo siguiente: No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Jefe de Tesorería * a) Recibe de Contabilidad la orden de pago y documentación de soporte correspondiente. b) Verifica si de acuerdo a la normativa vigente es factible realizar el pago a través del Fondo Rotativo Interno; si no procede, aplica el procedimiento 4.6. (Pago directo) o devuelve a Contabilidad para su corrección; si procede, elabora el cheque a nombre del beneficiario y obtiene las firmas autorizadas. c) Registra la etapa del pagado en los formatos de Registro de la Ejecución Presupuestaria. d) Registra el movimiento en el Libro de Bancos. e) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario atendiendo a la calendarización establecida por la Unidad Ejecutora. f) Con las órdenes pagadas a través del Fondo Rotativo Interno, elabora la rendición de gastos en el formulario correspondiente (FR03) y anexos. g) Obtiene las firmas correspondientes del formulario y anexos (FR03). h) Traslada el FR03 y anexos debidamente autorizado a la Unidad de Contabilidad del Departamento Financiero del nivel central del MSPAS. i) Registra la disminución de la cuota financiera en el formato de Ejecución de la Cuota Financiera ; y j) Archiva la documentación original de soporte de la rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno

12 2. Departamento Financiero del MSPAS a) Recibe la rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno de la Unidad Ejecutora y realiza las gestiones de registro y solicitud de reintegro ante el Ministerio de Finanzas Públicas. b) Una vez obtenido el reembolso del MFP, realiza la transferencia bancaria a la cuenta monetaria de la Unidad Ejecutora por la reposición del Fondo Rotativo Interno; y c) Notifica a la Unidad Ejecutora. 3. Jefe de Tesorería * a) Recibe notificación de reposición del Fondo Rotativo Interno. b) Verifica el monto del acreditamiento en la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora. c) Emite recibo de ingresos autorizado por la Contraloría General de Cuentas, forma 63 A a nombre de Tesorería del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, por el monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y d) Registra el movimiento en el Libro de Bancos del Fondo Rotativo Interno. * O la persona que delegue. Importante: Las rendiciones de gastos del Fondo Rotativo Interno, deben realizarse a través del software desarrollado por la Gerencia General Administrativo-Financiera del MSPAS, o el software que en el futuro sea implementado por el nivel central del MSPAS

13 4.4. PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO El vale de Fondo Rotativo Interno respalda una cantidad de dinero que se entrega para la compra de bienes y/o contratación de servicios, debido a que ciertos proveedores o beneficiarios requieren el pago inmediato en el momento de la entrega de los bienes o la prestación de servicios, por lo tanto se genera el vale para que después de realizado el gasto se efectúe la liquidación del mismo. Los gastos efectuados a través de esta modalidad deben ser reportados a Contabilidad debido a que no se ha registrado la etapa del devengado. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Entrega del vale de FR Auxiliar de Tesorería a) Recibe copia de la orden de compra debidamente autorizada, para la adquisición del bien y/o servicio; por lo que elabora el vale de Fondo Rotativo Interno, dicho vale debe contar con la autorización del Gerente Administrativo Financiero, verificando que se cumpla la norma h) de Tesorería del presente manual. b) Elabora el cheque a nombre del proveedor y obtiene las firmas correspondientes. c) Registra el movimiento en el Libro de Bancos del Fondo Rotativo Interno. d) Entrega el cheque al Jefe de Compras o a la persona que él designe como responsable; y e) Transcurrido el tiempo de vigencia del vale, recibe la liquidación de compras con su documentación de soporte, (dichos gastos deben incluirse en la rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno de la Unidad Ejecutora)

14 4.5. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO Al final del ejercicio fiscal, el monto autorizado del Fondo Rotativo Interno a cargo de la Unidad Ejecutora, debe ser liquidado y entregado al Departamento Financiero del MSPAS según calendarización, y para el efecto debe reportar el total de documentos de legítimo abono del gasto efectuado y la boleta de depósito bancario que ampara el reintegro por el saldo no utilizado. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Auxiliar de Tesorería a) Elabora la rendición final del Fondo Rotativo Interno utilizando para el efecto el formulario FR03 y anexos. b) Completa el formulario Informe de Liquidación del Fondo Rotativo Interno el cual muestra la integración del Fondo Rotativo Interno. c) Si existe remanente de efectivo, realiza el reintegro a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional del MSPAS, a través de un depósito monetario. d) Registra en el Libro de Bancos el monto de lo reintegrado a través de la boleta de depósito, verificando que el saldo del Fondo Rotativo Interno haya sido liquidado en su totalidad. e) Obtiene las firmas correspondientes en los formularios de liquidación del Fondo Rotativo Interno. f) Traslada el FR03 y anexos debidamente firmados al Departamento Financiero del nivel central del MSPAS, adjuntando la boleta de depósito (en el caso de existir reintegro) y el informe de liquidación del Fondo Rotativo Interno que muestra la integración del mismo; y g) Archiva la documentación original de soporte de la liquidación final del Fondo Rotativo Interno. 2. Departamento Financiero del MSPAS Realiza las gestiones de registro de la liquidación del Fondo Rotativo Interno y entrega finiquito a la Unidad Ejecutora. Importante: La liquidación del Fondo Rotativo Interno, debe realizarse a través del software desarrollado por la Gerencia General Administrativo-Financiera del MSPAS, o el que en el futuro sea implementado por el nivel central del MSPAS

15 4.6. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO La Unidad Ejecutora traslada las órdenes de pago con la documentación de soporte al nivel central del MSPAS respetando las fechas establecidas al inicio del ejercicio fiscal; en el nivel central se lleva a cabo la gestión del acreditamiento en cuenta bancaria de los proveedores o beneficiarios. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Auxiliar de Tesorería a) Recibe de Contabilidad la documentación de soporte del pago a través del acreditamiento en cuenta al proveedor o beneficiario. b) Registra la disminución de la cuota financiera en el formato de Ejecución de la Cuota Financiera. c) Traslada la documentación de soporte al Departamento Financiero del MSPAS; y d) Con el número de UDAF asignado a cada orden de pago, registra la etapa del pagado en los formatos de Registro de la Ejecución Presupuestaria, y verifica en el SICOIN- Web el pago con el número de CUR (Comprobante Único de Registro). 2. Departamento Financiero del MSPAS Realiza las gestiones de registro y pago a los proveedores vía acreditamiento en cuenta, utilizando para el efecto el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN-Web). Importante: El procedimiento de registro de la ejecución presupuestaria por el método de pago directo, se llevará a cabo a través del Sistema Informático de Gestión SIGES

16 4.7. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS Los ingresos privativos, también denominados ingresos propios, son aquellos ingresos de efectivo que genera la Unidad Ejecutora derivados del giro normal de su actividad y otros ingresos de carácter extraordinario. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Recepción de ingresos Auxiliar de Tesorería a) La Unidad Ejecutora recibe fondos en concepto de ingresos privativos, generados por la venta de bienes o la prestación de servicios. b) Al momento de percibir dichos fondos, emite y entrega el recibo de ingresos varios, forma 63 A o cualquier otro formato autorizado por la Contraloría General de Cuentas. c) Diariamente deposita en un banco de la localidad los ingresos percibidos el día anterior, en la cuenta de fondos privativos de la Unidad Ejecutora. d) Al finalizar el mes realiza una transferencia de fondos por el total recaudado durante el mes, de la cuenta bancaria de fondos privativos internos de la Unidad Ejecutora a la cuenta bancaria constituida en el Banco de Guatemala de Fondos Privativos Tesorería Nacional. e) Registra los movimientos de ingresos y de egresos en el Libro de Bancos de la cuenta de fondos privativos internos. f) En los primeros 10 días hábiles de cada mes elabora el oficio, en el cual se indicará los conceptos y valores de los ingresos del mes anterior; así mismo, adjunta copia de la boleta del depósito bancario efectuado, y envía a la Unidad de Contabilidad del MSPAS para el registro del Comprobante Único de Registro (CUR) de ingreso en el SICOIN-Web. g) Solicita copia del CUR de ingresos elaborado por la Unidad de Contabilidad del MSPAS; y h) Archiva la documentación de soporte de los ingresos privativos

17 4.8. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS Las Unidades Ejecutoras que perciban ingresos privativos podrán solicitar dichos fondos para cubrir emergencias en la etapa de la ejecución del gasto con fuente de financiamiento 31, siguiendo los pasos descritos a continuación: No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Solicitud de constitución del Fondo Privativo Interno Jefe de Tesorería Solicita al Departamento Financiero del MSPAS a través de oficio autorizado por las autoridades de la Unidad Ejecutora, la constitución del Fondo Privativo Interno, debiendo cumplir con lo siguiente: a) Presenta certificación del saldo de los ingresos recaudados en el ejercicio fiscal anterior, emitida por Tesorería de la Unidad Ejecutora. b) Presenta fotocopia de los CUR de ingresos del ejercicio fiscal anterior. c) Proporciona número de cuenta bancaria para el manejo del Fondo Privativo Interno. Nota: Además dentro de la estructura presupuestaria de la Unidad Ejecutora debe figurar la fuente de financiamiento Jefe del Departamento Financiero del nivel central del MSPAS a) Recibe y revisa la solicitud de constitución de Fondo Privativo Interno. b) Evalúa la constitución del Fondo Privativo Interno; si no procede, devuelve a la unidad solicitante indicando los motivos; si procede, gestiona el correspondiente Acuerdo Ministerial. c) Realiza la transferencia bancaria a la cuenta bancaria aperturada; y d) Notifica a la Unidad Ejecutora la constitución del fondo privativo interno 3. Liquidación del fondo privativo interno Auxiliar de Tesorería La liquidación del Fondo Privativo Interno, se realizará al momento de que la Unidad Ejecutora haya utilizado el 100% de los fondos asignados, o en el mes de diciembre. No obstante, deberá realizar mensualmente liquidaciones parciales no reembolsables, en los formularios FR03 y sus

18 respectivos anexos. a) La Unidad Ejecutora liquida parcial o totalmente el Fondo Privativo Interno, afectando la fuente de financiamiento 31 en el formulario FR03 y anexos. b) Al elaborar la liquidación final, adjunta la boleta de depósito monetario efectuado en la cuenta bancaria que indique el nivel central del MSPAS, por la devolución del saldo no utilizado. c) Al momento de liquidar el Fondo Privativo Interno, deberá elaborar el formulario de Informe de Liquidación de Fondo Privativo Interno el cual muestra la integración de dicho fondo; y d) Traslada al Departamento Financiero para el registro correspondiente Importante: La liquidación del Fondo Privativo Interno, se realizará a través del formulario FR03 y sus respectivos anexos, cambiando en el título y en el contenido del formulario y anexos, la palabra Rotativo por Privativo ; y el informe de liquidación del Fondo Privativo Interno, o bien, utilizando el software que en el futuro sea implementado por el nivel central del MSPAS

19 4.9. PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA La caja chica es un fondo de efectivo que la Unidad Ejecutora utiliza para la adquisición de bienes y/o contratación de servicios emergentes y por montos menores, con cargo al Fondo Rotativo Interno. La utilización de caja chica tiene como objetivo agilizar la ejecución de gastos de la Unidad Ejecutora, ya que a través de las liquidaciones necesarias se dá el uso óptimo al efectivo en las adquisiciones menores, cubriendo de forma inmediata las necesidades de los servicios para prestar una atención eficiente y eficaz. Para el manejo de la caja chica se debe aplicar lo establecido en la normativa interna vigente (actualmente es el Acuerdo Ministerial No. SP-M de fecha 11 de agosto de 2004) Anexo # 1 de este módulo. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Gerente Administrativo Financiero a) Emite y firma el Acuerdo Interno de constitución de una o más cajas chicas para la Unidad Ejecutora, de acuerdo a la magnitud o complejidad de la dependencia (Ver ejemplo en Anexo # 2) El Acuerdo Interno debe establecer el monto autorizado, el responsable del manejo y control, el destino específico del fondo (Grupo 1 Servicios no personales y Grupo 2 Materiales y suministros), la cantidad máxima de cada gasto, los documentos de soporte, el registro, reposición y liquidación final del fondo; y b) Traslada al Director para la firma correspondiente. 2. Director a) Recibe y revisa; si no está de acuerdo, devuelve indicando las razones; si está conforme, firma el Acuerdo Interno; y b) Devuelve a la Gerencia General Administrativa Financiera el Acuerdo Interno debidamente autorizado. 3. Gerente Administrativo Financiero a) Recibe el Acuerdo Interno con la firma del Director; y b) Traslada a Tesorería de la Unidad Ejecutora. 4. Auxiliar de Tesorería a) Emite el cheque de constitución del fondo de la caja chica a nombre de la persona responsable del mismo, con base a lo indicado en el Acuerdo Interno de la Gerencia Administrativa Financiera (el cheque emitido corresponde

20 a la cuenta del Fondo Rotativo Interno de la Unidad Ejecutora); y b) Entrega el cheque al responsable del fondo de la caja chica, adjuntando copia del Acuerdo Interno correspondiente. 5. Encargado de Caja Chica a) Gestiona la fianza de fidelidad. b) Recibe el cheque por el monto autorizado de caja chica. c) Registra el monto recibido en Libro de Caja Chica, autorizado por la Contraloría General de Cuentas; en el mismo anotará tanto los ingresos como los egresos efectuados con la caja chica; y d) Cobra el cheque y guarda el efectivo en un lugar seguro y bajo llave o en una caja fuerte; o bien realiza la apertura de una cuenta bancaria a nombre de la Unidad Ejecutora (previa autorización de la Gerencia Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora)

21 4.10. PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA El Encargado de Caja Chica deberá observar que los gastos efectuados correspondan al grupo 1 y 2 del Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, de acuerdo a la normativa vigente (Acuerdo Ministerial No. SP-M ). Y deberá solicitar la reposición o reintegro del fondo, cuando haya gastado hasta un 75% del valor de la asignación o el porcentaje que establezca la normativa interna para tal efecto. Para respaldar los gastos efectuados a través de la caja chica, constituyen documentos de soporte las facturas autorizadas por la Superintendencia de Administración Tributaria, los recibos y otras formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas; constancias de ingresos a almacén y/o constancias de recepción del servicio. Para la liquidación y reposición del fondo, el Encargado de Caja Chica deberá presentar dicha documentación en el formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica Al final del ejercicio fiscal el fondo de caja chica debe ser liquidado en su totalidad y entregado a Tesorería de la Unidad Ejecutora. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Encargado de Caja Chica a) Recibe la solicitud de pedido para la adquisición del bien y/o servicio emergente. b) Realiza la compra directamente o entrega efectivo, respaldado por un vale de caja chica, por la cantidad solicitada, a la persona interesada, para que realice la compra del bien o el pago del servicio de inmediata adquisición. c) Registra el movimiento efectuado en el Libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas. d) La persona interesada liquida el vale de caja chica, adjuntando la factura original, el ingreso a almacén y/o la constancia de la recepción del servicio y la boleta de depósito o efectivo en caso de existir sobrante. e) El Encargado de Caja Chica, con los documentos pagados, elabora la liquidación de gastos en el formulario Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica adjuntando la documentación de soporte de los pagos efectuados (si es liquidación final adjunta boleta de depósito por el reintegro de efectivo no utilizado, a la cuenta bancaria del Fondo Rotativo Interno de la Unidad Ejecutora); y f) Traslada a Contabilidad para la revisión y registro

22 2. Jefe de Contabilidad * a) Recibe y revisa que la Liquidación y Reposición de Caja Chica cumpla con los requisitos y con la documentación de soporte correspondiente; si no cumple, devuelve para su corrección; si cumple, registra la etapa del compromiso y devengado en los formatos de Registro de la Ejecución Presupuestaria ; y firma. b) Gestiona la firma del Gerente Administrativo Financiero en el formulario de Liquidación y Reposición del Fondo de Caja Chica ; y c) Traslada la liquidación a Tesorería para el reintegro correspondiente. 3. Jefe de Tesorería * a) Recibe la liquidación de gastos de caja chica (la liquidación conteniendo los documentos de soporte de los gastos efectuados, deberá ser incluida en la rendición de gastos del Fondo Rotativo Interno de la Unidad Ejecutora). b) Emite cheque de reposición o reintegro del fondo de caja chica a nombre del responsable del mismo. c) Registra el movimiento en el Libro de Bancos de la cuenta del Fondo Rotativo Interno; y d) Entrega el cheque al responsable del fondo de caja chica. * O la persona que designe

23 4.11. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL La caja fiscal contiene los ingresos y egresos de la Unidad Ejecutora, la cual debe entregarse a la Contraloría General de Cuentas, conforme al registro de cuentadancia de la Unidad Ejecutora. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1. Jefe de Tesorería * a) Utilizando las hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (forma 200-A-3) detalla por separado los ingresos y los egresos de la Unidad Ejecutora (Anexo # 3). b) Diariamente registra los movimientos de ingresos y de egresos, y al finalizar el mes realiza el resumen correspondiente. c) Obtiene las firmas correspondientes en la caja fiscal (Persona que elabora, Jefe de Tesorería, Jefe de Contabilidad, Gerente Administrativo Financiero y Director); y d) Presenta a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas de la localidad la caja fiscal, dentro del plazo establecido en la normativa vigente (5 días después del cierre mensual), solicitando firma de recibido. * O la persona que designe

24 V. FLUJOGRAMAS 5.1. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS CREACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO No. ENTE RECTOR GERENCIA GENERAL DEL MSPAS GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO U N I D A D E J E C U T O R A JEFE DE TESORERÍA AUXILIAR DE TESORERÍA Inicio a) Recibe del MFP el Fondo Rotativo Institucional asignado al MSPAS b) Analiza y determina la creación de los Fondos Rotativos Internos para Unidades Ejecutoras del MSPAS 1. c) Gestiona ante el Despacho Ministerial el Acuerdo Ministerial para la constitución de los fondos rotativos internos 2. d) Realiza las transferencias de fondos a las cuentas bancarias de las UE; y e) Notifica a las Unidades Ejecutoras a) Recibe notificación de constitución del FRI a través de copia del Acuerdo Ministerial; y b) Traslada a Tesorería a) Recibe copia del Acuerdo Ministerial de creación del FRI b) Verifica en la cuenta bancaria de la UE la transferencia de fondos c) Emite recibo de ingresos autorizado por la CGC (forma 63-A) a nombre de la Tesorería del MSPAS, por el monto recibido y lo envía a Tesorería del MSPAS; y d) Traslada al Auxiliar de Tesorería encargado del FRI, la documentación correspondiente. a) Recibe documentación de creación del FRI; y b) Registra la creación del FRI en el libro bancos, y c) Archiva Fin

25 5.2. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS No. DIRECTOR EJECUTIVO AMPLIACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO U N I D A D E J E C U T O R A ENTE RECTOR GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA TESORERÍA DEPARTAMENTO FINANCIERO (MSPAS) Inicio 1. a) Recibe documentación para ampliación del FRI; y Con Jefes de Tesorería y Presupuesto, elabora la justificación para solicitar ampliación y traslada para el visto bueno del Director b) Aprueba la propuesta, firma y devuelve a la Gerencia a) Recibe documentación firmada por el Director; y b) Traslada al Departamento Financiero del Nivel central para la gestión correspondiente a) Recibe la solicitud de ampliación del FRI 4. b) Analiza con los Jefes de las Unidades de Presupuesto y Tesorería y si es procedente autorizan la ampliación, emitiendo una Resolución Recibe la Resolución de ampliación del FRI y traslada a Tesorería Jefe de Tesorería a) Recibe la resolución de ampliación del FRI b) Verifica el ingreso de fondos a la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora c) La Unidad de Tesorería realiza la transferencia bancaria a la cuenta del la Unidad Ejecutora; y d) Notifica a la Unidad Ejecutora el contenido de la Resolución c) Emite recibo 63"A por el monto recibido y lo envía al nivel central del MSPAS; y d) Traslada al Encargado del FRI 7. Auxiliar de Tesorería a) Registra la ampliación del FRI en el libro de bancos; y b) Archiva Fin

26 5.3. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS No. PAGO Y RENDICIÓN DE GASTOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO U N I D A D E J E C U T O R A E N T E R E C T O R JEFE DE TESORERÍA * DEPARTAMENTO FINANCIERO (MSPAS) Inicio a) Recibe de Contabilidad la orden de pago con su documentación de soporte b) Verifica si de acuerdo a la normativa vigente es factible realizar el pago a través del FRI; si no procede, aplica proceso 4.6. (pago directo) o devuelve a Contabilidad para su corrección; si procede, elabora el cheque a nombre del beneficiario y obtiene las firmas autorizadas c) Registra la etapa del pagado en el formato correspondiente d) Registra la transacción en el libro de bancos 1. e) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario, según calendarización f) Con las órdenes pagadas a través del FRI, elabora la rendición de gastos en el formulario FR03 y anexos g) Obtiene las firmas correspondientes del formulario (FR03) y anexos h) Traslada el FR03 y anexos debidamente autorizado a la Unidad de Contabilidad del Departamento Financiero del MSPAS, y i) Afecta la programación financiera; y j) Archiva la documentación original de soporte de la rendición de gastos del FRI a) Recibe la notificación de reposición del FRI b) Verifica el monto acreditado en la cuenta bancaria de la Unidad Ejecutora c) Emite recibo de ingresos 63"A por el monto recibido y lo envía al Departamento Financiero del MSPAS; y d) Registra el movimiento en el Libro de Bancos del FRI a) Recibe de la Unidad Ejecutora la rendición de gastos del FRI y realiza las gestiones para el registro y solicitud de reintegro ante el ente rector del MFP b) Una vez obtenido el reembolso del MFP, realiza la transferencia bancaria a la cuenta monetaria de la Unidad Ejecutora; y c) Notifica a la Unidad Ejecutora Fin * O la persona que delegue

27 5.4. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS VALES DE FONDO ROTATIVO PARA COMPRAS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATIVO INTERNO No. AUXILIAR DE TESORERÍA Inicio Entrega del vale de fondo rotativo a) Recibe copia de la orden de compra debidamente autorizada, para la adquisición del bien y/o contratación de servicio; por lo que elabora el vale de FRI b) Elabora el cheque a nombre del proveedor y obtiene las firmas correspondientes 1. c) Registra el movimiento en el libro de bancos del FRI d) Entrega el cheque al Jefe de Compras o la persona que él designe como responsable; y e) Transcurrido el tiempo de la vigencia del vale, recibe la liquidación de compras con la documentación de soporte (dichos gastos deben incluirse en la rendición de gastos del fondo rotativo interno) Fin

28 5.5. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS LIQUIDACIÓN DEL FONDO ROTATIVO INTERNO No. AUXILIAR DE TESORERÍA DE LA UNIDAD EJECUTORA DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL NIVEL CENTRAL DEL MSPAS Inicio 1. a) Elabora la rendición final del Fondo Rotativo Interno, utilizando para el efecto el formulario FR03 y anexos b) Completa el formulario Informe de Liquidación del Fondo Rotativo el cual muestra la integración del Fondo Rotativo Interno c) Sí existe remanente de efectivo, realiza el reintegro a la cuenta del Fondo Rotativo Institucional del MSPAS, a través de un depósito monetario d) Registra en el libro de bancos el monto de lo reintegrado a través de la boleta de depósito, verificando que el saldo del Fondo Rotativo Interno haya sido liquidado en su totalidad e) Obtiene las firmas correspondientes en los formularios de liquidación del Fondo Rotativo Interno f) Traslada el FR03 y anexos debidamente firmado al Departamento Financiero del MSPAS, adjuntando la boleta de depósito (en caso de existir reintegro), y el informe de liquidación del FRI; y 2. g) Archiva documentación Realiza las gestiones de registro de la liquidación del fondo rotativo interno y entrega finiquito a la Unidad Ejecutora Fin

29 5.6. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DIRECTO GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS PAGO DIRECTO No. AUXILIAR DE TESORERÍA DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL MSPAS Inicio 1. a) Recibe de Contabilidad la documentación de soporte b) Registra la disminución de la cuota financiera en el formato correspondiente c) Traslada la documentación de soporte al Departamento Financiero del MSPAS; y d) Con el número de UDAF asignado a cada orden de pago registra la etapa del pagado en los formatos de Registro de la Ejecución Presupuestaria y verifica en el SICOIN-Web el pago con el número de CUR 2. Realiza las gestiones de registro y pago a los proveedores vía acreditamiento en cuenta, utilizando el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOINWEB- Fin

30 5.7. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS RECEPCIÓN DE LOS INGRESOS PRIVATIVOS No. AUXILIAR DE TESORERÍA Inicio 1. a) La Unidad Ejecutora recibe fondos en concepto de ingresos privativos b) Emite y entrega el recibo de ingresos varios, forma 63 "A" o cualquier otro formato autorizado por la Contraloría General de Cuentas c) Diariamente deposita en un banco de la localidad los ingresos percibidos el día anterior, en la cuenta bancaria de fondos privativos de la Unidad Ejecutora d) Al finalizar el mes realiza transferencia de fondos por el total recaudado, de la cuenta bancaria de fondos privativos de la UE a la cuenta bancaria constituida en el Banguat de Fondos Privativos Tesorería Nacional e) Registra el movimiento de ingresos y de egresos en el Libro de Bancos de la cuenta de Fondos Privativos f) Mensualmente elabora y envía oficio y la boleta de depósito bancario a la Unidad de Contabilidad del MSPAS, para el registro del Comprobante Único de Registro de Ingresos (CUR) en el SICOIN-Web g) Solicita copia del CUR de ingresos elaborado por la Unidad de Contabilidad del MSPAS; y h) Archiva Fin

31 5.8. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS No. CONSTITUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LOS FONDOS PRIVATIVOS INTERNOS UNIDAD EJECUTORA JEFE DE TESORERÍA AUXILIAR DE TESORERÍA JEFE DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DEL MSPAS Inicio 1. Solicitud de constitución del Fondo Privativo Interno Solicita al Departamento Financiero del MSPAS a través de oficio la constitución del Fondo Privativo Interno, debiendo cumplir con lo siguiente: a) Presenta certificación del saldo de los ingresos recaudados durante el ejercicio fiscal anterior, emitida por Tesorería de la Unidad Ejecutora b) Presenta fotocopia de los CUR de ingresos del ejercicio fiscal anterior c) Proporciona número de cuenta bancaria para el manejo del Fondo Privativo Interno a) Recibe y revisa la solicitud de constitución de Fondo Privativo Interno 2. Nota: Además dentro de la estructura presupuestaria de la Unidad Ejecutora debe figurar la fuente de financiamiento 31 Liquidación del Fondo Privativo Interno La liquidación del FPI, se realizará al momento de que la UE haya utilizado el 100% de los fondos, o en el mes de diciembre. No obstante, deberá realizar mensualmente liquidaciones parciales, en los respectivos formularios. b) Evalúa la constitución del FPI; si no procede devuelve a la unidad solicitante indicando los motivos; si procede, gestiona el Acuerdo Ministerial c) Realiza la transferencia bancaria a la cuenta bancaria aperturada; y d) Notifica a la Unidad Ejecutora la constitución del fondo privativo interno 3. a) La Unidad Ejecutora liquida parcial o totalmente el Fondo Privativo Interno, afectando la fuente de financiamiento 31 en el formulario FR03 y anexos b) Al elaborar la liquidación final, adjunta la boleta de depósito monetario por la devolución del saldo no utilizado, en la cuenta bancaria que indique el nivel central del MSPAS c) Al momento de liquidar el FPI, deberá elaborar el formulario de Informe de Liquidación de Fondo Privativo Interno el cual muestra la integración de dicho fondo; y d) Traslada al Departamento Financiero para el registro correspondiente Fin

32 5.9. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE CAJA CHICA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS CREACIÓN DE CAJA CHICA No. DIRECTOR GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO AUXILIAR DE TESORERÍA ENCARGADO DE CAJA CHICA Inicio 1. a) Emite y firma Acuerdo Interno de constitución de caja chica; y 2. a) Recibe y revisa; si no está de acuerdo devuelve indicando los motivos; si está conforme, firma; y b) Traslada el Acuerdo Interno al Director para firma b) Devuelve a la Gerencia General Administrativa Financiera el Acuerdo Interno autorizado a) Recibe el Acuerdo Interno con la firma del Director; y b) Traslada a Tesorería de la Unidad Ejecutora a) Emite el cheque de constitución del fondo de caja chica a nombre de la persona responsable; y b) Entrega el cheque, adjuntando copia del Acuerdo Interno a) Gestiona la fianza de fidelidad 5. b) Recibe el cheque por el monto autorizado de caja chica c) Registra el monto recibido en Libro de Caja Chica, autorizado por la Contraloría General de Cuentas; y d) Cobra el cheque y guarda el efectivo en un lugar seguro, o apertura cuenta bancaria a nombre de la UE Fin

33 5.10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS RENDICIÓN DE GASTOS Y REPOSICIÓN DE CAJA CHICA No. ENCARGADO DE CAJA CHICA JEFE DE CONTABILIDAD * JEFE DE TESORERÍA * Inicio a) Recibe la solicitud de pedido para la adquisición del bien y/o servicio emergente b) Realiza la compra directamente o entrega efectivo respaldado por un vale de caja chica por la cantidad solicitada, a la persona interesada, para que realice la compra del bien o el pago del servicio de inmediata adquisición c) Registra el movimiento efectuado en el Libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas d) La persona interesada liquida el vale de caja chica, adjuntando la factura original, el ingreso a almacén y/o la constancia de la recepción del servicio y la boleta de depósito o efectivo en caso de existir sobrante e) El Encargado de Caja Chica, con los documentos pagados, elabora la liquidación de gastos en el formulario Liquidación y reposición del fondo de caja chica adjuntando la documentación de soporte de los pagos efectuados; y f) Traslada a Contabilidad para la revisión y registro a) Recibe y revisa que la Liquidación y Reposición de Caja Chica cumpla con requisitos; si no cumple, devuelve para corrección; si cumple, registra la etapa del compromiso y devengado, y firma b) Gestiona la firma del Gerente Administrativo Financiero en el formulario de liquidación; y c) Traslada a Tesorería para el reintegro correspondiente a) Recibe la liquidación de gastos de caja chica (Deberá incluir dichos gastos en la rendición del FRI) b) Emite cheque de reposición o reintegro de caja chica a nombre del resonsable c) Registra el movimiento en el Libro de Bancos de la cuenta del fondo rotativo interno; y d) Entrega el cheque al responsable del fondo de caja chica Fin * O la persona que designe

34 5.11. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS ELABORACIÓN DE LA CAJA FISCAL No. JEFE DE TESORERÍA * 1. Inicio a) Utilizando las hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (forma 200-A-3) detalla por separado los ingresos y los egresos de la Unidad Ejecutora b) Diariamente registra los movimientos de ingresos y de egresos, y al finalizar el mes realiza el resumen correspondiente c) Obtiene las firmas correspondientes en la caja fiscal (Persona que elabora, Jefe de Tesorería, Jefe de Contabilidad, Gerente Administrativo Financiero y Director); y d) Presenta a la delegación de la Contraloría General de Cuentas de la localidad la caja fiscal, dentro del plazo establecido en la normativa vigente, solicitando firma de recibido Fin * O la persona que delegue

35 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL, GUATEMALA, C. A. VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 6.1. FORMULARIO LIBRO DE BANCOS E INSTRUCTIVO NOMBRE DEL ÁREA DE SALUD / HOSPITAL LIBRO DE BANCOS FONDO ROTATIVO INTERNO BANCO XYZ CUENTA No. 322-XXXXXX-1 ENERO DE 2006 CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES Día No. De Documento Tipo de Documento CH N/C N/D CH DEP Descripción Saldo Inicial Ferretería ABC Reposición No. 2 del fondo rotativo Cheque rechazado (Endoso Incorrecto) Juan Pérez (vale No. 5) Reintegro de viáticos según formulario VL 48 Debe 3, , , , No. Resolución de autorización de la Contraloría General de Cuentas Haber 6, Saldo 25, , , , , , ,000.00

36 Instructivo del formulario Libro de Bancos e instructivo 1) Denominación del formulario Libro de Bancos. 2) Objetivo Llevar el registro y control del movimiento de bancos y su saldo correspondiente. 3) Responsabilidad El Jefe de Tesorería es el responsable de la correcta elaboración del Libro de Bancos. 4) Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario Logotipo: la esquina superior izquierda está destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Identificación: en la parte superior central debe indicar el nombre del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa, el nombre del formulario Libro de Bancos y abajo la descripción Fondo Rotativo Interno Sello de autorización: la parte superior derecha corresponde al sello de autorización de la Contraloría General de Cuentas y abajo del mismo el número correlativo de folio. El número de Resolución de autorización de la Contraloría General de Cuentas debe aparecer en la parte inferior del formulario. Centro superior de la forma Debe identificar lo siguiente: a) identificación de la institución bancaria. b) Identificación del número de cuenta bancaria. c) Identificación del mes y año de los movimientos del Libro de Bancos. d) Identificación de la unidad monetaria utilizada para expresar las cifras. Cuerpo del formulario Día: identifica el día del movimiento bancario. No. de documento: corresponde al número del documento de soporte del movimiento bancario. Tipo de documento: los parámetros para identificar los tipos de documentos son los siguientes: Parámetro Descripción Tipo de Movimiento CH Cheque Haber N/C Nota de crédito Debe N/D Nota de débito Haber DEP Depósito Debe CHP Cheque prescrito Debe OT Otros (De acuerdo a la circunstancia) Descripción: corresponde a la descripción de los movimientos realizados en el Libro de Bancos y puede incluir el nombre de los beneficiarios. Columnas debe, haber y saldo: identifica los movimientos bancarios débito y crédito y el respectivo saldo de la cuenta bancaria. Totales: muestra la sumatoria del debe y el haber, así como el saldo del banco, cuando es utilizado más de una hoja se anota la palabra van y al inicio de la siguiente hoja vienen

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