PROCESADORES DE TEXTO: WORD. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES

Transcripción

1 PROCESADORES DE TEXTO: WORD. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES a) Concepto Un procesador de t ext o es una aplicación informát ica dest inada a la creación o modificación de documentos escrit os por medio de una computadora. Represent a una alternat iva moderna a la ant igua máquina de escribir, siendo mucho más potente y versátil que ésta. Los procesadores de t extos brindan una amplia gama de funcionalidades t ipográficas, idiomát icas u organizat ivas, con diversas variant es según el programa de que se disponga. Como regla general, t odos pueden t rabaj ar con dist int os t ipos y t amaños de let ra, formato de párrafo y efectos artísticos, además de brindar la posibilidad de intercalar o superponer imágenes u otros obj etos gráficos dentro del texto. Como ocurre con la mayoría de las herramient as informát icas, los t rabaj os realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados documentos, así como impresos a través de diferentes medios. Los procesadores de t ext o t ambién incorporan desde hace algunos años correct ores de ort ografía y gramát ica, así como diccionarios mult ilingües y de sinónimos que facilitan en gran medida la labor de redacción. b) Procesadores de texto más populares Los procesadores de t exto más populares son OpenOffice.org Writer, Microsoft Word, Corel WordPerfect, así como la proporcionada por Google Docs & Spreadsheets: OpenOffice.org Writer es el procesador de textos de la suite ofimática OpenOffice.org. Permite exportar archivos de texto a los format os PDF y HTML sin soft ware adicional, lo que permite que pueda ser utilizado como editor para crear y editar páginas web. Microsoft Word fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene int egrado en la suite ofimática Microsoft Office, aunque también es vendido de forma independiente e incluido en la Suite de Microsoft Works. Ha llegado a ser el procesador de texto más popular del mundo. WordPerfect es propiedad de la compañía de software Corel Corporation. Alcanzó su máxima popularidad a finales de los 80 y a principios de los 90. Durant e muchos años fue considerado el estándar de hecho en su sector, si bien luego sería eclipsada, en vent as y en popularidad, por Microsoft Word.

2 CREACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL DOCUMENTO. GESTIÓN, GRABACIÓN, RECUPE- RACIÓN E IMPRESIÓN DE FICHEROS. PERSONALIZACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO Hay varias formas de abrir Word: Desde el menú Inicio Desde el icono de Word que puede estar sit uado en el escritorio, en la barra de tareas, en la barra de Office o en el menú Inicio. Desde un documento Word situado en el escritorio o en la lista del Explorador de Windows. Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y desde ahí se pueden arrancar prácticamente t odos los programas que están instalados en el ordenador. Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botón se despliega un menú parecido al que ves a continuación; al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas, se desplegará una lista con los programas que hay instalados en t u ordenador. En esta imagen tienes un ej emplo de una lista con programas. Hay que buscar el elemento Microsoft Office Word 2003 y hacer clic sobre él para que se arranque.

3 PANTALLA INICIAL Al abrir Word aparece una pant alla inicial como est a. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las del tema) puede no coincidir exactamente con la que ve cada usuario en su ordenador, ya que cada cual puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento (personalizando su ent orno de trabaj o). En la parte superior está, en color azul, la barra de título, en la que aparece el nombre del document o sobre el que est amos t rabaj ando. La barra de menús. Desde l os menús de est a barra se pueden ej ecut ar t odos l os comandos de Word En Word 2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consist e, básicament e, en most rar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando. La barra de herramientas estándar contiene iconos para ej ecut ar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guar dar, Copi ar, Pegar, etc. En realidad, la barra que ves aquí esta formada por dos barras, la barra est ándar y la barra de format o.

4 El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el moment o de abrirlo. Por ej emplo, en la imagen de la parte superior de esta página acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de tareas que aparece es "Nuevo documento" que nos o- frece los comandos más útiles para esa situación: nos muestra los documentos recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc. Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabaj o con imágenes, como puedes ver en la figura de la derecha. En la primera línea del panel de tareas apareceré el título del panel, en este último ej emplo el t ítulo es "Insertar imagen". Cuando abrimos Word sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Document o1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Si aparece el dibuj o de un clip con oj os (este es el ayudante del Office) que te ofrece ayuda, puedes clic donde dice "Cerrar", para que desaparezca (si no se va a usar la ayuda de Office). Para cerrar Word hacer clic en el bot ón cerrar o mediante la combinación de t e- clas ALT+F4. Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO o ENTER; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta automát icamente de línea.

5 Hay una pequeña barra vert ical parpadeant e que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir l a siguiente letra que tecleemos. No hay que confundir el punto de inserción con el puntero del ratón. Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las t e- clas de dirección, mueves el punt o de inserción. Cuando se comete un error y se cae en la cuenta inmediatamente, se pulsa la tecla RETROCESO o BACKSPACE, que retrocede una posición borrando la últ ima letra tecleada (la tecla RETROCESO puede ser una flecha grande hacia la izquierda). Cuando se cae en la cuenta del error después de haber escrit o unas cuantas letras más, hay que pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda (de las teclas de dirección), que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces se pulsa RETROCESO para borrar el error. Por último, si el punt o de inserción lej os de donde está el error, hay que mover el ratón hast a colocar el puntero det rás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; el punto de inserción se desplaza j usto a esa posición y entonces ya se puede pulsar RETROCESO. En cualquier caso, para borrar una palabra o t exto, se puede sombrear la palabra o texto y hacer clic en la tecla RETROCESO. PLANTILLAS Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plant illa se guarda internament e el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, et c., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plant illa puede sernos út il cuando usamos muchas veces un document o con la misma est ructura. Por ej emplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remit ente, el asunt o, et c. Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantillas de documento (.doc)

6 La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Word dispone de muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. Para utilizar las plant illas hay que abrir un document o nuevo desde el menú Archivo, como puedes ver en esta imagen. No se puede utilizar el icono Nuevo documento en blanco de la barra est ándar, ya que si lo hacemos de esa forma se abrirá direct amente un nuevo documento en blanco con la plantilla predeterminada. Como se puede ver en la imagen, hay varias posibilidades a la hora de elegir una plant illa: Plantillas en Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos. En mi PC..., es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro del ordenador. Esta es la opción más utilizada y que vamos a ver a

7 cont inuación. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plant illas que cont iene varias pest añas o fichas si pulsamos en la ficha Cart as y faxes verás algo similar a la siguiente imagen. En mis sitios Web..., te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla. El siguiente cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y faxes (si bien puede elegirse cualquier otra). Hay que hacer doble clic en la plantilla que nos interese, por ej emplo, Fax profesional, y asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no modificar la plantilla. GUARDAR. GUARDAR COMO Se pueden ut ilizar los comandos Guardar y Guardar como... del menú Archivo (o el icono de la barra est ándar) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo cont iene.

8 Al ut ilizar el comando Guar dar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento. Sin embargo, si se utiliza el comando Guar dar con un documento nuevo, que no ha sido guardado nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como. En la parte cent ral de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo Guar dar en, en este caso Mis document os. Para guardar un archivo hay que tener en cuent a estos tres campos del cuadro de diálogo: Guardar en, aquí hay que indicar la carpeta o directorio dent ro del cual se va a guardar el documento. Por defecto, aparecerá la carpeta predeterminada Mis document os; para guardar el archivo en otra carpeta, hay que buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en. Nombre del archivo, aquí debes indicar el nombre que se dará al documento. Guardar como tipo selecciona el tipo de formato que tendrá el documento ej emplo: documento.doc, texto sin formato.txt, formato HTML, etc. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA La revisión ort ográfica y gramat ical es ot ra de las grandes aport aciones de los procesadores de t ext o, y Word 2003 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mej oradas not ablemente desde las primeras versiones. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstant e conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no

9 quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que t iene Word para det ect ar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, j unto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ej emplo, si escribimos "La bibliograf ía del gran escrit or Miguel Delibes es muy bast a" y " Vast a ya de grit ar!" Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vast a" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vast a" y en el segundo caso "bast a". La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ej emplo "Los libros son buenas", donde no concuerdan el genero del suj eto y del adj et ivo. Existen dos formas básicas de revisar la ortografía: revisar una vez concluida la introducción del texto, o revisar mientras se va escribiendo el texto. Para Revisar al finalizar se debe ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha Ortografía y gramática; aparecerá un cuadro de diálogo como est e, y hay que dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía mientras se escribe.

10 Una vez int roducido todo o part e de nuestro document o, hay tres formas de revisar la ortografía: 1. Haciendo clic en el icono Revisar de la barra estándar. 2. Pulsando F7. 3. En el menú Herramientas, seleccionando Ortografía y gramática. Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se det endrá y nos mostrará una vent ana informándonos de ello. Dependiendo del t ipo de error que haya encont rado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana. Vamos a verlo con el ej emplo que se muestra en esta imagen. En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se est á utilizando en la corrección, en este caso, el Español. En la zona t itulada "No se encont ró", aparece en color roj o la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se encuentra esa palabra. Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en est e, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el error era el cambio de la B por la V. En est e caso la primera sugerencia de la list a es la correct a, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para seleccionarla.

11 Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar t odas", pero veamos el significado de cada uno de ellos: Omitir una vez. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y cont inúa revisando el documento. Omitir todas. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alt o sin realizar ninguna acción sobre ella. Cont inúa revisando el documento. Agregar al diccionario. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo t anto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada. Por ej emplo, si no queremos que detecte como error nuestro nombre. Cambiar. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y pulsar este botón. Cambiar todas. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la palabra no encontrada. Autocorrección. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la list a de sugerencias a la lista de Autocorrección. Más adelant e se explica en qué consiste la autocorrección. CONFIGURAR PÁGINA Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoj a de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar. Estos márgenes se definen en el menú Archivo, Configurar página... se nos muest ra el cuadro de dialogo que se muestra más adelante, con tres pestañas (Márgenes, Papel, Diseño). En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fij ar los márgenes tecleando los centímetros (cm.) deseados en cada campo: Superior: indicar la debemos distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento. Inferior: indicaremos la dist ancia ent re la última línea del document o y el borde inferior de la página.

12 Izquierdo: introduciremos la distancia ent re el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento. Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del document o. Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro. Posición del margen interno. Posición del margen int erno, normalmente se refiere al margen de encuadernación. En Orientación, indicamos si la página tiene orientación vert ical (la más usual) u horizont al (t ambién llamada apaisada). TABLAS Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y trat amientos sobre las filas y columnas. Por ej emplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.

13 Otra ut ilidad de las tablas es su uso para mej orar el diseño de los documentos ya que facilit an la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos, pues, que est a forma de organizar los dat os es mucho más pot ente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. Creación de tablas. Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: con el Menú Tabla, con el icono de la barra estándar o dibuj ándola con el rat ón. Para insert ar una t abla debemos ir al menú Tabla, Insert ar, opción Tabla... y se abrirá un cuadro de diálogo como este, en el que debemos indicar: Número de columnas. Número de f il as. Autoaj uste. Aquí tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la t a- bla: o Ancho de columna fij o. Si lo dej amos en automát ico aj ust ará el ancho para que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página. o Autoaj ustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o gráficos que contenga cada columna.

14 o Aj ustar a la ventana. El tamaño se aj usta al tamaño de la ventana del visualizador Web, si cambia el t amaño de la ventana, la t abla se aj ust a al nuevo tamaño. Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya est ablecidos, como, por ej emplo, Tabla clásica 2 que es el que se ve en la imagen. Word aplicará las características del format o elegido a nuestra tabla. Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, aj ustes y format o act uales de la t abla para ut ilizarlos como valores por defect o cuando creemos nuevas tablas. IMÁGENES Para insertar una imagen debemos ir al menú Insertar, Imagen... Podemos elegir ent re: Imágenes prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución.

15 Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fot ográficas procedent es de cámaras digit ales, de Int ernet, de programas como Phot oshop, Fireworks, PaintShopPro, et c. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo... Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no est án relacionados unos con ot ros. Est as imágenes admit en cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intent amos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Sobre las imágenes pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el t amaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas, fundamentalment e la Barra de Imagen. Desde el menú Insertar, Imagen, también se pueden insertar Dibujos creados con Word (mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.) y WordArt (rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones). GRÁFICOS Para insertar un gráfico debemos ir al menú Insertar, Imagen, Gráficos... Sobre los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el t amaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas, fundament almente la Barra de Dibuj o. IMPRESIÓN Se puede imprimir de dos formas: Desde el icono imprimir de la barra estándar. Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característ ica de impresión. Se pincha en el icono de la barra est ándar y nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento. Desde el menú Archivo, Imprimir (CTRL + P). Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ej emplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, et c. Desde el menú Archivo, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL + P), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación. Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

16 Haciendo clic en el bot ón Opciones, se abre otra ventana en la que seleccionar podemos varias opciones, entre otras la de Orden Inverso muy útil tenemos cuando una impresora que dej a las hoj as boca arriba, si tenemos esta opción act ivada, se empieza por imprimir la última hoj a dej ando de esta manera las páginas ordenadas. Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo: Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea direct amente o por red. Pinchando en el bot ón Propiedades podemos cambiar algunos parámet ros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/ negro, etc. Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada: o Todo. Imprime todo el documento. o Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese moment o. o Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado.

17 o Páginas. Permit e indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas salt eadas, poner los números de página separados por coma, por ej emplo: 2,8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ej emplo: 4-7 imprimiría las páginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un int ervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ej emplo: -3 imprimiría las paginas 1,2 y 3 (hast a la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ej emplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hast a la últ ima ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ej emplo:2,3,10- imprimiría las páginas 2,3,10,11...hasta la última. Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Int ervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias. Si la opción Int ercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Int ercalar imprime todas las copias de cada página j untas. Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones: o Páginas por hoj a. Permite elegir cuánt as páginas por hoj a deseamos, por ej emplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoj a de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. o Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ej emplo A4.

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