Contrato de servicios de espacios publicitarios, diseño gráfico y creativo y la gestión de redes sociales corporativas de la Universidad de Jaén.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Título: Contrato de servicios de espacios publicitarios, diseño gráfico y creativo y la gestión de redes sociales corporativas de la Universidad de Jaén. Localidad: Jaén y Linares. Código CPV: Procedimiento de adjudicación: : Servicios de publicidad : Servicios de diseño gráfico : Servicios de Internet. Procedimiento abierto Servicio de Contratación y Patrimonio. Edificio C-2 Campus Las Lagunillas de Jaén. secontra@ujaen.es

2 1. OBJETO DEL CONTRATO. El siguiente documento tiene como objetivo establecer las condiciones técnicas que deben regir la prestación de tres servicios: la contratación de espacios publicitarios en medios de comunicación (prensa, radio, televisión, internet, revistas y otras publicaciones) y demás soportes publicitarios exteriores; el diseño gráfico y creativo, así como su adaptación a diferentes soportes (papel, digital, fotografía, vídeo, audio ), y la gestión de acciones de comunicación en las redes sociales corporativas y posterior análisis de su repercusión. Todo ello, para llevar a efecto las diferentes campañas publicitarias y acciones de comunicación institucional, que se realizan desde la Universidad de Jaén (UJA). 2. REQUERIMIENTOS DE LOS SERVICIOS. Dada la naturaleza de este contrato, se divide en tres lotes distintos como la mejor forma de satisfacer las necesidades de la Universidad en el ámbito de la comunicación, diseño gráfico y creativo y gestión de redes sociales. Los licitadores podrán optar a un lote, a varios o a todos ellos Lote 1: Contratación de espacios publicitarios (Publicidad). Ante la necesidad de dar a conocer la oferta académica de las titulaciones de Grado y de Postgrado de la Universidad de Jaén, mediante la Publicidad, así como de diferentes actividades que desarrolla la institución académica cada año, se lanzan varias campañas de difusión. Para ello, la empresa licitadora trabajará en contacto con el personal del Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Institucional, con el fin de llevar a cabo una campaña eficaz y medible. Este lote incluye elaboración y puesta en marcha de un Plan de Medios de Publicidad, en función del presupuesto, y en consenso con el Vicerrectorado. Asimismo, se publicitarán algunas acciones de comunicación puntuales y al margen de las campañas, que se detallarán por la propia Universidad. Por consiguiente, se requiere que la empresa cumpla los siguientes requisitos: - página 2 de 9-

3 1. Que disponga de solvencia suficiente en cuanto al conocimiento del área comercial de los medios de comunicación. 2. Apta para negociar descuentos y buenos posicionamientos de la publicidad de la Universidad de Jaén. 3. Capacitada para estudiar los públicos objetivo 4. Realizar aportaciones en cuanto a los diferentes formatos publicitarios en los que se debiera utilizar. Se indican las campañas publicitarias que puede realizar la Universidad a través de sus distintos Vicerrectorados, entre otras: - Publicidad de Campaña de Grados. - Publicidad de Campaña de Postgrados. - Publicidad acciones puntuales. - Publicidad de campañas de Internacionalización. - Publicidad La Noche Europea de los Investigadores. - Publicidad de Campaña de Transferencia del Conocimiento. - Publicidad de Campaña de las EBCs. - Publicidad de Campaña Plan de Transferencia y Emprendimiento. - Publicidad de campañas Cultura. - Cuadernillo informativo semanal universitario en medio local de amplia difusión. - Suplemento mensual universitario en medio local de amplia difusión. - Monográfico mensual 25 aniversario UJA en medio local de amplia difusión. - Encuentros Universidad-Provincia con medio local de amplia difusión. Igualmente, se hace constar que la Universidad de Jaén no tiene la obligación de contratar un número mínimo de campañas publicitarias u otros servicios que se especifican en este pliego, realizándose la contratación de acuerdo con las necesidades efectivas. La contratación de espacios publicitarios (Publicidad) requiere las siguientes actuaciones a realizar por parte de la empresa adjudicataria: 1. Propuesta de Plan de Medios de Publicidad (off line y on line) de las diferentes campañas publicitarias y de comunicación, tras las indicaciones de los objetivos de las mismas y del público a las que van dirigidas por parte de la UJA. - página 3 de 9-

4 2. Negociación y contratación de los espacios publicitarios de las campañas y demás acciones de publicidad 3. Asesoramiento y seguimiento de las campañas, y análisis de rentabilidad e informe detallado a la finalización de cada campaña En cualquier caso, estos y cualquier otro servicio relacionado con estos trabajos, se realizarán siguiendo las instrucciones del Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Institucional. Las personas responsables de este Vicerrectorado harán llegar a la empresa adjudicataria un briefing y un borrador de Plan de Medios de cada una de las campañas, a partir de los cuales, la empresa planteará unas propuestas de Plan de Medios, que podrán ser modificadas por dicho Vicerrectorado hasta conseguir el objetivo final. La empresa adjudicataria realizará las siguientes actuaciones: 1. Contratará los espacios publicitarios en las fechas y medios seleccionados 2. Negociará los precios. 3. Se hará cargo de las órdenes de publicidad. 4. Recepcionará las adaptaciones necesarias de los soportes escogidos, que elaborará la empresa adjudicataria del lote Diseño gráfico y creatividad. 5. Enviará las adaptaciones de la creatividad a los diferentes soportes elegidos en el Plan de Medios de Publicidad. 6. Comprobará el cumplimiento de las órdenes de publicidad cursadas y entregará comprobantes de los anuncios. 7. En el caso de la publicidad on line, la empresa adjudicataria garantizará que se alcancen los públicos objetivo deseados, con el fin de optimizar la inversión. 8. Facilitará al Vicerrectorado un informe detallado a la finalización de cada campaña. 9. La empresa adjudicataria deberá disponer a un profesional que estará en permanente contacto con el equipo designado por parte de la Universidad de Jaén para garantizar el correcto desarrollo de las acciones de comunicación. A este fin el/la responsable de la Universidad de Jaén se reunirá de manera presencial al menos quincenalmente con el responsable del proyecto en la empresa. 10. La creatividad y producción de todos los elementos y contenidos impresos, digitales o audiovisuales requerirán el visto bueno de la Universidad de Jaén. - página 4 de 9-

5 11. Los envíos y transportes de materiales y demás gastos asociados al contrato correrán a cargo de la empresa adjudicataria Lote 2: Diseño gráfico y creativo. Para el desarrollo de este lote, la Universidad tiene como objetivo conseguir nuevas visiones y propuestas para crear un valor diferencial con los posibles competidores. Para ello, se precisa del correspondiente diseño gráfico de las campañas publicitarias con sus consiguientes adaptaciones, diseño y mantenimiento de pequeños microsite, realización de vídeos de campaña, landing page, fotografías, etc. Se requiere por tanto que la empresa tenga un buen conocimiento de la Universidad de Jaén y de su oferta educativa. La empresa adjudicataria de este lote debe apostar por la creatividad y originalidad como un valor constante. Los principales trabajo a realizar por parte de la empresa adjudicataria serían los siguientes: - Diseño gráfico y creativo campañas grados, postgrados y 2 vídeos para el Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Institucional. - Diseño gráfico y creativo campañas, 2 vídeos. Vicerrectorado de Internacionalización. - Diseño gráfico y creativo campañas. Vicerrectorado de Cultura. - Diseño gráfico y creativo campañas, 2 vídeos: Vicerrectorado de Relaciones con la Sociedad. - Diseño gráfico y creativo campañas. Vicerrectorado de Estudiantes. Las características de este servicio de diseño gráfico y creativo son las siguientes: 1. Diseño creativo de las campañas publicitarias y de las acciones puntuales de publicidad. 2. Adaptaciones de las diferentes creatividades a los soportes previstos en el diseño de campañas y en los planes de medios (banner, faldones, folletos, photocall, páginas en prensa, carteles, mupis, banderolas, traseras autobuses, roll up, vídeo, audio, web ). 3. Elaboración de spots publicitarios y de vídeos de las campañas, para internet, redes sociales y televisión. - página 5 de 9-

6 4. Edición, producción y grabación de cuñas publicitarias de las campañas 5. Toma de fotografías para las diferentes creatividades 6. Diseño y maquetación de soportes on line 7. Diseño y maquetación de soportes para impresión 8. Diseño de landing page o página de aterrizaje 9. Microsites de pequeños eventos. Para la ejecución de las actuaciones a realizar por parte de la empresa adjudicataria de este lote, las personas responsables del Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Institucional de la UJA le harán llegar un briefing de cada una de las campañas o acciones de comunicación a desarrollar. La empresa planteará la creatividad, que podrá ser modificada por dicho Vicerrectorado hasta conseguir el objetivo final. La empresa adjudicataria deberá entregar al Vicerrectorado todas las artes finales y el archivo original de las piezas gráficas y de cualquier otro soporte que pueda realizarse. La creatividad y la producción de todos los elementos y contenidos de la campaña serán por cuenta de la empresa, que facilitará al adjudicatario las piezas publicitarias Lote 3: Gestión de las redes sociales corporativas. Este lote contempla el mantenimiento, actualización y seguimiento de las redes sociales corporativas, así como el marketing digital de las diferentes campañas. Para ello se precisa: 1. Conocimientos de las aplicaciones y herramientas para la gestión de redes sociales, gestión web, etc. 2. Saber de comunicación e información digital. Buenas dotes para la escritura, así como para una comunicación adecuada, adaptada a públicos de diferentes características. 3. Conocimiento sobre la imagen de marca, técnicas analíticas y marketing digital. 4. Experiencia en la gestión de redes sociales de empresas e instituciones (gestión, dinamización de redes, uso de herramientas de análisis). 5. Atención permanente a lo largo del año a las redes sociales corporativas, dada las características de este servicio. - página 6 de 9-

7 6. Asignación de profesional permanente que asistirá presencialmente a todos los actos y eventos que el Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Institucional considere. Este apartado conllevará el mantenimiento, actualización y seguimiento de redes sociales y el marketing digital de las campañas de grados y de postgrados. La gestión de redes sociales corporativas conlleva los siguientes servicios: 1. Mantenimiento y actualización de las redes sociales corporativas. 2. Posicionamiento SEO (Search Engine Optimization). Posicionamiento en buscadores u optimización de motores de búsqueda es el proceso de mejorar la visibilidad de las redes sociales. 3. Realización de campañas de márketing digital de Grados y de Postgrado en colaboración con la empresa encargada del diseño creativo de las campañas 4. Seguimiento de las campañas y análisis de rentabilidad. Analítica web Estos servicios comprenderán las siguientes actuaciones en desarrollo de cada apartado: 1. Mantenimiento y actualización de las redes sociales corporativas: a. Actualización de los diferentes perfiles institucionales creados de la Universidad de Jaén en redes sociales (Facebook, Twitter, Istagram, LinkeIn, ) b. Publicación de noticias de interés, tanto para públicos de carácter generalista, como para públicos específicos c. Dinamización de las redes sociales, generando flujos de información y comunicación con los usuarios d. Elaboración periódica de propuestas de mejoras. e. La empresa adjudicataria deberá asignar un responsable que asistirá presencialmente a todos los actos y eventos a cubrir, existiendo un contacto permanente con el equipo designado por el Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Institucional que se reunirá semanalmente con la empresa para la gestión correcta de las redes sociales. - página 7 de 9-

8 2. Posicionamiento SEO (Search Engine Optimization). Posicionamiento en buscadores u optimización de motores de búsqueda es el proceso de mejorar la visibilidad de las redes sociales. a. Asesoramiento sobre la presencia en redes sociales b. Análisis periódicos de usuarios c. Gestión de estadísticas d. Analítica web 3. Realización de campañas de márketing digital de Grados y de Postgrado: a. Desarrollo y seguimiento de estrategias de difusión planificadas b. Gestión de material gráfico para las campañas 4. Seguimiento de las campañas y análisis de rentabilidad a. Elaboración de informe periódicos (de gestión, de seguimiento, de tareas realizadas o a realizar, de estadísticas, resultados, para la toma de decisiones de propuestas de mejora. 3. PLAZOS DE ENTREGA. Los plazos de entrega, dependiendo del tipo de trabajo y de las necesidades específicas de cada área, se establecerán conjuntamente entre la empresa que realice el trabajo y los responsables del Vicerrectorado. 4. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS. En los términos permitidos por la Ley de Propiedad Intelectual, los trabajos que se realicen en cualquiera de los apartados de esta licitación serán propiedad de la Universidad de Jaén a todos los efectos. La empresa adjudicataria no podrá utilizar para sí o proporcionar a terceras personas dato alguno de los trabajos contratados. Las imágenes o ilustraciones que la empresa adjudicataria utilice para los diferentes trabajos deben ser creación propia o, en su defecto, contar con el correspondiente permiso de reproducción y uso para fines comerciales. No será necesario, en ningún - página 8 de 9-

9 caso, el pago, por parte de la Universidad de los derechos de imagen que se deriven de la utilización de las creatividades. El material fotográfico y de vídeo, utilizado en su totalidad o no, será entregado en propiedad a la Universidad. 5. CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA EN MATERIA DE PUBLICIDAD. La empresa o empresas adjudicatarias deberán cumplir la normativa aplicable en materia de publicidad y, por consiguiente será la única responsable de cualquier reclamación o indemnización derivada del incumplimiento de ésta u otra normativa. A tal efecto, las empresas contratistas deberán disponer de los seguros de responsabilidad civil o profesional correspondientes para hacer frente a posibles indemnizaciones por los daños o perjuicios que se pudieran ocasionar. 6. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD. La empresa o empresas adjudicatarias deberán respetar el carácter confidencial de toda la información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato y la prestación de los servicios o, que por su propia naturaleza, deba ser tratada como tal. Este deber se mantendrá durante un plazo de cinco años desde el conocimiento de esa información. - página 9 de 9-