PROCEDIMIENTO GENERAL DE CALIDAD

Transcripción

1 REVISION 3 Pág. 1 de 6 INDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. RESPONSABILIDADES. 5. DESCRIPCION. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN Copia: CONTROLADA NO CONTROLADA Código de la Empresa ASIGNADA A: 3 Apartados 4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4 y Mod. 24 y 25 2 Apartados 4, 5, 6 y Formatos Mod. 24 y Emisión del procedimiento. REVISION MODIFICACIÓN 3 15/03/2005 REVISION FECHA ENTRADA EN VIGOR ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO COMITE DE CALIDAD ISO 9000 APROBADO POR PRESIDENCIA

2 REVISION 3 Pág. 2 de 6 1. OBJETO. Este procedimiento tiene por objeto describir el sistema que se aplica para asegurar que se toman y aplican las acciones adecuadas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, y éstas son efectivas. 2. ALCANCE. A todas las actividades que directa o indirectamente puedan producir no conformidades. Una acción correctiva puede ser establecida por una o varias no conformidades, reclamaciones de Clientes, auditorías internas o auditorías externas de clientes o de algún organismo certificador. Las acciones preventivas se pueden generar como consecuencia de planes de mejora de calidad o de sugerencias del personal. 3. REFERENCIAS. Se han tomado como referencias los siguientes documentos: Manual de Calidad, Capítulo 8. Norma UNE-EN ISO 9001: RESPONSABILIDADES. Responsabilidades. El Presidente del Comité de Calidad es el responsable de aprobar las acciones correctivas o preventivas generales para toda la Red. Gerencia es responsable de dar el VºBº a las acciones correctivas o preventivas particulares de su empresa. Calidad es responsable de: Definir la acción correctiva o preventiva a aplicar. Comprobar la implantación de la acción correctiva y/o preventiva y su eficacia. Entregar cuatrimestralmente al Comité de Calidad, un estudio cuantitativo y cualitativo de las acciones correctivas y preventivas registradas.

3 REVISION 3 Pág. 3 de 6 5. DESCRIPCION Acciones Correctivas. Las acciones correctivas se aplican a aquellas causas que producen problemas de calidad con una importancia significativa o por problemas de calidad menores pero repetitivos, que se pueden generar como consecuencia de: No alcanzar los objetivos de calidad establecidos (PGC-01). No conformidades o problemas en el servicio (PGC-13) debidas a deficiencias de la operativa interna o del sistema de calidad o incidencias de proveedores. No conformidades detectadas en auditorías internas (PGC-10). No conformidades detectadas en auditorías externas. Reclamaciones de los clientes (PGC-09) debidas a deficiencias de la operativa interna o el sistema de calidad. Análisis de No Conformidades. Estudios y análisis en los Comités de Calidad. Siempre que en le cálculo cuatrimestral de indicadores no alcancen el rango aceptable. Análisis de la evolución de los datos de anteriores Informes Cuatrimestrales. Calidad coordina la investigación de las causas de las no conformidades relativas a los productos y procesos del sistema de calidad, dejando registrado el resultado de dicha investigación en el Mod. 24 (Acciones Correctivas) e informando a la Gerencia a fin de determinar la acción correctiva necesaria para eliminar la causa de la No Conformidad. Calidad aplicará los controles para asegurar que la acción correctiva ha sido aplicada y que ésta es eficaz Acciones Preventivas. Las acciones preventivas se aplican para solucionar posibles problemas. Cuando se detecten uno o varios problemas potenciales, que a juicio del Responsable de Calidad requiera la aplicación de una acción preventiva, éste cumplimentará el Mod. 25 (Acciones Preventivas) y se lo comunicará a Gerencia. Las acciones preventivas se pueden generar como consecuencia de:

4 REVISION 3 Pág. 4 de 6 Revisión del Sistema de Calidad por el Comité, Planes de Mejora de Calidad. (PGC-01). Observaciones o sugerencias del personal de la Red ISO como consecuencia del análisis de operaciones o en base a la experiencia propia o de otras empresas que ayuden a evitar incumplimientos. Seguimiento de los procesos, en base a indicadores de seguimiento o análisis de registros de calidad. Resultados obtenidos en ejercicios anteriores. Para el establecimiento de acciones preventivas será necesario: Evaluar el coste del problema. Determinar la causa real del problema. Para ello, se estudia y definen las posibles causas y, de entre ellas, se determina la causa real o las más importantes. Definición de la acción preventiva. Se estudia con detenimiento, las posibles acciones a tomar para eliminar las causas, teniendo en cuenta las repercusiones internas o externas y las modificaciones a realizar. Establecer la responsabilidad de la aplicación de la acción preventiva. Se decide qué Personas o Áreas son responsables de su aplicación y en qué proporción. Establecer el plazo de aplicación. Se fija el plazo máximo en el que la acción preventiva debe estar totalmente implantada. Determinar la forma de comprobar la implantación y eficacia de la acción preventiva Procedimiento de actuación. El proceso a seguir por el Responsable de Calidad o por el Comité de Calidad para la aplicación de una acción correctiva o preventiva es el siguiente: 1. Determinar el origen : documentos o evidencias origen de la acción correctiva o preventiva. Gestión de Calidad puede añadir una breve descripción del problema detectado como origen de la acción. 2. Causas: Determinar la causa real/ potencial del problema de la Acción Correctiva/ Preventiva. Para ello, se estudia y definen las posibles causas y, de entre ellas, se determina la causa más probable o las más importantes. Firma de Calidad y fecha. 3. Definición de la acción a aplicar. Se registran las posibles acciones a tomar para eliminar las causas teniendo en cuenta las repercusiones internas o externas y las modificaciones a realizar. Se define el responsable de la aplicación y la fecha prevista en la que la acción correctiva o preventiva debe estar totalmente implantada. Esta solución las visa y fecha Gerencia de cada empresa o el Presidente, en caso de provenir del Comité.

5 REVISION 3 Pág. 5 de 6 4. Seguimiento: El responsable de Calidad determinar de qué forma en fecha y modo, se comprobará la implantación y eficacia de la acción correctiva o preventiva. 5. El responsable de aplicación dejará registro de la puesta en marcha de dicha acción mediante fecha, firma y documentos o evidencias que se hayan generado. 6. Calidad emitirá un informe cuantitativo de las acciones correctivas y preventivas, así como el cualitativo (estado, evolución hasta la fecha, causas más frecuentes, ) para el Comité de Calidad (Informe Cuatrimestral). 7. Gestión de Calidad después de un tiempo adecuado verificará que las acciones han sido eficaces mediante las comprobaciones antes definidas. En caso negativo procederá a abrir una nueva acción, volviéndose a repetir el proceso anterior con otra causa probable. Verificada la eficacia de la acción correctiva o preventiva ésta queda cerrada, firmada y fechada por el responsable de Calidad y VºBº de Gerencia (acciones particulares) o Presidencia (acciones generales de toda la Red). 8. En las acciones correctivas y preventivas generales para la Red, el responsable de su seguimiento y cierre es Calidad, que informará al Comité cuando se le solicite sobre la aplicación de las medidas tomadas y su cierre en la fecha prevista. 9. Los registros de las acciones correctivas o preventivas estarán identificados con el nombre de la empresa y de la Base, y codificados mediante los dos últimos dígitos del año en curso y un nº correlativo. 10. El Secretario del Comité de Calidad recopilará las acciones correctivas y preventivas de todas las empresas cuatrimestralmente y elaborará la siguiente estadística: Nº de acciones correctivas abiertas totales Nº de acciones preventivas abiertas totales % de acciones correctivas y preventivas cerradas y eficaces con respecto al total de las abiertas En el Comité de Calidad se analizarán dichas estadísticas tomando las acciones oportunas Registros Informáticos. Los referenciados en este capítulo son: Mod. 24 "Acciones Correctivas" Mod.25 "Acciones Preventivas"

6 REVISION 3 Pág. 6 de 6 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION. Nombre del Documento Tipo de Documento Codificado Responsable Custodia Lugar de Archivo Tiempo de Archivo Acciones Correctivas Registro Año y nº correlativo Calidad Presidencia (acciones generales para la Red) Dpto. Calidad REPSOL 3 AÑOS Acciones Preventivas Registro Año y nº correlativo Calidad Presidencia (acciones generales para la Red) Dpto. Calidad REPSOL 3 AÑOS Informe de Acciones Correctivas y Preventivas Registro Año Calidad / Secretario Comité Calidad Dpto. Calidad / REPSOL 3 AÑOS