Soluciones de gestión integradas para las AA. PP.

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1 104 Soluciones de gestión integradas para las AA. PP. EL SERVICIO AL CIUDADANO Y LA MEJORA DE LOS PROCESOS INTERNOS: PILARES TECNOLÓGICOS PARA IMPULSAR LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN Immaculada Parras SOLUCIONES DE FIRMA ELECTRÓNICA Soluciones BPM y Estrategia SOA DIRECTORA COMERCIAL Y SOCIO DE BURKE En un momento en el que la Administración Pública tiene mayor conciencia que nunca de la necesidad de invertir en tecnología, se están produciendo importantes movimientos en torno al sector, que está dinamizando y empujando las Tecnologías de la Información en nuestro país. En la Administración, como en los sectores proveedores, se manifiesta un giro relevante. Existe una común opinión con relación a los cambios que debe operar la Administración Pública, para ser motor de la Sociedad de la Información con eficacia, existiendo dos factores claves: El Servicio al Ciudadano y la Mejora de los Procesos Internos, pilares de referencia en Burke, que con sus productos y servicios especializados en las Administraciones Públicas, se ha posicionado como uno de los más importantes proveedores tecnológicos de nuestro país. Estas Soluciones de Burke proporcionan de forma única, global y centralizada todos los servicios de Firma Electrónica de Trámites y Documentos, aportando un interfaz web que gestiona todo el proceso de Firma por parte de los usuarios (Bandejas de Firma), así como los Servicios Web necesarios para ofrecer el servicio de Firma y Repositorio Electrónico de Documentos a todas las aplicaciones que lo requieran. BURKE ha recogido en estas Soluciones los requisitos generales de Firma Electrónica de Documentos solicitados por nuestros clientes de e-administración. De forma resumida, estos requisitos son los siguientes: La Firma Electrónica es un requisito básico para la validación de cualquier documento y proceso en aquellos organismos en los que exista un soporte informático que sustituya o complemente al papel. Los documentos deben poder firmarse en los formatos que cada centro directivo determine (PDF, DOC, XLS, PPT,...), garantizando la integridad del documento. Debe proporcionarse un servicio central de Firma tanto a usuarios finales, como a cualquier aplicación del organismo que requiera un proceso de Firma Electrónica. El servicio debe tener la capacidad de funcionar como Repositorio de Documentos y Firmas (Depósito de Originales Electrónicos). La Firma Electrónica también realiza las siguientes funciones: Captura de documentos para la firma. Preparación y clasificación de documentos. Workflow de Firma: Gestión de la Firma del documento y de la No-Firma del documento. Consulta de documentos del Entorno de Firma. Gestión y Selección de Certificados de Usuario. Gestión de Estados de Documentos y consultas por estado. Devolución de documentos firmados y no firmados.

2 105 Verificación de Firma de documentos Informes de Control y Seguimiento del proceso. Eliminación de documentos sin procesar Funciones de Administración Perfiles de usuario con acceso al Entorno de Firma: Firmante, Preparador de Firma, Administrador COMPONENTES DEL ENTORNO DE FIRMA Entorno de Firma Electrónica Consiste en un conjunto de Servicios Web que proporcionan los servicios de Firma Electrónica y permiten a cualquier aplicación externa comunicarse con el Entorno de Firma de forma universal. Los Servicios Web proporcionados son los siguientes: Preparar Documento Visualizar Firmas Validar Firma Almacenar Documento Descarga Justificante Servicio de Firma Común Validar Justificante Módulo ON-LINE Mediante este módulo, los usuarios de perfil Preparador y Firmante disponen de una aplicación web interactiva para la ejecución de las tareas de Firma Electrónica de Documentos. Gestor de Intercambio Mediante este módulo, el servidor del Entorno de Firma realiza la devolución de documentos ya firmados a las aplicaciones que utilicen el servicio. El gestor se ejecuta en el servidor a la escucha de eventos de firma o rechazo del Módulo ON-LINE. Cuando esto se produce, deja un fichero XML con los datos de la petición y del proceso de firma en una zona de intercambio. Esta Zona de Intercambio (ZIDA) consiste en una cola de mensajes bajo un modelo Publish-Subscribe. Módulo de Administración Mediante este módulo, el Administrador del Sistema puede realizar las tareas de Administración del Entono de Firma, tales como: Gestión de Usuarios y Perfiles, Gestión de Temas, Unidades, Repositorios, Circuitos de Firma y otras Tablas Auxiliares. MODOS DE FUNCIONAMIENTO El Entorno de Firma proporciona servicio tanto a aplicaciones como a usuarios finales, por medio de dos modos de funcionamiento: Modo Usuario Mediante este modo, los usuarios disponen de dos aplicaciones web, el Módulo ON-LINE y el Módulo de Administración. Su uso es abierto para los procesos de Preparación de Firma y Firma del día a día, sin estar ligados a otras aplicaciones. Modo Aplicaciones Mediante este modo, el Entorno de Firma presta servicio a cualquier aplicación externa. Cada aplicación puede invocar un Servicio Web, mediante el cual se recibe la orden de realizar la firma electrónica sobre un documento. La orden de firma y el documento a firmar son solicitados mediante un fichero XML bajo protocolo SOAP, requiriendo la firma electrónica el servidor del que parte la solicitud. Tras la firma, se comunica a la aplicación que solicitó el servicio su realización. Esta gestión asíncrona se produce por medio de la ZIDA, y un conjunto de servicios web encargados de recibir los eventos de firma y comunicar éstos a las aplicaciones llamantes. TECNOLOGÍAS Y ARQUITECTURAS El Entorno de Firma en su definición incorpora las siguientes tecnologías y arquitecturas: Utilización de Servicios Web dentro de una Arquitectura Orientada a Servicios (SOA). Incorporación de procedimientos de Infraestructura de Seguridad basados en estándares PKI (Public Key Infraestructure). Tecnología JAVA sobre arquitectura J2EE y estándares de mercado, como SOAP-XML, XML-SIGNATURE, XADES, WSDL y JAX-RPC. Compatibilidad con Certificados de Clase 2 emitidos por la FNMT-RCM) y con Certificados de cualquier otra entidad emitidos en formato X-509 V3. Compatibilidad con el DNI Electrónico, y con productos Multi-PKI, de Telvent y ASF de TB-Solutions. Soporte para Validación de CRL s publicadas en directorios LDAP locales y remotos. Integración con Autoridad de Sellado de Tiempo (TSA). Integración con Autoridad de Validación (VA) NMACULADA PARRAS2.p65 105

3 106 CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA PLATAFORMA VIRTUAL DE El sistema EMBLA permite gestionar de manera integrada la contabilidad presupuestaria de una manera modular, flexible y amigable. Con la permanente garantía de estar trabajando conforme a la normativa vigente. Esta gestión abarca los aspectos relacionados con la elaboración, mantenimiento y control del Presupuesto, con la gestión de los Expedientes de Gasto, la realización de todos los documentos contables y el control de la situación contable en tiempo real. Y siempre sobre tecnología web. TRAMITACIÓN DE EXPEDIENTES. El módulo EMBLA de Tramitación de Expedientes permite llevar el control de todos aquellos trámites que es necesario ejecutar dentro de un expediente de gasto en el marco de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas. El sistema está 100% operativo en web e incorpora capacidades completas de Firma Electrónica, así como múltiples herramientas de personalización de procedimientos, documentos e informes. En conjunto, propone un sistema de tramitación completo, basado en mejores prácticas, flexible según las distintas necesidades de cada organización y disponible sobre las últimas tecnologías. GESTIÓN DE REGISTRO. Una gestión eficiente y segura de la entrada, salida y distribución de documentos y correspondencia pasa por la innovación en los procedimientos y la incorporación de las nuevas tecnologías a la gestión diaria. El módulo EMBLA de Gestión de Registro de entrada y salida de documentos permite la explotación vía web de una gestión completa e integrada del Registro, e incorpora capacidades de gestión documental, registro telemático y firma electrónica. REGISTRO TELEMÁTICO. El módulo EMBLA de Gestión de Registro de entrada y salida de documentos permite la explotación vía web de una gestión completa e integrada del registro. Este módulo incorpora toda la funcionalidad y tecnología necesaria para cumplir la función del Registro Telemático, de forma integrada dentro del Registro General, cumpliendo todos los estándares de mercado asociados relacionados con procedimientos de Firma Electrónica, Infraestructuras PKI y Certificados Digitales (entre los que se incluyen los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, FNMT-RCM), así como la normativa legal asociada. GESTIÓN DE CAJAS PAGADORAS. El módulo EMBLA de Gestión de Cajas Pagadoras propone una gestión de pagos innovadora, integral y segura, constituyendo un sistema multicaja y abarcando los pagos sobre Expedientes de Gasto A Justificar y Caja Fija, Pagos a Terceros, Anticipos, y Ordenes Internas de Pago. Ofrece una Gestión de Cuentas Virtual actualizada en todo momento, y automatiza los procesos de rendición y justificación de cuentas. Todo ello en un entorno tecnológicamente avanzado, seguro y disponible 100% vía Internet. GESTIÓN DE DIETAS. El módulo de Gestión de Dietas del sistema EMBLA permite la gestión integral de las órdenes de comisión de servicio con derecho a indemnización. Esta gestión abarca tanto los aspectos relacionados con la generación y tramitación de documentos como los que hacen referencia a la gestión económica de dicha indemnización, integrándose en tiempo real con la gestión de pagos y anticipos y la contabilidad presupuestaria. El sistema está disponible sobre las últimas tecnologías Internet. BURKE acumula más de una década de experiencia en el desarrollo de proyectos de formación sobre plataformas multimedia. Siendo en España una de las empresas pioneras en soluciones e- learning para grandes organizaciones y empresas. Nuestras soluciones formativas están dirigidas a proporcionar claro valor añadido en aquellas problemáticas que precisan un importante nivel de personalización y con unas características comunes: Colectivos numerosos Heterogeneidad en los perfiles profesionales Dispersión geográfica de los individuos Dificultades en la disponibilidad de horarios Fruto de la experiencia en proyectos de teleformación BURKE ha desarrollado una Plataforma de e-learning llamada ENVITE. ENVITE proporciona el soporte tecnológico necesario para la formación a través de Internet y para constituir comunidades virtuales de alumnos con intereses de aprendizaje compartidos y similares necesidades. Mediante la implantación de ENVITE se combinan acciones formativas con actividades de soporte y teleformación. La Plataforma dispone de herramientas para establecer la comunicación y colaboración entre el alumno y su tutor e incluso entre los propios alumnos. Cualquier contenido susceptible de distribución por Internet puede formar parte del Catálogo de Cursos de ENVITE e incorporarse a la Base de Conocimiento que una determinada organización pone a disposición de sus miembros sin más equipamiento que el necesario para disponer de una conexión a Internet y un navegador. Los proyectos que desarrolla BURKE NMACULADA PARRAS2.p65 106

4 107 FORMACIÓN... comprenden desde el Análisis de Necesidades de la organización, la implantación de la Plataforma ENVITE adaptada al colectivo destinatario (parametrizada), la difusión y marketing del sistema dentro de la organización y llega hasta la puesta a disposición de los tutores especializados que se requieran como apoyo a los responsables de Formación para la ejecución de las acciones formativas planificadas. ENVITE se estructura en módulos, de forma que se encuentran integrados en un único entorno de trabajo todos los agentes y contenidos implicados en un proceso de aprendizaje a distancia a través de Internet /Intranet. Acciones Formativas: Modelo Didáctico específico adaptado a este canal de aprendizaje. Tutorías: Sistema Integrado de Tutorías que favorecen la comunicación entre los alumnos y tutores mediante herramientas que facilitan la colaboración, el seguimiento y la evaluación. Gestión y Administración de Formación: Área de trabajo para los gestores de la formación que permite la planificación, gestión y análisis de resultados obtenidos. Los Planes Formativos que BURKE desarrolla están basados en el estudio y conocimiento de la problemática de cada organización. El contenido, siempre personalizado podrá elaborarse bajo múltiples enfoques. Contenidos propios de la organización Divulgación de material comercial Información corporativa Cursos de acogida y bienvenida Formación en aplicaciones de gestión interna Capacitación para colectivos extranjeros Y cualesquiera otros que precisen valor añadido Contenidos Generales Aplicaciones de ofimática Soluciones de Gestión: ERP, Call Center, Gestión de Nómina Cursos de Alta Especialización Todos los Planes formativos de BURKE llevan asociado material didáctico afín y específico, soporte imprescindible para los usuarios. Desde el diseño, la planificación, divulgación, la confección del material didáctico, pasando por el análisis de los elementos pedagógicos que han de intervenir, BURKE cuenta con equipos de trabajo especializados y dedicados a esta actividad. La tecnología, las últimas novedades multimedia, Internet, etc. se ponen a disposición de las organizaciones, facilitándoles el acceso a los colectivos a los que quiere alcanzar de la manera más eficiente.. El conocimiento de las herramientas más avanzadas en el mercado y un equipo de profesionales conocedores de las claves de la formación no presencial, son algunos de los elementos que han permitido a BURKE mantener una trayectoria de especialización y evolución constante, hasta alcanzar la plataforma e-learning de Formación Virtual con la que actualmente aborda sus proyectos. Herramientas de desarrollo de ciclo completo en Internet Herramientas de Gestión de Contenidos Desarrollo de aulas virtuales Portales de conocimiento, para empleados Contar con la infraestructura informática precisa es otro de los aspectos que BURKE considera de especial importancia a la hora de abordar los proyectos por lo que no descuida este aspecto dentro de sus proyectos. Proyectos de éxito La imaginación es sin duda alguna uno de los elementos fundamentales a la hora de plantear a la organización, cómo pueden plantear sus Planes Formativos, cuál es la mejor opción y las mejores herramientas. De igual modo, justificar el retorno de la inversión que se vaya a realizar, mediante la mejora de la productividad y los rendimientos de los grupos de trabajo, desde el punto de vista interno. La percepción externa de la organización también tiene que verse reforzada; la mejora en la relación con los clientes, el incremento de la facturación o la tasa de servicio proporcionada, así como la calidad de productos o servicios. Clientes de BURKE, como Ayuntamiento de Vitoria, ICEX, ICM entre otros, han visto la facilidad en el enfoque de la Consultoría de BURKE para la elaboración de planes de Formación, el conocimiento y la experiencia en las Herramientas para la elaboración del material formativo y el profundo conocimiento de los entornos tecnológicos, soportes en la actualidad de plataforma e-learning. NMACULADA PARRAS2.p65 107

5 108 LA SOLUCIÓN DE FUNDACIONES Y OBRAS SOCIALES DE BURKE UNA INVERSIÓN MÁS QUE JUSTIFICADA FéDERA es la herramienta que integra todos los sistemas de información de una Fundación para permitir el intercambio de datos. Su rentabilidad es evidente por muchas razones: PERSONALIZACIÓN. Permite parametrizar cualquier flujo de información. ESTANDARIZACIÓN. Consigue adaptar cualquier proceso a cualquier requisito. INTEGRACIÓN. Con los Sistemas de Gestión empresarial más significativos, Lawson, SAP, JD Edwards y con herramientas como MS Office, y Cristal Reports. COMODIDAD. Dispone de una interfaz intuitiva y multiplataforma basada en un navegador Web. Funciona en entornos Windows NT, Windows 2000, UNIX, Linux y sobre plataformas con máquina virtual JAVA. SEGURIDAD. Confidencialidad garantizada con diferentes niveles de acceso para cada usuario CAPACIDADES CRM. Incorpora un Call Center para una eficaz gestión de la «vida del cliente» por actividades. MANTENIMIENTO Y ADMI- NISTRACIÓN. Con su gran flexibi- lidad, FéDERA permite la evolución del sistema más adecuada en cada momento. RETORNO DE LA IN- VERSIÓN. Burke garantiza un rápido retorno de la inversión. El equipo de proyecto de Burke implementa la solución y entrena a los usuarios para conseguir resultados inmediatamente. MÓDULOS DE LA GESTIÓN DE FUNDACIONES Módulo de Gestión de Expedientes y Presupuestos DEFINICIÓN DEL EVENTO O AC- TIVIDAD. Desde el Organigrama de actividades hasta la tramitación. Se adapta a las líneas operativas que defina la Fundación u Obra Social. Las tareas que tienen implicación económica se reflejan automáticamente en el Sistema de Gestión Contable. Módulo de Gestión de Actividades CONTROL Y GESTIÓN DEL EVEN- TO Y PARTICIPANTES. Controlar cada Expediente es necesario para obtener un análisis detallado y fiable de la gestión de la Organización. Inscripciones, Reservas, Ocupación, Formas de Pago, Datos de Clientes, Estadísticas, Memorias, Informes,... Módulo de Gestión de Contable INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA FINANCIERO EXISTENTE. De forma opcional, puede adquirir nuestro Sistema de Gestión Contable donde poder volcar toda la información económica de cada expediente o actividad o bien integrar Federa con su Sistema Financiero actual. Módulo de recursos compartidos (R.C.) OPTIMIZACIÓN DEL MATE- RIAL. Facilita el control de recursos materiales por actividades. Comunicaciones, recursos, autorizaciones, compras, proveedores, stocks BURKE TIENE LA SOLUCIÓN FéDERA. La nueva tecnología que facilita al máximo la gestión de Fundaciones y Obras Sociales proporciona un control superior de todas sus actividades, trámites y procesos administrativos. FéDERA permite disponer de información en línea desde cualquier punto en un entorno 100% navegador. Y sin instalaciones adicionales en cada puesto. NMACULADA PARRAS2.p65 108

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