Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial. Control de Fotocopiadora. Reporte Mensual de la Fotocopiadora.

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2 Nº de Página: 2/ FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS: Nº DE ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO: 1 SADM/04 Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial. 2 SADM/28 Control de Fotocopiadora. 3 SADM/29 Reporte Mensual de la Fotocopiadora DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Funcionario Unidad Solicitante Pasos Descripción de la Actividad / Acción 1 Para las Dependencias que prestan el servicio y de uso interno se procede de la siguiente manera. Llena la Forma: SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial (Anexo N 1), (original y copia). Coloca cinta adhesiva transparente donde se detalla la cantidad de fotocopias a reproducir, como medida de seguridad. Obtiene firma de autorización del jefe del despacho. Entrega el Formulario al personal encargado del manejo y utilización de la fotocopiadora. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 2 Mantiene un listado de firmas actualizadas de los funcionarios(as) autorizados(as) para solicitar fotocopias oficiales. Recibe la Forma: SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial, verifica la firma autorizada y el sello de la unidad solicitante. Revisa los documentos a fotocopiar. Verifica si puede ofrecer el servicio, según la cantidad de fotocopias asignadas a la dependencia.

3 Nº de Página: 3/14 Unidad Responsable / Funcionario Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) Pasos Descripción de la Actividad / Acción 2 Autoriza si tiene disponibilidad, firmando la Forma SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial,en el Vo. Bo. De no contar con disponibilidad, justifica mediante oficio la solicitud de las fotocopias. Reproduce las fotocopias. Coloca la lectura inicial y final en la Forma: SADM/28, Control de la Fotocopiadora, (Anexo N 2), y entrega las fotocopias con sus originales a la unidad solicitante. Unidad Solicitante 3 Verifica las fotocopias recibidas y escribe su nombre en el recibido conforme en la Forma SADM/04, Solicitud de Fotocopias para Uso Oficial. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 4 Lleva el control de las fotocopias que son solicitadas, dañadas y oficiales, con su respectiva descripción y firma, ayudándose con la Forma: SADM/28, Control de la Fotocopiadora. Custodia y agrupa por mes todas las fotocopias que han salido dañadas o defectuosas. Prepara la Forma: SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora (Anexo N 3), de todas las fotocopias reproducidas durante el mes, con el reporte que realiza el técnico de la compañía arrendadora o fecha de corte y firma. Entrega el Reporte al jefe de despacho para revisión y firma.

4 8Nº de Página: 4/14 Unidad Responsable / Funcionario Dependencia Administrativa Despacho) Judicial (Jefe o de Pasos Descripción de la Actividad / Acción 5 Recibe la Forma SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora. Revisa y firma, si todo está correcto y que no existan errores. Entrega el Reporte Mensual de la Fotocopiadora al encargado de la fotocopiadora. Dependencia Judiciales (Asistentes Administrativos) 6 Remite cada mes a la Secretaría Administrativa un informe del consumo promedio de las fotocopiadoras. Dependencia Judicial o Administrativa (Encargado(a) de la Fotocopiadora) 7 Recibe la Forma SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora y sella. Remite mediante Administrativa. nota a la Secretaría Archiva copia. Dependencia Administrativa Despacho) Judicial (Jefe o de 8 Para llevar el control de copias reproducidas internamente en una Dependencia Judicial o Administrativa, se procede de la siguiente manera: Selecciona dentro del personal del despacho al funcionario (a) que será el encargado (a) del manejo y utilización de la fotocopiadora. Instruye al encargado (a) sobre el registro diario en la Forma: SADM/28 (Anexo N 2), Control de la Fotocopiadora y el registro mensual en la Forma: SADM/29, (Anexo N 3), Reporte Mensual de la Fotocopiadora,ordena no exceder el límite establecido por el Esquema de Distribución de Equipo de Fotocopias que posee Secretaría Administrativa.

5 8Nº de Página: 5/14 Unidad Responsable / Funcionario Unidad Responsable/Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción 9 Lleva el control de fotocopias reproducidas en la Forma:SADM/28, Control de la Fotocopiadora. Prepara la Forma: SADM/29, Reporte Mensual de la Fotocopiadora, de todas las fotocopias reproducidas durante el mes, con el reporte que realiza el técnico de la compañía arrendadora o fecha de corte y firma. Remite al jefe de despacho para su revisión y firma. Dependencia Administrativa Despacho) Judicial (Jefe o de 10 Recibe, revisa y firma de visto bueno el informe y entrega al funcionario responsable. Unidad Responsable/Funcionario 11 Recibe y remite mediante nota a la Secretaría Administrativa y a la Asistencia Administrativa la Forma: SADM/29, "Reporte Mensual de la Fotocopiadora". Archiva copia. Secretaría Administrativa 12 Recibe el Reporte y custodia.

6 Nº de Página: 6/ DIAGRAMA DE FLUJO:

7 Nº de Página: 7/14

8 Nº de Página: 8/14

9 Nº de Página: 9/14 ANEXO Nº1

10 Nº de Página: 10/14 ANEXO Nº1 Fecha de Edición: Enero/2000 Nº de Revisión: 02 FORMA:SADM/04 Fecha de Rev.: Agosto/2006 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Solicitar fotocopias para Uso Oficial DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Nº: Asignar y anotar el número consecutivo correspondiente a la solicitud. Centro de Copiado, Secretaría Administrativa u Otra Dependencia: Seleccionar el lugar donde se efectuarán las fotocopias. Fecha: Anotar la fecha en que se realiza la solicitud. Dependencia Judicial o Administrativa: Indicar la Dependencia que realiza la solicitud. Autorizo a: Anotar el nombre y cargo del funcionario autorizado para tramitar la solicitud. Expediente: Si es una Dependencia Judicial la que solicita las fotocopias, anotar el número del expediente. Nombre de las partes: Indicar el nombre de las partes involucradas en el proceso. Nombre del documento: Anotar el nombre del documento a reproducir. A petición de: Indicar el nombre del solicitante por el cual se requiere el trámite. De la foja Nº y A la Nº: Indicar el número de la primera y la última foja a reproducir. Total del Original, Total de Copias y Total de Fojas a reproducir: Anotar la cantidad de fojas que contiene el documento original o las copias a reproducir y el número total de las fojas solicitadas. En letras: Anotar el número total de fojas solicitadas en letras. Solicitud Autorizada por: Indicar el nombre del funcionario que autoriza la solicitud y firmar. Copias Verificadas por: Anotar el nombre del funcionario que verifica las fotocopias solicitadas. Vº Bº de y Recibe conforme: Firmar el funcionario que otorga el Visto Bueno y el que recibe conforme las fotocopias DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: COPIA: COPIA: 4.0. DISPOSICIONES GENERALES: Los funcionarios autorizados para otorgar el Visto Bueno a la solicitud de fotocopias para Uso Oficial son: el Secretario Administrativo, Subsecretaria Administrativa y Asistentes Administrativos. Centro de Copiado. Unidad Solicitante Secretaría Administrativa.

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12 Nº de Página: 12/14 ANEXO Nº2 Fecha de Edición: Enero/2006 FORMA: SADM/28 Fecha de Rev.: Mayo/2010 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Controlar el uso diario de la fotocopiadora, anotando la información necesaria para el informe mensual de la mismay así constatar el uso correcto DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Fecha: Anotar la fecha en la que se están reproduciendo los documentos. Lectura Inicial y Final: Indicar el número de fotocopias registradas en la memoria de la fotocopiadora antes de realizar la reproducción y anotar el número de copias indicadas por la fotocopiadora después de la misma. Copias Blanco y Negro: Anotar en número de fotocopias blanco y negro que se hayan reproducido. Copias a Colores: Indicar el número de fotocopias a colores que se hayan reproducido. Dañadas: Indicar el número de páginas que han salido dañadas o defectuosas. Total de Copias: Señalar la cantidad de páginas reproducidas. Descripción del Trabajo: Señalar las generales del documento que se ha reproducido. Firma responsable: Anotar el nombre del responsable de la reproducción de las copias DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: Dependencia Judicial o Administrativa DISPOSICIONES GENERALES: Se debe anotar cada una de las reproducciones de documentos realizadas en el transcurso del día. Al final del día se deben totalizar el Total de Copias Blanco y Negro, Copias a Colores y Copias Dañadas que deben dar el total de copias y firmar el encargado de la fotocopiadora. 2.3.

13 Nº de Página: 13/14 ANEXO Nº3

14 Nº de Página: 14/14 ANEXO Nº 3 Fecha de Edición: Enero/2006 Nº de Revisión:03 FORMA:SADM/29 Fecha de Revisión: Mayo/2010 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Informar el resultado del control mensual de la fotocopiadora DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Dependencia: Indicar la Dependencia que realiza el reporte. Periodo: Anotar el periodo de tiempo cubierto por el reporte, es decir, el mes y el año. Marca, Modelo y Serie: Anotar la marca, el modelo y la serie de la fotocopiadora asignada. Lectura Inicial: Señalar el total de la lectura inicial de la fotocopiadora en el mes. Lectura anterior de copias blanco y negro : Señalar el total de la lectura inicial de las copia blanco y negro. Lectura anterior de copias a color: Señalar el total de la lectura inicial de las copias a colores. Medidor Actual en blanco y negro: Señalar la lectura actual de las copias blanco y negro reproducidas. Medidor Actual a color: Anotar la lectura actual de las copias a colores reproducidas. Total de Copias: Indicar el total de reproducciones realizadas en el mes. Cantidad de Copias Dañadas: Indicar el número de páginas que han salido dañadas o defectuosas. Cantidad de Copias Blanco y Negro: Anotar el número de páginas reproducidas en blanco y negro. Cantidad de Copias a Color: Señalar el número de páginas reproducidas a colores. Lectura Final: Anotar el total de la lectura final de la fotocopiadora en el mes. Total en Libro: Indicar el total de copias que refleja el control. Preparado por: Anotar el nombre del encargado de la confección del reporte. Verificado por: Indicar el nombre del Jefe del despacho. Nombre y Cargo: Anotar el nombre y cargo de quien lo verifica. Fecha: Anotar la fecha de la confección del reporte mensual DISTRIBUCIÓN: ORIGINAL: Secretaría Administrativa. COPIA: Dependencia Judicial y/o Administrativa DISPISICIONES GENERALES: No Aplica